Образец сопроводительного письма к акту сверки, который можно скачать ниже, является значительным подспорьем в налаживании взаимопонимания между контрагентами. Нет нужды придумывать собственные формулировки. Наличие готового варианта экономит время и силы.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк сопроводительного письма к акту сверки .docСкачать образец сопроводительного письма к акту сверки .doc
Документ можно назвать скорее сопроводительной запиской. Он является приложением к акту сверки и служит для прояснения ряда важных нюансов.
Унифицированной формы для подобных бумаг просто нет, так как для каждой организации необходимо будет выяснить собственные нюансы взаимодействия. Более того, при регулярном обмене актами сверки взаиморасчетов и налаженном механизме этого процесса необходимость в сопроводительных письмах может попросту отпасть.
Требования к оформлению
Во всех деловых письмах стоит придерживаться правил, отраженных в ГОСТ Р 6.30-2003 от 03 марта 2003 года. Именно в этих стандартах наиболее полно описано, что должно содержаться в деловой переписке, а чего необходимо избегать. Например:
- Шрифт, его стиль и размер. Рекомендуется к использованию Тimes New Roman или как альтернатива Times DL. Размер шрифта может варьироваться в диапазоне от 12 до 14. Межстрочный интервал – 1-2.
- Состав реквизитов документа. Всего ГОСТ содержит 30 таких пунктов, рекомендованных для применения в официальных письмах.
- Требования к размещению реквизитов на бумаге. Каждая информационная частица в письмах имеет свое место.
- Должность лица получателя указывают в дательном падеже.
- Письмо не должно иметь более четырех разных адресатов.
- Пункты либо разделы документа нумеруют только арабскими цифрами.
- Текст должен быть изложен от первого лица множественного числа и т.д.
Для иллюстрации требований ГОСТ содержит ряд приложений в виде примеров бланков, в которых соблюдаются все изложенные в документе пункты.
Отправитель
Так как непосредственно акт сверки формируется в бухгалтерии организации, то и сопроводительное письмо к нему может составляться там же, бухгалтером. Помимо этого работника, составление сопроводительных писем в компании может быть возложено на секретаря, делопроизводителя или другого ответственного сотрудника.
Важно, чтобы работник понимал все тонкости взаимоотношения с конкретным деловым партнером и придерживался существующих правил деловой этики. Ведь несколькими неуместными фразами в сопроводительном письме можно испортить имидж организации в глазах сотрудников тех компаний, с которыми только налаживается взаимодействие.
Исправления
Если сопроводительное письмо к акту сверки уже распечатано и подписано, но в последний момент была замечена ошибка, то не возбраняется ее исправление. Корректировка выполняется по общим правилам: неверная информация зачеркивается одной чертой, после этого рядом записываются верные данные, а потом исправление заверяется подписями всех лиц, которые подписывали документ. Иначе письмо потеряет юридическую силу.
На практике сопроводительное письмо с какими-либо ошибками и недочетами просто распечатывают заново и снабжают необходимыми подписями.
Составные части
Сопроводительное письмо к акту сверки подчиняется общим правилам деловой переписки. Варьироваться в нем может только текст основной части, да и то незначительно. Все будет зависеть от того, к каким условиям сотрудничества будет склонять организация своего контрагента – получателя документации.
Рекомендуется начинать оформление с печати документа на фирменном бланке компании. Если такового не имеется, то нужно выходить из положения. Для этого берется обычный лист А4 и в верхней его части прописываются основные реквизиты компании отправителя. Это называется формированием «единого» бланка. Он обычно содержит эмблему организации и полное ее название.
В сопроводительном письме к акту сверки последовательно сверху вниз должна располагаться следующая информация:
- Наименование получателя. Если это организация, то важно внимательно прописать сотрудника компании, которому адресована бумага. В прикрепленном бланке указаны должность, фамилия и инициалы конкретного работника. Все это располагается в верхней правой части письма. Здесь же допускается размещение почтового адреса.
- Номер и дата составления.
- При наличии – ссылка на номер и дату предыдущего письма деловой переписки между контрагентами.
- Вежливое обращение к адресату по имени и отчеству. В прилагаемом бланке оно располагается посередине строки.
- Что прикреплено и направляется вместе с письмом (акт сверки).
