Проект как пишется план

Все процессы, понятия или предметы с чего-то начинаются. Этот момент начала произошел несколько дней или лет назад, и все выглядело по-другому – не так, как сейчас. Смотря, например, на машину, мы понимаем, что в самом начале она не была такой: сначала появилась идея, затем эта идея была донесена другим людям, что вызвало обсуждение; к работе подключились дизайнеры, был запущен процесс сборки и многое другое.

Описанное выше – незначительный пример. Но он отлично объясняет суть – у всего есть начало.

Управление проектами – не исключение. Будучи сложной цепочкой задач и процессов, оно также с чего-то начинается. Этим первым шагом является план проекта.

В этой статье мы поговорим о плане и процессе планирования, а также разъясним моменты, связанные с вопросом «Как создать такой план». Мы выделили 7 шагов.

Что же такое план проекта?

Вы могли заметить, что мы помимо плана упомянули и процесс планирования. Какая между ними разница? Все очень просто.

Планирование – это процесс, обсуждение. Во время него выясняется объем работ, цели и пути, необходимые для их достижения.

План же – это официальный документ, содержащий все решения по планированию, утвержденный объем, затраты. Его главные функции – контроль, оказание содействия общению между участниками и составление графика.

Создавая план проекта, менеджер уже должен обладать ключевыми знаниями и умениями. Это повышает шансы на успешную его реализацию. Кроме того, подготовленный план поможет предвидеть и избежать необязательных ошибок и принятия неверных решений, а также поспособствует экономии времени и уменьшению затрат.

Цели плана проекта

Хорошо подготовленный план должен отвечать на следующие вопросы.

Почему?

Должны быть выяснены причины, почему на проект выделяются средства; какая проблема должна быть решена.

Что?

Вопрос касается работы, которая должна быть выполнена для достижения результата и конечных целей.

Кто?

Вопрос о вовлеченных людях, их ролях и ответственности; о том, как они должны быть организованны.

Когда?

Здесь речь идет о графике/продолжительности проекта.

Как составить план проекта?

Перед тем как заняться составлением, менеджер должен быть осведомлен о большом количестве вопросов, которые будут возникать на протяжении всего проекта, и ответов на них. Каждый вопрос можно выделить отдельно. Но все же лучше определить общие характерные шаблоны и модели. Итак, что же необходимо делать менеджеру для составления плана проекта.

1. Общайтесь

Первым шагом к успеху является общение с командой о целях, участниках, задачах, т.д. Менеджер должен знать, кто и за какую задачу ответственен, о сроках, а также просто обо всем, что происходит в проекте.

Стоит добавить, что общение – это не только первый шаг. Общаться стоит на протяжении всего проекта – это ключ к успеху.

2. Определите участников и цели

Определение всех участников проекта иногда вызывает сложности: их может быть очень много. Более того, они прямо или косвенно, в большей или меньшей степени могут оказывать влияние на проект. Именно поэтому важно определить всех тех, кто напрямую влияет на составление плана и серьезно отнестись к их пожеланиям.

Кто может быть участником проекта:

• Заказчик – человек, непосредственно финансирующий и утверждающий работу;
• Менеджер проекта – человек, занимающийся планированием с последующим созданием, исполнением и контролем над проектом;
• Команда проекта, которая создает конечный продукт. Члены команды участвуют во многих важных процессах, среди которых разработка, обеспечение качества, работа над дизайном и т.д. Как правило, они не утверждают проект;
• Конечный пользователь;
• Другие. В этот список могут входить самые разнообразные люди: риск-аналитики, специалисты по снабжению и т.д.

Что можно сделать на этой стадии? Проведите интервью с ключевыми участниками. Так вы поймете, какие требования ставятся, и какие цели стоит достигнуть. Наиболее эффективным способом достижения целей является SMART методика постановки целей.

Проведение интервью также позволяет менеджеру осознать, какую проблему решает проект, и почему вообще он финансируется.

Это наш почему вопрос.

3. Определите весь объем работ

Несомненно, самая важная часть любого планирования. Все ключевые моменты выделяются и обсуждаются здесь: обоснование, описание продукта, критерии соответствия, цели и результаты, ограничения, предположения, стоимостная оценка и некоторые другие. Все участники проекта должны прийти к полному пониманию и соглашению на этой стадии. Как только обсуждение заканчивается, все важное заносится в документ, в котором фиксируются описание содержания и объема проекта.

На этой стадии также уменьшаются риски недопонимания, которые могут привести к неконтролируемому расширению масштабов проекта.

Это наш что вопрос.

4. Определите роли и ответственности

Одна из важнейших задач менеджера – распределение задач между членами команды. Они должны знать свои роли и сферу ответственности. И, конечно же, не следует забывать, что команды – это сформированные единицы с определенным числом участников.

Это наш кто вопрос.

