Показываем, как отобразить наличие приложений в основном документе и отметку в верхнем правом углу на самом приложении: общие правила, а также особенности приказов, протоколов и договоров; когда приложение у основного документа единственное и когда их несколько; как в многостраничных приложениях нумеровать страницы, оформлять титульный лист, как сшивать; чем отличается оформление утверждаемого приложения от приложения справочно-информационного характера; как оформить приложение к утвержденному приказом организационному документу, т.е. приложение к приложению (всего в статье показано 25 примеров оформления).
Приложения к документам бывают 2 видов:
- связанные с основным документом только правилами пересылки документов (оформление отметки о приложении в сопроводительном письме мы подробно разобрали в прошлом номере журнала) и
- связанные с основным документом по содержанию. Эту ситуацию рассмотрим в этом номере журнала.
Оформление приложений – общие правила
Письмо1, приказ или иной документ может иметь приложения, которые поясняют содержание этого основного документа. В данном случае документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Она:
- ставится в правом верхнем углу документа-приложения;
- каждая составная часть реквизита печатается с новой строки через 1 интервал, строки многострочного реквизита обычно выравниваются по левому краю (как в Примере 1) или центрируются относительно самой длинной строки (этот вариант встречается реже, показан в Примере 2). Длина строки не должна превышать 8 см;
- начинается со слова «Приложение», далее указывается его номер, потом реквизиты основного документа (вид, автор, дата и номер).
Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами (Пример 2). Знак «№» после слова «Приложение» можно не указывать как в основном документе, так и в отметке на документе-приложении (см. Примеры 1 и 2). Главное, придерживайтесь единообразия в оформлении всех документов организации.
Обратите внимание: если приложение одно, то оно не нумеруется, т.к. больше приложений нет (Пример 3).
Пример 1. Отметка на приложении (самый распространенный вариант оформления)
Пример 2. Отметка на приложении
Пример 3. Отметка на приложении
Рассмотренные выше правила касаются оформления отметки в верхнем правом углу на всех приложениях, связанных с текстом основного документа, к каким бы документам они ни прикладывались.
Приложения визируются или подписываются должностными лицами, ответственными за их подготовку.
Особенности оформления приложений в распорядительных документах
Если приложение носит справочный характер
Распорядительные документы (такие как приказы, распоряжения, постановления, решения) могут иметь приложения, поясняющие содержание основного текста.
В качестве приложений справочного характера могут выступать различные аналитические отчеты, справки, перечни, списки, графики и другие документы. При этом в соответствующем пункте распорядительной части текста документа необходимо сделать ссылку на приложение. Вот почему отдельной отметки о наличии приложений под текстом в распорядительном документе никогда не оформляется (в отличие от письма).
При наличии нескольких приложений они нумеруются, знак «№» факультативен.
В тексте распорядительного документа ссылка на приложение обычно делается в скобках, при этом слово «приложение» лучше печатать строчными буквами (ведь это середина предложения, см. «!» в Примере 4), но данное правило носит рекомендательный характер. Поэтому первую прописную букву в этом слове вы тоже можете увидеть.
Пример 4. Обозначение наличия приложений в распорядительном документе
На прилагаемых документах в правом верхнем углу пишут информацию о том, к какому документу они являются приложением. В качестве автора здесь надо указывать наименование организации, т.к. автором всегда является организация (эти общие правила мы проиллюстрировали Примерами 1–3 и 5). Исключение составляют случаи, когда основной документ оформлен на должностном бланке, тогда на приложении будет написано не «Приложение № 1 к приказу ПАО “Компас” от 25.04.2022 № 68», а «Приложение № 1 к приказу коммерческого директора ПАО “Компас” от 25.04.2022 № 68».
Документы-приложения должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.) и заголовок к тексту. Точка в конце заголовка не ставится.
Пример 5. Заголовочная часть документа-приложения к основному документу, показанному в Примере 4
Если приложение утверждается
Приложением к распорядительному документу может быть утверждаемый документ, который впоследствии действует в виде самостоятельного документа. В этом случае в тексте распорядительного документа должна быть формулировка «Утвердить прилагаемое Положение…» или «Утвердить прилагаемый Перечень мероприятий…» и т.д. (см. Пример 6). Так пишут, если утверждается всего один документ2.
Если необходимо утвердить несколько документов, то данную ссылку на приложения в тексте распорядительного документа оформляют в конце предложения, указывая в скобках «(приложение № 1)» или «(приложение 1)»3 (см. «!» в Примере 7).
Пример 6. Ссылка в тексте распорядительного документа на единственный утверждаемый документ-приложение
Пример 7. Ссылка в тексте распорядительного документа на несколько утверждаемых документов-приложений
На утвержденном приложении в правом верхнем углу располагается слово «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН» со ссылкой на реквизиты утвердившего распорядительного документа. При этом первое слово согласуется в роде и числе с наименованием приложения, например:
- положение – УТВЕРЖДЕНО;
- регламент – УТВЕРЖДЕН;
- правила – УТВЕРЖДЕНЫ;
- инструкция – УТВЕРЖДЕНА.
При этом над грифом утверждения печатаем слово «Приложение», тем самым указывая, что этот документ связан с основным и является приложением к нему (к какому именно, мы уже отобразили в грифе утверждения, поэтому после слова «Приложение» дублировать это не надо). Такое приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа.
Пример 8. Отметка на единственном документе-приложении, который утвержден распорядительным документом
Пример 9. Отметка на документе-приложении, когда распорядительным документом их утверждено несколько
Каждое утверждаемое приложение визируется его разработчиком или как минимум ответственным исполнителем от группы разработчиков.
Если текст документа не подписывается, а только визируется, то после текста приложения ставится черта длиной 2−3 см, расположенная по центру страницы, на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов от последней строки текста (после таблиц черта не ставится). Это необходимо для приложений к актам (указам и распоряжениям) Президента РФ, для остальных документов – это лучшая практика, которой можно воспользоваться.
Титульный лист приложения
Если документ-приложение имеет титульный лист (формат А4), то на нем отображаются:
- отметка о приложении;
- гриф утверждения (если приложение утверждено);
- заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка) лучше выделить прописными буквами (например, «ИНСТРУКЦИЯ»), можно еще использовать полужирный шрифт (ПЕРЕЧЕНЬ) или напечатать вразрядку (П О Л О Ж Е Н И Е);
- место и год издания документа размещаются в самом низу листа.
