Приложение на электронном носителе как правильно написать

Конечно, все зависит от значимости вопросов, для решения которых необходимо вести переписку и обмениваться документами-приложениями.

Например, никто не мешает нам по оперативным вопросам вести переписку исключительно в электронной форме. Но при отправке документов-приложений в электронной форме вызывает вопрос необходимость создания письма в бумажной форме. Ведь сопроводительное письмо к основному пересылаемому документу выполняет функцию его охраны и защищает от подмены документа-приложения, поэтому данные документы пересылаются, регистрируются и хранятся в делах вместе, как полный комплект. Ситуация неправильная – организация сама себе сознательно создает так называемые «гибридные» дела, управлять которыми по сроку действия и сроку хранения сложно.

К тому же электронные копии и электронные оригиналы документов требуют удостоверения электронной подписью того или иного вида. Простой обмен файлами не имеет смысла, т.к. неудостоверенные файлы представляют собой обычные «картинки».

Сформулируем ответ на заданный вопрос в общем виде: и первая, и вторая ситуации похожи. Рекомендуем в обоих случаях в сопроводительном письме в реквизите «адресат» вместо почтового адреса оформить адрес электронной почты получателя. В тексте специально оговорите способ отправки – «в электронной форме» (в каком формате направляется приложение, видно будет из расширения файла: в Примере 2 это скан-копия, а в Примере 3 – вордовский файл). Сопроводительное письмо еще надо зарегистрировать.

Для идентификации приложения необходимо оформить на его 1-м листе в верхнем правом углу отметку о приложении по ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.19):

Пример 1. Отметка о приложении в самом приложении

Если приложение изначально изготавливалось на бумаге, то оно сканируется. В любом случае устанавливается имя и формат файла, его объем, чтобы эти сведения можно было вписать в сопроводительное письмо:

Пример 2. Фрагмент текста сопроводительного письма и отметка о приложении

Пример 3. Фрагмент текста сопроводительного письма и отметка о приложении

Далее необходимо будет сканировать подписанное на бумаге письмо и дать имя файлу письма. Когда вы будете рассылать электронное сообщение с официального адреса электронной почты организации, в его тексте указывайте только имена и объем пересылаемых файлов:

Пример 4. Фрагмент текста сообщения по электронной почте

Направляем форму отчетности об информатизации деятельности и сопроводительное письмо к ней – файлы:

1) письмо_19.12.jpg, 0,1 Кб и

2) форма_6. jpg, 90 Кб

Пример 5. Фрагмент текста сообщения по электронной почте

Направляем Положение о корпоративном планировании и бюджетировании на 2019 год и сопроводительное письмо к нему; файлы:

письмо_01.11.jpg, 0,1 Кб;
Пол_КП_2019.docx, 1 Мб.

Чтобы в работе с документами не возникали подобные вопросы у исполнителей, их необходимо разъяснить в своем ЛНА, например в Инструкции по делопроизводству. Кстати, можете обратить внимание на п. 2.51 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв.приказом Росархива от 11.04.2018 № 44). Он предписывает определенный состав сведений фиксировать в сопроводительном письме о пересылаемых электронных копиях, если они направляются на физически обособленных носителях. О пересылке по информационно-телекоммуникационной сети там сказано гораздо меньше (см. фрагмент далее).

Выше в Примерах 1–5 мы показали состав сведений при направлении электронной копии по электронной почте. Если при этом письмо и приложение созданы в СЭД, то на копии каждого из этих документов должна быть системно визуализирована отметка об удостоверении копии (Пример 6). Как видите, она делается без привычных нам слов «Верно» или «Копия верна». Если в СЭД существует электронный оригинал, то направляемый по электронной почте файл считается его электронной копией.

Фрагмент документа

Пункт 2.51 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)

…Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются… с сопроводительным письмом в форме электронного документа…

Источник

Как оформить электронное приложение к бумажному документу? Как их переправить по почте?

Направляем форму отчетности об информатизации деятельности и сопроводительное письмо к ней – файлы:

1) письмо_19.12.jpg, 0,1 Кб и

2) форма_6. jpg, 90 Кб

. Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются. с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Источник

Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

Директору ООО «Общество»

123456, Россия, Субъект РФ,

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».

Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».

Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович

Как отправить письмо

Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

Источник

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Д еловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (физлицом) и направляемый адресату (организации или физлицу) обычно по почтовой связи. По соглашению между автором и адресатом деловое письмо может пересылаться по факсимильной связи или по электронной почте в виде электронного документа или электронной копии письма (скана). Файлы электронных писем и электронных копий писем, как правило, создаются в графических форматах pdf, tiff или jpeg.

Существует множество разновидностей деловых писем, выделяемых по их назначению в управленческой деятельности: сопроводительное письмо, просьба, запрос, информационное письмо, гарантийное, претензионное, напоминание, требование и др. Независимо от разновидности любое деловое письмо оформляется на специальном бланке письма (с использованием установленного набора реквизитов).

Состав реквизитов письма и правила их оформления установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

36. реквизит документа: Элемент оформления документа.

48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Схема 1. Виды бланков организационно-распорядительных документов

Бланк письма

Бланки писем структурных подразделений и должностных лиц не являются обязательными, организация сама решает, нужны ли они ей.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.

Расшифруем, что это за реквизиты:

01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

03 – товарный знак (знак обслуживания);

05 – наименование организации – автора документа;

06 – наименование структурного подразделения – автора документа;

07 – наименование должности лица – автора документа;

08 – справочные данные об организации;

10 – дата документа;

11 – регистрационный номер документа;

12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

17 – заголовок к тексту.

Именно этими номерами будем их обозначать далее во всех примерах данной статьи.

В зависимости от расположения реквизитов бланк письма может быть:

Реквизиты углового бланка могут располагаться центрованным способом (как в Примере 1) или флаговым (как в Примере 2).

Обычно наименования автора документа и его вышестоящей организации (при ее наличии) пишутся тем же шрифтом и кеглем (размером), что и большинство реквизитов письма, включая текст (Пример 26). Некоторые организации выделяют свое наименование на бланке полужирным написанием и/или увеличением кегля, набирая его целиком заглавными буквами – это вполне допустимо (отмечено цифрой «5» в Примерах 1–3). Если полное наименование организации слишком длинное, то идут на уменьшение шрифта (как в Примере 2), но это уже вынужденное исключение.

