Направляю вам запрашиваемую информацию как пишется

Предложения со словосочетанием «запрашиваемая информация»

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Для чего составляется

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
3. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
4. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Образец сопроводительного письма 2019 г.

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:

• «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
• «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
• «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).

1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:

• полное название документа;
• количество экземпляров;
• при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).

1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:

• дата принятия документа;
• общее количество пересылаемых экземпляров;
• количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
• при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Сроки ответа

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее. Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней». В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

Процедура хранения

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

1. Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
2. После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
3. В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
4. Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

Извещаем (информируем) Вас о том, что.

Ставим Вас в известность, что. Считаем необходимым поставить Вас в известность о.

Доводим до вашего сведения, что. Докладываю о.

Нам приятно сообщить (Вам), что. Имеем честь сообщить (Вам), что.

С радостью сообщаем (Вам) о.

Представляем Вам (в вышестоящую организацию)’, Направляем Вам (в подведомственную организацию)’, Высылаем Вам (в стороннюю организацию).

С удовольствием направляем (высылаем);

Мы рады направить (выслать);

Выражаем удовлетворение по поводу вашего письма от. и направляем (высылаем).

Однако необходимо иметь в виду, что во всех видах и типах писем, при сложившейся в России системе официальных отношений, воспринимаются как нарушения норм речевого этикета следующие проявления.

• 1. Демонстрация преувеличенного внимания, подобострастие, уничижение. Например: «Будьте так любезны, если Вас это не затруднит, пожалуйста, пришлите проект устава»;«Примите наши глубочайшие извинения за столь смелые рассуждения по данному вопросу».
• 2. Фамильярность, грубость, резкий тон, категоричность, бестактность. Например: «Категорически требуем направить на рассмотрение проект устава»;«Просим утвердить данные Положения в кратчайший срок».

При написании делового письма не должно быть излишней вычурности, так называемой ложной вежливости, а также недопустимы слишком резкие, требовательные и категоричные фразы.

Общий тон письма должен быть спокойным и вежливым, без излишних эмоций.

Большинство служебных писем начинается с обращения. Деловой этикет предусматривает использование в деловых письмах обращений определенного вида.

В последнее время обращение к адресату нередко используется не только в письмах полуофициального характера, но и в строго официальной служебной переписке, если ситуация требует обращения непосредственно к должностному лицу. При обращении к адресату учитываются:

• • служебное положение адресата;
• • служебное положение адресанта;
• • сфера деятельности адресата и адресанта;
• • степень знакомства адресата и адресанта и некоторые другие аспекты.

Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является:

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например:

• • Уважаемый господин председатель!
• • Уважаемый господин мэр!
• • Уважаемый господин министр!

В письмах-приглашениях, извещениях и других видах писем допускается обращение по имени и отчеству:

• • Уважаемый Николай Петрович!
• • Уважаемая Анна Андреевна!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:

Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок. Если в обращении указывается только имя и отчество (без фамилии), то обращение приобретает менее официальный характер.

Восклицательный знак после обращения ставится только при переписке с российским адресатом, и он указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение.

Следует обратить внимание на то, что в последнее время употребление восклицательного знака после обращения заменяется на запятую по аналогии с английскими официальными текстами. При этом текст самого письма, как и принято в русском делопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной прописной буквы, а, как в английском, со строчной, например:

Уважаемый Сергей Александрович,

обращаемся к Вам с предложением.

Правила русского этикета. Если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости.

Заключительная формула вежливости для строго официального письма предусмотрена только одна: «С уважением. » Эта формула завершает письмо в том случае, если письмо начинается со слов «Уважаемый…>» Если в официальном письме отсутствует обращение, то нет необходимости использовать и заключительную формулу вежливости.

Для полуофициальных писем есть и другие варианты заключительной формулы перед подписью. Например: «С наилучшими пожеланиями. »; «С надеждой па скорый ответ. » и др.

В современной деловой переписке закрепилась устойчивая пунктуационная ошибка, которую нельзя оправдать и объяснить никакими правилами правописания: после фразы «Суважением. » обычно ставят занятую перед названием должности лица, подписывающего письмо. Хотелось бы напомнить, что существующая ныне короткая формула вежливости образовалась из пространной и витиеватой фразы (без знаков препинания), завершающей письмо несколько столетий назад: «С высочайшим почтением <с уважением) имею честь пребывать Вашего благородия покорнейший слуга(имя, фамилия)». Сегодня же из этой сложной фразы мы используем лишь фразу «Суважением (имя, фамилия)».