На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц приложения.
Пример 10. Титульный лист документа-приложения
Как нумеровать листы основного документа и приложений
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. На первой странице документа номер страницы не указывается.
Страницы распорядительных документов (приказа, распоряжения, решения, постановления) и утверждаемого ими документа нумеруются отдельно.
А вот если у утверждаемого документа есть собственные приложения, то у них идет сквозная нумерация страниц. Обычно утверждаются организационные документы, их основные виды – правила, положения, инструкции и регламенты. Они являются многостраничными документами, в их тексте могут быть ссылки на приложения, поясняющие содержание организационного документа (таблицы, перечни, рисунки и др.). Подобные приложения являются неотъемлемыми частями основного организационного документа и они не могут существовать друг без друга, составляя единое целое. Кстати, такой же принцип связи основного документа и приложений применяется в дипломных, курсовых и иных видах научно-исследовательских работ.
Пример 11. Расчет количества листов у документов
Приказ утвердил Инструкцию по делопроизводству – у них отдельная нумерация страниц.
У утвержденной Инструкции есть 10 собственных приложений – у них общая нумерация страниц (например, всего 73 стр.).
Пример 12. Расчет количества листов у документов
Оформление приложений в тексте утверждаемого организационного документа
Строгих правил оформления приложений в тексте утверждаемых документов нет, они скорее носят рекомендательный характер. Оформление приложений в тексте документа будет зависеть от правил оформления тех или иных видов документов, которые могут носить как обязательный характер, так и рекомендательный. Предлагаем ориентироваться на следующие документы:
- Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44;
- Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», ВНИИДАД, 2018;
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, Росархив, утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199;
- Методические рекомендации по подготовке муниципальных нормативных правовых актов / авторы-сост.: Атагимова Э.И., Макаренко Т.Н., Рыбакова О.С., Сарапкина Е.Н. — М.: ФБУ НЦПИ при Минюсте России, 2018. – 136 стр.
Если документ утверждается распорядительным документом, но сам в свою очередь в тексте содержит ссылки на приложения к нему, то выглядеть они могут следующим образом:
Пример 13. Утвержденный распорядительным документом организационный документ имеет собственные приложения
На приложении к организационному документу делаем отметку в правом верхнем углу со ссылкой на документ, в котором упоминается это приложение.
Пример 14. Заголовочная часть приложения к утвержденному организационному документу
Если в тексте утвержденного документа в отдельном пункте или подпункте дается ссылка на приложение, то на приложении ставится отметка, в которой указывается не только номер приложения, но и номер пункта, в котором это приложение упоминается:
Пример 15. Фрагмент заголовочной части приложения
Если приложение к утверждаемому документу состоит из двух и более таблиц, они нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией без знака «№» или со знаком «№» (в зависимости от методических рекомендаций по оформлению того или иного документа либо в соответствии с правилами делопроизводства в конкретной организации). Если в приложении таблица является единственной, она не нумеруется.
Особенности оформления приложений к протоколам
При проведении собраний нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части текста протокола нецелесообразно. При составлении списка присутствующих в самом протоколе в разделе «Присутствовали» указывается только общее количество участников мероприятия со ссылкой на прилагаемый список (см. Пример 16).
В этом случае составляется отдельный список присутствующих на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу (Пример 17). Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на 1 странице, наименования граф лучше повторить на каждой странице (вместо наименований допускается приводить на следующих страницах только номера граф таблицы).
Пример 16. Фрагмент протокола со ссылкой на список присутствующих на собрании, который является единственным приложением протокола
Пример 17. Список присутствующих (единственное приложение к протоколу)
Если помимо списка присутствующих в протоколе будут ссылки на другие приложения, то их необходимо пронумеровать. Приложения нумеруются в последовательном (возрастающем) порядке по мере упоминания их в тексте протокола. Тогда список присутствующих станет приложением № 1, а следующее приложение получит № 2. Разница между парами Примеров 16 + 17 и 18 + 19 отмечена знаком «!».
Пример 18. В протоколе упоминается список присутствующих, который является 1-м из нескольких приложений к этому документу
Пример 19. Отметка о приложении на списке присутствующих с номером приложения
Обратите внимание на особенность оформления отметки о приложении и грифа утверждения на прилагаемом документе: если он относится к решению коллегиального органа управления, то дается ссылка на сам орган, а реквизиты протокола указываются ниже в скобках (см. Пример 20 и фрагмент документа далее) – это исключение из общего правила. Ведь обычно сразу указывают вид документа, потом его автора, дату и номер (как в Примере 19).
Пример 20. Отметка на утвержденном документе-приложении
Фрагмент документа
Пункт 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Оформление приложений к договору
В договорах тоже можно не присваивать номер единственному приложению (как в Примерах 16 и 17). Но позже может появиться потребность изменить или детализировать условия договора, для этого стороны подпишут дополнительное соглашение к нему. И вот на этом этапе может появиться еще 1 или несколько приложений. Как тогда быть? Старое приложение (которое было при подписании договора) осталось без номера. Новому приложению тогда давать № 2, а старому присваивать № 1 (описывая эту «акробатику» в допсоглашении)? Или старое оставить без номера, а новому присвоить № 1? Теоретически оба варианта возможны. Но практически каждый из них порождает лишнюю путаницу. Поэтому в договорах рекомендуем даже единственному приложению сразу присваивать № 1.
В ГОСТ Р 7.0.97-2016 описано оформление приложений в сопроводительных письмах, организационных и распорядительных документах. Аналогичным образом оформляются приложения и к договорам, актам, планам, отчетам:
- вы можете по тексту договора сразу отмечать, что является приложением (см. Примеры 21 и 22) либо
- можете давать список приложений в одном из заключительных разделов или пунктов договора (см. Примеры 23 и 24). Перечень приложений приводится здесь в той последовательности, в которой они впервые упоминаются в тексте договора,
- а можете даже одновременно применять оба эти варианта для большей однозначности и удобства поиска информации и документов.
Пример 21. Ссылка на упоминаемое в тексте договора приложение.
2.5. Оказать услуги и сдать их результаты Заказчику в сроки, установленные Планом оказания услуг (приложение № 1).