Писать ли наименование организации – автора документа с заглавной буквы строчными либо полностью заглавными буквами – решает сама организация, т.к. это нигде не урегулировано («5» в Примерах 1–3).

А вот справочные данные об организации стараются писать на 1–3 кегля меньше основного шрифта документа («8» в Примерах 1–3).

Пример 1. Угловой бланк письма с центрованным расположением реквизитов

Пример 2. Угловой бланк письма с флаговым расположением реквизитов

Пример 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов

Пример 4. Бланк письма структурного подразделения

Пример 5. Бланк письма должностного лица

При воспроизведении на бланке реквизитов 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» или 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» они размещаются на верхнем поле документа над центром наименования организации (как в Примерах 4 и 5) с отступом 10 мм от верхнего края листа и занимая часть рабочей площади документа (т.е. пересекая нижнюю границу верхнего поля документа, которое должно быть высотой в 20 мм).

Реквизит 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» может располагаться и слева на уровне наименования организации, захватывая часть левого поля документа (Пример 6).

Пример 6. Бланк письма с товарным знаком организации, расположенным слева от ее наименования

Эти бланки, как устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016, могут быть:

На «двуязычных» бланках герб или эмблема, товарный знак размещаются по центру верхнего поля документа. Дублируются только данные об авторе документа, а места проставления даты и регистрационного номера вашего письма, ссылки на инициативный документ размещаются единожды (см. реквизиты 10, 11 и 12 в Примере 7).

Пример 7. Бланк письма на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации

Пример 8. Бланк письма на русском и английском языках для переписки с иностранными корреспондентами

Остальные реквизиты служебного письма

При подготовке и оформлении делового письма используются следующие реквизиты:

10 – дата документа;

11 – регистрационный номер документа;

12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

14 – гриф ограничения доступа к документу (если письмо содержит информацию конфиденциального характера);

17 – заголовок к тексту;

18 – текст документа 2 ;

19 – отметка о приложении;

25 – отметка об исполнителе.

Дата документа (см. реквизит 10 в Примере 9) записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

При оформлении даты цифровым способом слово «год» полностью или в сокращении («г.») не пишется. При оформлении даты словесно-цифровым способом слово «год» записывается сокращенно – «г.».

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров (см. реквизит 11 в Примере 9) устанавливаются в Инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных актах (ЛНА). Регистрация писем проводится после их подписания должностным лицом. В регистрационном номере:

В Примере 9 регистрационный номер делового письма 02-01/98 включает:

Что из этих двух составляющих ставить на первое место, а что на второе, какими знаками отделять числа друг от друга, использовать ли буквенные обозначения – это «личное дело» каждой организации. Только следите, чтобы знаки, которыми вы разделяете «зоны» регистрационного номера отличались от используемых внутри этих «зон». Иначе будет трудно догадаться, что чем является, например, в таком номере: 02-01-98. Даже если разъяснения будут содержаться в ЛНА, надо стремиться к тому, чтобы открытая информация в документе была интуитивно понятной сотрудникам вашей и сторонних организаций.

В статье «Устанавливаем режим коммерческой тайны» журнала № 6′ 2015

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (см. реквизит 12 в Примере 9) включает регистрационный номер и дату входящего письма, на который дается ответ. Она оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов ответных писем выражения типа «На ваше письмо от. №. сообщаем. », «Рассмотрев ваше обращение от. №. » и т.п.

Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 в Примерах 9 и 10) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в ЛНА организации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит:

Например, на документы, содержащие коммерческую тайну, наносится:

Из статьи «Реквизит ограничения доступа к документу» журнала № 9′ 2017 узнаете о существующих видах тайн, опубликованы примеры Перечня конфиденциальной информации, оформления грифа ограничения доступа, его изменения и снятия; специфика сообщений о конфиденциальности электронных писем и нанесения грифа на документы с персональными данными

См. статью «Конфиденциальные документы в номенклатуре дел» журнала № 11′ 2014

Адресат письма (см. реквизит 15 в Примерах 9 и 10) проставляется справа от границы верхнего поля (на бланке с угловым расположением реквизитов 4 ) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

Как правило, реквизит «адресат» занимает несколько строк. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 3.4), многострочные реквизиты 5 печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом («!» там же). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (сравните Примеры 9 и 10).

Пример 9. Фрагмент письма с продольным расположением реквизитов бланка

Пример 10. Фрагмент письма с угловым расположением реквизитов бланка (цифрами здесь отмечены преимущественно реквизиты, которые поменяли свое местоположение по сравнению с «продольным бланком» из Примера 9)

При адресовании письма организации указывается ее полное (Пример 11) или сокращенное (Пример 12) наименование в именительном падеже.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации и только ниже само подразделение (между ними оставляют 1 пустую строку). См. Пример 13.

Пример 11. Адресование письма в организацию с ее полным написанием

Пример 12. Адресование письма в организацию с ее сокращенным написанием

Пример 13. Адресование письма в структурное подразделение

Первый из описанных вариантов используют при адресовании письма руководителю организации или его заму, а второй – руководителям структурных подразделений.

Пример 14. Адресование письма руководителю организации (начинаем с должности)

Пример 15. Адресование письма руководителю подразделения (начинаем с наименования организации)

Перед Ф.И.О. в реквизите «адресат» не обязательно оставлять пустую строку, но такое оформление помогает легче выхватывать ключевую информацию (разные варианты показаны в Примерах 14–17 и 26). Следите только, чтобы отступ между элементами одного реквизита был не более 1 пустой строки и был меньше, чем отступы от него до соседних реквизитов (см. «14» и «15» в Примере 10).

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина (Примеры 16 и 17).

Пример 16. Адресование письма должностному лицу (начинаем с должности и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)

Пример 17. Адресование письма должностному лицу (начинаем с наименования организации и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)

В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.

Пример 18. Указание нескольких индивидуальных адресатов в письме

При рассылке документа группе организаций одного типа или структурным подразделениям одной организации адресат указывается обобщенно (Примеры 19 и 38).

