В случае отказа расписаться в официальном или ином документе не стоит нервничать – составьте акт об отказе от подписи. Как и акт об отказе от получения, такой документ фиксирует тот факт, что лицо поставлено в известность относительно какой-либо информации, но отказывается расписаться и подтвердить это.
Акт об отказе от подписи принимается судом в качестве доказательства по гражданскому делу только в том случае, если составлен правильно. А как это сделать, можно увидеть на размещенном ниже примере, который может быть адаптирован под абсолютно любую ситуацию. Тем более, что официально форма такого документа не закреплена. В случае затруднений есть возможность бесплатно обратиться к дежурному юристу сайта за консультацией.
Скачать образец:
Акт об отказе от подписи
Пример акта об отказе от подписи
Общество с ограниченной ответственностью «Никаом»
ИНН 5876168466 ОГРН 68749684684798,
юр. адрес: 660015, г. Красноярск, ул. Свердлова, 49, оф. 807
Акт об отказе от подписи
17 ноября 2017 г. город Красноярск
Время составление акта: 09 час. 35 мин. (местное время)
Мною, начальником кадрового отдела Общества с ограниченной ответственностью «Никаом» Степашиным Дмитрием Николаевичем в присутствии начальника отдела рекламы Общества Чернышковой Вероники Степановны и специалиста отдела маркетинга Харламова Игоря Витальевича составлен настоящий акт о том, что:
17 ноября 2017 г. ведущий специалист отдела рекламы в помещении Общества по адресу: г. Красноярск, ул. Свердлова, 49, оф. 809, отказался от подписания приказа № 48 л/с от 16.11.2017 г. о наложении дисциплинарного взыскания в виде выговора и лишении премии за текущий месяц 2017 г. Приказ прочитан составителем настоящего акт вслух в присутствии свидетелей. Свой отказ подписать приказ мотивировал несогласием с решением руководства.
Содержание акта подтверждается личными подписями:
Начальник отдела рекламы Чернышкова В.С.
Специалист отдела маркетинга Харламов И.В.
Настоящий акт составил
Начальник кадрового отдела Степашин Д.Н.
Когда составлять акт об отказе от подписи
Существует несколько возможностей донести до человека требуемую информацию: направить заказным письмом с уведомлением и описью вложения, направить по электронной почте, факсом, сообщить по телефону. Однако в том случае, когда обязанность сообщить информацию (уведомление о сокращении, о применении дисциплинарного взыскания, приказа о переводе, о расторжении договора, об изменении его условий) возложена в силу закона или факт вручения необходимо подтвердить для суда, не каждый способ подойдет. Акт об отказе от подписи составляется, когда направить информацию почтой не представляется возможным (или адресатом письмо не получено).
Такой документ должен составляться в рамках трудовых правоотношений всегда. Работодатель подстраховывается от злоупотреблений со стороны работника. Ведь последний вправе подать жалобу в трудовую инспекцию. А на слово верить никто никому не станет. Работник же вправе при отказе от подписи приказа требовать внести в акт пояснения, что считает приказ незаконным, недействительным и т.п.
Как составлять акт об отказе от подписи
Документ должен быть составлен только в присутствии минимум двух свидетелей. Изготовляется он на официальном бланке организации (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей). Если подпись не проставляет работник – приглашаются работники компании и указываются их Ф.И.О., должность и отдел.
Обязательными элементами акта об отказе от подписи является дата, место и время составления, сведения о лице, составившем акт, о лице, который акт не подписал. Также указываются реквизиты приказа или иного документа, ставшего поводом к отказу от подписи.
Подписывается документ и лицом, его составившим, и свидетелями. В акте об отказе от подписи должны быть сведения о мотивации сотрудника.
Рекомендуем во всех подобных случаях составлять акт об отказе от подписи, ведь в случае трудовых споров для их разрешения именно от работодателя потребуется доказать отсутствие вины и предоставить официальные документы в подтверждение.
Акт об отказе от подписи в уведомлении – это документ, фиксирующий отказ сотрудника расписаться в уведомительном документе. В целях соблюдения законного регламента процедуры придётся ознакомить работника с содержанием официальной бумаги иным способом.
Файлы для скачивания:
Уведомление
Статья 74 Трудового кодекса говорит о том, что работодатель обязан уведомлять работника об изменениях в условиях трудового договора как минимум за два месяца до их наступления. Напомним, что большинство правок может вноситься исключительно по согласованию сторон, однако имеются и исключения. К ним относят, например, сокращение численности работников или должности в штатном расписании в целом. В этих случаях решение принимается работодателем лично без учёта мнения подчинённого.
Под уведомлением понимается официальная бумага, содержащая в себе причины внесения изменений, а также сроки их вступления в силу.
Вступление изменений в силу
Как уже было сказано выше, руководство организации обязано предупредить о грядущих изменениях за два месяца. Следовательно, срок начинает исчисляться непосредственно с ознакомления подчинённого с содержанием документа. Многие работники ошибочно полагают, что отказ от подписания официальной бумаги поможет им избежать сокращения или отсрочить его. К сожалению для сотрудников, это не так. Отказ лишь усложняет процедуру. Изменения в любом случае вступят в силу.
Отказ от подписания
Любое решение руководителя всегда должно иметь официальный вид и быть выполнено в форме приказа. На основании изданного распоряжения кадровик формирует уведомления для сотрудников. Как правило, именно на сотруднике кадровой службы лежит обязанность по ознакомлению подчинённых с официальной бумагой под подпись. Однако работник имеет полное право отказаться оставлять свой автограф в уведомлении, мотивируя это своим нежеланием или чем-то ещё. Тогда кадровик должен зачитать ему содержание документа вслух в присутствии как минимум двух свидетелей и составить акт об отказе от подписи в уведомлении.
Коллективно заверенный акт послужит доказательством того, что отказавшееся лицо было ознакомлено с текстом. В таком случае процедура внесения изменений в условия труда пройдёт законно.
Свидетели
Как уже было сказано выше, к процедуре составления акта потребуется привлечь как минимум двух свидетелей. Это могут быть любые сотрудники организации вне зависимости от занимаемой ими должности. Коллегиальность придаст акту юридической силы. Если отказавшееся лицо попытается оспорить приказ работодателя в судебном порядке, у администрации компании на руках будет заверенный подписями свидетелей документ. Акт может быть представлен в судебном процессе в качестве доказательства.
Отметим, что составитель и свидетели будут нести ответственность за принятое ими решение. Если впоследствии выяснится, что сотрудник не ознакомлен с содержанием уведомления, не видел и не мог его видеть (например, был в командировке), весь кадровый состав комиссии будет ждать юридическая ответственность.
Что отразить в акте
Трудовой кодекс не закрепил, какие именно положения должны найти своё закрепление в акте, однако сложившаяся практика выработала примерный перечень:
- ФИО и должности свидетелей;
- ссылка на уведомление;
- каким именно способом отказавшееся лицо в итоге ознакомилось с содержанием уведомления.