- Период, за который сформирован акт сверки.
- Прикреплены ли к акту копии документов, подтверждающие наличие платежей (отгрузок, оказания услуг и пр.).
- Просьба отправителя. Она обычно заключается в том, чтобы контрагент подписал акт сверки, подтвердив свое согласие с проведенными взаиморасчетами.
Причем просьба может быть сформулирована любым удобным для отправителя способом. В ней может быть указано, что данные будут считаться достоверными, если контрагент в течение определенного времени не направит информации о расхождении и пр.
Заключение
В конце письма делается отметка о приложениях. Как минимум это должен быть акт сверки взаиморасчетов взаимодействующих организаций. Если прилагается также подтверждающая документация, то должны быть перечислены все приложенные копии. Если их количество больше трех, то в конце списка приложения делается пометка «Итого». После нее арабскими цифрами записывается количество прикладываемых бумаг в комплексе.
Также в конце сопроводительного письма к акту сверки должны красоваться подписи руководителя и бухгалтера организации. При необходимости ставятся пометки с контактными данными ответственного за доставку, оформление исходящей корреспонденции компании.
Регистрируется бумага в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Что же касается срока хранения, то он един для подобного рода деловой переписки и составляет 5 лет.
Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов — это документ деловой этики. Письмо не является обязательным документом и не имеет установленной формы, однако его наличие является хорошим тоном, способствует формированию положительного имиджа компании и определяет ответственное лицо со стороны контрагента.
Акт сверки взаиморасчетов — это документ, фиксирующий состояние расчетов между сторонами, подписавшими документ на определенную дату. Взаиморасчеты могут быть отражены как по отдельному договору, так и по заключенным с контрагентом договорам.
Для чего нужен образец сопроводительного письма к акту сверки взаиморасчетов
В большинстве случаев акты сверок формируются в бухгалтерии, нередко бухгалтерия их и отправляет контрагенту. Отправкой могут заниматься и другие работники, например секретарь, курьер, администратор, но почти всегда это исполнитель, не участвующий непосредственно в выстраивании деловых взаимоотношений с контрагентами.
Исполнитель может направить контрагенту акт сверки взаиморасчетов и без сопроводительного письма. Это возможно, но только в том случае, если уточнение взаимозачетов является постоянным элементом согласованного документооборота.
Если же взаиморасчеты проверяются по инициативе одной из сторон, то вторая сторона должна понимать причину запроса и знать срок возврата документа, поэтому направить «сопроводиловку», как иногда его называют, будет очень уместно.
Кроме того, в нем указывается адресат, таким образом неформально определяется ответственное лицо контрагента.
Поручить его составление исполнителю, занимающемуся непосредственно отправкой деловой корреспонденции, — плохая идея, поскольку в таком случае имидж компании станет заложником грамотности, воспитанности и образованности рядового исполнителя.
Как составить
Лучше всего, если бланк сопроводительного письма будет разработан в организации, тогда работники смогут использовать утвержденную форму.
В нем можно указать предпочтительный способ получения ответа (почтовым отправлением, на электронный адрес, курьером).
Для составления необходимо знать:
- должностное лицо в компании контрагента, которое имеет соответствующие полномочия;
- актуальные реквизиты компании-адресата;
- актуальные реквизиты собственной компании;
- причину проведения проверки.
Подробнее: «Как правильно написать сопроводительное письмо к документам».
Удобно разработать отдельный образец сопроводительного письма к контракту с каждой организацией, с которой существуют договорные отношения. В таком случае организация должна назначить лицо, отвечающее за актуальность реквизитов и должностных лиц контрагентов. Форма документа утверждается приказом, электронная форма должна быть доступна исполнителям.
Как направить в электронном виде
Компании необходимо решить вопрос возможности отправки корреспонденции в электронном формате.
При отправке документа по электронной почте есть два варианта его направления:
- вложением сканированного документа с подписями уполномоченных лиц;
- копированием образца в тело электронного письма.
Второй вариант допустим, когда акты сверки направляются в рамках согласованного компаниями документооборота. Обычно такой обмен осуществляется между бухгалтерами организаций и несет функцию контроля документооборота.
