В оформлении каждого документа большое значение играет подпись соответствующего должностного лица, руководителя, лица, обращающегося за помощью в государственные органы. В связи с этим особое значение приобретает расшифровка подписи. Стоит отметить, что данное понятие незнакомо многим гражданам нашего государства.
Юридическая значимость
Подпись на документе придаёт обычному листку бумаги юридическую значимость. Как правило, она располагается под основным текстом, и используется в качестве одного из обязательных реквизитов. Если бы мы составляли рейтинг значимости всех необходимых атрибутов документа, то первое место, без сомнений, возглавила бы печать, подпись или иной удостоверяющий элемент. Ведь именно несколько символов делают из простого листка бумаги юридически значимый документ.
В свете рассматриваемого вопроса необходимо рассмотреть такое понятие, как право подписи. Под ним понимаются полномочия всех должностных лиц, которые обладают возможностью лично или печатью удостоверять документ. Обратите внимание, что подписывать и утверждать печатью юридически значимые бумаги может лишь соответствующее должностное лицо, полномочия которого прописаны в должностной инструкции. Данные нормы, как правило, содержатся в должностных инструкциях соответствующих лиц, положениях организации и иных учредительных документах. Кроме того, начальник может выносить приказ о делегировании права подписи.
Подпись директора требует особого к себе внимания, так как данное должностное лицо является ключевой фигурой развития компании. Значимые символы невозможно перепечатать, нельзя оторвать от подписанного текста.
Состав реквизита
Как правило, изначально на документе ставится дата, подпись идёт далее, справа. Обратите внимание, что в состав этого реквизита входят следующие элементы:
- Должность лица, подписавшего тот или иной документ. Обязательно должно быть указано наименование организации. Данное требование не обязательно, если текст располагается на бланке учреждения с соответствующими печатями.
- Личная подпись, которая представляет собой изображение сокращённых инициалов личности.
- Расшифровка подписи, которая подразумевает обозначение полных фамилии, имени, отчества.
Особенности оформления реквизита
В соответствии с правилами оформления документов, наименование должности пишется ближе к левому полю. Что касается самой расшифровки, то она обозначается на уровне последней строчки документа.
Если текст и реквизиты располагаются на бланке организации, то расшифровка подписи может располагаться и в верхней части. Если такая особенность присутствует, то внесение дополнительных разъяснений не требуется.
Колонка «Должность» начинается с заглавной буквы. Текст всегда должен заканчиваться точкой. Даже если в документе располагается таблица, по окончанию текста всегда должна быть расшифровка подписи и наименование должности лица, которую важно указать строго в соответствии со штатным расписанием. Необходимо сделать соответствующие выписки. В кадровом отделе находятся такие документы, как карточка подписей, штатное расписание, а также сведения, составляющие коммерческую тайну. Они носят особый внутренний гриф секретности по понятной причине.
Что касается наименования компании, то оно находится по центру относительно должности лица.
О личной подписи
Личная подпись оформляется в соответствии с пожеланием лица, подписывающего документ. Данный реквизит является своего рода паспортом на бумаге для каждого гражданина. Существует такая точка зрения, что в настоящей подписи, оформленной по всем правилам, должна присутствовать первая буква имени и три последующих должны относиться к фамилии – так сказано в теории. Однако на практике подобное положение не находит своего применения.
Многие граждане государства руководствуются тем, что завуалированную подпись подделать значительно сложнее. В связи с этим, должностные лица, особенно занимающие руководящие должности, стараются использовать как можно больше завитушек и округлых линий. Обращая внимание на проблему подделок подписи, многие забывают о том, что расшифровать подобные «шедевры» ещё сложнее.
Расшифровка подписи документа представляет собой полное раскрытие инициалов. Предъявление паспорта, конечно, не требуется, однако расшифровка должна осуществляться в строгом соответствии с именем и фамилией, указанными в нем. Это значит, что если в удостоверяющем документе присутствует буква «ё», то и при раскрытии Ф.И.О. она обязательно должна присутствовать.
Подпись заместителя
Особенно часто возникают проблемы с подписью многих заместителей. Причём вопросы касаются не только полного обозначения имени, но и расположения нескольких однотипных реквизитов.
- Должность руководителя организации пишется с маленькой буквы. Однако если вы поддерживаете корпоративную культуру компании, то писать руководящие должности с большой буквы вполне уместно.
- Сокращения не приветствуются в подобных документах, то есть не «зам.», а «заместитель».
- Избегайте принятых сокращений рабочих должностей. Так, старое, доброе «главбух» никем не приветствуется как из числа партнёров, так из числа проверяющих органов.
Когда документ подписывается несколькими лицами
Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их личные символы располагаются в одну колонку друг под другом. При оформлении документа в печатном виде используется полуторный межстрочный интервал.
Подписывают документы сначала те лица, которые располагаются на высшей ступеньке должностной лестницы, то есть удостоверение документа происходит сверху вниз. Если текст необходимо подписать должностными лицами, равными по должности, то их фамилии располагаются на одной строчке.
Точно также оформляется документ в том случае, когда договор подписывается несколькими партнёрами или сторонами, заключающими сделку.
Недопустимость косой черты
Если то должностное лицо, которое уполномочено подписывать документ, отсутствует, то его обязан подписать тот сотрудник, который официально исполняет его обязанности. При этом в обязательном порядке указывается его настоящая должность, в которой он работает, а также его фамилия, имя, отчество.
Иногда могут возникнуть экстренные ситуации. В таком случае, исправления можно внести как от руки, так и посредством использования компьютера. В противном случае, придётся переделывать документ с указанием фактической должности лица, исполняющего обязанности.
Недопустимо перед словом «Подпись» ставит предлог «За», и следом выводить косую черту. Подобное несоответствие легко оспаривается в судебных инстанциях.
Новый вид подписи
Цифровая подпись – это сравнительно новый реквизит документа, который постепенно входит в жизнь как простого обывателя и рядового гражданина, так и внедряется в деятельность коммерческих и государственных организаций. Данный реквизит позволяет исключить искажение информации электронного документа, а также позволяет определить привязанность к определённой личности. За основу оформления электронной подписи берётся криптографическое преобразование информации.
