Как правильно написать заявление на отпуск вне графика отпусков

Законно ли уйти в отпуск без заявления

Расскажем, в каких случаях заявление на отпуск необходимо, а в каких без него можно обойтись.

Иллюстрация: Andrea Piacquadio/pexels

Нужно ли заявление на отпуск по графику

Кто из работников и когда пойдет в отпуск определяет график, который составляют и утверждают в декабре на будущий год. Кадровики обязаны письменно информировать работников о приближающемся отпуске минимум за две недели до его начала.

Если процедура соблюдена, а заявление о переносе отпуска работником не предоставлено, то можно издавать приказ о предоставлении отпуска. В этом случае заявление с просьбой предоставить отпуск от работника не требуется.

Работник вправе уйти в отпуск с нарушением графика, если работодателем допущены нарушения:

уведомление о приближающемся отпуске было вручено позже, чем за две недели до планируемого начала отпуска;
отпускные выплачены с нарушением срока.

Но без письменного заявления со стороны работника в таких ситуациях не обойтись.

Такие опоздания в работе кадровиков часто связаны с большой численностью работников или наличием удаленно расположенных подразделений, что затрудняет личные встречи с персоналом для вручения уведомлений.

Кадровый ЭДО от Такском позволяет решать эти вопросы невзирая на расстояния. Неважно, где находится работник: в отдалённом филиале компании или на удалёнке – уведомление он получит в срок.

КЭДО поможет навести порядок в кадровой документации, избавит вашу компанию от штрафов и претензий контролирующих органов. При этом оператор гарантирует полную конфиденциальность и сохранность кадровых документов.

Деление отпуска

Трудовое законодательство разрешает использовать отпуск по частям при условии, что одна из них не должна быть короче двух недель. Необходимость предоставления заявления работником о дроблении отпуска зависит от того, когда работник пожелал это сделать.

Если сотрудник разделил отпуск на несколько частей еще на этапе подготовки графика ежегодных отпусков, то при приближении запланированных дат отдыха дополнительных заявлений не требуется.

Полностью процедура оформления отпусков описана в статье.

Если изначально отпуск был запланирован целиком, а ближе к делу, работник решил использовать лишь часть, то без заявления не обойтись. Причем сразу двух:

о предоставлении меньшего количества дней отпуска;
о переносе оставшихся дней на другой период.

На основании последнего вносятся изменения в график.

Нужно ли заявление на отпуск вне графика

На практике же бывает так, что при составлении графика отпусков в декабре, работники и работодатель не могут предугадать жизненных обстоятельств и производственных факторов, влияющих на возможность оформить отпуск в первоначально запланированные сроки. Поэтому законодательством предусмотрено внесение изменений в план отпусков как по инициативе работника, так и по инициативе работодателя.

В первом случае работник пишет заявление о переносе с указанием причины, а во втором непосредственный руководитель сотрудника готовит служебную записку или ходатайство о перенесении отпуска подчиненного на другой период, также объяснив причину и получив согласие работника. Но и в одной, и в другой ситуации требуется взаимное согласие сторон.

Кадровики вносят изменения в график соответствующим приказом. Оформление отпуска по вновь утвержденному графику происходит в обычном порядке.

И если условия о своевременном уведомлении и выплате отпускных соблюдаются, то заявление от работника об отпуске по новому графику не требуется.

Однако есть категории сотрудников, которые имеют право на отпуск в любое удобное время, отказать в предоставлении отпуска им работодатель не вправе. К таким относятся:

несовершеннолетние работники;
беременные работницы перед уходом в декрет;
супруги женщин в декрете;
усыновители детей в возрасте до трех месяцев;
многодетные родители, имеющие троих несовершеннолетних детей, среди которых хотя бы одному меньше 14 лет;
один из родителей (усыновитель, опекун) несовершеннолетнего ребенка-инвалида;
совместители, если параллельно оформляют отпуск на основном месте работы;
«чернобыльцы»;
почетные доноры;
супруги военнослужащих;
Герои России, СССР, Труда. Соцтруда;
полные кавалеры орденов Славы и Трудовой Славы и др.

Несмотря на безотказное право ходить в отпуск когда угодно, представители льготных категорий обязаны написать заявление на отпуск. В противном случае неявка на работу может быть расценена как прогул.

