Как правильно написать служебную записку на совмещение должностей

Как написать заявление на совмещение должностей

Заявление на совмещение должностей — это документ, который должен быть оформлен в случае возложения функций отсутствующего работника на другого специалиста.

Нормативная база

Регулируется статьей 60.2 ТК РФ (введена ФЗ №90 от 30 июня 2006 года). В соответствии с положениями этого нормативно-правового акта понятие включает в себя выполнение в течение рабочего дня или смены помимо основной работы, определенной ранее трудовым договором, дополнительных обязанностей по смежной или аналогичной профессии за дополнительное вознаграждение.

В сопроводительных документах формулировка «совмещение профессий» применяется в том случае, если речь идет о рабочих специальностях, а «должностей» — если речь идет о руководителях, специалистах и служащих.

Работнику, который совмещает собственные должностные обязанности и обязанности отсутствующего специалиста, осуществляется доплата (в соответствии со статьей 151 ТК РФ). Ее размер устанавливается по соглашению сторон трудового договора исходя из содержания и объема дополнительной работы.

Кто вправе выступать инициатором

В соответствии с положениями статьи 60.2 ТК РФ совмещение в рамках одной организации может быть выполнено:

По инициативе сотрудника. В этом случае гражданин обращается к руководству с письменной просьбой возложить на него обязанности по желаемой должности на определенный период. После того как заявление написано, руководитель предприятия подписывает документ и направляет его руководителю кадровой службы.
По инициативе работодателя. В таком случае начальник отдела, в котором образовалась временная вакансия, составляет докладную записку на имя руководителя организации, в которой излагает просьбу возложить на указанного сотрудника обязанности совмещаемой должности. Если работник, на которого планируется возложить эти обязанности, не имеет возражений, он дополняет докладную записку своим согласием, оформленным в письменном виде. Затем этот документ подписывается руководителем, и работник приступает к выполнению дополнительных служебных обязанностей за вознаграждение.

Надо ли писать заявление

В соответствии с нормами современного трудового законодательства РФ работнику, который официально трудоустроен, руководство вправе на временной основе передать функции отсутствующего специалиста, но только при наличии письменного согласия гражданина. Следовательно, нет сомнений, нужно ли писать заявление на совмещение должностей, — однозначно да. Соответствующий приказ издается руководством компании лишь в том случае, если стороны пришли к соглашению. Этот документ станет юридическим основанием для начисления работнику дополнительного вознаграждения.

Однако заявление требуется не во всех случаях. Данное требование не применяется к той категории работников, которые при подписании трудового договора приняли на себя обязанности по замене временно отсутствующих специалистов. В качестве компенсации таким работникам устанавливается денежная надбавка или дополнительные социальные преференции, принятые в компании.

В трудовую книжку работника не вносятся сведения о временной замене заболевших коллег. Эта информация фиксируется только в учетной карточке специалиста.

Если в заявлении не указан размер дополнительного вознаграждения за исполнение трудовых обязанностей отсутствующего специалиста, необходимо письменно согласовать дополнительные выплаты (в соответствии с ч. 1 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ). Это разрешается сделать в форме отдельного заявления на дополнительные выплаты за совмещение. Но не является ошибкой и включение этой информации в основной документ.

Как написать заявление

Для того чтобы уточнить, как написать заявление на совмещение должностей на время отпуска, необходимо обратиться в отдел кадров компании и в соответствии с рекомендациями специалистов составить обращение. Его форма не регламентирована, оно составляется на имя руководителя компании с соблюдением правил написания деловых писем.

Обязательные реквизиты:

название организации;
Ф. И. О. руководителя;
Ф. И. О. заявителя;
просьба заявителя разрешить совмещать должностные обязанности (с указанием желаемой должности и периода);
дата составления;
подпись заявителя.

31
Публикаций

881
Дней на портале

0
Комментариев

Автор месяца
Челозерцева Александра

Приказ о возложении обязанностей — это документ, посредством которого руководитель поручает сотруднику выполнять работу за коллегу, оставившего полномочия, например, на время отпуска, болезни или командировки. В распоряжении необходимо четко прописать условия: виды деятельности, оплату и срок, в течение которого придется замещать отсутствующего специалиста.

Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за прошедшую неделю мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете:

о документах, которые надо направлять в ФСС для назначения социальных пособий;
правилах введения дресс-кода в организациях;
порядке и сроках подачи исков о компенсации морального вреда.

