Оформление и содержание сопроводительного письма зависит от того, какие документы отправляются, кому и зачем. Например, при отправке бумаг в государственный орган главная цель — иметь на руках доказательства такой передачи. А при отправке резюме основной мотив — вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре. В статье дадим полную инструкцию по написанию сопроводительных писем, исходя из конкретных ситуаций.
При ведении бизнеса могут возникнуть проблемы с государственными органами. Простая отправка документов в эти структуры вряд ли решит их. Например, при спорах с налоговой инспекцией все судебные дела только начинаются с обмена бумагами.
Это очень сложная категория дел. Поэтому самостоятельно вести разбирательство с этим органом мы не советуем, лучше обратитесь к профессионалу. Юрист по налоговым делам не только сохранит ваши нервы, но и сбережет деньги.
Общая информация о сопроводительном письме
Структура письма может отличаться, в зависимости от типа сопровождения. Однако она имеет общие моменты и, в целом, выглядит следующим образом.
Шапка. В верхнем правом углу пишите, кому направляете документы и куда. Например: «Генеральному директору ООО «Яблоко» Казанцеву А.В. Адрес: г. Челябинск, ул. Плеханова, д. 3». Ниже указывайте дату. Если письмо отправляете от организации или индивидуального предпринимателя, то ставите исходящий номер.
Название документа. Посередине листа, сантиметра на два ниже шапки пишите: «Сопроводительное письмо». Точка в конце названия документа не ставится.
Содержание. Здесь указываете основной текст письма и цель его отправки. Если документы и сопроводительная бумага подготавливались в ответ на заявление или требование, то пропишите это. Например: «На ваш запрос №39 от 25 августа 2019 года направляем …».
Это самый важный раздел. От него может зависеть даже ваша судьба. Например, если вы отправляете резюме. Поэтому в следующей главе содержание сопроводительного текста раскроем подробнее.
Опись документов. Их укажите строго по списку. Кроме того, в сопроводительном письме обозначьте, в скольких экземплярах отправляется каждый документ. Например:
- договор купли-продажи оборудования №6 от 29.08.2019 — 2 экз.;
- спецификация от 05.09.2019 — 2 экз.;
- счет-фактура — 1 экз.;
- товарная накладная — 2 экз.
- счет на оплату — 1 экз.
Заключение. Если вы хотите получить отклик на отправленные документы, то эту информацию укажите здесь. Например, вы высылаете партнеру по бизнесу два экземпляра договора. Вам необходимо, чтобы один подписанный той стороной документ к вам вернулся. Значит, так и пишите: «Просим подписать договор и один экземпляр отправить в наш адрес».
В этом разделе можно указать на конфиденциальность данных. Для этого пропишите в сопроводительном письме, что они разглашению не подлежат. Можете напомнить адресату, что за распространение такой информации законом предусмотрена административная и уголовная ответственность.
В этой части документа вы вправе указать срок ответа, а также предусмотреть последствия, если вы его не получите. Например: «Просим вернуть подписанный договор в течение 30 дней с момента получения. Если в указанный срок договор в наш адрес не поступит, то он будет считаться незаключенным».
Подпись и контактные данные. В конце сопроводительного письма распишитесь и укажите фамилию с инициалами. Если документ оформляется от имени юридического лица, то указывается и должность подписанта.
Примерно на два сантиметра ниже подписи вы вправе указать контактное лицо и его номер телефона. Это делается, чтобы контрагент знал, с кем можно связаться в случае возникновения вопросов. Например: «Контактное лицо: Сонина Елена Михайловна, тел. 8-950-00-00.
Если сопроводительное письмо подается в бумажном виде, то распечатайте его (или напишите от руки) в двух экземплярах. На одном из них получатель поставит отметку о приеме документов. В дальнейшем это послужит доказательством передачи бумаг.
Содержание сопроводительных писем
В этой главе мы дадим рекомендации по написанию сопроводительных писем для отправки резюме, коммерческого предложения и других документов. Придерживаясь наших советов, в проигрыше вы не останетесь.
Сопроводительное письмо к резюме.
Наконец-то появилась вакансия вашей мечты. Однако чтобы увеличить шансы получить эту работу, мало иметь хорошо составленное резюме. Необходимо еще так составить сопроводительное письмо к нему, чтобы оно максимально заинтересовало работодателя.
Для начала поздоровайтесь. Если вы знаете, кто будет рассматривать вашу кандидатуру, то укажите имя и отчество. Например, так: «Добрый день, Ольга Михайловна».
Далее в сопроводительном документе напишите, на какую вакансию претендуете и почему вы ей заинтересовались. После сделайте акцент, на своих профессиональных достижениях. Можете начать с таких фраз как:
- я свободно владею…, а также …;
- у меня … лет опыта в сфере …;
- я профессионал своего дела и имею… лет стажа в этой деятельности.
В заключении сопроводительного письма выразите благодарность за прочтение резюме и внимание к вашей кандидатуре. И подпишитесь: «С наилучшими пожеланиями, ФИО» или «С уважением, ФИО».
Сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Такое письмо начать лучше с обращения к конкретному человеку, во избежание эффекта массовой рассылки. Например: «Уважаемый Петр Анатольевич». Если вы не знаете имена конкретных сотрудников, пишите на имя директора. Его ФИО можно узнать из выписки из ЕГРЮЛ (единого государственного реестра юридических лиц) на сайте налоговой инспекции.
Далее изложите основной текст, в котором укажите краткую презентацию предложения. Пропишите, что именно вы предлагаете. Может, это будут услуги или товары. Кроме того, обязательно укажите преимущества сотрудничества с вами и контактную информацию.
Заканчивается написание сопроводительного письма к коммерческому предложению вежливой подписью отправителя. Например: «С уважением» или «С нетерпением ждем сотрудничества». Напротив этих фраз ставите подпись, ФИО и должность подписанта письма.
Сопроводительное письмо к документам
В содержании сопроводительного письма желательно указать, в связи с чем отправляются документы. Тем более, стоит это написать, если они предназначены для государственной службы.
Например, подано исковое заявление в Калининский суд г. Челябинска. Судья, ознакомившись с материалами дела, вынесла определение об оставлении иска без движения. Причина: истцом предоставлен неполный пакет документов. Для исправления дан срок 30 дней. Значит в сопроводительном письме в этом случае следует прописать: «На основании определения Калининского суда г. Челябинска по делу №3 от 25.09.2019 направляем документы …».
Другой пример. Документы направляются на экспертизу. Значит, в письме необходимо четко прописать, какое исследование нужно провести, по какому делу и другую уточняющую информацию.
