Как правильно написать заявление на выдачу трудовой книжки на руки образец

0

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Трудовые книжки ведутся по форме, утвержденной Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. А вот ответственным за непосредственное ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек является специально уполномоченное лицо, которое назначается приказом (распоряжением) работодателя (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

О порядке выдачи работнику оригинала трудовой книжки расскажем в нашей консультации и приведем образец соответствующего заявления.

Сразу отметим, что иногда под выдачей трудовой книжки понимается ее оформление поступающему на работу впервые (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Для заявления на выдачу трудовой книжки впервые образец предельно прост: «В связи с заключением трудового договора впервые прошу оформить мне трудовую книжку». Похожее заявление составляется и при оформлении трудовой книжки работнику, поступающему без трудовой книжки по причине ее утраты, повреждения и т.д. (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Но в этих случаях не идет речь о выдаче книжки на руки работнику.

Можно ли выдавать оригинал трудовой книжки?

В общем случае трудовая книжка возвращается работнику в день его увольнения (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Другой случай, когда работник вправе получить оригинал трудовой книжки, — трудовая книжка понадобилась работнику в целях его обязательного социального страхования (обеспечения) (ст. 62 ТК РФ).

В иных случаях, когда работнику нужна трудовая книжка, работодатель должен выдавать ее заверенную копию или выписку из трудовой книжки. Делать это нужно в течение 3 рабочих дней со дня получения соответствующего письменного заявления работника.

Выдать по своему желанию или по просьбе работника вместо копии оригинал трудовой книжки работодатель не имеет права.

Выдача трудовой книжки по заявлению работника

Когда работник увольняется, трудовая книжка должна быть выдана ему автоматически. То есть никаких заявлений на ее получение работник писать не должен. Но возможна и иная ситуация. Например, в день прекращения трудового договора работник отсутствовал на работе или отказывается от получения трудовой книжки. В этом случае работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или дать согласие на отправление книжки по почте. Соответственно, работник может передать работодателю такое согласие.

Что касается выдачи оригинала трудовой книжки работнику, который не увольняется, то, как указывалось выше, такое возможно, если работнику нужна трудовая книжка для целей его обязательного социального страхования (обеспечения) (например, для назначения или перерасчета пенсии). В этом случае без заявления работника также не обойтись. Выдать оригинал трудовой книжки работодатель должен не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления от работника.

Работник, которому работодатель выдал оригинал трудовой книжки, обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть трудовую книжку работодателю (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

Работодателю при выдаче оригинала трудовой книжки важно документально подтвердить такой факт. Например, сделать запись в книге учета движения трудовых книжек или взять с работника расписку о получении оригинала трудовой книжки. Тем самым работодатель сможет избежать ответственности в случае, если, скажем, работник потеряет свою трудовую книжку.

В иных случаях, к примеру, работник просит оригинал трудовой книжки для представления в банк, заявление работника должно быть оставлено без рассмотрения. У работника нет права требовать оригинал трудовой книжки в случаях, не предусмотренных ТК РФ, а у работодателя, соответственно, нет права выдавать оригинал книжки.

Как написать заявление на выдачу трудовой книжки на руки

Заявление на получение оригинала трудовой книжки составляется в произвольной форме. Оно адресуется на имя руководителя организации, содержит Ф.И.О., должность работника, его просьбу выдать трудовую книжку, а также причину, по которой трудовая книжка запрашивается.

Приведем для заявления работника на выдачу трудовой книжки образец заполнения.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Заявление о выдаче трудовой книжки — это документ, позволяющий работодателю отдать работнику бланк на руки. Оригинал документа он вправе выдать только в нескольких случаях, предусмотренных законодательством.   

В каких случаях работнику может понадобиться ТК

В соответствии с Трудовым кодексом России основным документом, включающим сведения обо всем периоде рабочего процесса работника, является трудовая книжка (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Она ведется по форме, утвержденной Приказом Минтруда России № 320н от 19.05.2021.

При трудоустройстве человек отдает ее в отдел кадров и оставляет на хранение до расторжения договора. Если молодой специалист устроился на первое рабочее место в своей жизни, то работодатель приобретает новый бланк и вносит первую запись (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

Задача по ведению, хранению и выдаче возлагается на работодателя, который организует процесс работы с документами (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). Уполномоченное лицо, которое непосредственно отвечает за эти бланки строгой отчетности, назначается распоряжением руководителя (п. 41–42 Порядка, утв. Приказом Минтруда России № 320н от 19.05.2021).