Пример 22. На приложении к договору в правом вернем углу ставим соответствующую отметку (указываются все привычные данные основного документа кроме автора)
Пример 23. Список приложений в отдельном разделе договора (в виде таблицы)
Пример 24. Список приложений в отдельном пункте договора
10.1. Приложения к настоящему Договору являются его неотъемлемыми частями и составлены в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон:
10.1.1. Задание на оказание услуг на 9 л.
10.1.2. План оказания услуг на 3 л.
10.1.3. Форма Акта об оказании услуг на 1 л.
В качестве защиты от подмены страниц многостраничные договоры вместе с приложениями можно прошить, оформив заверительную надпись. Если потом подписывают допсоглашение и у него могут быть новые приложения к этому договору, то все эти новые документы к первому сшиву не подкрепляются, из них можно сделать второй сшив.
Пример 25. Оформление заверительной надписи на обороте сшива обеими сторонами договора
Основной документ хранится вместе со своими приложениями
Распорядительные, организационные документы, договоры и акты группируются в дела с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с распорядительными документами.
Приложения, являющиеся неотъемлемыми частями письма, хранятся вместе с ним.
Новая страница 1
Оформление реквизита «Отметка о наличии приложения»
При оформлении приложений к
документам используется реквизит «Отметка о наличии приложения». Требования,
предъявляемые к оформлению этого реквизита, установлены ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов».
Отметку о наличии
приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение,
не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число
экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении
регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов
Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывают.
Если к документу
прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии
приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003
№ 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение
направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии
оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз.
только в первый адрес.
В приложении к
распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила,
инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут
«Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и
регистрационного номера, например:
Приложение № 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 319
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать
прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа,
его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ
№ 2
к приказу
Минздрава России
от 05.06.2003 № 251
Отдельные вопросы оформления приложений
В государственном стандарте
даны требования по оформлению приложений в сопроводительных письмах и в
распорядительных документах, но приложения оформляются и в других документах,
кроме того, при оформлении документов нередко возникают вопросы, которые в
стандарте никак не отражены. Рассмотрим некоторые из них.
При оформлении распорядительных
документов в соответствующем пункте распорядительной части документа необходимо
делать ссылку на приложение. Оформляется она следующим образом:
—
если приложение одно:
В соответствии с
постановлением Правительства Москвы от 21.01.2003 № 18-ПП «О структуре органов
исполнительной власти города Москвы» Правительство Москвы постановляет:
1. Утвердить Положение о
Комитете по связям с религиозными организациями города Москвы (приложение).
…
— если приложений несколько:
В связи с формированием
Аппарата Правительства Москвы в соответствии с Законом города Москвы от 21
ноября 2001 года № 63 «О внесении изменений и дополнений в Закон города Москвы
от 26 февраля 1997 года № 5 «О Правительстве Москвы»» Правительство Москвы
постановляет:
1. Утвердить Положения:
— об
Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1);
— о Правовом управлении
Правительства Москвы (приложение 2);
— об Управлении по
организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3);
— о Протокольном отделе
Правительства Москвы (приложение 4);
…
На каждом приложении
оформляется отметка о приложении по установленной форме:
Приложение 1
к постановлению
Правительства
Москвы
от 3
декабря 2005 г. № 982-ПП
Аналогичным образом оформляются
приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не
сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста
делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении:
Приложение 1
к договору
купли-продажи
сырой нефти
от 5
июля 2005 г. № 38/93
При оформлении отметки о
наличии приложения в сопроводительных письмах слово «Приложение» печатается
непосредственно под текстом, без красной строки, дополнительным межстрочным
интервалом от текста не отделяется:
Высылаем на рассмотрение
Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о
сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.
Приложение: 1.
Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.
2. Договор о
сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.
При оформлении приложений
справочного характера к распорядительным, плановым, отчетным и другим документам
приложения должны быть оформлены как полноценные документы, то есть должны
содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список,
план и др.), заголовок к тексту документа, например:
Справка о суммах налоговых отчислений
Справка о сумме задолженности предприятия
Список членов комиссии по оценке собственности предприятия
График выполнения работ по договору
План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской
Федерации от … № … «О…»
и др.
Приложения визируются
должностными лицами, ответственными за их подготовку.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2006.
Автор систематизирует правила оформления приложений, закрепленные в нескольких нормативных документах. В результате такого анализа выявлены нестыковки и даны дополнительные авторские комментарии. Статья рассматривает не только вопросы, освещенные в ГОСТе Р 6.30–2003 и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, но и находит ответы, упущенные разработчиками этих документов. Например, остается непонятным: в каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»; всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» и какие еще правила его оформления существуют?
Не все так просто, как кажется с первого взгляда
С первого взгляда складывается впечатление, что приложение, а также реквизит «Отметка о наличии приложения» просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений, то большинство обращается к тексту ГОСТа Р 6.30–2003.
Фрагмент документа
Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений. Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:
- Где именно в документах стоит располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
- В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
- Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера?
- Как нужно оформлять приложения?
Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.
Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
Как известно, приложение А ГОСТа Р 6.30–2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит «Отметка о наличии приложения» должен находиться в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля (см. Рисунок 1). На самом деле это не так. Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см. Пример 1).
Пример 1
Представьте себе ситуацию, когда оформляется письмо-извещение о проведении выставки-конференции, состоящее из двух страниц, причем текст на второй странице занимает не более одной четвертой от общей площади листа. Соответственно, если реквизит «Отметка о наличии приложения» расположить в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля, то между этим реквизитом и текстом остается много свободного места (см. Рисунок выше). Как раз в это свободное место «хитрые умельцы», как со стороны организации — автора документа, так и со стороны организации-адресата, могут, предварительно потренировавшись, добавить любой текст, который позволит им получить свою выгоду. При этом руководство обеих организаций может даже и не узнать о внесении каких-либо добавлений в текст письма. Сравните два варианта одного письма, приведенные на этом развороте.
Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, реквизит «Отметка о наличии приложения» стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа. Причем отступ должен составлять 2–4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 1, которые были изданы разработчиком ГОСТа — Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). 2
Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2–4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.
Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения», стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30–2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом. При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 они есть, и вот что там написано:
Фрагмент документа
Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.