Федеральное законодательство
На данный момент существует федеральный закон №63, которым регулируется цифровая подпись. Согласно вышеназванному нормативно-правовому акту, она представляет собой несколько видов:
- Простая электронная подпись.
- Неквалифицированная.
- Квалифицированная.
Простая подпись представляет собой набор кодов, паролей, а также перечня иных средств, существование которых может подтвердить определённое лицо.
Усиленная неквалифицированная подпись представляет собой результат преобразования информация в форме криптограммы. Характерной особенностью данного вида является использование ключа закрытого доступа. Существование данной формы необходимо не только для того, чтобы определить личность, подписавшую документ, но и для того, чтобы определить правомерность внесённых изменений.
Третий вид электронной подписи совпадает со всеми признаками, перечисленными выше. Здесь присутствуют особые элементы защиты, например, криптозащита, которая подвергается сертификации федеральной службы безопасности. Электронная подпись квалифицированная выдаётся только аккредитованными удостоверяющими центрами.
Область применения и использования
Электронная подпись является ключевым элементом электронного документооборота. Данная технология широко используется во внешнем и внутреннем обмене данных, в кадровой и законотворческой сфере, торгово-промышленной области и так далее.
Контролирующие органы удостоверяют проверку электронной подписью. Так как данная разработка стала широко распространена, налицо простота её использования. Сертификат электронной подписи, который выдаётся при её оформлении, придаёт юридическую значимость документам.
Любой гражданин государства имеет право на получение электронной подписи для того, чтобы воспользоваться перечнем государственных услуг, определённых на сайте. С её помощью можно заверять документы, подавать заявления на оформление новых, а также получать соответствующие письма и уведомления. Благодаря предоставленной возможности, каждый пользователь, не выходя из дома, может заверить отправленное письмо. Кроме того, с начала 2013 года был налажен выпуск электронных карт, где автоматически размещается электронная подпись.
Подобные разработки привнесли необходимый вклад в развитие общества. Теперь сотрудникам не приходится носиться с кипой бумаг, необходимых для подписи, а достаточно отправить документ электронным сообщением.
Требования к подписи на документах — это один из разделов правил оформления деловых бумаг. Резолюция относится к обязательным реквизитам делового письма, без которых документ не является официальным.
Что это такое
Подпись в официальных бумагах соответствует требованиям, которые регламентируются ГОСТом Р 7.0.97-2016, пришедшим на смену ГОСТу Р 6.30-2003 и вступившим в силу с 01.07.2018. По действующему ГОСТу, в состав реквизита подпись входят:
- наименование должности расписавшегося лица;
- его собственноручная подпись;
- расшифровка (инициалы, фамилия).
Перечислили базовые составляющие, раскрывающие, что входит в состав реквизита подпись, они варьируются в зависимости от того, на каком бланке этот атрибут документа проставляется. Если это не фирменный бланк, то в реквизит добавляется наименование организации. Если применяется бланк должностного лица, то наименование должности с указанием организации исключается. Примеры подписывания (здесь и далее представлены варианты, представленные в ГОСТ 7.0.97-2016):
Как правильно расписаться
Если требуются автографы нескольких должностных лиц, они располагаются один под другим по иерархии должностей. Если указанные лица занимают равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Оформление реквизита подпись допускает центрирование наименования должности единственного расписавшегося лица по отношению к самой длинной строке. На этом предписания ГОСТа заканчиваются. Примеры центрирования:
В то же время на практике нередко возникает вопрос, как правильно подписывать документы, какими чернилами и ручками следует ставить подпись в официальных бумагах? Если речь не идет об отдельных банковских формах, то единого законодательного требования не существует. Тем не менее, предпочтение рекомендуется отдавать шариковой ручке с синими или фиолетовыми чернилами. Это позволит обеспечить внешние признаки оригинала, тогда как автограф, выполненный черной (особенно гелевой) ручкой, может быть расценен как ксерокопия.
Где расписаться исполнителю
Еще один реквизит, в котором задействована собственноручная подпись, — это отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Она проставляется, когда вопрос, описанный в тексте, решен или на него подготовлен письменный ответ. Отметка об исполнении во внутренних системах документооборота сопровождается указанием даты и номера, свидетельствующего об этом документе.
Наличие этого реквизита означает, что работа сделана конкретным специалистом, который несет персональную ответственность за содержание ответа. Подпись исполнителя на документе оставляется на втором и последующих экземплярах, которые хранятся в подразделениях документационного обеспечения предприятия. В случае отсутствия такового следует оставить краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором хранится документ (п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В том и другом случаях отметка подписывается исполнителем (разработчиком) документа или руководителем структурного подразделения. Располагается этот реквизит в левом нижнем углу листа бумаги, но иногда его указывают в нижнем колонтитуле. Чиновники предлагают ориентироваться на такой вариант:
Для чего нужна
Функция подписи в широком смысле заключается в заверении человеком содержания написанного и в защите написанного от фальсификации. Что касается официальных документов, то значение собственноручно написанной фамилии, по пункту 1 статьи 160 Гражданского кодекса РФ, состоит в закреплении документа, выражающего письменное согласие с содержанием сделки. Под сделкой понимаются любые «действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение и прекращение гражданских прав и обязанностей» (ст. 153 ГК РФ). Таким образом, подпись придает документу юридическую силу, подтверждает его подлинность и позволяет идентифицировать расписавшееся лицо. Правила оформления реквизита подпись регламентируются внутренними локальными нормативными актами, а в случае их отсутствия — ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Особое мнение
Наталья Чередниченко
Подпись — обязательный элемент официального документа, подтверждающий его подлинность и придающий ему юридическую силу. Требования к оформлению этого реквизита установлены ГОСТом Р 7.0.97-2016, который вступил в силу 01.07.2018 и заменил собой ранее действовавший Госстандарт Р 6.30-2003. Но несмотря на это, революционных изменений здесь не произошло.