Перед годовым отчетом подписание актов сверок является обязательным, и уместнее направить сопроводительное письмо, подписанное руководителем организации, вложением (как в первом варианте).
Скачать образец сопроводительного письма к акту сверки
На сегодняшний день существует единственный стандарт по оформлению писем любого назначения — ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Как правило, вся корреспонденция составляется на официальном бланке организации. Если таковой отсутствует, заменить его может либо угловой штамп, либо упоминание названия и индивидуальных реквизитов организации в тексте сопроводительного письма.
Ранее мы писали о том, как правильно составить сопроводительное письмо, а также приводили образец сопроводительного письма к контракту. В этой статье поговорим о сопровождении к акту сверки.
Требования к содержанию
Схема сопроводительного письма в случае отправки актов взаиморасчетов не отличается от любого другого сопровождения:
- Реквизиты отправителя.
- Реквизиты получателя.
- Дата и номер обращения.
- Содержание.
- Приложение.
- Подписи.
- Контакты того, кто направляет акт сверки.
Реквизиты отправителя чаще всего указаны в шапке бланка. К ним относятся наименование, ИНН, КПП, адрес. Дополнительная информация (ОГРН, банковские счета и пр.) указывается по желанию.
Реквизиты получателя указываются в верхнем правом углу. Обязательно приводится наименование получателя. ИНН, адрес, должность получателя и иная дополнительная информация не являются обязательными, но помогают быстрее доставить пакет до нужного человека. С точки зрения принципов деловой переписки, направляя акт сверки, рекомендуется указывать получателем руководителя. Если его имя неизвестно, указывается только должность.
Консультация специалиста КонсультантПлюс по составлению сопроводительных писем
Составление сопроводительного письма в случае отправки документов в организации или государственные органы — это необязательный, но желательный документ. Основное назначение — дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы, и главное — оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. Сопроводительное письмо всегда имеет приложение.
Порядок оформления сопроводительного письма к акту сверки взаимных расчетов не регламентирован. Как не установлены и типовая форма названного документа, и перечень обязательных реквизитов письма, поэтому каждая организация вправе разработать и утвердить ее самостоятельно.
Читать дальше
Текст сопровождения
Эта часть традиционно начинается словами «Направляем вам…». Далее обобщенно указывается пакет бумаг, цель отправки просьба к получателю о порядке работы с направляемыми документами. Например: «Направляем Вам акт сверки расчетов за период с 01.01.2017 года по 30.06.2017 года с документами, подтверждающими отгрузку продукции. Просим в течение 3 рабочих дней подписать и возвратить акт сверки, либо сообщить о расхождениях в указанных данных».
Если есть расхождения во взаиморасчетах, это нужно указать в тексте. В качестве подтверждения рекомендуется дополнить пакет доказательствами: заверенными копиями первичных документов. Их можно запросить и у контрагента, если по данным сверки в вашем учете их нет. А чтобы избежать споров, рекомендуем напомнить партнеру, что к рассмотрению могут быть приняты только первичные документы, подписанные с обеих сторон.
Опись
Суть сопровождения — в том числе зафиксировать, какая именно документация направлена. Поэтому опись (или приложение) играет очень важную роль. Необходимо конкретизировать каждую отправляемую бумагу, указать все реквизиты, чтобы не возникало разночтений и подлогов. Каждый элемент приложения указывается в отдельной строке, нумеруется арабскими цифрами. Для проверки комплектности, уточняется количество листов каждого элемента. Список по приложению может быть подытожен общим количеством бумаг и листов.
Подписи и контактная информация
Достоверность информации подтверждается подписями должностных лиц. Если по правилам делопроизводства полномочия подписывать такие бумаги переданы какому-то сотруднику, будьте готовы предоставить партнеру подтверждающие документы. Однако помните, что если акт сверки и сопроводительное письмо подписаны не руководителем, то при рассмотрении претензий в суде эти их отклонят.
Контакты ответственного лица указываются для удобства технической работы. Чаще всего это сотрудник, ответственный за участок работы или конкретный проект. Укажите его имя, телефон и адрес электронной почты.
Порядок обмена документами
Обменяться документами можно лично, с курьером, по почте или в электронном виде.
При личной доставке необходимо обязательно проставить отметку на копии сопровождения, чтобы подтвердить факт и дату передачи. Это может быть крайне важно при судебных разбирательствах.