В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
В тексте ГОСТа Р 6.30–2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, реквизит «Отметка о наличии приложения» должен оформляться всегда (см. Пример 2).
Также реквизит «Отметка о наличия приложения», при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.
Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К таким документам, например, относится протокол.
Фрагмент документа
Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется и в распорядительных документах: приказах, распоряжениях, указаниях, постановлениях и решениях.
Фрагмент документа
Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1», «согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. Пример 3).
Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись «Приложение»?
Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» 3 с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.
Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.
Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом.
Пример 4
Однако если отправляется не сопроводительное письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться вышеуказанная надпись.
Пример 5
Готовится письмо-приглашение на заседание «Клуба аудиторов» (от 18.09.2006 № 857–03/06), а в приложении к письму дается схема проезда или программа заседания. В этом случае на приложении должна делаться информационная надпись о том, к какому письму относится данное приложение.
Во-вторых, не стоит делать надпись «Приложение» на документе, который утверждается распорядительным документом. Именно при оформлении таких приложений чаще всего делают ошибки. И посмотрите, что получается: есть варианты, когда отсутствует необходимая информация (Пример 6) или когда она дублируется (Примеры 7 и 8).
Возможные варианты неправильного оформления этим не ограничиваются. Однако правила оформления приложений к распорядительным документам регламентируются на примере указов и распоряжений Президента Российской Федерации в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Фрагмент документа
Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30–2003, а не надпись «Приложение №» с данными распорядительного документа. Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение №» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.
Фрагмент документа
Как нужно оформлять приложения?
При оформлении приложений следует соблюдать следующие несложные правила 4:
- Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
- Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу на первой странице приложения в надписи «Приложение…» (см. Пример 5) или в реквизите «Гриф утверждения документа» (см. Пример 9).
Там же можно узнать об авторе приложения. Именно поэтому на приложении не оформляется реквизит «Наименование организации».
- Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, в конце заголовка точка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.
- Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов документов.
- Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. При этом номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.
- Организационно-правовые документы — инструкции, правила, положения, регламенты, утверждаемые распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, — в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, разработавшим данное приложение. Другие приложения при необходимости также могут быть подписаны уполномоченным на это должностным лицом. Если приложение не подписывается, то целесообразно его заканчивать горизонтальной чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты должна составлять несколько сантиметров. Этот нехитрый прием застрахует от добавления какого-либо текста в конец приложения после подписания основного документа (см. Пример 5).
Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см. Пример 9).
* * *
Заканчивая статью, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением документов или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.
Новая страница 1
Оформление реквизита «Отметка о наличии приложения»
При оформлении приложений к
документам используется реквизит «Отметка о наличии приложения». Требования,
предъявляемые к оформлению этого реквизита, установлены ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов».
Отметку о наличии
приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение,
не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число
экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении
регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов
Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывают.
Если к документу
прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии
приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003
№ 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение
направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии
оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз.
только в первый адрес.
В приложении к
распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила,
инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут
«Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и
регистрационного номера, например:
Приложение № 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 319
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать
прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа,
его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ
№ 2
к приказу
Минздрава России
от 05.06.2003 № 251
Отдельные вопросы оформления приложений
В государственном стандарте
даны требования по оформлению приложений в сопроводительных письмах и в
распорядительных документах, но приложения оформляются и в других документах,
кроме того, при оформлении документов нередко возникают вопросы, которые в
стандарте никак не отражены. Рассмотрим некоторые из них.
При оформлении распорядительных
документов в соответствующем пункте распорядительной части документа необходимо
делать ссылку на приложение. Оформляется она следующим образом:
—
если приложение одно:
В соответствии с
постановлением Правительства Москвы от 21.01.2003 № 18-ПП «О структуре органов
исполнительной власти города Москвы» Правительство Москвы постановляет:
1. Утвердить Положение о
Комитете по связям с религиозными организациями города Москвы (приложение).
…
— если приложений несколько:
В связи с формированием
Аппарата Правительства Москвы в соответствии с Законом города Москвы от 21
ноября 2001 года № 63 «О внесении изменений и дополнений в Закон города Москвы
от 26 февраля 1997 года № 5 «О Правительстве Москвы»» Правительство Москвы
постановляет:
1. Утвердить Положения:
— об
Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1);
— о Правовом управлении
Правительства Москвы (приложение 2);
— об Управлении по
организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3);
— о Протокольном отделе
Правительства Москвы (приложение 4);
…
На каждом приложении
оформляется отметка о приложении по установленной форме:
Приложение 1
к постановлению
Правительства
Москвы
от 3
декабря 2005 г. № 982-ПП
Аналогичным образом оформляются
приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не
сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста
делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении:
Приложение 1
к договору
купли-продажи
сырой нефти
от 5
июля 2005 г. № 38/93
При оформлении отметки о
наличии приложения в сопроводительных письмах слово «Приложение» печатается
непосредственно под текстом, без красной строки, дополнительным межстрочным
интервалом от текста не отделяется:
Высылаем на рассмотрение
Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о
сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.
Приложение: 1.
Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.
2. Договор о
сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.
При оформлении приложений
справочного характера к распорядительным, плановым, отчетным и другим документам
приложения должны быть оформлены как полноценные документы, то есть должны
содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список,
план и др.), заголовок к тексту документа, например:
Справка о суммах налоговых отчислений
Справка о сумме задолженности предприятия
Список членов комиссии по оценке собственности предприятия
График выполнения работ по договору
План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской
Федерации от … № … «О…»
и др.
Приложения визируются
должностными лицами, ответственными за их подготовку.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2006.
Всего найдено: 11
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как правильно писать следующие выражения: рукава «летучая мышь», рукава «фонарики»? С кавычками или без? Спасибо!
Ответ справочной службы русского языка
Первое сочетание можно написать и в кавычках, и без: рукава «летучая мышь» и рукава летучая мышь. Выбор может быть обусловлен тем, знакома или нет предполагаемая читательская аудитория с различными фасонами рукавов, знакомо ли ей сочетание летучая мышь как термин. Второе сочетание лучше писать через дефис как определяемое слово и согласованное приложение: рукава-фонарики.