новом порядке проведения обязательных медосмотров;
правилах уведомления ФСС о необходимости удержать алименты с пособий;
поправках в статистическую форму о распределении численности работников по размерам заработной платы.

Источник

Как правильно оформить служебную записку на совмещение должностей: образец и все нюансы

В мире бизнеса словам придают мало значения – за исключением тех, которые официально высказаны и которые взять назад нельзя.

Для этого и существуют служебные и докладные записки – с их помощью сотрудники могут вносить рациональные предложения, могут попросить руководство о разрешении той или иной ситуации, с которой сами справиться не в состоянии или у них нет на то полномочий. Один из таких вопросов – совместительство.

Скрыть содержание

Для чего необходима?

Общие требования

Что должна включать? Правила написания Как подается?

Как оформляется?

Типовая служебка На замещение сотрудника на время его больничного

Для чего необходима?

Для того, чтобы заключить договоренность по поводу совмещения нескольких видов занятости в рамках одной организации. Достигается договоренность путем принятия взаимных условий сотрудничества. Но работодателю при этом нужно соблюсти всю процедуру (ст. 60.2 ТК), а это:

получить служебную записку и завизировать ее;
обговорить с подчиненным условия сотрудничества;
издать приказ о совмещении, одновременно направить в кадровую службу распоряжение о подготовке дополнительного соглашения к основному договору сотрудничества.

Вообще, вопрос совместительства может подниматься по разным поводам, например – есть свободные места, отчего бы и не подработать. Коллега мог лечь в больницу или уйти в декрет. Также поводом может быть производственная необходимость.

В любом случае, руководство компании не будет против, если должность займет ответственный и исполнительный человек, а бизнес не будет “тормозить”. Вопрос совместительства всегда решается с главой фирмы и согласуется с HR-службой и бухгалтерией.

Как бы то ни было – начинается все со служебной записки на имя генерального директора предприятия.

Общие требования

Что должна включать?

Текст записки может разниться, но в любом случае она содержит:

полное наименование юридического лица;
адресат (должность, фамилия, инициалы);
кто подает;
наименование документа – служебная записка о совмещении должностей;
прошение о совмещении – с чьей должностью планируется совместить, на какой период;
за какую плату хотите работать;
подпись с расшифровкой.

Печать на служебной записке – не обязательный элемент, но если есть возможность написать ее на фирменном бланке компании с логотипом – лучше использовать эту возможность. Практика показывает, что такие документы имеют больший вес в глазах адресата.

Скачать бланк служебной записки на совмещение должностей

Правила написания

Документ направляется заинтересованным лицом на имя директора, текст оформляется от первого лица. Писать следует грамотными, короткими и емкими фразами, не допускающими разночтения. Категорически недопустимы ошибки – любой категории, как орфографические, так и неверное указание фамилии или должности директора.

Подобная небрежность может сразу сделать просящего персоной нон-грата в глазах руководства. Стиль письма – деловой. Нужно избегать эмоционально окрашенных оборотов, слэнга, тем более обсценной лексики.

Начинается все с “шапки”- по общему правилу она пишется в правом верхнем углу: от кого и кому с обязательным указанием должностей, это деловое, а не частное письмо. Например: генеральному директору ООО “Триангл” Иванову И. И. от менеджера по кадрам Петрова П.П.
По центру нужно написать заголовок документа – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА (указать регистрационный номер). После этого идет текст, начинается обычно с “Прошу Вас…” и далее, какие должности планируется совместить.
Внизу ставится подпись с расшифровкой и дата.

Подробнее о написании служебной записки по правилам и образцу читайте тут.

Как подается?

Документ может быть подан как в привычном, бумажном виде – через канцелярию или отдел кадров фирмы – так и электронной корпоративной почтой. В последнем случае адресат указывается в строке “кому”. Нелишне будет и поставить уведомление о прочтении.

В обоих вариантах нужно сохранять себе одну копию (только если вы подаете через канцелярию, убедитесь, что вам поставили отметку о принятии), это правило применимо ко всем заявлениям на имя руководства или коллег, а не только служебным запискам, да и вообще документам.

Как оформляется?

Типовая служебка

Приведем универсальный пример такого документа:

Генеральному директору ООО “Крио-космос”

Петрову Г. П.

от администратора Ивановой Е. И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 4

Прошу Вас разрешить курьеру Сидоркиной Ольге Ивановне с 03.05. 2017 совмещать работу уборщицы с основной должностью курьера за дополнительную оплату в размере 10 тысяч рублей в месяц.