Форма документа
Действующая редакция Трудового кодекса не предусматривает в себе общеобязательного унифицированного бланка для составления акта об отказе от подписи в уведомлении. Документ пишется в произвольном виде ответственным работником самостоятельно непосредственно на рабочем месте. Необходимо учесть, что свободная форма документа также предусматривает определённые требования:
- чёткая структура акта;
- наличие подписей всех участников процедуры;
- деловой стиль речи.
Исполнить акт рекомендуется на фирменном бланке компании, так как на нём по умолчанию обозначены реквизиты организации-работодателя. Также имеется возможность написать документ на чистом листе бумаги формата А4, однако в таком случае сведения о предприятии придётся прописывать вручную.
Что касаемо изложения текста, то здесь всё стандартно. Допускается воспользоваться одним из двух стандартных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописным при помощи компьютерных средств. Выбор остаётся за ответственным сотрудником. Оба варианта будут обладать равной юридической силой.
Объясняем, как составить акт «на пальцах»
По своей структуре акт можно условно разделить на три составных блока: реквизиты, основная часть с обозначением участников процедуры и подписи всех упомянутых в тексте лиц. Следует уделить должное внимание каждому из них.
Первым делом обратим внимание на шапку документа. В ней необходимо указать полное наименование организации-работодателя со ссылкой на её организационно-правовую форму. Затем оставляем дату и место составления акта.
Ниже по документу обозначаем ФИО и должность согласно штатному расписанию всех сотрудников, принимающих участие в процедуре. Речь идёт о:
- свидетелях;
- лице, составляющем официальную бумагу;
- лице, отказывающемся подписать акт.
Далее указываем, каким именно способом подчинённый был ознакомлен с текстом уведомления (оставляем на него ссылку). Обычно это происходит путём зачитывания содержания документа вслух.
Примерный образец
На этом процесс составления акта подходит к завершению. Его необходимо заверить подписями (с расшифровкой) всех свидетелей и лица, непосредственно проводившего процедуру. Как только все автографы встанут на свои места, официальная бумага может передаваться руководству предприятия. Впоследствии акт послужит приложением к приказу о сокращении в качестве подтверждения, что подчинённый отказался подписать уведомление. Таким образом законность процедуры будет соблюдена полностью.
Компания подготовила документ, а работник отказался расписаться об ознакомлении с ним? Подскажем, как быть в этой ситуации: как можно обойтись без подписи работника на бумажном документе, оформив акт с подписями свидетелей либо засвидетельствовав это на первоначальном документе. Что важно зафиксировать, когда и кому?
Как подтверждать факт ознакомления сотрудника с электронным документом, направленным по электронной почте или в СЭД.
Объясним юридические тонкости и покажем образцы оформления документов.
Почему это важно?
Начиная с момента приема на работу, сотрудника необходимо знакомить со всеми документами, касающимися его трудовой деятельности. Факт ознакомления сотрудника традиционно подтверждается его личной подписью. Стоит заметить, что с развитием электронного документооборота данный способ подтверждения ознакомления все больше выглядит как анахронизм. Однако «из закона буквы не выкинешь», требованию необходимо следовать буквально и неукоснительно.
Фрагмент документа
Часть 3 статьи 68 «Оформление приема на работу» Трудового кодекса РФ
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Для приведения в чувство тех, кто считает себя умнее законодателя, существует Государственная инспекция труда и ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Отметим, что отсутствие подписи работника на документах является одним из «излюбленных» видов нарушений, выявляемых инспекторами. Хотя бы потому, что выявлять их достаточно легко. Да, для крупных компаний санкции не выглядят запредельно жестокими, но ведь львиная доля нарушений приходится на средние и небольшие компании, традиционно не имеющие ни квалифицированной консультационной поддержки со стороны профессионалов кадрового сообщества, ни, чего уж греха таить, особого желания заниматься «бюрократическими» процедурами оформления документов. Для таких компаний штрафы в 50–70 тысяч уже достаточно весомы. Добавим к этому риск дисквалификации для генерального директора, и ситуация начинает выглядеть достаточно мрачно. Это повод задуматься над необходимостью потратить немного времени и сил для создания нормального кадрового документооборота в компании.
Когда вариантов нет…
При обсуждении проблемы отказа от подписи необходимо различать две принципиально разные ситуации:
- Когда подпись работника подтверждает его собственное волеизъявление. В этом случае она подтверждает волю работника и служит практически единственно возможным доказательством при возникновении спора о содержании документа. Поэтому невозможно чем-то заменить подпись работника, например, на соглашении об изменении трудового договора или на соглашении о его расторжении по основанию, предусмотренному ст. 78 ТК РФ.
- Когда подпись работника подтверждает факт ознакомления с волеизъявлением работодателя. В этом случае подпись носит ярко выраженный «процедурный» характер. По сути, она является способом доказать факт ознакомления сотрудника с изменениями правил, которым он обязан следовать, или предъявления ему законного требования работодателя. ТК РФ придал ей «усиленный вес», можно даже сказать, «ритуальный» характер, но для трудовых комиссий (комиссия по охране труда, комиссия по трудовым спорам и т.п.) или в суде такая подпись является только одним из возможных способов подтверждения факта. Традиционным способом ее замены служит акт отказа от подписи.
Акт по форме или без?
Один из «любимых вопросов» – по какой форме делать акт? С одной стороны, об этом нет ни слова ни в ТК РФ, ни в других нормативных правовых актах, содержащих нормы трудового права. С другой – сотрудники «старой закалки» ориентируются:
- на ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и
- Методические рекомендации по его применению, где есть форма акта (без привязки к нашей ситуации отказа от подписи), хотя и к ней есть вопросы. Поэтому далее разберем в подробностях, как лучше оформлять этот документ.
Напомним вам, что любые документы национальной системы стандартизации применяются на добровольной основе, если иное не установлено законодательством РФ (ч. 1 ст. 26 Федерального закона «О стандартизации в Российской Федерации» от 29.06.2015 № 162-ФЗ). Значит, и обязанность соблюдать ГОСТ Р 7.0.97-2016 отсутствует, а вот право и возможность это делать есть.
Также достаточно часто приходится слышать другой вопрос – надо ли утверждать форму акта приказом работодателя? Безусловно, с целью унификации документов организации и для удобства работы компания может утвердить формы внутренних документов, включая и акты «отказов от подписи». Однако действующее законодательство не содержит такого требования. Обязательному утверждению подлежит только бухгалтерская первичная учетная документация. Акты «отказов от подписи» к таковым не относятся.
Фрагмент документа
Часть 4 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ
Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
Что должно быть в акте?
Информацию в акте можно разделить на 2 больших блока:
-
служебная (вспомогательная) информация:
- данные об организации: обязательно наименование организации, но могут быть еще контактные и идентификационные данные;
- перечень лиц: один составитель акта и не менее 2 свидетелей отраженного в акте события;
- дата, место и время его составления;
- дата и место, где происходило событие, информация о котором зафиксирована в акте;
- количество оформленных экземпляров и место их нахождения;
- подписи составителя и свидетелей;
- регистрационный номер акта – в отличие от перечисленных выше сведений, это факультативный реквизит;
- отметка о наличии приложения оформляется, если таковой прилагается к акту;
- гриф утверждения на интересующих нас актах обычно не оформляется, так же как и документ-основание (например, приказ об образовании комиссии, которая в результате своей деятельности составила акт);
- «рабочая» информация, ради фиксации которой и составлялся акт.
