Примите коммерческое предложение как пишется

Три золотых правила коммерческого предложения

1. КП должно быть основано на потребностях фирмы, которой вы его отправляете. Рассказ о том, какая вы замечательная компании, как много вы знаете и умеете, какой у вас широкий ассортимент и умницы-поставщики – прямой путь в корзину. Поменьше местоимений «мы» и больше «вы».

Неправильно:

Мы поможем увеличить конверсию сайта вдвое.
Наш антивирусник навсегда избавит вас от кибер-угроз.
Предлагаем вашему ресторану услуги прачечной.

Правильно:

Вы сможете увеличить конверсию сайта в 2 раза.
Ваши компьютеры будут под защитой 24 часа в сутки.
Хотите всегда иметь запас чистых скатертей и передников и навсегда забыть про пятна?

2. КП должно быть адресовано (и отправлено тоже) непосредственно лицу, принимающему решения. Письма, отправленные в коммерческий отдел, маркетологу, безымянному директору или руководителю и на деревню дедушке до адресата не дойдут.
3. Как вы выбираете книгу и просматриваете новости в интернете? По заголовкам. В правильном коммерческом предложении действует то же самое правило – если вы заинтересуете броским, ярким и интересным заголовком, то КП прочтут. Если же заголовок будет невнятный или вовсе отсутствует, то велика вероятность, что письмо отправят в корзину.

Как узнать потребности для КП

• Бизнес-цели клиента
• Когда эти цели планируется достичь
• Проблемы и трудности клиента
• Цена бездействия клиента
• Какими метриками оценки пользуется клиент

Если вы знаете потребности клиента, то вы легко сможете написать, как с помощью ваших услуг эти потребности удовлетворяются.

А что делать, когда вместо встречи, по итогам который вы можете написать красивое и правильное коммерческое предложение, вам предлагают сразу отправить КП?

Как написать «холодное» коммерческое предложение

Главная опасность, которая подстерегает «холодное» КП – его могут удалить. Причем сделать как в момент получения письма, так и в процессе прочтения. Поэтому при составлении холодного коммерческого предложения приходится бороться с тремя рисками.

• Удаление письма на этапе получения. Чтобы этого не произошло, нужно привлечь внимание. В случае отсылки е-мейлом вариант только один – тема письма. Если коммерческое предложение отправляется почтой или курьером, можно попробовать нестандартные конверты.
• Удаление письма на этапе открытия. Ваше предложение должно быть привлекательным для клиента. Причем оффер должен находиться в самом начале письма и бросаться в глаза. Это заставит читать его дальше.
• Удаление письма на этапе прочтения. Поздравляем, ваше предложение заинтересовало потенциального клиента. Но это совершенно не значит, что он дочитает письмо до конца. Аргументы в пользу сотрудничества с вами и выгоды для читающего должны быть неоспоримы. Но об этом чуть ниже.

«Холодное» коммерческое предложение должно быть как можно короче. Получатель делает вам одолжение, читая его, так что не стоит надолго отвлекать его внимание. И помним, что «холодное» КП могут отправить в корзину в любой момент.

Еще один важный момент – кому адресовать «холодное» КП? Если у вас есть электронный адрес лица, принимающего решение, это хорошо. Но чаще такие письма отправляются на один из общих ящиков компании, и читать его будут люди, не принимающие решения. Оно должно выглядеть достаточно убедительно, чтобы его передали руководству.

Структура коммерческого предложения

Структура коммерческого предложения, вне зависимости от того, «холодное» оно или «горячее», всегда одинаковая. Просто в «холодном» вы пытаетесь предугадать потребности клиента, а в «горячем» аргументируете свою полезность для компании на основании реальных фактов. «Холодное» КП не должно превышать 1 страницы, «горячее» может быть гораздо длиннее, причем не всегда это текстовый документ, вполне допустимы КП в формате презентации.

Заголовок

Заголовок в коммерческом предложении по своей значимости похож на заголовок в СМИ – если он цепляет, то документ прочтут. Для холодного КП это самый важный элемент. Заголовок должен рассказать, как будет решена проблема или какую выгоду извлечет компания, и при этом зацепить читателя. Оптимальная длина заголовка одна строка.

Чего следует избегать в заголовках:

• Спамность. Бесплатно, гарантия, ограниченное предложение и тому подобные слова лучше забыть. Если вы используете в заголовке цифры, то это должно быть описание, а не призыв.
• Размытость.
  Неправильно: Тысячи потенциальных клиентов в день (непонятно, откуда эти клиенты возьмутся).
  Правильно: Размещение рекламы на сайте с посещаемостью 10 тысяч уникальных посетителей в сутки.
• Отсутствие конкретики. Любые «красивые, но ниочемные» заголовки: тайны ведения бизнеса, раскрываем секрет миллионеров. Факты будут выглядеть привлекательнее: Подключение виджета увеличило конверсию сайта компании Х на 30%.
• Оценка. Избегать оценочных слов – выгодный, самый быстрый, лучший, уникальный.

Оффер

То, ради чего КП пишется – суть вашего предложения. Подавать его нужно с точки зрения выгоды для клиента, то есть не «мы предлагаем», а «вы получаете». Как это сделать? Сначала кратко обозначаете проблему клиента, а потом рассказываете, как она решается. Здесь не должно быть пространных подводок и не несущих конкретики фраз. Хорошо изучите потребность клиента и предложения конкурентов. По сути оффер – это уникальное торговое предложение вашего КП (как сформулировать работающее УТП читайте здесь).

Чего следует избегать в офферах:

• Расплывчатость формулировок. Оффер должен соответствовать ценностям клиента и рассказывать о конкретных выгодах.
  Неправильно: Наш виджет можно подключить к любому сайту.
  Правильно: Виджет адаптируется под дизайн вашего сайта.
  Вы получите все способы коммуникации с клиентами на одной панели.
• Неправдоподобность. Обещания не должны вызывать сомнения у клиента. Предложения «только свежая рыба» и «ремонт офиса за 1 день» обязательно вызовут вопросы. А вот «доставка только что пойманной рыбы вертолетом из Владивостока» или «покраска стен офиса за 1 день» уже вполне реальны.
• Штампы и клише. Вычеркиваем фразы: доступные цены, эксклюзивное предложение, команда профессионалов и т.п.

Убеждение

У любого клиента есть список критериев, на которые он ориентируется при выборе деловых партнеров. Это могут быть сроки поставки, скорость выполнения работ, цена, техподдержка, схема оплаты услуг и многое другое. Приведите аргумент по каждому из пунктов. Доказательством могут служить кейсы, сертификаты, отзывы, а вот общих слов и оценочных суждений лучше избегать. Важно расположить выгоды в правильном порядке. В оффере у нас фигурирует самый сильный аргумент. Остальные мы располагаем от самого слабого к сильному. Не забываем характеристики товара или описание услуги переводить в выгоду. Не стоит обещать того, что вы не сможете выполнить.

Цена

Аргументы от слабого к сильному мы выстраивали не просто так. Когда следом за значимым для клиента критерием появляется цена вашей услуги, она не пугает. Стоимость обязательно нужно обосновать:

• преимуществом услуги
• описанием того, что в нее входит
• выгоды от использования
• сравнение цен

Специалисты советуют избегать слова «цена», лучше заменить его словом «стоимость», а там, где уместно, использовать «инвестицию».

Развеиваем сомнения

Вся информации озвучена и осталось завершить все красивым аккордом. Здесь можно написать, почему с вами безопасно и выгодно сотрудничать.

• Предложите тестовый период
• Снижение рисков. Например, постоплата
• Гарантии. Например, круглосуточная техподдержка.
• Отзывы

Призыв к действию

После прочтения коммерческого предложения потенциальный клиент должен что-то сделать – позвонить, написать, оставить заявку на сайте или приехать к вам в офис. Призыв должен быть один и выражен сильным глаголом. Не стоит употреблять фразу «вы можете», она снижает эффект.

В этом пункте можно использовать ограничения – обозначить срок действия вашего предложения или указать остаток количества товара. Лучше всего этот момент описать черед выгоду: позвоните до 1 января и подключите услугу за 1 тысячу рублей. С Нового года тарифы изменятся.

Контакты

Лучше указать все имеющиеся у вас контактные данные. Клиент сможет выбрать удобный ему способ связи.

5 правил оформления коммерческого предложения

Коммерческое предложение важно не только правильно написать. Страницу, а то и больше сплошного текста вряд ли кто-то захочет читать. Поэтому нужно уделить внимание не только содержанию, но и оформлению.

1. Используем короткие предложения.
2. Один абзац – одна мысль. Оптимальный размер абзаца 4-5 строк. Каждый абзац отделяется от другого пустой строкой, потому что читателю так легче воспринимать написанное.
3. Используем заголовки, подзаголовки, списки, выделяем ключевые моменты жирным шрифтом или курсивом.
4. Визуальные элементы оформления (графики, таблицы, инфографика) в некоторых случаях бывают убедительнее текста.
5. Используем максимум 2 шрифта и три цвета. При этом шрифты не должны быть вычурными.

5 гарантированных способов написать плохое коммерческое предложение

1. Начните коммерческое предложение с фразы: «Компания «Пожуемка» уже 20 лет занимается доставкой готовых обедов в офис. За это время нашими клиентами стали десятки тысяч человек. Наши обеды они предпочитают домашним». И дальше в том же стиле. Получателю коммерческого предложения глубоко плевать на ваши заслуги и достижения. Про то, какая ваша компания замечательная, можно рассказать ближе к концу КП, но сделать это кратко и лучше в форме отзыва или кейса.
2. «Ваша компания – лидер рынка, образец для подражания, флагман отрасли, демонстрирует рост, процветание и стабильность». Отличный прием, если вы хотите, чтобы КП отправилось в корзину. От коммерческого предложения ждут выгоды, а не дифирамбов.
3. Начните критиковать и запугивать клиента. Да, у клиента есть проблема, которую вы можете решить. Но это не он довел компанию до ручки. Это вы хотите помочь сделать бизнес эффективнее и успешнее.
4. Начните КП с длинной и заумной фразы. «Стремление выделиться среди среднестатистических компаний, занимающих конъюнктурные ниши рынка, заставило нас начать оказывать беспрецедентно высококачественные услуги, заключающиеся в индивидуальном подходе к каждому клиенту через призму симбиотического воздействия». Клиент начнет чувствовать себя полным идиотом. У вас была такая цель?
5. Занудство. Не впадайте в иллюзию, что коммерческое предложение должно быть написано сухим канцелярским языком.

Конструкторы коммерческих предложений

Интернет предлагает массу шаблонов, конструкторов и генераторов КП. Составить коммерческое предложение можно и бесплатно, и за деньги. Вот несколько сервисов в помощь тем, у кого нет времени самостоятельно заниматься разработкой коммерческих предложений.

• task-on.ru/kp. Обещает составление коммерческого предложения и счет бонусом всего за 30 секунд. В программе есть готовые шаблоны КП, можно загрузить свой. Главная задача – автоматизировать процесс. Благодаря этому «скорость создания коммерческих предложений увеличивается в 9 раз». Есть бесплатная пробная версия на 20 КП. Остальное за деньги от 5 до 10 тысяч в месяц.
• quoteroller.com. Составление коммерческого предложения по шаблонам, но, несмотря на это, создатели обещают, что каждое КП будет оригинальным и индивидуальным. Для доступа нужно зарегистрироваться. Регистрация бесплатная. Также есть приложение для смартфонов и планшетов.

÷Пользуясь готовыми шаблонами и конструкторами, помните, что они отвечают только за форму, но не за содержание. Правильное и работающее коммерческое предложение можно составить только на основе тщательного анализа потребностей потенциального клиента.

У Callibri есть телеграм-канал — присоединяйтесь, чтобы не пропустить свежие кейсы, материалы блога и обновления сервисов.

Коммерческое предложение (КП) относится к форме общения между предпринимателями, в виде приглашения к содействию. Основной целью КП является стремление заинтересовать партнера в предлагаемом проекте. Однако, довольно часто предприниматели не всегда с серьезностью относятся к новшествам.

Одним из способов — более внимательно отнестись к предложению, является сопроводительное письмо (СП). О том, как его составить попробуем разобраться в предлагаемой статье.

Зачем нужно?

Сопровождающее письмо является важной составляющей, особенно, если фирма рассылает «холодные» предложения. Обычно, редко кто открывает приложенные файлы с предложениями, удаляя их сразу. Однако, если грамотно составить СП, где интересно выложить текст, потенциальный адресат может уделить ему небольшое внимание, а это уже может побудить его заинтересоваться предложением более внимательно.

Основной целью СП является:

1. Краткое ознакомление потенциального клиента с содержанием предложения по бизнесу, чтобы он заинтересовался предложенным проектом.
2. Не загромождение предложенного проекта приветственными и прочими ненужными сведениями, а лишь сосредоточиться на конкретном изложении его сути.
3. Предполагается, что это будет стимулировать клиента в предлагаемом взаимосотрудничестве.

Особенно важно это для компаний, работающих в сфере «холодных продаж». Учитывая, что КП читает мало клиентов, важность сопровождающего письма и его роль значительно повышается.

Также нежелательно отказываться отправки предложения партнеру, если накануне были осуществлены устные переговоры относительно проекта по телефону или при личной встрече. Надо иметь ввиду, что сведения, полученные устно, партнер может забыть из-за своей загруженности. Письмо же станет документальным уведомлением о разговоре.

К инициативе о взаимосотрудничестве могут быть приложены:

• Каталоги товарного ассортимента.
• Тарифы на услуги и товары в форме прайс-листов.
• Сроки организации фирмой официальных мероприятий в виде конференций и выставок, и пр.

Требования к сопроводительному письму

Предложение и сопровождающее письмо к нему могут отсылаться, как от физлица, так и от имени всей фирмы, отделов и даже непосредственно от должностных работников. Также, получателем КП может быть, либо физлицо, фирма, либо коллектив.

Если СП отправляет фирма, то независимо от способа рассылки (электронной отсылкой или на бумажном носителе), его требуется составлять на фирменном бланке. При этом, формируя такое послание, рекомендуется обратить внимание на следующие требования к посланию, которые нужно соблюдать:

1. Предметность. Требуется излагать сведения, касающиеся только одного проекта, то есть, если фирма занимается несколькими направлениями, то в одном КП не желательно упоминать детали другого проекта. Также, желательно излагать текст без эмоционального сопровождения.
2. Лаконичность. Объемные письма, на практике, читаются намного реже. Поэтому, сопровождающее письмо рекомендуется размещать на половине странице, в крайнем варианте — не больше, чем на одной. Не рекомендуется использовать фразу «Коммерческое предложение». Это нередко может отпугнуть клиента, посчитавшего, что фирма хочет получить быструю прибыль, не предоставляя услуги или товары надлежащего качества.
3. Доступность текста. Нельзя в тексте использовать профессиональные термины и непонятную аббревиатуру. Суть проекта надо излагать конкретно и четко.
4. Побуждение к активному действию. Актуальным решением считается рекомендации что-то исполнить, если лицо заинтересовалось проектом. К примеру, просмотреть материал, приложенный к посланию, позвонить по отмеченному телефону и т. д. Это обусловливается тем, что клиенты не всегда соображают, что от них требуется для принятия предложения. Поэтому, обозначение алгоритма действий упростит его цель.

Как составить сопроводительное письмо к коммерческому предложению в 2023 году?

Утвержденного шаблона СП к рекомендации рассмотреть проект законодательными нормами не предусмотрено. Такое послание пишется в произвольном стиле, с соблюдением общепринятых правил в делопроизводстве:

1) Начало составления СП требуется осуществлять с обращения к конкретному физлицу или фирме, не допуская общих фраз, свидетельствующих о массовой рассылке.

2) После этого излагается основной текст, с отображением краткой презентации фирмы, предлагающей сотрудничество, товары или услуги, а также с обозначением основных моментов выгоды взаимосотрудничества и контакты фирмы.

3) В завершение СП нужно выразить уважение к клиенту «С уважением, … (должность, название фирмы и Ф.И.О. отправителя)».

Текст сопроводительного письма

Заполняя основной текст сопровождающего послания к КП надо учитываться следующие особенности:

1) Нельзя обременять КП объемными данными (краткость – сестра таланта).

2) Текст должен быть лаконичным, четко содержащим суть предложения.

3) Также, при приложении к СП дополнительных документов перечислить их в приложении. Это могут быть:

• Тарифы на продукцию и услуги.
• График проведения акций.
• Официальные приглашения на организованные семинары или выставки.

Объем текста СП не должен превышать одной страницы. При этом, он обязан быть написан грамотно, без ошибок с четким соблюдением общепринятой структуры документа в современном делопроизводстве.

Пример.

• Нужно поприветствовать адресата и желательно по имени и отчеству, например,

«Здравствуйте, уважаемая Татьяна Сергеевна!».

• Затем требуется представиться, либо от своего имени, либо от лица фирмы, с указанием должность и деятельности фирмы. Например,

Автосалон «Автомотор» предлагает большой выбор автомашин и мототехники знаменитых брендов по реальным ценам, а также гибкие формы оплаты, предусматривающих:

• Различные способы расчетов …;
• Оформление покупки в рассрочку до …;
• В приложении имеется пригласительный билет на выставку … по адресу …
• При появлении вопросов, свяжитесь с нами по тел. ….

В завершение, нужно выразить уважение к партнеру и поблагодарить его за уделенное внимание, например,

• «Благодарим за уделенное время, …
• «С уважением, руководитель автосалона «Автомотор», …;

Ниже предлагает один из примеров сопровождающего послания к КП.

Пример сопроводительного письма к коммерческому предложению

Скачать образец и бланк

• Образец, doc
• Бланк, doc

Когда и каким образом отправляется?

Сопровождающее послание с КП может отсылаться, как от имени фирмы, так и от конкретного отдела или работающего лица. Отсылать КП допускается, не только конкретному лицу, но и группе потенциальных клиентов.

При отправлении послания от имени фирмы рекомендуется составлять письмо на фирменном бланке.

Рассылка предложений вместе с сопровождающим письмом, обычно осуществляется при создании нового проекта с целью, чтобы о новом предложении узнало, как можно больше клиентов. При этом, рассылку можно осуществлять следующими способами:

1. Через почту России, используя заказные отправления. Но это не очень эффективно и затратно.
2. Через курьера. Это особенно важно, когда коммерческое предложение направляется компании, с которой фирма давно сотрудничает.
3. Используя Интернет. Этот способ на сегодняшний день получил наибольшую популярность, при массовой рассылке «холодных» писем с КП.

Заключение

Подводя итоги, надо отметить, что сопровождающее послание является важным элементом в любом отправляемом КП о взаимосотрудничестве. От грамотности формирования такого послания, а также от того – насколько оно будет актуально, будет зависеть число отзывов на разосланный проекты.