С уважением,

администратор Иванова Елена Игоревна (подпись)

28 апреля 2017 года.

Скачать образец служебной записки на совмещение должностей

На замещение сотрудника на время его больничного

В этом случае нужно указать, чью должность вы хотите временно занять и на какое время -на период действия больничного листа. Например:

Генеральному директору ООО “Квартерон”

Федорову И. Ф.

от офис-менеджера Светлановой С. И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 7

Прошу Вас разрешить мне совмещение должности переводчика с основной работой офис-менеджера на период болезни штатного переводчика Джангирова Д.Д.

С уважением,

офис-менеджер Светланова Светлана Иванова (подпись)

28.02.2017 г.

Скачать образец служебной записки о совмещении должностей на период действия больничного листа

А о правилах оформления служебной записки на замещение на время отпуска или об его переносе читайте в этом материале.

Совмещение должностей идет на пользу всем участникам этого соглашения, нужно только заранее обговорить условия такого сотрудничества, оценить свои силы и только после этого можно будет подавать служебную записку руководству. Тем более, если вы просите за другого человека.

Источник

Заявление на совмещение должностей: порядок составления

Заявление на совмещение должностей — это документ, подтверждающий согласие работника на выполнение дополнительной работы наряду с основной.

Кто и когда может предложить совместительство

Новые трудовые функции вправе предложить работодатель и сам сотрудник. Соответствующее должностное лицо работодателя (начальник отдела или сам руководитель) пишет служебную записку с предложением о возложении новых обязанностей на сотрудника.

В случае согласия, нужно ли писать заявление на совмещение должностей работнику? Оно служит подтверждением согласия на новые условия труда, поэтому его следует писать всегда — и в ответ на предложение работодателя, и при личной инициативе.

Принудительное дополнение трудового договора работодателем в одностороннем порядке недопустимо. Письменное подтверждение согласия — гарантия для работодателя правомерности процедуры (ст. 60.2 ТК РФ).

Дополнительную работу предлагают в случае:

длительного отпуска основного сотрудника;
нахождения основного работника на больничном;
для оптимизации рабочей силы.

Работа осуществляется сотрудником в течение рабочего дня наряду со своими основными обязанностями. Новые обязанности, безусловно, подразумевают доплату к зарплате, размер которой оговаривается индивидуально (ст. 151 ТК РФ).

Сотрудник вправе досрочно отказаться от нового объема работ, а работодатель — отменить досрочно свое поручение. Предупредить об этом в письменном виде другую сторону необходимо за три рабочих дня.

Как написать заявление

Документ составляют в свободной форме.

Обязательно укажите:

работу по какой специальности вы готовы выполнять наряду со своей;
дату начала и окончания дополнительной работы (если окончательной даты нет — ее писать не нужно);
размер заработной платы за дополнительные обязанности (заявление на дополнительные выплаты за совмещение писать не требуется — условия об оплате прописывают в дополнительном соглашении к трудовому договору).

Если в организации имеется готовый шаблон — заполните недостающие данные и поставьте подпись. Для работодателя предпочтительно написание документа работником полностью собственноручно, чтобы в случае спора иметь надлежащее доказательство согласия работника на дополнительные обязанности. Только после правильного оформления и подписания документа руководителем сотрудник вправе приступить к осуществлению новых трудовых функций.

При подаче документа в отдел кадров руководитель составляет резолюцию о необходимости подготовки кадровым специалистом соответствующего приказа и дополнительного соглашения к трудовому договору.

Образец

Генеральному директору

ООО «_______»

_______________

от ____________________ (должность, Ф.И.О.)

__________________ (наименование документа)

__________ г. мне было предложено с _____________ г. по ______________ г. в течение рабочего дня наряду с работой по основной специальности выполнять обязанности ______________________________.

В соответствии с ч. 1 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ выражаю согласие на выполнение дополнительной работы по специальности ________________ с доплатой ____________ руб.

______________ (дата)

_____________ (подпись)

Челозерцева Александра
Юрист по корпоративным вопросам.

В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности «юриспруденция». Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Подписывайтесь на наш канал в Telegram

Мы расскажем о последних новостях и публикациях

Источник

Совмещение должностей – явление достаточно распространенное. Для того чтобы сотрудник предприятия мог приступить к работе по совмещению, он должен написать соответствующее заявление.

Совмещение профессий или совмещение должностей

Иногда специалисты кадровых отделов путают эти два понятия. Они достаточно близки, но, тем не менее, между ними есть одно ключевое различие. Термин «совмещение должностей» обычно применяется для сотрудников, работающих в офисах. Для тех же, кто трудится «в полях», т.е. представителей рабочих специальностей, более приемлемо определение «совмещение профессий». Например, на другой странице можно ознакомиться с заявлением на приём на работу по внешнему совместительству.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления на совмещение должностей .docСкачать образец заявления на совмещение должностей .doc

Отличия совместительства и совмещения

Совмещение и совместительство также кардинально отличаются. Совмещение – это такой вид занятости, когда сотрудник одной организации занимает в ней одновременно две штатные позиции (т.е. заключается дополнительное соглашение к трудовому договору и делается пометка в личном деле работника, но никаких записей в его трудовую книжку не вносится). А при совместительстве на работу принимается человек «со стороны», с ним заключается новый трудовой договор и оформляются все сопутствующие трудоустройству документы.

Кроме того, есть еще один принципиальный момент в совмещении. Обычно оно используется в одной группе сотрудников предприятия, т.е. например, представитель административного корпуса может занимать вторую должность только в его пределах (главный бухгалтер – экономист), рабочий – лишь в рабочем сегменте (плотник-столяр) и т.п. Если квалификация, образование и опыт работы сотрудника не соответствует той должности, на которую он претендует, то занять ее у него вряд ли получится.

Не будет возможно совмещение и в случае если другая должность требует оформления каких-то дополнительных бумаг (например, специального допуска или медицинской справки).

Зачем совмещать должности

При совмещении достигается сразу несколько целей.

Во-первых, работодатель экономит средства (все-таки наем нового сотрудника на полный рабочий день будет стоить значительно дороже, к тому же будут некоторые расходы на его поиск и обучение), а его подчиненный получает возможность дополнительного заработка.

Более того, грамотное распределение трудовых ресурсов работников, находящихся на совмещении, приводит к росту объемов производства, увеличению эффективности работы предприятия, оперативному и плодотворному решению других текущих задач.

В каких случаях возникает необходимость в совмещении

Наиболее часто совмещение требуется в случаях, когда одна из сотрудниц уходит в декрет, кто-либо из работников находится на длительном больничном, в командировке или в отпуске. Совмещение применяется и для оптимизации рабочей силы, например, в условиях кризиса при финансовых затруднениях в компании и т.д.

Условия совмещения

При совмещении вся работа осуществляется сотрудником в течение стандартного рабочего дня, т.е. наряду со своими основными обязанностями совместитель выполняет и функции второй должности. Совмещение обязательно подразумевает дополнительную выплату заработной платы, размер которой оговаривается индивидуально.

Кто может выступать инициатором

Предложение о совмещении должностей может идти как со стороны работодателя, так и со стороны его подчиненного.

При этом, если инициатива идет от руководства фирмы, то оно обязано оповестить работника о предлагаемом совмещении заранее, в письменном виде. В свою очередь, заявление будет служить письменным подтверждением добровольного согласия сотрудника на занятие должности по совмещению.

Формат составления заявления

Заявление о совмещении должностей пишется в произвольной форме – унифицированного его бланка не предусмотрено. Однако если работодатель предлагает сотруднику воспользоваться действующим внутри предприятия разработанным и утвержденным шаблоном, нужно сделать заявление по его типу.

На чье имя писать

Любое заявление относительно работы всегда пишется на имя директора организации. Если он по каким-то причинам отсутствует, то на имя работника, временно исполняющего его функции. Этот момент является принципиальным, поскольку именно главное лицо компании всегда принимает решения о трудоустройстве, назначениях сотрудников внутри предприятия и совмещениях ими различных должностей.

Оформление бланка

Заявление можно напечатать на компьютере, но лучше всего написать от руки. Не все работодатели принимают печатные бланки заявлений от работников – связано это с тем, что в случае каких-либо судебных разбирательств в отношении рукописного документа проще будет определить его подлинность и авторство (с помощью графологической или почерковедческой экспертизы).

Заявление рекомендуется писать в двух абсолютно одинаковых экземплярах. Одно передается представителю работодателя, второе работник оставляет у себя, предварительно заручившись на нем отметкой о получении копии.

Образец заявления

Если вам потребовалось сформировать заявление на совмещение должностей, которое вы прежде никогда не писали, посмотрите представленный ниже его пример и ознакомьтесь с комментариями к нему – с их учетом вам без особого труда удастся составить нужную бумагу. Или ознакомьтесь с заявлением на внутреннее совместительство.

