Как правильно написать заявление на электронную трудовую книжку образец

Работники, ранее выбравшие ведение бумажной трудовой, могут в любой момент перейти на электронную книжку. Для этого они должны подать работодателю соответствующее заявление. Также заявления понадобятся, чтобы получить от работодателя сведения из ЭТК (форма СТД-Р) или исправить неточные сведения.

Чтобы сотрудники не занимались самодеятельностью, предлагаем вам готовые бланки таких заявлений. Просто распечатайте их и дайте им заполнить. Или сделайте на их основе образцы.

ВАЖНО! Разъяснения от КонсультантПлюс:
Сотрудник при трудоустройстве представил бумажную трудовую книжку. Сотрудник не помнит, сделал ли он выбор формы ведения трудовой книжки на предыдущем месте работы. Запись о подаче заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде отсутствует в бумажной трудовой книжке. Справку СТД-Р не представил. Справку СТД-ПФР тоже не представил, сославшись на то, что не оформлен личный кабинет на сайте Госуслуг, в ПФР и МФЦ срок изготовления справки длительный (до 1 мес.). Как оформить прием сотрудника инспектору отдела кадров? Нужно ли просить работника при трудоустройстве оформить заявление о выборе способа ведения трудовой книжки? Как быть, если заявление было все же ранее написано и способы ведения трудовой книжки в ранее написанном и новом заявлениях не совпадут? Как работодатель может проверить при приеме на работу сотрудника, был уже сделан гражданином выбор по ведению трудовой книжки в электронном или бумажном виде (и какой)? Какие санкции могут быть применены к работодателю при некорректной подаче сведений в ПФР?
Получите пробный демо-доступ к системе и бесплатно узнайте ответы на эти вопросы.

Заявление 1. Работник хочет перейти на ведение трудовой в электронном виде.

Скачать бланк заявления

Пример заявления о переходе на электронную трудовую от экспертов «КонсультантПлюс» вы можете скачать по этой ссылке, бесплатно, оформив пробный доступ.

Заявление 2. Работник просит предоставить ему сведения о трудовой деятельности (запрос на форму СТД-Р).

Скачать бланк заявления

Пример заявления о выдаче сведений из электронной трудовой от экспертов «КонсультантПлюс» вы можете скачать по этой ссылке, бесплатно, оформив пробный доступ.

Заявление 3. Работник обнаружил ошибку в сведениях о трудовой деятельности и просит внести исправления.

Скачать бланк заявления

Напомним, уведомить своих работников об изменениях в ведении трудовых книжек и издать приказ о переходе на электронные трудовые работодатели должны были до 31.10.2020. Решить, оставлять бумажный вариант трудовой или переходить на электронную версию, работники должны были до 31.12.2020. Бумажная книжка сохранялась, если работник писал соответствующее заявление:

Скачать бланк заявления

Или если молчал.

Возможно ли возобновление бумажной трудовой книжки после перехода на ЭТК, см. здесь.

Заявление о переводе на электронную трудовую книжку — это документ, которым работник выражает свое желание, чтобы работодатель фиксировал сведения о его деятельности в электронном формате.

В России осуществляется переход на ведение документации о трудовой деятельности гражданина в электронный формат. Об введении нового, компьютерного способа сохранения, предоставления и передачи данных стало известно еще в 2019 году.

Подробнее: Работодателей обяжут брать с работников заявление о переходе на электронную трудовую книжку.

Он обеспечит быстрый и постоянный доступ работников к сведениям, а для работодателей упростит кадровый учет. Переход на электронный формат для уже работающих граждан добровольный, но некоторые действия работник, в соответствии с законом, обязан выполнить.

Подробнее: Алгоритм перехода на электронные трудовые книжки.

Зачем его подавать

В ч. 2 ст. 2 ФЗ-439 от 16.12.2019 указано, что обязательством каждого работника является сообщение работодателю о своем выборе. Причем выбор производится строго в добровольном порядке. Поэтому вопрос, нужно ли писать заявление о ведении электронной трудовой книжки не стоит, решение принимает сам гражданин и он его оформляет письменно. Ответственность для трудящихся за отсутствие обращения к работодателю не предусмотрена, в этом случае администрация продолжает вести кадровую документацию в прежнем объеме в бумажном виде и дополнительно электронно.

С кого не надо брать

Законодательство предусмотрело эту обязанность для всех работающих граждан без каких-либо исключений. Предельные сроки подачи обращения не распространяются на следующих лиц:

• находящихся на больничном на период истечения предельного срока;
• находящиеся в этот момент в отпуске;
• отстраненные от работы по нормам ТК РФ или других законодательных актов;
• имеющие стаж, но не состоящие в правоотношениях с конкретным работодателем.

Эти граждане вправе заполнить заявление в любой момент, в том числе при трудоустройстве, и предоставить работодателю по основному месту работы. Вновь принимаемым в организацию сотрудникам без трудовых книжек с 2021 года бумажные варианты уже не выдаются.

Как правильно написать заявление

Законодательно не определено, как написать заявление на электронную трудовую книжку или на сохранение бумажной версии, то есть форма этого обращения свободная.

Важные моменты при составлении:

• шапка заявления должна содержать данные, позволяющие идентифицировать адресата и заявителя, то есть работодателя и работника. Необязательно указывать данные непосредственного начальника или директора, но важно точно написать название организации;
• в основной части администрации сообщается о выборе способа ведения документации о деятельности трудящегося (в бумажном виде или электронном). В качестве основания рекомендуется указать ст. 66.1 ТК РФ, но это не обязательно. Просьба выдать бумажный вариант на руки тоже не является обязательной, работодатель это сделает по ТК РФ;
• подпись и дата. Без подписи документ не имеет никакой силы.

