Просьба дать обратную связь как пишется

1. 

   1

   Обратитесь к человеку, который может комментировать вашу работу. Чаще всего это непосредственный руководитель. Начните с руководителя или со старшего по должности коллеги. Эти люди обладают необходимым опытом и смогут предоставить вам отзыв.^[1]
   

2. 

   2

   В письме будет скромны. Следуйте правилам переписки, принятым у вас на работе. Скромность поможет вам получить отзыв, но не перегибайте палку, иначе ваш руководитель может решить, что вы ничего не знаете о своей работы. Формулируйте вопросы так, чтобы всем был виден ваш прогресс в каком-либо проекте или задаче.^[2]
   Это даст вашему руководителю понять, что вы не бездельничаете. Ниже мы приводим еще несколько важных рекомендаций.^[3]
   

   • Можно сказать так: «Я работала над презентацией, которая нужна завтра, и у меня возник вопрос к формату. Я не уверена, что правильно понимаю стандарты, принятые в нашей компании. Я прикрепляю презентацию к этому письму и буду очень благодарна, если Вы посмотрите ее и прокомментируете, все ли в порядке. Спасибо за помощь».
   • Не забудьте поблагодарить человека.

3. 

   3

   Говорите о конкретных вещах. Это позволит избежать общих фраз, которые окажутся бесполезными. Не задавайте вопросы, на которые можно ответить «да» или «нет, если только в этом нет острой необходимости. Постарайтесь не задавать руководителю или коллеге слишком много вопросов сразу.^[4]
   

   • Можно сказать так: «Я не знаю, что делать с делом Петрова. Клиент не отвечает на мои письма, но поскольку это крайне важное задание, я решил, что мне стоит посоветоваться с Вами, что делать дальше».
   • Если вам нужен более общий отзыв в виде отчета или обзора вашей деятельности, скажите об этом. Будьте вежливы, кратки и четко сформулируйте свою просьбу. К примеру, можно попросить об отчете о вашей производительности или креативности. Если вам нужно собрать мнения людей, которые по должности находятся ниже вас, лучше устроить анонимный опрос.^[5]
     

4. 

   4

   Поблагодарите человека, когда он ответит. Если вам посоветуют больше работать или сообщат, что ваша работа еще не дотягивает до нужного уровня, объясните, что вы планируете делать, чтобы исправить это. Не отвечайте сразу — дайте себе возможность успокоиться и обдумать информацию.^[6]
   

   • Отвечайте не позже, чем через 1–2 дня.

   Реклама

1. 

   1

   Представьтесь. У преподавателя могут быть сотни студентов, особенно если это университет. Вам следует указать свое имя и фамилию, номер группы и факультет. Если вы учитесь в старших классах и занимаетесь на подготовительных курсах, укажите класс. Так преподавателю не придется гадать, кто вы, и ему будет проще написать отзыв.^[7]
   

2. 

   2

   Не выходите за рамки делового общения. Иногда студентам сложно писать преподавателям, поскольку они не могут определиться со стилем. Если ваш преподаватель уже писал вам сам, придерживайтесь того же стиля, что и он. Лучше формулировать свои мысли так: «Я не уверена, что правильно поняла задание. У меня есть несколько вопросов относительно работы».^[8]
   

3. 

   3

   Пишите кратко. Не пытайтесь объяснить весь контекст ваших вопросов, за исключением тех случаев, когда контекст необходим для понимания вопросов. К примеру, если вы хотите попросить о продлении срока сдачи работы, преподавателю могут потребоваться подробные объяснения, но если вы просто хотите задать вопрос по работе, не рассказывайте, почему вы не успели написать раньше из-за своей собаки и почему вы пишете сейчас (если только срок сдачи не наступает совсем скоро). Не говорите о том, что не имеет большого значения сейчас.^[9]
   

4. 

   4

   Не откладывайте просьбу об обратной связи до последнего. Ваш преподаватель вряд ли захочет помогать вам накануне сдачи и наверняка будет недоволен тем, что вы не потрудились обратиться раньше. Если вы вынуждены задавать вопросы в последний момент, пишите кратко, по делу и извиняйтесь за беспокойство. Благодаря этому вероятность того, что преподаватель вам ответит, будет выше (но при условии, что он прочитает письмо вовремя).^[10]
   

5. 