Внедрение КЭДО от Такском упростит взаимодействие между работодателем и работником по вопросам оформления кадровых документов, предоставления отпусков, ознакомления с локальными актами и т. д.

Обе стороны трудовых отношений будут экономить время за счет отсутствия необходимости личных встреч, а работодатель также снизит нагрузку на кадровую службу и сократит расходы на бумагу и картриджи.

Источник

Заявление на отпуск — это тот документ, который позволяет работнику отправиться на законный отдых с соблюдением всех правил, прописанных в трудовом законодательстве РФ. Оформлять этот документ необходимо в основном в двух случаях: если сотрудник идет в плановый оплачиваемый отпуск, а также, если он изъявляет желание отправиться во внеочередной отпуск (в связи с учебой, беременностью, личными обстоятельствами и т.п.).

Во втором варианте желательно подтвердить необходимость внепланового отпуска документально, в противном случае, работодатель может отказать, ссылаясь на незаменимость подчиненного на рабочем месте.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления на отпуск .docСкачать образец заполненного заявления на отпуск .doc

Как правильно оформить заявление на отпуск

Четких правил по заполнению данного заявления нет, как и нет единого для всех стандартного образца. Единственное исключение — крупные предприятия, иногда в их кадровых отделах имеются специально разработанные унифицированные бланки на все случаи жизни, в том числе и на предоставление отпуска.

Чаще всего заявление пишется в свободной форме.

Главное – указать в документе дату начала и конца отпуска, а также точное количество дней (по календарю) и, если запрашивается разрешение на внеочередной отпуск, написать о его причине.

Продолжительность отпуска может быть любой – смотря как договорятся руководитель и подчиненный. Однако следует помнить, что законная длина планового отпуска – 28 дней, поэтому, если отпуск требуется на более длительное время, то остальные дни идут за счет сотрудника.

Документ можно написать как от руки, так и напечатать на компьютере – главное, чтобы на нем стояла «живая» подпись.

Инструкция по написанию заявления

Как и все прочие документы, данное заявление имеет довольно традиционную форму. Вверху справа указывается должность руководителя (генеральный директор, директор, начальник производства и т.д.), полное название предприятия (в т.ч. его организационно-правовая форма), а также в родительном падеже фамилия, имя, отчество руководителя (имя-отчество можно поставить в виде инициалов).

Далее вписываются персональные сведения о сотруднике: его должность и структурное подразделение (отдел), к которому он относится, при условии, что работник трудится не в основном офисе, фамилия, имя, отчество.

Чуть ниже по центру строки следует написать название документа, в данном случае это слово «заявление», и поставить точку.

Содержание заявления

Следующая часть касается собственно содержания. Здесь надо написать просьбу об отпуске, обозначить его тип (очередной, внеочередной, без сохранения заработной платы и т.д.), желаемый период (число, месяц, год начала и конца отпуска) и точное количество календарных дней (включая первый и последний день). Если отпуск внеочередной, то следует указать основание для его предоставления с прикреплением к заявлению необходимых подтверждающих справок и т.п.

В завершение нужно поставить подпись и дату составления документа.

После написания заявления

После того, как заявление на отпуск написано, его следует передать либо секретарю организации, либо специалисту по кадрам. Далее ответственное лицо обязано предоставить этот документ руководителю на рассмотрение. После принятия какого-либо решения, начальник ставит на заявлении свою резолюцию, подписывает его и возвращает обратно.

Директор может согласиться на предоставление отпуска в запрашиваемые сроки, предложить отпуск в другое время или же отказать. Отказ может быть мотивирован тем, что на данный момент времени заменить заявителя некем (обычно график отпусков составляется заранее и руководство всегда твердо знает, кто будет замещать того или иного отпускника, что исключено при внеочередных отпусках). Однако в некоторых случаях отказ в отпуске неправомерен. В частности, независимо от обстоятельств придется отпустить:

работающего пенсионера;
инвалида;
внешнего совместителя;
студента ВУЗа, ПТУ или др. учебного заведения;
другие категории сотрудников, прописанных в ТК РФ.

Следует отметить, что в большинстве таких случаев работник все же обязан предоставить руководителю документы, подтверждающие его право на отпуск вне графика.

