Внимание! Пожалуйста, прочитайте важное замечание в конце статьи!
В бизнесе существует термин ЗРС, который расшифровывается как «законченная работа сотрудника». Он используется для того, чтобы уменьшить количество искусственно созданной работы руководителя и увеличить скорость выполнения действий сотрудниками.
ЗРС — это направленная начальнику подборка информации относительно любой ситуации, плана или чрезвычайного происшествия, достаточно полная, чтобы от него требовалось только отметить: «Одобрено» или «Не одобрено».
Отрицательные стороны ЗРС
Затягивает одобрение, замедляет скорость выполнения действий и создаёт излишнее движение единственная ошибка: кто-то даёт недостаточную информацию и требует решения.
Поскольку руководителю необходимо больше информации, чем дал сотрудник, он вынужден сам собирать недостающие данные, используя своё время и свои линии коммуникации.
Затем, он вынужден придумывать решение и выпускать приказ о тех действиях, которые должны быть предприняты. Это затягивает выполнение любых действий и приводит к перегрузке руководителя
Это можно назвать «незаконченной работой сотрудника». Она незакончена потому, что руководитель должен закончить её, делая следующее:
- Собрать данные, необходимые для принятия решения;
- Выработать решение, которое будет основано только на письменных данных;
- Выпускать приказы, вместо того чтобы одобрять их.
Если вы сильно злитесь на своего шефа, вы можете всегда доставить ему неприятности «незаконченной работой сотрудника».
Не собрав данных, составляющих полную картину происходящего, вы направляете ему обрывок сведений. Он вынужден проделывать всю работу по сбору информации заново.
Вы не предлагаете никакого решения. Это заставляет его приходить к решению, основываясь на анализе данных, проведённом на расстоянии от проблемы. Такие решения часто ошибочны, так как они принимаются при отсутствии всех необходимых данных.
Затем, вы заставляете его выпускать основанные на произвольных решениях приказы, имеющие большое воздействие, которые на некоторых участках работы могут привести к расстройствам и испортить его репутацию.
Вот так можно отомстить шефу. И даже при отсутствии намерения навредить, посылаемая шефу «незаконченная работа сотрудника» навредит ему:
- вынуждая его запрашивать информацию;
- заставляя его делать предположения относительно данной ситуации;
- заставляя его стряпать решения, которые могут быть нереальными;
- навязывая ему роль тирана.
Позитивная сторона законченной работы сотрудника
ЗРС — это подборка информации в виде послания, или пакет, в котором:
1. Излагается ситуация.
2. Предоставляются все данные, необходимые для её решения.
3. Предлагается решение.
4. Имеется строчка, где руководитель может поставить подпись, чтобы одобрить или не одобрить предлагаемое решение.
Если в обязанности руководителя входит подписание документов или писем, то они, полностью готовые к подписанию, должны быть частью пакета, и все места, где требуется подпись, должны быть отмечены карандашом, а в пункте, содержащем предложенное решение, следует указать, что необходимы подписи.
Пример неправильной ЗРС: В послании из Саратова говорится: «Местный филиал тратит много денег». Посмотрите, что теперь вынужден делать руководитель. Он вынужден выяснять, что значит «много», кто делает это, представляет ли это опасность, придумывать, как уменьшить расходы, и выпускать приказы по этому поводу. Ничто из этого не является его работой. Его заставили выполнять работу человека, который предоставляет информацию.
Примеры ЗРС: как правильно пишется
Руководитель получает пакет. В сопроводительном послании говорится:
«Местный филиал быстро приближается к состоянию неплатёжеспособности. Данные прилагаются в пакете. Я рекомендую: переместить начальника отдела материальной части на пост начальника отдела обучения, который сейчас пустует; Остапа Бендера принять на пост начальника отдела материальной части с зарплатой 1200 долларов в месяц. Директору данного филиала объявить выговор за плохое финансовое управление и предписать составлять смету своих расходов. Внедрить систему заказов на приобретение. С начальником отдела продвижения провести занятия по составлению рекламных писем.
Одобрено__________ Не одобрено _________ Подписано:
Корейко, карагандинский представитель
головной организации»
Прилагаются копии докладов финдиректора, показывающие неплатёжеспособность, сводка расходов за последние два месяца, сводка доходов за последние два месяца, список незначительных товаров, купленных по высокой цене за последнее время.
И следующее, что делает руководитель, — это ставит пометку на строчке для одобрения и подписывается. Его секретарь посылает сообщение: «Одобряю. Всего хорошего, (имя руководителя)». Весь пакет высылается обратно.
По получении этого пакета канадский представитель головной организации выпускает местные распоряжения и предпринимает другие необходимые действия.
Поскольку данные, решения и приказы были все собраны в виде «законченной работы сотрудника», правильное действие стало возможным.
Если вы хотите сохранить должность, или продолжать заниматься проектом, не настаивайте на том, чтобы руководитель собирал данные, которые должны собирать вы, придумывал решение, к которому должны прийти вы — человек, более знакомый с происходящим, и не ставьте руководителя в такое положение, когда он должен выпускать нереальные приказы, которые вы же не сможете выполнить.
«Законченная работа сотрудника» — вот что необходимо руководителю для принятия правильного решения.
Если на послании, которое Вы получаете, стоят буквы ЗРСП, то это означает «Закончите работу сотрудника, пожалуйста».
Форма ЗРС
Ниже приведён пример ЗРС
11.03.2017 г.
Генеральному директору компании (ФИО)
Через:
Зам. генерального директора (ФИО)
Начальника отдела дохода (ФИО)
_____________________________
Руководитель Бизнес школы (ФИО)
ЗРС
Ситуация: На данный момент у Бизнес школы отсутствует рекламный баннер, установка которого способствовала бы привлечению потенциальных клиентов.
Данные: Для размещения баннера, рекламирующего услуги Бизнес школы размерами 2х5 метров необходимо затратить 2500 рублей. Баннер будет размещать компания «Городская реклама».
Стоимость самого баннера с установкой 2000 рублей.
Стоимость разрешения от департамента информации и рекламы при мэрии – 500 рублей.
Выплату возможно осуществить из фонда продвижения Бизнес школы.
Решение: Выделить денежные средства в сумме 2500 рублей для оплаты расходов, связанных с размещением баннера.
Руководитель Бизнес школы (ФИО) _________________
(подпись)
Одобрено______________
Не одобрено___________
СИТУАЦИЯ: Содержит ситуацию, которую необходимо разрешить.
ДАННЫЕ: Все данные, цифры, планы, расчёты, необходимые для разрешения ситуации. (Приложите любые документы или письма, которые требуют подписи руководителя. Приложите необходимую дополнительную информацию.)
РЕШЕНИЕ: Изложите решение, которое вы предлагаете.
Написано на основе источника.
Важная просьба!
Эта статья — самая популярная на нашем сайте. Однако, судя по статистике, посетителям она не очень нравится. Пожалуйста, напишите ниже в комментариях, своё мнение о статье. Например, как её улучшить 😉
Многие руководители перегружены задачами. И даже если удалось регламентировать и делегировать многие задачи, часто возникают нестандартные ситуации, которые требуют активного участия руководства. ЗРС поможет наладить процесс согласования решений и сохранить время руководителя.
Что такое ЗРС и когда актуальна
В контексте бизнеса ЗРС расшифровывается как «законченная или завершенная работа сотрудника». Это процесс согласования решений в нестандартных ситуациях, которые не регламентируются внутренними документами и требуют одобрения руководителя.
Суть в том, что подчиненный подробно описывает проблему, с которой он столкнулся, и предлагает варианты решений. Благодаря ЗРС руководителю не нужно долго вникать в ситуацию, запрашивать или самостоятельно искать дополнительную информацию. Он только одобряет или отклоняет решение.
Алгоритм законченной работы следует применять в тех ситуациях, которые требуют от руководителя принятия решения. При этом для каждой должности существуют стандартные утвержденные процессы работы, алгоритмы действий по которым уже согласованы и не требуют участия руководителя. В подобных ситуациях нет необходимости оформлять ЗРС и направлять план действий руководителю на одобрение.
Пример. В компании принят прайс на стандартные услуги, и менеджеры выполняют по нему продажи. Но если клиент запрашивает нестандартную услугу или менеджер хочет предложить специальную цену на стандартные услуги, требуется одобрение руководителя. Тогда сотрудник направляет подробную информацию — что за клиент и какой у него запрос, как менеджер предлагает удовлетворить данный запрос и почему именно так.