5. Составьте график проекта

Этот пункт – непосредственное продолжение предыдущего. Как только роли и ответственность будут распределены, следующим шагом будет установление продолжительности работы для каждого ресурса с датами начала/окончания.

Это наш когда вопрос.

На этой же стадии менеджер устанавливает ключевые события, критический путь – в общем, имеет дело с графиком выполнения работ.

Какой же инструмент для работы с проектом выбрать?

6. Визуализируйте план проекта при помощи диаграммы Ганта

Заметим, что некоторые люди, говоря о графике, подразумевают весь проект. Это не совсем так. Визуализированный график – это всего лишь часть планирования и плана как такового. Весь проект представляет собой более сложную структуру.

Воспользуйтесь GanttPRO – онлайн инструментом для планирования проектов. С его помощью менеджер может:

• Создавать и распределять задачи;
• Устанавливать их продолжительность с датами начала и окончания.
• Устанавливать зависимости между задачами. Менеджер следит за всеми событиями и знает, когда завершающаяся задача дает начало следующей;
• Следить за прогрессом отдельно взятых событий и проекта в целом;
• Определять ресурсы, необходимые для выполнения задач;
• Устанавливать стоимость ресурсов;
• Взаимодействовать с членами команды и просматривать все сделанные ими изменения;
• Следить за ключевыми событиями;
• Визуализировать критический путь – наиболее короткий промежуток времени, необходимый для завершения проекта.

С диаграммами Ганта GanttPRO легко управлять процессами планирования и составлять проект.

7. Управляйте рисками

Все стадии проекта могут подвергаться рискам. Поэтому управление ими – один из важнейших моментов в планировании.

Опытный менеджер способен не только оценивать и предвидеть такие ситуации, но и создавать план со способами их решения. Команда, в свою очередь, также должна знать, как реагировать на любые перемены.

Какие риски могут возникнуть?

• Оптимистичные ожидания о времени и затратах;
• Плохо обозначенные требования и пожелания;
• Плохо обозначенные роли и ответственности;
• Перемены в требованиях;
• Новые требования;
• Сокращение бюджета;
• Плохое взаимодействие.

Подытожим

Идентичных проектов не существует. Один может быть отлично реализован без рисков и перенесенных сроков. Другой может провалиться, даже если в нем будут те же участники, затраты, график и цели. Риски и перемены в проекте неизбежны. Но все же облегчить само планирование и составить план помогут грамотно распланированные объем работ, график, оцененные риски и отличная командная работа. В таком случае даже трудные проекты могут приносить удовольствие.

А у вас есть опыт планирования проектов?

Обучающиеся или студенты часто задают научным руководителям вопрос Как делать индивидуальный проект? или Как сделать индивидуальный исследовательский проект грамотно и правильно его оформить. Для начала мы бы задались вопросом, что представляет собой структура индивидуального проекта и как составить его план.

Для ответа на эти вопросы необходимо рассмотреть структуру индивидуального проекта для студента или обучающегося школы и выяснить, что же такое учебный исследовательский проект, как правильно спланировать работу над ним и составить план индивидуального проекта совместно с руководителем.

Индивидуальный проект – это научно-исследовательская работа или просто исследовательская работа, поэтому в ней обязательно наличие объекта исследования и предмета исследования (указываются во введении).

Перед тем, как приступить к работе над проектом школьнику следует составить план индивидуального проекта и учесть, что в исследовательском проекте обязательно наличие исследования и его результатов, это не должен быть рассказ по теме или обычный реферат.

Также, необходимо помнить, что основным отличием предмета исследования от объекта исследования является то, что под предметом исследования понимаются значимые с теоретической или практической точки зрения свойства, особенности или стороны объекта.

План индивидуального проекта

Рассмотрим подробно план индивидуального учебного исследовательского проекта студента или обучающегося и определим его основные разделы и требования.

Введение

Во введении индивидуального исследовательского проекта указывается цель и задачи проекта, объект и предмет исследования, также может указываться гипотеза, теоретическая и практическая значимость исследования.

Раздел 1

Раздел 1 индивидуального проекта — это теоретический раздел, состоящий из двух параграфов.

Раздел 1 пишется в форме литературного обзора. Основные задачи литературного обзора – раскрыть степень научной разработанности различных проблем, связанных с темой исследования, сравнить альтернативные точки зрения, сформулировать собственную позицию.

Литературный обзор – это не переписывание литературных и прочих источников, а их анализ, сопоставление позиций различных авторов. Обязательна корректная расстановка ссылок, точное указание фамилий и инициалов ученых, использование как отечественных, так и зарубежных (переводных) источников. Теоретическая глава должна отражать все многообразие мнений по рассматриваемой проблеме.

Параграф 1.1 как правило посвящается уточнению понятия объекта, а параграф 1.2 посвящается предмету исследования.

Раздел 2

Раздел 2 индивидуального проекта — это методика и результаты исследования.