Как и ранее, подпись должна содержать информацию о лице, подписавшем документ, — его должность, собственноручный автограф, его расшифровку (инициалы и фамилию). Правильное оформление расшифровки подписи в реквизите подпись регламентируется на локальном уровне. ГОСТ Р 7.0.97-2016 аналогично прежнему Госстандарту прописывает правила оформления подписи не на бланке организации, а на бланке должностного лица либо на документе, составленном комиссией. Но и здесь изменений не прослеживается. Однако, по сравнению с утратившим силу ГОСТом Р 6.30-2003, новый госстандарт описывает требования к оформлению подписи на документе, который визирует не руководитель организации, а лицо, временно исполняющее его обязанности. В этом случае указывается не должность этого лица, а статус, которым он наделен по приказу, например, и. о. генерального директора либо исполняющий обязанности генерального директора.
Отмечу, что недопустимо ставить косую черту или предлог «за» на уже подготовленном и прошедшем согласование проекте документа. В этом случае исправления в реквизите подпись вносятся от руки или с применением соответствующих штампов.
Госстандарт Р 7.0.97-2016 ввел новый реквизит, который используется при визуализации документов, подписанных электронной подписью. Требования к его оформлению детально изложены в пункте 5.23 ГОСТа. Размещать этот реквизит необходимо в месте, где на аналогичном документе, составленном на бумажном носителе, была бы собственноручная подпись должностного лица. Кроме того, «отметка об электронной подписи» должна быть читаемой и наноситься без перекрытия собой элементов текста.
Предъявляются требования и к содержанию реквизита, в нем необходимо указывать:
- фразу «Документ подписан электронной подписью»;
- номер сертификата ключа электронной подписи; фамилию, имя и отчество владельца сертификата ключа, срок его действия;
- допустимо дополнять этот реквизит изображением герба, эмблемы или товарного знака (знака обслуживания).
Встречается информация, что изменились требования к написанию расшифровки подписи, но это утверждение неверно. Если анализировать образцы, представленные в ГОСТе Р 7.0.97-2016, видно, что никаких изменений тут не произошло. Как и в прежнем Госстандарте, сначала указываются инициалы и только потом фамилия должностного лица, подписавшего документ.
Правила оформления этого реквизита покажем, опираясь на пока действующий ГОСТ Р 6.30-2003 по оформлению организационно-распорядительных документов и на скоро сменящий его ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Вы узнаете, как службе делопроизводства проверять проекты документов, подготовленных исполнителями, перед передачей их на подпись руководителю; какие способы полного и сокращенного указания должности в подписи существуют (когда что применяется); как в ней отражать звания, чины и ученые степени; как ее оформить в случае исполнения чужих обязанностей; как оформить несколько подписей на документе.
Проверка проекта документа
Служба делопроизводства (или секретарь) организации осуществляет нормоконтроль качества составления и оформления официальных документов, проекты которых готовят исполнители в структурных подразделениях. Эта функция должна быть закреплена в положении о подразделении (или должностной инструкции секретаря1).
Нормоконтроль проекта документа служба делопроизводства осуществляет по следующему примерному алгоритму:
- просматривается и оценивается текст: его грамотность и соответствие требованиям делового стиля русского литературного языка, исправляются выявленные грамматические и синтаксические ошибки, стилистические неточности, которые не были учтены исполнителем в процессе согласования проекта (или были просто проигнорированы им);
- анализируется заголовочная часть, в которой оформляются реквизиты организации – автора документа. Оценивается правильность применения бланка того или иного вида;
- проверяется правильность оформления двух атрибутов реквизита «подпись», которые появляются в проекте документа до его подписания: наименование должности и расшифровка подписи (фамилия с инициалами). Здесь обращается внимание на полномочия вписанного должностного лица подписывать подобные документы. Важно в каждом документе отслеживать логическую взаимосвязь реквизитов автор – текст – подпись, отвечая на вопрос: имеет ли право то должностное лицо, наименование должности и расшифровка подписи которого указаны в проекте документа, принимать решения, сформулированные в тексте документа от имени его автора.
Оформление перечисленных реквизитов обычно сверяется с требованиями Инструкции по делопроизводству организации, в которой, как правило:
- закреплены положения пока еще действующего ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», или
- напрямую сделана отсылка к тексту этого стандарта, чтобы иметь возможность отвечать на «риторический» вопрос: «А где это прописано?»
Обратите внимание, что с 1 июля 2017 года на смену ГОСТ Р 6.30-2003 приходит ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Поэтому далее в статье мы будем сравнивать рекомендации этих стандартов.
Только корректный документ передается на подпись уполномоченному руководителю. Дата и индекс оформляются службой делопроизводства после проставления им личной подписи.
Документ приобретает юридическую силу после оформления всех идентификационных реквизитов: автор, дата, индекс, текст, подпись.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
13) автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ…
57) подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
58) подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
Составные элементы подписи
Оба стандарта по оформлению организационно-распорядительных документов (еще действующий ГОСТ Р 6.30-2003 и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016) говорят о том, что реквизит «подпись» состоит из следующих атрибутов:
- наименование должности лица, подписавшего документ;
- собственноручная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
В качестве наименований должностей используются «родовые» слова, например: начальник отдела, начальник управления, генеральный директор, директор института, председатель правления, заместитель генерального директора, заместитель директора по административно-организационной деятельности, коммерческий директор, руководитель службы, директор департамента и т.п. Наименование должности оформляется с прописной буквы от границы левого поля.
Новый ГОСТ, как и прежний, рекомендует в подписи инициалы ставить перед фамилией, а также отказаться от использования каких-либо скобок и косых черт.
Пример 1. Сокращенное наименование должности в подписи
Пример 2. Сокращенное наименование должности в подписи
Пример 3. Сокращенное наименование должности в подписи
Звания, чины и ученые степени
Если подписант имеет воинское или почетное звание, дипломатический ранг, классный чин, категорию или звание государственной гражданской службы, ученое звание или степень и т.п., то их наименования указываются после наименования должности через запятую и оформляются со строчной буквы, например: генерал-лейтенант; полковник; заслуженный деятель культуры Российской Федерации; советник-посланник; действительный член Российской академии наук; советник государственной гражданской службы 2 класса и т.п.