Здравствуйте, уважаемые сотрудники Грамоты.ру! Вот ответ на вопрос 206981 («Как правильно в деловой переписке в конце документа группировать ссылку на приложения к документу: ПриложениЕ: перечисления приложений или ПриложениЯ: перечисление приложений?»): Ответ справочной службы русского языка Правильно: _приложения_. К сожалению, он противоречит ГОСТ Р 6.30-2003: «Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.». Пожалуйста, исправьте ответ, если он действительно содержит ошибку, или дайте ссылку на нормативный документ, если вы уверены в его правильности. Большое спасибо за вашу работу! С уважением, Мила
Ответ справочной службы русского языка
Спасибо за замечание! Ответ исправлен.
Добрый день!
Подскажите, как правильно выделить «Приложение 1» (где нужны запятые?):«Так как услуги по перевозке грузов включены в перечень товаров, услуг, закупаемых централизованно в ООО «Ромашка»(,?) (Приложение 1)(,?) данный лот был снят с рассмотрения…»
Приложение: Перечень товаров, услуг, закупаемых централизованно в ООО «Ромашка».Заранее спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Так как услуги по перевозке грузов включены в перечень товаров, услуг, закупаемых централизованно в ООО «Ромашка» (Приложение 1), данный лот был снят с рассмотрения…
Еще раз здравствуйте,
все же хотелось уточнить на конкретном примере, как пишутся сочетания конкурсная документация и техническое задание в деловом письме и в приложении к нему. Например:»Направляем Вам Техническое Задание и Конкурсную документацию».
Приложение: Техническое Задание на 2 листах».
Правильно ли такое написание слов? Офис-менеджеры говорят, что именно так и надо писать. А ВЫ, грамота.ru, что по этому поводу скажете? Есть ли какие-нибудь нормативные документы, регламентирующие подобное написание? Заранее спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Корректно: Направляем вам (Вам) техническое задание и конкурсную документацию. Приложение: техническое задание на 2 листах. Нормативные документы по правописанию — это правила правописания и орфографические словари.
Скажите, можно ли сказать ли «в воке» (имеется в виду вид сковороды).
Ответ справочной службы русского языка
В разговорной речи это слово может склоняться. Но чаще эта лексическая единица используется как несклоняемое приложение: в сковороде вок.
Женщина(-)мушкетер — приложение это в данном случае или нет?
Ответ справочной службы русского языка
Приложение: женщина-мушкетер.
В каком случае правильно проставлено двоеточие, Приложение: 1 лист или приложение: на 1 листе?
Ответ справочной службы русского языка
Правильно в первом варианте.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, склоняется ли в данном случае приложение: у старушки-одуванчик?
Ответ справочной службы русского языка
Склоняются оба слова.
Добрый день! Как правильно в деловой переписке в конце документа группировать ссылку на приложения к документу: ПриложениЕ: перечисления приложений или ПриложениЯ: перечисление приложений? Спасибо
Ответ справочной службы русского языка
Правильно: Приложение: 1. … 2. … (согласно ГОСТ Р 6.30-2003).
Ответьте, пожалуйста. Третий раз задаю вопрос, а мы номер сдаем.
1.Бумаги теперь уже бывшей материнской компании Мосэнерго РАО «ЕЭС России» во второй половине сентября снизились.
Допустима ли такая пунктуация, или надо как-то иначе, какое правило тут действует?
2.Погромов не будет. Будет непрекращающаяся Кондопога.
Как выделить слово «Кондопога», если мы под ним подразумеваем характер событий, произошедших в этом городе? Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
1. Рекомендуем выделить _РАО «ЕЭС России»_ как приложение: запятыми или тире.
2. Вы написали корректно, дополнительного выделения не требуется.
Её дочь и единственный родной человек жила далеко в Ленинграде и последний раз приезжала три года назад.
Какие второстепенный члены здесь необходимо обособить и почему?
Ответ справочной службы русского языка
Лучше убрать союз _и_ и обособить приложение: _Её дочь, единственный родной человек, жила далеко в Ленинграде и последний раз приезжала три года назад._
Приложение дополняет, разъясняет отдельные вопросы документа или документ в целом.
Отметка о наличии приложений к документу печатается от границы левого поля без абзацного отступа и отделяется от текста документа 1 — 2 межстрочными интервалами.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 2 экз.
Если приложения в тексте не названы, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Например:
|
Приложение: |
1. Заключение на проект… на 3 л. в 2 экз. |
|
2. Справка о доработке… на 2 л. в 1 экз. |
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
|
Приложение: |
письмо Росархива от 14.06.97 N 02-4/156 и приложения к нему, всего на 30 л. |
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.
Если приложение отправляется не во все указанные в документе адреса, то это оговаривается в отметке о приложении.
Например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации и количество штук:
Например:
Приложение: диск CD-R — 1 шт.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие конфиденциальную информацию (ДСП), отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:
|
Приложение: |
Справка о платежеспособности…, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз. |
В этом случае сопроводительное письмо тоже будет иметь пометку «для служебного пользования».
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а отметка о наличии приложений оформляется следующим образом: Приложение: согласно описи на 5 л.
При направлении копий прилагаемых документов об этом указывается в приложении.
Например:
Приложение: копия приказа ФАС России от 22.10.2012 N 650 на 3 л. в 1 экз.
В приложении к распорядительному документу (приказам, правилам, инструкциям, положениям и т.д.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N …» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, через 1 интервал.
Например:
|
Приложение N 1 к приказу ФАС России от __________ N _____ |
Первую и последнюю строки при этом центрируют относительно второй строки.
Если приложение одно, оно не нумеруется.
Если приложением к документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.) в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже — гриф утверждения документа.
Например:
|
Приложение N 1 |
|
|
УТВЕРЖДЕН приказом ФАС России от __________ N _____ |
Наличие приложений к организационно-распорядительным документам указывается только в тексте.
Что такое приложение?
Приложение — это любой дополнительный материал, представленный в виде таблиц, изображений, карт, документов (анкеты, опросники, методики), чертежей и расчетов, который не стоит добавлять в общий текст курсовой, диплома, реферата. “Не стоит” – значит, что материал огромный или не требует внимания, например, статистические данные для расчета, которые кое-как уместились в А4.
В приложение выносятся все материалы, которые из-за большого объема (А4 и больше) не размещают в тексте работы.
Приложение носит информационный или справочный характер. Оно подтверждает указанные в работе тезисы.
В случае, если возникают разногласия по поводу выводов, сделанных автором работы, подробные данные из приложений помогут прояснить ситуацию.