Кроме того, сопроводительный документ можно совместить с уведомлением контрагента о каком либо юридическом факте. Например, между ИП Макаровым А.С. и ИП Козловой С.Ю. заключен договор поставки от 05 мая 2017 года. Однако Макаров решил его расторгнуть и заключить новый на своих условиях.
Поэтому он направляет 2 экземпляра свежего договора Козловой. В сопроводительном документе при этом указывает следующее: «Уведомляем вас о расторжении договора поставки от 05 мая 2017 года. Если вы желаете продолжить сотрудничество, просим подписать договор, приложенный к письму».
Источники:
Пример сопроводительного письма
Коммерческое предложение (КП) относится к форме общения между предпринимателями, в виде приглашения к содействию. Основной целью КП является стремление заинтересовать партнера в предлагаемом проекте. Однако, довольно часто предприниматели не всегда с серьезностью относятся к новшествам.
Одним из способов — более внимательно отнестись к предложению, является сопроводительное письмо (СП). О том, как его составить попробуем разобраться в предлагаемой статье.
Зачем нужно?
Сопровождающее письмо является важной составляющей, особенно, если фирма рассылает «холодные» предложения. Обычно, редко кто открывает приложенные файлы с предложениями, удаляя их сразу. Однако, если грамотно составить СП, где интересно выложить текст, потенциальный адресат может уделить ему небольшое внимание, а это уже может побудить его заинтересоваться предложением более внимательно.
Основной целью СП является:
- Краткое ознакомление потенциального клиента с содержанием предложения по бизнесу, чтобы он заинтересовался предложенным проектом.
- Не загромождение предложенного проекта приветственными и прочими ненужными сведениями, а лишь сосредоточиться на конкретном изложении его сути.
- Предполагается, что это будет стимулировать клиента в предлагаемом взаимосотрудничестве.
Особенно важно это для компаний, работающих в сфере «холодных продаж». Учитывая, что КП читает мало клиентов, важность сопровождающего письма и его роль значительно повышается.
Также нежелательно отказываться отправки предложения партнеру, если накануне были осуществлены устные переговоры относительно проекта по телефону или при личной встрече. Надо иметь ввиду, что сведения, полученные устно, партнер может забыть из-за своей загруженности. Письмо же станет документальным уведомлением о разговоре.
К инициативе о взаимосотрудничестве могут быть приложены:
- Каталоги товарного ассортимента.
- Тарифы на услуги и товары в форме прайс-листов.
- Сроки организации фирмой официальных мероприятий в виде конференций и выставок, и пр.
Требования к сопроводительному письму
Предложение и сопровождающее письмо к нему могут отсылаться, как от физлица, так и от имени всей фирмы, отделов и даже непосредственно от должностных работников. Также, получателем КП может быть, либо физлицо, фирма, либо коллектив.
Если СП отправляет фирма, то независимо от способа рассылки (электронной отсылкой или на бумажном носителе), его требуется составлять на фирменном бланке. При этом, формируя такое послание, рекомендуется обратить внимание на следующие требования к посланию, которые нужно соблюдать:
- Предметность. Требуется излагать сведения, касающиеся только одного проекта, то есть, если фирма занимается несколькими направлениями, то в одном КП не желательно упоминать детали другого проекта. Также, желательно излагать текст без эмоционального сопровождения.
- Лаконичность. Объемные письма, на практике, читаются намного реже. Поэтому, сопровождающее письмо рекомендуется размещать на половине странице, в крайнем варианте — не больше, чем на одной. Не рекомендуется использовать фразу «Коммерческое предложение». Это нередко может отпугнуть клиента, посчитавшего, что фирма хочет получить быструю прибыль, не предоставляя услуги или товары надлежащего качества.
- Доступность текста. Нельзя в тексте использовать профессиональные термины и непонятную аббревиатуру. Суть проекта надо излагать конкретно и четко.
- Побуждение к активному действию. Актуальным решением считается рекомендации что-то исполнить, если лицо заинтересовалось проектом. К примеру, просмотреть материал, приложенный к посланию, позвонить по отмеченному телефону и т. д. Это обусловливается тем, что клиенты не всегда соображают, что от них требуется для принятия предложения. Поэтому, обозначение алгоритма действий упростит его цель.
Как составить сопроводительное письмо к коммерческому предложению в 2023 году?
Утвержденного шаблона СП к рекомендации рассмотреть проект законодательными нормами не предусмотрено. Такое послание пишется в произвольном стиле, с соблюдением общепринятых правил в делопроизводстве:
1) Начало составления СП требуется осуществлять с обращения к конкретному физлицу или фирме, не допуская общих фраз, свидетельствующих о массовой рассылке.
2) После этого излагается основной текст, с отображением краткой презентации фирмы, предлагающей сотрудничество, товары или услуги, а также с обозначением основных моментов выгоды взаимосотрудничества и контакты фирмы.
3) В завершение СП нужно выразить уважение к клиенту «С уважением, … (должность, название фирмы и Ф.И.О. отправителя)».
Текст сопроводительного письма
Заполняя основной текст сопровождающего послания к КП надо учитываться следующие особенности:
1) Нельзя обременять КП объемными данными (краткость – сестра таланта).
2) Текст должен быть лаконичным, четко содержащим суть предложения.
3) Также, при приложении к СП дополнительных документов перечислить их в приложении. Это могут быть:
- Тарифы на продукцию и услуги.
- График проведения акций.
- Официальные приглашения на организованные семинары или выставки.
Объем текста СП не должен превышать одной страницы. При этом, он обязан быть написан грамотно, без ошибок с четким соблюдением общепринятой структуры документа в современном делопроизводстве.
Пример.
- Нужно поприветствовать адресата и желательно по имени и отчеству, например,
«Здравствуйте, уважаемая Татьяна Сергеевна!».
- Затем требуется представиться, либо от своего имени, либо от лица фирмы, с указанием должность и деятельности фирмы. Например,
Автосалон «Автомотор» предлагает большой выбор автомашин и мототехники знаменитых брендов по реальным ценам, а также гибкие формы оплаты, предусматривающих:
- Различные способы расчетов …;
- Оформление покупки в рассрочку до …;
- В приложении имеется пригласительный билет на выставку … по адресу …
- При появлении вопросов, свяжитесь с нами по тел. ….
В завершение, нужно выразить уважение к партнеру и поблагодарить его за уделенное внимание, например,
- «Благодарим за уделенное время, …
- «С уважением, руководитель автосалона «Автомотор», …;
Ниже предлагает один из примеров сопровождающего послания к КП.
Пример сопроводительного письма к коммерческому предложению
Скачать образец и бланк
- Образец, doc
- Бланк, doc
Когда и каким образом отправляется?