Если, несмотря на предъявленные документы, начальство отказывается отпустить сотрудника в отпуск, оно может понести наказание в виде штрафа, поэтому нормы закона, защищающие права работников, соблюдать нужно обязательно.

Источник

Роструд разъяснил, как работодатель может оформить часть очередного отпуска, который предоставляется работнику вне графика отпусков.

В своем письме от 18.05.2022 № ПГ/11111-6-1 ведомство напоминает, что в общем порядке отпуск предоставляется на основании графика отпусков и приказа работодателя.

Вместе с тем у работника может возникнуть ситуация, когда ему необходимо по семейным или иным обстоятельствам использовать дни отпуска вне графика.

Порядок оформления переноса отпуска на другой срок по инициативе работника ТК РФ не определен.

По мнению Роструда, для оформления оплачиваемого отпуска вне графика работнику следует написать заявление на имя работодателя (законодательством форма не установлена). Текст этого заявления должен содержать данные о периоде, на который предоставляется отпуск.

На основании указанного заявления работодатель вправе издать приказ, затем внести изменения в график отпусков и при необходимости в личную карточку работника.

Источник



Если работник идет в отпуск не по графику, как это оформить?

Добрый день! Уже спрашивала про график отпусков, но не уточнила вот такой нюанс: если работник идет в отпуск не по графику то от него мне нужно заявление на перенос отпуска, после издается приказ о переносе и отметке в графике отпусков, а дальше? Надо ли еще заявление от работника на отпуск и отдельный приказ на отпуск? Спасибо.

Здравствуйте!

В соответствии со статьей 123 ТК график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Чтобы внести изменения в график отпусков, необходимо заявление работника с визой руководителя или иного уполномоченного лица.
Если работодатель согласится удовлетворить заявление работника, то на основании заявления издается приказ о предоставлении отпуска с такого-то числа на столько дней и о внесении изменений в график отпусков.
Работник расписывается в приказе.
На основании приказа вносятся изменения в график отпусков.
Отпуск работника начинается с новой даты.

Заполнить и сдать персонифицированные сведения через интернет

Nataly S, а на новую дату отпуска нужны заявление работника и приказ на отпуск?

Цитата (Такука):а на новую дату отпуска нужны заявление работника и приказ на отпуск?

Ответ имеется выше:

Цитата (Nataly S):Чтобы внести изменения в график отпусков, необходимо заявление работника с визой руководителя или иного уполномоченного лица.

Цитата (Nataly S):на основании заявления издается приказ о предоставлении отпуска с такого-то числа на столько дней и о внесении изменений в график отпусков.

г. Ростовская область332 187 баллов

Добрый день,

Цитата (Такука):если работник идет в отпуск не по графику то от него мне нужно заявление на перенос отпуска

Заявление надо не о переносе отпуска, а просто заявление о предоставлении отпуска с такого-то числа на столько-то дней, а далее:

Цитата (Nataly S):Если работодатель согласится удовлетворить заявление работника, то на основании заявления издается приказ о предоставлении отпуска с такого-то числа на столько дней и о внесении изменений в график отпусков.
Работник расписывается в приказе.
На основании приказа вносятся изменения в график отпусков.
Отпуск работника начинается с новой даты.

Nataly S, Заявление работник может написать хоть за день до отпуска или есть определенные сроки? Имею ввиду перенос отпуска.

Составьте положение об оплате труда и правила внутреннего трудового распорядка по готовым шаблонам

Добрый день! Если работник идет в отпуск раньше чем указано в графике отпусков,то в данном случае достаточно того чтоб работник написал заявление на отпуск и его подписал руководитель, а уже после того как руководитель поставит свою резолюцию не возражаю или к примеру в Приказ,то кадровик готовит Приказ.Да и не забывайте,что согласно ТК отпускные надо начислить и выплатить за три дня до того,как сотрудник уйдет в отпуск.

А вот если у работника по графику отпуск в июле,а ему надо к примеру в сентябре, то тогда надо написать заявление работнику о переносе отпуска с указанием причины переноса, а когда заявление будет согласовано то в графике укажите новые даты отпуска работника

Цитата (Такука):Заявление работник может написать хоть за день до отпуска или есть определенные сроки?

