Как правильно написать журнал выдачи ключей

Журнал выдачи ключей от помещений

Для систематизации записей о выдаче и возврате ключей от помещений используют специальный журнал. Он также позволяет контролировать, кто из сотрудников, когда и от какого объекта, кабинета или офиса брал ключи. Заполняет документ ответственный за выдачу ключей сотрудник или специалист службы охраны. Это зависит от того, на каком предприятии или в какой организации ведется учет.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала выдачи ключей от помещений .docСкачать образец журнала выдачи ключей от помещений .doc

Общие сведения

Выдавать ключи от объекта уполномоченный на это сотрудник обязан при предъявлении документа. Цель такого действия — уменьшить вероятность несчастных случаев или краж на предприятии, проследить, имеет ли доступ к объекту или офису берущий ключ сотрудник.

Документ должен постоянно быть на рабочем месте. А после того как будет заполнена последняя строка таблицы, журнал отправляют на хранение в специальное помещение с остальными документами компании. Хранить его нужно в течение 3 лет.

Как правильно заполнять журнал

Утвержденной формы такого журнала нет. Но структура документа, как правило, всегда одинакова, независимо от типа предприятия.

Журнал представляет собой книгу, внутри которой находится таблица. Титульный лист заполняется так:

подписывают наименование предприятия, отдела или структурного подразделения;
ставят дату начала ведения журнала;
ставят дату окончания ведения (когда журнал будет заполнен).

Бланк содержит таблицу, графы которой должны включать следующую информацию:

Номер по порядку.
Дату.
Номер помещения или его название.
Время, когда был выдан ключ.
ФИО и должность сотрудника, которому был выдан ключ.
Время возврата ключа.
Подпись сотрудника, который сдал ключ.
Подпись ответственного за хранение и выдачу ключа работника.

К сведению! В некоторых бланках может присутствовать графа «Примечание». Заполняется она по желанию. Образец заполнения журнала и пустой бланк можно скачать на нашем сайте.

Изготовленный в типографии бланк может иметь также сквозные отверстия для шнуровки. Так как унифицированной формы нет, возможны различные варианты названия документа и внешний вид.

Скопировать урл

Распечатать

Ваш вопрос – наш ответ

Задать вопрос

Гость_15474

4 марта 2023 в 09:52

Правильно я понимаю, что основной (если это есть продажа) то а все остальные производные для этой продажи?
или…

Вопрос по определению ОКВЭД
Гость_13189 Полина

3 марта 2023 в 21:06

следует читать: Направляла вместе с заявлением на возврат документ- подтверждение…

Какая статья НК 78 или 79
Гость_13189 Полина

3 марта 2023 в 20:52

Стандартный имущественный вычет на доход от продажи 1млн.р. Направляла письмо той же ИФНС от 2008г. о предоставлении…

Какая статья НК 78 или 79
Редактор Мария Власова

3 марта 2023 в 20:38

Вычет какой — имущественный?

Какая статья НК 78 или 79

Источник

Журнал приема, сдачи и выдачи ключей

В организациях и учреждениях, школах и ДОУ может вестись и заполняться Журнал приема и выдачи ключей с целью, в случае необходимости, оперативного открытия помещений и доступа к ним. Ведение учета приема, сдачи и выдачи ключей позволяет контролировать, кем из работников, когда и от какого кабинета были взяты ключи. Ведение журнала предоставляет возможность избежать кражи, оперативно узнать открыто ли помещение, кто пользовался или пользуется помещением в данное время, являлся и является ответственным за порядок и пожарную безопасность в кабинете.

Унифицированной формы журнала нет, поэтому разработали образец Журнала приема и выдачи ключей от помещений организации, в котором будет отражена вся необходимая для проверки или служебного расследования информация. На титульном листе журнала приема и сдачи ключей должно быть указано наименование организации и дата начала ведения журнала. Дата окончания ведения журнала ставится после заполнения журнала.

Журнал
приема и выдачи ключей

В Журнал приема, сдачи и выдачи ключей записывается дата и время получения ключей сотрудником организации, номер ключа или помещения, от которого этот ключ, ФИО сотрудника и ставится его личная подпись. При возврате ключей от помещений в журнале заполняется графа о времени сдачи ключей и ставится подпись работника, сдавшего ключи. Подпись дежурного (вахтера, сторожа, охранника) является фактом приема ключей. Ведение журнала приема и выдачи ключей необходимо для обеспечения охраны помещений и материальных ценностей от хищения и установления лица, виновного в причинении организации материального ущерба.