Сопровождающее послание с КП может отсылаться, как от имени фирмы, так и от конкретного отдела или работающего лица. Отсылать КП допускается, не только конкретному лицу, но и группе потенциальных клиентов.
При отправлении послания от имени фирмы рекомендуется составлять письмо на фирменном бланке.
Рассылка предложений вместе с сопровождающим письмом, обычно осуществляется при создании нового проекта с целью, чтобы о новом предложении узнало, как можно больше клиентов. При этом, рассылку можно осуществлять следующими способами:
- Через почту России, используя заказные отправления. Но это не очень эффективно и затратно.
- Через курьера. Это особенно важно, когда коммерческое предложение направляется компании, с которой фирма давно сотрудничает.
- Используя Интернет. Этот способ на сегодняшний день получил наибольшую популярность, при массовой рассылке «холодных» писем с КП.
Заключение
Подводя итоги, надо отметить, что сопровождающее послание является важным элементом в любом отправляемом КП о взаимосотрудничестве. От грамотности формирования такого послания, а также от того – насколько оно будет актуально, будет зависеть число отзывов на разосланный проекты.
Коммерческое предложение нередко сопровождают специальным письмом, в котором указывают суть предложения, порядок работы с компанией, а также оно должно содержать информацию, которая заинтересовала бы потенциального партнера. Как составить такое сопроводительное письмо, расскажем в статье.
ФАЙЛЫ
Скачать образец сопроводительного письма к коммерческому предложению .doc
Функции сопроводительного письма к коммерческому предложению
Сопроводительное письмо — это документ, который прилагают к основному документу или пакету бумаг. Его задача — пояснить или дополнить информацию в основном документе.
Функции такого письма к коммерческому предложению состоят в том, чтобы описать преимущества работы с компанией-отправителем для получателя, чтобы у него появилось желание ознакомиться с коммерческим предложением. Также письмо перечисляет, какие еще документы были отправлены адресату. Отправка сопроводительного письма в бизнесе считается хорошим тоном.
Как составить сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Сопроводительное письмо пишут в свободной форме, однако необходимо соблюдать традиционную структуру письма. Документ лучше оформить на бланке компании, где будут сразу указаны логотип и реквизиты.
Структура письма должна быть следующей:
- Наименование компании-отправителя с реквизитами.
- Наименование адресата. Это, как правило, руководитель компании.
- Номер письма, под которым его зарегистрировали в журнале исходящей корреспонденции, дата составления.
- Заголовок: «Сопроводительное письмо к коммерческому предложению».
- Обращение по имени и отчеству: «Уважаемый Петр Петрович!»
- Текст письма. Здесь нужно описать в нескольких словах деятельность компании, какую продукцию производит или какие услуги предлагает, преимущества работы именно с ней. Далее можно указать, что условия сотрудничества перечислены в приложении к письму.
- Приложения к сопроводительному письму. Это могут быть прайсы, условия сотрудничества, каталоги с моделями продукции, проект договора о сотрудничестве. Также нужно указать количество листов каждого прилагаемого документа.
- Заключение. Здесь должна быть подпись руководителя компании (например, «С уважением, генеральный директор ООО «Салют») и указывают должность, ФИО и контакты ответственного лица.
Внимание! Для написания письма нужно использовать официально-деловой стиль, орфографических, пунктуационных и других ошибок быть не должно, как и разговорных и просторечных слов и выражений.
Несколько советов по составлению письма
- Текст письма должен быть понятен. После прочтения у адресата не должно возникнуть каких-либо вопросов о том, чем занимается отправившая письмо компания и что она предлагает.
- Будет хорошо, если автор письма будет иметь аналогичную должность, что и его получатель. То есть письмо нужно писать от имени руководителя организации.
- Письмо должно иметь деловой вид. Можно использовать полиграфическую и цветную печать, так как документ отправляется в рекламных целях. Но не нужно переусердствовать с количеством и яркостью цветов.
- Текст письма не должен быть продающим. Это больше информационное письмо, поэтому стиль должен быть соответствующий.
- В случае если письмо было отправлено после предварительной договоренности, можно также указать это. Например: «В понедельник мы беседовали с вами по телефону о …».
- Допустимы и такие формы обращения: «Добрый день, Вас приветствует …», «Добрый день! Направляем коммерческое предложение по Вашему запросу».
Образец
Общество с ограниченной ответственность «Север»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Ломоносова, д.56
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 3344556677889
Генеральному директору ООО «Запад»
Соколову Сергею Сергеевичу
Исх. №45
23.09.2019 г.
Сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Уважаемый Сергей Сергеевич!
Вас приветствует компания ООО «Север». Мы производим продукцию из пластика для дома и сада. Наша компания работает уже 10 лет, имеет устойчивое положение на рынке и самые низкие цены в регионе. Нашими партнерами являются и транспортные компании, поэтому мы всегда можем предложить выгодные условия по доставке груза. В приложении к письму Вы найдете всю необходимую информацию о продукции и условиях сотрудничества.
Приложения:
- Коммерческое предложение.
- Прайс-лист.
- Каталог товаров.
- Проект договора о сотрудничестве.
С уважением,
генеральный директор ООО «Север»
Михайлов Кирилл Кириллович
Исполнитель: менеджер по продажам
Романов Иван Иванович
тел. 89000000000
Зачем нужно сопроводительное письмо к коммерческому предложению и как его правильно написать?
Основная задача коммерческого предложения – заинтересовать адресата к самому предложению. Иначе, велика вероятность, что присланное приглашение к сотрудничеству не будет оперативно рассмотрено или, вовсе, будет отправлено в корзину.
Сопроводительное письмо (СП) – краткое дополнение к коммерческому предложению (КП). Служит для ознакомления получателя с принципами предлагаемого сотрудничества и привлечения внимания к основному предложению.
Скрыть содержание
- Зачем нужно?
- Как правильно написать?
- Пример текста
- Когда и каким образом отправляется?
- Заключение
Зачем нужно?
Основное назначение сопроводительного письма:
- Кратко ознакомить с содержанием КП и побудить адресата ознакомиться с документом поподробнее.
- Не загромождать коммерческое предложение ненужной вводной и приветственной информацией.
К сопроводительному письму могут прилагаться:
- каталоги продукции;
- расценки на услуги;
- сроки проведения официальных мероприятий компании и др.
Сопроводительное письмо очень важно, если компания занимается «холодной» рассылкой предложений.
Как правило, никто не открывает приложенные файлы в таких письмах, а сразу их удаляет. Грамотно составленное СП должно побудить адресата уделить вашему предложению немного внимания. У получателя должно появиться желание потратить несколько минут на ознакомление с присланным материалом.