Соблюдением этикета в деловой письменной речи является строгое употребление личных местоимений. Поскольку деловое общение является официальным по своему характеру и его участники — это должностные лица и работники государственного аппарата, действующие от имени организаций, то при формулировке просьб, запросов, предложений приняты следующие формы местоимений.

• 1. Первое лицо множественного числа: просим, сообщаем, подтверждаем, предлагаем.
• 2. Третье лицо единственного или множественного числа: министерство считает возможным; дирекция и профсоюзный комитет убедительно просят.
• 3. Первое лицо единственного числа используется в письмах конфиденциального характера, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц: прошу, ставлю Вас в известность,, довожу до Вашего сведения.

Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением «он». Это местоимение может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому в служебных документах его следует использовать с особой осторожностью. Очевидно, что в любом документе необходимо указывать фамилию лица и его инициалы даже при повторах.

Орфографическая этикетная особенность ведомственной письменной речи связана с написанием прописной буквы в местоимениях Вы (во всех формах) в качестве вежливого обращения к одному лицу.

Таким образом, русский литературный язык за прошедшие столетия накопил в сфере письменного делового общения громадное количество трафаретных языковых средств, необходимых для выражения традиционного этикетного содержания.

Грамотная ориентация в выборе соответствующих виду и разновидностям документа ключевых языковых формул является необходимым навыком для любого составителя деловой бумаги и деловой корреспонденции.

Однако для профессионала в области написания текста документа и текста письма этот вид речевой деятельности был, есть и всегда будет актом творчества, предполагающим высокий уровень языковой компетентности с проникновением во все особенности официально-делового стиля речи.

Зачем нужно писать сопроводительное письмо

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Чаще всего сопровождение оформляется:

• к договору на подпись;
• при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
• к акту сверки;
• к коммерческому предложению;
• к документации в налоговую инспекцию;
• к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
• к исполнительной документации;
• к кадровой документации.

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Структура сопроводительного письма

Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

1. Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
2. Номер и дата обращения.
3. Содержание.
4. Перечень прилагаемых документов.
5. Лицо, подтверждающее достоверность.
6. Контакты.

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».

В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Содержание

Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него. Для этого можно использовать такие фразы:

• прошу подтвердить получение;
• прошу подписать и возвратить в срок;
• прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
• прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
• прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
• прошу информировать установленным порядком.

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Перечень прилагаемой документации

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

1. Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
2. Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Оформление сопроводительного письма

Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.

Всего найдено: 56

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, чем в деловом сопроводительном письме отличаются «Направляю Вам…», «Предоставляю Вам…», «Высылаю Вам…»? Имеет ли при этом значение отношений «Руководитель-Подчиненный»?

Ответ справочной службы русского языка

Как правило, это синонимичные конструкции. Возможны некоторые контекстные закономерности.

Добрый день! Просьба ответить на мой вопрос, направляю уже в третий раз: Здравствуйте, просьба помочь с расстановкой знаков препинания в данных предложениях: «Ввиду ограничений во времени(,) удалось выявить ряд несоответствий в документе.» «В соответсвии с нашей устной договоренностью(,) направляю вам…» Заранее спасибо за ответ!

Ответ справочной службы русского языка

В этих предложениях ставить запятые необязательно.

Добрый день, просьба помочь с расстановкой знаков препинания: Направляю реестр замечаний(,) обновленный в соответствии с приложениями. Направляю обновленный реестр замечаний(,) в соответствии с приложениями. Заранее спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Корректно: Направляю реестр замечаний, обновленный в соответствии с приложениями. Направляю обновленный реестр замечаний в соответствии с приложениями.

Уважаемая «Грамота.ру», В обращении «Направляю предложения Первому заместителю главного конструктора……» какие слова в названной должности пишутся с заглавной буквы?

Ответ справочной службы русского языка

Все слова в названии должности пишутся с маленькой буквы: Направляю предложения первому заместителю главного конструктора.

Если речь идёт о направляющих на крыше автомобиля, то как их правильно назвать: рейлинги, реллинги, или релинги? В печати и Интернете есть все варианты.