В случае необходимости при оформлении званий применяются общепринятые и условные сокращения, например: академик РАН; декан факультета, д.и.н.; завкафедрой, профессор и т.п.
Пример 4. Сокращенное наименование должности с добавлением звания
Пример 5. Сокращенное наименование должности с добавлением звания
Пример 6. Сокращенное наименование должности с добавлением ученой степени
Полное или сокращенное наименование должности
Как указывать должность (полностью или сокращенно) зависит от того, оформляется ли документ на соответствующем бланке.
По ГОСТ Р 7.0.8-2013 бланк документа – это лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Бланк документа может быть не только у организации, но и у ее подразделения или должностного лица (соответственно, данные о них вынесены на бланке в заголовочную часть), тогда в подписи их повторять не надо (см. Примеры 1–3 и 7–9). Если же документ оформляется не на бланке, то в состав реквизита «подпись» должно быть включено полное наименование должности (Примеры 10–12). В этом действующий ГОСТ Р 6.30-2003 и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 солидарны.
Пример 7. Сокращенное указание должности на бланке организации
Пример 8. Сокращенное указание должности на бланке структурного подразделения
Пример 9. Отсутствие должности в подписи на бланке должностного лица
В Примерах 7–9 наглядно показано – чем больше сведений об авторе документа в бланке, тем меньше их остается в реквизите «подпись».
А Примеры 10–13 демонстрируют, что при полном указании должности в нее включается наименование организации, которая является автором документа и от имени которой имеет право действовать подписант (уполномоченное должностное лицо). Если же существуют официальные сокращения этого наименования (в уставе организации, в положении, в ЕГРЮЛ и т.п.), то их можно использовать.
Пример 10. Полное указание должности в подписи на документе, оформленном не на бланке
Пример 11. Полное указание должности в подписи на документе, оформленном не на бланке
Пример 12. Полное указание должности в подписи на документе, оформленном не на бланке
Пример 13. Полное указание должности в подписи на документе, оформленном не на бланке
Подписание при исполнении чужих обязанностей
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 (в отличие от предыдущего ГОСТ Р 6.30-2003) устанавливает правила оформления реквизита «подпись» в случае, когда документ подписывается лицом, исполняющим обязанности уполномоченного руководителя или иного должностного лица. Предусматривается, что статус, дающий право подписания документа, оформляется документально.
Временное делегирование или исполнение обязанностей оформляется приказом / распоряжением. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 приводятся примеры, которые отражают временное исполнение обязанностей. Заметим, что условные сокращения Врио, ВРИО, И.О. (где обе буквы заглавные) не применяются:
Пример 14. Подпись временно исполняющего обязанности
Пример 15. Подпись временно исполняющего обязанности
Ранее действовавшие методические рекомендации об оформлении подписи при исполнении «чужих обязанностей» стали правилом в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.22):
- не допускается ставить косую черту или предлог «за» перед наименованием должности;
- исправления в наименование должности и расшифровку подписи в уже подготовленный и согласованный проект документа допускается вносить от руки или с применением соответствующих штампов, причем без зачеркиваний заранее оформленных атрибутов реквизита «подпись»:
Пример 16. Если подписывает не то лицо, которое указано в проекте документа
В Примере 16 за генерального директора Иванова документ подписывает коммерческий директор Петров. Для доказательства правомочности временного исполнения обязанностей может потребоваться предъявление приказа об этом (или его заверенной копии).
Но существует еще так называемое штатное заместительство, например, когда в отсутствие руководителя его обязанности автоматически исполняет его заместитель. Это должно оформляться локальными нормативными документами (должностной инструкцией заместителя, положением или др.), тогда дополнительно издавать приказ об исполнении обязанностей / делегировании уже нет необходимости. В подобной ситуации замещающее лицо может оформить подпись на документе сразу по своей занимаемой должности:
Пример 17. Если в проекте документа есть возможность сразу указать должность и Ф.И.О. замещающего лица
Обратите внимание, что в преамбуле договора указываются лица, подписывающие этот документ. Если нет возможности впечатать реального подписанта в проект договора, то нужно будет сделать исправления не только в реквизите «подпись», но и в преамбуле (см. Пример 18). Подписанты могут указываться в тексте и других документов (например, в актах), с ними нужно будет поступить аналогично.
Пример 18. Преамбула и подпись на договоре (если исправления приходится вносить «в полевых условиях»)
Если документ подписывается несколькими должностными лицами
Ситуация подписания документа несколькими должностными лицами рассматривается действующим ГОСТ Р 6.30-2003 и новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 одинаково.
Это могут быть подписи неравнозначных должностных лиц одной организации, тогда они располагаются в иерархическом порядке.
Например, гарантийное письмо всегда подписывается не только руководителем организации, но и ее главным бухгалтером. Оно может оформляться на бланке или без его применения.
Пример 19. Подписи на бланке письма организации
Пример 20. Подписи на документе, оформляемом не на бланке
Если подписывается совместный документ (например, приказ или указание, письмо инструктивного характера) должностными лицами, представляющими разные органы управления / организации, то это не предусматривает использования бланков и требует оформления полного наименования аналогичных должностей на одинаковом уровне:
Пример 21. Подписи на совместном документе
Это же правило соблюдается при подписании договора. Только перед подписями еще указываются «родовые» слова, введенные в преамбуле и используемые далее в документе в качестве условных сокращенных имен сторон договора (например, «Заказчик» и «Исполнитель» или «Покупатель» и «Поставщик»). См. Пример 18.
И, наконец, в актах, которые составляются коллегиально комиссией, предусматривается, что вместо наименования конкретных должностей членов комиссии там оформляется их статус («роли», полномочия) в составе комиссии, которые определяются в приказе (распоряжении) о ее создании.
Пример 22. Подписи на акте
И в качестве заключения совет: в связи со вступлением в силу с 1 июля 2017 года нового стандарта на оформление организационно-распоряди-тельных документов не забудьте подготовить необходимые изменения в Инструкцию по делопроизводству вашей организации. В оформлении подписи, как видите, существенных изменений не произойдет.