Также неправильно отказываться от составления СП, если с получателем предложения была достигнута устная договоренность по телефону или в ходе личной встречи. Помните, что через несколько часов после удачных переговоров у потенциального заказчика может вылететь из головы суть этих переговоров, или он может вообще забыть об этом разговоре. Его займут другие дела и заботы, и на полученное письмо без сопроводительного письма он просто не обратит внимания.
Такое письмо затеряется в десятках других писем. Даже напоминание при личной встрече или по телефону не всегда даёт результат.
Именно сопроводительное письмо должно не допустить, чтобы ваше предложение затерялось, и побудить потенциального партнёра скорее с ним ознакомиться.
Как правильно написать?
Как же составить данный документ? Сопроводительное письмо можно писать в произвольной форме, но есть общие требования по содержанию, как то:
- Обращение. Лучше начинать письмо с приветствия к конкретному человеку. Это не создаст видимости массовой рассылки. После приветствия представьтесь.
- Презентация компании. Кратко расскажите о своей компании. Перечислите её качества (15 лет на рынке, большой опыт и прочее).
- Услуги. Презентуйте услуги или товары компании.
- Преимущества. Расскажите, чем ваши услуги лучше, чем у конкурентов. Преимущества сотрудничества и особые условия.
- Окончание. Заканчивается сопроводительное письмо вежливой подписью отправителя: «С уважением, … (должность, наименование компании и ФИО отправителя)».
Описание преимуществ и выгод – краеугольный камень всего сопроводительного письма. Уделите этому разделу максимум внимания. Заинтересовать потенциального партнера выгодными условиями, это важный шаг для возможности дальнейшего сотрудничества.
Пример текста
Ниже приведён пример такого письма, нужного перед отправкой особого предложения:
Добрый день, уважаемый ______________________!
Вас приветствует компания ООО _________________, г. Москва – эксклюзивный представитель __________________________________________________________ на территории России. Предлагаем Вам выгодные условия сотрудничества.
Мы предлагаем:
- продукцию высочайшего качества;
- лучшие цены;
- скидки и отсрочки;
- оперативную доставку.
Во вложениях Вы найдете прайс, презентацию продукции и подробные условия работы с нашей компанией.
По любым возникшим вопросам обращайтесь по телефону: _________________.
С уважением, региональный менеджер ООО _________________
Скачать образец сопроводительного письма к коммерческому предложению
Когда и каким образом отправляется?
Коммерческое предложение с сопроводительным письмом может отправляться от имени всей компании, так и от конкретных подразделений, отделов или сотрудников. Отправлять их можно, как и конкретному лицу, так и группе получателей.
Если вы отправляете сопроводительное письмо к коммерческому предложению по обычной почте, то желательно напечатать его на фирменном бланке организации.
Также необходимо отметить несколько моментов при написании СП:
- Предметность. Пишите информацию только по делу и конкретно по вашем предложению. Не надо писать общеизвестные истины («Лондон – столица Великобритании») или «лить воду» («Наступившие солнечные, теплые майские деньки вдохновляют нас на новые трудовые подвиги»).
- Краткость. Людям лень читать длинные тексты. Чем короче ваше сопроводительное письмо – тем больше шансов, что его прочтут. Постарайтесь изложить всю важную информацию (выгода от сотрудничества с вами) в максимально сжатой форме.
- Не употребляйте нигде в письме фразу «коммерческое предложение». Эта фраза на психологическом уровне отпугивает. Старайтесь использовать другие слова. И делайте больше упора на преимущества сотрудничества с вами.
- Простота и понятность. Не надо увлекаться эпистолярным жанром и нагромождать своё сопроводительное письмо профессиональными терминами и профессиональным языком. Будьте проще. У получателя появится чувство, что обращаются именно к нему.
- Побуждение к действию. Укажите, что должен сделать получатель, если его заинтересовало предложение: просмотреть прикреплённый файл, посетить сайт, позвонить по указанному номеру и пр. Потенциальны клиентам не всегда понятно, что нужно сделать для начала сотрудничества. Понятность порядка действия повысит вероятность отклика от клиентов.
Заключение
Сопроводительное письмо – важная часть любого пересылаемого предложения о сотрудничестве. От того, насколько грамотно оно составлено, будет зависеть и количество отзывов на ваше предложение.
Как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Коммерческое предложение — это форма общения между предпринимателями, призыв к сотрудничеству. О том, как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению, читайте в статье.
Когда руководитель компании предлагает свои услуги, то старается это сделать самым выигрышным для себя способом. В формате одного резюме описать все достоинства довольно сложно. Необходима дополнительная информация в виде рекламного проспекта, прейскуранта цен, фотографий готовых объектов, проекта договора, презентации сотрудников компании и т.д. В этом случае лучше создать сопроводительное письмо к коммерческому предложению — примеры формулировок и возможных приложений смотрите в таблице.
Как правильно составить
Утвержденной формы для данного обращения не существует, но есть определенные правила, которых следует придерживаться:
- презентабельный вид — желательно использовать цветную или полиграфическую печать, т.к. пишется оно больше в рекламных целях. Руководителю важно произвести впечатление на потенциального партнера;
- фирменный бланк с реквизитами — это придаст сообщению большую значимость;
- обращение к конкретному сотруднику — безадресные рассылки зачастую расцениваются как спам и не достигают своей цели;
- автор (тот, чья подпись стоит под письмом) должен быть равным по должности тому, к кому он обращается — это одно из правил этики деловой переписки;
- текст должен содержать краткую презентацию деятельности компании и перечислять основные преимущества перед конкурентами;
- после основной части текста перечисляются приложения;
- заканчивается написание вежливой подписью, с указанием должности, контактной информации и ФИО отправителя.
Читайте также: как правильно написать сопроводительное письмо к документам.
Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению
Рассмотрим подробно образец, этапы написания и содержание разделов.
|
Раздел |
Краткое описание |
Пример |
|---|---|---|
|
Вступление |
Краткое содержание |
Коммерческое предложение |
|
Заголовок |
Тема, определяющая его цель |
Сопроводительное письмо к коммерческому предложению |
|
Обращение |
Конкретное обращение с указанием ФИО |
Уважаемый Иван Иванович! |
|
Основная часть текста |
Краткая презентация деятельности компании |
Компания ООО «Светлое будущее» – ведущий производитель картонных коробок. Мы предлагаем самые низкие цены в регионе и готовы предложить выгодные условия по доставке. |
|
Приложения |
Перечислить приложения |
1. Проект договора о сотрудничестве — 10 листов. |
|
Заключение |
Вежливая подпись и контакты ответственного лица |
Руководитель |
Пример сопроводительного письма
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Вам может быть интересно:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях
Вы научитесь разрабатывать коммерческое предложение, которое точно захотят читать. Расскажем, как подвигнуть клиента к сотрудничеству с вашей компанией. Как выгодно презентовать товар, продукцию или услуги компании в коммерческом предложении. Роль дизайна в коммерческом предложении. Что нужно знать о сопроводительном письме. Читайте.