С актом, фиксирующим какие-то события виновного характера, целесообразно знакомить виновника под подпись (см. «1» в Примере 1), чтобы он знал, что его поведение будет иметь последствия и «делу дают ход». Это может вразумить человека и он пойдет на попятную, тогда и работодателю «раскручивать маховик» дальше не придется. Если же человек продолжает упорствовать, то это опять же можно подтвердить новой порцией подписей – см. «2» в Примере 1. Все это нужно, чтобы впоследствии «отказник» не заявил, что акт составлен вообще без его участия в процедуре ознакомления.
Пример 1. Акт, составленный присутствующими (без образования комиссии)
Аналогичную зону можно включать и в документ, с которым предположительно человек может отказаться знакомиться под подпись, например в уведомление (в приказах такое не практикуют). Тогда составлять отдельный акт не потребуется. См. Пример 2.
Пример 2. Зона бланка уведомления (после пунктирной линии), которая заполняется в случае отказа ознакомиться с ним под подпись
В Примере 1 мы показали, как оформить акт свидетелям события, а в Примере 3 – чем будет отличаться акт, оформленный комиссией. Обычно в акте, как внутреннем документе, справочные данные об организации отсутствуют, но некоторые компании их включают.
Пример 3. Акт, составленный комиссией
В Примере 1 у нас угловое расположение реквизитов бланка документа (что особенно удобно, когда в верхнем правом углу располагается какой-то другой реквизит, например гриф утверждения), а в Примере 2 – продольное. Акт из Примера 1 остался без регистрационного номера, а акту из Примера 2 он присвоен – это факультативный реквизит.
А вот дата на акте обязательна, более того, принято уточнять время его составления. Место составления тоже указывается подробно (не ограничиваясь населенным пунктом). Кроме всего прочего это поможет лицам, участвующим в мероприятии, вспомнить дополнительные подробности, если через пару месяцев им придется свидетельствовать в суде по трудовому спору.
Содержание «рабочей части» акта диктуется его назначением. Обратите внимание – в нашей ситуации:
- главная задача акта в том, чтобы подтвердить факт ознакомления работника с документом;
- подтверждение отказа от подписи стоит только на втором месте.
Почему? Потому что для суда будет иметь значение, было нарушение умышленным или нет. Доказать умысел на нарушение действующих правил можно лишь в том случае, если работник априори с этими правилами ознакомлен. Для этого и служит подпись работника либо акт, составленный о том, что правила до работника были доведены. Если же работник с правилами не знаком, суд может посчитать, что и следовать им он не мог. Роструд1 регулярно обращает на это внимание.
Как довести содержание документа до человека, который от него отказывается? Например, можно:
- зачитать его ему в присутствии свидетелей (как в Примере 1, см. «3»);
- отдать копию, тогда в «рабочей части» акта может быть зафиксировано следующее:
Пример 4. Вариант описания событий в акте, несколько отличающийся от Примера 1
2 сентября 2021 года в 11:15 в кабинете начальника отдела кадров дворнику Незнайкину Степану Ильичу было предложено ознакомиться с приказом от 1 сентября 2021 года № 145 «О привлечении к сверхурочной работе с целью ликвидации последствий производственной аварии и устранения угрозы возникновения катастрофических экологических последствий». Незнайкину С.И. передана ксерокопия приказа для ознакомления. Незнайкин С.И. от подписания листа ознакомления с приказом отказался, высказавшись по этому поводу в нецензурной форме, после чего покинул кабинет. Выданную ксерокопию Незнайкин С.И. забрал с собой.
Добавим, что и сам по себе отказ от подписи об ознакомлении с документом работодателя может рассматриваться как незначительное дисциплинарное нарушение, но только в том случае, если это прямо указано в локальных нормативных актах2 (ЛНА) работодателя либо в трудовом договоре.
Пример 5. Обязанность работника, зафиксированная в трудовом договоре
5.5. Работник обязан при предъявлении ему локальных нормативных актов, приказов и распоряжений, уведомлений работодателя внимательно ознакомиться с их содержанием, подтвердить факт ознакомления своей подписью и в дальнейшем следовать правилам и соблюдать требования, изложенные в этих документах.
В «рабочей» части акта пишется именно то, что и произошло. Желательно с максимальными подробностями. Причем составитель акта и свидетели, которые будут подписывать его, впоследствии могут стать свидетелями в суде, а значит, должны быть готовы подтвердить написанное.
А если все электронное?
Современный мир все больше отказывается от личного общения. Сказывается это и на обсуждаемой нами проблеме. Одно дело, если у вас производство и сотрудники честно стоят возле станков, и совсем другое, если они так же честно уткнулись в мониторы дома, на даче, а то и на пляже, возле теплого моря. Ни дистанционной, ни удаленной работой сейчас никого не удивишь. Тем более на фоне пандемии власти регулярно радуют нас требованиями убрать из офисов как можно больше сотрудников. Это порождает новые способы взаимодействия между компанией и работником. Отметим, что законодатель в данном случае на удивление оперативно отреагировал на ситуацию, переформатировав нормы о дистанционной работе ТК РФ. Более того, поставлена задача вообще избавиться в кадровом документообороте от классической «бумаги».
Как же быть, если документ отправлен дистанционному работнику по электронке, а он отказывается с ним знакомиться? Можно ли составить в этом случае акт, какой и о чем? Кто должен это делать? Ведь в отличие от «очного» варианта сослуживцы не могут бегать за работником и зачитывать ему документ вслух.
Для ответа на этот вопрос давайте вспомним, а зачем нам вообще нужен акт. Главная задача – подтвердить факт ознакомления сотрудника с документом. Фиксация отказа поставить подпись об ознакомлении стоит на втором месте.
Действующее законодательство особо оговаривает порядок взаимодействия дистанционного работника и работодателя при обмене документами. В соответствии с ч. 3, 4 ст. 312.3 ТК РФ в этой ситуации каждая сторона обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный коллективным договором или ЛНА, трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору. Если дистанционным работником и работодателем используются иные, помимо электронных документов, формы взаимодействия, то порядок подтверждения получения документов они определяют самостоятельно.
Теперь представим гипотетическую ситуацию, когда работодатель отправил работнику по электронной почте приказ. Ну, например, об изменении графика сменности. О чем составлять акт, если работник не подтверждает факт ознакомления с документом? О том, что 06.09.2021 в 12:00 с почтового ящика начальника отдела кадров на почтовый ящик работника ушло письмо? Ведь факт ознакомления работника с информацией, изложенной в документе, ваш акт не удостоверит (вас рядом с этим человеком даже не было), а значит, и в суде такой акт не поможет. Тут больше надежды на технические средства фиксации и нотариуса, который может осмотреть «почтовый ящик» и зафиксировать увиденное.
Однако в отношении дистанционных работников у нас есть уникальное положение закона (ч. 3 и 4 ст. 312.3 ТК РФ), отсутствующее для любых других категорий персонала:
- если при обычной работе обязанность работодателя ознакомить сотрудника с документами носит односторонний характер,
- то при дистанционной ей корреспондирует обязанность работника подтвердить получение информации.