Иногда работнику требуется получить книжку в разных целях:

• в Пенсионный фонд РФ — для оформления пенсии;
• в органы соцзащиты — для получения пособий и компенсаций;
• в банки — для получения кредитов;
• в другие госструктуры — для подтверждения занятости;
• для устройства на дополнительную работу и др.

Для этого необходимо написать заявление на предоставление трудовой книжки и отдать в отдел кадров. В некоторых случаях по закону работодатель обязан отдать оригинал, в других — только копию и выписку.

Может ли работодатель выдать ТК работнику

Законодательство предусматривает только несколько случаев, когда документ выдается работнику на руки. Обычно ТК возвращают человеку в день расторжения договора (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). И для этого заявки не требуется. Уволенному сотруднику отдают ТК автоматически сразу после увольнения. Но иногда это невозможно, поскольку человека нет на месте по разным причинам — например, из-за болезни. Тогда он пишет заявление или согласие, чтобы ТК отправили по почте по конкретному адресу.

Другой случай, когда работодатель вправе выдать на руки оригинал, — предоставление документа в госорганы в целях обязательного соцстрахования — например, для назначения или перерасчета пенсионного пособия. В такой ситуации работник пишет заявление на получение трудовой книжки на руки, указав основание. Руководство обязано отдать оригинал через три рабочих дня, не позже (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

В этой ситуации обязательно зафиксируйте факт выдачи документа. Например, запишите это в книге учета или получите расписку с подчиненного, который забрал подлинник. Это обезопасит работодателя и снимет с него ответственность, если произойдут непредвиденные обстоятельства — например, потеря, кража бланка или обычная халатность сотрудника.

В других ситуациях, например для предоставления сведений о работе в банковское учреждение, руководство обязано выдать не оригинал, а заверенную копию или выписку из ТК. На это отводится 3 рабочих дня с момента получения заявки от служащего. Руководство компании не вправе принимать решение о выдаче подлинника вместо выписки, если это не предусмотрено законодательством.

Как написать заявление на выдачу трудовой книжки

Каждая компания сталкивается с необходимостью выдавать ТК или выписки из нее работникам. Чтобы удовлетворить просьбу подчиненного, руководителю необходимо получить от него не устное, а письменное обращение. Только в этом случае он обязан выдать документ. Работник обращается с этой целью в отдел кадров и просит бланк такой заявки.

В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы заявления на трудовую книжку, ее составляют в произвольном виде. Чтобы не изобретать велосипед, в компании такие типовые формы разрабатывают заранее.

По общепринятым правилам его составляют следующим образом:

• в правом верхнем углу — кому (фамилия и инициалы, должность руководителя, название организации) и от кого (фамилия и инициалы, должность заявителя);
• посередине — название документа;
• основная часть, в которой пишут просьбу предоставить ТК и обоснование, почему и куда она требуется;
• дата и подпись с расшифровкой.

Бумагу оставляют в отделе кадров, пока служащий не вернет ТК на место.

Вот шаблон заявки для отправки ТК по почте:

А это заполненный образец для предоставления документа в ПФР:

Что делать, если работодатель не выдает трудовую книжку

Если руководство компании по закону обязано выдать ТК, то его вправе привлечь к ответственности. При увольнении Трудовой кодекс РФ обязывает руководство компании провести расчет с работников и выдать документы в день расторжения договора. Если этого не произошло, работодателю придется отвечать.

Например, если невыдача бланка повлияет на отказ человеку в дальнейшем трудоустройстве, то работодатель обязан возместить бывшему коллеге моральный вред (ст. 234, 237 ТК РФ). В этой ситуации человек вправе обратиться в территориальный орган Роструда, Трудовую инспекцию или подать в суд иск о выдаче трудовой книжки и потребовать с бывшего руководства выдать зарплату за время задержки документа и взыскать компенсацию.

Кроме материальной ответственности, нарушителя вправе оштрафовать (ч. 1 ст. 5.27 КоАП):

• компанию — от 30 тыс. до 50 тыс. руб.;
• директора (или ИП) — от 1 тыс. до 5 тыс. руб.

За повторное нарушение грозит штраф (ч. 2 ст. 5.27 КоАП):

• для организации — от 50 тыс. до 70 тыс. руб.;
• для руководителей — от 10 тыс. до 20 тыс. руб.