Что такое коммерческое предложение
КП — это письменное приглашение к сотрудничеству предполагаемых или потенциальных клиентов. КП направляется клиенту с целью привлечения его внимания и расположение его к сотрудничеству с вами. Вся информация в нём описывается кратко, с дополнением весомых преимуществ.
Существует 3 вида предложений:
— Холодное. Данную форму письма направляют холодной аудитории, еще не знакомой с вашим продуктом и компанией. Польза такого письма не высокая. Его читают крайне редко.
— Тёплое. Работа проводится с теми клиентами, кто интересовался вашей продукцией. Это может быть «спящий» клиент, который давно не обращался к вам.
— Горячее. Является персональным. Отправляется один раз конкретному клиенту, который заинтересовался вашим холодным предложением по телефону, либо при персональной встречи.
Способы донесения КП до клиента
Доставить письмо потенциальному получателю можно несколькими способами. По электронной почте. Собираем базу из почтовых адресов предполагаемых клиентов любым удобным для вас способом.
Рассылать можно «в ручную» через Mozilla Thunderbird и Яндекс почту. И другие почтовые сервисы, позволяющие вписать сразу несколько адресов. Или найти программу рассылки email, которая будет доставлять письма большому количеству клиентов одним кликом.
Помните: отклик с холодной рассылки КП очень низкий и не сразу приносит положительные результаты.
Разместить на своем сайте. Сделать в качестве открытого файла к прочтению или в дополнение к акциям.
Провести презентацию во многолюдных аудиториях. При выборе учреждения или компании, где будете проводить презентацию, подумайте — там есть ваша целевая аудитория?
Как написать коммерческое предложение
Первоначальной задачей является выбор аудитории, которой ваше предложение будет интересно.
Если у вас есть возможность провести опрос среди тех отраслей куда будет направляться письмо. Это хороший шанс определить явные потребности. С опросами нужно быть крайне осторожным, чаще всего они могут раздражать людей.
Структура коммерческого письма
Письмо должно отвечать клиенту на ряд вопросов:
- Кто вы? Название вашей фирмы. Информация должна располагаться сверху или внизу предложения.
- Что вы предлагаете? Продукт, товар или услуга.
- Чем ваше предложение отличается от конкурентных КП? Аргументируйте.
- Какая цена? Указывайте цену, либо цену «от». Клиенты могут отказаться от предложения на этапе звонка, узнав реальную стоимость. В итоге, вы потеряете время, на оглашение цены при каждом звонке.
- Какие проблемы решает ваш продукт? В чем его польза?
- Почему выгоднее купить у вас, а не у конкурента? Покажите клиенту реальную выгоду.
Клиент заинтересовался. Что теперь? Оставьте призыв к действию. Поясните, что нужно сделать клиенту, чтобы начать сотрудничать с вами: позвонить, написать, приехать…
Идеально, когда клиенту нужно сделать одно действие, без выбора. Хорошо, когда 2 действия: написать на почту или позвонить по телефону. И перебор, когда список действий превышает 3.
Как оформлять коммерческое предложение
Коммерческое предложение рассылается по почте. Это имеет минимальный отклик. Но, при правильно выбранном дизайне можно расположить к себе клиента и даже подтолкнуть к выполнению целевого действия.
6 правил дизайна коммерческого предложения:
- Читабельное. Текст должен легко читаться. Используйте стандартный шрифт, без засечек и излишних завитков. Отступы средние, 1,5 строки будет достаточно.
- Структурированное. Сплошной текст делите на блоки и абзацы. В каждом тезисе выражайте одну мысль. Используйте заголовки и подзаголовки.
- Контрастное. Используйте контрасты, как акцент для важной информации. Следите, чтобы цвета были не кричащими и едкими для глаз, это отпугивает.
- Наглядное. Внесите графические элементы: графики, диаграммы, статистики.
- Именное. Разместите логотип своей компании.
- Интерактивное. Интерактивная навигация облегчит переход по слайдам. Совет: подготавливая КП в формате pdf, укажите ссылку на сайт или его конкретную страницу.
Заголовок коммерческого предложения
Первый заголовок — это важная часть всего КП. Формула работы заголовка проста: зацепите человека первыми словами и он заинтересуется вами. Эффективно действует заголовок с употреблением цифр, вопросительных заголовков, расстановка акцентов на слова, тайн и интриг.
Существует 2 формы заголовков:
- С прямым предложением. Подсказывает человеку, что ему нужно сделать.
- Интригующий. Призыв, чтобы читатель нашёл ответ на заданный вопрос в тексте.
Первый абзац КП
Абзац должен продолжать мысль заголовка, чтобы сохранить логическую цепочку. Следите за объёмом. Слишком длинный абзац рассеивает внимание клиента.
Уделите внимание проблеме, которую поможете решить клиенту с помощью своего продукта.
Середина КП
Что получит ваш клиент? Опишите, чем ваши условия выгодны. Дайте гарантии. Вызовите доверие к себе.
Аргументируйте высокую стоимость
Если цена высокая, то на это должна быть причина. Например: «Мы продаем телефон марки «незнакомка» за 56 000 руб. Это на 12 000 рублей дороже, чем в других магазинах, потому что эта модель обходится без ремонта на 24 месяца дольше».
Аргументировать цену просто:
- Разделите на составляющие.
- Поясните выгоду и экономию клиента на сроке службы.
- Дайте возможность оплатить в рассрочку.
Проработайте возможные возражения
Вы создали отличное письмо, но у партнёра есть сомнения в принятии решения? Расскажите, сколько клиентов остались довольны вашим сотрудничеством. Покажите реальные отзывы. Они станут весомым подтверждением для клиента начать доверять вам.
Предложите подарок. Если вы занимаетесь продажей авто, то предложите своему клиенту в подарок комплект резины или чехлы для салона. Подарок должен дополнять основную продукцию.
Призываем к действию
Цель вашего коммерческого предложения — это подвести партнёра к сотрудничеству.
Оставьте свои контакты для того, чтобы с вами смогли связаться. Можете употребить пару глаголов. Главное, не будьте навязчивы. Выдерживайте такт.
Типы коммерческих предложений
Написать письмо можно разными способами, но не каждое письмо будет эффективно:
- Описание компании и её достижения. Письмо в котором будет описано, что вы самые лучшие. Не повысит ваш уровень. Партнёр не будет читать это. Скорее посчитает ваше описание хвастовством. Сократите рассказ до минимума и добавьте к описаниям аргументов.