Например, у членов комиссии на защите появились вопросы, почему автор пришел к определенным выводам на основе проведенного анкетирования.
В свою очередь, студент может продемонстрировать расположенную в приложении анкету и методику анализа ее ответов. Включать оба документа в сам текст работы нет смысла из-за их большого объема.
Объем приложения не учитывается в общем объеме научной работы. Если требуемый объем составляет 60 страниц, значит работа без приложений должна составлять 60 страниц.
К самому приложению требований по объему не предъявляется, оно может состоять из 1 или 100 страниц.
Нужна помощь в написании курсовой?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.
Заказать курсовую
Общие требования к оформлению приложений
Заголовок «Приложения» располагают по центру первой страницы раздела.
Каждое приложение должно иметь свой номер. Его располагают вверху страницы (например, Приложение 1). Можно именовать, используя римские или арабские цифры, латинские или русские буквы.
Тип и размер шрифта используется такой же, как и в основной работе – Times New Roman. полуторный, 14.
В разных вузах требования к оформлению приложений могут различаться. Это касается расположения нумерации и оформления заголовков.
Таблицы в приложении
Пример оформления приложения
Каждое приложение размещается на отдельном листе, даже если он не занимает всю страницу целиком.
В конце страницы вставляют «разрыв страницы», чтобы приложения не смещались при открытии файла в другой версии Microsoft Word.
Перенос таблиц в приложении
Если файл больше одного листа, его продолжение переносят на следующий лист, приписывая при этом «продолжение приложения №…». Это касается, в первую очередь, таблиц.
В них при переносе на следующую страницу дублируют головную часть. Это делается для удобства чтения таблицы на следующей странице.
При переносе таблицы указывают «продолжение таблицы №…»
Пример оформления продолжения таблицы на следующей странице с продублированной головной частью
Изображения и иллюстрации в приложении
К изображениям относятся и отсканированные документы. Сканируя готовые материалы, проверяйте, как отображаются все символы — они должны хорошо читаться.
Тоже самое касается и обычных изображений. Они должны быть в высоком разрешении и без водяных знаков.
Каждое изображение подписывают (рис.1, рис. 2). В приложении они размещаются в порядке упоминания в тексте.
Примеры оформления изображений в приложении.
Оформление приложений крупных форматов
В зависимости от дисциплины приложения оформляются не только на листах формата А4, но и больших — А3, А4*3, А1, А4*4.
Крупные форматы используются в точных дисциплинах, где необходимы чертежи, которые делают от руки или в специальных программах (например, AutoCad).
Требования к оформлению таких приложений указываются в методичках отдельно.
Пример оформления на листе большого формата
Приложение в оглавлении
В оглавлении раздел «Приложения» идет в конце списка, нумеруется 1 раз. Не нужно писать «Приложение 1, Приложение 2» и т. д.
Пример оформления приложения в содержании
Как сделать ссылки на приложение
Располагаются приложения в таком же порядке, в каком они упоминаются по тексту.
В тексте вынесенные в приложения материалы помечаются ссылками «См. Приложение №…».
Пример оформления ссылки на приложение в тексте
Рекомендуется составлять список приложений по ходу написания работы. Например, упомянули в тексте о проведенном анкетировании, сразу же заносите в список приложений пустой бланк анкеты и методику ее обработки (если есть). Когда работа будет закончена, по такому списку можно легко собрать все материалы для приложения.
Заключение
Приложение — не менее важная часть научной работы, чем любая другая.
Приложение состоит из материалов, которые из-за своего размера не помещаются в основной текст работы. Это могут быть изображения, таблицы, анкеты, опросники, схемы, расчеты, чертежи.
Все они должны быть хорошего качества, располагаться в соответствии с упоминанием в тексте. Из-за неправильно оформленного приложения всю работу могут не принять.
А качественно выполненное приложение показывает серьезный подход студента, глубину понимания темы, умение работать с информацией и повышает ценность всей работы. Оно может добавить пару баллов к работе или стать причиной снижения оценки.
Как в письме указать приложение в электронном виде?
Как правильно указать приложение в письме?
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
Как правильно оформлять приложения к документу?
Правильно оформить приложение к документу помогает реквизит «Отметка о приложении». Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация.
…
Отметка о приложении может располагаться:
- после текста на сопроводительном документе;
- в тексте основного документа;
- на самом приложении.
Как оформляется реквизит приложение?
Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляют от поля без абзацного отступа. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений наименования приложений отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.
Как правильно оформить продолжение приложения?
Если текст одного приложения расположен на нескольких страницах, над текстом пишут «Продолжение приложения» и указывают его обозначение. Рисунки, формулы, таблицы, помещаемые в приложении, нумеруют арабскими цифрами в пределах приложения, добавляя перед номером обозначение приложения.
Как правильно оформить приложение в деловом письме?
При оформлении приложений следует соблюдать следующие несложные правила 4:
- Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
- Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».
Нужно ли подписывать приложения к договору?
Если к договору есть какие -либо приложения, то они являются неотъемлемой частью договора. Поэтому приложение обязательно прикладывается к договору и подшивается к нему. Каждая страница договора подписывается сторонами. … Если хотите, чтобы эти приложения входили в периметр договора — конечно надо подписывать, т.
Как оформляется реквизит гриф утверждения?
Согласно правилам ГОСТ в реквизите «Гриф утверждения документа» инициалы должностного лица надо указывать перед фамилией. В четвертой строке проставляют дату утверждения. Элементы реквизита можно центрировать относительно самой длинной его строки или по левому полю.
Как правильно приложения или приложение?
ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует при оформлении отметки о наличии приложений писать слово «Приложение» в единственном числе, даже когда после него перечисляется несколько приложений – см.
Как правильно оформить приложение?
Каждое приложение в дипломной работе должно иметь заголовок. Обозначаются приложения, как Вы уже поняли, заглавными буквами русского алфавита — А, Б, В и т. д., при этом исключаются буквы Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. Можно обозначать приложения и буквами латинского алфавита, исключая буквы I и O.
Как оформляется гриф согласования?
… Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности с указанием наименования организации, ученой степени, ученого звания лица, согласовавшего отчет, его личной подписи, ее расшифровки, даты согласования, печати согласующей организации.
Как писать приложение к приказу?
