Как правильно написать заявление на внеплановый отпуск

Заявление на отпуск — это тот документ, который позволяет работнику отправиться на законный отдых с соблюдением всех правил, прописанных в трудовом законодательстве РФ. Оформлять этот документ необходимо в основном в двух случаях: если сотрудник идет в плановый оплачиваемый отпуск, а также, если он изъявляет желание отправиться во внеочередной отпуск (в связи с учебой, беременностью, личными обстоятельствами и т.п.).

Во втором варианте желательно подтвердить необходимость внепланового отпуска документально, в противном случае, работодатель может отказать, ссылаясь на незаменимость подчиненного на рабочем месте.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления на отпуск .docСкачать образец заполненного заявления на отпуск .doc

Как правильно оформить заявление на отпуск

Четких правил по заполнению данного заявления нет, как и нет единого для всех стандартного образца. Единственное исключение — крупные предприятия, иногда в их кадровых отделах имеются специально разработанные унифицированные бланки на все случаи жизни, в том числе и на предоставление отпуска.

Чаще всего заявление пишется в свободной форме.

Главное – указать в документе дату начала и конца отпуска, а также точное количество дней (по календарю) и, если запрашивается разрешение на внеочередной отпуск, написать о его причине.

Продолжительность отпуска может быть любой – смотря как договорятся руководитель и подчиненный. Однако следует помнить, что законная длина планового отпуска – 28 дней, поэтому, если отпуск требуется на более длительное время, то остальные дни идут за счет сотрудника.

Документ можно написать как от руки, так и напечатать на компьютере – главное, чтобы на нем стояла «живая» подпись.

Инструкция по написанию заявления

Как и все прочие документы, данное заявление имеет довольно традиционную форму. Вверху справа указывается должность руководителя (генеральный директор, директор, начальник производства и т.д.), полное название предприятия (в т.ч. его организационно-правовая форма), а также в родительном падеже фамилия, имя, отчество руководителя (имя-отчество можно поставить в виде инициалов).

Далее вписываются персональные сведения о сотруднике: его должность и структурное подразделение (отдел), к которому он относится, при условии, что работник трудится не в основном офисе, фамилия, имя, отчество.

Чуть ниже по центру строки следует написать название документа, в данном случае это слово «заявление», и поставить точку.

Содержание заявления

Следующая часть касается собственно содержания. Здесь надо написать просьбу об отпуске, обозначить его тип (очередной, внеочередной, без сохранения заработной платы и т.д.), желаемый период (число, месяц, год начала и конца отпуска) и точное количество календарных дней (включая первый и последний день). Если отпуск внеочередной, то следует указать основание для его предоставления с прикреплением к заявлению необходимых подтверждающих справок и т.п.

В завершение нужно поставить подпись и дату составления документа.

После написания заявления

После того, как заявление на отпуск написано, его следует передать либо секретарю организации, либо специалисту по кадрам. Далее ответственное лицо обязано предоставить этот документ руководителю на рассмотрение. После принятия какого-либо решения, начальник ставит на заявлении свою резолюцию, подписывает его и возвращает обратно.

Директор может согласиться на предоставление отпуска в запрашиваемые сроки, предложить отпуск в другое время или же отказать. Отказ может быть мотивирован тем, что на данный момент времени заменить заявителя некем (обычно график отпусков составляется заранее и руководство всегда твердо знает, кто будет замещать того или иного отпускника, что исключено при внеочередных отпусках). Однако в некоторых случаях отказ в отпуске неправомерен. В частности, независимо от обстоятельств придется отпустить:

• работающего пенсионера;
• инвалида;
• внешнего совместителя;
• студента ВУЗа, ПТУ или др. учебного заведения;
• другие категории сотрудников, прописанных в ТК РФ.

Следует отметить, что в большинстве таких случаев работник все же обязан предоставить руководителю документы, подтверждающие его право на отпуск вне графика.

Если, несмотря на предъявленные документы, начальство отказывается отпустить сотрудника в отпуск, оно может понести наказание в виде штрафа, поэтому нормы закона, защищающие права работников, соблюдать нужно обязательно.

Что делать, если отпуск нужен именно завтра

Необходимость уйти во внеплановый отпуск возникает довольно часто: то горящая путевка подвернулась, то родственники из Воркуты нагрянули и хочется принять их со всем радушием. Иногда ни у работодателя, ни у сотрудника попросту нет пресловутых трех дней — как, например, у Алексея.

Что делать руководителю? Прежде всего, напомнить себе, что выплата отпускных с нарушением сроков грозит бухгалтеру или директору штрафом в размере от 10 000 до 20 000 рублей, организации — от 30 000 до 50 000 рублей (п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ). Если начальник хочет пойти навстречу и есть возможность выплатить отпускные в день обращения, он может предложить сотруднику оформить на ближайшие три дня без содержания, а на последующие дни — оплачиваемый отпуск. Заявления и приказы кадровая служба оформляет в обычном порядке.