- Описание услуг и продукции. Написать всё о своём продукте хорошее решение. Но без упоминания выгоды, мало эффективно.
- Описание пользы клиенту. Основным акцентом всего текста является выгода для клиента, с доказательствами. Это верный вид КП, так как в нём человек чувствует заботу о нём. Ему будет приятно читать такое письмо.
Какой объём текста нужен для КП
Пишите кратко и точно. Если вы занимаетесь холодной рассылкой, то желательно уместить предложение в одну страницу формата А4. Процент их просмотров не велик и, скорее всего, люди не будут вдаваться в подробности. Холодные предложения не продают. Они предназначены для привлечения потенциальных клиентов.
Для горячих можно расписать письмо подробнее, так как этому клиенту интересно сотрудничество с вами. Его объём может достигать 10 страниц формата А4.
Не допускайте ошибок
- Избегайте использование сложных форм предложений. Только короткие фразы. Ваш текст должен быть максимально приближен к диалогу.
- Будьте уникальны. Не пишите скучными избитыми фразами, пусть ваше описание услуг отличается от предложений конкурентов.
- Завышенная оценка товара. Не переусердствуйте с описанием продукта. Каждое достоинство подкрепляйте выгодами для клиента.
- Правильно определяйте аудиторию. Направлять одно и тоже письмо всем подряд, не определив потребности, бессмысленно. А в случаи с горячим предложением не уважительно.
- Не лейте воду. Это деловой текст, здесь нужно излагаться конкретно и по делу.
- Не допускайте заспамленности заголовков. Употребляйте цифры, выгоды и интриги для клиента в пределах нормы.
- Не давайте обещаний, которых не выполните. Неосуществимые обещания вызовут сомнения.
Обязательно проверьте текст на ошибки. Проверьте структуру написания. На все ли вопросы вы ответили.
Сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо является дополнением к коммерческому предложению. Несёт ознакомительную роль с принципами предложенного сотрудничества. Побуждает к чтению КП. К сопроводительному письму прилагаются:
- прайсы с товаром.
- цены на услугу.
- листовка с мероприятиями компании.
Как написать сопроводительное письмо
- Приветствие. Необходимо написать обращение к конкретному человеку, и не забудьте представиться сами.
- Презентовать компанию. Короткое описание компании.
- Описать услуги компании
- Ваши преимущества. В чём отличие ваших услуг от конкурентов.
- Конец. Ваше письмо должно закончиться уважительной подписью.
При написании текста нужно:
- Писать конкретную информацию. Не стоит писать долгие прилюдии.
- Должно быть кратким.
- Не используйте слова «коммерческое предложение». Это отпугивает клиента.
- Излагать мысли просто и ясно. Не пишите сложные терминологии
- Призыв к действию.
Сопроводительное письмо — это связующая часть между клиентом и коммерческим предложением. Именно от него зависит, затеряется ли ваше предложение среди других писем. Или послужит толчком «открыть КП» для заказчика.
Каждое предложение создаётся индивидуально. И для каждого вида услуги или товара применяются определённые психологические триггеры и уловки.
Будьте уважительны к клиенту, если вам поступил откровенный отказ (иногда с объяснением причины). Не грубите в ответ. Сегодня человек в вас не нуждается, а завтра его мнение может в корне измениться.
Не получается написать коммерческое предложение? Отправленные КП остаются без ответа? Напишите нам — составим правильное КП, которое будет работать.
Что такое коммерческое предложение и как его правильно составить
Содержание
Работа с клиентом или сотрудничество с другой компанией начинается с грамотного коммерческого предложения. КП можно оформить в текстовом документе, формате PDF, в виде презентации или e-mail. В статье расскажем, как правильно составить коммерческое предложение, чтобы оно сработало.
Что такое коммерческое предложение
Коммерческое предложение — это эффективный маркетинговый инструмент. Оно содержит информацию о том, чем занимается компания, что предлагает и почему стоит обратиться именно к ней. Кроме контактов в КП нужно отправить ссылку на сайт компании.
Чтобы повысить конверсию сайта и максимизировать продажи, используйте виджеты Calltouch. Эти инструменты автоматически обрабатывают обращения клиентов с сайта и лидформ Facebook* (продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией), ВКонтакте и TikTok, ускоряют работу ваших менеджеров и собирают заявки в нерабочее время. Упростите общение с клиентом через бесплатные виджеты и оплачивайте только минуты разговора.
Виджеты Calltouch
- Увеличьте конверсию сайта на 30%
- Обратный звонок, промо-лендинги, формы захвата, мультикнопка, автопрозвон форм
Узнать подробнее
Чаще всего КП используют в B2B и B2G продажах. Его отправляют на email в виде электронного документа или в бумажном виде обычной почтой или курьером. В некоторых случаях компании создают отдельную web-страницу, на которую дают ссылку.
Зачем составлять КП
Существует ошибочное мнение, что основная цель коммерческого предложения — непосредственно продажа товара или услуги. Но это не совсем так.
Фактически любая воронка продаж состоит из нескольких этапов. Коммерческое предложение должно перевести потенциальных клиентов на следующий этап воронки:
- телефонный звонок;
- запрос прайс-листа или пробников продукции;
- назначение встречи или презентации;
- заключение договора или запрос шаблона.
Объем и содержание КП могут быть разными в зависимости от его вида, а также от целей и задач.
Виды коммерческих предложений
В зависимости от качества контакта с потенциальным клиентом, условно есть 3 вида КП: холодное, теплое, горячее. Рассмотрим подробней.
Холодное
Холодное коммерческое предложение рассылают практически наугад потенциальным клиентам, с которыми раньше компания не общалась. Контакты адресатов находят в поиске или каталогах. Формально такое КП считается спамом. Шанс, что в потоке входящей почты адресат обратит внимание на ваше письмо, ознакомится, заинтересуется предложением и перейдет на следующий этап воронки продаж, низкий.
Теплое
Теплое коммерческое предложение отправляют клиенту, который взаимодействовал с компанией или уже покупал товар. У компании есть его контактные данные и информация об этапах продажи: от звонка до оформления заказа. На их основе формируют предложение. Шанс, что клиент заинтересуется товаром или услугой, выше.
Горячее
Горячее коммерческое предложение отправляют клиенту, заинтересованному в сотрудничестве. Например, он сам попросил прислать КП. В таком документе подробно описывают условия сделки, которые отвечают потребностям клиента. Конверсия горячего коммерческого предложения самая высокая.
Структура коммерческого предложения
В интернете есть много шаблонов КП, которые можно скачать и применять каждому. Единственный минус — их редко удается адаптировать для конкретных случаев. Стандартная структура коммерческого предложения выглядит так.