Последствия НЕзаконченной работы сотрудников
Когда сотрудник отправляет руководителю неполную информацию и требует решения, он провоцирует лишние действия и загружает начальника дополнительной работой. Руководителю нужно больше данных, чем предоставлено, поэтому он вынужден выполнять действия за подчиненного:
- Собирать и запрашивать недостающую информацию, используя собственное время
- Анализировать и сопоставлять полученные данные, делать предположения относительно данной ситуации
- Наспех придумывать решения и предлагать действия, которые могут быть ошибочными из-за слабой вовлеченности в ситуацию
Описанная ситуация называется «незаконченной работой сотрудника». Она не закончена, потому что начальник должен закончить её за сотрудника. Такие ситуации загружают руководителя и кратно увеличивают его список задач, возникает неразбериха и решение важных вопросов откладывается.
Таким образом можно отомстить начальнику. И даже если нет такого намерения, незаконченная работа заметно навредит ему.
Читайте по теме. Как правильно делегировать полномочия сотрудникам.
Готовый шаблон ЗРС: 4 основных раздела
Законченная работа сотрудника формулируется по определенному шаблону. Как правило, он состоит из четырех разделов, но шаблон можно адаптировать под компанию:
- Ситуация. Сотрудник подробно излагает текущую ситуацию и понятно формулирует проблему. Описывает риски для организации, к которым может привести эта ситуация.
- Данные. Предоставлена точная информация, необходимая для решения проблемы — цифры, ссылки, сроки, затраты. Важно привести все данные, чтобы руководителю не приходилось запрашивать дополнительную информацию по задаче.
- Решение. Сотрудник предлагает непосредственное решение — одно или несколько. Это не просто фраза «сделайте что-нибудь», а обдуманное и аргументированное предложение. Работник последовательно описывает действия, которые приведут к успешному решению ситуации. Указывает какие дополнительные ресурсы организации потребуются — будь то расходы или участие других специалистов. Из послания сотрудника должно быть понятно, сколько времени и ресурсов компании ему требуется, чтобы решить текущую задачу.
- Эффект. Четко указан эффект для компании от принятия этого решения. Сотрудник рассуждает в ключе, что конкретно получит компания после решения задачи предложенным способом.
ЗРС можно оформить в виде простого сообщения или в виде документа. В шапке документа желательно указать информацию о составителе и получателе — их должность и имя.
Примеры оформленной ЗРС в тексте
Неправильно: недостаточно информации, чтобы принять решение
Перестала работать реклама в google, поэтому стало меньше заявок. Предлагаю протестировать Промостраницы Яндекса.
Правильно: полные данные предоставлены, а решение предложено
Ситуация
Перестала работать реклама в google. Это был основной источник клиентов для нас. Каждый месяц мы получали 20 целевых заявок. Нужно найти новый источник клиентов, чтобы сохранить прежние доходы компании.
Данные
В Яндексе появился новый инструмент продвижения статей, показывается в РСЯ и Дзен — https://promopages.yandex.ru/ . Встроить можно не только статью/фото/видео, но и сделать плавный переход со статьи на сайт. Оплачивать можно за целевое действие — дочитывание статьи. Таргетинг — пол, возраст, гео и авто на основе добавленного контента. Примеры статей для B2B https://dzen.ru/zen_b2b.
Решение
Предлагаю попробовать такой формат продвижения для HR среднего сегмента. Ведь мы будем платить за результат, повышать узнаваемость бренда и вести на сайт уже прогретую аудиторию. Вовлеченность наших сотрудников минимальная — нужно 5 статей на тему болей HR с обложками (не обязательно уникальных).
Эффект
Бюджет — от 24 000р., за эти деньги ориентировочно будет 10 целевых заявок. Так как живых кейсов в нашей нише нет, предлагаю тестировать на минимальном бюджете и строить дальнейшую прогнозную воронку.
К чему приведет законченная работа сотрудника
Из примера выше видно, что законченная работа сотрудника требует больше времени работника, но экономит время руководителя. Организация будет эффективной, если руководство перестанет собирать данные и придумывать решения за своих подчиненных, которые лучше погружены в контекст ситуации. У руководителей появится больше время для стратегических задач. Однако это не единственный плюс внедрения ЗРС.
Следуя алгоритму законченной работы сотрудника, решение вопросов происходит только в конструктивном ключе. Описывая проблему в свободной форме, зачастую сотрудники делятся своими эмоциями относительно ситуации. Благодаря ЗРС предоставляются только ключевые данные. В шаблоне ЗРС нет раздела «Эмоции» или «Ваше отношение к ситуации».
ЗРС развивает в команде самостоятельность, ответственность и умение четко описывать ситуацию. Сотрудники ищут решения самостоятельно или с помощью коллег, а начальнику предоставляют решения, которые нужно только одобрить или отклонить.
Совет. Чтобы сотрудники могли сообща предлагать решения различных проблем, они должны понимать организационную структуру компании.
Как внедрить ЗРС в работу
Сделайте ЗРС правилом в компании.
Любые изменения в работе зачастую непросто воспринимаются коллективом. В нестандартных ситуациях сотруднику проще действовать привычным способом — кратко описать проблему в свободной форме и ждать предложений от руководителя. Куда сложнее самостоятельно собирать данные и искать решение.
В первое время руководству придется напоминать работникам о необходимости оформить запрос в ЗРС. Мягко прерывать речь сотрудника и запрашивать оформление по шаблону. Однако со временем команда привыкнет.
Чтобы ускорить внедрение ЗРС, издайте приказ или регламент по согласованию нестандартных решений. Разместите эту инструкцию на платформе для онлайн-обучения и проконтролируйте, чтобы каждый сотрудник ознакомился с ней. Приведите примеры законченной работы сотрудника, актуальные для ситуаций в вашей компании. После чего разместите практическое задание, чтобы убедиться, что сотрудники правильно поняли как составлять ЗРС.
Пример задания. Приведите пример законченной работы, актуальной для вашей должности. Какое сообщение вы напишите руководителю, когда нужно узнать его мнение или получить его одобрение?
Вам будет интересно
Какую программу выбрать: сравнение облака и коробки
Как создать ценности компании, которым поверят
«Мы спасем мир»: как создать вдохновляющую миссию компании
Перейти на главную блога
Усадьба Сент-Хилл, Ист-Гринстед, Сассекс
ИНСТРУКТИВНОЕ ПИСЬМО ОХС
ПО ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ПОЛИТИКЕ ОТ 4 СЕНТЯБРЯ 1959
Выпуск I
ЦенОКон
Миссиям
В район деятельности
ЗАКОНЧЕННАЯ РАБОТА СОТРУДНИКА (ЗРС) — КАК ПОЛУЧИТЬ ОДОБРЕНИЕ ДЕЙСТВИЙ И ПРОЕКТОВ
САМАЯ ВАЖНАЯ ЧАСТЬ ВАШЕЙ ШЛЯПЫ
Существует термин «законченная работа сотрудника», который используется уже давно и который мы будем теперь использовать для того, чтобы уменьшить дев-ти и увеличить скорость выполнения действий.
Термин «законченная работа сотрудника» означает следующее: направленная мне подборка информации относительно любой ситуации, плана или чрезвычайного происшествия, достаточно полная, чтобы от меня требовалось только отметить: «одобрено» или «не одобрено».
А вот то, что затягивает одобрение, замедляет скорость выполнения действий и создает излишнее движение: кто-то посылает мне недостаточную информацию и требует решения. Поскольку мне необходимо больше информации, чем представлено, я вынужден надевать шляпу этого человека и собирать недостающие данные, используя свое собственное время и свои собственные линии. Я вынужден затем придумывать решение и выпускать приказ о тех действиях, которые должны быть предприняты. Это затягивает выполнение любых действий, приводит к тому, что мои линии, и без того загруженные, используются для сбора информации, и вызывает ощущение чрезвычайного положения. Моя корзинка с надписью «отложено» переполняется, и в результате возникает неразбериха. Это можно назвать «незаконченной работой сотрудника».
Она не закончена потому, что я должен закончить ее, делая следующее:
- Собирая данные, необходимые для принятия решения.
- Придумывая решение, которое будет основано только на письменных данных.
- Выпуская приказы, вместо того чтобы одобрять их.
Если вы сильно злитесь на своего босса, вы можете всегда уничтожить его «незаконченной работой сотрудника». Не собрав данных, составляющих полную картину происходящего, вы направляете ему обрывок тревожных сведений. Это заставляет его проделывать всю работу по сборуинформации. Вы не предлагаете никакого решения. Это заставляет его приходить к решению, основываясь на анализе данных, проведенном на расстоянии: такие решения часто ошибочны, так как они принимаются при отсутствии всех необходимых данных. Затем вы заставляете его выпускать основанные на произвольных решениях приказы, имеющие большое воздействие, которые в некоторых районах могут привести к разрывам АРО и испортить его репутацию. Вот так можно отомстить боссу. И даже при отсутствии намерения навредить, посылаемая боссу «незаконченная работа сотрудника» навредит ему, заставляя его запрашивать информацию — направляя послания по уже загруженным линиям, заставляя его делать предположения относительно данной ситуации, заставляя его стряпать решения, которые могут быть нереальными, и навязывая ему роль тирана.