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям в состав такого «группового адресата» добавляется фраза «(по списку)» (Пример 20).

Пример 19. Адресование письма группе однородных организаций

Пример 20. Адресование письма некоторым получателям из группы организаций

Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.

Существует несколько шрифтов, «пишущих» в стиле почтового индекса. К ним относятся, например, Postindex, Pechkin. Оба этих шрифта имеют тип лицензии – free for personal use, это означает бесплатность для личного пользования, но запрет на использование в коммерческих целях.

Проблема в том, что если вы захотите купить лицензию для использования в коммерческих целях, то кроме как через самого автора шрифта вы это сделать не сможете, потому что на признанных стоковых сайтах для шрифтов их нет. А большинство остальных сайтов распространяют эти шрифты без указания типа лицензии. На практике получается, что компании часто используют эти шрифты без покупки специальной лицензии.

Технически эти шрифты можно использовать в любых программах, в т.ч. в Word и Photoshop.

В таком же порядке записываются адреса получателя и отправителя на почтовых конвертах. Адрес адресата пишется в правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.

Почтовый адрес вписывается в состав реквизита «адресат», отступив 1 пустую строку от данных о получателе документа (см. «!» в Примерах 9, 10 и 21).

Пример 21. Добавление почтового адреса при адресации письма физлицу

Пример 22. Написание почтового индекса в адресе специальным шрифтом

Если адрес начинается не с уникального наименования (например, Первомайская ул.), а с сокращения родового слова (ул. Первого мая, пр. Ломоносова и т.п.), то сокращение пишется с маленькой буквы, даже если с него начинается адрес автора письма на бланке (как в Примерах 5–7) и адрес его получателя в реквизите «адресат» (Пример 21).

Обратите внимание: организации крайне редко направляют своим работникам письма. Для этих целей есть документы, используемые для внутренних коммуникаций: напоминания, уведомления и др., на которых к фамилии и инициалам получателя уместно добавлять его должность в вашей организации. Письма физлицам адресуются, когда вы обращаетесь к ним как к частным лицам.

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. Для удобства работы с документом можно указать электронный адрес или номер телефона / факса, опять же отступив 1 пустую строку (см. Примеры 23–25).

Пример 23. Добавление электронной почты при адресации письма руководителю подразделения

Пример 24. Добавление электронной почты при адресации письма организации

Пример 25. Добавление номера телефона при адресации письма организации

Заголовок к тексту (реквизит 17) письма формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?». Например, «О предоставлении информации», «Об оказании научно-технической помощи».

Чтобы заголовок к тексту получился максимально кратким и точным, его нужно составлять по модели:

Заголовок к тексту в письмах оформляется от границы левого поля 6 ниже реквизитов бланка, отступив 1–3 пустые строки. См. Примеры 9, 10 и 26.

Пример 26. Служебное письмо целиком (на бланке структурного подразделения)

Заголовки, состоящие из нескольких строк (как и другие многострочные реквизиты), печатаются через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.

О соотношении понятий «пустая строка» и «межстрочный интервал» читайте в ответе на вопрос журнала № 3′ 2019

Отметка о приложении (реквизит 19) содержит сведения о документе /документах, прилагаемых к письму (сопроводительному, претензионному или др.).

Отметка о приложении оформляется от границы левого поля под текстом документа (допустимо даже без дополнительного интервала, что дополнительно защитит текст от «дописок» в конце текста после подписания документа, см. «19» в Примере 34).

См. статью «Отметка о приложении на документе: обновление правил оформления и сложные случаи» журнала № 8′ 2018, в которой отмечаются нововведения п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016, а также поясняется, к каким рекомендациям стандарта надо относиться с осторожностью, еще рекомендуются примеры оформления отметки о приложении для различных случаев, в т.ч. не оговоренных в новом стандарте

Отметка о приложении оформляется следующим образом:

1) если приложение названо в тексте, то сокращенно: указывают только количество листов и экземпляров (см. две отметки «19» в Примере 34).

При упоминании документа-приложения в тексте письма:

2) если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, то добавляют еще идентификационные реквизиты документов-приложений: вид документа и автор, дата и номер, заголовок к тексту (или те из этих реквизитов, которыми приложение обладает, обычно их более полный состав есть у самостоятельных документов, которые фигурируют приложениями в сопроводительных письмах), см. Пример 35;

3) если приложение (-ия) сброшюрованы, то количество листов указывать не обязательно, – Пример 28;

4) если приложение имеет собственные приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то оформляйте отметку о них по образцу Примера 29;

5) если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель или др.), то ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует писать про него после слова «Приложение» очень коротко: «CD-R в 1 экз». Для более точной идентификации можно добавлять про каждый записанный на носитель документ: кто его автор; имя файла с его расширением и объемом; а если в тексте письма документ, записанный на электронный носитель, не назван, то и его наименование с другими имеющимися индентификационными реквизитами (дата и номер). Такой полный вариант оформления отметки о приложении в письме показан в Примерах 30 и 31. Но т.к. ГОСТ Р 7.0.97-2016 этого не требует, вы можете облегчить себе задачу и ограничиться выполнением его предписания.
Тот же стандарт на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, предписывает указывать наименования документов, записанных на носитель, имена файлов (образца этого в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не показано). На практике можете следовать нашему из Примера 32;

6) если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений, в которой последовательно перечисляются наименования всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого, а в отметке о приложении дается ссылка на эту опись (Пример 33).

Пример 28. Отметка о сброшюрованном приложении

Источник

В новом стандарте ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требование к оформлению документов», который вступает в силу 1 июля 2018 года[1], содержатся положения по оформлению не только реквизита «Отметка о приложении», но и самих приложений.

Рассмотрим эти положения подробнее и сравним их с положениями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и других правовых актов, устанавливающих правила юридической техники и делопроизводства[2].

ПРАВОВАЯ БАЗА

Федеральные правовые акты. Основными источниками информации об оформлении документов на федеральном уровне являются:

Указанные методические рекомендации и стандарты не имеют статуса нормативных правовых актов. Их положения становятся обязательными к исполнению, если они включаются в локальные нормативные акты организации (правила, инструкции и т.д.).