А где есть обязанность – там есть и ответственность. Чтобы применение дисциплинарной ответственности обрело плоть, данную обязанность необходимо ретранслировать в ЛНА или трудовой договор с работником.
Пример 6. Фрагмент Положения о трудовой дисциплине
12.5. Работник обязан в рабочее время находиться на связи с работодателем, регулярно проверять электронную почту, контролировать наличие сообщений от работодателя в чате и мессенджерах, определенных в трудовом договоре с работником и соответствующих локальных нормативных актах работодателя.
12.6. Работник обязан в течение 1 часа с момента получения электронного письма (документа) от работодателя направить в форме электронного документа подтверждение получения соответствующего письма (документа). В том случае, если сообщение от работодателя было получено менее чем за 1 час до конца рабочего дня (смены), соответствующее уведомление должно быть направлено не позднее чем по истечении 1 часа после начала следующего рабочего дня (смены) работника.
Более того, ч. 1 ст. 312.8 ТК РФ устанавливает, что выпадение работника из взаимодействия с работодателем более чем на 2 рабочих дня подряд служит самостоятельным основанием для расторжения трудового договора.
Фрагмент документа
Часть 1 статьи 312.8 «Дополнительные основания прекращения трудового договора с дистанционным работником» Трудового кодекса РФ
Помимо иных оснований, предусмотренных настоящим Кодексом, трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут по инициативе работодателя в случае, если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя (за исключением случая, если более длительный срок для взаимодействия с работодателем не установлен порядком взаимодействия работодателя и работника, предусмотренным частью девятой статьи 312.3 настоящего Кодекса).
Отправление работником «квитка» о получении документа от работодателя – это классическое «взаимодействие». А значит, действует правило 2 дней. В этой ситуации более жесткое наказание (увольнение на основании ч. 1 ст. 312.8 ТК РФ) поглотит любое иное дисциплинарное взыскание, возможное за невыполнение требований работодателя. Значит, и акт ознакомления дистанционного работника с документом утрачивает смысл. Отметим, что мы рассмотрели здесь, прежде всего, ситуацию со взаимодействием по рабочим вопросам через электронную почту.
Если работников подключают к внутрикорпоративной системе электронного документооборота, СЭД сама автоматически отслеживает действия пользователей, в т.ч. ознакомление с документами. Составленный вручную акт, наподобие показанного в Примере 1, в этом случае так же теряет смысл. При возникновении спора работодателю понадобятся не свидетельские показания людей, стоящих рядом при вручении документа, а заключения технических специалистов, способных добыть цифровые данные из СЭД.
Возможны ситуации, когда и для дистанционного работника проще составить бумажный документ. Ведь далеко не все дистанционные работники никогда не появляются в офисе работодателя. А когда они в офисе, то превращаются в обычных сотрудников. Так было, например, в деле № 33-419937/2020, рассмотренном Московским городским судом 22.12.20203. Акты фигурировали здесь в общем пуле доказательств со стороны работодателя.
Ответы на вопросы
В заключение хотелось бы ответить на те вопросы об актах, которые задают чаще всего.
Можно ли вместо составления акта ограничиться отметкой на приказе об отказе от подписи?
Бывает, что вместо составления акта ответственный за ознакомление с документом сотрудник ограничивается отметкой об отказе от подписи на самом документе либо листе ознакомления с ним. Такой вариант может иметь место. А в ряде случаев запись непосредственно на приказе является обязательной (например, если речь идет об ознакомлении работника с приказом о прекращении трудового договора, см. ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).
Но опять же, необходимо помнить, что акт – это письменная фиксация информации от имени нескольких лиц. «Весомость» такого документа в процессе судебного разбирательства определяется именно этим. Если утрировать, то против «ушедшего в отказ» работника выступает как минимум 3 человека. Соответственно, можно рассчитывать, что показания троих «перевесят» заявления одного.
В случае же проставления отметки, мы получаем ситуацию, когда в конфликте голос одного работника будет звучать против голоса другого работника. Значит, и убедить судью будет намного сложнее. Если же под такой отметкой расписывается несколько человек (как в Примере 2), то мы, по сути, получаем тот же акт, только инкорпорированный в первоначальный документ (от ознакомления с которым человек и отказывается). Обратите внимание: в этом случае нам важно зафиксировать не только факт отказа от подписания, но и факт ознакомления сотрудника с текстом первоначального документа, если это имело место (см. «1» и «2» в Примере 2).
Должен ли отказавшийся от подписи сотрудник присутствовать при составлении акта?
Составление акта обычно отстоит по времени от фактов, которые в нем фиксируются. В этом нет нарушений. При этом в акте фиксируются события, которые уже произошли. Составление такого документа – технический процесс, не требующий присутствия работника. Единственное, что мы рекомендуем, – не затягивать с подготовкой данного документа. Делать его лучше всего «по горячим следам». Желательно в тот же день, когда работник отказался от подписи.
При отказе от подписи работник и его непосредственный руководитель были в кабинете вдвоем. Как в этом случае составить акт?
На практике очень часто акт составляется при повторном отказе. Ведь обычно руководитель подразделения предъявляет документ для ознакомления один на один, и только получив отказ, задумывается о том, что с этим делать. В подобном случае разумно собрать свидетелей и повторно пригласить работника или совместно выйти на его рабочее место.
Порой реакцию работника можно спрогнозировать и, ожидая его деструктивное поведение, предъявлять документы сразу в присутствии свидетелей. При этом они должны свидетельствовать в акте только те события, которые имели место в их присутствии. В противном случае доказательственная ценность такого акта будет стремиться к нулю. Если защита «поймает» свидетелей на фальсификации и сможет продемонстрировать, что они не присутствовали при всех описанных в акте событиях, то это настроит судью скептически и к другим доказательствам работодателя.
Сколько лиц должно быть в комиссии, составляющей акт отказа от подписи? Можно ли создать такую комиссию на постоянной основе?
Действующее законодательство:
- не содержит каких-либо требований к числу свидетелей и
- не требует образовывать комиссию.
Традиционно число подписей «со стороны работодателя» – не менее 3 (например, 1 составитель акта и 2 свидетеля либо 3 члена комиссии). Но это число может быть и большим. Важнее не количество сотрудников, а их правдивость и репутация, незаинтересованность в подтасовке фактов. Ведь именно исходя из этих критериев показания данных лиц будут оцениваться в суде. А мы помним, что акты всегда составляются с «прицелом» на возможный трудовой спор.
Порой в крупных компаниях работают постоянно действующие комиссии по расследованию дисциплинарных проступков. Обычно в такую комиссию входят юрист и кадровик (начальник отдела кадров – председатель), берут еще кого-нибудь для количества. И в случае конфликтной ситуации с любым работником (опоздание на работу, появление в состоянии опьянения, отказ ознакомиться под подпись и пр.) появляется комиссия и по отработанной схеме быстро все фиксирует с использованием готовых шаблонов документов. Составляют даже регламенты действий таких комиссий, утверждают формы актов и пр. (см. Пример 3).
