Копия верна как правильно написать надпись от руки на документах образец

Зачем нужно заверять копии

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст) делит все копии, которые снимаются с документов, на обычные и заверенные. При этом копией признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной — такая копия, на которой имеются реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для предоставления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.

В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, передаваемых в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Бесплатно подключиться к «Контур.Экстерну» со своей электронной подписью

Чем руководствоваться при заверении

Заверение копий документов регулируется другим госстандартом, а именно: ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст; далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016). Подробнее об этом стандарте см. «Новый ГОСТ по оформлению документов 2018: с 1 июля рекомендованы новые правила заверения копий».

Также рекомендации по оформлению копий документов приведены в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@, в письмах Минфина от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142 и от 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336.

Получить ЭЦП по ускоренной процедуре и с полной техподдержкой

Подать заявку

Кто вправе заверять документы

Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо.

Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.

Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.

Узнать ОКВЭДы, систему налогообложения и доходы вашего контрагента

Образец правильного заверения копии документов

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметку о заверении копии нужно проставить под реквизитом «подпись». Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно разместить под последним текстовым элементом документа.

Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена копия. Если она будет использована исключительно для нужд того лица, которое ее заверяет (т.е. внутри организации), то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, обозначить дату заверения, должность лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись сделал ИП), а также его фамилию и инициалы. Эти записи удостоверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск.

Если же копия выдается для предъявления третьим лицам, то помимо названных выше реквизитов, надо указать место хранения документа, с которого изготовлена копия. А подпись должностного лица нужно дополнительно заверить печатью организации (если таковая существует в компании). Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Нужна ли на копиях для «внешнего» использования печать ИП (если она у него имеется)? В госстандарте нет ответа на этот вопрос. Следовательно, формально ИП может не ставить свою печать.

Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой.

При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований. Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью. И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов.

Приведем примеры правильного заверения копий.

1. Копия для «внутреннего» использования без печати

                    ВЕРНО

Главный бухгалтер      Новицкая        А.П. Новицкая

                 20.05.2022

2. Копия для «внутреннего» использования с печатью

                    ВЕРНО

Главный бухгалтер      Новицкая        А.П. Новицкая

                 20.05.2022                                                Печать

3. Копия для «внешнего» использования

                    ВЕРНО

Главный бухгалтер      Новицкая        А.П. Новицкая

                 20.05.2022                                                       Печать

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-НДФЛ за 2018 г. 

4. Копия для «внешнего» использования, если документ хранится не в деле или не в папке

                    ВЕРНО

Главный бухгалтер      Новицкая        А.П. Новицкая

                 20.05.2022                                                 Печать

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019». 

5. Заверение многостраничного документа для «внешнего» использования

Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.

                    ВЕРНО

Главный бухгалтер      Новицкая        А.П. Новицкая

                 20.05.2022                                                       Печать

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-с/ф за 2018 г.

Бесплатно сдавать налоговую отчетность и отвечать на требования ИФНС через интернет

Как заверить копии уставных документов

Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.

Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).

Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.

Проверить себя или контрагента по санкционным спискам

Проверить бесплатно

Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»

ГОСТ Р 7.0.97-2016 не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.

В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.

Штамп «Копия верна» — это отметка о том, что изготовление дубликата в точности соответствует оригиналу и в него не внесены никакие дополнения. Повторный документ обладает законной силой, если он правильно заверен этой надписью (в виде печати или от руки).

Зачем заверять копии

Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов»).

Организации заверяют копии в следующих ситуациях:

• для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др. сторонним компаниям и государственным органам;
• для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
• для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью.

Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней (статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:

• налоговые инспекции;
• Пенсионный фонд;
• Фонд социального страхования;
• банки и микрофинансовые организации;
• надзорные органы (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Трудовая инспекция и т.д.);
• судебные инстанции.

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.

Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:

• руководитель (или индивидуальный предприниматель);
• главный бухгалтер;
• начальник или специалист кадровой службы;
• иные уполномоченные должностные лица, входящие в штат организации.

Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.

Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.

Какими НПА руководствоваться

Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:

• Указ Президиума Верховного Совета СССР № 9779-X от 04.08.83 (ред. от 08.12.2003), этот акт действует до сих пор в качестве закона;
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов»;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт»;
• положения специальных законодательных актов (например, НК РФ, ГК РФ, АПК РФ).

Процедура заверения в организации

При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:

1. Подготовка дублирующего документа (обычно с использованием копировальной техники).
2. После текста и слова «Подпись» при помощи печати или от руки ставится отметка «Верно» (на практике часто применяют и надпись «Копия верна»).
3. Затем указывают реквизиты должностного лица, заверившего ксерокопию: ФИО, должность, личная подпись, ее расшифровка.
4. Указывается дата.
5. Ксерокопия заверяется оттиском печати организации или ИП. Если организация работает с гербовой печатью, то копии, кроме нотариальных, гербовыми печатями не заверяются. Для этой цели необходимо подготовить иные виды печати — например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печати по назначению.

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется. Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.

Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:

1. Следует поставить отметку «Верно» и остальные реквизиты на каждой из них.
2. Прошить листы, пронумеровать, в конце указать их количество и заверить.

Как заверить документ штампом «Копия верна»

Чтобы удостоверить документацию, допускается два вида отметки — оттиск печати и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но учтите, что ГОСТом не указано применение оттиска «Копия верна». Есть возможность сделать два вида штампа: «Копия» и «Верно». Первый укажет на дублирование документа. Второй — на его заверение.

Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:

• штамп проставляют в конце текста под всеми подписями;
• ставят в свободном месте, обычно в нижнем правом углу;
• запрещено перекрывать им текст;
• применять его допустимо при согласовании с органами, в которые направляете акты (не все госорганы это позволяют).

Вот пример, как это выглядит:

Образец

Посмотрите на образец «Копия верна» на документах фото трудовой книжки.

Можно ли заверить документ надписью от руки

Законодательство не содержит запрета делать от руки отметки с надписью «Верно» на откопированных материалах. Этот метод используют достаточно часто. В то время как штампы применяют не всегда: чаще всего изготавливают их на крупных предприятиях, которым необходимо ежедневно заверять большое количество документации, при помощи штампа это делать удобнее.

Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.

Как заверить электронный документ

Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства. Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях. Их изготавливают специализированные компании. Обычно в печать «Копия верна» для цифровых документов включают несколько элементов:

• слова о подписании документа цифровой подписью;
• номер сертификата ключа подписи;
• фамилию, имя и отчество собственника сертификата;
• период годности сертификата.

Иногда в штамп добавляют эмблему компании или торговую марку.

---

Ломова Анна
Автор-эксперт

Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.

Все статьи автора

Если работник просит копию бумажной трудовой книжки, то работодатель обязан ее выдать. Расскажем, как правильно заверить копию по требованиям национального стандарта ГОСТ и что будет, если проигнорировать просьбу работника.

«Копия верна» — это штамп или надпись, которые удостоверяют, что копирование произведено с подлинника без внесения изменений в документ. Допускается создание штампа с этой фразой или заверение от руки.

Только заверенная надлежащим образом копия имеет юридическую силу. Это документ, воспроизводящий подлинник в полном объеме, без изъятий и дополнений, что подтверждается предусмотренными законодательством реквизитами. Чтобы правильно расставить эти реквизиты, необходимо знать их состав, требования к ним или использовать образцы для налоговой, суда и т. д.

Самое надежное заверение — нотариальное, но оно требуется далеко не всегда, случаи, когда оно необходимо, перечислены в законе. Обращаться для копирования каждого документа к нотариусу и тратить на это дополнительные средства необходимости нет, юридическое лицо вправе заверить ксерокопии самостоятельно.

Когда понадобится

Организации может потребоваться копирование в следующих случаях:

• для предоставления документов (ксерокопий учредительных документов, лицензий, договоров, накладных, первичных бухгалтерских документов и т. д.) сторонним коммерческим организациям и государственным органам (налоговой инспекции, Пенсионному фонду, Роспотребнадзору и т. д.);
• во внутреннем документообороте между отделами, сотрудниками;
• для предоставления доказательств в суд;
• при ответе на запросы заявителей-граждан, работников.

Во внутреннем документообороте допускается использование реквизитов, утвержденных в локальных нормативных актах. При заверении копий, направляемых в сторонние организации, а особенно в суд или госорганы, следует руководствоваться действующим законодательством и судебной практикой.

Судебная практика исходит из позиции, что надлежащим образом заверенная копия — это ксерокопия, заверенная нотариально или организацией, ИП с использованием печати.

Какими НПА руководствоваться

Единого законодательного акта, регламентирующего процесс копирования, нет. ГОСТ Р 7.0.97-2016, действующий с 01.07.2018, носит рекомендательный характер.

При разработке правил копирования и заверения ксерокопий следует руководствоваться судебной практикой, разъяснениями госорганов и следующими актами:

• указ Президиума Верховного Совета СССР №9779-X от 04.08.83, этот нормативный акт действует, и на него ссылаются суды;
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов»;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт»;
• положения специальных законов (например, АПК РФ, НК РФ).

Организации вправе утверждать положения ГОСТов в своей учетной политике по документообороту, в этом случае они становятся обязательными для них. Разъяснения государственных органов следует учесть при взаимодействии с их представителями, при проверках и т. д. Например, в письмах Минфина содержатся особые указания, как сделать сшивы копий документации: включать не более 150 листов со сквозной нумерацией страниц арабскими цифрами, сделать 2-4 прокола, вывести концы прошивки и скрепить их наклейкой размером не более 60 на 50 мм с заверительной надписью (допускается поставить просто слово «Верно») и печатью.

Кто вправе заверять

В соответствии с вышеуказанными законодательными актами заверение вправе осуществлять только руководитель или уполномоченное должностное лицо организации, штатный работник. Обычно такое полномочие указывается в должностной инструкции или доверенности. На практике суды и государственные органы редко обращают внимание на такие нюансы и принимают в качестве надлежащим образом заверенных копий документы с подписью не состоящего в штате сотрудника при наличии печати с наименованием компании.

Процедура заверения в организации

Состоит из следующих этапов:

• изготовление ксерокопии;
• применение штампа «Верно» (на практике часто используется «Копия верна») или написание этой фразы от руки после текста и подписей, обычно в правом нижнем углу или там, где нет текста (надпись или оттиск не должны перекрывать текст);
• в надписи указываются должность, фамилия сотрудника с инициалами, ставятся дата и подпись;
• с 2018 года рекомендуется указывать место хранения подлинника;
• на надпись или оттиск ставится печать с наименованием организации;
• при наличии нескольких листов надпись ставится на каждом из них или на прошивке.

Допускается изготовление штампа для конкретного сотрудника с указанием должности, фамилии и инициалов.

Как заверить документ штампом «Копия верна»

Для этого изготавливается специальный штамп, с помощью которого заверяется документация. Штамп, как и надпись, ставится на свободное место под текстом и подписями. Использование факсимиле (оттиска печати) допускается не всегда, им можно подписывать договор, если стороны это отдельно согласовали, заверять документацию для суда. ФНС при предоставлении бланков для производства проверки и в других случаях использование факсимиле не позволяет, подпись на ксерокопиях в обязательном порядке ставится собственноручно руководителем или уполномоченным лицом.

Образец

Можно ли заверить документ надписью от руки

В законодательных актах запрета на использование надписи от руки на копиях нет. Это самый распространенный способ удостоверения. Штампы и оттиски используются при большом объеме документации для удобства.

Образец

Надпись от руки выглядит следующим образом.

Шаблон:

Как заверить электронный документ

Способ зависит от адресата и нормативной базы. Например, формы в налоговую электронным способом передаются в установленном приказами ФНС порядке и заверяются усиленной квалифицированной подписью. Существует простая электронная подпись и усиленная неквалифицированная. Такие подписи изготавливаются специализированными организациями.