Законы субъектов Российской Федерации. Основные требования к оформлению приложений к правовым актам содержатся также в законах субъектов Российской Федерации, посвященных правотворческой деятельности.

Правовые акты субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления. Органами государственной власти и органами местного самоуправления также принимаются нормативные правовые акты и методические рекомендации, которые устанавливают правила юридической техники и делопроизводства и содержат рекомендации по оформлению приложений к документам. Например:

В этом случае представляет интерес систематизация требований к приложениям правовых актов в Положении о порядке внесения проектов решений Думы города Покачи и юридико-техническому оформлению проектов решений и решений Думы города Покачи9. Указанный документ включает ст. 27 «Оформление приложений к нормативным правовым актам», а также следующее приложение:

Правила и инструкции по делопроизводству, принимаемые в различных организациях, разрабатываются с учетом положений Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Правила оформления документов, имеющих приложения, приведены в приложениях к вышеуказанному документу:

• правила оформления реквизитов документов (приложение № 11);

• правила подготовки законопроектов, проектов актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации (приложения № 12–14), которые изложены в соответствии с требованиями правил и инструкций по делопроизводству, принятыми в Администрации Президента Российской Федерации и Аппарате Правительства Российской Федерации. Отдельные элементы оформления приложений к указанным актам отличаются от правил оформления приложений к актам федеральных органов исполнительной власти.

Следует отметить, что многие положения Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, касающиеся приложений к документам, вошли в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Правила и инструкции по делопроизводству, принятые в различных организациях, освещают рассматриваемые вопросы при описании реквизитов документов «Отметка о приложении» и «Гриф утверждения», а также в разделах, посвященных особенностям оформления отдельных видов документов. Например, в следующих приложениях к Инструкции по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации10:

• Порядок оформления реквизитов документов (приложение 7);

• Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации (приложение 9);

• Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации (приложение 10);

• Подготовка и оформление приказов нормативного характера (приложение 11).

Указанные вопросы изложены в разделах основной части Инструкции по делопроизводству в Правительстве Калининградской области11:

• Правила подготовки и оформления документов (раздел II);

• Состав управленческих документов Правительства, особенности подготовки и оформления отдельных видов документов (раздел III);

• Общие требования к оформлению проектов правовых актов Губернатора и Правительства (раздел IV).

ВИДЫ ПРИЛОЖЕНИЙ К ДОКУМЕНТАМ

Приложения к документам можно разделить на три группы:

1. Приложения к сопроводительным документам12. Приложениями могут являться любые документальные материалы, направляемые с сопроводительным документом, который поясняет причину их отправки. В этом случае основной документ и приложение связаны только задачей пересылки документов. Например, в качестве основного документа выступает сопроводительное письмо, а приложением к нему – проект договора, направляемый партнерам. На письме оформляется реквизит «Отметка о приложении». На самом приложении отметка о том, что это приложение, не ставится.

2. Справочные приложения, дополняющие содержание основных документов. Основным может быть практически любой документ. О приложении говорится в тексте этого документа. На приложении (которое может содержать различного рода перечни, таблицы, графики, тарифы, карты, образцы бланков, документов, схем и т.д.) оформляется реквизит «Отметка о приложении».

3. Приложения, утверждаемые основными документами. Основным может быть нормативный правовой акт, например приказ, которым утверждается другой правовой акт (положение, правила, инструкция, регламент и т.д.). О приложении говорится в тексте этого нормативного правового акта. На самом приложении оформляется реквизит «Отметка о приложении», а также проставляется гриф утверждения.

Приложения, которые относятся к первой группе, не являются структурной частью основного документа. Приложения второй и третьей групп являются неотъемлемой составной частью основного документа (правового акта) и обладают одинаковой с ним юридической силой. Например, в ст. 17 Закона города Севастополя от 29.09.2015 № 185-ЗС «О правовых актах города Севастополя»13 приведена структура правового акта, которая в зависимости от объема и сложности строения включает:

1) наименование;

2) преамбулу;

3) содержательную часть;

4) заключительные положения;

5) приложение.

Под приложением при этом понимается структурная часть правового акта, содержащая правила, положения, регламенты, графические изображения, перечни, таблицы и иные материалы, которые являются неотъемлемой частью соответствующего правового акта и имеют равную с ним юридическую силу.

РЕКВИЗИТ «ОТМЕТКА О ПРИЛОЖЕНИИ»: ОБОЗНАЧЕНИЕ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ

В ключевых разработках по делопроизводству в обозначении этого реквизита нет устойчивого единообразия:

• отметка о наличии приложения (реквизит 21 по ГОСТ Р 6.30-2003);

• отметка о приложении (Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти14);

• отметка о наличии приложений (Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти);

• отметка о приложении (реквизит 19 по ГОСТ Р 7.0.97-2016).

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 говорится, что при подготовке и оформлении документов используются реквизиты, определения которых содержатся в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В этом стандарте дано следующее определение: отметка о наличии приложения – реквизит, который содержит сведения о дополнительно прилагаемом документе (п. 68).

Приведенное определение, на наш взгляд, носит слишком общий характер и не акцентирует внимание на том, что рассматриваемый реквизит может оформляться как в основном документе (указывать на наличие приложений к нему), так и на самом приложении.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 это положение сформулировано более полно. Так, в п. 5.19 сказано, что отметка о приложении содержит сведения о документе, который прилагается к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах), или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах-приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и т.д.).

Таким образом, одним термином «Отметка о приложении» в ГОСТ Р 7.0.97-2016 обозначаются три разные отметки:

• отметка после текста на сопроводительном документе;

• отметка (указание, ссылка) в тексте основного документа;

• отметка на приложении.

Каждая отметка имеет свой порядок оформления и расположение. Поэтому логично ввести дополнительный термин и для обозначения отметки на самих приложениях.

