Просьба принести как пишется

Нередко в письменной речи, чаше всего в произведениях публицистического стиля или в переписке, деловой и дружеской, мы сталкиваемся со словом «просьба». И тогда возникают вопросы: «Слово «просьба» выделяется запятыми или нет? Как правильно?» Чтобы ответить на него, необходимо знать некоторые особенности пунктуации, а также определить синтаксическую роль слова в контексте предложения и его морфологическую сущность.

Часть речи и роль в предложении слова «просьба»

Этим словом называют вежливое обращение к кому-либо, призывающее сделать что-либо; но ещё в ХVIII-ХIХ веках оно имело значение официального письменного ходатайства, заявления, которое необходимо было писать по установленной форме; прошения.

«Владимир… Написал просьбу об отпуске.» (А. С. Пушкин «Дубровский»)

«Нудят подать просьбу об отставке.» (И. А. Гончаров «Обыкновенная история»)

Как правило, в предложении данная лексема выполняет функции разных членов предложения: подлежащего, дополнения, обстоятельства.

Примеры:

У меня к вам есть одна маленькая просьба. (подлежащее: есть (что?) просьба)

Я неоднократно обращался к вам с просьбой уточнить завтрашнее расписание. (дополнение: обращался (с чем?) с просьбой)

В вашей просьбе содержится пять пунктов, среди которых – просьба прислать документы. (обстоятельство: содержится (где?) в просьбе)

Нужно ли выделять запятыми слово «просьба»?

Известно, что в системе правил русского языка существует ряд пунктограмм, которые требуют неукоснительного обособления некоторых слов и выражений, ставить запятую при их употреблении. Порою это связано с их принадлежностью к определенным частям речи и определенным синтаксическим конструкциям.

К примеру, всегда, в любой позиции, выделяется на письме запятыми и другими знаками препинания слово или словосочетание, относящееся к разряду обособленных. Запятая ставится при обращениях, междометиях, вводных словах, одиночных деепричастиях, слов «да», «нет», «пожалуйста».

Всегда требуют запятых обособленные второстепенные члены, не обходятся без пунктуационных знаков противительные и повторяющиеся союзы, части сложных предложений. Но ставить ли запятую в предложении, где есть слово «просьба»? Как любое существительное, данное слово специального выделения не требует. Оно выделяется запятыми опосредованно, когда рядом с ним находятся перечисленные выше слова или конструкции, тогда ставится запятая.

Примеры предложений

• причастного оборота (обособленного определения);

Просьба, возникшая из-за отсутствия водоснабжения на дачном участке, была немедленно удовлетворена городскими властями.

Просьбу семьи Николаевых, обращенную к собранию жильцов коттеджного посёлка, оставили без удовлетворения.

На мою дружескую просьбу, обращенную к нему в трудную для меня минуту, он никак не отреагировал.

• деепричастного оборота (обособленного обстоятельства);

У меня к вам огромная просьба, закончив своё мероприятие, прошу вас не расходиться, а задержаться ещё на пять минут.

Ваша просьба, глядя вам в глаза, скажу, направлена не по адресу.

Просьбу, не отклонив категорически, удовлетворять в действительности не собирались.

• обращения;

Большая просьба, Дмитрий Иванович, к Вам: помогите, пожалуйста, устроить Людочку в институт.

Просьба к вам, уважаемые посетители, соблюдать чистоту и порядок!

Моя просьба, дорогие товарищи, совсем незначительная, она вас нисколько не затруднит.

• сложного предложения;

Если вы согласитесь исполнить мою просьбу, я не останусь в долгу и всегда буду поддерживать вас во всех ваших делах и начинаниях.

Мне кажется, нельзя отказывать этому несчастному в его просьбе, он хоть и преступил закон, но всё же достоин снисхождения и милосердия.

Просьба, которая исходит от этого человека, представляет собой очень хитрый и коварный план, способный повести тебя под монастырь.

У меня к вам будет убедительная просьба: в следующий приезд, пожалуйста, привозите с собой тёплые вещи.

• слов «да», «нет», «пожалуйста».

Просьбу, да, я помню и постараюсь исполнить.

Нет, нет, просьбу свою, пожалуйста, мне не навязывай!

Просьбу, пожалуйста, исполню!

Письма-просьбы – это неотъемлемая, важная и необходимая часть деловой переписки. С одной стороны, это тактичные и дипломатичные запросы по текущим вопросам, с другой – инструмент для достижения определенных целей адресата. Цель любого письма-просьбы – побудить адресата к определенным действиям, необходимым автору письма. Как составить письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к положительному ответу?

Любое письмо с просьбой должно состоять из хорошо продуманного обоснования и четкого изложения просьбы. Кроме этого, можно использовать приемы, повышающие эффективность письма.