   5

   Используйте формат, оговоренный преподавателем. Нередко преподаватели оговаривают конкретный формат, в котором должно быть выполнено задание. Например, если преподаватель попросил выслать работу в формате .doc, не высылайте документ в .pdf или .pages. Если вы не знаете, какой формат нужно использовать, используйте .rtf или .pdf либо задайте вопрос преподавателю.

6. 

   6

   Попросите дать отзыв о работе, которую вы уже сдали, или о вашем выступлении на экзамене. Напишите преподавателю вежливое письмо. Если у преподавателя есть приемные часы, сходите к нему лично. Скажите так: «Я сдал экзамен не так хорошо, как надеялся. Не могли бы вы указать мне на мои ошибки, чтобы мне было проще подготовиться к следующему экзамену?» Как правило, преподаватели охотно дают рекомендации в таких случаях.

   Реклама

1. 

   1

   Сначала напишите кому-то, кого вы знаете лично. Если вы хотите получить развернутый отзыв, вам следует обратиться к человеку, которого вы хорошо знаете (к примеру, к другу или коллеге). Пишите так, как вы обычно это делаете. Если обычно вы звоните человеку, так и поступите. Не отправляйте свою работу в первом письме, если вы не уверены, что человек согласится помочь вам (например, если вы еще не просили человека прочитать работу или если человек сам не предлагал этого).^[11]
   

   • Можно включить в письмо короткий отрывок или описание. Это зависит от того, другу вы пишете или коллеге.

2. 

   2

   Напишите специалисту в данной области. Если вам нужно получить мнение профессионала, напишите письмо знакомому специалисту и объясните, что у вас за проект и почему вам нужен отзыв. Не давите на человека — просто вежливо попросите его подумать. Скажите так: «Я пойму, если у вас нет времени на это». Возможно, стоит спросить человека, не порекомендует ли он вам какого-нибудь другого эксперта.^[12]
   

3. 

   3

   Не отправляйте свою работу в первом письме. Скорее всего, такое письмо останется без ответа, если только вы не укажете, что эта работа будет оплачиваемой. Если вы обращаетесь к известному человеку, он вряд ли ответит вам, поскольку он получает кучу подобных писем.^[13]
   Лучше сначала попросить друзей, коллег, преподавателей. Наверняка они будут готовы помочь вам и пойдут навстречу.^[14]
   

4. 

   4

   Объясните, какой отзыв вам нужен. Если вы хотите услышать только положительное, так и скажите. Объясните человеку, нужен ли вам подробный анализ и насколько общими должны быть фразы. Укажите, нужно ли человеку оценивать стиль, грамматику и структуру работы. Это позволит читателю понять, что вам нужно.^[15]
   

   • Позитивный отзыв не обязательно будет неконструктивным. Если в отзыве человек объяснит, почему ему нравится то, что ему нравится, вы многое узнаете о своей работе.^[16]
     
   • Если вы получите негативный отзыв, дайте себе время обдумать его и ответить. Если отзыв предоставил ваш друг, скорее всего, он просто хочет вам помочь. Если работу оценивал преподаватель, не стоит отвечать резко, даже если вы расстроены или злитесь. Поблагодарите человека за помощь и примите этот опыт. Со временем вы поймете, что этот отзыв был вам полезен, пусть даже подача информации была неприятной.^[17]
     

5. 

   5

   Дайте человеку время ответить. Если вы попросили о подробном отзыве на большую работу, не ожидайте получить отзыв через день или неделю. На анализ большой работы нужно много времени. Если у вас есть крайний срок сдачи работы, сообщите об этом своему адресату. Можно также попросить человека сделать поправки к определенной дате. Но помните, что у человека есть своя жизнь и свои дела.^[18]
   

6. 

   6

   Поблагодарите человека за помощь. Если вам помогал друг, купите ему небольшой подарок (например коробку конфет) или ответьте услугой на услугу. Если отзыв предоставил преподаватель, напишите благодарственное письмо. Если вы не поблагодарите человека, он будет чувствовать себя использованным и недостойным благодарности, из-за чего в будущем вам будет сложнее обращаться к нему за помощью.^[19]
   

   Реклама

1. 