ОТМЕТКА О ПРИЛОЖЕНИИ В СОПРОВОДИТЕЛЬНОМ ДОКУМЕНТЕ

В ГОСТ Р 6.30-2003 нет четкого указания, что реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляется непосредственно после текста. Из схем расположения реквизитов организационно-распорядительных документов, приведенных в стандарте, следует, что этот реквизит должен располагаться в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля. Если расположить реквизит «Отметка о наличии приложения» в отведенной для него зоне, то возникает большой пробел между текстом и реквизитом. Это чревато тем, что уже после подписания документа в свободное место может быть снесена несанкционированная информация.

В п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 это обстоятельство было учтено: «…отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля…».

СЛУЧАИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТМЕТКИ О ПРИЛОЖЕНИИ В СОПРОВОДИТЕЛЬНОМ ДОКУМЕНТЕ, ПРЕДУСМОТРЕННЫЕ ГОСТ Р 7.0.97-2016

В новом стандарте раскрывается порядок оформления отметки о приложении в сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах в 5 следующих случаях:

1) приложение названо в тексте;

2) приложение не названо в тексте или если приложений несколько;

3) приложение (приложения) сброшюровано;

4) документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией

страниц;

5) приложением является обособленный электронный носитель.

Сравним вышеперечисленные варианты оформления отметки о приложении по ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.19) и ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.21) (Таблица):

Из таблицы видно, что в первых четырех случаях правила оформления отметки о приложении не претерпели существенных изменений.

Однако в ГОСТ Р 7.0.97-2016 вошло новое положение, посвященное приложениям на электронных носителях (еще раньше оно появилось во многих инструкциях по делопроизводству). При этом наблюдается некоторый терминологический разнобой: «документ на электронном носителе», «документ на съемном машинном носителе информации (МНИ)», «документ в электронном виде» и т.д. Нет в инструкциях по делопроизводству и единого перечня характеристик указанного документа, которые включаются в отметку о приложении (вид носителя записи, формат записи, объем записанной информации, имя файла).

Приведем примеры оформления отметки о приложении, если приложением является обособленный электронный носитель, из инструкций по делопроизводству:

СЛУЧАИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТМЕТКИ О ПРИЛОЖЕНИИ В СОПРОВОДИТЕЛЬНОМ ДОКУМЕНТЕ, НЕ ПРЕДУСМОТРЕННЫЕ ГОСТ Р 7.0.97-2016

Приложение направляется не во все указанные в документе адреса. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 не вошло положение, которое содержится в ГОСТ Р 6.30-2003 и сохраняется во многих действующих инструкциях по делопроизводству: если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение направляется адресату без оставления копии в делах отправителя. Согласно п. 53 Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации, если приложение (подлинник) направляется адресату без оставления копии в делах отправителя, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение содержит информацию ограниченного доступа. Этот случай освещается в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, которые содержат информацию конфиденциального характера, например служебную тайну, отметка о приложении оформляется так:

Во многих инструкциях это положение не только воспроизводится дословно, но даже дополняется. Например, в п. 2.2.13 Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики указано, что в этом случае пометку «Для служебного пользования» нужно оформлять и на сопроводительном письме.

На приложения составляется отдельная опись. В соответствии с п. 2.2.13 Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики при большом количестве приложений на них составляется отдельная опись. Отметка о приложении в этом случае оформляется так:

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТМЕТКИ О ПРИЛОЖЕНИИ В СОПРОВОДИТЕЛЬНОМ ДОКУМЕНТЕ

Всегда в единственном числе. Дискуссия о том, зачем всегда писать слово «Приложение» в единственном числе в рассматриваемом реквизите, ведется давно. Исходя из правил русского языка, если приложение одно, это слово следует писать в единственном числе, если несколько – во множественном. Однако ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует писать только в единственном числе.

В некоторых инструкциях по делопроизводству на этом акцентируется внимание. Например, согласно п. 113 Инструкции по делопроизводству в Правительстве Калининградской области отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, включает в себя сведения о количестве листов и количестве экземпляров приложений, печатается с красной строки, всегда в единственном числе.

Не подчеркивается. В Правилах оформления документов в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации слово «Приложение» подчеркнуто (см. врезку «Как составить опись приложений»).

В п. 2.1.19 этого документа указано, что слово «Приложение» печатается без кавычек с прописной буквы от левой границы текстового поля и подчеркивается.

Однако в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не предусмотрено подчеркивание или другое текстовое выделение слова «Приложение».

От границы левого поля. В приведенном выше извлечении из Инструкции по делопроизводству в Правительстве Калининградской области сказано, что отметка о наличии приложения печатается с красной строки.

В этой части указанная Инструкция не соответствует ГОСТ Р 7.0.97-2016. Согласно п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка о приложении оформляется без абзацного отступа – от границы левого поля.

УКАЗАНИЕ НА ПРИЛОЖЕНИЕ В ТЕКСТЕ ДОКУМЕНТА

В п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 вошло положение, которого не было в ГОСТ Р 6.30-2003:

Из приведенного положения следует, что упоминание документа-приложения в тексте основного документа является еще одним «проявлением» реквизита «Отметка о приложении», помимо оформления этого реквизита на сопроводительном документе и в самом приложении.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует указывать слово «приложение» в тексте документа в скобках. Однако можно и без них, например: «согласно приложению», «в соответствии с приложением» и т.д. Слово «приложение» в тексте документа пишется со строчной буквы.

ОТМЕТКА О ПРИЛОЖЕНИИ НА ПРИЛОЖЕНИЯХ СПРАВОЧНОГО ХАРАКТЕРА

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 определено, что отметка о приложении оформляется на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу и выглядит так (п. 5.19):

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 правила оформления отметки о приложении даны с помощью примера. В ГОСТ Р 6.30-2003 об этих правилах сказано подробнее. В нем перечисляются конкретные элементы отметки о приложении: в приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера (п. 3.12). Например:

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 о размещении элементов отметки о приложении также сказано более лаконично и, на наш взгляд, более точно, без установления каких-либо вариантов, которые «допускаются»: строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

ГОСТ Р 6.30-2003 допускает выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 даны основные правила оформления отметки о приложении. Поэтому организации могут оформлять отметку о приложении с учетом специфики своей деятельности. Например,