В соответствии со статьей 136 ТК отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три дня до отпуска. Если отпускные сотрудник получил вчера, а сегодня явился с заявлением о переносе отпуска, я бы его послала … в отпуск.
Никому не нужны сложности с отражением отпускных в отчетности, с уплатой НДФЛ и т.д. и т.п.

Аналогично и с другой ситуацией, когда у сотрудника отпуск начинается в октябре,а сегодня он пришел с заявлением об изменении срока начала отпуска , потому как ему очень нужно уйти в отпуск завтра. Если этот сотрудник не относится к льготным категориям работников, которые имеют право уйти в отпуск в удобное для них время (почетные доноры, Герои, ..), то имеет смысл отказать такому сотруднику, чтобы не идти на нарушением норм ТК РФ с перспективой штрафа по статье 5.27 ТК.

Цитата (Katrin-Dinev):А вот если у работника по графику отпуск в июле,а ему надо к примеру в сентябре, то тогда надо написать заявление работнику о переносе отпуска с указанием причины переноса, а когда заявление будет согласовано то в графике укажите новые даты отпуска работника

Katrin-Dinev, подскажите, а я должна приказы напечатать о 1).переносе отпуска и о внесении изменения в график отпусков и 2). о самом отпуске? У меня очень много именно таких работников, которые идут позже заявленного. Спасибо.

Рассчитать «сложную» зарплату с коэффициентами и надбавками

г. Новосибирск191 048 баллов

Добрый день.

Цитата (Такука):я должна приказы напечатать о 1).переносе отпуска и о внесении изменения в график отпусков и 2). о самом отпуске? У меня очень много именно таких работников, которые идут позже заявленного.

Насколько позже?
Если срок небольшой, можно ограничиться одним приказом. Если срок больше месяца — отдельный приказ на перенос, отдельный — на отпуск (обычно его делают не ранее, чем за 2 недели до начала отпуска).

Цитата (Такука):а я должна приказы напечатать о 1).переносе отпуска и о внесении изменения в график отпусков и 2). о самом отпуске?

Ответ на этот вопрос прозвучал уже дважды:

Цитата (Nataly S):Ответ имеется выше:

Третья попытка:

Если отпуск переносится на более поздний срок, то нужно внести изменения в график отпусков на основании соответствующего приказа. В противном случае в случае проверки ГИТ штраф по статье 5.27 КоАП неминуем, потому что имеет место нарушение норм ТК РФ, в частности статьи 123 ТК:

Цитата:Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

Если работник не ушел в отпуск в оговоренный графиком отпусков срок, то работодатель не выполнил свои обязанности, за что и поплатится при проверке. Чтобы нарушения не было, необходимо внести изменения в график отпусков, которые делаются на основании ПРИКАЗА. И тогда работник пойдет в отпуск своевременно, в соответствии с измененным графиком отпусков.

Цитата (Такука):У меня очень много именно таких работников, которые идут позже заявленного.

В данном случае ТКРФ установлены сроки, в которые работник должен «уложиться».
Работник должен написать заявление на перенос отпуска на более поздний срок НЕ позднее чем за 2 недели до заявленной графиком отпусков даты, иначе — он пойдет в отпуск в соответствии с графиком!

Например, отпуск у работника с 01.08.2019 года. Он вдруг надумал пойти в отпуск с 01.09.2019 года, тогда он должен написать заявление об отпуске не менее чем за 2 недели до 01.08.2019 года (например, 15.07.2019). и если работодатель не против — он пойдет в отпуск в сентябре.
Иначе, если работник не позаботился о переносе отпуска (согласовании), то Работодатель просто уведомит работника о том, что у него отпуск с 01.08.2019 года (не менее чем за 2 недели), и работник обязан будет пойти в отпуск в соответствии с графиком отпусков.

Статья 123 ТК РФ. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков (действующая редакция)
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Цитата (Анна Влада):Например, отпуск у работника с 01.08.2019 года. Он вдруг надумал пойти в отпуск с 01.09.2019 года, тогда он должен написать заявление об отпуске не менее чем за 2 недели до 01.08.2019 года (например, 15.07.2019). и если работодатель не против — он пойдет в отпуск в сентябре.
Иначе, если работник не позаботился о переносе отпуска (согласовании), то Работодатель просто уведомит работника о том, что у него отпуск с 01.08.2019 года (не менее чем за 2 недели), и работник обязан будет пойти в отпуск в соответствии с графиком отпусков.