   1

   Не задавайте слишком много вопросов. Клиенты получают огромное количество просьб пройти опрос от всевозможных компаний. Если вы хотите, чтобы клиент удалил ваше письмо при получении, включите в него огромное количество вопросов. Если же вы хотите заинтересовать человека, ограничьтесь парой вопросов.^[20]
   

2. 

   2

   Задавайте вопросы, требующие развернутого ответа. Не задавайте вопросы, на которые можно ответить «да» или «нет». Вместо «Порекомендуете ли вы нас своим друзьям?», задайте следующий вопрос: «Как бы вы описали нас другому человеку?» Такие вопросы помогут вам получить больше информации.^[21]
   

3. 

   3

   Пообещайте клиенту ответить ему как можно скорее. Благодаря этому клиент будет чувствовать, что его мнение может повлиять на что-то. Если человек будет знать, что ему ответят, он напишет более искренний отзыв.^[22]
   

   • Отвечая на отзыв, будьте честны и ведите себя как профессионал. В современном мире из-за возможностей интернета можно в один момент лишиться репутации, если повести себя с людьми непрофессионально.

4. 

   4

   Не используйте flash-графику и другие объекты, которые будут долго грузиться. Если у человека медленное соединение, он наверняка удалит сообщение, если поймет, что оно грузится слишком долго. Помните: отзыв нужен вам, а не клиенту.^[23]
   

5. 

   5

   Подберите подходящий шрифт и формат. Письмо должно выглядеть аккуратным и профессиональным. Письмо, набранное шрифтом Comic Sans и содержащее некачественную графику, вряд ли произведет впечатление на ваших клиентов. Лучше использовать стандартные шрифты (Times New Roman, Arial), если вы не разбираетесь в шрифтах, и отказаться от большого количества графики.^[24]
   

6. 

   6

   Убедитесь, что письмо будет хорошо читаться на всех устройствах. Текст одной колонкой будет удобнее многоколоночного. Шрифт не должен быть слишком мелким. Письмо должно хорошо читаться на ноутбуке, телефоне и планшете. Поскольку в современном мире многие читают почту с телефона, письмо должно соответствовать этому формату.^[25]
   

   Реклама

• Будьте скромны.
• Откажитесь от назойливых просьб.
• Придерживайтесь правил этикета.

Реклама

• 0
• 1
• 2
• 3
• 4
• 5

30-09-2016, 16:00

6 624

0

Использование электронной почты почти во всех бизнес-коммуникациях сейчас является нормой во многих частях мира, но, как и другие формы общения, электронная почта имеет свои правила этикета и социальный протокол, а также «функциональные» правила, которые помогают отправителям писем более эффективно достучаться до своей целевой аудитории. Если вам нужно написать письмо, чтобы попросить об обратной связи по конкретному проекту, по общей производительности или по чему-либо еще, вам стоит узнать о том, что часто рекомендуют эксперты для создания эффективного достойного письма. Вот некоторые часто предлагаемые шаги для того, чтобы написать письмо с просьбой об обратной связи.

Посетители, находящиеся в группе Guests, не могут оставлять комментарии к данной публикации.

Когда следует отправлять письмо с запросом обратной связи?

Следует ли мне отправлять письмо с запросом обратной связи, даже если я знаю, что определенный клиент недоволен моим продуктом/услугой?

• Зачем отправлять письма с просьбой оставить отзыв
• Как оформить письмо, чтобы получить отзыв
• Придумайте мотивирующую тему письма
• Пишите от лица конкретного человека
• Напомните, с чем связана просьба об отзыве
• Предлагайте вознаграждение за оставленный отзыв
• Спрашивайте о конкретных вещах
• Задавайте вопросы открытого типа
• Не составляйте длинное письмо
• Используйте усилители
• Определитесь с временем отправки письма
• Как сделать письмо с просьбой об отзыве автоматическим
• Шаг 1. Создать условие старта рассылки
• Шаг 2. Подготовить контент
• Шаг 3. Собрать автоматическую рассылку с запросом отзыва
• Примеры писем с просьбой оставить отзыв
• Подведем итог

1. 

   1

   Address the person best qualified to comment on your work. Oftentimes this will be the manager immediately above you. In any case, you should start with them, or with a more senior colleague or co-worker. They will have the experience to help you and give you the feedback you need.^[1]
   

2. 