Также в письменном обращении рекомендуется сослаться на реквизиты уведомления о выборе.

Образцы заявлений

Вот как выглядит заявление об отказе ведения трудовой книжки в бумажном формате и переходе на ее электронный вариант.

А это образец заявления о сохранении бумажной трудовой книжки и отказе от ее выдачи на руки.

Если работник хочет оба варианта

В соответствии со ст. 66.1 ТК РФ сведения в электронном виде (это и есть фактически книжка, ведущаяся электронно) составляются на каждого работника, вне зависимости от наличия бумажного варианта. Пока работник не сделает выбор в пользу компьютерного варианта, за ним сохраняется право на оба формата.

Сведения о выборе варианта ведения трудовой книжки предоставляются по новой форме СЗВ-ТД, утвержденной постановлением правления ПФР №730п в срок до 15-го числа следующего месяца.

Сроки направления

В законе точно указано, когда подавать заявление на электронную трудовую книжку, — до 31 января 2020 года. Этот срок из-за пандемии пока не сдвигался. Исключения сделаны для трудящихся, указанных выше, которые не могут присутствовать по уважительной причине на рабочих местах. Этим правом после истечения указанного срока вправе воспользоваться и другие лица, не сделавшие требуемый выбор вовремя.

Надо ли как-то регистрировать

Такого требования в нормативных документах нет, поэтому решение организация принимает самостоятельно. Учет обращений поможет систематизировать информацию и избежать конфликтных ситуаций с персоналом и контролирующими органами. Форму журнала о регистрации допускается взять стандартную, предусмотрев в ней графы с реквизитами и табельными номерами сотрудников, датой подачи обращения. Фиксируется дата реального предоставления обращения.

Наказание для работодателей за отсутствие заявлений

Нормативными актами установлен предельный срок подачи заявлений о ведении трудовых книжек и уведомлений об изменениях в законодательстве о ведении документации о трудовой деятельности. Повлиять на выбор сотрудника администрация организации не может, но сообщить заблаговременно обязана. Привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ производится только за нарушение обязанности по уведомлению и сроков предоставления письменного уведомления (до 31.10.2020).

Глушенкова Юлия
Юрист

Окончила Уральскую государственную юридическую академию в 2001 году. Работала в государственных органах и коммерческих организациях, веду частную практику.

Все статьи автора

Заявление о переводе на электронную трудовую книжку — документ, подтверждающий, что работник добровольно отказывается от бумажного бланка о стаже и согласен вести его учет только в информационной системе ПФР. Получить такой документ работодатель обязан не позже 31 декабря 2020 года.

Что это за заявления и почему они нужны

Федеральным законом от 16.12.2019 №439-ФЗ с 1 января 2021 года вводится электронная трудовая книжка (далее — ЭТК). Так назвали перевод сведений о рабочей деятельности граждан в информационную базу данных ПФР. Этот переход добровольный, но отведен срок подачи заявлений о ведении трудовых книжек работниками — до 31 декабря 2020 года. Если гражданин не хочет отказываться от традиционного бланка, заставить его никто не сможет. Но каждый работодатель обязан получить от работников письменное согласие на ведение ЭТК в онлайн-виде или сохранение действующего бумажного документа. Иначе уже с начала 2022 года проверяющие смогут штрафовать компании за невыполнение обязанностей по ст. 5.27 КоАП РФ.

Когда подавать заявление на электронную трудовую книжку

На основании постановления правительства от 19.06.2020 №887 уведомлять о новых правилах работы следует до 31.10.2020 года, а получать ответы от подчиненных — до конца года. Для ряда сотрудников введены исключения, и для них сроки сдвигаются. Речь идет про работников на продолжительном больничном или в отпуске (включая отпуск по уходу за ребенком), отстраненные от работы сотрудники. Они вправе написать согласие или отказ от бумажной ТК после того, как вернутся к исполнению должностных обязанностей.

Отдельно прописаны условия для лиц, которые впервые трудоустраиваются после 01.01.2021. С них никаких бумаг брать не надо, они автоматически переходят на электронные ТК.

Что должен сделать работодатель

Обязанность работодателя — уведомить подчиненных о нововведениях и рассказать им о возможности выбрать между бумажной и онлайн ТК. Следующая задача — собрать с сотрудников документы, из которых четко понятно, на каком варианте остановилось конкретное застрахованное лицо.

Закон не требует, чтобы работникам объясняли, как написать заявление на электронную трудовую книжку, предлагали шаблоны или иным образом помогали разобраться в написании документа. Но такая «информационная поддержка» сотрудников выгодна работодателю для выполнения установленных обязанностей. Поэтому предлагаем образец заявления о сохранении бумажной трудовой книжки, который соответствует всем требованиям законодательства.

Если работник все же согласен на сбор и учет сведений о рабочей деятельности в электронном виде, ему стоит предложить такой образец:

Не исключены ситуации, когда работники отказываются писать какие-либо документы. В этом случае у них останутся бумажные ТК, отказаться от которых они смогут в любое время.

Надо ли регистрировать полученные согласия

Нигде не прописано, что работодатель каким-то образом фиксирует и учитывает согласия и отказы, полученные от сотрудников. Но небольшой журнал учета в Excel или иной программе не помешает: по нему удобно смотреть, кто еще из сотрудников не определился, с кем стоит дополнительно поговорить и помочь выбрать. Кроме того, это удобный способ отчитаться в случае проверок Роструда.