Теперь, когда мы увидели негативную сторону, давайте рассмотрим позитивную.
«Законченная работа сотрудника» — это подборка информации в виде послания или пакет, в которых:
- Излагается ситуация.
- Предоставляются все данные, необходимые для ее решения.
- Предлагается решение.
- Имеется строчка, где я могу поставить подпись, чтобы одобрить или не одобрить это решение.
Если частью того, что я должен делать, является подписание документов или писем, то они, полностью готовые к подписанию, должны быть частью пакета, и все места, где требуется подпись, должны быть отмечены карандашом, а в пункте, содержащем предложенное решение, должно быть указано, что необходимы подписи.
Пример неправильной ЗРС:
В послании из Канады говорится:
«Местная центральная организация тратит много денег». Посмотрите, что я теперь вынужден делать. Я вынужден выяснять, что значит «много», кто делает это, представляет ли это опасность, придумывать, как уменьшить расходы, и выпускать приказы но этому поводу. Ничто из этого не является моей шляпой. Меня заставили носить шляпу информирующего меня человека.
Пример правильной ЗРС:
Я получаю пакет (телеграмма не подойдет, она замедляет урегулирование ситуации, так как потребуется еще очень много телеграмм). В сопроводительном послании говорится:
«145КА1*145КА: В примере использовалось 145-ое по счету послание из канадского офиса. Данная система нумерации более подробно описана в томе 1 КРО..
Местная центральная организация быстро приближается к состоянию неплатежеспособности. Данные прилагаются.
Я рекомендую: переместить начальника отдела материальной части на пост начальника отдела заочных курсов, который сейчас пустует.
Джулиса Бентли принять на пост начальника отдела материальной части с зарплатой 25 условных единиц.
Секретарю ассоциации сделать выговор за плохое финансовое управление и предписать составлять смету своих расходов.
Внедрить систему заказов на приобретения; у штатного сотрудника, заказывающего что-либо без разрешения, вычитать стоимость этого товара из зарплаты.
С начальником отдела продвижения и регистрации провести занятия по написанию писем.
Одобрено __________ Не одобрено ___________
Подписано: Джейн, Секретарь ОХС Канады».
Прилагаются копии докладов показывающие неплатежеспособность, сводка расходов за последние два месяца, сводка доходов за последние два месяца, список незначительных товаров, купленных по высокой цене за последнее время.
И следующее, что я делаю, это ставлю пометку на строчке для одобрения и подписываюсь. Мой коммуникатор посылает телеграмму:
«145КА2: Одобряю. Всего хорошего, Рон».
Весь пакет высылается обратно авиапочтой. Но вы должны попросить в своем послании ответить телеграммой, если считаете, что это очень срочно.
По получении телеграммы секретарь ОХС Канады выпускает местные исполнительные директивы и предпринимает другие необходимые действия.
Поскольку данные, решения и приказы были все собрата в виде «законченной работы сотрудника», действие стало возможным.
Если вы хотите удержать свой пост или если вы хотите продолжать заниматься своим проектом, не настаивайте на том, чтобы я собирал данные, которые должны собирать вы, придумывал решение, к которому должны прийти вы — человек, более знакомый с происходящим, и не ставьте меня в положение человека, выпускающего нереальные приказы, которые вы затем не сможете выполнить.
Мы большая и хорошая команда. Я знаю, что любая связанная с этим ошибка в прошлом совершалась потому, что вы точно не знали, чего я хотел.
«Законченная работа сотрудника» — вот чего я хочу. В этом случае у вас есть ваша шляпа, вы можете делать больше, для того чтобы помогать и наши линии могут оставаться более свободными и более быстрыми.
Этому были хорошие примеры в прошлом. Давайте сделаем это правилом. Если на послании, которое вы получаете, стоят буквы ЗРСП, то это означает «закончите работу сотрудника, пожалуйста».
Л. РОН ХАББАРД
Основатель
Александр Высоцкий. “Бизнес как игра. Стандарты управления малым бизнесом” — часть 21.
продолжение (первая часть, предыдущая часть)
Ответственность человека растет, когда он пытается справиться с теми сложностями, которые возникают у него в работе, и падает, когда он отказывается от этого. Довольно часто руководители сами способствуют снижению ответственности, когда стараются решить за подчиненных любые вопросы. Продавец приходит к начальнику отдела продаж с информацией о том, что клиент требует скидку и просит принять решение. Начальник рад продемонстрировать свою компетентность, и с удовольствием говорит, как действовать продавцу. Фактически, в этот момент он делает продавца менее ответственным. Секретарь приходит к руководителю и говорит о том, что ему необходимо уехать и нужно кому-то предать на это время его функции, и руководитель бросается решать этот вопрос,
делая секретаря менее ответственным. Во всех этих случаях правильным было бы хотя бы сначала спросить: ”А как ты сам предлагаешь решить этот вопрос?” И если предложенное решение правильное, просто одобрить это решение. Таким образом дать сотруднику самому найти решение того, как справиться с проблемой и тем самым повысить его ответственность.
Существует удивительно простой и практичный инструмент письменной коммуникации, который помогает повышать ответственность сотрудников. Это “Законченная работа сотрудника” (ЗРС). ЗРС — это послание специальной формы, которое составляет сотрудник, если ему необходимо получить одобрение руководителя по какому-то вопросу. В ЗРС сотрудник обязан указать, в чем заключается ситуация, привести все необходимые для принятия решения данные, и предложить решение.
Пример ЗРС.
———————————————————————————————-
Начальнику отдела продаж Петрову И. И.
От продавца Иванова И. С.12 сентября 2013
ЗРС
Ситуация: “Агропромснаб” требует скидку на заказ партии труб, есть риск что уйдет к конкурентам — компании “АБВ”.
Данные: Ежемесячный объем закупок клиента составляет за последние 3 месяца более 12 тонн, это примерно 12% общего объема продаж отдела. Клиент платит вовремя, объем закупок растет ежемесячно на 20%. Наценка компании составляет на этом виде продукции 17%. Конкуренты — компания “АВБ” предлагает ему аналогичную продукцию на 3% ниже (копия их предложения клиенту приложена к ЗРС).
Решение: дать клиенту скидку 3% в случае сохранения объема закупок на уровне прошлого месяца.
Иванов И. С.
Одобрено ____________ Не одобрено __________________
———————————————————————————————-
Все, что необходимо теперь сделать начальнику отдела продаж — изучить ЗРС, убедиться, что решение соответствует данным и действительно позволяет уладить ситуацию. Затем поставить свою подпись, чтобы одобрить или отклонить предлагаемое решение. При составлении этой ЗРС продавцу прийдется разобраться, в чем действительно заключается ситуация, собрать и проанализировать данные и конечно, предложить умное решение. Вы даже представить себе не можете, насколько быстро может измениться уровень ответственности членов команды, если им не дают готовых решений, а требуют разобраться и предложить свое.
С того момента, как я начал требовать ЗРС на любой вопрос, требующий одобрения, количество этих вопросов значительно сократилось. Часто человек, который пишет ЗРС обнаруживает, что на самом деле даже одобрение руководителя по этому вопросу не требуется, так как решение вопроса находится в пределах компетентности сотрудника. Кроме того, это ускоряет принятие решений, нет нужды вылавливать руководителя, ждать, пока он разберется в ситуации и соберет необходимые данные. Руководители — ребята довольно загруженные, поэтому даже такой простой вопрос может “зависнуть” на рабочем столе, пока до него дойдут руки. А при использовании ЗРС решения принимаются очень быстро. И с другой стороны, для любого члена команды ЗРС является отличной защитой. Если есть письменное одобрение руководителя, никто не сможет обвинить в самоуправстве.
Конечно, ЗРС и письменные распоряжения — только две формы посланий. В зависимости от вида деятельности, в компании могут использоваться различные бланки, которые ускоряют обработку информации. Например, в производственной компании я столкнулся с тем, что при выполнении заказа на производстве возникали вопросы, которые необходимо было согласовать непосредственно с клиентом. В таких случаях мастеру приходилось вылавливать продавца, который взял заказ, просить его связаться с клиентом, чтобы уточнить какие-то детали. На это уходило время, производственный процесс приостанавливался, создавалось дополнительное движение. Чтобы справиться с этим был разработан подробный бланк заказа, который содержал как необходимые сведения об изделии, так и контакты заказчика. В результате продавцы не забывали указывать важные детали заказа, и кроме того мастер имел возможность в процессе выполнения заказа, самостоятельно связаться с клиентом и уточнить все, что необходимо. Скорость прохождения заказов выросла, а количество лишних действий сотрудников сократилось.