   2

   Be polite and humble in the email. You should follow the norms in your office for emails. Humility goes a long way in asking for feedback, but don’t be so humble that your boss or manager thinks you know nothing about your job. Rather, frame the questions in ways that show your progress on a project or task.^[2]
   This will let the boss know you aren’t just sitting on your hands waiting for feedback. Also keep in mind the following tips.^[3]
   

   • You can say, “I was working on the presentation for tomorrow when I ran into a snag with the format—I’m not sure if I’m following the company’s standard. I’ve attached the presentation. Do you have any suggestions for the format? Thank you for your help with this.”
   • Don’t forget to thank them in the email.

   Advertisement

3. 

   3

   Be specific in your feedback request. This can help you avoid overly broad feedback that is unlikely to help you at your job. Avoid yes or no questions, unless necessary. Instead focus on specific parts of a project that need work. Try not to bombard your boss or co-worker with all the possible questions you could have about your job all at once.^[4]
   

   • You can say, for example, “I wasn’t sure how to proceed with the Eastman file. The client hasn’t responded to my emails, and since it is a high-priority assignment, I thought it best to email you to see what I should do.”
   • If you are looking for more general feedback in the form of a review or report, request that specifically. Being polite, concise, and as specific as you can will help. For instance you could ask for a report on your efficiency or creativity. If you are asking for feedback from those who report to you, you may need to conduct an anonymous survey.

   EXPERT TIP

   Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.

   

   Try the KISS method when you’re requesting general feedback. The KISS model is a great way to help people give you appropriate, actionable feedback. Ask the person, «What should I keep? What should I improve? What should I start? And what should I stop?»

4. 

   4

   Send a thank-you email once they’ve responded. If the feedback suggested you need a lot of improvement or that your work is not up to par, make sure to include a brief statement of how you’ll fix it. Give yourself time to process the emotions before immediately responding.^[5]
   

   • Make sure you reply within 1-2 days at most.

Advertisement

1. 

   1

   Identify yourself. You teacher may have hundreds of students, especially if they’re a college professor. You’ll need to include your name (first and last), your class, and section. If you are still in high school, this might mean your period or time slot. This way you won’t waste the teacher’s time with making them figure out who you are, and they’ll spend more time on the feedback you need.^[6]
   

2. 

   2

   Keep it formal. Sometimes students struggle with this when first emailing teachers. You can say “Hi Dr. Smith” or “Dear Ms. Turner.” If your teacher has emailed you, do not be less formal than they have been. Keep the tone professional. Instead saying, “Hey, what do ya think of my paper? It isn’t the greatest,” say, “I’m not sure I understand the assignment. I had some specific questions regarding the paper.”^[7]
   

3. 

   3

   Keep it brief. Don’t worry about explaining all the context of your questions unless the context is necessary for those questions. For instance if you’re requesting feedback on a possible extension, your teacher may need context, but if you are simply trying to ask a question about an assignment, don’t tell them the story about how your dog made you run late and why you’re emailing now (unless it’s very close to the assignment time), or anything else that might be irrelevant to the assignment at hand.^[8]
   

4. 

   4

   Don’t wait to ask for feedback until the night before an exam or due date. Not only is your teacher not likely to give you feedback that close to a due date, they are likely to be irritated that you’ve waited to the last minute to ask them for feedback. If you must send last minute questions, be brief, specific, and apologetic. It will make the teacher more likely to respond, assuming they see the email in time.

5. 

   5

   Use file formats your teacher has requested. Oftentimes, the teacher will tell you on the syllabus what file formats they will accept for assignments or in emails. For instance, if your teacher specifies a .doc file, don’t send a .pdf or a .pages file. If you are unsure, you can send an .rtf or .pdf file, or simply ask.

6. 

   6

   Ask for feedback on a paper or exam you’ve already turned in. You simply need to email the professor and be polite. If the professor has office hours, you can visit those, or make an appointment. You can say, «Dear Professor Smith, I didn’t do as well on my exam as I expected. Could you help me work through some of the mistakes I made so I can do better on the next exam?» Your professor should typically respond favorably to such a request.

Advertisement

1. 

   1

   Email someone you know first. If you want attentive feedback, the best person to give it is someone you know, preferably a friend or a colleague. When emailing someone you know for feedback, make sure you email them how you usually would. If you’d usually call them, then you should probably do that instead. Don’t send the manuscript in the first email, unless you know they are likely to say yes (someone for whom you’ve read a manuscript, or someone who’s offered to read yours).^[9]
   

   • You can include a brief description or an abstract, depending on whether the person you’re emailing is a friend or a colleague.