Шаг 1. К кому Вы обращаетесь с просьбой?

Обращайтесь к адресату персонально, лучше – по имени отчеству:

«Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемый господин Иванов!»

Во-первых, Вы выразите свое уважение адресату, во-вторых, просьба, обращенная к конкретному человеку, накладывает на него ответственность за ее выполнение. Бывают ситуации, когда просьба адресуется коллективу или группе лиц. В таком случае также желательно максимально персонализировать обращение:

«Уважаемые коллеги!», «Уважаемые менеджеры!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники кадровой службы!»

Шаг 2. Почему Вы обращаетесь ко мне?

Сделайте комплимент адресату. Делая комплимент адресату, Вы отвечаете на его вопрос: «Почему Вы обращаетесь с этим вопросом ко мне?» Отметьте его прошлые заслуги или личные качества.

«Вы готовы всегда выслушать и найти оптимальный путь решения проблемы практически каждого, кто обратился к Вам. И, надо отдать Вам должное, Вы многим помогли».

«Вы являетесь ведущим экспертом в области …».

«Вы многим помогли разрешить сложнейшие вопросы в сфере …».

Этот прием позволит адресату взглянуть на просьбу пристальнее и постараться найти возможность удовлетворить ее.

Комплимент уместен, когда речь идет о нестандартных просьбах, когда адресата нужно расположить к себе, когда нужно обратить внимание на некие заслуги и качества, которые нужны и важны для выполнения Вашей просьбы.

Очень важно не переступить грань между комплиментом и грубой лестью. Будьте искренни.

Шаг 3. Обоснование просьбы

Любую просьбу нужно обосновать, почему Вы обращаетесь именно с этой просьбой. Введите адресата в контекст Вашей проблемы.

На этом этапе нужно подобрать три наиболее весомых для адресата аргумента. Лучше всего выстроить аргументы по схеме: сильный – средний – самый сильный.

Просьбы бывают разного уровня сложности, поэтому адресат не всегда заинтересован в выполнении чьих-то просьб. Его нужно убедить, что выполнение просьбы несет в себе потенциальную выгоду:

Заинтересуйте адресата

Предложите реализовать некую привлекательную для него возможность, связанную с выполнением Вашей просьбы:

«Во все времена деловые, предприимчивые люди стремились не только добиться материального успеха, но и оставить свой след в истории Родины, запомниться добрыми делами, завоевать уважение».

«
Успешная деятельность любого профессионального сообщества – это, прежде всего, понимание и поддержка со стороны дружественных Союзов, участие в совместных мероприятиях и проектах
».

«
Конечно же, Ваша большая цель – это чистый и благоустроенный город для людей
».

Или же озвучьте проблему, которая очень актуальна именно для Вашего адресата:

«Вы, как мудрый хозяин города, наверняка обеспокоены беспорядочными прогулками детей разного возраста в непригодных для этого местах, что приводит к участившимся ДТП и росту детской преступности».

«В ваш отдел участились обращения по непрофильным вопросам, что отнимает массу бесценного рабочего времени».

Покажите, как Ваша просьба может помочь реализовать возможность:

«
А сегодня, когда наша страна делает ставку на молодежь, трудно найти более нужное, святое дело, чем помощь юношам и девушкам из неблагополучных семей. В нашем городе есть те, кто уже оказывает такую помощь – под эгидой мэрии на пожертвования горожан действует наш благотворительный центр «Наследие», обучающий трудных подростков народным ремеслам».

Или решить проблему:

«Оборудование специализированных мест для времяпрепровождения детей разного возраста поможет снизить уровень детской преступности и свести к минимуму ДТП с участием детей».

Опишите значимость просьбы

Когда нечего предложить адресату или в контексте данной просьбы это неуместно, то лучше ввести адресата в курс дела. Здесь нужно описать ситуацию настолько полно, насколько это нужно для понимания актуальности просьбы и важности ее выполнения. Значимость просьбы нужно описать так, чтобы «за душу взяло». Если просьба не относится к разряду «душещипательных», то нужно показать адресату причинно-следственные связи, что даст выполнение адресатом просьбы.

«С (дата), согласно договору об аренде № Х, арендная плата за 1 м 2 составляет 20 у.е. в день. В течение последних трех месяцев наблюдается спад торговой активности в связи с экономической нестабильностью и социальными беспорядками. Средняя прибыль от торговли составляет 10 у.е. в день, чего не хватает даже на оплату аренды. Если не принять меры, то частные предприниматели вынуждены будут закрыть свои торговые точки, что может негативно отразиться на Ваших доходах».

Таким образом, Вы должны дать понять адресату, что выполнение просьбы несет в себе перспективу получения материальных или нематериальных благ.

Шаг 4. Изложение просьбы

Когда адресат подготовлен, можно излагать собственно просьбу. Текст просьбы должен быть достаточно лаконичным и предельно ясным. Ни в коем случае в нем не должно быть двусмысленности или недосказанности. Например, если речь идет о снижении арендной платы, то важно указать до какого уровня:

«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения до 5 у.е. за м 2 в день».

Если речь идет о предоставлении услуг, то максимально конкретизируйте просьбу, указывая желаемые даты, ценовой вопрос и т.д.:

«Для оборудования гончарной мастерской нужна печь для обжига керамики – мы просим Вас помочь нам в ее приобретении. Стоимость печи с установкой составляет 998 тыс. рублей
».

В данном примере не совсем понятно, какая помощь требуется от адресата. Лучше просьбу сформулировать более конкретно: «Просим Вас помочь в приобретении печи для обжига керамики, перечислив на расчетный счет компании по производству и установке печей 333 тыс. у.е.».

О чем бы Вы ни просили, адресат должен точно знать когда, чего, сколько и по какой цене Вы хотите получить. Обобщенная просьба более подвержена риску отказа, т.к. у адресата не всегда есть время и желание разбираться с подробностями. Кроме того, Вы рискуете получить не то, чего хотите, передавая инициативу адресату.

Например, частные предприниматели написали письмо с просьбой о снижении арендной платы, но не указали, до какого уровня они хотят снизить плату:

«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения».

В результате они получили снижение арендной платы, но незначительное (на 1% от имеющейся). Таким образом, их просьба была удовлетворена, но мало что изменила в положении инициаторов письма.

В некоторых случаях текст просьбы можно выделить жирным шрифтом, чтобы он выделялся в тексте, но не злоупотребляйте этим приемом.

Шаг 5. Резюмируйте свою просьбу.

Повторите свою просьбу и акцентируйте, какую выгоду получит адресат в случае выполнения просьбы. Просьбу следует несколько видоизменить. Лучше всего подходит построение предложения по схеме: «Если Вы выполните просьбу, то будет Вам счастье».

«Если Вы пойдете нам навстречу и снизите арендную плату на время, пока стабилизируется положение в регионе, то сможете не только сохранить более 150 рабочих мест, но и не понесете глобальных убытков из-за полного отсутствия арендной платы».

Но могут быть и другие варианты:

«Вы можете быть уверены, что каждый рубль Ваших благотворительных пожертвований пойдет на благое дело и поможет попавшим в сложную ситуацию ребятам вырасти достойными гражданами».

«Вы можете быть уверены, что каждая детская улыбка подарит Вам моральное удовлетворение от Вашей непростой работы, а Ваши старания и усилия – это инвестиция в достойных и счастливых граждан ближайшего будущего».

Главное, повторить смысл просьбы и выгоду от ее выполнения. Выгода не обязательно должна быть материальной. Помните, что адресат – человек, и ему не чужды чувства.

ПРИМЕР:

Было		Стало
«Любезно просим Вас, И.И. Иванов, организовать встречу абитуриентов с главным менеджером Вашей компании. Будем признательны за оказанное содействие. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров»	—	«Уважаемый Иван Иванович! Ваша компания уже не первый год участвует в Программе по профориентации абитуриентов, помогая им определиться с выбором профессии. Вы как менеджер по кадрам заинтересованы в подготовке профессионалов, а мы готовы помочь из школьников начать готовить мастеров своего дела. На сегодняшний день профессия менеджера одна из наиболее распространенных, но многие абитуриенты не имеют четкого представления о ее смысле. В связи с этим просим Вас организовать встречу главного менеджера с абитуриентами 23 марта в 15.00 на базе Вашей компании. Рассказав ребятам о секретах профессии сегодня, Вы закладываете фундамент для подготовки настоящих профессионалов завтра. Возможно, через несколько лет именно кто-то из них выведет Вашу компанию на новый уровень развития. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров»

И не забывайте об оформлении письма – это «лицо» организации. Если инициатором письма-просьбы является организация, то такое письмо оформляют на фирменном бланке с подписью руководителя либо уполномоченного лица. Если частное лицо – то достаточно соблюдения основных норм в расположении элементов письма. Эти детали юридически и психологически очень важны для адресата и формирования правильного имиджа отправителя.

	—
	—	Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма» ! Вы можете пройти его в любое удобное время по .	—	—
	—

Деловые письма относятся к группе информационно-справочных документов и составляют основную массу официальных документов, используемых при документировании деятельности организации.

Деловое письмо
– это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами в деловой практике организаций.

«ПИСЬМО» как вид документа не выделяют и поэтому не указывают в заголовочной части документа. Письма выполняют следующие функции:

• – являются средством коммуникации;
• – являются средством ретрансляции информации;
• – являются уведомлением о каком-либо факте.

Исторический экскурс

Первые письма на Руси – берестяные грамоты, как правило, были очень кратки. Самые длинные грамоты насчитывают 166 и 176 слов. Но чаще всего грамоты гораздо короче: большинство полностью сохранившихся грамот не длиннее 20 слов, лишь немногие из них длиннее 50 слов.

Большинство берестяных грамот – это частные письма. Они посвящены самым разнообразным делам текущей жизни – хозяйственным, семейным, денежным, торговым и т.д. К категории частных писем тесно примыкают челобитные (XIV–XV вв.) феодалу от крестьян.

Деловое письмо является своеобразной визитной карточкой организации. По тому насколько правильно и эстетично оно составлено и оформлено судят о профессиональных качествах работающих в ней сотрудников и об организации в целом.

Деловые письма могут быть классифицированы по следующим признакам:

по видам: гарантийные, инструкционные, сопроводительные, поздравительные, благодарственные письма и др. Деление деловых писем по видам является ключевым при их классификации;

• – по типизации: типовые, трафаретные, индивидуальные;
• – по области применения: коммерческие, административные, судебные и др.;
• – по структуре: деловые письма могут иметь простую и сложную структуру;
• – по месту в документообороте: письма по отношению к организации являются входящими или исходящими;
• – по месту в процессе переписки: инициативными, ответными;
• – по необходимости продолжения переписки: деловые письма могут требовать ответного письма (письма-запросы, письма-просьбы) и не требовать ответного письма (инструкционное письмо);
• – по правому статусу адресантов: деловые письма могут быть от государственных органов, организаций, граждан и др.;
• – по направлению деятельности организации; письма могут охватывать производственную, финансовую, консалтинговую, проектную деятельность и др.;
• – по способу отправки: письма могут быть отправлены посредством почтовой, электронной (электронное сообщение), телеграфной (телеграмма), факсимильной (факсимильное сообщение), телефонной (телефонограмма), телексной (телекс) связи. Независимо от способа отправки деловые письма оформляются на специальных бланках для писем. На бланке оформляется первая страница текста, остальные страницы – на обычных листах бумаги.

Основным используемым форматом бумаги для бланков является формат А4. Бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или с помощью средств вычислительной техники непосредственно во время подготовки документа. Способ изготовления бланков зависит от предпочтений организации с учетом требований к изготовлению бланков с использованием герба РФ или гербов субъектов РФ.

При подготовке и оформлении письма используют следующие реквизиты:

• – Государственный герб РФ;
• – герб субъекта РФ;
• – эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
• – код организации;
• – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• – ИНН/КПП;
• – код формы документа;
• – наименование организации;
• – справочные данные об организации;
• – наименование вида документа;
• – дату документа;
• – регистрационный номер документа;
• – ссылку на регистрационный номер и дату документа;
• – адресат;
• – заголовок к тексту;
• – текст документа;
• – отметку о наличии приложения;
• – подпись;
• – оттиск печати;
• – отметку об исполнителе.

Структура текста письма включает:

• – обращение;
• – информационную часть;
• – заключительную этикетную формулу вежливости.

Деловые письма следует начинать с личного обращения к адресату письма. Задача обращения – установить контакт с адресатом, выразить уважение, привлечь его внимание к письму. Наиболее официальный характер носит формула обращения по должности, она используется при обращении к руководителям, занимающим высокое должностное положение (Президент, Председатель и др.):

«Уважаемый господин Президент!»;

«Уважаемый господин Председатель!»

Официальный характер носит также обращение по фамилии. Обращение по фамилии (без имени, отчества или инициалов) широко используется в служебной переписке, оно является строго официальным и свидетельствует о наличии некоторой дистанции между адресатом и адресантом письма:

«Уважаемый господин Антонов!»;

«Уважаемая госпожа Белова!»

Наиболее распространенным вариантом, свидетельствующим о деловых контактах, является обращение по имени и отчеству:

«Уважаемый Сергей Иванович!»;

«Уважаемая Ирина Николаевна!»

При обращении к группе работников или в случае затруднения получения информации о руководстве организации используется обращение:

«Уважаемые господа!»

При обращении к лицам одного профессионального круга используется обращение:

«Уважаемые руководители филиалов!»;

«Уважаемые коллеги!»

В информационной части письма используется официально-деловой стиль – особая разновидность русского литературного языка, предназначенная для общения в сфере административного управления.