Во многих случаях, начиная от заказа канцтоваров и заканчивая стандартными формами отчетов, бланки, используемые в письменной коммуникации, повышают эффективность работы.
Но какие бы формы посланий не использовались, следует выполнять некоторые простые правила:
- Необходимо указывать от какого поста к какому направлено послание.
- В одном послании желательно рассматривать только один вопрос. Это удобно, так как иногда приходят послания, в которых сразу несколько разных вопросов, которые нужно обрабатывать по-разному. Если они в одном документе бумажном или электронном, делать это неудобно.
- В послании должно быть явно указано, что требуется от получателя. Бывает трудно понять, что ожидает отправитель: чтобы информация была просто принята к сведению, необходим ответ, ожидается какое-то другое действие. Члены команды должны с уважением относиться к работе друг-друга, поэтому любое послание должно быть составлено так, чтобы можно было легко его обработать, чтобы не было необходимости посылать какие-то уточняющие запросы. По этой причине не рекомендую никогда ставить кого-то в копию электронного письма, исключение может быть только для общих объявлений. Когда человек получает послание, где он указан как получатель копии, сложно понять, что от него ожидается. Лучше в таком случае в электронной почте открыть уже отравленное получателю послание и перенаправить другому, прямо указав, что от него ожидается.
Электронная почта и специальные программы дают огромное преимущество в скорости передачи сообщений. Бумажная коммуникация удобна для передачи требующих подписи документов, распечаток с правками, чертежей, а также общения с теми членами команды, у которых нет компьютеров. В большинстве компаний не у каждого сотрудника на рабочем месте есть компьютер, иногда это просто невозможно, иногда это экономически не оправданно. Например кассиры в магазине, производственный персонал, курьеры и многие другие не имеют компьютеров на рабочих местах. В тоже время они являются членами команды, с которыми необходимо иметь коммуникацию.
Поэтому даже в нашей компании, хотя мы в основном используем электронный документооборот, на столах у каждого сотрудника стоят три корзины для бумажных посланий:
Верхняя корзина — “входящие”, туда помещают все необработанные послания. Документ находится в этой корзине до тех пор, пока получатель не взял его в руки.
Средняя корзина “отложенные” — для документов, работа с которыми уже начата, но не завершена.
Нижняя корзина – “исходящие” — для исходящих посланий, которые сотрудник еще не успел отправить.
Для передачи бумажных посланий от одного сотрудника другому, устанавливают Коммуникационный центр или сокращенно “комцентр”. Это шкаф, в котором есть ячейка для каждого из сотрудников компании. В эту ячейку помещают все направленные ему послания. Если компания большая, таких комцентров обычно несколько, и ответственный сотрудник осуществляет перемещение документов из одного в другой. Каждый сотрудник минимум пару раз в день достает из своей ячейки в комцентре послания, и помещает их в корзину “входящие” на своем рабочем месте. Сотрудники, которые не имеют постоянного рабочего места, таких как кассиры, уборщицы, рабочие, используют только ячейки комцентра, чтобы получать и отправлять послания.
Как только сотрудник взял в руки первый документ из корзины «входящие», он должен его обработать. В зависимости от того, что это за документ, либо поместить в какую-то архивную папку, либо выбросить, либо написать ответ и поместить в корзину «исходящие». Если по какой-то причине обработать документ сразу невозможно, например необходимо собрать данные или провести еще какую-то работу, его помещают в корзину «отложенные». В «отложенных» находятся все начатые, но не законченные дела. Сотрудник видит каждое из них, и не забудет их завершить.
Подобный подход стоит использовать и при работе с электронной почтой. В этом случае в папке «входящие» будут находиться только новые послания, которые не были прочитаны. Прийдется создать папку «отложенные» с тем же назначением, что у соответствующей корзины на рабочем столе, а в «исходящих» нет нужды так как в электронной почте письма автоматический уходят получателю.
Интересно, что настолько простой инструмент как система из трех корзин на рабочих столах и комцентра, позволяют сотрудникам прекрасно контролировать движение бумажных документов. Если какая-то из ячеек комцентра, либо корзина «входящие» или «отложенные» на рабочем столе сотрудника завалены документами, значит в этом месте оргсхемы останавливается поток частиц. Хорошо бы выяснить, почему это происходит и исправить ситуацию. Например, в корзине “входящие” на рабочем столе кладовщика вы видите кучу накладных, которые не были проведены в учетной программе. Это означает, что по какой-то причине, именно здесь останавливается поток частиц компании. Так как кладовщик не провел вовремя эти накладные, компания не имеет точных данных о складских остатках. И отдел продаж и отдел закупок будут делать ошибки в работе, это снизит эффективность всей команды. Имеет смысл разобраться в том, почему кладовщик не успевает обрабатывать эти документы, от этого зависит общий успех. Система трех корзин делает такие завалы наглядными, их легко вовремя обнаружить и устранить.
Конечно, существуют специальные программы электронного документооборота, которые позволяют автоматизировать движение документов, повысить скорость движения посланий и осуществлять контроль завалов. К преимуществам таких систем относятся возможность устанавливать определенные маршруты движения документов, создавать автоматические напоминания и формировать отчеты. Но от бумажных документов в большинстве компаний мы избавимся еще не скоро. Кроме того, обычно внедрение таких программ и вообще любая автоматизация процессов быстро и гладко осуществляется, только когда уже есть проверенные в работе правила игры.
В небольшой компании, где все функции распределены между членами команды, эффективные письменные коммуникации можно внедрить за несколько дней, и сразу получить ощутимый результат. Правильно составленные и направленные послания, письменные распоряжения, ЗРС и различные стандартные формы, экономят время сотрудников и значительно повышают производительность.
Продолжение следует…
- Что такое ЗРС
- Как ЗРС помогает освободить время
- Как составить ЗРС
- Как внедрить ЗРС
- Преимущества ЗРС
Высокая загруженность на работе — проблема большинства руководителей. Ситуация, когда нет ни минуты свободного времени, а необходимые задачи все же не выполняются своевременно, далеко не редкость. Фото рабочего дня обычно помогает выяснить причину этой проблемы. Подробнее об этом инструменте мы рассказывали здесь.
Часто, помимо рабочих задач, руководителю приходится еще и отвечать на вопросы сотрудников. Именно этот момент может мешать выполнению должностных обязанностей. В задачу HR-специалиста, помимо прочего. входит и внедрение инструментов, оптимизирующих рабочие процессы. Освободить время руководителя поможет использование ЗРС.
Что такое ЗРС
Расшифровывается аббревиатура как «законченная работа сотрудника». Это документ, составляемый в бумажном или электронном виде и описывающий проблему, с которой работник обращается к руководителю.
ЗРС немного похож на докладные записки, которые были приняты ранее для обращений к руководству. Однако имеется ряд особенностей. В ЗРС описывают не только проблему, но и предлагаемый вариант ее решения. То есть, руководителю нет необходимости запрашивать информацию по вопросу или долго разбираться в ситуации.
ЗРС пишется по шаблону и содержит все сведения о проблеме. Кроме того, в документе указан способ ее решения и предполагаемые затраты. ЗРС составляется таким образом, чтобы после ознакомления с ним руководителю осталось только принять или отклонить предложение.
Как ЗРС помогает освободить время
Многие сотрудники на описание своей проблемы тратят гораздо больше времени, чем на ее решение. Даже если речь идет о покупке новой швабры для уборщицы, начальнику придется выслушать длительную историю о том, как ей не хватает зарплаты, насколько много у нее работы и что никто не ценит ее труд. На все это уходит драгоценное рабочее время.
Кроме того, любой сотрудник, обращаясь к руководителю, описывает не только проблему, но и собственные эмоции, связанные с ней. В результате начальнику приходится запрашивать подробные данные у других работников, проводить расчеты, придумывать верные решения. В итоге это отнимает большое количество времени, отвлекая руководителя от выполнения текущих задач.
Законченная работа сотрудника уменьшает количество времени, затраченного на рассмотрение любой проблемы в несколько раз. В письменном виде излагаются только основные данные. Никто не захочет описывать лишнюю информацию. Поэтому времени на изучение проблемы потребуется минимум.
Не менее важно наличие в документе исходных данных и готового решения. То есть, начальнику не придется тратить время и усилия на разбор ситуации. Ознакомившись с документом, останется только принять положительное решение или отклонить ЗРС. На это понадобится максимум 2-4 минуты.