При отправке почтой для подтверждения факта отправления и состава приложения рекомендуется оформлять опись вложения. В противном случае в суде пакет могут не принять к рассмотрению.
При передаче в электронном виде рекомендуем не забывать о необходимости заключить соглашение с партнером об электронном документообороте и оформить электронно-цифровую подпись. Без ЭЦП, даже при указании электронных адресов в договоре, обмен документацией будет носить только технический характер и не примется в качестве доказательства в суде.
Образец сопроводительного письма к акту сверки взаиморасчетов
Скачать
При составлении деловых письмах требуется соблюдать правила, регламентированные ГОСТ(ом) Р 6.30-2003 от 03.03.2003 года. В указанных стандартах представлено полное описание того, что требуется для осуществления деловой переписки, а чего не следует делать.
Акт сверки относится к первоначальному документу, который периодически проводится бухгалтерией для проверки правильности расчетов между контрагентами. При отправке акта сверки, требуется сформировать сопровождающее письмо (СП) к нему, с инструкцией о том, что нужно с ним сделать. Образец такого письма можно скачать в конце данной статьи.
Для чего нужен?
Налаживание профессиональных отношений с контрагентами является непростым процессом. В нем участвует не только руководство, но и работники других отделов, в том числе, бухгалтерии, помогающие формировать положительный имидж фирмы.
Например, СП, и также акты сверок подготавливаются бухгалтерскими работниками. И, именно, они, в большинстве своем, отправляют данные документы контрагенту. Сопровождающие письма, в качестве деловой этики, способствуют налаживанию доверительного сотрудничества между партнерами.
Акт сверки редко отправляется партнеру в виде единичного документа. Обычно, любой документ, в том числе и акт сверки отправляется контрагенту в сопровождении с письмом, в котором объясняется цель приложенных документов.
Формирование сопровождающего послания («сопроводиловка»), может быть поручено лишь компетентному специалисту. Оно обязано быть кратким, грамотно составленным, подобающе форматированным и отображающим компетентность отправителя.
Требования к оформлению сопроводительного письма к акту сверки взаиморасчетов
Все деловые письма обязаны составляться согласно правилам, обозначенным в ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003 года, в том числе, с правильным выбором шрифта, его стиля и величины. Обычно, при формировании СП рекомендуется использовать шрифт Тimes New Roman, с размером от 12 до 14 и межстрочным интервалом от 1 до 2.
При формировании СП необходимо соблюдать следующие требования:
- Сопровождающее послание к акту сверки желательно составлять на фирменном бланке предприятия.
- Каждый пункт такого письма обязан размещаться в соответствии с общепринятой структурой подобных документов.
- СП обязано быть сформировано без ошибок, зачеркиваний и исправлений.
- При потребности нужно использовать структурированный текст.
- При отображении адресата его должность и Ф.И.О. нужно отображать в дательном падеже.
- СП нельзя направлять более четырем разным контрагентам.
- Разделы и пункты послания допускается нумеровать лишь арабскими цифрами.
- Текст требуется излагать от первого лица во множественном числе.
Учитывая, что акт сверки составляется в бухгалтерии, то и СП к составленному акту, обычно, формируется бухгалтером. Иногда, формирование СП может быть поручено секретарю предприятия или другому ответственному лицу.
Если послание к акту сверки уже подготовлено и подписано, однако в заключительный момент выявлена ошибка, то допускается ее исправление путем зачеркивания одной чертой, с припиской рядом правильных данных и заверением исправления подписями лиц, подписавших документ. Однако, в таком варианте – лучше переписать письмо.
Обязательными составными элементами СП должны быть:
1) «Шапка», где отображаются реквизиты адресата, с отображением:
- Должности.
- Названия фирмы.
- Ф.И.О. руководителя.
2) Номер и дата формирования документа.
3) При наличии – ссылка на реквизиты предыдущего письма.
4) Уважительное обращение к адресату.
5) Перечисление материалов, прикрепленных к посланию (в данном случае — акт сверки и другие сопровождающие документы).
6) Период проверки расчетов по акту сверки.
7) Прошение отправителя (обычно, — чтобы адресат подписал акт сверки и вернул один экземпляр).
Подпись отправителя.
Как составить сопроводительное письмо в 2023 году?
Унифицированного шаблона СП к акту сверки не существует, поэтому, каждое предприятие может формировать его по своему усмотрению. При этом, составляя такое письмо, требуется соблюдать общепринятый порядок составления подобных документов в делопроизводстве, который регламентирован «Национальным стандартом РФ» (ГОСТ Р 7.0.97-2016), утвержденным распоряжением Росстандарта № 2004-ст от 08.12.2016 г.
В то же время, надо отметить, что при отправке контрагенту акта сверки, сопровождающее послание не относится к обязательному элементу. Однако, контрагент, получив акт сверки, не будет знать, что с ним сделать и ему придется связаться с отправителем, чтобы выяснить это. Сопровождающее письмо, в этом варианте, объяснит получателю алгоритм действий. Таким образом, благодаря СП, адресат получит полную информацию о содержании полученной корреспонденции, а также инструкцию, как с ней поступить.
Форма СП представляет собой стандартную, как и любой подобный документ. При этом, учитывая, что СП к акту сверки отправляются юр. лицами, рекомендуется его заполнять на фирменном бланке.
Составляя такое письмо, требуется отобразить следующие пункты:
1) «Шапку», которая размещена, обычно, вверху правого угла бланка. Здесь требуется отобразить:
- Должность.
- Название фирмы.
- Ф.И.О. директора.
2) В левой части листа напротив реквизитов адресата оставляется место для отображения исходящего номера СП и даты его регистрирования.
3) Основной текст СП начинается с приветствия адресата.
4) Далее излагается содержание текста, с обозначением, что высылается акт сверки, с прикрепленными дополнительными материалами. При этом, выражается просьба, что нужно сделать с высланным актом (подписать и вернуть назад, или передать бухгалтеру, или просто подшить подписанный уже акт).
5) Следующим пунктом является «Приложение», где перечисляется список прикрепленных документов с обозначением:
- Названия документа.
- Числа листов, содержащихся в документе.
- Общего количества листов, содержащихся во всех документах.
6) Завершающим этапом формирования письма являются подписи директора фирмы и бухгалтера.
7) Также здесь можно дополнить запись об исполнителе составленного СП.
Такое письмо, обычно, составляется в 2-х экземплярах и, после подписания ответственными лицами, подлежит регистрированию в книге исходящих писем и отсылается адресату.
Текст сопровождения
Этот раздел СП к акту сверки, в большинстве своем составляется с фразы, «Направляем вам …», с дальнейшим обозначением названия документа, прикрепленного к посланию и цели.
Следующий пункт основного текста является просьба, начинающаяся со слова «Прошу …» и далее («… подписать и вернуть …»; «… предать бухгалтеру …»; «… принять к сведению …»).
Если конкретно к акту сверки, то в этом варианте, основной текст, обычно имеет формулировку, в приведенном ниже образце.
Образец сопроводительного письма к акту сверки расчетов
Скачать образец, бланк
- Образец, doc
- Бланк, doc
Заключение
После формирования основного текста СП заполняется раздел «Приложение», где перечисляются все прикрепленные документы и обязательно акт сверки.
В приложении требуется указать:
- Название документа.
- Число листов, содержащихся в каждом документе.
- Общее число листов в прикрепленных материалах.
Список перечисленных документы должен быть структурированным и пронумерован арабскими цифрами.
В конце СП должны быть поставлены подписи директора предприятия и бухгалтера. При потребности могут быть отображены контакты ответственного лица, оформившего исходящее письмо фирмы.
Для контроля финансовых операций с контрагентами составляют акт сверки взаиморасчетов. Образец заполнения 2023 и бланк можно бесплатно скачать на этой странице. Оформляется документ в двух экземплярах — по одному для каждой из сторон.
Акты сверки взаиморасчетов с контрагентами разрешено выписывать в произвольном формате. Стандартной формы нет. Для удобства можно использовать наш готовый бланк: скачать акт сверки взаимных расчетов (это бесплатно), заполнить и распечатать. Если не знаете, что писать — ниже есть образец.