Шапка
Здесь пишут название компании, размещают ее логотип, контакты и адрес. Иногда к общей информации добавляют ФИО руководителя. При оформлении горячего КП вместо шапки используйте отдельный титульный лист.
Заголовок
По всем законам копирайтинга, он должен быть цепляющим и продающим. Унылый шаблонный заголовок «Коммерческое предложение от …» не годится. Высокую конверсию показывают заголовки, которые отражают:
- выгоду для клиента;
- способ, как ее можно достичь;
- реальные цифры.
Например: «Увеличьте количество заявок на 30% с помощью виджета обратной связи».
Лид
Это первый абзац текста после заголовка. Потенциальному клиенту обязательно должно быть интересно его читать. Основная задача лида — вовлечь человека в чтение КП. В этом блоке можно начать раскрывать главную проблему, которую вы предлагаете решить.
Оффер
Основная суть коммерческого предложения, лаконично сформулированная и предельно понятная. Она должна объяснять реальную выгоду потенциального клиента, если он обратиться к вам. Оффер можно выделить графически.
Выгоды и преимущества
Обычно этот блок выглядит как маркированный список основных выгод потенциального клиента, которые он получит при сотрудничестве с вами. Излагайте информацию кратко, емко, на языке выгоды, перечисляя не технические достоинства продукта, а плюсы для клиента.
Работа с возражениями
Если вы уже общались с потенциальными клиентами, то знаете, какие у них есть возражения. Если нет, смоделируйте диалог и представьте, какие сомнения могут помешать клиенту сделать заказ.
Этот блок можно представить в виде тезисов или в формате вопрос–ответ. Прикрепите доказательства своих слов: отзывы, благодарственные письма или гарантии.
Призыв к действию
На маркетинговом сленге — это CTA, Call to Action. Призывать желательно к одному нужному вам действию, например, к звонку. Это нужно, чтобы не расфокусировать внимание читателя. Хорошие результаты показывают формулировки с использованием сильных глаголов: позвоните, заполните, закажите.
Чтобы отслеживать все звонки, которые поступают в компанию, подключите коллтрекинг Calltouch. Система определяет какая реклама приносит звонки, записывает звонки клиентов и формирует их в отчеты по часам и дням, а также интегрируется с популярными сервисами и CRM. Прослушивая звонки, улучшайте скрипты продаж для менеджеров и корректируйте рекламные кампании.
Коллтрекинг Calltouch
Тратьте бюджет только на ту рекламу,
которая работает
- Коллтрекинг точно определяет
источник звонка с сайта - Прослушивайте звонки в удобном журнале
Подробнее про коллтрекинг
P.S.
Важный элемент, который завершает коммерческое предложение и наводит потенциального клиента на определенные размышления. В постскриптуме можно указать дедлайн или дефицит товара, актуализировать боль клиента.
С чего начать составление коммерческого предложения
На предварительном этапе определите цель КП и способ его распространения:
- Цель предложения. Она может состоять в привлечении нового клиента или в продаже уже существующему.
- Способ предоставления информации. Это может быть почтовая рассылка, рекламное объявление, электронная таблица или презентация.
От этого будет зависеть, какой писать текст и к чему нужно призывать адресата.
Анализ конкурентов
Важно, чтобы КП выделялось на фоне конкурентов. Изучите предложения компаний из вашей ниши в интернете или свяжитесь с ними, как потенциальный клиент, и попросите выслать коммерческое предложение. Анализ конкурентов, их текстов и предложений, поможет определить, каким образом привлечь внимание потребителей.
Изучение целевой аудитории
Если вы отправляете коммерческое предложение домохозяйке, то ей нужно рассказать об одних преимуществах, а предпринимателю — о других. Поэтому важно определить целевую аудиторию:
- по демографическим характеристикам: возраст, пол, география;
- по психологическим и социальным признакам: где работают, с какими проблемами сталкиваются, почему конкуренты не могут их решить;
- по их боли и мотивам: домохозяйка хочет сэкономить время на уборку, чтобы отдохнуть, а предприниматель ищет новые способы продаж.
Для эффективности следует сегментировать аудиторию, чтобы подготовить КП сразу под несколько целевых групп.
Как правильно составить коммерческое предложение
Чтобы коммерческое предложение получилось сильным, учитывайте следующие правила.
Объем
Независимо от того, на каком носителе представлено КП, нужно определить оптимальный объем. Если текст будет слишком большим, шансы, что его прочтут, будут ниже. Не перегружайте документ: для электронного файла оптимальный размер — не более 5 МБ, а для бумажного формата — 1–2 листа.
Начало коммерческого предложения
В начале КП обязательно нужно написать приветствие и, если это возможно, назвать клиента по имени. Подготовьте два шаблона коммерческих предложений: для обращения к определенным клиентам и для тех, чьих личных данных вы не знаете. Затем представьтесь, назовите свою компанию и в 2–3 предложениях расскажите о ее преимуществах.
Основа коммерческого предложения
Структура текста обязательно должна содержать заголовок, в котором выразите главную мысль КП. В лиде нужно развить идею, предложенную в заголовке: всего 2–3 предложения должны убедить и заинтересовать клиента. В оффере — ключевом элементе документа — напишите основные характеристики продукта и перечислите выгоду, бонусы, быструю доставку и другие особенности.
Прайс-лист и обоснование цены
Клиент хочет знать цену. Если товар или услуга стоят дороже или дешевле, чем у большинства конкурентов, обоснуйте различие.
Дорогой товар можно обосновать, рассказав о его достоинствах. Аргументировать низкую цену еще легче — представьте ее в виде рекламной акции. Если вы продаете сложные комплексные услуги, можно привести цены на каждый составляющий элемент обслуживания отдельно.
Как закончить
В заключительной части КП напишите призыв к действию — без этого обращение будет менее эффективным. Призыв может быть не только в виде одной фразы, но и в виде целого абзаца, где можно рассказать о скидках, и предложить немедленную связь с компанией. В конце письма обязательно укажите контакты.
Оформление коммерческого предложения
При работе над КП важно уделить внимание не только содержанию, но и оформлению. Дизайн текста может увеличить количество продаж.
Читаемость
Оформление КП зависит от способа распространения. Если это электронное письмо, продумайте шрифт, его размер, межстрочный отступ. Буквы без засечек и текст, разделенный на абзацы, читаются легче.
Если КП в бумажном виде или PDF, нужно уделить больше внимания дизайну. Он должен быть визуально приятным.
Структура
Структура КП поможет донести до клиента нужную информацию. Заголовок выравнивают по центру и выделяют крупным шрифтом, но он не должен занимать больше одной строки. Каждый абзац должен соответствовать одному тезису, что упрощает восприятие. Можно использовать ключевые слова и отмечать их жирным шрифтом, курсивом или цветом.