Как составить ЗРС
Шаблон документа разрабатывается индивидуально для каждой компании. Строгих норм и правил нет. Но важно, чтобы шаблон не позволял сотрудникам уклоняться от внесения важных данных. В шапке указывают название компании, должность и имя руководителя, которому предназначен документ, ФИО и должность составителя и дату обращения.
ЗРС состоит из трех блоков:
-
описание проблемы;
-
данные по ситуации;
-
предлагаемое решение.
С первым блоком проблем обычно не возникает. В нем просто описывают сложность, с которой столкнулся сотрудник. Далее следует точная информация: цифры, сроки, затраты, статистика. Заключительный блок заполняется решением, предлагаемым сотрудником.
Справка! Важно донести до работников, что решение — это не фраза «сделайте что-нибудь», а именно готовое, продуманное предложение. Иначе составление ЗРС теряет всякий смысл.
Как внедрить ЗРС
Просто сказать сотрудникам, что в компании будет использоваться данный вид обращения к руководителю, не получится. Работники будут использовать привычный и удобный для них способ решения всех проблем. Необходимо оформить изменения официально. То есть, издать приказ о внедрении ЗРС.
Все нововведения обычно вызывают недовольство сотрудников. Поэтому вполне вероятно, что даже после ознакомления с приказом работники будут пытаться побеседовать устно. Причина этого проста. Личный разговор более привычен и не требует особых усилий. Сотруднику нет необходимости собирать данные или искать решение проблемы. Он просто перекладывает эту работу на руководителя. Кроме того, во время разговора обычно высказывается несколько жалоб, не всегда обоснованных.
В первое время руководителю придется потрудиться, прививая в коллективе новые правила. При каждом устном обращении важно в самом начале мягко прерывать разговор и сообщать, что претензии и просьбы рассматриваются только в письменном виде, оформленные надлежащим способом.
Через 2-3 недели недовольство стихнет, сотрудники примут новые правила, а у руководителя освободится немало времени.
Совет! Отличным решением также станет разработка организационной схемы компании. В ней указываются все сотрудники, сфера их деятельности и ответственности. Если вывесить подобную схему в общей доступности, работникам будет легче разобраться, кому направлять ЗРС.
Преимущества ЗРС
Разгрузка руководства — далеко не единственное преимущество внедрения ЗРС. Благодаря такой системе общения в коллективе развиваются ответственность и самостоятельность. Работники привыкают не перекладывать проблему на начальника, а искать и находить решения лично.
Кроме того, возрастает взаимопонимание между работниками и руководством. Зачастую, озвучивая проблему, сотрудник не понимает, насколько возможно или невозможно ее решить. И если ответ начальника не соответствует ожиданиям коллектива, возникают негатив и недовольство.
При составлении ЗРС сотрудники вынуждены самостоятельно обдумывать ситуацию и искать возможные решения. Таким образом они понимают всю сложность процесса и осознают, что улучшить положение легким движением не получится.
Не менее важно, что в ЗРС можно обнаружить неординарные и эффективные идеи по улучшению работы компании.
Законченная Работа Сотрудника – новый подход к налаживанию коммуникаций в компании
Значение коммуникаций в любой компании сложно недооценивать. Создание успешных коммуникационных связей – одна из важнейших задач управления. Нарушение информационных потоков приводит к закупоркам каналов сообщений непосредственно внутри компании, так и в общении ее с внешним миром. Как результат – угроза существования предприятия в целом.
Все мы понимаем, что одной только информации для успешной работы мало. Информацию надо определенным образом перерабатывать, видоизменять и направлять дальше. Только тогда коммуникативные связи начинают возникать, тем самым обеспечивая существование организации. В связи с этим недостаточная разработанность всей системы коммуникаций на фирме препятствует успешной деятельности.
Сегодняшние тяжелые рыночные условия как никогда наиболее требовательны к тому, чтобы компании искали наилучший подход к своему дальнейшему развитию. И если коммуникационные каналы не будут работать идеально, то надеяться на успешный выход из кризиса особо не приходиться.
Давайте рассмотрим, какие негативные последствия у неправильно налаженных коммуникаций:
1. Руководителям всех уровней, да и рядовым сотрудникам приходится тратить огромное количество времени, чтобы собрать необходимую информацию по определенному вопросу;
2. Информация дублируется, причем неоднократно. Нет никакой последовательности в движении информационного потока. По одному и тому же вопросу сведения могут стекаться с разных постов;
3. Ряд подразделений может страдать от недостатка информации, в то время как другие отделы испытывают серьезнейшую перегрузку разнообразными данными;
4. Рядовые сотрудники не понимают, что от них требуется, так как они мало осведомлены о правильном порядке действии.
Соответственно, информационные каналы закупориваются все сильнее и сильнее.
Это далеко не полный перечень возможных проблем, но, полагаю, даже этого вполне достаточно. Сама по себе коммуникационная сеть нуждается в серьезном пересмотре и поэтапном исправлении. Но сегодня я готова вам предложить очень простой и чрезвычайно действенный способ наладить коммуникации в вашей компании. Только применив этот метод, вы уже через неделю почувствуете, насколько сильно в лучшую сторону изменилась ситуация. В чем же секрет?
Никакого секрета нет. Основа любой коммуникации – Законченная Работа Сотрудника (ЗРС). Обратите внимание – ЗАКОНЧЕННАЯ. Только так, а не иначе.
ЗРС используется тогда, когда в компании возникла какая-то ситуация, требующая решения. И запомните, вы, как руководитель, должны только утверждать или не утверждать ЗРС. Все решения будут принимать ваши сотрудники, ответственные за разные сферы деятельности компании.
Согласитесь, что сейчас по всякой мелочи ваш персонал бежит к вам, ставит вас в известность и умывает руки? Разве это дело? Вы не в состоянии эффективно справиться со всем потоком информации. Пусть это делают ваши сотрудники.
ЗРС, как и любой документ, носит направляющий характер (кому адресовано и от кого), обязательно содержит описание проблемной ситуации, исходные данные и решение (решение сотрудника по этому вопросу!). Заканчивается ЗРС строчками «Утверждаю» и «Не утверждаю», где вы поставите свою подпись после ее рассмотрения.
Если, прочитав ЗРС, вы начали задавать какие-то вопросы, куда-то звонить и что-то выяснять, значит, ЗРС составлена не верно и ее надо отправить на доработку. Вполне вероятно, что в первое время вам придется с каждым сотрудником разбирать, как именно написать ЗРС, но оно того стоит.
Основная причина неполных ЗРС – непонимание того, как подробно излагать информацию. Рассмотрим на примере.
У сотрудника сломался компьютер. Что он делает? Ставит вас в известность и ждет, когда вы эту проблему решите. Не позволяйте вашим сотрудникам действовать именно так. Каждый из них отвечает за свое рабочее место, а, значит, должен самостоятельно пригласить вашего системного администратора, чтобы выяснить, есть ли возможность компьютер починить. Если нет, значит лично узнать, где именно компьютер приобрести в необходимой комплектации и подешевле. В итоге работник должен написать вам ЗРС, где укажет, что компьютер сломан (ситуация), что была проведена диагностика, выявлена невозможность ремонта и найден самый дешевый вариант замены (данные о ситуации). Решение должно звучать так – предлагаю выписать счет у компании «Н» на приобретение нового компьютера и оплатить его. Всё! Вам, как руководителю, делать ничего не надо. Только поставить подпись.
В таком русле должна обрабатываться любая информация, даже если вдруг карандаш надо купить или договор с новым клиентом подписать.
Данный способ коммуникаций не только систематизирует информационный поток, но и научит каждого работника мыслить логически и структурно. К вам же на стол, в конце концов, будут попадать всесторонне информативные сообщения. И наконец-то вы сможете заняться стратегическими задачами, а не решением мелких каждодневных проблем. Не бойтесь перекладывать ответственность на своих работников. Пусть они решают проблему сами. Все равно в итоге одобрять или не одобрять предстоит вам. Но чем дальше, тем меньше ошибок будет делать персонал, тем эффективнее они будут сотрудничать друг с другом. А ведь именно эту цель мы и преследуем.
Использование ЗРС поможет вам устранить самую большую неразбериху, выправить деятельность компании и научить ваших сотрудников правильно общаться друг с другом и с вами. Успешная компания – это информационно стабильная компания. И любая работа в ней должна быть закончена, даже работа рядового сотрудника. Успехов!
Источник
Как написать зрс примеры
8. Законченная работа сотрудника (ЗРС). Как получить одобрение проектов
Существует термин «законченная работа сотрудника», который используется для того, чтобы уменьшить количество искусственно созданной работы и увеличить скорость выполнения действий.