Алексей Филонов обратился к руководителю в понедельник 11 ноября 2019 года. В отпуск он хочет уйти с 12 ноября и готов к тому, что отпускные получит уже на отдыхе. Его начальник согласен отпустить Алексея, но не хочет нарушать законодательство, поэтому предложил ему написать заявление на оплачиваемый отпуск с 15 ноября, а предыдущие дни с 12 по 14 включительно оформить без содержания. Это наиболее безопасный вариант для работодателя, а для работника — приемлемый компромисс.

Что такое «не менее чем за три дня»

Сроки выплаты отпускных — не позднее чем за три для до начала отпуска — указаны в ст. 136 ТК РФ. И это положение вызывает вопросы у бухгалтеров.

Первый из них — в каких днях считать, календарных или рабочих? Роструд в письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 и Минтруд России в информационном сообщении от 16.06.2014 уточнили, что отсчитывать надо три календарных дня. Если день выплаты совпадает с выходным или праздником, выплатить надо накануне.

Если бы Алексей Филонов написал заявление об отпуске со вторника 5 ноября 2019 года, бухгалтерия должна была бы перечислить отпускные не позднее пятницы 1 ноября, ведь 2 и 3 ноября — выходные, а 4 ноября — официальный государственный праздник.

Еще один вопрос — включать ли день выплаты в определенные законом три дня? Однозначного утвержденного трудовым законодательством решения до сих пор нет. В письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 Роструд допускает, что работодатель вправе начислить отпускные в первый из трех дней. И эта позиция получила поддержку в судебных инстанциях: Кемеровский областной суд (определение от 26.01.2017 № 33-942/2017) и Ленинградский областной суд (определение от 06.08.2015 № 33-3731/2015) приняли сторону работодателя, признавая его право включать день выплаты в обозначенные три дня.

Но есть и прецеденты, когда суды приняли противоположную точку зрения. Например, Челябинский областной суд апелляционным определением от 17.09.2015 № 11-11043/2015 указал на то, что между датами начала отпуска и оплатой должно пройти три полных дня, и признал неправоту медучреждения, выплатившего деньги с нарушением этого срока. Аналогичные решения были приняты Ростовским областным судом (определение от 16.09.2013 № 33-11864) и Пермским краевым судом (решение от 23.01.2018 № 21-46/2018).

Более того, в 2018 году заместитель руководителя Минтруда РФ Иван Шкловец, отвечая на вопросы пользователей портала «Зарплата», уточнил:

«Сроки выплаты определяются в календарных днях. Если отпуск предоставляется с понедельника, он начинается в ноль часов понедельника, то есть с воскресенья на понедельник. Следовательно, и отсчитываются три календарных дня назад — до ноля часов пятницы. Значит, отпускные должны быть выплачены до ноля часов пятницы.

Предыдущий рабочий день — четверг — завершается в 18 часов, поэтому отпускные должны быть выплачены до конца рабочего дня четверга либо перечислены после 18 часов, но не позже ноля часов пятницы».

Учитывая эту точку зрения, настоятельно рекомендуем отслеживать, сколько времени осталось до начала отпуска, и перечислять отпускные самое позднее на четвертый день перед отпуском. Делать это заранее законодательство не запрещает.

Ситуация Алексея Филонова может быть решена так: отпускные Алексей получает 11 ноября, а оплачиваемый отпуск оформляет с 15 ноября. Тогда положенные сроки будут соблюдены.

Какие перемены нас ждут

Сейчас Госдума рассматривает проект поправок в ст. 136 Трудового кодекса РФ, подготовленный специалистами Минтруда. Решение идет вразрез с ранее озвученной позицией: ведомство предлагает исчислять время между началом отпуска и выплатой рабочими днями.

Кроме того, кардинально поменяется подход к выплатам в случае внепланового отпуска. Если сотрудник подает заявление на отпуск вне графика менее чем за три дня до его начала, работодатель обязан перевести деньги не позднее трех дней с даты подачи заявления. То есть отсчет времени будет вестись наоборот: не от начала отпуска отсчитывать назад, а от даты заявления — вперед. Для отпусков по графику сохранится прежний порядок.

Для сравнения разберем ситуацию Алексея Филонова по действующим и по предлагаемым Минтрудом правилам.

Изменения, предлагаемые Минфином, серьезно облегчат задачу работодателя: изыскать средства и выплатить их сотруднику в течение нескольких часов может далеко не каждое предприятие. Да и для кадровиков двойная работа: сначала оформить отпуск без содержания, потом второй — оплачиваемый. С утверждением поправок к ст. 136 ТК РФ эти сложности уйдут в прошлое. Надо только помнить, в каком случае три дня отсчитывать перед отпуском, а в каком — после заявления.