Журнал в текстовом формате Word (10 стр.) можно получить на e-mail, нажав кнопку «Добавить в корзину» в начале этой страницы

Скачайте Журнал приема и выдачи ключей от помещений учреждения на нашем сайте. После проведения платежа покупки в нашем интернет-магазине удобным для вас способом вы сможете скачать электронный вариант журнала (word), который можно самостоятельно распечатать в необходимом для вас количестве страниц. Форма журнала является универсальной и может использоваться разными учреждениями и организациями с небольшой корректировкой титульного листа.

Рекомендуем перейти к:
Журналам по охране труда в школе
Журналам по технике безопасности в ДОУ

Если страница Вам понравилась, поделитесь в социальных сетях:

Источник

Открытие и закрытие производственных и административных помещений в организации подлежит контролю с целью предупреждения возможного хищения имущества, несанкционированного доступа к документам и коммерческой информации и т.п. С целью обеспечения этого контроля ведется журнал приема (сдачи) и выдачи ключей от помещений.

Файлы в .DOC:Бланк журнала выдачи ключей от помещенийОбразец журнала выдачи ключей от помещений

Функции журнала сдачи/выдачи ключей

Одной из главных функций журнала выдачи ключей от помещений является фиксация факта выдачи и возврата ключей от определенного помещения определенному работнику. Также журнал позволяет узнать, открыто ли помещение в конкретный момент, и если да, то у кого находятся ключи.

Кто ведет журнал

Ведением журнала учета, как правило, занимается вахтер, сторож, сотрудник службы безопасности или другое лицо. Эта обязанность возлагается на него должностной инструкцией, с которой работник должен быть ознакомлен под подпись. Также возложение ответственности возможно посредством приказа руководителя о назначении ответственного лица.

Выдаются ключи от помещений обычно руководителям или иным уполномоченным работникам, список которых предоставляется на пост, где находятся ключи. В случае обращения сотрудника организации за ключом работник, выдающий ключи, сверяет предъявленный им документ со списком и удостоверяется, что этот сотрудник действительно имеет право доступа в данное помещение.

В случае утери ключа работники могут быть привлечены работодателем к дисциплинарной ответственности в виде замечания или выговора, а в случае обнаружения утечки информации, хищения имущества — к материальной ответственности. Более подробно о том, в каких случаях работник несет материальную ответственность перед работодателем, мы рассказали тут.

Оформление журнала выдачи ключей

Унифицированной формы журнала выдачи ключей от помещений не существует. На нашем сайте имеются бланк и образец журнала, которыми можно воспользоваться в работе.

Форма журнала может быть утверждена одновременно с положением о безопасности в организации.

Журнал оформляется по следующим правилам:

листы его нумеруются;
сам журнал шнуруется канцелярской нитью, на последнем листе проставляется заверительная надпись, в которой указываются количество листов, а также ФИО сотрудника, пронумеровавшего журнал, и его должность.

Заполнение журнала

На титульном листе журнала указываются:

Название организации, юридический адрес, телефон.
Название журнала.
Дата начала и дата окончания журнала (проставляется по дате последней записи в журнале).
ФИО лица, ответственного за ведение журнала.

Сам журнал оформляется в виде таблицы, в графы которой вносятся следующие данные:

Номер по порядку.
Дата внесения записи.
Номер помещения или его обозначение.
Время выдачи ключа.
ФИО, должность сотрудника, который получил ключ.
Время возвращения ключа.
Подпись сотрудника, сдавшего ключ.
Подпись работника, который выдал и принял ключ.

Хранение журнала

Журнал выдачи ключей от помещений хранится после его завершения в архиве организации в течение 3 лет, после чего уничтожается в установленном порядке.

Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →

Источник

Чтобы сохранить имущество и документы компании, одна из основных задач руководства — отрегулировать порядок доступа к внутренним помещениям. Возможность доступа устанавливается распорядительным актом руководства, например, приказом о хранении ключей и назначении ответственных за их выдачу. Рассказываем, зачем он требуется и как составить.

Зачем нужен приказ о хранении и выдаче ключей

Предприятия очень разные — и по профилю, масштабу деятельности, и по количеству работников и др. На каждом, с учетом специфики, необходимо четко обозначить порядок доступа конкретных людей в разные помещения.

Особенно актуально это для объектов с повышенной опасностью, например, для электроустановок. По закону, предоставление инструментов конкретным работникам для открытия дверей в таких помещениях необходимо строго регулировать (правила по охране труда, утв. Приказом Минтруда и соцзащиты России № 903н от 15.12.2020).

Охрана в начале рабочего дня выдает их тем работникам, которые одобрены руководством компании. В конце рабочего дня их сдают обратно охране. Чтобы отрегулировать этот процесс, потребуется приказ и журнал выдачи ключей от офиса, цехов, склада, бытовых помещений. В журнале фиксируют дату и время их выдачи и возвращения.

Такое распоряжение требуется, чтобы решить несколько основных задач:

обеспечить сохранность имущества и товарно-материальных ценностей компании;
отрегулировать своевременную возможность входа на рабочее место для сотрудников компании;
предотвратить несанкционированный доступ в организацию посторонних людей;
обеспечить свободный доступ представителей аварийно-спасательных и экстренных служб в любое время.

Как правильно составить приказ

Типового образца приказа о хранении и выдаче ключей в законодательстве не существует. Обычно его составляют в произвольном виде с учетом правил, принятых в делопроизводстве. Структура стандартная:

шапка документа — здесь обязательно прописывают основные реквизиты (название предприятия, ИНН, КПП, ОГРН, адрес);
ниже отмечают дату и номер регистрации документа;
в распорядительной части указывают порядок хранения, предоставления и возврата инструментов, перечисляют сотрудников, ответственных за хранение, и тех, кому разрешено их выдавать, отмечают конкретные помещения, которые необходимо закрыть (названия цехов, номера кабинетов и т. д.);
подпись руководителя и печать предприятия (если есть).

Распорядительный акт регистрируют и дают ознакомиться всем указанным в нем сотрудникам под подпись.

Как выглядит распоряжение

Вот наглядный пример распоряжения о порядке хранения и предоставления работникам инструментов для открытия замков при эксплуатации электроустановок.

А это бланк, который вы вправе использовать как шаблон для составления распорядительного акта об установлении ответственных за хранение инструментов для доступа к замкам в помещениях на любом предприятии:

Приказ №__________

«___» ___________ 20__ года

г. _____________

О порядке хранения и предоставления ключей

На основании норм охраны труда __________________________,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Основной комплект ключей от кабинетов (цеха №__, склада № ___) хранить на пункте охраны, а второй комплект — у ответственного за __________ (производственный процесс, складские помещения, электрохозяйство и т. д.).

2. Ключи пронумеровать и хранить в ящике под замком.

3. Выдавать их под подпись:

________________ (перечислить сотрудников).

4. Возвращать их на пункт охраны ежедневно по окончанию рабочей смены под подпись.

5. При предоставлении и возврате делать запись в специальном журнале учета.

6. За контроль над исполнением распоряжения назначить ответственным сотрудника ____________.

Генеральный директор Подпись/Расшифровка подписи

С приказом ознакомлен (а):

____________________________

Источник

Актуально на: 6 июля 2018 г.

Обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей и документов – одна из основных задач, которые должны обеспечивать руководитель организации, а также уполномоченные им лица. В зависимости от специфики деятельности и масштабов организации право доступа сотрудников в те или иные помещения может устанавливаться организационно-распорядительным документом работодателя. Например, приказом о порядке выдаче ключей.

Составляем приказ о выдаче ключей от кабинетов

Одно дело, когда сотрудник является материально-ответственным лицом и с ним заключен договор о полной материальной ответственности. Речь идет, например, о кассире, которому выдаются ключи от кассы.

Но по приказу ключи могут выдаваться и иным сотрудникам, не являющимися материально-ответственными, когда работодатель хочет обеспечить дополнительный контроль за доступом в помещение, одновременно установив ответственного за содержание такого помещения.

Составлять приказ о выдаче ключей от помещений работодатель может не только по своей воле, но и, скажем, по требованию организации, обеспечивающей охрану работодателя. Так, например, в конце рабочего дня все кабинеты работодателя должны быть заперты, что подтверждается службой охраны. А в начале следующего рабочего дня ключ от конкретного помещения будет выдан только тому лицу, который был одобрен работодателем. К примеру, данные такого лица указаны в приказе работодателя о выдаче ключей.

Иными словами, приказ о выдаче ключей может составляться как для внутренних целей работодателя, так и для подтверждения определенных полномочий перед третьими лицами.

Составляется такой приказ обычно в произвольной форме. В нем указывается перечень лиц, которым могут выдаваться ключи от помещений, а также характеристики таких помещений (скажем, номер кабинета). Лица, указанные в приказе, должны быть ознакомлены с ним под роспись.

Приведем для приказа о выдаче ключей от помещений образец его заполнения.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Источник