Термин «законченная работа сотрудника» означает следующее: направленная начальнику подборка информации относительно любой ситуации, плана или чрезвычайного происшествия, достаточно полная, чтобы от него требовалось только отметить: «Одобрено» или «Не одобрено».
Вот то, что затягивает одобрение, замедляет скорость выполнения действий и создаёт излишнее движение: кто-то посылает недостаточную информацию и требует решения. Поскольку руководителю необходимо больше информации, чем представлено, он вынужден сам собирать недостающие данные, используя своё собственное время и свои собственные линии коммуникации. Он вынужден затем придумывать решение и выпускать приказ о тех действиях, которые должны быть предприняты. Это затягивает выполнение любых действий, приводит к тому, что его линии коммуникации, и без того загруженные, используются для сбора информации, и вызывает ощущение чрезвычайного положения. Это можно назвать «незаконченной работой сотрудника». Она не закончена потому, что руководитель должен закончить её, делая следующее:
1. Собирая данные, необходимые для принятия решения.
2. Вырабатывая решение, которое будет основано только на письменных данных.
3. Выпуская приказы, вместо того чтобы одобрять их.
Если вы сильно злитесь на своего босса, вы можете всегда доставить ему неприятности «незаконченной работой сотрудника». Не собрав данных, составляющих полную картину происходящего, вы направляете ему обрывок тревожных сведений. Это заставляет его проделывать всю работу по сбору информации. Вы не предлагаете никакого решения. Это заставляет его приходить к решению, основываясь на анализе данных, проведённом на расстоянии; такие решения часто ошибочны, так как они принимаются при отсутствии всех необходимых данных. Затем вы заставляете его выпускать основанные на произвольных решениях приказы, имеющие большое воздействие, которые на некоторых участках работы могут привести к расстройствам и испортить его репутацию. Вот так можно отомстить боссу. И даже при отсутствии намерения навредить, посылаемая боссу «незаконченная работа сотрудника» навредит ему, вынуждая его запрашивать информацию, заставляя его делать предположения относительно данной ситуации, заставляя его стряпать решения, которые могут быть нереальными, и навязывая ему роль тирана.
Теперь, когда мы увидели негативную сторону, давайте рассмотрим позитивную.
1. Излагается ситуация.
2. Предоставляются все данные, необходимые для её решения.
3. Предлагается решение.
4. Имеется строчка, где руководитель может поставить подпись, чтобы одобрить или не одобрить предлагаемое решение.
Если в обязанности руководителя входит подписание документов или писем, то они, полностью готовые к подписанию, должны быть частью пакета, и все места, где требуется подпись, должны быть отмечены карандашом, а в пункте, содержащем предложенное решение, следует указать, что необходимы подписи.
Пример неправильной ЗРС: В послании из Канады говорится: «Местный филиал тратит много денег». Посмотрите, что теперь вынужден делать руководитель. Он вынужден выяснять, что значит «много», кто делает это, представляет ли это опасность, придумывать, как уменьшить расходы, и выпускать приказы по этому поводу. Ничто из этого не является его работой. Его заставили выполнять работу человека, который предоставляет информацию.
Пример правильной ЗРС: Руководитель получает пакет. В сопроводительном послании говорится:
«Местный филиал быстро приближается к состоянию неплатёжеспособности. Данные прилагаются в пакете. Я рекомендую: переместить начальника отдела материальной части на пост начальника отдела обучения, который сейчас пустует; Джулиса Бентли принять на пост начальника отдела материальной части с зарплатой 1200 долларов в месяц. Директору данного филиала объявить выговор за плохое финансовое управление и предписать составлять смету своих расходов. Внедрить систему заказов на приобретение. С начальником отдела продвижения провести занятия по составлению рекламных писем.
Одобрено__________ Не одобрено _________
Подписано:
Джейн,
канадский представитель головной организации»
Прилагаются копии докладов рекомендательного совета, показывающие неплатёжеспособность, сводка расходов за последние два месяца, сводка доходов за последние два месяца, список незначительных товаров, купленных по высокой цене за последнее время.
По получении этого пакета канадский представитель головной организации выпускает местные исполнительные директивы и предпринимает другие необходимые действия.
Поскольку данные, решения и приказы были все собраны в виде «законченной работы сотрудника», правильное действие стало возможным.
Если на послании, которое Вы получаете, стоят буквы ЗРСП, то это означает «Закончите работу сотрудника, пожалуйста».
Генеральному директору компании (ФИО)
Через:
Зам. генерального директора (ФИО)
Начальника отдела дохода (ФИО)
_____________________________________________________________________
Руководитель Бизнес школы (ФИО)
Ситуация: На данный момент у Бизнес школы отсутствует рекламный баннер, установка которого способствовала бы привлечению потенциальных клиентов.
Данные: Для размещения баннера, рекламирующего услуги Бизнес школы размерами 2х5 метров необходимо затратить 2500 рублей. Баннер будет размещать компания Desire.
Стоимость самого баннера с установкой 2000 рублей.
Стоимость разрешения от Департамента Информации и рекламы при мэрии – 500 рублей.
Выплату возможно осуществить из фонда продвижения Бизнес школы.
Решение: Выделить денежные средства в сумме 2500 рублей для оплаты расходов, связанных с размещением баннера.
Одобрено______________ Не одобрено___________
СИТУАЦИЯ: Содержит ситуацию, которую необходимо разрешить.
ДАННЫЕ: Все данные, цифры, планы, расчёты, необходимые для разрешения ситуации. (Приложите любые документы или письма, которые требуют подписи руководителя. Приложите необходимую дополнительную информацию.)
РЕШЕНИЕ: Изложите решение, которое вы предлагаете.
Практическое задание: Напишите, почему необходимо применять ЗРС вместе с заказом на приобретение. 
Источник
Как освободить время руководителя при помощи ЗРС
Высокая загруженность на работе — проблема большинства руководителей. Ситуация, когда нет ни минуты свободного времени, а необходимые задачи все же не выполняются своевременно, далеко не редкость. Фото рабочего дня обычно помогает выяснить причину этой проблемы. Подробнее об этом инструменте мы рассказывали здесь.
Часто, помимо рабочих задач, руководителю приходится еще и отвечать на вопросы сотрудников. Именно этот момент может мешать выполнению должностных обязанностей. В задачу HR-специалиста, помимо прочего. входит и внедрение инструментов, оптимизирующих рабочие процессы. Освободить время руководителя поможет использование ЗРС.
Что такое ЗРС
Расшифровывается аббревиатура как «законченная работа сотрудника». Это документ, составляемый в бумажном или электронном виде и описывающий проблему, с которой работник обращается к руководителю.
ЗРС немного похож на докладные записки, которые были приняты ранее для обращений к руководству. Однако имеется ряд особенностей. В ЗРС описывают не только проблему, но и предлагаемый вариант ее решения. То есть, руководителю нет необходимости запрашивать информацию по вопросу или долго разбираться в ситуации.
ЗРС пишется по шаблону и содержит все сведения о проблеме. Кроме того, в документе указан способ ее решения и предполагаемые затраты. ЗРС составляется таким образом, чтобы после ознакомления с ним руководителю осталось только принять или отклонить предложение.
Как ЗРС помогает освободить время
Многие сотрудники на описание своей проблемы тратят гораздо больше времени, чем на ее решение. Даже если речь идет о покупке новой швабры для уборщицы, начальнику придется выслушать длительную историю о том, как ей не хватает зарплаты, насколько много у нее работы и что никто не ценит ее труд. На все это уходит драгоценное рабочее время.
Кроме того, любой сотрудник, обращаясь к руководителю, описывает не только проблему, но и собственные эмоции, связанные с ней. В результате начальнику приходится запрашивать подробные данные у других работников, проводить расчеты, придумывать верные решения. В итоге это отнимает большое количество времени, отвлекая руководителя от выполнения текущих задач.
Законченная работа сотрудника уменьшает количество времени, затраченного на рассмотрение любой проблемы в несколько раз. В письменном виде излагаются только основные данные. Никто не захочет описывать лишнюю информацию. Поэтому времени на изучение проблемы потребуется минимум.
Не менее важно наличие в документе исходных данных и готового решения. То есть, начальнику не придется тратить время и усилия на разбор ситуации. Ознакомившись с документом, останется только принять положительное решение или отклонить ЗРС. На это понадобится максимум 2-4 минуты.
Как составить ЗРС
Шаблон документа разрабатывается индивидуально для каждой компании. Строгих норм и правил нет. Но важно, чтобы шаблон не позволял сотрудникам уклоняться от внесения важных данных. В шапке указывают название компании, должность и имя руководителя, которому предназначен документ, ФИО и должность составителя и дату обращения.