Ответ справочной службы русского языка

Нормативно: рейлинг.

Здравствуйте! Поясните, пожалуйста, есть ли разница между «регулятивный» и «регуляторный»? Спасибо заранее.

Ответ справочной службы русского языка

Регулятивный – вносящий порядок, планомерность во что-либо; направляющий (например: регулятивная дисциплина, регулятивная идея). Регуляторный – относящийся к регулятору, связанный с ним (например: регуляторная коробка). Регулятор – 1) устройство, приспособление для регулирования работы механизмов и их частей; 2) то, что регулирует, направляет что-либо.

Здравствуйте! Помогите разобраться с вопросом о том как правильно писать ответ на запрос, в случае, если мы сообщаем какую-либо информацию, или направляем ее, когда сопроводительное письмо подписывается руководителем предприятия: «сообщаю» или «сообщаем», «направляю» или «направляем». Заранее спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Оба варианта возможны. Нужно выбрать один из них и придерживаться его.

Где поставить запятую в предложении: Учитывая зону ответственности подчиненных Вам структурных подразделений направляю Обращение по принадлежности для рассмотрения и подготовки ответа.

Ответ справочной службы русского языка

Учитывая зону ответственности подчиненных Вам структурных подразделений, направляю обращение по принадлежности для рассмотрения и подготовки ответа.

Добрый день! Ошиблась во время написания своего вопроса, поэтому направляю его повторно: Какое написание будет более корректным: «Имеющаяся в деле справка не подтверждает наличиЕ или наличиЯ заболевания, дающего право на предоставление…»

Ответ справочной службы русского языка

Предпочтительный вариант: наличия.

Направляю информацию по запросу. Как правильно написать в заголовке письма «О предоставлении информации» или «О представлении информации» Заранее благодарна

Ответ справочной службы русского языка

Предоставление информации – это передача информации. Представление информации – ее предъявление. Ср.: Вам предоставлена информация, но информация представлена в виде таблицы. Если в письме речь идет об информировании, то правильно «О предоставлении информации»; если о способах предъявления информации, то – «О представлении информации».

Скажите пожалуйста, существует ли множественное число для слова «трафик»? Пример — «пользовательский и сигнальный трафик(и) направляются сразу в ядро сети…» Как в данном случае правильно — трафик или трафики?

Ответ справочной службы русского языка

Слово трафик лучше не употреблять во множественном числе. Верно: пользовательский и сигнальный трафик направляется сразу в ядро сети…

Здравствуйте, уважаемые сотрудники Грамоты.ру! Повторно направляю свой вопрос от 11.04.2016, на который, видимо, в связи с реконструкцией сайта ответа не получила: «Здравствуйте, уважаемые сотрудники Грамоты.ру! Подскажите, пожалуйста, является ли словосочетание «к использованию» зависимым, позволяющим/предписывающим «не разрешенный» писать раздельно в контексте «не разрешенный к использованию остаток прошлых лет»? (По аналогии с ответом на вопрос № 283373). В абсолютном большинстве нормативных документов написано слитно – думаю, что это неправильно. Спасибо. С уважением и благодарностью за постоянную помощь, Елена Владимировна.». Спасибо. С уважением, Елена Владимировна.

Ответ справочной службы русского языка

Не разрешенный следует писать раздельно. Обратите внимание, что конструкция не разрешенный к использованию является канцеляризмом, и ее лучше избегать.

Добрый день!

После формулировки «В продолжение телефонного разговора направляю Вам информацию…».
Нужно ли ставить запятую после «разговора»?

Ответ справочной службы русского языка

Запятая не требуется.

Как правильно: «Направляю предложения в план мероприятий» или «Направляю предложения к плану мероприятий»; «Изменения в Положение» или «Изменения к Положению»?

Ответ справочной службы русского языка

Корректно: предложения к плану, предложения для плана; изменения в положении.

Уважаемые лингвисты, почему-то не нахожу ответа на отправленный Вам вопрос — а он очень актуальный, поверьте!
Как правильно:
руководители детскИМ чтениЕМ или детскОГО чтениЯ?
руководство детскИМ чтениЕМ или детскОГО чтениЯ?

Или можно и так и так? Спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Справочник Д. Э. Розенталя «Управление в русском языке» приводит такие рекомендации:

Правильно: руководитель чего (в знач. ‘лицо, стоящее во главе чего-либо’): руководитель отдела, руководитель делегации и руководитель чем / чего (в знач. ‘лицо, направляющее чьи-либо действия, работу’): руководитель полетом и полета космического корабля.