Желаем успехов!
Содержание
- 1 Как правильно делать расшифровку подписи?
- 1.1 В состав реквизита «Подпись» входят:
- 2 Что такое подпись и роспись?
- 3 Что значит точка в подписи?
- 4 Что такое живая подпись?
- 5 Как правильно подписать документ?
- 6 Что такое расшифровка подписи?
- 7 Как правильно пишется под роспись или подпись?
- 8 Как правильно писать расписаться или расписаться?
- 9 Как называется подпись на печати?
- 10 Что означает нижнее подчеркивание в подписи?
- 11 Как узнать о человеке по почерку?
- 12 Как поставить электронную подпись на документ?
- 13 Как поставить подпись на документ Word?
- 13.1 Вставка строки подписи
- 14 Как поставить электронную подпись на документ Word?
- 15 Как подписать документ в ворде?
- 15.1 Подписание строки подписи в документе Word или Excel
Как правильно делать расшифровку подписи?
В состав реквизита «Подпись» входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации),
- личная подпись,
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Что такое подпись и роспись?
Первый заключается в том, что слово подпись как личный автограф сочетается с глаголом расписаться — ‘оставить подпись’. Второй фактор — частотность слова роспись в письменной официальной речи. В любом документе есть подпись, место которой очень часто помечают словом роспись.2 дек. 2016 г.
Что значит точка в подписи?
ТОЧКА В ПОДПИСИ
Точка является положительным признаком. Ее наличие в подписи свидетельствует о дисциплинированности и склонности к завершению намеченного. Если точка стоит в конце подписи, то это говорит о стремлении человека обязательно завершить начатое дело. Наличие точки также один из показателей исполнительности.
Что такое живая подпись?
Факсимильная подпись — это репродукция «живой «подписи. факсимиле — это же печать, то есть не живая подпись.. хотя считаецца таковой! а так руководитель четко видел текс документа и лично подписывал.
Как правильно подписать документ?
0:28
3:43
Рекомендуемый клип · 94 сек.
Подписание документа электронной подписью — YouTube
YouTube
Начало рекомендуемого клипа
Конец рекомендуемого клипа
Что такое расшифровка подписи?
Расшифровка подписи — это всего лишь Фамилия и инициалы подписывающего.
Как правильно пишется под роспись или подпись?
Здравствуйте. Согласно Словарю трудностей вашего сайта при употреблении в документах выражений «под подпись» или «под роспись» , правильным является написание «под подпись» (ознакомить сотрудников с инструкцией под подпись).
Как правильно писать расписаться или расписаться?
Приставка раз- – роз- в безударном положении пишется с буквой а, а под ударением – с буквой о: роспись, но расписаться; розвальни, но развалиться; розыгрыш, но разыграть; розыск, но разыскивать; роспуск, но распустить.
Как называется подпись на печати?
Возможно, поэтому нередко возникает вопрос, как называется печать с подписью руководителя? ГК РФ чётко указывает, что такая печать носит название «факсимиле». Клише-печать – маленький помощник для среднего и малого бизнеса. Facsimile представляет собой точную копию росчерка, выполненную в виде печати.
Что означает нижнее подчеркивание в подписи?
Подчеркивание подписи — свидетельство развитого чувства собственного достоинства. Поднимающаяся, или, как ее иногда еще называют, центробежная, подпись указывает на честолюбие человека. Иногда подпись кончается точкой. Точка, сопровождающаяся тире, уже обозначает неуверенность, осторожность и даже мнительность.1 апр. 2008 г.
Как узнать о человеке по почерку?
0:52
3:12
Рекомендуемый клип · 103 сек.
Как узнать человека по почерку? — YouTube
YouTube
Начало рекомендуемого клипа
Конец рекомендуемого клипа
Как поставить электронную подпись на документ?
Рекомендуемый клип · 119 сек.
Сделать электронную подпись, печать | С помощью стандартных
YouTube
Начало рекомендуемого клипа
Конец рекомендуемого клипа
Как поставить подпись на документ Word?
Вставка строки подписи
- Щелкните в том месте, где нужно поместить строку подписи.
- На вкладке Вставка нажмите кнопку Строка подписи
- Щелкните Строка подписи Microsoft Office.
- В окне Настройка подписи можно ввести имя в поле Предлагается для подписания.
- Нажмите кнопку ОК.
Как поставить электронную подпись на документ Word?
Рекомендуемый клип · 72 сек.
Добавление цифровой подписи в Word 2010 (45/50) — YouTube
YouTube
Начало рекомендуемого клипа
Конец рекомендуемого клипа
Как подписать документ в ворде?
Подписание строки подписи в документе Word или Excel
- Щелкните строку подписи в файле правой кнопкой мыши. Примечание: Если файл откроется в режиме защищенного просмотра, нажмите кнопку Все равно редактировать (если файл получен из надежного источника).
- Выберите в меню команду Подписать.
19.01.11 — 09:21
Как правильно писать расшифровку подписи И.И. Иванов или Иванов И.И.?
поспорил с директором, разрулите
1 — 19.01.11 — 09:22
(0) правильно с точки зрения чего?
2 — 19.01.11 — 09:22
добавь пункт «тупая ветка»
3 — 19.01.11 — 09:22
Кому правильно?
Вообще-то — ФИО
4 — 19.01.11 — 09:22
говорит гост есть, только ссылки на гост не дает
5 — 19.01.11 — 09:22
ФИО значит Иванов И.И.
6 — 19.01.11 — 09:22
(0) Как напишешь — так и будет.
И вАААще…
Не спорь с начальством — денег не будет (с) Народная примета
7 — 19.01.11 — 09:41
(0) И так и так правильно. Одно по новому стилю, другое по старому.
8 — 19.01.11 — 09:45
Давно уже спорил с главбухом. Она таки доказала мне, тыкая пальцем в ГОСТ.
9 — 19.01.11 — 09:47
Везде всегда сначала фамилия, потом ИО, но именно в подписи сначала инициалы, потом фамилия.