Параграф 2.1 Методика исследования.

Параграф 2.2 Результаты исследования в виде таблиц, графиков, диаграмм. Материал этого раздела базируется на тщательном и всестороннем изучении и глубоком анализе статистического и фактического материала по теме исследования, а также включает в себя предложения автора по цели исследования.

Работая над основной частью индивидуального проекта, студент должен знать, что общим правилом для любой научной работы является доказательность высказываемых утверждений.

Утверждения, приводимые в индивидуальной работе, необходимо обосновать, подкрепить цифрами, фактами или цитатами.

Заключение индивидуального проекта

Согласно структуре в заключении индивидуального исследовательского проекта учащегося или студента отражаются выводы по проведенному исследованию, а также анализируется, достигнута ли цель, выполнены ли поставленные задачи.

Также, можно указать в какой области могут быть применены результаты проведенного исследования, будет ли дополнен план индивидуального проекта, расширено или продлено исследование в рамках данного исследовательского проекта учащегося образовательного учреждения.

Если Вы желаете разместить ссылку на эту страницу, установите у себя на сайте или форуме один из следующих кодов:

Код ссылки на страницу «Структура индивидуального проекта студента«:
<a href=»http://obuchonok.ru/node/1774″ target=»_blank»>Структура индивидуального проекта</a>

Код ссылки на форум:
[URL=http://obuchonok.ru/node/1774]Структура индивидуального проекта студента[/URL]

Государственное образовательное бюджетное учреждение

среднего профессионального образования

Благовещенский техникум физической культуры

Как написать проект

(рекомендации по написанию)

Благовещенск, 2013

Пояснительная записка

В условиях постоянно растущих темпов обновления знаний, техники и технологий скорость их изменений стала опережать динамику смены поколений людей.

Критерием успешности для будущего специалиста становится не столько результативность в изучении учебных предметов, сколько отношение человека к возможностям собственного познания, приобретение личностного и профессионального опыта в процессе обучения нестандартными средствами, выработка у студентов стремления и умения самостоятельно добывать и использовать новые знания.

При традиционном подходе к образованию, традиционных средствах обучения ориентированных на классно-урочную форму занятий это невозможно. Необходимо вовлекать каждого студента в активный познавательный процесс, создавать адекватную учебно-предметную среду, которая обеспечивала бы возможность свободного доступа к различным источникам, возможность работать в сотрудничестве при решении разнообразных проблем. Наиболее перспективным для технологии является метод проектов.

В основу метода проектов положена идея о направленности учебно-познавательной деятельности студента на результат, который получается при решении той или иной практически или теоретически значимой проблемы.

Содержание и форма реализации студенческих проектов отличаются большим разнообразием, а тематика варьируется в соответствии с пожеланиями студентов. Да и публичная защита проектов – зрелищное шоу, где каждый может показать себя, приобрести опыт общения с большой аудиторией, отстаивания своих позиций.

Пособие рекомендовано преподавателям и студентам. Оно поможет правильно выстроить проект в соответствии с предъявляемыми требованиями.

Использованы материалы семинара «Как подготовить заявку на грант» Амурской региональной общественной организации Центр общественного развития «Амур – батюшка».

Составитель: Т.Г.  Петренко, методист ГОБУ СПО АО Благовещенский техникум физической культуры  

Учебные формулировки социальных проблем

1.	Глобальное изменений климата, парниковый эффект.
2.	Недостаток финансовых средств, литературы необходимых для занятий в обществе сохранения культурного наследия г. Благовещенска.
3.	Молодежь и подростки много курят, пьют спиртные напитки, в результате чего катастрофически портится здоровье нации.
4.	Тяжелое материальное положение инвалидов, пенсионеров.
5.	Жители домов по ул. Забурхановской не хотят поддерживать общественный порядок в своем районе.
6.	Уничтожение уникального природного объекта «Мухинка» в результате загрязнения озера, засорения территории, уничтожения редких растений, разрушения склонов сопок отдыхающими туристами.
7.	В микрорайоне ??? отсутствует инфраструктура для оказания образовательных и консультационных услуг жителям.
8.	По данным ГУВД уровень подростковой преступности в центральной части г. Благовещенска за последние  два года вырос в 3,7 раза. В 2,9 раза возросло число случаев насилия в отношении детей и подростков в учебных заведениях и на улицах города.
9.	В городских поликлиниках нет пандусов для инвалидов-колясочников.
10.	В городе не проводятся акции по гуманному отношению к бездомным животным.
11.	Число спортивных площадок в г. Благовещенске значительно ниже международных норм для городских поселений, утвержденных ЮНЕСКО
12.	Цены в городских точках общественного питания недоступны для пенсионеров, что негативно влияет на их моральное состояние и здоровье
13.	В микрорайоне ??? атмосферный воздух загрязнен окислами углерода и серы в результате отсутствия фильтра в котельной. Выбросы этих веществ превышают предельно-допустимые концентрации
14.	Высокий уровень заболеваемости студентов техникума в связи с отсутствием точки общественного питания
15.	В городе недостаточно внимания уделяется организации досуга пожилых людей