От подписи отказался сотрудник-иностранец. На каком языке нам составлять акт?
В соответствии с п. 1 ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» на территории России официальное делопроизводство в государственных органах, в любых иных организациях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.
Кроме того, необходимо помнить, что акты составляются с учетом возможного судебного спора. А в соответствии с ч. 1 ст. 9 Гражданского процессуального кодекса РФ гражданское судопроизводство ведется на русском языке – опять же государственном языке Российской Федерации.
Именно из этого и необходимо исходить при составлении актов – русский язык должен быть основным. Вместе с тем никто не запрещает организации параллельно использовать и другие языки народов России, если такая возможность предусмотрена законодательством субъекта РФ (и особенно если изначально с работником-иностранцем заключен двуязычный трудовой договор).
Если в компании много экспатов, то ведение делопроизводства дополнительно на их родном языке значительно упрощает взаимодействие.
Поскольку законодатель не установил жестких требований к акту, его форму можно определить в самой компании, в т.ч. установив и правило билингвальности составления. Обычно для этого используются 2 колонки (в каждой колонке свой язык, на одинаковом уровне слева и справа пишутся одинаковые сведения, просто на разных языках).
В каких случаях составляют акт об отказе ставить подпись
Работодатель обязан знакомить подчиненных с многими локальными нормативными актами (правилами, инструкциями, штатным расписанием, графиком отпусков) и распоряжениями, касающимися рабочей деятельности сотрудника. Например, среди распоряжений, с которыми надо ознакомить работников под подпись, о:
- приеме на работу (ч. 2 ст. 68 ТК РФ);
- прекращении трудового договора (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ);
- применении дисциплинарного взыскания (ч. 6 ст. 193 ТК РФ).
Трудовой кодекс не обязывает работников ставить подпись на всех распоряжениях. А в некоторых ситуациях трудящиеся по закону вправе не согласиться выполнять некоторые работы и, следовательно, не подписывать приказ. Тогда они обязаны обосновать причины в письменном виде (ст. 379 ТК РФ).
Но чаще всего сотрудники, нарушившие трудовую дисциплину, не желают знакомиться с приказами об объявлении дисциплинарного взыскания и увольнении по инициативе работодателя по разным причинам. Отказ нарушителя ознакомиться с приказом оформляют документально. Это касается и ситуации, когда человек прочитал бумагу, но не подписал.
Причин не ставить подпись несколько: человек категорически не согласен с сутью документа, у него физически нет возможности прочитать бумагу, истекло время, предоставленное для ознакомления с распоряжением. Если у человека есть причины, из-за которых он не способен увидеть документ, это отмечают. Хотя такие ситуации происходят не часто.
Если такой акт об отказе от подписи ознакомиться с приказом составлен при свидетелях по всем правилам, то он обезопасит работодателя от нарушителей, если они обратятся в суд. Если, например, прогульщик решил, что откажется подписать распоряжение директора и суд его оправдает, то он глубоко ошибается. Законной силы из-за этого документ не утратит. А документальное оформление отказа станет доказательством, что с распоряжением его ознакомили.
Подробнее:
- какие бывают дисциплинарные взыскания и как они применяются;
- как составить акт об отказе дать письменные объяснения по факту совершения дисциплинарного проступка.
Правила составления акта об отказе подписания
Если человек сообщил, что не желает знакомиться с приказом, то разъясните последствия. Если он категорически не согласен, то существует общепринятая процедура, как составить акт о невозможности (по) подписать приказ:
- Создайте комиссию из нескольких человек: составитель документа и минимум два свидетеля.
- В их присутствии предложите работнику поставить отметку об ознакомлении и расписаться.
- Если он откажется и в этот раз, то оформляйте акт.
Если сотрудник отказался подписывать, например, распоряжение о выговоре, то по закону составление такого акта обязательно (абз. 6 ст. 193 ТК РФ). В нем фиксируют, что человек отказался ознакомиться или расписаться в распоряжении. Этот факт подтверждают подписями свидетели, которые обязаны присутствовать на месте и указать всё происходящее. Учтите, фиксируется не только дата, но и место, в котором вручали документ для ознакомления, и точное время происходящего. Это необходимо для возможного разбирательства в суде. Чем конкретнее и наиболее точно зафиксировано событие, тем надежнее выглядит доказательная база.
Если нарушитель не подписал и составленный акт, то это отмечают в конце всего текста. В этой ситуации понятно, сколько актов нужно составлять об отказе в ознакомлении: только один, иначе их придется оформлять до бесконечности.
Если работник не хочет читать текст распоряжения, то необходимо зачитать его вслух и указать этот факт в документе. Если опять отказ, то нелишне узнать о его мотивах и указать их. И только после этого свидетели и составитель подписывают бумагу.
Правила оформления акта
Оформляют документ в произвольной форме, предпочтительнее на фирменном бланке, но допустимо и на стандартном листе формата А4. Но тогда необходимо указать все реквизиты.
Составители вправе писать бумагу от руки или набрать на компьютере. Но подписи обязательно ставить «живые», независимо от того, какой вариант оформления выбран.
Ориентируйтесь на структуру, как правильно оформить акт об отказе ознакомления с приказом, есть обязательные разделы:
- сверху указываем реквизиты составляемого документа: название, номер, город и дату составления;
- перечисляем сведения о членах комиссии (ФИО и должности);
- излагаем суть вопроса с указанием сведений о сотруднике (ФИО, должность), реквизитов приказа, с которым он отказался ознакомиться под роспись (название, дата и номер), даты и точного времени события;
- оставляем место для росписи свидетелей и составителя;
- затем отмечаем, что он не пожелал ознакомиться и с этой бумагой, отказ ничем не мотивировал (если объяснения дал хотя бы устно, то пишем об этом), этот факт вновь заверяем у членов комиссии.
Если говорить о том, сколько экземпляров акта о неподписании составляется, то обычно два: один для работника, другой сохранят в компании.
Вот как выглядит образец акта, составленного по всем правилам:
Еще один способ составления такого документа — запись об отказе ознакомиться с распоряжением непосредственно в этом распоряжении. Закон допускает такое оформление, например, в приказах о расторжении договора (ст. 84.1 ТК РФ).
Единой фразы для таких ситуаций закон не установил. Как писать, покажем на примере отметки на приказе об отказе в ознакомлении:
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
123456, Россия, г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1
ИНН 1234567898, КПП 123456789, ОКПО 12345678, ОГРН 1234567898765
___________________________________________________
ПРИКАЗ № 77-Т
О расторжении трудового договора
от 30.03.2023
г. Москва
На основании акта об отсутствии на рабочем месте № 12 от 28.03.2023, докладной записки заведующего учебной частью Сергеева С. С. от 28.03.2023, объяснительной Петрова П. П. от 28.03.2023
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Уволить 30.03.2023 преподавателя верховой езды Петрова Петра Петровича по инициативе работодателя за отсутствие на рабочем месте без уважительных причин, подпункт «а» пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Руководителю отдела кадров Александровой А. А. расторгнуть трудовой договор № 17 от 12.03.2017, заключенный с Петровым П. П., и внести запись в трудовую книжку.