смотри, например, указы президента
10 — 19.01.11 — 09:47
как в пасорте
11 — 19.01.11 — 09:51
12 — 19.01.11 — 09:52
как начальник скажет…
13 — 19.01.11 — 09:52
Обычно так: если начальник, И.И. Иванов, если нет пишут Иванов И.И.
14 — 19.01.11 — 09:56
Препод по экономике в Политехе, помнится, говаривал как-то так:
Если в документе, пишется ФИО человека, от которого, что-то зависит, то сначала имя отчество, т.е. И.И.Иванов — как бы уважительная форма. Если просто упоминается личность, то Иванов И.И.
15 — 19.01.11 — 09:57
+(14) Естественно, никакими нормативными документами он это не подтверждал
16 — 19.01.11 — 10:03
люблю писать так
17 — 19.01.11 — 11:35
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
(принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)
При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования
18 — 19.01.11 — 11:40
И. Иванов, какие отчества…
19 — 19.01.11 — 11:45
Главное, чтобы было единообразно.
3. Свой вариант
20 — 19.01.11 — 12:00
вот так.
JustBeFree
21 — 19.01.11 — 12:03
Вообще, воспитанные и культурные люди пишут сперва имя, потом отчество и только потом фамилию. Эти правила предусматривает и этикет. Подписываться и в адресате следует писать также — сперва имя, потом фамилия.
Расшифровка подписи. Как правильно подписывать документы
В оформлении каждого документа большое значение имеет подпись куратора, начальника, лица, обращающегося за помощью в государственные органы. В этой связи расшифровка подписи имеет особое значение. Следует отметить, что это понятие незнакомо многим гражданам нашего государства.
Содержание
- 1 Юридическая значимость
- 2 Состав реквизита
- 3 Особенности оформления реквизита
- 4 О личной подписи
- 5 Подпись заместителя
- 6 Когда документ подписывается несколькими лицами
- 7 Недопустимость косой черты
- 8 Новый вид подписи
- 9 Федеральное законодательство
- 10 Область применения и использования
Юридическая значимость
Подпись на документе придает юридическую ценность обычному листу бумаги. Как правило, он располагается под основным текстом и используется как одна из обязательных деталей. Если бы мы оценили важность всех необходимых атрибутов документа, то в первую очередь, несомненно, ориентировались бы на печать, подпись или какой-либо другой элемент заверения. В конце концов, это всего лишь несколько символов, которые делают документ на простом листе бумаги юридически значимым.
В свете рассматриваемого вопроса необходимо рассмотреть такое понятие, как право подписи. Это означает авторитет всех должностных лиц, которые имеют возможность лично опечатать или опечатать документ. Обратите внимание, что только куратор, полномочия которого указаны в должностной инструкции, может подписывать и опечатывать юридически значимые документы. Эти правила, как правило, содержатся в должностных инструкциях соответствующих лиц, организационных положениях и других учредительных документах. Также начальник может отдать приказ о делегировании права подписи.
Подпись директора требует особого внимания, так как этот сотрудник является ключевой фигурой в развитии компании. Значащие символы нельзя перепечатать, их нельзя оторвать от подписанного текста. 
Состав реквизита
Как правило, изначально на документе ставится дата, подпись идет дальше, вправо. Обратите внимание, что в этот реквизит включены следующие предметы:
- Личная подпись — изображение сокращенных инициалов человека.
- Позиция лица, подписавшего тот или иной документ. Необходимо указать название организации. В этом требовании нет необходимости, если текст находится на бланке организации с соответствующими печатями.
- Расшифровка подписи, подразумевающая обозначение полной фамилии, имени, отчества.
Особенности оформления реквизита
В соответствии с правилами бюрократии название должности пишется ближе к левому полю. Что касается самой расшифровки, то она указывается на уровне последней строки документа.
Если текст и реквизиты есть на фирменном бланке организации, расшифровку подписи можно поставить вверху. Если эта функция присутствует, дальнейших пояснений не требуется.
Столбец Заголовок начинается с заглавной буквы. Текст всегда должен заканчиваться точкой. Даже если в документе есть таблица, в конце текста всегда должна быть расшифровка подписи и название должности, которую важно указывать строго в соответствии со штатным расписанием. Необходимо сделать соответствующие выписки. Отдел кадров содержит такие документы, как карточка подписи, штатное расписание и информация, составляющая коммерческую тайну. Они классифицируются внутри по понятным причинам.
Что касается названия компании, оно находится в центре позиции человека. 
О личной подписи
Персональная подпись оформляется согласно пожеланию лица, подписывающего документ. Эта опора представляет собой своеобразный бумажный паспорт для каждого гражданина. Есть такая точка зрения, что в этой подписи, составленной по всем правилам, должна присутствовать первая буква имени, а следующие три должны относиться к фамилии — так говорят в теории. Однако на практике это положение не находит своего применения.
Многие граждане государства руководствуются тем, что завуалированную подпись подделать намного сложнее. В результате чиновники, особенно занимающие руководящие должности, стараются использовать как можно больше завитков и округлых линий. Обращая внимание на проблему подделки подписей, многие забывают, что расшифровать такие «шедевры» еще сложнее.
Расшифровка подписи документа — полное раскрытие инициалов. Очевидно, что предъявление паспорта не требуется, но расшифровку необходимо проводить в строгом соответствии с указанными в нем именем и фамилией. Это означает, что если буква «ё» присутствует в сертификационном документе, она должна присутствовать при раскрытии полного имени человека.
Подпись заместителя
Особенно часто возникают проблемы с подписанием многих замен. Кроме того, вопросы касаются не только полного обозначения названия, но и расположения нескольких однотипных требований.
- Позиция руководителя организации пишется с маленькой буквы. Однако если вы поддерживаете корпоративную культуру компании, вполне уместно писать руководящие должности с большой буквы.
- В таких документах не приветствуются сокращения, т.е не «депутат», а «депутат».
- Избегайте общепринятых сокращений рабочих мест. Так что старый добрый «главный бухгалтер» никем не приветствуется ни по количеству партнеров, ни по количеству контролирующих органов.