ОТМЕТКА О ПРИЛОЖЕНИИ НА УТВЕРЖДАЕМОМ ДОКУМЕНТЕ

Особенности оформления отметки о приложении на утверждаемом документе связаны с тем, что на приложении необходимо оформить еще и реквизит «Гриф утверждения документа». Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При этом каждый реквизит («Отметка о приложении» и «Гриф утверждения») по отдельности содержит сведения об основном документе (наименование вида, дата, номер). Чтобы избежать дублирования, эти сведения следует указывать только в грифе утверждения. Этот вариант оформления приложения ранее был описан в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и повторен в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.19):

Альтернативой приведенному порядку оформления приложения могут быть только варианты оформления, связанные с отказом от одного из указанных реквизитов. Таким образом, на практике используется три варианта оформления приложения:

1) проставляется и отметка о приложении, и гриф утверждения документа, как это предусматривает ГОСТ Р 7.0.97-2016;

2) проставляется только отметка о приложении;

3) проставляется только гриф утверждения документа.

Проиллюстрируем каждый из вариантов оформления на примерах инструкций по делопроизводству.

1. Проставляется отметка о приложении и гриф утверждения документа, как это предусматривает ГОСТ Р 7.0.97-2016:

2. Проставляется только отметка о приложении:

3. Проставляется только гриф утверждения документа:

Следует отметить, что последний из указанных вариантов имеет наибольшее распространение и зачастую подкрепляется правилами юридической техники и делопроизводства, которые принимаются в конкретных организациях.

Например, в п. 21 Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области22 установлено, что, если приложением к распорядительному документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в правом верхнем углу ставится не отметка о приложении, а гриф утверждения документа. Например, при утверждении положения отметка о приложении к документу выглядит так:

ПРИЛОЖЕНИЕ К ПРИЛОЖЕНИЮ

Часто документы-приложения, в свою очередь, имеют приложения. Однако ГОСТ Р 7.0.97-2016 не содержит правил оформления отметки о приложении в этой ситуации. Поэтому в конкретных организациях эта отметка оформляется по-разному. Например:

В самой Инструкции приложения оформляются так:

В приведенном примере отметка о приложении занимает много места. Однако оформить ее можно с меньшей степенью детализации, например:

¹Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт) от 25.05.2017 № 435-ст «О внесении изменений в приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 № 2004-ст «Об утверждении национального стандарта Российской Федерации»».

²Термины «документ» и «правовой акт» используются как синонимы.

³Одобрены Советом Государственной Думы, направлены письмом Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 18.11.2003 № вн2-18/490.

⁴Утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

⁵В ред. от 28.06.2017.

⁶См. п. 26 Приложения 1 к Регламенту Законодательного Собрания Ямало-Ненецкого автономного округа, утвержденному постановлением Законодательного Собрания Ямало-Ненецкого автономного округа от 23.03.2017 № 821.

⁷Утверждены Указом Губернатора Пермского края от 11.12.2015 № 170.

⁸Утверждено постановлением Администрации г. Нижний Тагил от 05.05.2017 № 1055-ПА.

⁹Утверждено решением Думы города Покачи от 08.06.2017 № 45.

¹⁰Утверждена приказом Минфина России от 01.12.2016 № 556.

¹¹Утверждена постановлением Правительства Калининградской области от 10.04.2017 № 180.

¹²Под термином «сопроводительный документ» подразумевается как приложение к письму, так и претензии, акты, справки и другие информационно-справочные документы.

¹³Принят Законодательным собранием города Севастополя 22.09.2015.

¹⁴Утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 26.04.2016).

¹⁵Утверждена приказом Росстата от 15.01.2014 № 32 (в ред. от 27.12.2016).

¹⁶Утверждена приказом Министра обороны Российской Федерации от 04.04.2017 № 170.

¹⁷Утверждена постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 30.12.2012 № 176 (в ред. от 11.05.2017).

¹⁸Утверждена распоряжением Губернатора Самарской области от 24.04.2017 № 250-р.

¹⁹Утверждены распоряжением Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 20.04.2016 № 78р-1.

²⁰Здесь и далее в извлечениях выделено автором.

²¹Утверждена приказом ФНС России от 01.07.2014 № ММВ-7-10/346@ (в ред. от 16.03.2016).

²²Утверждены постановлением Губернатора Московской области от 20.01.2016 № 11-ПГ.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2017.

Источник

Как оформить электронное приложение к бумажному документу? Как их переправить по почте?

Направляем форму отчетности об информатизации деятельности и сопроводительное письмо к ней – файлы:

1) письмо_19.12.jpg, 0,1 Кб и

2) форма_6. jpg, 90 Кб

письмо_01.11.jpg, 0,1 Кб;
Пол_КП_2019.docx, 1 Мб.

На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

Вопрос про приложения в формате Excel. Если несколько таких табличных приложений в электронном виде, то как учитывать их полистное количество при оформлении реквизита «Приложение»?

Ответ

Для ответа на вопрос об оформлении реквизита документа «Отметка о приложении» необходимо руководствоваться следующими нормативными документами:

ГОСТ Р 7.0.97-2016[1] (п. 5.19);
Методическими рекомендациями по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016[2] (п. 4.19).

Допускаем, что в вопросе речь идет о письме, отправленном по информационно-телекоммуникационной сети (в том числе по сети Интернет), в виде сканобраза или документа, подписанного электронной подписью, и прикрепленного к нему файла приложения в формате Excel.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах – приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др.).

Возможно два варианта оформления приложений в сопроводительных письмах и других справочно-информационных документах.

1 вариант. Если в тексте сопроводительного письма документ-приложение назван, то в отметке о наличии приложений оформляются лишь его объем и экземплярность:

2 вариант. Если в тексте сопроводительного письма документ-приложение не назван, то в отметке о наличии приложений этот документ должен быть идентифицирован (описан, озаглавлен, указан) по основным реквизитам, а не только по объему и экземплярности:

При работе с электронными документами-приложениями необходимо особое внимание уделять порядку именования файлов электронных документов. Использование правильных названий для папок и файлов очень важно для доступа к связанным между собой документам на различных устройствах, подключенных к интернету, особенно для загружаемых файлов, таких как PDF-файлы, документы MS Word, электронные таблицы MS Excel и др. Создавая любой документ на своем оборудовании в конкретной системе, мы можем столкнуться с ограничениями по используемым символам внутри нее. Но для сохранения, хранения, отправки и скачивания, файла нужно присваивать ему имя с учетом некоторых правил и ограничений Интернета. Например:

Чтобы у исполнителей в вашей организации не возникали вопросы о том, как оформить разные варианты приложений, закрепите порядок оформления сопроводительных писем и приложений в инструкции по делопроизводству вашей организации.