2. 

   2

   Email an expert. If you really do need expert advice, send an email to an expert you know of and explain your project and why you need feedback. Don’t be pushy, but rather kindly thank them for their consideration, and say, «I understand if you don’t have time to give me feedback.» You may even want to ask if they know anyone with the time and expertise who can help you if they can’t.^[10]
   

3. 

   3

   Don’t cold-email someone a manuscript. This will likely go unanswered, unless you specifically tell them you will pay for their help. If they are a famous author, they are unlikely to respond to such an email as they receive a ton of such emails. Instead, ask your friends, colleagues, professors, etc., first. They are more likely to be able to help you, and more likely to want to help you.^[11]
   

4. 

   4

   Be specific about what you want from their feedback. If you only want positive feedback, tell them so. Tell them whether you detailed feedback, local or global feedback, and whether you want aesthetic, grammatical, or structural feedback. This can go a long way in helping your reader know what you want from them.^[12]
   

   • Positive feedback need not be un-constructive. If they explain why they like what they like, you can learn a lot about your manuscript.^[13]
     
   • If you get negative feedback, give yourself time to respond. If they are your friend, they likely only want to help. If they are a professor, no matter how angry or upset you feel, you should not respond in that manner. Instead, thank them for their help, and move on. After some time you may find that the feedback was helpful, even if the manner in which it was delivered was not.

5. 

   5

   Give your reader time to respond. If you have asked for detailed feedback on a novel manuscript, don’t expect feedback within a day or even a week. It takes time to edit a manuscript of that length. If you have a deadline you’re working toward, let your reader know this. You can also simply ask them if they can have the edits done by a certain date. Remember they have their own life and obligations.^[14]
   

6. 

   6

   Thank them for their help. If it is a friend, you might want to buy them a gift like a box of chocolates, or simply return the favor in time. If it is a professor, you may want to write a thank you email to let them know you appreciate their work and time. Forgetting to thank your reader can leave them feeling used and/or unappreciated, and may make them less likely to help you in the future.^[15]
   

Advertisement

1. 

   1

   Don’t ask too many questions. Customers are overwhelmed with surveys from pretty much every business out there. If you want to ensure a customer automatically deletes your email upon reading it, fill it with a ton of questions. If you want to keep the customer interested, ask one or two questions and leave it at that.^[16]
   

2. 

   2

   Ask open-ended questions. Rather using yes/no questions, ask question that elicit fuller answers. Instead of asking, «Would you recommend us to a friend?», ask «How would you describe us to a friend?» These kind of questions give you more information in the answers than a simple yes/no question.^[17]
   

3. 

   3

   Let the customer know you’ll get back to them quickly. This makes the customer feel as though their opinion isn’t just going to some giant inbox, where it may or may not be read or considered. You’ll also likely get more candid feedback, if they know you’ll respond.^[18]
   

   • When you do respond, be candid and professional. In today’s viral internet culture, you can ruin a company’s reputation in a second if you respond with anything other than professionalism and sincerity.

4. 

   4

   Don’t include flash or other slow to load features. If a customer has a slow connection, they will likely delete the email immediately when they see it’s failing to load. Remember that feedback is often more important to you than them.

5. 

   5

   Use well-designed font and format. You want your email to look clean and professional. An email with shoddy graphics or comic sans font is unlikely to impress your customers. Instead, use standard fonts like Times New Roman or Arial if you are unsure of a font, and keep excess graphics to a minimum.^[19]
   

6. 

   6

   Make sure the email is device-friendly. A single-column format is more flexible than multi-column designs. You’ll also want to make sure your fonts aren’t too small. You’ll want the email to appear to advantage on laptops, phones, and tablets. With so many people checking their email on their phones, it’s imperative that you format your emails accordingly.^[20]
   

Advertisement

Email-Writing Help

Advertisement

Video

• Don’t badger people for feedback.

• Maintain proper email etiquette for the situation.

• A little humility goes a long way.

1. 

   1

   Address the person best qualified to comment on your work. Oftentimes this will be the manager immediately above you. In any case, you should start with them, or with a more senior colleague or co-worker. They will have the experience to help you and give you the feedback you need.^[1]
   

2. 