Правильно: руководство чем (в знач. ‘направляющая деятельность управления кем-чем-либо’): руководство педагогической практикой студентов и руководство чего (в знач. ‘руководители’): руководство театра.

Таким образом, верно: руководство детским чтением, руководители детским чтением и руководители детского чтения.

Ответ на запрос о предоставлении информации — это документ, который содержит решение о согласии или отказе отправить необходимые сведения. Если решение положительное, то подробно указывают эти данные, если отрицательное — четко обосновывают отказ.

Обязательно ли отвечать на запрос о предоставлении информации

В компанию попадает различная корреспонденция — коммерческие предложения, приглашения, поздравления, рекламно-информационные материалы. Далеко не на все из них обязательно отвечать. Много бумаг присылают и государственные структуры. Когда они попадают в организацию, их разбирают, а особенно важные отправляют руководству. Одни нужны для ознакомления, а на другие требуется составить грамотный ответ.

Обязательно отвечают на документы, в которых содержатся:

• запросы;
• претензии;
• просьбы;
• распоряжения;
• коммерческие предложения;
• приглашения.

Чаще всего на практике встречается деловая корреспонденция в виде запроса. В таких официальных переписках текущие и возможные партнеры просят сведения о товарах, услугах, ценовой политике, сроках поставки и другое. Нередко официальный запрос составляют государственные структуры с требованием предоставить значимые сведения или документы.

В отличие от обычных писем-просьб, в запросах отправитель обосновывает требование о необходимости сведений. Например, ссылается на законодательный акт, который позволяет запрашивать важные деловые бумаги, данные об организации, сотрудниках и т. д.

По закону, их вправе требовать различные госструктуры:

• судебные органы, когда рассматривается дело;
• прокуратура, когда расследуют уголовные дела, проводят проверку по заявлениям граждан или по общему надзору;
• адвокаты, когда собирают сведения для защиты своего клиента;
• налоговая в ходе проверки выполнения законодательных норм;
• Министерство обороны при проведении мероприятий по обороноспособности страны.

Организации не вправе игнорировать такие требования. Начиная деловую переписку, юридические лица обязаны знать, как ответить на письмо о предоставлении информации, — четко, подробно, грамотно и конкретно описать суть вопроса. Но не следует отвечать на любой запрос без разбора. Важно проверить, чтобы он был составлен правильно и с четким обоснованием и только тогда отвечать. Например, суды обязаны указать, в рамках какого дела нужна информация (написать номер, дату, рассказать суть вопроса). Прокуратура сообщает, в связи с чем проводится прокурорская проверка (название и номер документа, заявление гражданина или организации) и т. д.

Если обратился гражданин, то вы обязаны предоставить письменный ответ на интересующие его вопросы. Это предусматривает п. 3 ст. 5 ФЗ № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». При этом помните, что запрещено разглашать сведения, указанные в заявлении, без согласия гражданина. Но если вопрос не в вашей компетенции и перенаправлен в другой орган, это не считается разглашением (п. 2 ст. 6 ФЗ № 59).

Если в заявлении содержатся нецензурная брань, оскорбления и угрозы в адрес уполномоченных лиц, то они вправе оставить его без ответа. Если в заявке от гражданина не читается фамилия или адрес, то отвечать должностные лица не обязаны. Если фамилия ясна, но не видна суть вопроса, то в течение недели гражданину обязаны письменно сообщить об этом (п. 3 ст. 11 ФЗ № 59). Если в письме вопросы, на которые гражданину много раз отвечали, но новых доводов он не приводит, руководство вправе прекратить с ним переписку. И письменно сообщить ему об этом (п. 5 ст. 11 ФЗ № 59).

В какие сроки готовить ответ

Все зависит от конкретной корреспонденции. Для частных организаций четких сроков не предусмотрено. Государственные учреждения обычно отмечают либо дату либо период, в течение которого требуется предоставить информацию. При переписке с контрагентами стоит ориентироваться на договор. В нем обычно прописано, сколько дней отводится для ответа. Если срока не указано, смотрите на суть вопроса. Если корреспонденция важная, обычно рекомендуется предоставлять информацию не позже чем в течение 3-7 дней.

Что касается обращений граждан, то установлены конкретные сроки. В течение 3 дней его письменное обращение обязаны зарегистрировать. Если в компетенцию получателя эти вопросы не входят, то на переправку в другой орган дается не более 7 дней (ст. 8 ФЗ № 59). Столько же предусмотрено и для отправки уведомления о том, что требуемые сведения указаны на официальных сайтах. На рассмотрение обращения дается 30 дней (ст. 12 того же закона).

Управляющие компании обязаны предоставлять контакты, наименование организации и должностных лиц, сведения о тарифах, нормативах потребления и др. на следующий день после обращения. В течение 3 рабочих дней обязаны предоставить сведения о показаниях общедомовых счетчиков, копии актов о причинении вреда здоровью гражданина, о нарушении качества предоставляемых услуг, о проверке нарушений и т. д. (пункт 34 постановления правительства РФ от 15.05.2013 № 416).

Как составить письмо с ответом

Каким образом ответить, зависит от его содержания. Есть два варианта ответа — положительный или отрицательный. На распоряжение от более высокого административного органа отвечают только положительно. Составляют в виде доклада о выполнении распоряжения.

Четкого шаблона закон не устанавливает, но чтобы определиться, как правильно написать ответ на письмо о предоставлении информации, придерживайтесь делового стиля и стандартных правил. По этим нормам в документе содержатся:

• реквизиты компании (наименование, адрес, ОГРН, ИНН, контакты);
• основная часть — предоставление запрошенных сведений;
• дата и подпись должностного лица, печать.

Начинают подобные письма с обращения к должностному лицу по имени и отчеству: «Уважаемый Петр Петрович!» (если есть конкретное лицо). Если конкретного человека не указано, то пишут так: «На Ваш запрос о предоставлении информации сообщаем следующее», затем указывают номер и дату исходного документа. После этого отписывают суть вопроса и уточняют, на каком основании удовлетворена просьба. В конце желательно отметить контакты составителя, чтобы была возможность уточнить информацию при необходимости.

Оформлять документ желательно на официальном бланке фирмы, поскольку на нем есть все реквизиты компании, хотя допускается и на обычном листе А4. Если хотите выглядеть солидно, то только бланк.

Составляют ответный документ в одном экземпляре и визируют по правилам документооборота. Обязательно отмечают дату составления. Если требовалось предоставить пакет бумаг, то дополняют приложением с документами. В письме пишут: «В ответ на Ваш запрос о предоставлении информации направляем вам следующие документы» и перечисляют их. Стандартный бланк такого документа выглядит так:

Если в предоставлении данных отказывают, то текст письма составляют в том же деловом тоне. Обязательно максимально корректно сообщают о причине отказа. Чтобы сохранить деловые отношения в будущем, допустимо отметить, что сожалеете о том, что не получилось помочь.

Если вам кажется, что оснований недостаточно, не бойтесь в письмах уточнять необходимые данные. Всегда проверяйте реквизиты, наличие подписи и печати органа. Важно, чтобы документ подписали уполномоченные лица. Если нужных автографов нет, то допустимо указать на это: «В ответ на Ваше письмо сообщаем следующее: мы вынуждены отказать Вам в отправке запрошенных бумаг, поскольку отсутствует подпись должностного лица». Не предоставляйте никакую информацию, пока не придет официальный запрос по всем правилам. Но отказ следует обосновать четко и ясно.

Образец с предоставлением информации

Образец с отказом предоставить запрашиваемые сведения

Каким образом направить ответ

Способы отправки всем известны и проблемой не являются. Большинство писем сегодня направляют в электронном виде или обычной почтой. Но если в письме содержится конфиденциальная информация или важные бумаги, то вручают их прямо в руки. Обычно официальные письма принято отправлять либо курьерской службой, либо почтой России при помощи ценного письма или бандероли с отметкой об уведомлении о получении.

Речевые шаблоны

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.

Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от… №…»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

Подписание и регистрация у отправителя

Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).

Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).

А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).

Сюрприз для заявителей – физических лиц

Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.

Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.

Просьба ответить в определенный срок

Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней». Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?

Вспомним о том, что по правилам делового обращения принято отвечать на письмо в течение 30 дней¹. Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.

Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:

Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ». Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.

Хранение сопроводительных писем

Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.

Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.

Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».

Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.

Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.

Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.