Постановка проблемы

(на что нужно обратить внимание при постановке проблемы)

1. Почему возникла необходимость в реализации проекта?
2. Обстоятельства, побудившие разработать проект.
3. Важность и значимость проекта для нашей территории.
4. Разумность масштаба (не предпринимается ли попытка решить все мировые проблемы сразу?)
5. Подтверждение проблемы статистикой, ссылками на мнение экспертов, литературными источниками.
6. Формулирование проблемы с точки зрения тех, чьим нуждам служит проект (а не самих авторов проекта).
7. Отсутствие в содержании голословных утверждений.
8. Интересен ли раздел для чтения, лаконичность, неперегруженность специальной терминологией.
9. Определение основного способа (стратегии) решения проблемы.

Рекомендации к формулировке цели

Цель должна (быть)

• конкретной (направленной на изменение конкретной ситуации или на достижение конкретного результата);
• измеримой (имеющей конкретные показатели, отражающей изменения – цифры, проценты и др.);
• реалистичной (обеспеченной достаточными ресурсами);
• достижимой в рамках данного проекта;
• иметь временные рамки;
• предусматривать итоговый результат;
• соответствовать степени компетентности и подготовленности исполнителей проекта.

Рекомендации к формулировке задач

• Избегать слов: «поддерживать», «улучшать», «усиливать», «содействовать», «координировать», «перестраивать».
• Более подходящими считаются слова: «подготовить», «распределить», «уменьшить», «увеличить», «организовать», «изготовить», «разработать», «провести» и т.п.
• При формулировании задач учитывать следующие критерии: конкретность, исчисляемость, территориальность, реальность, определенность во времени.

Требования к разделам «Цель» и «Задачи»

1. Цель и задачи логично следуют из раздела «постановка социальной проблемы».
2. Из разделов должно быть ясно, что получится в результате выполнения проекта, какие произойдут изменения в существующей ситуации.
3. Результаты проекта поддаются измерению.
4. Достаточно высокая вероятность того, что в результате выполнения проекта все поставленные задачи будут решены.
5. Язык ясен и четок, НЕ использована специальная терминология (в социальных проектах).

Рекомендации к разделу «План выполнения проекта»

1. Указать все ключевые мероприятия проекта.
2. Перечень мероприятий должен быть разумно ограничен с учетом предусмотренных сроков и общей стоимости проекта.
3. Должны быть понятны причины выбора именно этих мероприятий.
4. последовательность выполнения мероприятий должна быть понятна и убедительна.
5. Состав ответственных, исполнителей и партнеров проекта долен быть объясним

Формат рабочего плана, который помогает повысить эффективность планирования

№	Мероприятие	Сроки	Риски	Мероприятия по локализации	Ресурсы	Планируемые результаты
Имеющиеся	Недостающие
1.
2.
3.

Предлагаемые шаги для оценки эффективности выполнения рабочего плана

1. Сопоставление запланированных и достигнутых результатов.
2. Инвентаризация незапланированных результатов и уточнение их причин
3. Сопоставление затраченных ресурсов и достигнутых результатов
4. Польза, полученная организацией.
5. Незапланированные издержки. Организации.
6. Степень влияния на решаемую задачу (проблему).
7. Выводы о продолжении деятельности, корректировка рабочих планов.

Бюджет и его обоснование

Основное внимание при составлении бюджета (сметы расходов) нужно сосредоточить на следующих вопросах:

1. Сколько нужно средств на выполнение проекта?
2. Какую часть (сколько средств) вы используете в качестве собственного вклада, сколько запрашиваете у партнеров, какую часть привлекаете дополнительно из других источников?
3. На какие цели будут использованы представленные «донором» средства?
4. Как будут выполнены финансовые условия договора?

Бюджет должен содержать только реальную финансовую информацию.

Планируемые результаты

        Когда мы говорим в проекте «об усилении», «улучшении», «увеличении» чего-либо, то не ясно, какой конкретно результат позволит считать задачи выполненными, а проект осуществленным. Для того чтобы не быть голословным, нужно, по возможности, точно «измерить», определить результаты вашего проекта. Утверждать, что эффект нельзя измерить, равносильно признанию, что проект не даст заметного эффекта. Поэтому необходимо разработать систему критериев (показателей) результативности проекта. Критерии оценки бываю качественными и количественными.

        Качественные критерии помогают оценить (измерить) те качественные изменения, которые произошли в результате выполнения проекта (повышение активности, успеваемости, более бережное отношение к природным объектам или местам проживания, улучшение санитарного состояния и прочее). Оказать помощь в оценке качественных изменений могут специалисты, эксперты )заключение о произошедших изменениях), заинтересованные лица и организации (анкеты, отзывы о результатах проекта).