ЗРС состоит из трех блоков:
данные по ситуации;
С первым блоком проблем обычно не возникает. В нем просто описывают сложность, с которой столкнулся сотрудник. Далее следует точная информация: цифры, сроки, затраты, статистика. Заключительный блок заполняется решением, предлагаемым сотрудником.
Справка! Важно донести до работников, что решение — это не фраза «сделайте что-нибудь», а именно готовое, продуманное предложение. Иначе составление ЗРС теряет всякий смысл.
Как внедрить ЗРС
Просто сказать сотрудникам, что в компании будет использоваться данный вид обращения к руководителю, не получится. Работники будут использовать привычный и удобный для них способ решения всех проблем. Необходимо оформить изменения официально. То есть, издать приказ о внедрении ЗРС.
Все нововведения обычно вызывают недовольство сотрудников. Поэтому вполне вероятно, что даже после ознакомления с приказом работники будут пытаться побеседовать устно. Причина этого проста. Личный разговор более привычен и не требует особых усилий. Сотруднику нет необходимости собирать данные или искать решение проблемы. Он просто перекладывает эту работу на руководителя. Кроме того, во время разговора обычно высказывается несколько жалоб, не всегда обоснованных.
В первое время руководителю придется потрудиться, прививая в коллективе новые правила. При каждом устном обращении важно в самом начале мягко прерывать разговор и сообщать, что претензии и просьбы рассматриваются только в письменном виде, оформленные надлежащим способом.
Через 2-3 недели недовольство стихнет, сотрудники примут новые правила, а у руководителя освободится немало времени.
Совет! Отличным решением также станет разработка организационной схемы компании. В ней указываются все сотрудники, сфера их деятельности и ответственности. Если вывесить подобную схему в общей доступности, работникам будет легче разобраться, кому направлять ЗРС.
Преимущества ЗРС
Разгрузка руководства — далеко не единственное преимущество внедрения ЗРС. Благодаря такой системе общения в коллективе развиваются ответственность и самостоятельность. Работники привыкают не перекладывать проблему на начальника, а искать и находить решения лично.
Кроме того, возрастает взаимопонимание между работниками и руководством. Зачастую, озвучивая проблему, сотрудник не понимает, насколько возможно или невозможно ее решить. И если ответ начальника не соответствует ожиданиям коллектива, возникают негатив и недовольство.
При составлении ЗРС сотрудники вынуждены самостоятельно обдумывать ситуацию и искать возможные решения. Таким образом они понимают всю сложность процесса и осознают, что улучшить положение легким движением не получится.
Не менее важно, что в ЗРС можно обнаружить неординарные и эффективные идеи по улучшению работы компании.
Источник
Законченная работа сотрудника (ЗРС)
Как получить одобрение действий и проектов?
Термин «законченная работа сотрудника» означает следующее: направленная начальнику подборка информации относительно любой ситуации, плана или чрезвычайного происшествия, достаточно полная, чтобы от него требовалось только отметить: «Одобрено» или «Не одобрено».
А вот то, что затягивает одобрение, замедляет скорость выполнения действий и создаёт излишнее движение: кто-то посылает недостаточную информацию и требует решения. Поскольку руководителю необходимо больше информации, чем представлено, он вынужден надевать шляпу этого человека и собирать недостающие данные, используя своё собственное время и свои собственные линии. Он вынужден затем придумывать решение и выпускать приказ о тех действиях, которые должны быть предприняты. Это затягивает выполнение любых действий, приводит к тому, что его линии, и без того загруженные, используются для сбора информации, и вызывает ощущение чрезвычайного положения. Его корзина с надписью «Отложенные» переполняется, и в результате возникает неразбериха.
Это можно назвать «н езаконченной работой сотрудника ». Она не закончена потому, что руководитель должен закончить её, делая следующее:
1. Собирая данные, необходимые для принятия решения.
2. Вырабатывая решение, которое будет основано только на письменных данных.
3. Выпуская приказы, вместо того чтобы одобрять их.
1. Излагается ситуация.
2. Предоставляются все данные, необходимые для её решения.
3. Предлагается решение.
4. Имеется строчка, где руководитель может поставить подпись, чтобы одобрить или не одобрить это решение.
Если в обязанности руководителя входит подписание документов или писем, то они, полностью готовые к подписанию, должны быть частью пакета, и все места, где требуется подпись, должны быть отмечены карандашом, а в пункте, содержащем предложенное решение, следует указать, что необходимы подписи.
Известно, что любая связанная с этим ошибка в прошлом совершалась потому, что вы точно не знали, чего хотел руководитель.
Источник
Законченная работа сотрудника (ЗРС). Как поднять ответственность сотрудников
Самая большая и самая старая проблема у предпринимателей, руководителей и владельцев бизнеса — безответственные сотрудники.
Обычный день руководителя похож один на другой, как две капли воды, прямо как в фильме «День сурка». Помните, сначала герой фильма, Фил Коннорс, был невероятно рад тому, что с ним приключилось — он развлекался, ел, пил, курил, кутил и наслаждался жизнью. Но потом энтузиазм стал куда-то пропадать, ему стало надоедать и в конце концов его жизнь превратилось в ночной кошмар.
Примерно так же выглядит жизнь руководителя — «тушение пожаров» и бесконечный поток сотрудников с различными проблемами превращают его день в однообразное и, в конечном счете, скучное или вообще ненавистное занятие. Компания перестает расти, потому что сотрудники не могут самостоятельно принять важное решение, им обязательно нужно «посоветоваться с руководством».
В нашей компании данная проблема решена почти на 100% с помощью инструмента под названием «ЗРС». Это аббревиатура означает не «замученный рогатый скот», а «завершенная работа сотрудника».
Сегодня я хочу поделиться с вами этой технологией и приведу вам большую цитату Л. Рона Хаббарда из Hubbard Management System:
Законченная работа сотрудника (ЗРС). Как получить одобрение действий и проектов?
Существует термин «законченная работа сотрудника», который используется уже давно, и который мы будем теперь использовать для того,чтобы уменьшить количество искусственно созданной работы и увеличить скорость выполнения действий.
Термин «законченная работа сотрудника» означает следующее: направленная начальнику подборка информации относительно любой ситуации, плана или чрезвычайного происшествия, достаточно полная, чтобы от него требовалось только отметить: «Одобрено» или «Не одобрено».
А вот то, что затягивает одобрение, замедляет скорость выполнения действий и создаёт излишнее движение: кто-то посылает недостаточную информацию и требует решения. Поскольку руководителю необходимо больше информации, чем представлено, он вынужден надевать шляпу этого человека и собирать недостающие данные, используя своё собственное время и свои собственные линии. Он вынужден затем придумывать решение и выпускать приказ о тех действиях, которые должны быть предприняты.
Это затягивает выполнение любых действий, приводит к тому, что его линии, и без того загруженные, используются для сбора информации, и вызывает ощущение чрезвычайного положения. Его корзина с надписью «Отложенные» переполняется, и в результате возникает неразбериха.
Это можно назвать «незаконченной работой сотрудника». Она не закончена потому, что руководитель должен закончить её, делая следующее:
1. Собирая данные, необходимые для принятия решения.
2. Вырабатывая решение, которое будет основано только на письменных данных.
3. Выпуская приказы, вместо того чтобы одобрять их.
Если вы сильно злитесь на своего босса, вы можете всегда уничтожить его «незаконченной работой сотрудника». Не собрав данных, составляющих полную картину происходящего, вы направляете ему обрывок тревожных сведений. Это заставляет его проделывать всю работу по сбору информации. Вы не предлагаете никакого решения. Это заставляет его приходить к решению, основываясь на анализе данных, проведённом на расстоянии; такие решения часто ошибочны, так как они принимаются при отсутствии всех необходимых данных. Затем вы заставляете его выпускать основанные на произвольных решениях приказы, имеющие большое воздействие, которые на некоторых участках работы могут привести к расстройствам и испортить его репутацию. Вот так можно отомстить боссу. И даже при отсутствии намерения навредить, посылаемая боссу «незаконченная работа сотрудника» навредит ему, вынуждая его запрашивать информацию — направляя послания по уже загруженным линиям, заставляя его делать предположения относительно данной ситуации, заставляя его стряпать решения, которые могут быть нереальными, и навязывая ему роль тирана.
Теперь, когда мы увидели негативную сторону, давайте рассмотрим позитивную. «Законченная работа сотрудника» — это подборка информации в виде послания, или пакет, в которых:
1. Излагается ситуация.
2. Предоставляются все данные, необходимые для её решения.
3. Предлагается решение.
