Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.
По каким поводам происходит деловая переписка
В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-отказа .docСкачать образец письма-отказа от сотрудничества .docСкачать образец письма-отказа от участия в мероприятии .docСкачать образец письма-отказа от предложения о работе .doc
Как оформить отказ
Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.
Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.
Общие сведения о деловом письме
Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).
Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.
Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.
В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.
При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.
На имя кого писать
Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).
Оформление письма-отказа
Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.
При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
Кто должен подписать
В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.
Как отправить письмо
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Письмо-отказ от сотрудничества
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
- В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
- Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
- При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
- В заключение подпишите письмо и датируйте.
Письмо-отказ от участия в мероприятии
При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
Письмо-отказ от предложения о работе
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
Как написать письмо с отказом
Письмо-отказ — это документ, в котором содержится отрицательный ответ на направленное ранее предложение.
Как составить письмо с отказом
Основные правила к содержанию документа:
- официально-деловой стиль, вежливый тон, уважительное обращение;
- в ответе обязательна ссылка на входящую корреспонденцию;
- грамотность, лаконичность и отсутствие сложной терминологии, корректность отказа;
- объяснение причин негативного ответа приветствуется и в деловой культуре признается хорошим тоном;
- предложение альтернативного варианта, если такое допустимо.
Структура письма:
- Реквизиты отправителя и получателя, дата и номер исходящего документа. Чаще всего используют фирменный бланк.
- Обращение. Лучше всего обращаться персонально — «Уважаемый(-ая) … (имя и отчество)!».
- Вводная часть. Включает информирование о получении предложения и выражение благодарности за проявленный интерес.
- Основная часть. Содержит доводы и причины, послужившие к отклонению оферты или приглашения.
- Заключительная часть. Представляет вывод о невозможности сотрудничества в настоящий момент. Если проект интересен при других условиях, то выражается встречное предложение с новыми данными.
- Подпись уполномоченного лица. Обычно расписывается руководитель компании. Но допускается подпись иного сотрудника, у которого есть на это полномочия.
Как направить письмо
Деловую переписку ведут:
- посредством почтовых отправлений;
- через электронную почту, факс;
- передачей документов нарочно;
- посредством электронного документооборота.
Очень важно направить ответ своевременно, учитывая сложившиеся с контрагентом отношения и вопрос, который рассматривается. Поэтому способы отправления следует выбирать, исходя из сроков, указанных в направленном вам письме, наличия допустимых вариантов связи, обязательности подтверждения отправки ответа.
Пример: руководителя организации пригласили выступить на мероприятии. Приглашение поступило 11.01.2021, конференция проводится 18.01.2021. Вполне обоснованно отказаться от участия по электронной почте, чтобы заранее об этом предупредить организаторов.
Примеры
|
ООО «Clubtk.ru» ИНН 1213141516 КПП 111111111 ОГРН 1234567891011 123456, Санкт-Петербург, улица Правды,1 |
Директору ООО «Василек» Степанову С.С. 123456, г.Город, ул. Цветочная, д.5 |
Исх. № 1/21 от 20.01.2021
Уважаемый Иван Иванович!
Благодарим за проявленный к нашей компании интерес. На Ваше предложение от 11.01.2021 исх. № 11 о сотрудничестве вынуждены ответить отказом, так как ООО «Clubtk.ru» не специализируется на услугах по аренде недвижимости.
С уважением,
| генеральный директор | Воронов | Воронов Андрей Викторович |
Самоловских Наталья
В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.
45
Публикаций
862
Дней на портале
0
Комментариев
Автор месяца
Челозерцева Александра
Передача информации в контролирующие органы — одна из ключевых обязанностей кадрового работника. Рассказываем, какие формы сдавать при увольнении сотрудника в 2022 году.
Читать дальше
Код 36 в больничном — это отметка о нарушении работником графика приема у лечащего врача.
Читать дальше
Характеристика с места жительства от соседей — это документ, дающий оценку личным качествам человека, его поведению в семье и обществе. Ее вправе затребовать как сам гражданин, так и различные официальные ведомства — судебные инстанции, силовые ведомства, органы опеки и другие.
Читать дальше
Показать еще
14 апреля 2019, 10:49 / Карьера
Эксклюзивно по подписке
Как сказать «нет» неподходящим просьбам и дедлайнам
Если у вас нет времени на второстепенные дела, вы слишком загружены или сроки нереальны
Отказывать нелегко. Вы боитесь расстроить собеседника, упустить перспективную возможность или опасаетесь, что отказ будет воспринят как неумение работать. Но если никогда ни в чем не отказывать, эти опасения станут реальностью. Как отклонять просьбы, если от вас требуют выделить время, которого нет, или сделать дело в нереальные сроки?
Нет времени на второстепенные дела. Если вы хотите, чтобы ваш график был намного свободнее, перестаньте выбирать путь наименьшего сопротивления и выполнять все, о чем вас просят. Вместо этого задайте себе вопрос: «То, о чем меня просят, – это правильная трата моего времени или нет?»
Представьте, что вас попросили посетить совещание, на котором ваше присутствие необязательно. Более того, для этой цели лучше подойдет другой человек из вашей команды. Вы можете отклонить приглашение и сказать: «Я получил ваше приглашение. Благодарю, что сообщили о встрече, нашу команду представит Джерри. Уверен, он отлично справится и проинформирует нас обо всем, что нужно знать».
Или вас пригласили пообедать люди, которых вы достаточно часто видите, но у вас есть незаконченная работа, планы посетить спортзал или же вы просто хотите отдохнуть. В таком случае отказ можно сформулировать так: «Спасибо за приглашение, но у меня уже есть планы». Поначалу вы будете чувствовать дискомфорт, отвечая отказом на просьбы, зато сэкономите время.
Слишком большая загрузка. У многих людей количество задач в списке дел сильно превышает физически выполнимое. Помните, что вы всегда имеете право отказаться, если вас просят сделать что-то, что не относится к вашим рабочим обязанностям. Ваш ответ должен звучать так: «Это не моя область экспертизы. Я с радостью передам вам контактные данные моей коллеги Шерил. Уверен, она с удовольствием поможет вам». Или: «Думаю, что организовать обед для завтрашнего совещания сможет наш стажер. Я переадресую ему вашу просьбу». Или: «Отчетом по итогам презентации в таких случаях обычно занимаются организаторы совещания».
Если вас просят взяться за необязательный для вас проект, а у вас накопилось больше задач, чем вы успеваете сделать, просьбу также следует отклонить. Вы можете сформулировать отказ так: «Ваше предложение звучит интересно, но, к сожалению, я сейчас уже максимально загружен. Я не смогу приступить к этому в ближайшие пару недель. Будет лучше, если вы обратитесь с тем же предложением к тому, кто сможет уделить этому достаточно времени и внимания». Наконец, если вы находитесь на совещании, где обсуждают разные задачи, требующие исполнения, а у вас нет лишнего времени, будьте осторожны: не поднимайте руку и не проявляйте инициативу. Один из лучших способов сказать «нет» – не предлагать свою помощь.
Нереальные сроки. Иногда вам слишком поздно сообщают о задании. В таких случаях нужно умение отказываться (в той степени, в которой это возможно) от нереалистичных сроков.
Возможно, условия работы не позволят вам применить подобную стратегию. Тем же, у кого все же есть некоторая свобода действий, будет полезно обратиться к следующим способам отказаться от предложенных дедлайнов. Если вас просят сделать небольшое задание без четких сроков, просьбу можно отклонить, предложив альтернативу. Скажите: «Я хотел бы помочь, но мое время сегодня полностью занято обязательствами перед руководством (или клиентами). Я сделаю это к пятнице».
Такие ответы могут раздражать. Но со временем этот подход научит людей предлагать более разумные сроки. Если вас часто беспокоят по вечерам или выходным и у вас есть возможность обозначить границы личного времени, нужно дать это понять. Хороший способ – отказаться от проверки почты и убрать подальше телефон. Но если вам все же нужно ответить, сделайте это в такой форме: «Привет, Джо! Я только хотел сказать, что видел твое письмо. Я изучу твою просьбу, как только вернусь в офис».
Наконец, если вам поручен обязательный проект, но вы понимаете, что установленный дедлайн делает его невыполнимым, потому что есть и другие задачи, надо попробовать изменить условия. Можно рассказать руководству о ваших задачах и приоритетах и спросить, на чем лучше сконцентрировать усилия. Если проект обсуждается с коллегами или клиентами, а вашего авторитета недостаточно для изменения сроков, потребуется помощь начальства. Можно сказать ему: «Я слышал, что компания хочет закончить проект до конца месяца. Однако из-за других текущих проектов мы не сможем успеть к обозначенному сроку. Я хотел бы предложить середину следующего месяца в качестве альтернативы. Как считаете, так будет разумно?» Результатом такого разговора может стать привлечение к проекту дополнительных ресурсов (например, подрядчиков) или перераспределение нагрузки.
Говорить «нет» непросто, но оно стоит того. И надо действовать быстро. Как правило, люди легче принимают отказ, если вы сообщаете о нем как можно раньше. Не забывайте о том, что нужно вести себя уверенно. Не переусердствуйте с извинениями. Произнесите необходимые слова и двигайтесь дальше. Помните: говоря другим людям «нет», вы говорите «да» тому, что важно для вас.
Об авторе: Элизабет Грейс Сондерс – консультант по управлению временем, основатель компании Real Life E Time Coaching & Training.
Фразы отказа от приглашения
|
Вводные фразы |
|
|
I am sorry to miss the opportunity of… Thank We are really pleased to |
Thanks for the invitation, but…
Thanks for inviting me to…but I’m afraid It’s |
|
Заключительные фразы |
|
|
I hope we can get together some other time. |
I’m really sorry I’ll have to miss it. |
Уважаемый мистер Браун,
Пишу вам с тем, чтобы поблагодарить
Вас за приглашение посетить Вашу компанию
и обсудить наши будущие проекты по
сотрудничеству. Мне будет приятно
встретиться с Вами и надеюсь, что наше
дальнейшее сотрудничество будет
плодотворным.
С нетерпением жду встречи,
Джерард Уотсон
Генеральный директор
Dear Mr Brown,
I am writing to thank you for your kind
invitation to visit your company and discuss our future collaboration
projects. It would be pleasant to meet with you and I hope that our
further cooperation will be fruitful.
I look forward to meeting you,.
Yours sincerely ,
Jared Watson,
Chief executive
Дорогой Стив,
Спасибо за приглашение приехать к
Вам. Эта идея действительно звучит очень
привлекательно. К тому же, при встрече
мы сможем обсудить наши планы на будущее.
До встречи,
Джанет
Dear Steve,
Thank you for the invitation to visit you. This
idea sounds really lovely. While meeting we will also have a chance
to discuss our future plans.
See you then.
Best regards,
Janette
Отказ от приглашения
Уважаемый мистер Уайт,
Мне было очень приятно получить Ваше
приглашение на участие в конференции,
посвященной экологическим проблемам,
но к сожалению я не смогу присутствовать,
поскольку буду в отъезде в этот день.
Надеюсь, мы сможем встретиться в другое
время.
Еще раз благодарю за приглашение.
Джанет Уотсон
Dear Mr White,
I was really pleased to receive your invitation to the conference devoted to ecological problems, but ,unfortunately, I can not come as I will be out at that time.
I hope that we can get together some other time.
Thank you again for your kind invitation.