В общем случае текст письма состоит из предложений, сгруппированных в абзацы. Между абзацами должна обеспечиваться четкая смысловая и стилистическая взаимосвязь.

Для наилучшего восприятия письма, в основном, бывают посвящены одному вопросу. Тем не менее, для освещения его различных аспектов, как правило, возникает необходимость в дополнительной структуризации текста. Такая структуризация часто предусматривает разделение текста на три части: вводную, основную и заключительную.

Вводная часть текста предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для письма. Она может состоять из одного абзаца.

Основная часть текста служит для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса. В зависимости от его сложности и новизны основная часть может включать от одного до трех и более абзацев.

Заключительная часть текста обычно состоит из одного абзаца, содержащего выводы, а также просьбу (требование, указание) к адресату и характер ожиданий автора.

При составлении текстов писем большое значение имеет выбор конкретных языковых средств. Наиболее распространенной формой изложения в письме является использование 1-го лица множественного числа в глаголах, обозначающих ключевое действие текста: «оплату гарантируем», «сообщаем, что…», «просим направить…», «предлагаем рассмотреть…», «направляем на заключение…», «напоминаем, что…» и т.п. При написании письма на должностных бланках используется форма изложения текста письма от 1-го лица единственного числа «прошу рассмотреть…», «считаю необходимым…» и др.

В практике государственных органов письма начинают с названия организации «Министерство сельского хозяйства Российской Федерации предлагает…», «Министерство культуры Российской Федерации просит…».

Заключительные этикетные формулы представляют собой устойчивые в языковом отношении фразы, выражающие надежду на дальнейшее сотрудничество, сожаление по поводу ограниченных возможностей адресата и т.д.:

«Сожалеем, что не можем воспользоваться Вашим предложением»;

«Надеемся на дальнейшее сотрудничество».

Заключительная формула вежливости может отсутствовать в официальных письмах, но практически всегда подытоживает письма, текст которых носит отчасти личный характер (например, письма-благодарности). Использование заключительной формулы вежливости несколько приглушает официальный тон в конце послания.

Заключительная формула вежливости предшествует подписи и располагается интервалом ниже последней строки текста письма.

Если служебное письмо начинается с обращения «Уважаемый..!», оно должно заканчиваться заключительной этикетной формулой «С уважением», которая печатается на 2–3 интервала ниже текста, с абзаца:

Обращение и заключительные формулы вежливости составляют так называемую этикетную рамку. Если обращение в письме отсутствует, то опускается и заключительная формула «С уважением».

В качестве заключительной формулы вежливости также могут использоваться следующие стандартные формулировки:

«С неизменным уважением…»;

«С глубоким уважением…»;

«С глубоким почтением…»;

«С благодарностью и уважением…»;

«С признательностью и уважением…»;

«С уважением и пожеланиями всего наилучшего…»

Рассмотрим основные виды писем, наиболее часто встречающиеся в деловой практике.

Письмо-сообщение
–
деловое письмо, в котором сообщается, извещается о каких-либо событиях и фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу. Исходя из специфики, письма-сообщения обычно бывают небольшого объема и состоят из одного-двух предложений. Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации. Письмо-сообщение допустимо начать непосредственно со слова «Сообщаю» или одного из его синонимов («Направляю», «Высылаю», «Представляю»), а также:

«Сообщаем, что…»;

«Доводим до Вашего сведения, что…»;

«Считаем необходимым поставить Вас в известность о…»;

«Извещаем Вас о том, что…»;

«Уведомляем, что…»;

«Информируем Вас о том, что…»;

«Ставим Вас в известность, что…»;

«Считаем необходимым поставить Вас в известность, что…»;

«Нам приятно сообщить Вам, что…»

«Сообщаем к Вашему сведению, что…»;

«С радостью сообщаем Вам, что…»;

«В продолжение наших… сообщаем наше…»;

«На обращение… сообщаем…»;

«Считаю своим долгом поставить Вас в известность, что…»;

«Уполномочен поставить Вас в известность, что…»;

«Извещаем…»;

«На основании вышеизложенного считаем необходимым…»;

«Установлено, что в период с… по…»;

«Сообщаем, что по состоянию на…» и пр.

Образец письма-сообщения представлен в приложении 12.

Сопроводительное письмо

– деловое письмо, информирующее адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов (договоров, каталогов, реестров и др.) или материальных ценностей. Направление сопроводительного письма является правилом хорошего тона в деловой практике организаций и способствует учету и дальнейшей эффективной информационно-справочной работе с отправляемыми документами.

Сопроводительное письмо начинают стандартными фразами:

«Направляем…»;

«Представляем Вам…»;

«Возвращаем Вам…»;

«Высылаем Вам…».