В начале заявления напишите адресата, т.е. наименование компании-работодателя (можно сокращенное), должность и ФИО руководителя (или работника, временно исполняющего его обязанности).
Далее аналогичным образом внесите информацию о заявителе (должность, ФИО).
После этого посередине строки напишите «Заявление» и переходите к сути.
Первым делом укажите
- собственно просьбу о совмещении,
- затем обязательно отметьте должность, на которую претендуете,
- период (если вы точно знаете, на какой срок требуется совместитель),
- обозначьте свое понимание условий труда и согласие с ними.
В заключение не забудьте поставить свою подпись.

Источник

Служебные записки помогают скоординировать внутреннюю работу компании, особенно в том случае, если в ее структуре несколько отделов/подразделений и большое количество сотрудников. Именно они фиксируют важнейшие организационные моменты: предложения, нарушения, изменения, просьбы, запросы информации – все то, что требует быстрого управленческого реагирования. Содержательная суть служебной записки – краткое изложение возникшей проблемы и предлагаемый вариант ее решения.

Служебная записка на доплату за должностное совмещение может послужить основанием для денежного поощрения сотрудника, выполнявшего больший объем работ, чем предписано его должностными обязанностями.

Мы предлагаем вам вариант служебки, который вы можете сейчас скачать на странице и заполнить по вашим данным и в соответствии с нашими рекомендациями:

Если заключаете такого рода соглашение впервые и боитесь совершить ошибку, прочитайте материал до конца.

Продолжим…

Правовая сторона

Служебка не входит в разряд документов, законодательно обязательных к ведению. Однако если организация использует такого рода бумагу в своем внутреннем документообороте, необходимо оформлять ее с соблюдением всех общепринятых требований к ведению деловой переписки. Стоит изучить следующие документы:

ГОСТ Р 7.0.97-2016 регламентирует правила и стандарты оформления;
ФЗ-125 поясняет сроки и условия хранения документа;
внутренние локальные акты учреждения устанавливают необходимость и порядок подачи документа.

Если же говорить о правовой базе для начисления доплаты за замещение, то необходимо помнить, что это возможно провести только при замещении временно отсутствующего работника или наличии в штате вакантной должности. И то при условии, если подобное увеличение нагрузки не предусмотрено должностными обязанностями. Все тонкости прописаны в Трудовом кодексе РФ (ст.60.2).

Кто и когда составляет

Служебку с просьбой о начислении доплаты за совмещение пишет начальник подразделения, в котором происходит совмещение должностей.

Составляется она в следующих случаях:

в период временного отсутствия одного работника (отпуск, больничный лист, повышение квалификации) его объем работы выполняет другой работник, совмещая их со своими обязанностями;
при отсутствии работника на должности, наличие которой предусмотрено штатным расписанием (нет специалиста или уволился имевшийся), объем его должностных обязанностей временно распределяется на других работников или возлагается на одного.

Остальные случаи увеличения объема работ или расширения зон ответственности не будут являться совмещением, необходимо искать другие возможности поощрения работников.

Все вопросы управленческого характера решает директор организации, поэтому в большинстве случаев служебные записки адресуются именно ему. Записка должна быть зафиксирована секретарем в журнале входящих документов, пронумерована и принята под роспись.

Однако в больших предприятиях с широко разветвленной организационной структурой целесообразно направлять служебные записки начальнику собственного подразделения, особенно если именно такой порядок подачи регламентирован внутренними актами.

Правила составления

Унифицированная форма оформления документа отсутствует, но предприятие может разработать свой собственный шаблон и потребовать от сотрудников его соблюдения.

Записка оформляется на стандартном листе формата А4 от руки или набирается на компьютере. Текст составляется от первого лица единственного числа (если группа авторов – используется множественное число), по возможности кратко, четко и логично. Рекомендуемая длина текста –8-10 машинописных строк.

Кроме текстовой части в записку необходимо включить следующие реквизиты:

название подразделения автора записки;
указание на вид документа, его название;
должность, фамилия, инициалы адресата и адресанта служебки;
дата составления, подпись составителя;
дата подачи, внутренний регистрационный номер.

Образец

Служебная записка на дополнительную плату за совмещение должностей должна нести максимум конкретной и достоверной информации, поэтому в ней целесообразно прописывать все даты, фамилии причастных лиц, места событий, названия документов и т.п.

Грамотно оформленная записка, имеющая юридическую силу, может выглядеть следующим образом:

ТРУДко, ИНФО

Источник