Акт сверки: скачать бланк (excel)
Обычно документ оформляют при инвентаризации или составлении отчета о задолженности между компаниями. Кроме того, акты сверки взаиморасчетов с контрагентами нужны, если надо продлить крупные контракты или при торговле в рассрочку.
Документ можно предъявить в суде как доказательство долга только с подтверждающими расчеты первичными документами.
Форма состоит из двух частей: левую заполняет инициатор, правую — его контрагент. Пример акта сверки — далее.
Как заполнить акт сверки взаимных расчетов: образец
Обязательно заполните шапку документа: проставьте даты и названия компаний. Далее напишите, что представители сторон составили этот акт, подтверждая состояние бухучета.
Скачать акт сверки взаиморасчетов в excel: образец
В таблице запишите дату платежа, название и номер документа, которым она подтверждается, и сумму. Приходные операции заносятся в дебет, расходные — в кредит.
Вы можете не тратить время на выявление задолженности или переплаты: сервис МойСклад подсчитает все автоматически и сформирует документ.
Акт сверки: заполнить онлайн
В МоемСкладе можно заполнить и скачать акт сверки взаиморасчетов в excel — по каждому контрагенту вы сразу увидите приход, расход и остатки. Самостоятельно искать долг больше не нужно — сервис сделает это за вас. Просто впишите или выберите внесенного ранее контрагента и укажите нужный период, а система сформирует документ. Ниже — акт сверки: пример заполнения бланка в МоемСкладе.
В документе будут взаиморасчеты на начало периода, список платежек и итоговая задолженность. Вся информация о контрагентах и расчетах хранится в МоемСкладе. Заполните акт сверки онлайн — и вам не придется каждый раз вписывать данные заново.
Кто подписывает акт сверки?
Акт может подписать только директор. На документ проставляется печать. Главбух ставит подпись при наличии доверенности.
Оба подписанных экземпляра передают контрагенту. Если он согласен с данными — ставит печать и подпись и возвращает один документ инициатору.
Акт действителен, только если его подписали обе стороны. При этом он не является основанием для взыскания задолженности: подписывая документ, должник просто подтверждает ее наличие.
Если контрагент не согласен — составляют акт сверки с разногласиями. Образец заполнения смотрите ниже.
Акт сверки с разногласиями: образец заполнения
Более 2 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад
В документе обязательно укажите номер и дату составления, а также данные об акте сверки, по которому возникли разногласия. Можно написать и сведения о спорном договоре. Если сомневаетесь — скачайте заполненный образец протокола разногласий к акту сверки, замените данные и пользуйтесь.
Если прикладываете дополнительные бумаги (копии договоров, выписки и т.д.), напишите о них в акте сверки с разногласиями под таблицей.
Вам также могут потребоваться
В некоторых случаях контрагенту направляют сопутствующие документы к акту сверки, например, сопроводительное письмо, запрос, заявку на возврат денежных средств и другие. Это необязательно, но наличие этих бумаг — хороший тон. Рассмотрим их подробнее.
Сопроводительное письмо к акту сверки: образец
Чтобы указать, в какой срок надо вернуть документ, а также перечислить приложения, контрагенту направляют сопроводительное письмо к акту сверки. Образец:
Подписать письмо должен руководитель компании, печать ставить необязательно. Если нужно, укажите контакты ответственного за доставку документов.
Запрос акта сверки у контрагента: образец
Если по какой-то причине подписанный документ не вернули, направляют запрос акта сверки у контрагента. Запрос подписывает директор организации, ставится печать. Образец — ниже, скачайте его и используйте в качестве шаблона.
Письмо на возврат денежных средств по акту сверки: образец
Когда нужно вернуть перечисленные контрагенту деньги (например, при ошибке или неисполнении обязательств), составляют письмо на возврат денежных средств по акту сверки. Образец можно скачать ниже.
В письме обязательно укажите:
- банковские реквизиты организации,
- документ, на основании которого были перечислены деньги (договор, платежка и т.д.),
- причины, сумму и сроки возврата.
Можно также указать размер штрафа или неустойки, если они прописаны в договоре. Документ подписывает руководитель компании, ставится печать.
Обязательно ли подписывать акт сверки взаимных расчетов?
Да, обязательно. Подписать акт должны обе стороны, иначе документ будет недействителен.
Кто подписывает акт сверки взаимных расчетов?