        Количественные критерии помогают измерить количественные изменения, которые произошли в результате выполнения проекта (объем вывезенного мусора, площадь очищенных территорий, число участников акции, количество материалов, размещенных в средствах массовой информации и прочее).

        На основании разработанных критериев оценивается результативность (эффективность) проекта по его завершении. При оценке результативности важно показать:

— в какой степени проект повлиял на решение поставленной проблемы;

— нужно ли продолжение деятельности, если проблема полностью не решена;

— достигнут ли какой-то дополнительный эффект, который изначально не планировался.

Идеальный проект

Решает проблемы, которые высказаны заинтересованными лицами.

Расценивается ими как необходимость.

В первую очередь направлен на помощь нуждающимся людям.

Расценивается большим количеством жителей как идея, заслуживающая поддержки.

Создает возможности для формирования новых лидеров.

Приносит удовлетворение и новый опыт членам команды и руководству.

Приносит ощутимые, измеримые достижения для организации.

Улучшает репутацию организации.

Способен обеспечить распространение известности организации на другой территории.

Может привлечь дополнительные финансовые средства.

Не требует привлечения чрезмерно большого объема дополнительных ресурсов.

Создает условия для развития других проектов организации.

Социальный проект

Возраст спорту не помеха

Разработчик: Исаенко Виталий,

 студент 2 курса ФГОУ СПО Благовещенский техникум физической культуры

Название проекта: Возраст спорту не помеха

Название организации: Федеральное Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования Благовещенский техникум физической культуры

ФИО руководителя организации: Коропниченко Л.А.

Контактная информация:

— Адрес юридический и фактический:

67500 Амурская область,  г. Благовещенск, ул. Красноармейская, 139

 — Номер телефона организации:

33-46-63, 33-13-70

Разработчик: Исаенко Виталий Сергеевич, студент 24 группы ФГОУ СПО БТФК

Руководители проекта: Петренко Т. Г., преподаватель ФГОУ СПО БТФК,

Васильева Г.В., заместитель директора по воспитательной работе ФГОУ СПО БТФК

Аннотация проекта:

        Проект направлен на организацию досуга пожилых людей, вовлечение их

спортивные мероприятия. В рамках проекта пожилые люди будут иметь возможность познакомиться с разными способами, методами и механизмами по поддержанию своего здоровья. В процессе реализации проекта на базе   Ассоциации пожилых людей планируется организация Клуба  пожилых людей «Здоровье», основным направлением которого станет просветительская работа среди старшего поколения в г. Благовещенске, а также проведение тематических культурно-оздоровительных мероприятий в разное время года. Программой предусмотрено проведение четырех массовых  физкультурно-оздоровительных мероприятий в течение года: в мае, октябре, январе, апреле.

        Проект будет осуществлен студентами и преподавателями ФГОУ СПО БТФК в сотрудничестве с Ассоциацией пожилых людей, Областной организацией ушу.

Срок реализации проекта: 1 год

        -начало реализации – май 2011

        — окончание реализации – май 2012

Исполнители: студенты 2 курса,

преподаватели техникума

Общий бюджет: 38290 руб.

Руководитель организации:                                  Л.А. Коропниченко

Руководитель проекта:                                           Т.Г. Петренко

1. Постановка социальной проблемы

Люди пожилого возраста в силу оторванности от профессиональной сферы  ограничены в общении. Утрачивается связь с сослуживцами и производством, исчезают смысл и цель жизни, т.е. теряется тот стержень, который помогал держаться в форме. Но современный  пожилой человек, человек, не только умудренный опытом, но образованный. Сегодня в Благовещенске создана система обеспечения досуга пожилых людей. Но действующие общественные клубы – «Долгожитель», «Медик», «Клуб фронтовых подруг» и др. – не могут полностью решить проблемы пожилых людей. Мало общественных клубов, занимающихся именно активным досугом старшего поколения. К тому же доля пожилых людей в общей численности населения города растет с каждым годом (почти каждый пятый житель города – пенсионер). Проблема обостряется тем, что в нашем обществе нет выработанных форм и методов психофизической адаптационной работы с данной категорией граждан, недостаточно развита сеть социально-реабилитационных услуг, а также скромным финансированием.

Реализация проекта позволит привлечь внимание  проблеме активного досуга  пожилых людей и их решению, будет способствовать

— социальной адаптации лиц пожилого возраста,

 — сохранению и продлению их социальной активности,

— развитию личностного потенциала,  

— удовлетворению культурно-просветительских потребностей, потребностей в коммуникации.

