Как правильно пишется докладная или докладная

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка (код 0286041 по ОКУД*) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды докладных записок

По содержанию докладные записки подразделяются:

• на инициативные;
• информационные;
• отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

• на внешние;
• внутренние.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
• дату;
• индекс;
• место составления;
• адресата;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись руководителя;
• фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

Пример 1

Внешняя докладная записка

Общество с ограниченной ответственностью «Север» (ООО «Север») ул. Советская, д. 123, 116900, Москва Тел./факс (095) 112-56-90 E-mail: sever@sev.ru ОКПО 12377792, ОГРН 1046300213191 ИНН/КПП 6321732124/632101001

Генеральному директору ООО «Ромашка» А.В. Гришину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.02.2014 № 12/05-14

О привлечении дополнительных

трудовых ресурсов

Уважаемый Андрей Васильевич!

В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.

Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.

Начальник отдела кадров   Семенов         В.О. Семенов

В дело № 03-13

Одинцова 10.02.2014

Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

• наименование структурного подразделения;
• наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
• дата;
• регистрационный (исходящий номер);
• заголовок к тексту;
• текст;
• отметка о наличии приложения (если есть);
• адресат;
• подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Пример 2

Внутренняя докладная записка

Отдел продаж

Директору ООО «Ромашка» И.И. Сидорову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

07.04.2014 № 6

О прогуле, совершенном менеджером

отдела продаж

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.

В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.

Начальник отдела продаж Игнатьев       О.А. Игнатьев

В дело № 02-10

Сидорова 07.04.2014

Оформление реквизитов докладной записки

При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).

Пример 3

Угловое расположение реквизитов в докладной записке

Наименование

структурного подразделения                                          Адресат

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА          

______________ № ________

Заголовок

Пример 4

Продольное расположение реквизитов в докладной записке

Наименование структурного подразделения

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

_____________ № _________

Адресат

Заголовок

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и  может располагаться по центру или от границы левого поля.

Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г.).

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя.

Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

• в первой – констатирующей части – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
• во второй – анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
• в третьей – резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.

Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают:

• запрос информации;
• выдачу инструкций;
• сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
• объявления (извещения).

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.

Пример 5

Служебная записка

Отдел АХО СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 16.04.2014 № 4

Начальнику отдела кадров И.И. Сидорову

В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.

Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:

1. Симакину И.П.

2. Иванову П.Н.

Начальник АХО       Свиридов       Н.Н. Свиридов

В дело № 02-14

Ильина 16.04.2014

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз – объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

Виды объяснительных записок и их особенности

По содержанию объяснительные записки подразделяются:

• на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
• составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

Оформление отдельных реквизитов докладной записки

В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.

Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать:

• описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

• аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

Пример 6

Объяснительная записка

Считать причины неуважительными.

Применить дисциплинарное взыскание
в виде выговора Александровой И.И.

Отделу кадров издать приказ.
Смолкин 17.04.2014

Директору ООО «СВ»

А.В. Смолкину

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

14.04.2014 № 14

Об отсутствии на рабочем месте

Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

Оправдательных документов не имею.

Бухгалтер      Александрова               И.И. Александрова

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.

Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.

Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.

▪ Журнальная форма регистрации – самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него – в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.

Пример 7

Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок

Дата документа	Регистрационный номер	Вид документа, краткое содержание	Кем подписан документ	Исполнитель	Куда передан	Расписка в получении (подпись, дата)	Отметка о направлении документа в дело
1	2	3	4	5	6	7	8
07.04.2014	03-10/14	Об отзыве из отпуска кассира Швец О.Р.	Начальник отдела кадров	Инспектор отдела кадров	Отдел кадров	Смирнова В.А. 07.04.2014	В дело № 03-14 Смирнова 07.04.2014

▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации. Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения. Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.

Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Докладная
записка —
документ, адресованный руководите­лю
предприятия
или
вышестоящего учреждения, информирую­щий
его о сложившейся ситуации, явлении или
факте (напри-

24

мер,
о каком-либо служебном деле, о результатах
обследования,
ходе
выполнения работы и т.д.), а также
содержащий
выводы
и
предложения составителя.

В
зависимости от содержания и назначения
докладные за­писки
делятся на информационные и отчетные.

Докладная
записка составляется как по инициативе
самого
работника,
так и по указанию руководителя данного
учрежде­ния.
В
зависимости от адресата докладные
записки бывают внутренние
(направленные непосредственно руководителю
организации
или подразделения) и внешние (направленные
ру­ководителю
вышестоящей организации).

Внешняя
докладная
записка адресуется в вышестоящие
ин­станции
и, соответственно, оформляется
на
общем бланке уч­реждения
формата
А4
и подписывается руководством учреж­дения.