   2

   Be polite and humble in the email. You should follow the norms in your office for emails. Humility goes a long way in asking for feedback, but don’t be so humble that your boss or manager thinks you know nothing about your job. Rather, frame the questions in ways that show your progress on a project or task.^[2]
   This will let the boss know you aren’t just sitting on your hands waiting for feedback. Also keep in mind the following tips.^[3]
   

   • You can say, “I was working on the presentation for tomorrow when I ran into a snag with the format—I’m not sure if I’m following the company’s standard. I’ve attached the presentation. Do you have any suggestions for the format? Thank you for your help with this.”
   • Don’t forget to thank them in the email.

   Advertisement

3. 

   3

   Be specific in your feedback request. This can help you avoid overly broad feedback that is unlikely to help you at your job. Avoid yes or no questions, unless necessary. Instead focus on specific parts of a project that need work. Try not to bombard your boss or co-worker with all the possible questions you could have about your job all at once.^[4]
   

   • You can say, for example, “I wasn’t sure how to proceed with the Eastman file. The client hasn’t responded to my emails, and since it is a high-priority assignment, I thought it best to email you to see what I should do.”
   • If you are looking for more general feedback in the form of a review or report, request that specifically. Being polite, concise, and as specific as you can will help. For instance you could ask for a report on your efficiency or creativity. If you are asking for feedback from those who report to you, you may need to conduct an anonymous survey.

   EXPERT TIP

   Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.

   

   Try the KISS method when you’re requesting general feedback. The KISS model is a great way to help people give you appropriate, actionable feedback. Ask the person, «What should I keep? What should I improve? What should I start? And what should I stop?»

4. 

   4

   Send a thank-you email once they’ve responded. If the feedback suggested you need a lot of improvement or that your work is not up to par, make sure to include a brief statement of how you’ll fix it. Give yourself time to process the emotions before immediately responding.^[5]
   

   • Make sure you reply within 1-2 days at most.

Advertisement

1. 

   1

   Identify yourself. You teacher may have hundreds of students, especially if they’re a college professor. You’ll need to include your name (first and last), your class, and section. If you are still in high school, this might mean your period or time slot. This way you won’t waste the teacher’s time with making them figure out who you are, and they’ll spend more time on the feedback you need.^[6]
   

2. 

   2

   Keep it formal. Sometimes students struggle with this when first emailing teachers. You can say “Hi Dr. Smith” or “Dear Ms. Turner.” If your teacher has emailed you, do not be less formal than they have been. Keep the tone professional. Instead saying, “Hey, what do ya think of my paper? It isn’t the greatest,” say, “I’m not sure I understand the assignment. I had some specific questions regarding the paper.”^[7]
   

3. 

   3

   Keep it brief. Don’t worry about explaining all the context of your questions unless the context is necessary for those questions. For instance if you’re requesting feedback on a possible extension, your teacher may need context, but if you are simply trying to ask a question about an assignment, don’t tell them the story about how your dog made you run late and why you’re emailing now (unless it’s very close to the assignment time), or anything else that might be irrelevant to the assignment at hand.^[8]
   

4. 

   4

   Don’t wait to ask for feedback until the night before an exam or due date. Not only is your teacher not likely to give you feedback that close to a due date, they are likely to be irritated that you’ve waited to the last minute to ask them for feedback. If you must send last minute questions, be brief, specific, and apologetic. It will make the teacher more likely to respond, assuming they see the email in time.

5. 

   5

   Use file formats your teacher has requested. Oftentimes, the teacher will tell you on the syllabus what file formats they will accept for assignments or in emails. For instance, if your teacher specifies a .doc file, don’t send a .pdf or a .pages file. If you are unsure, you can send an .rtf or .pdf file, or simply ask.

6. 

   6

   Ask for feedback on a paper or exam you’ve already turned in. You simply need to email the professor and be polite. If the professor has office hours, you can visit those, or make an appointment. You can say, «Dear Professor Smith, I didn’t do as well on my exam as I expected. Could you help me work through some of the mistakes I made so I can do better on the next exam?» Your professor should typically respond favorably to such a request.

Advertisement

1. 