[1] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

[2] Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ВНИИДАД, 2018).

Как указать в письме приложение в электронном виде в формате excel

Как в письме указать приложение в электронном виде?

Как правильно указать приложение в письме?

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

Как правильно оформлять приложения к документу?

Правильно оформить приложение к документу помогает реквизит «Отметка о приложении». Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация.
…
Отметка о приложении может располагаться:

после текста на сопроводительном документе;
в тексте основного документа;
на самом приложении.

Как оформляется реквизит приложение?

Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляют от поля без абзацного отступа. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений наименования приложений отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Как правильно оформить продолжение приложения?

Если текст одного приложения расположен на нескольких страницах, над текстом пишут «Продолжение приложения» и указывают его обозначение. Рисунки, формулы, таблицы, помещаемые в приложении, нумеруют арабскими цифрами в пределах приложения, добавляя перед номером обозначение приложения.

Как правильно оформить приложение в деловом письме?

При оформлении приложений следует соблюдать следующие несложные правила 4:

Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

Нужно ли подписывать приложения к договору?

Если к договору есть какие -либо приложения, то они являются неотъемлемой частью договора. Поэтому приложение обязательно прикладывается к договору и подшивается к нему. Каждая страница договора подписывается сторонами. … Если хотите, чтобы эти приложения входили в периметр договора — конечно надо подписывать, т.

Как оформляется реквизит гриф утверждения?

Согласно правилам ГОСТ в реквизите «Гриф утверждения документа» инициалы должностного лица надо указывать перед фамилией. В четвертой строке проставляют дату утверждения. Элементы реквизита можно центрировать относительно самой длинной его строки или по левому полю.

Как правильно приложения или приложение?

ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует при оформлении отметки о наличии приложений писать слово «Приложение» в единственном числе, даже когда после него перечисляется несколько приложений – см.

Как правильно оформить приложение?

Каждое приложение в дипломной работе должно иметь заголовок. Обозначаются приложения, как Вы уже поняли, заглавными буквами русского алфавита — А, Б, В и т. д., при этом исключаются буквы Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. Можно обозначать приложения и буквами латинского алфавита, исключая буквы I и O.

Как оформляется гриф согласования?

… Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности с указанием наименования организации, ученой степени, ученого звания лица, согласовавшего отчет, его личной подписи, ее расшифровки, даты согласования, печати согласующей организации.

Как писать приложение к приказу?

При первом упоминании прилагаемого документа в тексте приказа следом в скобках пишут слово «(приложение)». А если таких документов несколько, то их нумеруют с использованием знака «№ » или без него: «(приложение 1)» и «(приложение 2)» либо «(приложение № 1)» и «(приложение № 2)» – см.

Как правильно оформить приложение к договору?

Приложение оформляется на одном или нескольких листах, которые станут неотъемлемой частью договора. Оформление вступительной части документа необходимо начать с указания названия («Приложение») и на его порядковый номер. Обязательной является ссылка на сам договор, его номер и дату составления.

Как оформить приложения по госту?

Каждое приложение должно начинаться с новой страницы, а вверху по центру пишется «ПРИЛОЖЕНИЕ». Обратите внимание, что в этом слове исключительно заглавные буквы. Правило 3. Приложения обозначаются заглавными русскими буквами, но есть исключения, которые согласно ГОСТу 2.109 нельзя писать: Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ъ, Ы.

Как правильно оформить приложение к дипломной работе?

Общие правила оформления приложения к диплому устанавливает все тот же ГОСТ 7.32–2001.
…
Для обозначения приложений можно использовать все буквы русского алфавита, кроме:

непроизносимых «Ъ» и «Ь»;
сходных по начертанию с другими буквами «Й», «Ё», «Ы»;
«О» и «Ч», которые можно спутать с цифрами 0 и 4.

Как правильно оформить приложение в реферате?

Как оформить приложения в реферате.

структура реферата обязательно должна содержать специальный раздел «Приложения»;
этот раздел должен быть оформлен согласно сквозной нумерации;
каждое приложение должно располагаться на отдельном листе в порядке фигурирования их в тексте;
каждому приложению присваивается свой порядковый номер;

Файл в приложении к письму

Оформление реквизита «Отметка о наличии приложения»

При оформлении приложений к документам используется реквизит «Отметка о наличии приложения». Требования, предъявляемые к оформлению этого реквизита, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251

Отдельные вопросы оформления приложений

В государственном стандарте даны требования по оформлению приложений в сопроводительных письмах и в распорядительных документах, но приложения оформляются и в других документах, кроме того, при оформлении документов нередко возникают вопросы, которые в стандарте никак не отражены. Рассмотрим некоторые из них.

При оформлении распорядительных документов в соответствующем пункте распорядительной части документа необходимо делать ссылку на приложение. Оформляется она следующим образом:

— если приложение одно:

В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 21.01.2003 № 18-ПП «О структуре органов исполнительной власти города Москвы» Правительство Москвы постановляет:

1. Утвердить Положение о Комитете по связям с религиозными организациями города Москвы (приложение).

— если приложений несколько:

В связи с формированием Аппарата Правительства Москвы в соответствии с Законом города Москвы от 21 ноября 2001 года № 63 «О внесении изменений и дополнений в Закон города Москвы от 26 февраля 1997 года № 5 «О Правительстве Москвы»» Правительство Москвы постановляет:

1. Утвердить Положения:

— об Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1);

— о Правовом управлении Правительства Москвы (приложение 2);

— об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3);

— о Протокольном отделе Правительства Москвы (приложение 4);

На каждом приложении оформляется отметка о приложении по установленной форме:

к постановлению Правительства

от 3 декабря 2005 г. № 982-ПП

Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении:

к договору купли-продажи

от 5 июля 2005 г. № 38/93

При оформлении отметки о наличии приложения в сопроводительных письмах слово «Приложение» печатается непосредственно под текстом, без красной строки, дополнительным межстрочным интервалом от текста не отделяется:

Высылаем на рассмотрение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.