При первом упоминании прилагаемого документа в тексте приказа следом в скобках пишут слово «(приложение)». А если таких документов несколько, то их нумеруют с использованием знака «№ » или без него: «(приложение 1)» и «(приложение 2)» либо «(приложение № 1)» и «(приложение № 2)» – см.
Как правильно оформить приложение к договору?
Приложение оформляется на одном или нескольких листах, которые станут неотъемлемой частью договора. Оформление вступительной части документа необходимо начать с указания названия («Приложение») и на его порядковый номер. Обязательной является ссылка на сам договор, его номер и дату составления.
Как оформить приложения по госту?
Каждое приложение должно начинаться с новой страницы, а вверху по центру пишется «ПРИЛОЖЕНИЕ». Обратите внимание, что в этом слове исключительно заглавные буквы. Правило 3. Приложения обозначаются заглавными русскими буквами, но есть исключения, которые согласно ГОСТу 2.109 нельзя писать: Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ъ, Ы.
Как правильно оформить приложение к дипломной работе?
Общие правила оформления приложения к диплому устанавливает все тот же ГОСТ 7.32–2001.
…
Для обозначения приложений можно использовать все буквы русского алфавита, кроме:
- непроизносимых «Ъ» и «Ь»;
- сходных по начертанию с другими буквами «Й», «Ё», «Ы»;
- «О» и «Ч», которые можно спутать с цифрами 0 и 4.
Как правильно оформить приложение в реферате?
Как оформить приложения в реферате.
- структура реферата обязательно должна содержать специальный раздел «Приложения»;
- этот раздел должен быть оформлен согласно сквозной нумерации;
- каждое приложение должно располагаться на отдельном листе в порядке фигурирования их в тексте;
- каждому приложению присваивается свой порядковый номер;
Файл в приложении к письму
Оформление реквизита «Отметка о наличии приложения»
При оформлении приложений к документам используется реквизит «Отметка о наличии приложения». Требования, предъявляемые к оформлению этого реквизита, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 319
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 № 251
Отдельные вопросы оформления приложений
В государственном стандарте даны требования по оформлению приложений в сопроводительных письмах и в распорядительных документах, но приложения оформляются и в других документах, кроме того, при оформлении документов нередко возникают вопросы, которые в стандарте никак не отражены. Рассмотрим некоторые из них.
При оформлении распорядительных документов в соответствующем пункте распорядительной части документа необходимо делать ссылку на приложение. Оформляется она следующим образом:
— если приложение одно:
В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 21.01.2003 № 18-ПП «О структуре органов исполнительной власти города Москвы» Правительство Москвы постановляет:
1. Утвердить Положение о Комитете по связям с религиозными организациями города Москвы (приложение).
— если приложений несколько:
В связи с формированием Аппарата Правительства Москвы в соответствии с Законом города Москвы от 21 ноября 2001 года № 63 «О внесении изменений и дополнений в Закон города Москвы от 26 февраля 1997 года № 5 «О Правительстве Москвы»» Правительство Москвы постановляет:
1. Утвердить Положения:
— об Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1);
— о Правовом управлении Правительства Москвы (приложение 2);
— об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3);
— о Протокольном отделе Правительства Москвы (приложение 4);
На каждом приложении оформляется отметка о приложении по установленной форме:
к постановлению Правительства
от 3 декабря 2005 г. № 982-ПП
Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении:
к договору купли-продажи
от 5 июля 2005 г. № 38/93
При оформлении отметки о наличии приложения в сопроводительных письмах слово «Приложение» печатается непосредственно под текстом, без красной строки, дополнительным межстрочным интервалом от текста не отделяется:
Высылаем на рассмотрение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.
Приложение: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.
2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.
При оформлении приложений справочного характера к распорядительным, плановым, отчетным и другим документам приложения должны быть оформлены как полноценные документы, то есть должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.), заголовок к тексту документа, например:
Справка о суммах налоговых отчислений
Справка о сумме задолженности предприятия
Список членов комиссии по оценке собственности предприятия
График выполнения работ по договору
План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской Федерации от … № … «О…» и др.
Приложения визируются должностными лицами, ответственными за их подготовку.
Конечно, все зависит от значимости вопросов, для решения которых необходимо вести переписку и обмениваться документами-приложениями.
Например, никто не мешает нам по оперативным вопросам вести переписку исключительно в электронной форме. Но при отправке документов-приложений в электронной форме вызывает вопрос необходимость создания письма в бумажной форме. Ведь сопроводительное письмо к основному пересылаемому документу выполняет функцию его охраны и защищает от подмены документа-приложения, поэтому данные документы пересылаются, регистрируются и хранятся в делах вместе, как полный комплект. Ситуация неправильная – организация сама себе сознательно создает так называемые «гибридные» дела, управлять которыми по сроку действия и сроку хранения сложно.
К тому же электронные копии и электронные оригиналы документов требуют удостоверения электронной подписью того или иного вида. Простой обмен файлами не имеет смысла, т.к. неудостоверенные файлы представляют собой обычные «картинки».
Сформулируем ответ на заданный вопрос в общем виде: и первая, и вторая ситуации похожи. Рекомендуем в обоих случаях в сопроводительном письме в реквизите «адресат» вместо почтового адреса оформить адрес электронной почты получателя. В тексте специально оговорите способ отправки – «в электронной форме» (в каком формате направляется приложение, видно будет из расширения файла: в Примере 2 это скан-копия, а в Примере 3 – вордовский файл). Сопроводительное письмо еще надо зарегистрировать.
Для идентификации приложения необходимо оформить на его 1-м листе в верхнем правом углу отметку о приложении по ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.19):
Отметка о приложении в самом приложении
Если приложение изначально изготавливалось на бумаге, то оно сканируется. В любом случае устанавливается имя и формат файла, его объем, чтобы эти сведения можно было вписать в сопроводительное письмо:
Фрагмент текста сопроводительного письма и отметка о приложении
Фрагмент текста сопроводительного письма и отметка о приложении
Далее необходимо будет сканировать подписанное на бумаге письмо и дать имя файлу письма. Когда вы будете рассылать электронное сообщение с официального адреса электронной почты организации, в его тексте указывайте только имена и объем пересылаемых файлов:
Фрагмент текста сообщения по электронной почте
Направляем форму отчетности об информатизации деятельности и сопроводительное письмо к ней – файлы:
1) письмо_19.12.jpg, 0,1 Кб и
2) форма_6. jpg, 90 Кб
Фрагмент текста сообщения по электронной почте
Направляем Положение о корпоративном планировании и бюджетировании на 2019 год и сопроводительное письмо к нему; файлы:
- письмо_01.11.jpg, 0,1 Кб;
- Пол_КП_2019.docx, 1 Мб.