Повторюсь, что график до меня составлялся без учета мнений руководителей структурных подразделений и самих работников. Теперь я пожинаю плоды. Если работник не знает еще точной даты ухода в отпуск, но идет он позднее — это точно. Разные причины: бух-р не пошел в свое время, потому что вдруг проверка, потом отчеты, старшая медсетра — потому что ждала аукциона на медосмотры, отпуск у некоторых работниц зависит от прихода мужей из морей и т.д. Можно ли им на уведомлении о начале отпуска написать — планирую перенос отпуска? После пишет заявление на перенос отпуска (как он будет писать, ведь даты то он не знает?) А уже потом, когда будет ясна дата, подаст заявление на отпуск. В общем, беда….Спасибо всем, что терпите мои вопросы, но я не знаю, как из этой ситуации выбраться. И так же понимаю, что на следующий год будут такие же проблемы…

Программа «Контур.Зарплата» автоматически рассчитает сумму пособия и заполнит электронный больничный

г. Новосибирск191 048 баллов

Цитата (Такука):Повторюсь, что график до меня составлялся без учета мнений руководителей структурных подразделений и самих работников. Теперь я пожинаю плоды.

Мнения работников и их руководителей при составлении графика отпусков роли не играют (ст. 123 ТК).

Цитата (Такука):Если работник не знает еще точной даты ухода в отпуск.

И как бы помог учёт мнения работника при составлении графика отпусков, если он сам не знает дату своего отпуска? Пусть пишет заявление на перенос отпуска на любую более позднюю дату.

Цитата (Такука):А уже потом, когда будет ясна дата, подаст заявление на отпуск.

Потом подаст ещё одно заявление на перенос даты отпуска.

Цитата (Sveto4Divny):Мнения работников и их руководителей при составлении графика отпусков роли не играют (ст. 123 ТК).

Раньше никогда не занималась ни графиком, ни отпусками, ни кадровой работой. На двух предшествующих работах ОК раздавал черновики графиков руководителям в структурные и мнением нашим всегда интересовались, кто и когда хотел бы, потом, на основании этих хотелок и составляли график. Все решалось полюбовно. Мне сейчас пришлось с этим столкнуться — все очень не просто и не так.

Добрый день!

Хочу подвести итог в теме и от себя немного добавить.

1. Главное — график отпусков. Как в нем написано, так и надо идти в отпуск. Хочет кто-то в другое время — надо уточнять график отпусков.

2. Если работник, как положено, идет в отпуск по графику, то он никаких заявлений не пишет.
Вместо заявления сам работодатель (кадры, или кто-то специально назначенный для этого) пишет работнику письмо-извещение о начале отпуска не позднее, чем за две недели до его начала. Работник подписывается в этом извещении, что «ознакомлен» и … всё, идет в указанные даты в отпуск…

3. Заявление об отпуске пишет только тот работник, который идет не по графику (например, новый работник, отработал 6 месяцев, а в графике его нет).

4. Если работник хочет пойти в отпуск не по графику, он должен изменить этот график. О том, как изменить, уже иного писали. Главное — заявление от работника об изменении отпуска.

5. Если при этом до отпуска (по измененному графику) остаётся менее двух недель, лучше написать еще одно заявление на отпуск, поскольку оформить через «извещение» уже не позволяют сроки.

6. Если отпуск переносится на более поздний срок, то сначала заявление о переносе срока, потом внесение изменений в график. А уже за две недели до нового срока отпуска всё в обычном порядке — извещение от работодателя за две недели и подпись на нем работника…

Вот, как-то так.

Но с графиком надо работать с самого начало, не пускать на самотёк.

Успехов!

Александр Погребс, я очень стараюсь, что поделать, если до меня на кадровую работу всем было плевать. Спасибо всем и….это не последний мой вопрос по отпуску!

ЭЦП без визита в госорганы

Цитата (Такука):это не последний мой вопрос по отпуску!

На всякий случай…
Не забывайте правила форума: новый вопрос в новой теме… 😉

Успехов!

Источник