1. Цель проекта:

— проведение серии массовых физкультурно-оздоровительных мероприятий для организованного при Ассоциации пожилых людей Клуба «Здоровье»

1. Задачи проекта:

— составление и утверждение Программы мероприятий;

— формирование команды волонтеров из числа преподавателей и студентов для организации  и проведения  мероприятий;

— создание Клуба «Здоровье»;

— проведение физкультурно-оздоровительных мероприятий для пожилых людей;

 — подведение итогов и распространение опыта работы по проекту.

1. Планируемые результаты:

количественные:

— организация досуга для 30 человек пожилого возраста;

 — проведение 4 спортивно-массовых мероприятий для пожилых людей;

— прохождение учебной практики 10 студентами;

— проведение 10 студентами информационной работы с людьми пожилого возраста.

качественные:

— осуществление подготовки и организации программы проекта «Возраст спорту не помеха»;

— обеспечение активного досуга пожилых людей;

— способствование росту гражданской активности студентов, формирование устойчивого интереса к профессии;

 — приобретение опыта социального партнерства и расширение образовательного пространства студентов БТФК;

— формирование группы добровольцев из числа студентов и преподавателей техникума для последующей профессиональной и общественной работы с пожилыми людьми;

— стимулирование общественной инициативы в сфере поддержки пожилых людей.

Краткий план проекта:

Мероприятия	Сроки исполнения	Исполнители
1 этап
Составление и утверждение программы, формирование группы волонтеров из числа студентов, изготовление и распространение рекламной продукции, формирование группы пожилых людей для создания Клуба	3-4 неделя мая	Исаенко В. Петренко Т.Г. Васильева Г.В.
2 этап
Летний спортивный праздник «Дышать – значит жить!» (в рамках общетехникумовского Дня здоровья)	2 неделя июня	Исаенко В. Студенты 2 курса
Заседание №1 Клуба пожилых людей	3 неделя июня	Волонтеры из числа Клуба пожилых людей
«Осенний марафон» (осенний спортивный праздник, посвященный Дню пожилого человека)	4 неделя сентября
Заседание №2 Клуба пожилых людей	1 неделя октября	Волонтеры из числа Клуба пожилых людей
«Лыжня России»	3 неделя февраля
Заседание №3 Клуба пожилых людей	4 неделя февраля	Волонтеры из числа Клуба пожилых людей
«А я в воду войду…» (физкультурно-оздоровительное мероприятие в бассейне)	2 неделя апреля
Заседание №4 Клуба пожилых людей	3 неделя апреля	Волонтеры из числа Клуба пожилых людей
3 этап
Подведение итогов, распространение опыта	Май — июнь	Исаенко В. Петренко Т.Г. Васильева Г.В.

Бюджет проекта:

Смета расходов по проекту
Канцелярские товары	Количество	Сумма	Общие расходы
1.	Бумага белая А4	1 пачка	150 руб.	150 руб.
2.	Бумага цветная А4	1 пачка	250 руб.	250 руб.
3.	Бейджик	50 штук	6 руб.	300руб.
4.	Благодарственные письма, грамоты	50 штук	15 руб.	1500 руб.
	Итого:			2200 руб.
Материалы
5.	Заправка картриджа для принтера	1 ед.	250 руб.	250 руб.
6.	Футболки с логотипом	40 шт.	200 руб.	8000 руб.
7.	Банданы с логотипом Итого:	40 шт.	60 руб.	2400 руб. 10650 руб.
Кондитерские изделия
8.	Кондитерские изделия	5 кг	250 руб.	1250 руб.
Издательские расходы
9.	Буклеты	100 шт.	120 руб.	2000 руб.
10.	Баннер Итого: Итого по проекту:	1 шт.	1000 руб.	1000 руб. З000 руб. 17100 руб.

Смета расходов софинансирования

	Наименование статей	Сумма софинансирования
1.	Аренда:  помещений бассейна	3000руб. 3390 руб.
2.	Аренда оборудования: Компьютер Принтер Фотоаппарат	3000 руб.
3.	Транспорт	1800 руб.
	Труд волонтеров	10000 руб.
	Итого:	21190 руб.

Итого сумма по проекту: 38190руб.

Четверг. Вечер. Вы знаете, как идут дела у вашей команды, дальнейший план работ намечен. Вы готовы к следующей неделе и впереди у вас прекрасные выходные.

И вдруг начальник приносит вам неожиданную новость. Вам предстоит возглавить новый крупный проект, работать над которым будут несколько команд. Запуск должен состояться уже на следующей неделе. Новость отличная, но над вашими выходными нависла угроза. Вам нужно организовать все как можно скорее. Но когда в проекте принимают участие столько различных сторон, с чего лучше начать?

Процесс составления плана проекта может быть непростым, особенно если речь идет о сложных проектах. По данным Forbes, 25% технологических проектов оканчиваются провалом. Но есть и хорошая новость — вам вовсе не обязательно быть крутым специалистом в управлении проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешный запуск проекта за минимальное время. Чтобы составить план проекта, достаточно восьми простых шагов.