4. Имеется строчка, где руководитель может поставить подпись, чтобы одобрить или не одобрить это решение.
Если в обязанности руководителя входит подписание документов или писем, то они, полностью готовые к подписанию, должны быть частью пакета, и все места, где требуется подпись, должны быть отмечены карандашом, а в пункте, содержащем предложенное решение, следует указать, что необходимы подписи.
Если вы хотите сохранить свой пост или если вы хотите продолжать заниматься своим проектом, не настаивайте на том, чтобы руководитель собирал данные, которые должны собирать вы, придумывал решение, к которому должны прийти вы — человек, более знакомый с происходящим, и не ставьте руководителя в такое положение, когда он должен выпускать нереальные приказы, которые вы затем не сможете выполнить.
Известно, что любая связанная с этим ошибка в прошлом совершалась потому, что вы точно не знали, чего хотел руководитель.
«Законченная работа сотрудника» — вот чего хочет руководитель. В этом случае у вас есть ваша шляпа, вы можете делать больше, для того чтобы помогать, линии организации могут оставаться более свободными, и послания по ним будут проходить быстрее.
Этому были хорошие примеры в прошлом. Давайте сделаем это правилом.
И в конце, я бы хотел привести пример того, как используется этот инструмент:
Генеральному директору компании (ФИО) 30.07.2015
Через:
Зам. генерального директора (ФИО)
Начальника отдела дохода (ФИО)
________________________________________ _____________________________
Руководитель службы маркетинга (ФИО)
Ситуация: На данный момент у нашей компании отсутствует рекламный баннер, установка которого способствовала бы привлечению потенциальных клиентов.
Данные: Для размещения баннера, рекламирующего услуги нашей компании размерами 2×5 метров необходимо затратить 25 000 рублей. Баннер будет размещать компания «Фабрика рекламы».
Баннер будет размещен на рекламном щите по адресу: Коровинское шоссе, 10. По данным компании «Фабрика рекламы» ежедневно нашу рекламу будет видеть от 2 000 до 2 500 человек.
Стоимость самого баннера с установкой — 20 000 рублей.
Стоимость разрешения от Департамента Информации и рекламы при мэрии — 5 000 рублей.
Выплату возможно осуществить из фонда продвижения.
Решение: Выделить денежные средства в сумме 25 000 рублей для оплаты расходов, связанных с размещением баннера.
Это верно
Руководитель службы маркетинга (ФИО) _________________ (подпись)
Одобрено______________ Не одобрено___________
СИТУАЦИЯ: Содержит ситуацию (отклонение от идеальной картины), которую необходимо уладить.
ДАННЫЕ: Все данные, цифры, планы, расчёты, необходимые для разрешения ситуации. Приложите любые документы или письма, которые требуют подписи руководителя. Приложите необходимую дополнительную информацию.
РЕШЕНИЕ: Изложите решение, которое вы предлагаете.
Источник
11 Октября 2022
303
В избр.
Сохранено
Согласование нестандартных бизнес-процессов в компании
Знакома ли вам такая ситуация, когда сотрудники буквально преследуют руководителя с различными прошениями, служебными записками, просто устными рассказами о проблемах, которые нужно было решить еще вчера?
Большинство компаний на стадии организации и развития управляются владельцем в ручном режиме, и, к сожалению, избавиться от этой традиции с ростом коллектива все равно непросто. Как сделать прививку самостоятельности сотрудникам, будем обсуждать в этом блоге.
МИНУСЫ РЕШЕНИЯ ПРОБЛЕМ ОБЫЧНЫМ МЕТОДОМ
1. Перегруз руководителей. Во всех нештатных ситуациях необходимо разбираться с нуля.2. Безответственность сотрудников. О форс-мажоре достаточно просто сообщить и больше ничего не делать.3. Заторы на коммуникационных линиях. Пока разбираемся с одним делом, все другое замирает.4. Угрозы остановки потока производства при принятии неверных управленческих решений для нестандартных ситуаций.
И можно либо довести ситуацию в компании до такого состояния, когда работать больше не сможет никто, либо ввести некое согласование бизнес-процессов, которые создадут комфортную среду для решения нестандартных ситуаций.
ЗАКОНЧЕННАЯ РАБОТА СОТРУДНИКА. КОГДА ОНА НЕОБХОДИМА?
В идеале, любое дело должно быть доведено до конца. 
Но в ситуации возникновения проблем для экономии времени на принятие решений это становится особенно важным.В своей работе мы применяем специальный процесс «ЗРС» («Законченная работа сотрудника»), который создан как согласование бизнес процессов по нестандартным ситуациям.
Когда применяется ЗРС?
• При возникновении проблемы, которая не предусмотрена внутренними документами компании. Например, сломался кофейный аппарат. Требуются деньги на починку.
• При появлении внештатной ситуации, которая грозит какими-то отложенными проблемами. Например, нужно оплатить счет от поставщика вне платежного дня.
• При любом столкновении с форс-мажорной ситуацией, которая требует согласования руководства. Например, требуется нанять дополнительных сотрудников в штат, приобрести мебель, сделать ремонт на производстве и т.п.
Безусловная польза данного способа согласования каких-то трат или управленческих решений в избавлении руководителей от принятия решений путем полного погружения в сложившуюся ситуацию. В идеале с заявкой они должны получать максимально полный расклад по существующей проблеме, варианты выхода из нее и ОДИН оптимальный способ решения. С другой стороны, сотрудники, составляющие ЗРС, учатся не перекладывать ответственность на вышестоящих, а самостоятельно изучать проблемы, анализировать пути их преодоления и на основе объективных данных выбирать лучший вариант.
ВНЕДРЕНИЕ ТЕХНОЛОГИИ «ЗРС» В КОМПАНИИ
Согласование бизнес-процессов такого рода мы организовали на корпоративном портале Битрикс24. Однако в начале внедрения «ЗРС» мы писали на бумаге. Как происходило появление и активное применение подобного способа согласования заявок т сотрудников в компании:
1. По технологии подготовили описательные документы.
2. Памятки распространили среди сотрудников, чтобы у каждого под рукой были образцы и подобное описание.
3. Организовали практическое обучение составлению «ЗРС» в группах среди всех сотрудников.
4. Поставили на поток прием, разбор и согласование или отправку на доработку подобных заявок.
На этапе внедрения важно не только обучить инициаторов грамотному описанию проблемы в формате «что случилось — варианты решения — оптимальное предложение», но и руководителей настраивать на то, что неполные, непонятные и однобокие заявки можно смело отправлять на доработку. Только таким методом можно достигать скорости принятия решений по нестандартным ситуациям.
ОЦИФРОВКА ЗРС НА БИТРИКС24: СОГЛАСОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ПО-НОВОМУ
Если вы настроены на управление компанией через корпоративный портал на Битрикс24, то стоит задуматься и об оцифровке процесса согласования решений по возникающим проблемам. Окобит24 предлагает для этого модуль «ЗРС» как наиболее комфортный вариант.
Плюсы внедрения «ЗРС» в компании:
• Ликвидируется необходимость составления заявки на бумаге и подачи ее руководителю лично.• Процесс проходит по командным линиям и может быть доработан или отклонен еще на этапе промежуточного руководителя.• «ЗРС» на корпоративном портале можно составлять и согласовывать с любого устройства, независимо от местонахождения инициатора или руководителей.
Таким образом в компании значительно повышается скорость обработки подобных заявок, решения начинают согласовываться и реализовываться в ускоренном режиме. Пропадают реальные очереди у кабинета владельца.
ЗРС ПРИ СОГЛАСОВАНИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА. С ЧЕМ НУЖНО БЫТЬ ОСТОРОЖНЫМИ?
1. Обращайте внимание на содержание заявки. Она также должна содержать полную картину проблемы и варианты решения, как и составленная на бумаге.2. Все процессы можно отправить на доработку или отклонить. Руководителям любого звена необходимо пользоваться данными инструментами.3. ЗРС не стоит применять везде и всюду, отходя от идеи использования процесса только при возникновении внештатных ситуаций, не прописанных во внутренних документах, иначе у руководителей образуются такие же завалы из неразобранных проблем, как ранее. Только на корпоративном портале.
Процесс подачи заявки при должной подготовке сотрудников не должен вызывать страха или дискомфорта. Одобрение ЗРС также не должно занимать много времени, потому что происходит в понятной согласованной форме. К сожалению, если пустить все на самотек и не готовить вновь прибывших работников или не освежать в памяти давно работающих основы использования процесса, то постепенно технология сойдет на нет. Используйте современные решения, но не забывайте, что подготовка персонала — не менее важный залог успеха и развития бизнеса, чем любые современные решения!
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать