Как заполнить сзв тд если работник написал заявление на ведение бумажной трудовой книжки

О составлении заявления на продолжение ведения трудовой книжки на бумажном бланке мы уже рассказывали ранее, а сейчас поговорим о том, как работодателю следует заполнять форму СЗВ-ТД при выборе бумажной трудовой сотрудником.

Как заполняется отчет СЗВ-ТД, если выбрана бумажная трудовая книжка

Вместо формы СЗВ-ТД при приеме и увольнении работников с 01.01.2023 подается новая форма ЕФС-1 с подразделом 1.1.
Для случаев реорганизации работодателя или перевода работника последние СЗВ-ТД были поданы 16.01.2023. С 17.01.2023 при переводах на другое место, должность и реорганизациях тоже подается форма ЕФС-1.

Новый отчет ЕФС-1 с 2023 года


Посмотреть


Скачать

Дальнейшее описание подачи СЗВ-ТД относится к периоду до введения ЕФС-1.

Напомним, форма сведений СЗВ-ТД и Порядок их заполнения (далее – Порядок) утверждены Постановлением правления ПФР № 730п от 25.12.2019.

Пункт 2.4 ст. 11 Закона о персучете № 27-ФЗ от 01.04.1996 (ред. от 20.07.2020) обязует работодателей подавать отчет СЗВ-ТД не только в случае кадровых изменений и перестановок, но и при получении от работников заявлений о «судьбе» их трудовой книжки. Срок подачи отчета в этом случае – не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. Например, если подав заявление 2 ноября 2020 г., работник выбрал бумажную трудовую книжку, СЗВ-ТД с информацией об этом работодатель должен подать в ПФР не позже 15 декабря 2020 г.

При совместительстве сведения в ПФР по форме СЗВ-ТД, если выбрали бумажную трудовую, подает основной работодатель, на имя которого подано заявление. Так, если работник является внешним совместителем, заявление о выборе ТК он подаст по своему основному месту работы – т.е. там, где хранится его бумажная книжка. Соответственно, и отчет СЗВ-ТД на него в ПФР должен сдавать работодатель по основному месту работы.

СЗВ-ТД подается только в электронном формате, если численность работников в предыдущем месяце составила 25 и более человек. При меньшем штате можно подавать отчет на бумаге.

СЗВ-ТД: бумажная трудовая книжка выбрана работником

Правила заполнения соответствующего раздела СЗВ-ТД при выборе бумажной трудовой книжки приведены в п. 2.3 Порядка. Страхователь должен заполнить строку «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки», указав в поле «Дата подачи» дату , когда сотрудник подал свое заявление (в формате ДД.ММ.ГГГГ). Поле «Признак отмены» остается при этом пустым – оно необходимо лишь в случае отмены ранее поданных сведений. Также в отчете должна быть заполнена информация о страхователе – работодателе, о зарегистрированном лице – работнике, об отчетном периоде (п. 2.1, 2.2, 2.4 Порядка).

Что касается заполнения таблицы сведений о трудовой деятельности, то здесь возможны разные варианты, в зависимости от наличия иных кадровых мероприятий в отчетном месяце, и от того, подавалась ли форма СЗВ-ТД на работника ранее.

В случае, если на работника ранее уже подавались какие-либо сведения по форме СЗВ-ТД (например, о приеме на работу, о переводе и т.д.), а иных кадровых событий, кроме получения заявления о выборе ТК, в отчетном месяце не произошло, таблица сведений о работе остается пустой. СЗВ-ТД при выборе бумажной трудовой, образец ее будет выглядеть следующим образом:

Если же в отчетном месяце по данному сотруднику произошли еще какие-либо изменения (например, перевод на другую должность, увольнение и др.), таблица сведений будет содержать информацию об этом кадровом событии.

Обратите внимание: если в одном месяце сотрудник подал заявление на бумажную ТК и в том же месяце произошло его увольнение, отчет СЗВ-ТД с информацией об этих событиях должен быть направлен в ПФР не позже рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении. Например, 5 ноября 2020 г. сотрудник подал заявление о ведении бумажной ТК, а 25 ноября он уволился — сведения в ПФР следует подать не позднее 26.11.2020 г.

Другой возможный вариант, когда отчет заполняется на работника впервые, то есть ранее «Сведения о трудовой деятельности» по нему не подавались вовсе. В этом случае необходимо указать в СЗВ-ТД заявление на бумажную трудовую книжку (дату его подачи), а также сведения о трудовой деятельности работника у данного страхователя по состоянию на 01.01.2020 г. (п. 2.5 ст. 11 закона № 27-ФЗ). Например, если работник трудится в компании с 01.07.2019 года, и 10 ноября 2020 г. он подал заявление на ведение бумажной ТК, отчет будет выглядеть так:

Заполненный отчет подписывается руководителем (с расшифровкой и указанием должности), ставится дата заполнения и печать (при наличии).