Данным фразам может предшествовать вводная информация, сопутствующая данной управленческой ситуации:

«В соответствии с договоренностью направляем Вам…»;

«В соответствии с планом-графиком представляем…»;

«В подтверждение нашей договоренности высылаем…» и др.

Отличительной особенностью сопроводительного письма является проставление отметки о наличии приложения ниже текста.

Образец сопроводительного письма представлен в приложении 13.

Инструкционное (директивное, циркулярное) письмо
–
деловое письмо, содержащее указание (разъяснение) подведомственным организациям по вопросам расчетов, отчетности и др. Данный вид писем рассылается государственными, муниципальными органами, а также организациями, имеющими подведомственные организации.

На практике в документах такого рода руководители организаций освещают разрешительные указания относительно какого-либо конкретного вопроса по организации. Ознакомлению с инструкционными письмами подлежат все сотрудники организации, деятельность которых касается данного вопроса. Все указания, зафиксированные в инструкционном письме, являются обязательными для выполнения со стороны подчиненных.

Инструкционные письма подписываются руководителем государственного (муниципального) органа или организации.

Инструкционные письма могут начинаться с обоснования цели письма или ссылки на нормативный документ – «В целях…», «В соответствии с постановлением… №… от…», а заканчиваться фразой – «Об исполнении настоящего циркулярного письма доложите… нс позднее…».

Образец инструкционного письма представлен в приложении 14.

Письмо-просьба
–
деловое письмо, целью которого является получение официальных сведений, информации, документов или инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем- просьб.

Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Часто просьба излагается с помощью глагола «просить»:

«Просим Вас сообщить…»;

«Просим оплатить…»;

«Просим Вас предоставить…»;

«Просим Вас представить данные о…»;

«Мы просили бы Вас подтвердить…»;

«Просим Вас принять…»;

«Вторично просим безотлагательно погасить…»;

«Прошу Вас направить в мой адрес…»

«Прошу Вас…»;

«Прошу произвести оплату…»;

«Прошу дать указание…»;

«Просим Вас рассмотреть…»;

«Сообщаю Вам и прошу…»;

«Прошу довести до сведения…»;

«Согласно предварительной договоренности прошу Вас…»;

«Просим содействия в…»;

«Обращаю Ваше внимание и прошу…»;

«Прошу принять меры по…»;

«В дополнение к… прошу рассмотреть…»;

«Принимая во внимание; что…; просим…»;

«Просим Вас изыскать возможность…»;

«Просим Вас рассмотреть вопрос о…»;

«Убедительно просим подтвердить…»;

«В соответствии с нашей договоренностью просим…» и т.п.

Просьба может формулироваться и без глагола «просить», например: «Надеемся на положительное решение вопроса…»;

«Мы будем весьма благодарны; если вы пришлёте…»;

«Будем признательны; если Вы…»;

«Сообщите, пожалуйста…»;

«Желательно было бы…»;

«Нам было бы желательно…»;

«Нам хотелось бы…»;

«Надеемся; что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение»; «Обращаемся к Вам с просьбой…»;

«Позвольте обратиться к Вам с просьбой…»;

«Настоящим сообщаем и просим незамедлительно предоставить…»; «Мы будем благодарны Вам, если Вы…»;

«Будем признательны…»;

«Будем благодарны за…»;

«Будем весьма…»;

«Мы надеемся, что Вы сочтете возможным…»;

«Мы будем рады; если Вы…»;

«Обращаемся к Вам с просьбой о…»;

«Желательно было бы ознакомиться…»;

«Мы хотели бы…» и т.п.

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:

«Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести…)»; «Одновременно просим Вас…».

Письма-просьбы подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-просьба требует письма-ответа.

Следует отметить, что просьба может содержаться и в других письмах, например, в сопроводительном письме, гарантийном и др.

Образец письма-просьбы представлен в приложении 15. Письмо-ответ
– деловое письмо, составляемое как ответ на письмо- просьбу. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо- отказ).

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме.

Важно помнить!

Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от… №… «). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме. Письмо-ответ можно начинать словами: «В ответ на Ваше письмо сообщаем…», «В ответ на Ваше письмо извещаем…».

Стандартные фразы, используемые в письмах-ответах:

«Сообщаем Вам…»;

«Извещаем Вас…»;

«На вашу просьбу сообщаем…»;

«К сожалению, мы не можем…»;

«К нашему большому сожалению…»;

«К нашему взаимному удовлетворению…»;

«В соответствии с Вашей просьбой направляем…».

Стандартный текст положительного письма-ответа может выглядеть так:

Отрицательный ответ должен быть обоснован, не следует отказывать в просьбе без объяснения. В случае, если организация – автор письма располагает информацией о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу, рекомендуется сообщить адресату информацию об этом.