Когда документ подписывается несколькими лицами
Если документ подписан несколькими должностными лицами, их личные символы располагаются в столбце один под другим. При написании документа в печатном виде используются полторы строки.
Документы сначала подписывают те люди, которые находятся на высшей ступеньке служебной лестницы, то есть документ заверяется сверху вниз. Если текст должен быть подписан должностными лицами с равным статусом, их имена ставятся в одну строку.
Аналогичным образом составляется документ в случае, если соглашение подписано несколькими партнерами или сторонами, заключающими сделку.
Недопустимость косой черты
Если должностное лицо, уполномоченное подписывать документ, отсутствует, его должен подписать сотрудник, официально исполняющий свои обязанности. В этом случае в обязательном порядке указывается его нынешняя должность, на которой он работает, а также его фамилия, имя, отчество.
Иногда могут возникнуть аварийные ситуации. В этом случае исправления можно внести вручную или с помощью компьютера. В противном случае придется переделывать документ с указанием фактической должности руководителя.
недопустимо, чтобы слово «Подпись» ставило предлог «За», а затем ставило косую черту. Это несоответствие легко оспорить в суде.
Новый вид подписи
Цифровая подпись — относительно новое требование к документу, которое постепенно входит в жизнь как обычного уличного человека, так и обычного гражданина, а также внедряется в деятельность коммерческих и государственных организаций. Это требование позволяет исключить искажение информации в электронном документе, а также позволяет определить привязанность к конкретному человеку. Основой проектирования электронной подписи является криптографическое преобразование информации.
Федеральное законодательство
На данный момент действует Федеральный закон от 25.07.2012 г. 63, который регулирует цифровые подписи. Согласно упомянутому нормативному акту она бывает разных видов:
- Простая электронная подпись.
- Неквалифицированный.
- Квалифицированный.
Простая подпись — это набор кодов, паролей и список других средств, наличие которых может подтвердить конкретный человек.
Расширенная неквалифицированная подпись — это результат преобразования информации в форму криптограммы. Одна из таких функций — использование закрытого ключа доступа. Наличие данной формы необходимо не только для определения лица, подписавшего документ, но и для определения законности внесенных изменений.
Третий тип электронной подписи совпадает со всеми перечисленными выше знаками. Здесь есть особые элементы защиты, например, криптографическая защита, которая подлежит сертификации в ФСБ. Квалифицированная электронная подпись выдается только аккредитованными удостоверяющими центрами.
Область применения и использования
Электронная подпись — ключевой элемент электронного документооборота. Эта технология широко используется во внешнем и внутреннем обмене данными, в кадровой и законодательной деятельности, в коммерческой и промышленной сферах и так далее.
Контрольные органы заверяют проверку электронной подписью. По мере распространения этой разработки очевидна простота использования. Сертификат электронной подписи, который выдается при его регистрации, придает документам юридическую силу.
Каждый гражданин государства имеет право получить электронную подпись, чтобы пользоваться перечнем государственных услуг, определенным на сайте. С его помощью вы можете заверять документы, запрашивать новые и даже получать соответствующие письма и уведомления. Благодаря предоставленной возможности каждый пользователь, не выходя из дома, может заверить отправленное письмо. Кроме того, с начала 2013 года налажена выдача электронных карт, на которых автоматически проставляется электронная подпись.
Эти разработки внесли необходимый вклад в развитие общества. Теперь сотрудникам не нужно работать с кучей документов, необходимых для подписания, им просто нужно отправить документ по электронной почте.
Место имеет значение
Оформление реквизита «Подпись» всегда начинается с выбора правильного места для него. Обычно он всегда располагается под текстом, в самом конце бланка. Это связано с тем, что подписать бумагу означает удостоверить то, что в ней сказано. Вот типичный пример реквизита «Подпись», когда руководитель компании подписал официальное письмо к партнерам:
Обратите внимание, что для проставления подписи от текста нужно отступить 3 межстрочных интервала. Поскольку полномочия разных должностных лиц на подписание тех или иных документов отличаются, перед подписью принято указывать должность того, кто ее поставил. Должностные права и обязанности определяются учредительными документами, внутренними нормативными актами организации:
- приказами;
- положениями;
- инструкциями.
Иногда автографов может быть несколько, тогда они располагаются одна под другой в соответствии с иерархией лиц, которые их поставили.
Интервал между такими автографами обычно составляет одну строчку. Если, например, договор или акт сверки подписывают должностные лица двух организаций, то их автографы со всеми сопутствующими данными располагаются на одной строчке по разным краям бланка. При этом сам автограф располагается на строчку ниже наименования должности вместе с расшифровкой.
Очень важно помнить, что подписывать нужно именно текст, поэтому отрывать его заверение от основного документа и располагать этот реквизит на отдельном листе категорически нельзя. При недостатке места на другой лист переносится весь последний абзац написанного в бумаге. Страницы при этом должны быть пронумерованы. От краев документа этот реквизит обычно расположен по центру, но в некоторых случаях (обычно в типографских бланках) может быть смещен к левому краю.
Состав реквизита
В состав реквизита «Подпись» всегда входят такие данные, их всего три:
- Название должности лица, которое ее поставило.
- Сама подпись.
- Инициалы и фамилия в качестве расшифровки.
Перед тем, как подписать, необходимо указать должность, отступая от левого поля документа, а расшифровка делается после:
Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ИВАНОВ С.П. Иванов
При использовании фирменного бланка организации название фирмы можно не дублировать и указать только должность подписанта. Вне зависимости от этого обстоятельства должность всегда указывается с заглавной буквы. Это не зависит от того, закончился ли текст точкой, таблицей или какими-то диаграммами и схемами. Название должности обязательно должно соответствовать штатному расписанию. Если этим пренебречь, весь документ может быть признан недействительным, так как в нем указана несуществующая должность, а значит, и лицо, ее занимающее.
Между названием должности и расшифровкой необходимо оставить достаточно места для самого размашистого автографа.
Реквизит 22 (обязательный) – «подпись»
Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации-автора документа.