Как составить план проекта за восемь простых шагов…

Шаг 1. Объясните суть проекта ключевым участникам. Определите цели и заручитесь поддержкой

Первый этап любого проекта сводится к ответам на вопросы «что?» и «зачем?». У ключевых заинтересованных лиц достаточно влияния и полномочий, чтобы чтобы от них зависела успешность проекта, и поэтому их цели обязательно нужно достичь. Даже если выполнить проект вам поручил генеральный директор, вам все равно понадобится его хорошее отношение.

В ходе первоначальных переговоров постарайтесь найти общий язык, сформулировать цели и определить ценность проекта. На первом этапе планирования вам нужно обсудить потребности и ожидания и заложить основу для определения объема работ по проекту, составления сметы и календарного плана. Все эти данные станут надежной платформой для рабочего плана проекта.

Вопросы, которые нужно согласовать с ключевыми участниками:

• Как согласуется проект с целями компании?
• Чего ожидают участники? Что ожидается от них?
• Каким образом будет измеряться успех?
• Какими ресурсами вы располагаете?
• Какие материалы или конечные продукты должны быть созданы при выполнении проекта?

Шаг 2. Составьте список целей, согласуйте OKR и наметьте план

По мнению руководителей высшего звена, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Если у вас нет четкой цели, не будет и связи между требованиями, задачами и сроками, указанными в плане проекта. Но на данный момент у вас уже есть список потребностей основных участников, вы заручились их поддержкой, и пора назначать им цели и ключевые результаты (OKR). OKR — это методика планирования и постановки целей, которая стала известной благодаря таким компаниям, как Intel и Google. Ваш проект должен быть согласован с корпоративными OKR и с OKR вашей команды.

Попытайтесь записать цели проекта на доске планирования проекта и свяжите их с требованиями ключевых участников, которые обязательно нужно удовлетворить. От этой исходной точки начинайте выстраивать структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения целей. Вехи могут выполнять роль контрольных точек на протяжении всего проекта и помогать участникам следить за ходом выполнения работ, оценивать прогресс и помнить об ожиданиях.  

Шаг 3. Создайте документ с описанием объема работ по проекту

Вы составили предварительный план, согласовали задачи и цели и заручились поддержкой команды. Теперь пришла пора составить описание объема работ по проекту и подробно задокументировать все элементы проекта, перечисленные в пункте 2.

Взгляните на каждый из отчетных материалов и определите серию задач, которая должна быть выполнена для создания данного материала. Для каждой задачи укажите продолжительность ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственного исполнителя. Доработайте и запишите все сведения о проекте, чтобы ваши сотрудники смогли пользоваться единым источником достоверной информации. Обеспечьте свободный доступ к этому документу, например, разместив его в системе управления проектами, чтобы предотвратить возможные недоразумения, которые ведут к лишним затратам.

Хотя подготовка документации об объеме работ по проекту должна быть стандартной процедурой, каждый четвертый менеджер проекта, принявший участие в опросе об управления проектами Wellingstone State, признался, что «никогда» не занимался подготовкой таких документов или составлял их «изредка». Создание такой документации даст вам преимущество и поможет всем участникам проекта быть в курсе событий.

Шаг 4. Составьте подробный календарный план проекта

Когда цели, задачи и вехи уже намечены, пора приступить к составлению календарного плана. Диаграмма Ганта — удобный инструмент, позволяющий представить временную шкалу проекта в наглядном виде. Эта интерактивная временная шкала дает полное представление о ходе выполнения проекта, объеме работ и зависимостях.

Зависимости указывают, какие задачи необходимо выполнить до начала других задач. При планировании сроков используйте подзадачи, чтобы разбивать задачи на более удобные элементы. Это упрощает последующее составление отчетов и управление загруженностью команды. Давайте дадим определения:

• Задачи — это отдельные операции, которые необходимо выполнить для достижения целей.
• Подзадачи с длительностью не более пары дней позволяют разбить задачу на более мелкие составные этапы.
• Вехи — крупные этапы или события в ходе проекта, помогающие в разбиении проекта. Вехи можно использовать в качестве контрольных точках на протяжении работы над проектом.

Совет от профессионала. Хотите узнать секрет? Настраивая сроки задач, добавляйте к ключевым задачам буферное время, чтобы у вас была возможность для маневра. Например, если клиенту потребуется дополнительное время для утверждения или участник команды неожиданно заболеет. В идеальном мире некоторые задачи можно сделать за день. Возможно, стоит запланировать для них два дня. Впрочем вовсе необязательно добавлять буферное время к каждой из ваших задач. Взвесьте риски и добавьте его только в том случае, если это имеет смысл. В будущем вы скажете себе спасибо.

Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы

Под ресурсами обычно подразумевается персонал, оборудование или деньги, необходимые для выполнения проекта. Выбрав инструменты и получив финансирование, не забудьте и про нужных специалистов. Даже люди, умеющие составлять рабочий план проекта и делавшие это сотню раз, могут недооценить свои потребности в рабочей силе.

Схема распределения ответственности поможет вам определить, кто будет выполнять ту или иную работу по проекту. Это таблица с перечислением всех задач по проекту и указанием ответственных исполнителей (назначенных для выполнения работы), подотчетных (с правом голоса и правом наложить вето), консультантов (участвующих в согласовании или обсуждении работ) и сотрудников, которые ставятся в известность (должны знать о выполненном действии или принятом решении). Шаблон схемы распределения ответственности для скачивания вы найдете по ссылке.

Когда начнете назначать задачи, обязательно учитывайте возможности сотрудников. Четко определите круг обязанностей и ожидания, которые возлагаете на каждого из них. Не забывайте, что 95% сотрудников работают с более чем одной командой или над несколькими проектами. Если эти проекты не согласованы, рабочая загрузка становится для них чрезмерной. Стресс — именно та причина, по которой 50% сотрудников начинают искать другую работу, а 25% увольняются, как показал наш недавний отчет «Эпидемия стресса».

В ходе планирования проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки и смету проекта. Такие инструменты, как Wrike Resource, помогают менеджерам проектов представить в наглядном виде задачи по проекту с точки зрения рабочих процессов команды, позволяя наглядно и гибко сбалансировать рабочую загрузку.

Шаг 6. Определите процессы взаимодействия и проверки

По данным исследования McKinsey, за неделю сотрудники тратят около 20% рабочего времени на сбор и поиск нужной информации. К тому же неэффективное общение и сотрудничество — это две главные причины стресса на рабочем месте. Когда участникам приходится рыться в куче электронных сообщений или постоянно задавать вопросы, чтобы узнать последние новости, от их мотивации не остается и следа.

Вы можете снизить уровень стресса, если будете хранить всю информацию по проекту — материалы, обсуждения, задачи, сроки, новости, отчеты — централизованно, например, в решении для совместной работы. Так вам будет проще следить за ходом работ, обмениваться новостями и вносить исправления. Установите правила для общения в ходе работы над проектом и храните все данные в одном программном инструменте, чтобы у всех участников имелся доступ к информации.

Шаг 7. Составьте план на случай, если что-то пойдет не по плану

Даже если вы крутой специалист и умеете составлять планы проектов, правда в том, что каждый из проектов может преподнести вам неожиданный сюрприз, и именно это делает их интересными. Допустим, вы предусмотрели буферное время при составлении календарного плана, вы убедились, что все участники знают свою роль, и внедрили правила обмена информацией.

Но перед запуском вам все же стоит поискать возможные источники проблем, такие как отпуск кого-нибудь из сотрудников, праздники или привлечение сторонних специалистов. Установите четкую цепочку команд и составьте список ключевых контактных лиц. Заранее обсудите с командой возможные риски, чтобы ваши сотрудники были к ним готовы.

Шаг 8. А вот теперь можно праздновать запуск проекта!

В ходе каждого успешного проекта обязательно проводится установочное совещание. Организуйте встречу с ключевыми участниками и разработайте четкую повестку дня. Ваша цель — донести до всех информацию о целях, ролях, процессах и сроках. В повестку дня должна быть включена вся информация, о которой мы говорили выше:

• Определите цели проекта и пользу, которую он принесет.
• Составьте список материалов, которые будут созданы в ходе проекта.
• Составьте схему связей между требованиями участников и задачами проекта.
• Продемонстрируйте временную шкалу проекта (диаграмму Ганта), чтобы все могли видеть зависимые задачи и ожидаемые даты.
• Опишите роли и обязанности всех участников.
• Объясните, как будет осуществляться взаимодействие в ходе проекта, где искать нужную информацию, например документ об объеме работ, и к кому обращаться с вопросами.
• Обсудите риски и убедитесь, что команда к ним готова.
• И на этом все!

Дополнительный совет. Вам не нужно каждый раз начинать планирование с нуля! Набирая опыт, вы сможете создавать различные шаблоны для планирования проектов определенного типа. Для начала предлагаем воспользоваться этими бесплатными шаблонами плана проекта.

Прямиком к счастливому финалу

Похоже, мы избавили вас от необходимости работать на выходных! Всегда пожалуйста. Теперь у вас есть готовый процесс планирования проекта, а заодно и простой шаблон плана, который поможет привести к успеху ваш следующий проект и все остальные проекты. Возможно, когда все это сложное планирование упростится, работа будет доставлять вам больше удовольствия. Как вы считаете?

Ну а теперь, когда вы освоили составление плана проекта, предлагаем лучшие советы от руководителей, которые помогут вашей команде работать более эффективно.