Стандартные фразы, используемые в письмах-отказах:

«С сожалением сообщаем Вам, что мы не сможем удовлетворить Вашу просьбу по следующим причинам…»;

«В связи с… наша организация не может…».

Образец письма-ответа представлен в приложении 16.

Обратите внимание!

Деловая коммуникация не допускает грубости и бестактности и предполагает нейтральную тональность общения между партнерами. В связи с этим в служебных письмах рекомендуется избегать прямого отказа.

Письмо-напоминание
– письмо, повторно сообщающее о каком-либо факте, а так же используемое в случаях, когда организация-контрагент не осуществляет действий, вытекающих из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить тс или иные действия.

Ключевой фразой письма-напоминания является глагол «Напоминаю (напоминаем)».

Базовые модели и конструкции письма-напоминания:

«В письме от… мы сообщали Вам, что…»;

«Однако до настоящего времени ответа от Вас мы не получили»;

«Напоминая об этом, просим…»;

«При неполучении ответа в… срок…»;

«Напоминаем Вам, что по плану совместных работ…»;

«Предлагаем Вам в соответствии с условиями договора…»;

«Согласно договору №… напоминаем об обязательствах…»;

«Несмотря на неоднократные напоминания…»;

«Срочно сообщите нам состояние дел»;

«Вторично посылаем Вам…»;

«Вторично ставим Вас в известность…»;

«Вторично напоминаем Вам…»;

«Убедительно просим…»;

«Еще раз… напоминаем…»;

«В противном случае мы будем вынуждены…»;

«Обращаем Ваше внимание на то, что…»;

«Ставим Вас в известность, что…».

Письмо-напоминание может содержать еще одну дополнительную часть, в которой упоминаются санкции, которые будут применены в случае невыполнения необходимых действий:

«В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции» и т.п.

Образец письма-напоминания представлен в приложении 17.

Письмо-благодарность

(благодарственное письмо) – деловое письмо, выражающее благодарность за совершенные действия (за полученное письмо, за представление информации, за приглашение). Письма-благодарности менее формализованы по сравнению с другими видами писем и составляются в более свободной форме.

Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения: «Благодарим за…»;

«Мы благодарим Вас за…»;

«Мы признательны Вам за то, что…»;

«Выражаем признательность за…»;

«Выражая благодарность за Ваше письмо, сообщаем, что…»;

«Мы получили приглашение, за которое Вам очень признательны»; «Заранее благодарим Вас за…»;

«С благодарностью подтверждаем…»;

«Выражаем Вам свою благодарность за…»;

«Позвольте Вас поблагодарить за…»;

«Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность…»;

«Благодарим за оказанную помощь в…»;

«Мы благодарны Вам за…»;

«Мы получили Ваше приглашение…, за которое Вам благодарны…»; «Обращаясь к Вашему письму, благодарю за предоставление…», «Выражаем Вам глубокую признательность за…»;

«В этой связи, хочу поблагодарить Вас…»;

«От всей души выражаю Вам благодарность…»;

«Выражая благодарность за…, сообщаем, что…»;

«Наша искренняя признательность за…»;

«С чувством глубокой признательности…» и пр.

Образец письма-благодарности представлен в приложении 18.

Письмо-подтверждение

– деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма следует коротко изложить ее суть, при подтверждении получения документов необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов.

Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является глагол «Подтверждаю».

Базовые модели и конструкции письма-подтверждения:

«Подтверждаем получение документов (предварительную договоренность, согласие и т.п.)»;

«Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…»;

«Подтверждаем намерение…»;

«С благодарностью подтверждаем получение материалов…» и др.

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Образец письма-подтверждения представлен в приложении 19.

Письмо-извещение
– деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. Письма-извещения могут как информировать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, так одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию. Таким образом, письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением либо предшествовать письму-приглашению.

Письмо-извещение может иметь приложения, которые могут содержать программу мероприятия, заявку на участие и другие информационные материалы. Такие письма, как правило, рассылаются но списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются письма-извещения руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведение мероприятия, а также несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Образец письма-извещения представлен в приложении 20.

Письмо-приглашение
–
деловое письмо, являющееся разновидностью письма-извещения. Отличие от письма-извещения заключается в том, что оно может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений. Как правило, письма- приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату «Уважаемый..!», «Уважаемые..!», например:

«Уважаемый господин Степанов!»;

«Уважаемый Александр Николаевич!»;

«Уважаемые господа!»;

«Уважаемые начальники филиалов!» и т.п.