Полный путеводитель по кадровым вопросам и по электронной трудовой книжке вы можете посмотреть бесплатно в системе КонсультантПлюс.

Специализация: Гражданское, земельное, трудовое, уголовное право

Имеет более 15 лет юридического стажа в крупных холдингах Юга России.
Обладает опытом в области договорной и претензионной работы, мирного разрешения споров, судебного взыскания долгов и оспаривания прав на имущество.

В целях подготовки и представления сведений о трудовой деятельности в электронном виде страхователю (работодателю) представлена возможность посредством использования Кабинета страхователя на сайте ПФР   заполнить форму СЗВ-ТД. Перед этим  страхователю (работодателю) необходимо пройти регистрацию (вход в Кабинет страхователя осуществляется  через учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на Едином портале государственных услуг РФ. Пенсионный фонд Российской Федерации рекомендует заблаговременно произвести регистрацию на портале государственных услуг). При входе в Кабинет страхователя в списке сервисов необходимо выбрать сервис «Сведения о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД)».

Заполнение интерактивной формы СЗВ-ТД осуществляется в следующем порядке:

• строка Отчетный период заполняется вручную;
• строки ФИО и Должность, в том числе уполномоченных лиц работодателя, заполняются автоматически (данные подтягиваются из учетной записи страхователя).

Для заполнения сведений о трудовой деятельности в разделе «Зарегистрированные лица» необходимо использовать кнопку «Добавить ЗЛ».

После нажатия кнопки «Добавить ЗЛ» страхователю (работодателю) предоставляется возможность заполнения раздела «Добавление данных о ЗЛ». Заполнение данных о застрахованном лице (работнике) осуществляется вручную, в том числе:

— фамилия;

— имя;

— отчество (при наличии);

— СНИЛС;

— дата рождения;

— пол.

При заполнении раздела «Заявление о продолжении ведения трудовой книжки» (заполняется в случае подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде)  необходимо выбрать один из статусов заявления:

— подано;

— отменено.

При заполнении раздела «Заявление о представлении сведений о трудовой деятельности» (заполняется в случае ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде)  необходимо выбрать один из статусов заявления:

— подано;

— отменено.

 Для отмены заполненных данных необходимо воспользоваться кнопкой «Отменить», для сохранения данных — «Сохранить».

Далее переходим к заполнению раздела  «Добавление данных о мероприятии». Данный раздел заполняется в отношении застрахованного лица (работника), в отношении которого в отчетном периоде произошли кадровые мероприятия. При заполнении строки «Вид мероприятия» предоставляется возможность выбора того или иного кадрового мероприятия:

— прием;

— перевод;

— увольнение;

— переименование;

— установление (присвоение);

— запрет занимать должность (вид деятельность);

— отмена мероприятия.

Заполнение прочих данных в разделе «Добавление данных о мероприятии» заполняются вручную, в том числе:

— дата мероприятия;

— должность, специальность, профессия, квалификация;

— структурное подразделение;

— вид получаемой работы;

— иные сведения.

В разделе «Основание» — «Документы, подтверждающие оформление трудовых отношений» — заполняются реквизиты документов, на основании которых в отношении работника проведены кадровые мероприятия (прием, увольнение, перевод и т.д.). Обращаем внимание, что в отношении одного работника страхователь (работодатель) имеет возможность добавить только 2 документа, подтверждающих оформление трудовых отношений.

В случае неверного заполнения данных или необходимости удалить документы, подтверждающие оформление трудовых отношений, необходимо нажать символ «Удалить».

Для отмены или сохранения мероприятия — выбрать кнопку «Отменить» или «Добавить».

Так же обращаем внимание, что строки, отмеченные  символом «*», являются обязательными к заполнению.

После полного заполнения интерактивной формы СЗВ-ТД страхователю (работодателю) необходимо проверить правильность  заполненного документа путем нажатия кнопки предварительного просмотра   «Предпросмотр «,    с помощью которой страхователю (работодателю) также предоставляется возможность формирования печатной формы СЗВ-ТД, которую страхователь (работодатель) может сохранить и распечатать.

Только после тщательной проверки правильности заполнения формы СЗВ-ТД страхователь (работодатель) подписывает документ и отправляет в систему ПФР, выбрав опцию «Подписать и отправить».                                        .

В статье описаны несколько распространённых ситуаций, в которых  нужно поменять способ ведения трудовой книжки:
Если сотрудник принят на работу в 2021 году и ранее не был трудоустроен

Если сотрудник работал до 2021 года с электронной трудовой

У сотрудника есть бумажная трудовая, он не был трудоустроен с 2020 года

C 1 января 2021 года для всех сотрудников, впервые поступающих на работу, заводят электронные книжки. При этом, если человек работал и раньше, он может выбрать: вести только электронную трудовую, или и электронную, и бумажную. Как отразить всё это в программах 1С? Показываем несколько самых распространённых примеров.

Если сотрудник принят на работу в 2021 году
и ранее не был трудоустроен

Трудовая книжка в таком случае будет вестись только в электронном виде. Данный способ не подлежит изменению в будущем.

В 1С:ЗУП отражаем это следующим образом:

Если сотрудник работал до 2021 года
с электронной трудовой

Если же сотрудник ранее работал и поступает на работу в организацию после 1 января 2021 года, бухгалтер или кадровик при приеме могут получить от сотрудника СТД-Р, соответственно, на предыдущем месте работы был выбран способ ведения трудовой книжки в электронном виде:

У сотрудника есть бумажная трудовая, он не был
трудоустроен с 2020 года

Если при трудоустройстве сотрудник приносит трудовую книжку на бумажном носителе, но с 2020 года он не был трудоустроен, а значит и не писал заявления о способе ведения трудовой книжки.

В этом случае бухгалтер или кадровик оставляют незаполненными данные
сведения при приеме:

В таком случае сотрудник должен написать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки в данной организации, а бухгалтер заполнить соответствующий документ в 1С:ЗУП:

Данное заявление будет отправлено в ПФР в составе сведений СЗВ-ТД о приеме на работу:

Если же сотрудник выбрал на предыдущем месте работы ведение бумажной трудовой книжки,
то в 1С:ЗУП отражаем таким же способом:

Обратите внимание! За сотрудниками, которые выбрали способ ведения трудовой книжки на бумажном носителе сохраняется право перехода на электронную форму трудовой. 

Для этого необходимо создать документ Отзыв заявлений о предоставлении
сведений о трудовой деятельности:

Далее необходимо отправить данное заявление в ПФР в составе сведений СЗВ-ТД:

После получения положительного протокола ПФР о регистрации данного СЗВ-ТД необходимо сформировать заявление сотрудника о выборе способа ведения трудовой книжки в электронном виде и также отправить в составе СЗВ-ТД:

Автор статьи

Важно: в связи с объединением ПФР и ФСС в Социальный Фонд России отчёт СЗВ-ТД отменяется. Последний раз его сдают за декабрь 2022 года, крайний срок сдачи — 16.01.2023. После этого данные, которые отражали в СЗВ-ТД, будут указывать в новом отчёте ЕФС-1.

Трудовые книжки перевели в электронный формат. Ведёт их Пенсионный фонд России на основе информации, поступающей от работодателей. Специально для этого разработана форма СЗВ-ТД — именно через неё компании и ИП и подают в ПФР нужные сведения. Рассмотрим эту форму, образец заполнения и правила подачи.

Кто и когда подаёт отчёт

Отчёт в ПФР должны подавать все компании и предприниматели, у которых есть наёмные работники. Основой для её заполнения служат документы кадрового учёта. В отчёт нужно включить всех, с кем заключён трудовой договор, в том числе удалённых работников и совместителей. На каждого сотрудника нужно сдавать отдельный отчёт.

Скачать новую форму отчёта СЗВ-ТД  (бланк)

Форма подаётся в ПФР за те месяцы, когда происходят кадровые перестановки, а именно:

• приём на работу;
• перевод на другую постоянную работу;
• увольнение;
• подача сотрудником заявления о форме трудовой книжки.

Что касается последнего события, суть его в следующем. Каждый работник должен был определиться, желает ли он продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде или нет. Если ТК в бумажном варианте нужна, надо было написать заявление об этом. Если выбран исключительно электронный вариант, подавалось заявление о представлении сведений о трудовой деятельности.

Соответственно, большинство работодателей уже закрыли вопрос выбора формы ведения ТК своих сотрудников. Тем не менее заявления о форме ведения трудовой могут быть поданы и сейчас. Например, если человек ранее выбрал ведение ТК в бумажном виде, а теперь хочет перейти на электронную версию. В таком случае он напишет заявление на выбор формы документа.

Сроки подачи

Теперь разберёмся, когда сдавать этот отчёт. Сроки установлены в пункте 1.8 Раздела I Порядка заполнения формы (Приложение 2 к Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п).

В соответствии с этим документом отчёт нужно сдавать:

• при переводе на другую должность, подаче заявления на форму трудовой книжки — до 15 числа следующего месяца;
• если работник принят или уволен, то подать СЗВ-ТД в его отношении нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего документа (приказа, распоряжения).

Если указанных выше событий не было, то подавать СЗВ-ТД необходимости нет.

Подать отчёт СЗВ-ТД можно в электронной форме, подписав квалифицированной ЭЦП. Однако если у работодателя менее 25 сотрудников, то направить отчёт можно и на бумаге.

Порядок заполнения

Форма отчёта утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п, последние изменения в неё были внесены Постановлением от 21.04.2022 № 62П. Расскажем, как заполнить СЗВ-ТД.

Форма заполняется на основании документов, подтверждающих оформление трудовых отношений, приказов, распоряжений. Состоит она всего из одного листа, однако на каждого работника составляется отдельный отчёт.

Информация в форме поделена на блоки. Первый — «Сведения о страхователе». В нём нужно указать:

• регистрационный номер компании в ПФР в формате ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ;
• наименование организации (ФИО ИП);
• ИНН;
• КПП — только для организаций.

Второй блок называется «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Этот блок следует заполнить при реорганизации в том случае, если правопреемнику работодателя, снятого с учета в качестве страхователя, нужно исправить ранее представленные предыдущим работодателем данные о работниках. Здесь указываются данные предыдущего работодателя — регистрационный номер в ПФР, название / ФИО ИП, ИНН, КПП.

Далее идёт блок «Сведения о зарегистрированном лице». В нем отражается такая информация:

• фамилия, имя и отчество застрахованного — каждое слово на отдельной строке;
• дата рождения;
• СНИЛС

В следующем блоке отражается информация о поданных заявлениях. Это может быть заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки либо заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Если одно из них подано, в соответствующей строке нужно указать дату подачи.

На практике может произойти так, что человек написал заявление с решением по поводу формата трудовой книжки, но затем изменил своё мнение. В этом случае в строке подлежащего отмене заявления в поле «Признак отмены» нужно указать знак «X» и рядом поставить дату заявления, которое должно быть отозвано.

В таблице отражаются данные о трудовой деятельности работника. Она состоит из 11 граф, в которых нужно указать:

1. Номер записи о кадровом мероприятии.
2. Дату приёма на работу, увольнения, перевода.
3. Сведения о приёме, переводе, увольнении. Нужно указать код мероприятия из пункта 2.5.3 Порядка заполнения отчета. Например, «ПРИЕМ», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПЕРЕВОД».
4. Территориальные условия работы. Если работа осуществляется в условиях Крайнего Севера, ставится код «РКС». Если работа осуществляется на территориях, приравненных к районам Крайнего Севера, следует использовать код «МКС». В остальных случаях поле не заполняется.
5. Трудовую функцию. Здесь нужно отразить наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием, конкретный вид поручаемой работы, а также наименование структурного подразделения (если работа в нём прописана в трудовом договоре).
6. Код выполняемой функции. В поле следует указать кодовое обозначение занятия, соответствующее должности / профессии, виду трудовой деятельности. Формат кода: XXXX.X, где первые четыре знака — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий, пятый знак — контрольное число. Раньше поле заполнялось только при наличии кода, теперь же они определены для всех должностей и профессий.
7. Причины увольнения. Информация указывается без сокращений со ссылками на нормы законодательства.
8. Наименование документа-основания кадровых действий.
9. Дата этого документа.
10. Номер документа без указания значка «№».
11. Признак отмены. Ставится знак «Х», если сведения нужно отменить. Графа заполняется при необходимости аннулировать или исправить поданные данные. Такой «отменяющий» отчёт полностью копирует поданный ранее, но в графе 10 ставится «Х».

Заполнение при смене названия

Если изменилось название работодателя, то об этом делается самостоятельная запись. Нужно заполнить графы:

• Графа 1 — номер записи;
• Графа 2 — дата смены названия организации;
• Графа 3 — «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ»;
• Графа 5 — запись о том, что с указанной даты ООО «Ромашка» переименовано в ООО «Василёк».

Скачать форму СЗВ-ТД — образец заполнения при приеме на работу

Ответственность

За непредставление или опоздание с подачей формы СЗВ-ТД работодателя могут призвать к ответственности по статье 5.27 КоАП, поскольку это нарушение трудового законодательства. Однако в данный момент Госдума рассматривает поправки к этой статье, которые позволят организациям и предпринимателям избежать штрафа. В неё планируется ввести часть 1.1, которая предусматривает предупреждение. Причём эта мера будет применяться и в том случае, если нарушение допущено неоднократно.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт