Напишу вам как отправлю

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Для чего составляется

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
3. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
4. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Образец сопроводительного письма 2019 г.

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:

• «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
• «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
• «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).

1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:

• полное название документа;
• количество экземпляров;
• при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).

1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:

• дата принятия документа;
• общее количество пересылаемых экземпляров;
• количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
• при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Сроки ответа

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее. Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней». В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

Процедура хранения

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

1. Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
2. После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
3. В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
4. Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

Извещаем (информируем) Вас о том, что.

Ставим Вас в известность, что. Считаем необходимым поставить Вас в известность о.

Доводим до вашего сведения, что. Докладываю о.

Нам приятно сообщить (Вам), что. Имеем честь сообщить (Вам), что.

С радостью сообщаем (Вам) о.

Представляем Вам (в вышестоящую организацию)’, Направляем Вам (в подведомственную организацию)’, Высылаем Вам (в стороннюю организацию).

С удовольствием направляем (высылаем);

Мы рады направить (выслать);

Выражаем удовлетворение по поводу вашего письма от. и направляем (высылаем).

Однако необходимо иметь в виду, что во всех видах и типах писем, при сложившейся в России системе официальных отношений, воспринимаются как нарушения норм речевого этикета следующие проявления.

• 1. Демонстрация преувеличенного внимания, подобострастие, уничижение. Например: «Будьте так любезны, если Вас это не затруднит, пожалуйста, пришлите проект устава»;«Примите наши глубочайшие извинения за столь смелые рассуждения по данному вопросу».
• 2. Фамильярность, грубость, резкий тон, категоричность, бестактность. Например: «Категорически требуем направить на рассмотрение проект устава»;«Просим утвердить данные Положения в кратчайший срок».

При написании делового письма не должно быть излишней вычурности, так называемой ложной вежливости, а также недопустимы слишком резкие, требовательные и категоричные фразы.

Общий тон письма должен быть спокойным и вежливым, без излишних эмоций.

Большинство служебных писем начинается с обращения. Деловой этикет предусматривает использование в деловых письмах обращений определенного вида.

В последнее время обращение к адресату нередко используется не только в письмах полуофициального характера, но и в строго официальной служебной переписке, если ситуация требует обращения непосредственно к должностному лицу. При обращении к адресату учитываются:

• • служебное положение адресата;
• • служебное положение адресанта;
• • сфера деятельности адресата и адресанта;
• • степень знакомства адресата и адресанта и некоторые другие аспекты.

Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является:

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например:

• • Уважаемый господин председатель!
• • Уважаемый господин мэр!
• • Уважаемый господин министр!

В письмах-приглашениях, извещениях и других видах писем допускается обращение по имени и отчеству:

• • Уважаемый Николай Петрович!
• • Уважаемая Анна Андреевна!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:

Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок. Если в обращении указывается только имя и отчество (без фамилии), то обращение приобретает менее официальный характер.

Восклицательный знак после обращения ставится только при переписке с российским адресатом, и он указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение.

Следует обратить внимание на то, что в последнее время употребление восклицательного знака после обращения заменяется на запятую по аналогии с английскими официальными текстами. При этом текст самого письма, как и принято в русском делопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной прописной буквы, а, как в английском, со строчной, например:

Уважаемый Сергей Александрович,

обращаемся к Вам с предложением.

Правила русского этикета. Если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости.

Заключительная формула вежливости для строго официального письма предусмотрена только одна: «С уважением. » Эта формула завершает письмо в том случае, если письмо начинается со слов «Уважаемый…>» Если в официальном письме отсутствует обращение, то нет необходимости использовать и заключительную формулу вежливости.

Для полуофициальных писем есть и другие варианты заключительной формулы перед подписью. Например: «С наилучшими пожеланиями. »; «С надеждой па скорый ответ. » и др.

В современной деловой переписке закрепилась устойчивая пунктуационная ошибка, которую нельзя оправдать и объяснить никакими правилами правописания: после фразы «Суважением. » обычно ставят занятую перед названием должности лица, подписывающего письмо. Хотелось бы напомнить, что существующая ныне короткая формула вежливости образовалась из пространной и витиеватой фразы (без знаков препинания), завершающей письмо несколько столетий назад: «С высочайшим почтением <с уважением) имею честь пребывать Вашего благородия покорнейший слуга(имя, фамилия)». Сегодня же из этой сложной фразы мы используем лишь фразу «Суважением (имя, фамилия)».

Соблюдением этикета в деловой письменной речи является строгое употребление личных местоимений. Поскольку деловое общение является официальным по своему характеру и его участники — это должностные лица и работники государственного аппарата, действующие от имени организаций, то при формулировке просьб, запросов, предложений приняты следующие формы местоимений.

• 1. Первое лицо множественного числа: просим, сообщаем, подтверждаем, предлагаем.
• 2. Третье лицо единственного или множественного числа: министерство считает возможным; дирекция и профсоюзный комитет убедительно просят.
• 3. Первое лицо единственного числа используется в письмах конфиденциального характера, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц: прошу, ставлю Вас в известность,, довожу до Вашего сведения.

Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением «он». Это местоимение может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому в служебных документах его следует использовать с особой осторожностью. Очевидно, что в любом документе необходимо указывать фамилию лица и его инициалы даже при повторах.

Орфографическая этикетная особенность ведомственной письменной речи связана с написанием прописной буквы в местоимениях Вы (во всех формах) в качестве вежливого обращения к одному лицу.

Таким образом, русский литературный язык за прошедшие столетия накопил в сфере письменного делового общения громадное количество трафаретных языковых средств, необходимых для выражения традиционного этикетного содержания.

Грамотная ориентация в выборе соответствующих виду и разновидностям документа ключевых языковых формул является необходимым навыком для любого составителя деловой бумаги и деловой корреспонденции.

Однако для профессионала в области написания текста документа и текста письма этот вид речевой деятельности был, есть и всегда будет актом творчества, предполагающим высокий уровень языковой компетентности с проникновением во все особенности официально-делового стиля речи.

Зачем нужно писать сопроводительное письмо

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Чаще всего сопровождение оформляется:

• к договору на подпись;
• при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
• к акту сверки;
• к коммерческому предложению;
• к документации в налоговую инспекцию;
• к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
• к исполнительной документации;
• к кадровой документации.

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Структура сопроводительного письма

Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

1. Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
2. Номер и дата обращения.
3. Содержание.
4. Перечень прилагаемых документов.
5. Лицо, подтверждающее достоверность.
6. Контакты.

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».

В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Содержание

Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него. Для этого можно использовать такие фразы:

• прошу подтвердить получение;
• прошу подписать и возвратить в срок;
• прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
• прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
• прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
• прошу информировать установленным порядком.

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Перечень прилагаемой документации

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

1. Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
2. Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Оформление сопроводительного письма

Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.

Часть речи: инфинитив — отправить

Часть речи: глагол

Часть речи: деепричастие

Часть речи: причастие

Действительное причастие:

Страдательное причастие:

Часть речи: кр. причастие

Страдательное причастие:

Определение и разбор слова

Данное слово является формой второго лица множественного числа, повелительного наклонения глагола «отправить», который употребляется в значении: «Послать для доставки куда-либо что-либо или кого-либо с какой-либо целью или с каким-либо поручением».

Варианты написания

Часто при использовании слова возникает вопрос: слово «отправьте» пишется с мягким знаком или без? Выбор написания слова – «отправьте» или «отправте» – определяется правилом орфографии, которое мы далее в статье рассмотрим.

Существует два основных варианта написания слова:

• «отправьте», где в слове пишется мягкий знак;
• «отправте», где в слове не пишется мягкий знак.

Как правильно пишется: «отправьте» или «отправте»?

С точки зрения правил русской орфографии верным является следующее написание слова:

«ОТПРАВЬТЕ»

Какое правило применяется?

Глагол «отправьте» — это глагол повелительного наклонения. По правилам русского языка на конце глаголов повелительного наклонения после шипящих и мягких согласных пишется мягкий знак. Мягкий знак сохраняется перед суффиксом и постфиксами -ся- и -те-. Как мы видим, в нашем случае, руководствуясь данным правилом, в слове «отправьте» следует писать мягкий знак.

Примеры использования слова в речи

Отправьте эту посылку максимально оперативно.

Незамедлительно отправьте это письмо моему коллеге.

Отправьте свои данные мне по электронной почте.

Отправьте СМС-сообщение на указанный номер и ждите ответа.

Отправьте мои вещи по почте посылкой.

Подводим итоги:

• Верное написание: «отправьте»
• Неверное написание: «отправте»

Как правильно писать слово отправлять?

Если вы хотите узнать, как правильно пишется какое-либо слово, необходимо определить какой частью речи оно является. Далее найти правило русского языка. Давайте разбираться.

Правильно писать:
«ОТПРАВЛЯТЬ»

Прочие варианты написания слова

В этом разделе мы приводим все формы слова, склонение по падежам (если это возможно с точки зрения правил русского), единственное и множественное число слова отправлять

Базовая форма слова ОТПРАВЛЯТЬ

Настоящее время

Лицо	Ед. число	Мн. число
1	отправляю	отправляем
2	отправляешь	отправляете
3	отправляет	отправляют

Прошедшее время

Ед. число	Мн. число
муж.	жен.	сред.
отправлял	отправляла	отправляло	отправляли

Повелит. наклонение

Ед. число	Мн. число
отправляй	отправляйте

Деепричаcтие

настоящее	прошедшее
отправляя	отправляв, отправлявши

Причастие — настоящее время, действительный залог

	Ед. число	Мн. число
Муж. род	Жен. род	Средний род
Им.	отправляющий	отправляющая	отправляющее	отправляющие
Род.	отправляющего	отправляющей	отправляющего	отправляющих
Дат.	отправляющему	отправляющей	отправляющему	отправляющим
Винит. одуш.	отправляющего	отправляющую	отправляющее	отправляющих
Винит. неодуш.	отправляющий	отправляющую	отправляющее	отправляющие
Тв.	отправляющим	отправляющей, отправляющею	отправляющим	отправляющими
Пред.	отправляющем	отправляющей	отправляющем	отправляющих
Кр. прич.	—	—	—	—

Причастие — настоящее время, страдательный залог

	Ед. число	Мн. число
Муж. род	Жен. род	Средний род
Им.	отправляемый	отправляемая	отправляемое	отправляемые
Род.	отправляемого	отправляемой	отправляемого	отправляемых
Дат.	отправляемому	отправляемой	отправляемому	отправляемым
Винит. одуш.	отправляемого	отправляемую	отправляемое	отправляемых
Винит. неодуш.	отправляемый	отправляемую	отправляемое	отправляемые
Тв.	отправляемым	отправляемой, отправляемою	отправляемым	отправляемыми
Пред.	отправляемом	отправляемой	отправляемом	отправляемых
Кр. прич.	отправляем	отправляема	отправляемо	отправляемы

Причастие — прошедшее время, действительный залог

	Ед. число	Мн. число
Муж. род	Жен. род	Средний род
Им.	отправлявший	отправлявшая	отправлявшее	отправлявшие
Род.	отправлявшего	отправлявшей	отправлявшего	отправлявших
Дат.	отправлявшему	отправлявшей	отправлявшему	отправлявшим
Винит. одуш.	отправлявшего	отправлявшую	отправлявшее	отправлявших
Винит. неодуш.	отправлявший	отправлявшую	отправлявшее	отправлявшие
Тв.	отправлявшим	отправлявшей, отправлявшею	отправлявшим	отправлявшими
Пред.	отправлявшем	отправлявшей	отправлявшем	отправлявших
Кр. прич.	—	—	—	—

«ОТПРАВЛЯТЬ» в контексте

Оба потенциальных отца отправляют её делать аборт.

Зачем же понадобилось данам отправлять послов к нам?

Всех замеченных военных отправлять сюда под моё командование.