Внутренняя
докладная
записка подается руководителю структурного
подразделения или руководителю
учреждения и,
соответственно,
оформляется на простом листе бумаги
формата А4 с угловым расположением
постоянных реквизитов (допуска­ется
рукописный способ). Внутреннюю докладную
записку под­писывает
составитель.

Текст
докладной, как и
объяснительной,
записки делится на две
части. В первой, констатирующей,
части
излагаются причи­ны,
факты или события, послужившие поводом
для ее написа­ния.
Во второй части анализируется сложившаяся
ситуация; также
в ней могут содержаться выводы и
предложения о дей­ствиях,
которые
необходимо предпринять для решения
пробле­мы,
сложившейся в данной ситуации.

Основные
реквизиты (внутренней)
докладной
записки:

• наименование
  должности, инициалы и фамилия лица,
  кому
  адресована докладная записка;

• наименование
  документа (Докладная
  записка);

• заголовок
  к тексту докладной записки (в некоторых
  слу­-
  чаях);

текст докладной
записки;

25

• наименование
  должности,
  инициалов и
  фамилии
  лица,
  составителя
  докладной записки и его подпись;

• дата
  составления докладной
  записки.

Основные
требования к письменному оформлению
внутрен­ней
докладной записки: (см.
приложения:
образец
9):

1. В
   правом верхнем углу листа с
   отступом
   в
   треть
   строки в
   форме
   дательного надежа (кому?) с прописной
   буквы
   указывается
   должность
   адресата
   с
   включением
   наимено­-
   вания
   организации,
   его
   инициалы
   и фамилия.

2. Наименование
   документа — Докладная
   записка —
   пи­-
   шется
   посередине новой строки с
   прописной
   буквы; точ-­
   ка после пего не ставится.

3. Текст
   докладной
   записки может начинаться с
   конкретно­
   го
   изложения просьбы, предложения (например,
   Изве­-
   щаю
   Вас
   о том., что необходимо…; Мною неоднократ­-
   но
   ставился перед Вами вопрос о…; Согласно
   Вашему
   указанию
   (распоряжению) и
   т.д.).

4. Наименование
   должностного лица, подписавшего
   документ,
   располагается
   справа. Личная подпись с указанием его
   ини­-
   циалов и фамилии
   в именительном
   падеже — слева.

5. Дата
составления докладной
записки
указывается справа
под
наименованием
лица,
составившего документ.

Основные
требования к письменному оформлению
внешней докладной
записки: (см.
приложения: образец 10):

1. В
нравом верхнем углу
листа
с
отступом
в треть строки в
форме
дательного падежа
(кому?)
с
прописной
буквы указываются
должность адресата с включением
наимено­вания
организации, его инициалы и
фамилия.

3.
Наименование документа — Докладная
записка —
пи­шется
посередине повой строки с прописной
буквы; точ­ка
после него не ставится. Под ним с
прописной
буквы посередине
строки,
если
наименование документа указы­валось
посередине, или в правом углу, если
наименова­ние
документа
указывалось справа, пишется заголовок
к

26

тексту,
выраженный отглагольным
существительным в

предложном
падеже с предлогом О (например, О назна-
чении…;
О поощрении…)
.

1. Под
   наименованием документа
   с правой
   стороны указы­-
   вается
   дата составления /докладной записки,
   с: левой —
   номер докладной записки
   (№ …).

2. Первую
   часть текста докладной
   записки следует начи­-
   нать
   с конкретного изложения сведений или
   фактов, побу-­
   дивших
   составить данный документ (например:
   При
   про
   ведении
   09.04.2006 инвентаризации товарных фондов
   мА-
   газина № 8 обнаружено…;
   Отдел
   машинописного бюро в
   настоящее
   время оснащен…). Если
   сведения, приводи­-
   мые
   в докладной
   записке,
   относятся к определенной дате,
   то
   она указывается в
   заголовке. Не
   следует начинать текст
   докладной
   записки словами Довожу
   до вашего сведения.

3. Вторая
   часть докладной
   записки обычно начинается со
   словосочетания
   Прошу
   Вас с
   прописной буквы,
   после ко-­
   торого обычно употребляются
   глаголы,
   указывающие на
   характер
   просьбы или предложения (например,
   Прошу
   Вас
   рассмотреть…, Прошу Вас назначить и
   т.д.).

4. Приложение,
   если
   оно есть, оформляют после текста
   с
   красной
   строки. Если приложений два или более,
   то они
   нумеруются
   (например, Приложение:

1. План-график на
   2 л. в 2 экз.

2. Таблица расчетов
   на 1 л. в 2 экз.).

8. Под
текстом
докладной
записки слева указывается наи­-
менование
должностного лица, подписавшего
документ,
справа
располагается личная подпись с указанием
его
инициалов
и
фамилии.

2.8.
Объяснительная записка

Объяснительная
записка —
документ, в котором поясняется содержание
отдельных положений
какого-либо документа
или

27

объясняются
причины какого-либо события, факта,
поступка, чаще
всего нарушения трудовой или технологической
дисципли­ны,
невыполнения производственного задания,
поручения и
т.д.

Объяснительные
записки
по своему содержанию можно разде­лить
па две
группы. К
первой
группе
относятся документы, сопро­вождающие
какой-либо
основной
документ и, соответственно, объясняющие
содержание
основных
его положений. Такие доку­менты
оформляются
па
общем бланке предприятия (учреждения).

Вторую
группу составляют
объяснительные
записки, в
кото­рых
излагаются причины невыполнения
конкретным лицом како­го-либо
поручения, нарушения
им трудовой
или технологической
дисциплины.
Объяснительные
записки, имеющие характер лич­ного
свойства, адресуются вышестоящему
непосредственному ру­ководителю.

Текст
объяснительной записки должен объективно
отражать события
и конкретные факты, давать четкие
разъяснения. Она может
быть оформлена рукописным способом на
стандартном
листе бумаги А4.

Основные
реквизиты объяснительной
записки,
составлен­ной частным лицом:

• наименование
  должности, фамилия и инициалы лица,
  кому
  адресована объяснительная записка;

• наименование
  документа (Объяснительная записка);

• текст
  объяснительной
  записки;

• наименование
  должности, фамилии и
  инициалов
  лица,
  составителя
  объяснительной записки;

• подпись составителя
  объяснительной записки;

• дата составления
  объяснительной записки.

Основные
требования к письменному оформлению
объясни­тельной
записки, адресованной должностному
лицу (см, приложения:
образец 11):

1. В
правом верхнем углу листа с
отступом
в треть
строки
в
форме
дательного падежа (кому?) с прописной
буквы

28

указываются
должность, инициалы и фамилия адреса
та,
т.е.
лица, кому адресована объяснительная
записка.

1. Наименование
   документа — Объяснительная
   записка —
   пишется
   посередине новой строки с прописной
   буквы,
   точка
   после пего не
   ставится.

2. Текст
   объяснительной
   записки делится на две час™. В
   первой
   части констатируются факты нарушения
   трудовой
   деятельности;
   во второй — объясняются причины
   наруше­-
   ния
   трудовой деятельности. Констатирующая
   часть может
   начинаться
   с конкретного изложения фактов
   нарушений
   трудовой
   деятельности (например, мною
   02.11.2006 пропу­-
   щено…; 27.05.2007 я опоздал
   на
   40
   мин. … и
   т.д.). При
   указании
   причины нарушения трудовой
   деятельности
   можно
   использовать клишированные формы
   словосочета-­
   ний,
   применяемые при написании заявления
   (например, в
   связи
   с тем, что…; ввиду (чего?)… и
   т.д.).

3. Под
   текстом объяснительной записки с
   повой
   строки с
   прописной
   буквы в именительном падеже
   указывается
   должность,
   инициалы, фамилия адресанта.
   В
   некоторых
   случаях
   аналогично докладной записке должность
   соста-­
   вителя,
   его инициалы и фамилия указываются под
   наиме­-
   нованием
   лица,
   кому адресована объяснительная
   записка
   (в
   этом случае используется форма
   родительного падежа).

4. Личная
   подпись с последующим указанием
   инициалов,
   фамилии
   составителя
   объяснительной
   записки располага­-
   ется
   справа
   на строке,
   в которой
   указывается
   наименова-­
   ние
   автора объяснительной записки.

5. Дата
   составления объяснительной записки
   располагается
   внизу
   слева под наименованием составителя
   объясни­
   тельной
   записки.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок, служебных записок и справок.

Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

• Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
• Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

• внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
• внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

• наименование структурного подразделения;
• вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
• дата;
• регистрационный номер;
• заголовок к тексту;
• текст;
• адресат;
• подпись составителя (с указанием должности).

Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

Пример 2

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка». Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике. В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку» в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления управленческой документации.

Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне,то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.

Пример оформления служебной записки:

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя.

В зависимости от целей составления справки могут быть:

• аналитические,
• отчетные или
• информационные.

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Справки, в зависимости от адресата, могут быть:

• внешними и
• внутренними.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

• полноты и достоверности фактов и сведений;
• правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);
• точности датирования;
• соблюдения уровня подписания.

Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно работает» и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.

Пример оформления справки служебного характера:

Довожу до Вашего сведения, что 9.09.2024 г. в 10 часов 30 минут (2 часа 30 минут с начала рабочего дня) младший юрист Ватов Н. Д. был обнаружен на рабочем месте спящим в состоянии алкогольного опьянения. Объяснить своё поведение, расписаться в акте Ватов отказался. Работник был выведен с территории предприятия.

Предлагаю отстранить Ватова Н. Д. от работы на 3 рабочих дня и применить дисциплинарное взыскание в виде увольнения.