- Бухгалтеру Викторовой В. В. произвести полный расчет преподавателя верховой езды Петрова П. П.
- Контроль за исполнением приказа возлагаю на руководителя отдела кадров Александрову А. А.
Директор Иванов Иванов И. И.
С приказом ознакомлены:
Руководитель отдела кадров Александрова А. А. Александрова
30.03.2023
Главный бухгалтер Викторова В. В. Викторова
30.03.2023
Преподаватель верховой езды _________ П. П. Петров
От ознакомления с приказом работник отказался, что подтверждается актом № 14 от 30.03.2023.
Руководитель отдела кадров Александрова А. А. Александрова
Срок хранения документа
Когда бумагу оформили и заверили, ее отправляют на хранение в отдел кадров, а затем в архив компании. Перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, не содержит отдельного пункта с точным указанием срока для хранения акта об отсутствии подписи сотрудника на приказе, ориентируемся на однотипные документы по значимости. К ним относят характеристики, докладные записки, справки о соблюдении дисциплины труда. Их хранят 3 года (п. 454 перечня).
Читайте также: как оформить отказ от предоставления персональных данных
Об авторе статьи
Ломова Анна
Автор-эксперт
Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.
Другие статьи автора на gosuchetnik.ru
В случае, если сотрудник предприятия, получая уведомление от работодателя, не хочет в нем расписываться, об этом в обязательном порядке следует оставить соответствующий акт.
В каких случаях уведомление необходимо
Формирование уведомлений для работников организаций может происходить по самым разным поводам. В частности, необходимо писать их при намечающемся сокращении штата, при планируемых увольнениях, переводе на другую должность, при предстоящих отпусках, реорганизации или ликвидации компании, различных изменениях в условиях трудового договора и т.д.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта об отказе от подписи в уведомлении .docСкачать образец акта об отказе от подписи в уведомлении .doc
Любое уведомление, как правило, формируется в свободном виде, — за исключением ситуаций, когда в учетной политике фирмы есть его унифицированный и принятый к обращению именно внутри данной компании бланк. В нем обязательно должна быть указана причина обстоятельств, по которым оно написано, и дата, с которой указанные события вступят в законную силу.
При этом период, в который нужно оповестить сотрудника о том или ином событии, практически всегда регулируется законодательством и может быть разным: иногда он равняется минимум двум месяцам (как в случае с увольнениями и сокращениями) иногда – двум неделям (как при отпуске).
Процедура передачи уведомления
Уведомления составляются обязательно в письменном виде и доводятся в указанный срок до адресата под роспись.
Передать уведомление можно разными способами. Самый простой и доступный: отдать лично из рук в руки сотруднику. Но это не всегда возможно (например, работник предприятия может быть на больничном, в отпуске или в командировке). В таких случаях разрешается отправлять ему уведомление через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении, в котором работник также должен поставить свой автограф (таким образом, этот метод гарантирует то, что оповещение до него дойдет). Еще один путь: передать документ по месту жительства адресата через представителя, но это допустимо только при соблюдении того условия, что у него будет при себе заверенная в нотариальной конторе доверенность.
Как задокументировать отказ от подписания уведомления
Если работник организации не хочет из каких-то своих соображений подписывать переданное ему уведомление, то нужно составить об этом специальный акт. При этом по возможности предварительно нужно постараться прочесть ему уведомление вслух, а уж затем заняться созданием акта. В акте надо засвидетельствовать сам факт отказа, а также его причину (если работник ее высказывает).
Правила формирования акта
Акт должен быть написан именно в тот момент, когда произошел отказ от подписи в уведомлении (т.е. «задним числом» формировать его недопустимо). При составлении акта должны присутствовать несколько человек: сам автор документа (обычно это представитель руководящего состава предприятия или начальник какого-либо структурного подразделения), а также свидетели в количестве не менее двух человек (лучше, если это будут работники из разных отделов).
Зачем нужен акт, его значение
Отказ от подписи уведомления вовсе не говорит о том, что в отношении сотрудника предприятия, который его выразил, не может быть произведено действий, указанных в документе.
Напротив, акт удостоверяет тот факт, что работодатель со своей стороны все нормы законодательства выполнил и вправе далее поступать так, как требуется в сложившейся ситуации. В дальнейшем этот документ может пригодиться для решения споров и разногласий, дошедших до трудовой инспекции или судебной инстанции.
Как составить акт
Акт об отказе от подписи в уведомлении пишется в произвольном виде. Однако, если у работодателя есть разработанный и утвержденный образец документа, то акт нужно делать в соответствии с ним. При этом хорошо, если условие о форме акта будет указано в нормативно-правовых бумагах организации.
Особенности и нюансы оформления бланка
Оформление акта, ровно как и его формат, полностью зависят от составителя: это значит, что он может сделать акт на простом листе бумаги или же на бланке с фирменным логотипом и реквизитами предприятия. Акт можно написать от руки или же набрать в компьютере, правда во втором случае его потребуется распечатать.
Акт нужно формировать в нескольких одинаковых экземплярах, по количеству присутствующих лиц, при этом один из них обязательно должен остаться в организации, — в будущем при надобности он будет выступать в роли письменного свидетельства совершившегося отказа.
Кто должен расписаться в бланке
В акте об отказе от подписи в уведомлении должны стоять несколько подписей.
Во-первых, того, кто непосредственно сформировал бланк, во-вторых, присутствующих при этом свидетелей. Печать в акте ставить не требуется, за исключением случаев, когда условие о ее применении закреплено в локальной документации фирмы.
Регистрация, учет и хранение акта
Акт, как любой другой создаваемый внутри компании документ, подлежит обязательному учету и хранению. Для этого нужно внести информацию об акте в специальный журнал, затем вложить готовый бланк в отдельную папку, вместе с другими такими же документами и передать на хранение ответственному лицу. После того, как значимость документа будет утрачена, акт можно уничтожить.
Образец акта
При необходимости сформировать акт об отказе от подписи в уведомлении, который вы ранее не делали, посмотрите его пример и комментарии к нему – с их помощью вы без труда составите нужный вам бланк.
- Cначала впишите наименование организации, затем название документа, его номер, место, дату формирования.
- Далее обязательно удостоверьте факт отказа от подписи уведомления работника компании, указав его должность, ФИО, а также включите данные о самом уведомлении, обозначив его номер и дату.
- Коротко отметьте в акте суть уведомления, внесите в него сведения о лице, его составившем и обо всех присутствующих при этом людях.
- В заключение обязательно проставьте все необходимые подписи.
Ситуации, когда необходимо ознакомить того или иного работника с документом или зафиксировать факт вручения документа под роспись, нередки. Ознакомляемый может быть не согласен с содержанием документа или отказываться от его вручения.
Одной из его возможных реакций становится отказ от письменного подтверждения факта ознакомления. Такая ситуация требует дополнительного документального оформления.
Оформлять или не оформлять документально отказ от подписи
Факт отказа от подписи документа не всегда сопровождается составлением отдельного документа – акта, однако документальное подтверждение все равно необходимо. Это поможет при возникновении спорных случаев, особенно если спор разрешается в судебном порядке.