Приложение: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.

2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.

При оформлении приложений справочного характера к распорядительным, плановым, отчетным и другим документам приложения должны быть оформлены как полноценные документы, то есть должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.), заголовок к тексту документа, например:

Справка о суммах налоговых отчислений

Справка о сумме задолженности предприятия

Список членов комиссии по оценке собственности предприятия

График выполнения работ по договору

План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской Федерации от … № … «О…» и др.

Приложения визируются должностными лицами, ответственными за их подготовку.

Отметка о приложении в самом приложении

Фрагмент текста сопроводительного письма и отметка о приложении

Фрагмент текста сообщения по электронной почте

Направляем форму отчетности об информатизации деятельности и сопроводительное письмо к ней – файлы:

1) письмо_19.12.jpg, 0,1 Кб и

2) форма_6. jpg, 90 Кб

Фрагмент текста сообщения по электронной почте

письмо_01.11.jpg, 0,1 Кб;
Пол_КП_2019.docx, 1 Мб.

Визуализация отметки об удостоверении копии, которая формируется СЭД

Каменева Екатерина | эксперт в области документационного обеспечения управления

Не все так просто, как кажется с первого взгляда

С первого взгляда складывается впечатление, что приложение, а также реквизит «Отметка о наличии приложения» просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений, то большинство обращается к тексту ГОСТа Р 6.30–2003.

Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений. Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:

Где именно в документах стоит располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера?
Как нужно оформлять приложения?

Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.

Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?

Как известно, приложение А ГОСТа Р 6.30–2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит «Отметка о наличии приложения» должен находиться в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля (см. Рисунок 1). На самом деле это не так . Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см. Пример 1).

Представьте себе ситуацию, когда оформляется письмо-извещение о проведении выставки-конференции, состоящее из двух страниц, причем текст на второй странице занимает не более одной четвертой от общей площади листа. Соответственно, если реквизит «Отметка о наличии приложения» расположить в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля, то между этим реквизитом и текстом остается много свободного места (см. Рисунок выше). Как раз в это свободное место «хитрые умельцы», как со стороны организации — автора документа, так и со стороны организации-адресата, могут, предварительно потренировавшись, добавить любой текст, который позволит им получить свою выгоду. При этом руководство обеих организаций может даже и не узнать о внесении каких-либо добавлений в текст письма. Сравните два варианта одного письма, приведенные на этом развороте.

Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, реквизит «Отметка о наличии приложения» стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа. Причем отступ должен составлять 2–4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 1 , которые были изданы разработчиком ГОСТа — Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). 2

Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2–4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.

Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения», стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30–2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом . При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 они есть, и вот что там написано:

Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.

В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?

В тексте ГОСТа Р 6.30–2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, реквизит «Отметка о наличии приложения» должен оформляться всегда (см. Пример 2).

Также реквизит «Отметка о наличия приложения», при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.

Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К таким документам, например, относится протокол .

Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется и в распорядительных документах : приказах, распоряжениях, указаниях, постановлениях и решениях.

Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1», «согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. Пример 3).

Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись «Приложение»?

Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» 3 с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.

Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.

Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом.

Нужно отправить проект договора на подписание. Договор не предусматривает адресной части, и, чтобы в организации-корреспонденте он быстро дошел до нужного должностного лица, готовится сопроводительное письмо, в котором указывается конкретный сотрудник-адресат (см. Пример 2). Однако отправляемый договор является самостоятельным документом, даже, можно сказать, более важным, чем сопроводительное письмо. То есть договор не может являться приложением к письму. Поэтому в данном случае некорректно и глупо в правом верхнем углу первой страницы договора делать надпись:

Однако если отправляется не сопроводительное письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться вышеуказанная надпись.

Готовится письмо-приглашение на заседание «Клуба аудиторов» (от 18.09.2006 № 857–03/06), а в приложении к письму дается схема проезда или программа заседания. В этом случае на приложении должна делаться информационная надпись о том, к какому письму относится данное приложение.

Во-вторых, не стоит делать надпись «Приложение» на документе, который утверждается распорядительным документом. Именно при оформлении таких приложений чаще всего делают ошибки . И посмотрите, что получается: есть варианты, когда отсутствует необходимая информация (Пример 6) или когда она дублируется (Примеры 7 и 8).

Возможные варианты неправильного оформления этим не ограничиваются. Однако правила оформления приложений к распорядительным документам регламентируются на примере указов и распоряжений Президента Российской Федерации в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30–2003, а не надпись «Приложение №» с данными распорядительного документа. Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение №» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.

Как нужно оформлять приложения?

При оформлении приложений следует соблюдать следующие несложные правила 4 :

Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу на первой странице приложения в надписи «Приложение…» (см. Пример 5) или в реквизите «Гриф утверждения документа» (см. Пример 9).

Там же можно узнать об авторе приложения. Именно поэтому на приложении не оформляется реквизит «Наименование организации».

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, в конце заголовка точка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.

Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см. Пример 9).

Заканчивая статью, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением документов или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.

1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003. — ВНИИДАД. — 2003.

2 Месторасположение некоторых реквизитов, которые должны оформляться только в конкретных зонах страницы документа, указываются непосредственно в тексте ГОСТа Р 6.30–2003 и вышеназванных Методических рекомендациях. К таким реквизитам относятся: «Визы согласования документа», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении документа в организацию», «Идентификатор электронной копии документа».

3 При наличии нескольких приложений они нумеруются, т.е. надпись «Приложение» должна включать знак «№» и порядковый номер приложения (см. Пример 5).

4 Исключения составляют самостоятельные документы, которые не имеют адресной части, отправляются с сопроводительным письмом в стороннюю организацию (см. Пример 4) и указываются в письме как приложения. Данные документы оформляются стандартно, т.е. по правилам, применяемым к определенным видам документов.

Источник