Yours sicerely,
Janette Watson
Top manager
Дорогой Дональд,
Спасибо за то, что пригласил меня на
вечер, посвященный совместному участию
в проекте. Но боюсь, что не смогу приехать.
К сожалению, в это время я вынужден буду
читать доклад на конференции по проблемам
развития малого бизнеса.
Но надеюсь, мы сможем с тобой увидеться
позднее и приятно провести время, а
также обсудить некоторые вопросы по
нашему проекту.
С уважением,
Майк
Менеджер по проекту
Dear Donald,
Thanks for inviting me to the party devoted to
our joint work in the project, but I’m afraid I can’t come.
Unfortunately, at that time I will have to make a report at the
conference devoted to the problems of small business development.
But I hope we can meet some other time to have
a good time and discuss some problems relating to our project.
Best wishes,
Mike
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Иногда при поиске работы мы получаем приглашения на вакансии, которые не соответствуют нашим ожиданиям. Может показаться, что в таком случае достаточно просто проигнорировать письмо от рекрутера. Однако отказ с вашей стороны — не повод разрывать общение с потенциальным работодателем. Вот как отклонить оффер так, чтобы это принесло пользу вашей карьере в будущем.
Почему не стоит игнорировать оффер
Если вам сообщили, что вы успешно прошли собеседование или даже предложили работу, это значит, что команда по найму посчитала вас наиболее подходящим среди множества кандидатов. Нет ничего плохого, если вы решите отказаться. Главное — сообщить об этом HR-менеджеру.
Правильно написанный отказ может сработать в вашу пользу. Так вы можете не только сообщить команде по найму о том, что вакансию лучше оставить открытой, но и даже посоветовать подходящего кандидата из своих знакомых.
Как написать письмо с отказом
Поблагодарите собеседника
Подбор персонала — довольно сложный и длительный процесс. HR-менеджер просматривает десятки и даже сотни резюме и сопроводительных писем, а также тщательно отбирает кандидатов для каждого этапа собеседования.
Поэтому для начала поблагодарите отправителя за предложение. Например, отметьте, что многому научились во время собеседований, и выразите признательность за то, что получили ответы на все свои вопросы. Так вы расположите к себе команду по найму и заработаете хорошую репутацию.
Обоснуйте свое решение
Если работодатель считает кандидата перспективным, он может предложить ему лучшие условия, в том числе более гибкий график и более высокую зарплату. Чтобы не получить повторное предложение на свой отказ, объясните причину, не вдаваясь в подробности.
Читайте по теме:
Когда и как стоит отказаться от дополнительной работы
Например, вы пока не готовы менять работу или ваш учебный график конфликтует с предложенным. Возможно, вас не устраивает размер оклада или же вы хотите работать в компании, но сама вакансия не соответствует вашим карьерным целям.
Предложите поддерживать контакт
В конце письма предложите рекрутеру оставаться на связи — это знакомство может пригодиться и даже положительно повлиять на вашу карьеру. Например, если в компании освободится должность вашей мечты, вы можете стать одним из первых кандидатов.
Пример итогового письма
Ниже показан примерный шаблон письма с отказом (вы можете менять его на свой вкус).
Здравствуйте, [имя отправителя]!
Благодарю за приглашение на позицию [название должности]. Я был(а) бы рад(а) работать вместе с вами в [название компании], но, оценив всю плюсы и минусы, я решил(а) отклонить ваше предложение. Дело в том, что зарплата, указанная в вашем последнем письме, не соответствует моим ожиданиям.
Хочу поблагодарить вас за оказанное мне внимание. С вами было приятно общаться, и в ходе собеседований я многое узнал(а).
Буду рад(а) оставаться на связи с вами и другими специалистами из [название компании]. Скоро я отправлю вам запрос в LinkedIn (или любой другой соцсети).
С уважением,
[ваше имя]
Источник.
Фото на обложке: fizkes / Shutterstock
Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!