Чтобы в работе с документами не возникали подобные вопросы у исполнителей, их необходимо разъяснить в своем ЛНА, например в Инструкции по делопроизводству. Кстати, можете обратить внимание на п. 2.51 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв.приказом Росархива от 11.04.2018 № 44). Он предписывает определенный состав сведений фиксировать в сопроводительном письме о пересылаемых электронных копиях, если они направляются на физически обособленных носителях. О пересылке по информационно-телекоммуникационной сети там сказано гораздо меньше (см. фрагмент далее).
Выше в Примерах 1–5 мы показали состав сведений при направлении электронной копии по электронной почте. Если при этом письмо и приложение созданы в СЭД, то на копии каждого из этих документов должна быть системно визуализирована отметка об удостоверении копии (Пример 6). Как видите, она делается без привычных нам слов «Верно» или «Копия верна». Если в СЭД существует электронный оригинал, то направляемый по электронной почте файл считается его электронной копией.
Визуализация отметки об удостоверении копии, которая формируется СЭД
. Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются. с сопроводительным письмом в форме электронного документа.
- Каменева Екатерина | эксперт в области документационного обеспечения управления
Не все так просто, как кажется с первого взгляда
С первого взгляда складывается впечатление, что приложение, а также реквизит «Отметка о наличии приложения» просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений, то большинство обращается к тексту ГОСТа Р 6.30–2003.
Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений. Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:
- Где именно в документах стоит располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
- В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
- Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера?
- Как нужно оформлять приложения?
Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.
Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
Как известно, приложение А ГОСТа Р 6.30–2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит «Отметка о наличии приложения» должен находиться в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля (см. Рисунок 1). На самом деле это не так . Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см. Пример 1).
Представьте себе ситуацию, когда оформляется письмо-извещение о проведении выставки-конференции, состоящее из двух страниц, причем текст на второй странице занимает не более одной четвертой от общей площади листа. Соответственно, если реквизит «Отметка о наличии приложения» расположить в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля, то между этим реквизитом и текстом остается много свободного места (см. Рисунок выше). Как раз в это свободное место «хитрые умельцы», как со стороны организации — автора документа, так и со стороны организации-адресата, могут, предварительно потренировавшись, добавить любой текст, который позволит им получить свою выгоду. При этом руководство обеих организаций может даже и не узнать о внесении каких-либо добавлений в текст письма. Сравните два варианта одного письма, приведенные на этом развороте.
Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, реквизит «Отметка о наличии приложения» стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа. Причем отступ должен составлять 2–4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 1 , которые были изданы разработчиком ГОСТа — Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). 2
Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2–4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.
Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения», стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30–2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом . При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 они есть, и вот что там написано:
Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.
В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
В тексте ГОСТа Р 6.30–2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, реквизит «Отметка о наличии приложения» должен оформляться всегда (см. Пример 2).
Также реквизит «Отметка о наличия приложения», при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.
Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К таким документам, например, относится протокол .
Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется и в распорядительных документах : приказах, распоряжениях, указаниях, постановлениях и решениях.
Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1», «согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. Пример 3).
Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись «Приложение»?
Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» 3 с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.
Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.
Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом.
Нужно отправить проект договора на подписание. Договор не предусматривает адресной части, и, чтобы в организации-корреспонденте он быстро дошел до нужного должностного лица, готовится сопроводительное письмо, в котором указывается конкретный сотрудник-адресат (см. Пример 2). Однако отправляемый договор является самостоятельным документом, даже, можно сказать, более важным, чем сопроводительное письмо. То есть договор не может являться приложением к письму. Поэтому в данном случае некорректно и глупо в правом верхнем углу первой страницы договора делать надпись:
Однако если отправляется не сопроводительное письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться вышеуказанная надпись.
Готовится письмо-приглашение на заседание «Клуба аудиторов» (от 18.09.2006 № 857–03/06), а в приложении к письму дается схема проезда или программа заседания. В этом случае на приложении должна делаться информационная надпись о том, к какому письму относится данное приложение.
Во-вторых, не стоит делать надпись «Приложение» на документе, который утверждается распорядительным документом. Именно при оформлении таких приложений чаще всего делают ошибки . И посмотрите, что получается: есть варианты, когда отсутствует необходимая информация (Пример 6) или когда она дублируется (Примеры 7 и 8).
Возможные варианты неправильного оформления этим не ограничиваются. Однако правила оформления приложений к распорядительным документам регламентируются на примере указов и распоряжений Президента Российской Федерации в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30–2003, а не надпись «Приложение №» с данными распорядительного документа. Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение №» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.
Как нужно оформлять приложения?
При оформлении приложений следует соблюдать следующие несложные правила 4 :
- Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
- Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу на первой странице приложения в надписи «Приложение…» (см. Пример 5) или в реквизите «Гриф утверждения документа» (см. Пример 9).
Там же можно узнать об авторе приложения. Именно поэтому на приложении не оформляется реквизит «Наименование организации».
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, в конце заголовка точка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.
Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см. Пример 9).
Заканчивая статью, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением документов или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.
1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003. — ВНИИДАД. — 2003.
2 Месторасположение некоторых реквизитов, которые должны оформляться только в конкретных зонах страницы документа, указываются непосредственно в тексте ГОСТа Р 6.30–2003 и вышеназванных Методических рекомендациях. К таким реквизитам относятся: «Визы согласования документа», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении документа в организацию», «Идентификатор электронной копии документа».
3 При наличии нескольких приложений они нумеруются, т.е. надпись «Приложение» должна включать знак «№» и порядковый номер приложения (см. Пример 5).
4 Исключения составляют самостоятельные документы, которые не имеют адресной части, отправляются с сопроводительным письмом в стороннюю организацию (см. Пример 4) и указываются в письме как приложения. Данные документы оформляются стандартно, т.е. по правилам, применяемым к определенным видам документов.