Если вы инициатор сверки, подписать акт должен директор организации. Поставить подпись может и представитель, например, главбух, но тогда понадобится доверенность.
Бывает, что недобросовестный контрагент отказывается подписывать акт, а так как это документ добровольный, по закону наказания за это нет. Как себя обезопасить? Напишите в сопроводительном письме: «Если акт сверки не возвращен до … (числа), считать его согласованным и подписанным сторонами». Такая оговорка может простимулировать контрагентов подписать акт, хотя и не будет являться доказательством в суде.
Рекомендуем использовать наш акт сверки взаиморасчетов — образец заполнения 2023 здесь >> В нем есть все нужные графы и данные. Вам также понадобится бланк акта сверки взаиморасчетов — скачать его можно здесь >>
Для экономии времени воспользуйтесь сервисом в МоемСкладе. Заполнить акт сверки взаимных расчетов онлайн можно здесь >>
С целью сверки взаиморасчетов по заключенным между ними договорам контрагенты могут направлять друг другу акты сверки. Сопроводительное письмо к акту сверки является вспомогательным документом, уточняющим причину отправки и количество направляемых актов.
Файлы в .DOC:Бланк сопроводительного письма к акту сверкиОбразец сопроводительного письма к акту сверки
Зачем нужно сопроводительное письмо
Отметим сразу, что сопроводительное письмо — исключительно дань правилам делового этика, но никак не установленная законом обязанность.
Акт сверки взаиморасчетов может быть направлен организацией и без сопроводительного письма, если так решат контрагенты. Однако оформление сопроводительного письма все же применяется на практике достаточно часто, поскольку помимо самой информации о направлении документов в нем содержатся:
- данные адресата;
- реквизиты направляемых документов, а также количество листов и экземпляров каждого документа;
- сведения о документе-запросе, в ответ на который направляются акты;
- сведения о номере и дате составления самого письма.
Таким образом, сопроводительное письмо выполняет роль описи отправляемых документов, а также фиксирует конкретный делопроизводственный факт (ответ на запрос) в случае, если акты предоставлялись по запросу.
Кто составляет и отправляет письмо
Сопроводительное письмо к акту сверки составляет ответственный за делопроизводство бухгалтерии. Он же будет являться ответственным за соответствие содержания отправки тому, что указано на письме (то есть будет отвечать за то, чтобы нужному контрагенту были отправлены нужные акты).
Отметим, однако, что перед законом ответственность за верность и полноту предоставляемых сведений всегда несет руководитель, подписавший письмо.
Подписывается письмо главным бухгалтером или руководителем организации, после чего регистрируется в канцелярии и передается контрагенту лично, курьером или почтой.
Структура письма
Форма сопроводительного письма законом не установлена. Оно может отправляться как на фирменном бланке, если организация им пользуется, так и на обычном листе формата А4. В последнем случае в «шапке» письма потребуется указать сведения об организации.
Само письмо имеет следующую структуру:
- дата и исходящий номер (присваивается после подписания);
- заголовок, например, «О направлении акта сверки»;
- текст письма, в котором фиксируется факт направления акта и приводятся его реквизиты, количество экземпляров и количество листов, например, «Направляю неподписанные акты сверки взаиморасчетов от 12.05.2023 №69 в 2 экз. на 2 листах, а также протоколы разногласий в 2 экз. на 2 листах»;
- должность, подпись автора письма, ее расшифровка.
Сопроводительные письма хранятся 5 лет, после чего уничтожаются в установленном в организации порядке.
Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →
Бланки и образцы > Письмо > Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов — образец
Что это
Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов – документ, позволяющий прояснить ряд важных моментов при выполнении.
Как и для чего использовать
Сопроводительная записка предусматривает указание наименования, реквизитов организации, должности сотрудника, которому направляется заявление. В основной части прописывается просьба отправителя, при необходимости указываются соответствующие расчеты. Бланк включает указание всех приложений. В заключении стоит поставить дату и подпись ответственных лиц. Важно соблюдать правила деловой переписки. Унифицированной формы не существует, но можно заранее найти заполненный образец.
Скачать сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов — образец 2023 в doc
Скачать сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов — образец 2023 в docx
Скачать сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов — образец 2023 в pdf