   1

   Email someone you know first. If you want attentive feedback, the best person to give it is someone you know, preferably a friend or a colleague. When emailing someone you know for feedback, make sure you email them how you usually would. If you’d usually call them, then you should probably do that instead. Don’t send the manuscript in the first email, unless you know they are likely to say yes (someone for whom you’ve read a manuscript, or someone who’s offered to read yours).^[9]
   

   • You can include a brief description or an abstract, depending on whether the person you’re emailing is a friend or a colleague.

2. 

   2

   Email an expert. If you really do need expert advice, send an email to an expert you know of and explain your project and why you need feedback. Don’t be pushy, but rather kindly thank them for their consideration, and say, «I understand if you don’t have time to give me feedback.» You may even want to ask if they know anyone with the time and expertise who can help you if they can’t.^[10]
   

3. 

   3

   Don’t cold-email someone a manuscript. This will likely go unanswered, unless you specifically tell them you will pay for their help. If they are a famous author, they are unlikely to respond to such an email as they receive a ton of such emails. Instead, ask your friends, colleagues, professors, etc., first. They are more likely to be able to help you, and more likely to want to help you.^[11]
   

4. 

   4

   Be specific about what you want from their feedback. If you only want positive feedback, tell them so. Tell them whether you detailed feedback, local or global feedback, and whether you want aesthetic, grammatical, or structural feedback. This can go a long way in helping your reader know what you want from them.^[12]
   

   • Positive feedback need not be un-constructive. If they explain why they like what they like, you can learn a lot about your manuscript.^[13]
     
   • If you get negative feedback, give yourself time to respond. If they are your friend, they likely only want to help. If they are a professor, no matter how angry or upset you feel, you should not respond in that manner. Instead, thank them for their help, and move on. After some time you may find that the feedback was helpful, even if the manner in which it was delivered was not.

5. 

   5

   Give your reader time to respond. If you have asked for detailed feedback on a novel manuscript, don’t expect feedback within a day or even a week. It takes time to edit a manuscript of that length. If you have a deadline you’re working toward, let your reader know this. You can also simply ask them if they can have the edits done by a certain date. Remember they have their own life and obligations.^[14]
   

6. 

   6

   Thank them for their help. If it is a friend, you might want to buy them a gift like a box of chocolates, or simply return the favor in time. If it is a professor, you may want to write a thank you email to let them know you appreciate their work and time. Forgetting to thank your reader can leave them feeling used and/or unappreciated, and may make them less likely to help you in the future.^[15]
   

Advertisement

1. 

   1

   Don’t ask too many questions. Customers are overwhelmed with surveys from pretty much every business out there. If you want to ensure a customer automatically deletes your email upon reading it, fill it with a ton of questions. If you want to keep the customer interested, ask one or two questions and leave it at that.^[16]
   

2. 

   2

   Ask open-ended questions. Rather using yes/no questions, ask question that elicit fuller answers. Instead of asking, «Would you recommend us to a friend?», ask «How would you describe us to a friend?» These kind of questions give you more information in the answers than a simple yes/no question.^[17]
   

3. 

   3

   Let the customer know you’ll get back to them quickly. This makes the customer feel as though their opinion isn’t just going to some giant inbox, where it may or may not be read or considered. You’ll also likely get more candid feedback, if they know you’ll respond.^[18]
   

   • When you do respond, be candid and professional. In today’s viral internet culture, you can ruin a company’s reputation in a second if you respond with anything other than professionalism and sincerity.

4. 

   4

   Don’t include flash or other slow to load features. If a customer has a slow connection, they will likely delete the email immediately when they see it’s failing to load. Remember that feedback is often more important to you than them.

5. 

   5

   Use well-designed font and format. You want your email to look clean and professional. An email with shoddy graphics or comic sans font is unlikely to impress your customers. Instead, use standard fonts like Times New Roman or Arial if you are unsure of a font, and keep excess graphics to a minimum.^[19]
   

6. 

   6

   Make sure the email is device-friendly. A single-column format is more flexible than multi-column designs. You’ll also want to make sure your fonts aren’t too small. You’ll want the email to appear to advantage on laptops, phones, and tablets. With so many people checking their email on their phones, it’s imperative that you format your emails accordingly.^[20]
   

Advertisement

Email-Writing Help

Advertisement

Video

• Don’t badger people for feedback.

• Maintain proper email etiquette for the situation.

• A little humility goes a long way.