Как именно документировать отказ от подписания зависит от ситуации:
- законодательством предусмотрено составление акта;
- законодательством предусмотрено проставление отметки об отказе от подписания на документе, с которым надлежит ознакомить работника;
- в законодательстве нет прямого указания на порядок документирования отказа от подписи.
Что такое локальный нормативный акт организации и по каким правилам его оформляют – смотрите тут:
В качестве примера ситуации, когда отказ от подписи сопровождается составлением акта в обязательном порядке, можно привести отказ ознакомляемого от росписи на приказе о дисциплинарном взыскании. В этом случае составление акта требуется в соответствии со ст. 193 Трудового Кодекса РФ.
ТК РФ Статья 193. Порядок применения дисциплинарных взысканий
До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.
Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.
Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.
Примером второй ситуации может быть документирование отказа от росписи на приказе о прекращении трудового договора. Ст. 84 Трудового Кодекса РФ предписывает в таких случаях произвести запись об отказе от ознакомления под роспись непосредственно на приказе (распоряжении).
Такой же вариант оформления отказа от подписи действует при ознакомлении резидента Особой экономической зоны с актом выездной проверки страхователей и во многих других случаях.
Порядок документирования отказа от ознакомления с такими документами как коллективный договор, должностная инструкция, приказ о привлечении к сверхурочной работе и ряд других, не определен законодательно.
Он может регламентироваться инструктивными документами организации. Если избран путь составления отдельного документа об отказе от подписи, то таким документом должен быть акт.
Акт об отказе от подписи – это документ, подтверждающий факт ознакомления сотрудника с содержанием документа, а также факт отказа ознакомляемого от проставления росписи на этом документе. Он составляется комиссией не менее чем из трех человек.
Когда нужно составлять акт об отказе от подписи
Несмотря на очевидность необходимости документирования отказа от подписи, на практике возникает ряд вопросов, касающихся порядка оформления акта. На составление акта об отказе требуется время, кроме того нужны два свидетеля (члена комиссии), которых может не оказаться рядом.
Когда составить акт: заранее, до ознакомления работника с документом, после состоявшегося факта отказа от подписи или в процессе ознакомления и получения отказа?
Возможны различные алгоритмы действия. Вариант составления акта до ознакомления практически исключен. Это может быть единичный случай, когда с очень высокой степень вероятности известно, что конкретный работник откажется расписаться.
Составление после состоявшегося факта отказа
Вариант «после» предполагает следующий алгоритм действий (для наглядности рассмотрен случай, когда с документом знакомит (или вручает уведомление) инспектор по кадрам):
- после получения отказа в подписи инспектор уточняет, кто будет выступать свидетелями (участвовать в комиссии), для включения сведений о них в акт;
- инспектор составляет акт (возможно придется вернуться на свое рабочее место и оформить акт компьютерными средствами);
- инспектор повторно знакомит работника с приказом или пытается вручить работнику извещение под роспись, но уже в присутствии свидетелей, и получает повторный отказ от подписи;
- свидетели (члены комиссии) проставляют свои подписи на акте;
- один экземпляр акта вручается «отказнику», другой остается у инспектора.
Оформление в процессе ознакомления и получения отказа
Вариант «в процессе» требует предварительной подготовки, и предполагает следующий алгоритм действий:
- службой, ответственной за разработку бланков документов, разрабатывается бланк акта об отказе от подписи;
- инспектор знакомит работника с документом или вручает ему извещение под роспись в присутствии двух свидетелей;
- при получении отказа от подписи инспектор заполняет бланк акта;
- свидетели (члены комиссии) проставляют свои подписи на акте;
- один экземпляр акта вручается ознакомляемому с документом, другой остается у инспектора.
Оформление документа полностью вручную — длительный и неэффективный вариант, хотя и допустимый.
Качественно оформленный документ — гарантия защиты
Только в случае качественного составления и оформления акта, он может служить гарантией защиты работодателя или исполнительного органа, ответственного за ознакомление с документом, в случае возникновения спора или судебного разбирательства.
Качество документа складывается из:
- наличия всех предусмотренных государственным стандартом реквизитов;
- наличия исчерпывающей информации об актируемых фактах или событиях.
Состав и расположение реквизитов документов регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 (с 1 июля 2018 года начинает действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 Требования к оформлению документов). Для акта об отказе от проставления росписи это:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата;
- регистрационный номер;
- место составления;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись. Как подписать документ электронной подписью – читайте здесь.
Заголовочная часть может быть оформлена продольным или угловым способом. В первом случае под оформление используется вся ширина рабочей зоны листа, во втором — только левая половина.
Требования к структуре документа
Стандартных требования к тексту акта об отказе от подписи не существует. Общие требования к структуре его текста следующие:
1) вводная часть (здесь указываются реквизиты инструктивного или распорядительного документа, на основании которого производится актирование, перечисляются лица, участвующие в актировании, с указанием должностей, фамилий и инициалов);
2) основная часть (здесь формулируются факты, указывается количество экземпляров акта и кому каждый из них будет передан).
Пошаговое составление акта
Шаг 1 – уточните до составления акта:
- каким локальным нормативным актом регламентируется (дата, номер, заголовок);
- кто войдет в комиссию (фамилия, инициалы, точное наименование должности);
- реквизиты документа, с которым необходимо ознакомить под роспись (дата, номер, заголовок);
- фамилию, инициалы и должность сотрудника, которому необходимо ознакомиться с документом и подписать его. Тут вы узнаете, как получить электронную подпись для физического лица.
Шаг 2 – оформите заголовочную часть акта:
- полное наименование предприятия (как указано в Уставе);
- наименование документа заглавными буквами;
- дата и номер акта;
- место составления (название населенного пункта, если оно не следует из наименования предприятия);
- заголовок.
Что такое доверенность на право подписи документов и как правильно ее составить вы узнаете в статье по ссылке.
Шаг 3 – оформите вводную часть (проследите за тем, чтобы фамилии членов комиссии следовали в алфавитном порядке и все данные были приведены без ошибок).
Шаг 4 – оформите основную часть:
- изложите максимально подробно факт ознакомления с документом (кем, когда, во сколько, где именно, кого, в присутствии кого, каким образом ознакомили с документом, укажите дату, номер, вид документа, заголовок документа);
- отразите факт отказа от подписи (кто и почему отказался проставить роспись);
- укажите, сколько оформлено экземпляров акта, кому предназначен каждый из них;
- оформите подписи председателя и членов комиссии (проследите, чтобы расписались все члены комиссии).
Отказ от вручения извещения оформляется аналогично. Отличаться будет заголовок акта и содержание основной части, так как событие вручения извещения может происходить по-разному.
Порядок хранения актов
Хранение лишних документов чревато переполнением отведенного для этой цели места. Но преждевременное уничтожение может обернуться гораздо большими потерями, в том числе финансовыми. Здесь приходится искать баланс.
Перечень типовых архивных документов не содержит прямого указания, сколько хранить акт об отказе от подписи. По значимости акт такого типа можно приравнять к актам о соблюдении дисциплины труда и, соответственно, хранить их следует три года (ст. 587 Перечня).
Заключение
Лучшим вариантом при ознакомлении работника с документом (вручении извещения) будет грамотное и убедительное разъяснение того факта, что отказ от подписи — не выход.
Можно, например, письменно выразить свое несогласие. Но если уговоры и разъяснения не подействовали, акт должен быть составлен оперативно и точно.
По каким правилам заполняют локальные нормативные акты, в том числе акт об отказе от подписи вы узнаете в этом видео:
Подпишитесь на срочные экономические новости @FBM_ru
Акт об отказе подписи в приказе — это документ, который доказывает, что сотрудник ознакомился с распоряжением руководства, но отказался поставить подпись и подтвердить этот факт.
Когда и для чего составляют акт
Отказ от ознакомления с распоряжением руководства составляется в конфликтных ситуациях на предприятии. Нередко «оскорбленный» сотрудник идет в суд для выяснения отношений. Если основное доказательство нарушений против него — невозможность ознакомиться с приказом, то такой акт станет аргументом не в его пользу. В спорных моментах важно своевременно и корректно составить документ, который оградит компанию от недобросовестных сотрудников при разбирательствах в суде.
Чаще всего такие акты появляются из-за объявления выговоров или увольнения человека. Нередко это связано с халатным отношением к работе, отказе выполнять обязанности, прогулами, опозданиями. Чтобы наказать нерадивого работника, например, за систематические опоздания, работодатель действует поэтапно:
- Составляет акт об опоздании.
- Пытается взять объяснительную записку.
- Издает приказ о выговоре.
Когда нарушитель отказался с ним ознакомиться, тут и понадобится бумага, которая зафиксирует этот факт. Аналогичный документ необходимо составить и в том случае, если он прочитал текст приказа, но не захотел подписывать. Если сотрудник считает действия руководителя несправедливыми или незаконными, то вправе требовать внести его мнение в документ.
На практике встречаются несколько причин отказа от проставления автографа в приказе:
- жестко выраженное несогласие при ознакомлении;
- физическая неспособность увидеть документ;
- истечение срока, предусмотренного для знакомства с бумагой.
Если сотрудник физически не способен прочитать информацию, то это обязательно указывают. Но это случается нечасто. Чтобы составить документ отказа от подписи из-за несоблюдения сроков, следует дождаться, когда они истекут. Если составить раньше, то он недействителен.
Часто нарушители наивно полагают, что суд встанет на их сторону, если они не подпишут бумагу. Это их не спасет, поскольку человек вправе не ставить автограф на документе, но не способен лишить его юридической силы. Акт об отказе как раз и подтвердит, что приказ сотруднику показывали.
Как составить акт
Для составления документа необходимы минимум два свидетеля плюс составитель. Если работник не подписывает бумагу, то это сделают сотрудники компании. Свидетели обязаны находиться в кабинете, видеть все происходящее и подтвердить, что работник не прочитал распоряжение или отказался подписывать.
Если и акт нарушитель не подписал, то в конце об этом ставят отметку. Составлять отдельную бумагу нет необходимости.
Не менее важно проставить дату и точное время составления бумаги. Чем более точно указано время, тем больше шансов доказать свою правоту в суде, когда сравниваются показания истца, свидетелей и ответчика. В тексте нелишне указать место, в котором состоялось предъявление распоряжения сотруднику (кабинет директора, канцелярия, кабинет отдела кадров и т. д.).
Когда сотрудника знакомят с текстом, допускается прочитать вслух, если сам читать он не желает.
Если он не желает подписывать, то следует уточнить, чем он мотивирует отказ, и указать это. Если не отвечает, то отметить этот факт в бумаге. Затем каждый из присутствующих — свидетели и составитель — ставят подписи.
Образец
Ориентируйтесь на образец документа отказа от ознакомления с распоряжением о применении дисциплинарного взыскания.
Чтобы упростить задачу, заполните следующий бланк об отказе подписать приказ.
Полное наименование организации
(Сокращенное наименование)
АКТ № __
Об отказе подписать приказ о применении
дисциплинарного взыскания
Комиссия в составе:
председатель комиссии__________________________
член комиссии__________________________________
член комиссии__________________________________(укажите их Ф.И.О. и должности)
составила настоящий документ о нижеследующем:
В нашем присутствии «__»___20__г. в __ часов __ минут в здании офиса, расположенного по адресу_______ (укажите адрес), ______________(Ф.И.О., должность лица) объявил______________(Ф.И.О., должность работника) приказ от _____(указать реквизиты) о применении дисциплинарного взыскания, после чего предложил ознакомиться с текстом приказа и расписаться. Работник_____(укажите Ф.И.О. работника) прочитал приказ, но поставить свою подпись на нем отказался. Он мотивировал отказ тем, что не согласен с приказом. На тексте приказа сделана соответствующая отметка.
Акт составлен в____(указать) экз.
________________________/_____
(должность, Ф.И.О.) (подпись)
________________________/_____
(должность, Ф.И.О.) (подпись)
________________________/_____
(должность, Ф.И.О.) (подпись)
С актом ознакомлен:
Дата
Должность сотрудника, подпись, Ф.И.О.
От ознакомления под расписку_______ (укажите должность и Ф.И.О. работника) отказался(-ась), в связи с чем документ зачитан вслух. Отказ от ознакомления под расписку _______ (укажите должность и Ф.И.О. работника) ничем не мотивировал(-а).
________________________/_____
(должность, Ф.И.О.) (подпись)
________________________/_____
(должность, Ф.И.О.) (подпись)
_______________________/_____
(должность, Ф.И.О.) (подпись)
Как оформляют акт
Единая форма необязательна, вполне подходит свободный стиль оформления. Часто составляют на фирменном бланке, но разрешается и на обычном листе формата А4, на компьютере или вручную. Но тогда необходимо указать все реквизиты. Если основная часть изготовлена на компьютере, то следует помнить, что подписи ставят вручную шариковой ручкой с темными чернилами. Никаких карандашей и фломастеров.
В структуре обязательны несколько разделов:
- Шапка документа — название акта и номер, город, в котором зарегистрирована фирма, и дата оформления.
- Содержание — информация о гражданине, который отказывается подписывать бумагу (Ф.И.О. и должность), распоряжение, которое ему не понравилось (номер, дата). Свидетели и их данные (фамилии и должности). Здесь указывают по возможности дату и точное время отказа от приказа.
- Оставляют место для автографов участников события. Указывают должности и фамилии сотрудника, отказавшегося от подписи первоначального документа, и свидетелей, их подписи с расшифровками.
- Ниже указываем, что сотрудник отказался подписать и этот акт. Оставляем место для объяснения сотрудника (что случается редко). Если сообщил хотя бы устно, то составитель вправе это записать. Но чаще приходится писать, что ничем не мотивировал.
Оформляют документ в двух экземплярах. Один — для нерадивого сотрудника, другой — оставляют в компании.
Сколько хранят документ
После оформления и завершения всех необходимых процедур документ отправляют в архив организации. По закону, минимальный срок хранения — три года. Иногда этот период продлевают по внутреннему решению руководства компании.