Подпись является обязательным атрибутом любого официального документа, придающим ему юридическую силу.
В чью компетенцию входит подписание того или иного документа?
Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации (приказ о распределении обязанностей); доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации.
Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями. Руководитель подписывает письма, направляемые в органы государственной власти и управления, руководителям других организаций.
Документы на бланках структурных подразделений – руководителями структурных подразделений или их заместителями.
Документы справочного, информационного, аналитического характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) – их непосредственными составителями, если решаемые вопросы не выходят за пределы их полномочий.
Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем.
Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку. Например, положение о структурном подразделении, должностные инструкции подписываются руководителями структурных подразделений с последующим утверждением руководством.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке
| Председатель комиссии | подпись | Л.И. Егоров |
| Члены комиссии | подпись | Л.Н. Николаева |
| подпись | О.В. Новикова | |
| подпись | И.С. Савельева |
В состав реквизита «подпись» входят:
· наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);
· личная подпись;
· расшифровка подписи (сначала инициалы, фамилия).
Реквизит «подпись» оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита «текст» или «отметка о наличии приложения», всегда на первом экземпляре.
1. Если документ оформлен не на бланке, полное наименование должности включает наименование организации, причем расшифровка личной подписи оформляется на уровне последней строки наименования должности.
При оформлении документа на бланке предприятия, организации указывается должность руководителя без указания наименования предприятия
Допускается в реквизите «подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
| Директор¿ Всероссийского¿ научно-исследовательского¿ института бумаги | С.Д. Промокашкин |
2. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
3. В научных учреждениях и вузах в должностях указываются ученая степень и звание.
4. При подписании документа несколькими должностными лицами (финансовые документы денежного, материального, кредитного характера, служащие основанием для приема, выдачи денег) их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.
| Директор | А.Д. Промокашкин |
| Главный бухгалтер | Т.Г. Веснина |
5. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне (в совместных распорядительных документах, гражданско-правовых договорах, трудовых договорах).
4 см
10 см
12 см
При подписании совместного документа первый лист на бланке не оформляют и подписывают столько экземпляров, сколько организаций принимало участие в их разработке. Таким образом, каждая организация имеет официально оформленный подлинник.
В отечественной практике оформления документов встречается проставление косой черты или предлога «за» перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом. Что недопустимо, так как нарушает юридическую силу документа.
В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись должностного лица, но оно не может подписать срочный документ по уважительной причине, его может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом перед должностью ставят «И.О.», указывают фактическую должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего документ. Использование предлога «за» или «врио» не допускается.
Согласование
Согласование осуществляется в тех случаях, когда возникает необходимость оценки содержания документа, обоснованности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и принятым ранее решениям.
Согласование может быть:
· внешним (с другими организациями). Проставляется «гриф согласования»;
· внутренним (с подразделениями или должностными лицами внутри организации). Проставляется «виза согласования».
Внешний вид и содержание
К самой личной подписи никаких требований нет, и быть не может. Каждый человек подписывается так, как считает нужным и удобным. Конечно, в идеале в любой закорючке должны быть намеки на первые буквы фамилии и имени, но это необязательно. Более того, обычно облеченные властью граждане стараются сделать свой автограф максимально индивидуальным и сложным, чтобы его было сложнее подделать. Ставить точку после автографа не нужно. А вот расшифровка должна соответствовать паспортным данным. Особенно это касается таких взаимозаменяемых букв, как «е» и «ё».
Факсимиле
Если документов, которые требуют визы руководства, в организации много, то для таких «поточных» бумаг в крупных компаниях принято использовать факсимиле, то есть заменитель личного автографа. Оттиск ставят на письмах и претензиях, а также внутренних документах. Законодательно этот вопрос никак не урегулирован, поэтому желательно избегать проставления факсимиле на отчетах и договорах, то есть на тех бумагах, которые имеют важное юридическое значение.
Что касается документооборота по уже подписанному договору, то в силу статьи 160 ГК РФ, регламентирующей письменную форму заключения сделок, в случаях, предусмотренных законами, иными правовыми актами или соглашением сторон, разрешено использование факсимильного воспроизведения личной подписи с помощью средств механического или иного копирования. То есть нужно прописать такое условие в самом договоре. Иначе налоговики могут забраковать все подписанные таким способом документы для целей налогообложения.
Гражданско-правовые сделки
Пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ характеризует факсимиле как средство механического копирования, а факсимильное воспроизведение подписи – как аналог собственноручной подписи. Иных определений факсимильной подписи в других федеральных законах не имеется. Следовательно, данные определения носят универсальный характер.
Впрочем, этого следовало ожидать. Ведь через факсимильную подпись гражданин реализует личные права и приобретает обязанности. Предназначение аналога (от греческого «analogos» – соответствующий) – заменять собой оригинал. Поэтому логично ожидать, что аналог собственноручной подписи ее собой заменяет. Он должен выполнять те же функции, что и личная подпись, в том числе – идентифицировать подписавшегося субъекта.
Между тем аналог собственноручной подписи допустимо применять не всегда. Так, документы, оформляемые в нотариальном порядке, подписывают лично в присутствии нотариуса (ст. 44 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате»).
Гражданский кодекс (п. 2 ст. 160) гласит: при совершении сделок использование факсимильной подписи допускается по соглашению сторон.
На первый взгляд кажется, что условие об использовании факсимиле должно быть зафиксировано в договоре, подписанном лицами, совершающими сделку (п. 1 ст. 160 Гражданского кодекса). Однако на основании пунктов 1 и 3 статьи 434 Гражданского кодекса договор может быть заключен путем обмена документами.
Предположим, вам выставлен счет на оплату, в котором применена факсимильная подпись. Такой документ признается офертой. Если вы оплатили этот счет, то совершили акцепт, которым безоговорочно подтвердили принятие всех условий счета (п. п. 1, 3 ст. 438 ГК РФ), в том числе – согласие на дальнейшее использование в договорных отношениях факсимильной подписи.
Не исключено, что иную точку зрения придется отстаивать в суде.
Ну а бухгалтеров в первую очередь волнуют налоговые правоотношения.