Минимализм
Правильное коммерческое предложение не только иллюстрирует преимущества, но и эмоционально воздействует на читателя. Поэтому стоит придерживаться минимализма. Вычурное и пестрое оформление в очень ярких и агрессивных цветах скорей всего оттолкнет серьезного клиента. Не используйте больше 2–3 шрифтов и цветов. Минималистический стиль нужен для того, чтобы помочь читателю сосредоточиться на сути предложения.
Наглядность
В коммерческое предложение можно добавить не более 1–2 фотографии. Это уместно, когда есть чем гордиться. Используйте инфографику — она может многое рассказать, сэкономив место на листе.
Узнаваемость
Оформлять КП нужно в фирменном стиле. Так покупатель узнает компанию и вспомнит предыдущий опыт коммуникации. Узнаваемость — это не только визуальные элементы, но и структура коммерческого предложения, формулировки и общая форма изложения. Чтобы развивать индивидуальный стиль, полезно анализировать поведение конкурентов и извлекать уроки из их достижений и ошибок.
Что писать в сопроводительном письме к коммерческому предложению
Сопроводительное письмо пишут в свободной форме на бланке компании. Оно должно включать в себя:
- название и реквизиты компании-отправителя;
- наименование компании-адресата и ФИО ее руководителя;
- номер письма в журнале регистрации исходящей корреспонденции;
- дату составления;
- заголовок — например, «Сопроводительное письмо к коммерческому предложению»;
- обращение — например, «Уважаемый Александр Иванович!»
- основной текст — краткая информация о деятельности компании, продукции, услугах, преимуществах сотрудничества с ней;
- заключение — подпись руководителя компании или должность, ФИО и контакты ответственного лица.
К сопроводительному письму прикрепите прайс или каталог.
Как сделать коммерческое предложение онлайн
Онлайн-конструкторы упростят создание коммерческого предложения. В таких сервисах есть шаблоны, дополнительные инструкции и возможность отслеживания статуса КП. Понятный интерфейс и инструменты помогут легко создать документ и сделать его привлекательным.
Wilda. Здесь можно сделать не только КП, но и визитки, презентации, буклеты и флаеры. Шаблоны для каждой отрасли помогают составить целевое предложение, которое подходит именно вашей нише. В приложении платное только скачивание: за 1 раз — 100 рублей.
Wirecrm. Отправить письмо можно прямо из приложения. Есть функция, которая помогает отследить открытие КП. Оплата 399 рублей в месяц за пользователя, но есть бесплатный тариф на 14 дней.
Flowlu. Это CRM-система для создания коммерческих предложений. Предложения можно отправлять из системы письмом на e-mail клиенту или в виде прямой ссылки. Есть бесплатная консультация по внедрению.
Пример коммерческого предложения
Заголовок. Мягкая мебель для вашего офиса. От дизайн-проекта до расстановки — всего 10 дней.
Лид. Найти качественную, стильную и удобную мебель для офиса — сложная задача. Обычно крупные производители не хотят тратиться на разработку дизайнерских моделей и штампуют диваны и кресла по шаблонам. Безликая мебель заполняет пространства офисов и не выражает индивидуальность компании.
Мы понимаем, как важно для компании поддерживать фирменный стиль во всем: от дресс-кода до интерьера.
Оффер. Вместе с ООО «Береза» вы сможете:
- Реализовать любые идеи в создании интерьера.
- Заказать мебель у одного поставщика и сэкономить на доставке.
- За 10 дней обставить офис красивой и надежной мебелью.
Сотрудники и клиенты оценят по достоинству комфорт диванов и кресел.
В нашем каталоге вы можете выбрать диваны и кресла из разных коллекций (здесь дайте ссылку на каталог вашего мебельного магазина).
Отработка возражений. Почему нам стоит доверять:
- Мы выпустили более 10 000 диванов и кресел.
- Наша мебель делается по ГОСТУ.
- На весь ассортимент действует гарантия 1 год.
Призыв к действию. Чтобы сделать заказ, звоните на номер 8-800-555-33-44. До 1 декабря действует скидка 10% на всю мебель.
Как отправлять КП
Если вы уже договорились с клиентом, и он ждет от вас КП, можно отправить ему PDF файл с небольшим пояснением. Но если вы собираетесь отправить холодное КП, лучше воспользоваться одним из способов:
- Отправить КП в теле письма. Этот способ позволяет отследить, кто из получателей открыл письмо, и вы можете понять, кому стоит написать еще раз. Но чтобы отправить КП в теле письма, нужно освоить сервисы для Email-маркетинга.
- Отправка файла с сопроводительным письмом. Можно отправить письмо, в котором вы представляетесь и заинтересовываете клиента, а более подробное описание добавить в «Приложенные материалы». Если человек заинтересован, он сам заходит в файл и изучает дополнительную информацию.
- Письмо в два этапа. Сначала вы отправляете письмо, а получатели подтверждают, что хотят получить коммерческое предложение. Второй этап — отправляете КП тем, кто отозвался на ваше предложение.
- Отправка обычной почтой. В некоторых случаях это может выделить вас среди компаний-конкурентов. Письмо должно выглядеть презентабельно: конверт, хорошая бумага и марка.
Каждый из способов может органично вписаться в концепцию вашего бизнеса, но чтобы найти самый эффективный, придется тестировать.
Проверка готового коммерческого предложения
Коммерческое предложение должно произвести на клиента задуманное вами впечатление. Для этого проверьте, как выглядит документ в разных форматах:
- Посмотрите его на экране компьютера и смартфона.
- Распечатайте в цвете и в черно-белом виде.
Важно, чтобы при использовании всех основных средств просмотра, коммерческое предложение выглядело так, как вы запланировали.
Частые ошибки при составлении коммерческих предложений
При составлении коммерческого предложения часто допускают ошибки:
- Добавляют слишком много информации. Документ становится перегруженным и его тяжело воспринимать.
- Используют устаревший список клиентов. В этом случае, вероятность того, что сообщение попадет в спам, больше.
- Пишут недостаточно конкретный текст. Общие фразы без изложения точных данных не привлекут внимание.
- Пишут формально и скучно. Большинство получателей не станет читать КП.
- Пренебрегают сегментированием и отправляют одинаковые КП всем подряд.
Заключение
Грамотно составленное коммерческое предложение поможет увеличить объем продаж, а интересный и эмоциональный текст не останется без внимания. Используйте индивидуальный подход, привлекательный дизайн и предлагайте лучшие акции — тогда клиенты не смогут пройти мимо вашего КП.