Письма-приглашения возможно рассылать по электронной почте, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях используются следующие выражения:

«Приглашаем Вас принять участие в…»;

«Просим Вас принять участие в…»;

«Имеем честь пригласить Вас…»;

«Примите наше приглашение…»;

«Разрешите пригласить (приглашаем)…»;

«Мы были бы рады видеть Вас на…»;

«Мы будем весьма признательны Вам за участие в…»;

«Мы были бы благодарны Вам, если бы Вы могли принять наше приглашение на…»;

«Приглашаем Вас на… которое состоится…» и т.п.

Стандартный текст письма-приглашения выглядит так:

«23–25 марта 2014 г. состоится научно-практическая конференция “Образование – новое время, новые подходы”. Просим подтвердить Ваше участие в конференции и выслать тезисы выступления объемом 3–5 листов. Дополнительная информация будет направлена Вам после подтверждения Вашего участия».

Образец письма-приглашения представлен в приложении 21.

Ответ на письмо-приглашение
–
деловое письмо, выражающее положительный или отрицательный отклик. В случае положительного решения организация может сразу направить заявку на участие в мероприятии. В случае отрицательного решения необходимо указать причину отказа, начав ответ на письмо-приглашение с обоснования отказа: «В связи с…».

Образец ответа на письмо-приглашение представлен в приложении 22.

Письмо-поздравление (поздравительное письмо)
–
деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица или организации.

Письма-поздравления составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему и включать одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

В деловой практике можно выделить следующие поводы для поздравлений:

• – юбилеи, дни рождения организации-получателя и руководителя организации;
• – награждение, победы в конкурсах, выигрыш в тендерах;
• – успехи в деловой и профессиональной деятельности (назначение на высокую должность, присвоение почетного или специального звания, открытие нового филиала и т.д.);
• – государственные праздники (Новый год, Рождество, День защитника Отечества и пр.);
• – религиозные праздники (Рождество);
• – приятные события в личной жизни (день рождения, бракосочетание, рождение ребенка);
• – заключение взаимовыгодных партнерских соглашений;
• – годовщина сотрудничества (как правило, первая или круглая).

Практика

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, имеющей большую плотность и т.д.

В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:

«Поздравляем Вас в связи с…»;

«Искренне поздравляем Вас с…»;

«Примите наши искренние поздравления в связи с…»;

«Сердечно поздравляем Вас с…»;

«Поздравляем Вас с…»;

«Примите наши искренние поздравления…»;

«Поздравляем с назначением на новую должность»;

«Поздравляем с открытием нового филиала»;

«С радостью узнали о Вашем успехе на выборах. Поздравляем с победой!» и т.п.

Стандартный текст письма-поздравления может выглядеть так:

«Примите наши искренние поздравления по случаю Вашего избрания председателем Совета директоров. Желаем Вам крепкого здоровья и успехов в работе. Уверены, что Ваш опыт и высокий профессионализм послужат дальнейшему развитию компании и укреплению ее позиций в сфере высоких технологий».

Образец письма-поздравления представлен в приложении 23.

Ответ на письмо-поздравление
–
письмо, составляемое как отклик на поздравление в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица или организации.

Стандартный текст ответа на письмо-поздравление:

«Благодарю за то внимание, которое Вы оказали мне в день моего рождения. Спасибо за теплые и искренние слова. Со своей стороны желаю Вам большого счастья и здоровья, достатка и благополучия».

Образец ответа на письмо-поздравление представлен в приложении 24.

Гарантийное письмо

– деловое письмо, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (услуг, продукции, помещения и др.).

В гарантийном письме организация-автор берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку. Текст гарантийного письма содержит просьбу о выполнении работы, предоставлении услуг и пр. и содержит юридически значимую фразу: «Оплату гарантируем» и т.д. Далее в тексте письма приводятся банковские реквизиты организации – автора гарантийного письма.

Гарантийные письма подписывает директор и главный бухгалтер организации, подписи заверяются основной печатью организации.

Важно знать!

Отличительной особенностью гарантийного письма является наличие реквизита «наименование вида документа», не проставляемого на других видах писем. Данный реквизит будет выглядеть следующим образом – ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Базовые модели и конструкции гарантийного письма:

«Возврат кредита гарантируем…»;

«Гарантируем возврат кредита в сумме… до…»;

«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…»;

«Предоставление жилой площади гарантируем…»;

«Предприятие гарантирует…»;

«Данным письмом гарантируем…»;

«(Название организации) просит (Вас) оказать помощь… (Название организации) гарантирует…»;

«Просим в порядке оказания помощи предоставить… (Название организации) гарантирует…»;

«Гарантируем, что оборудование, поставленное по вышеуказанному заказу, во всех отношениях соответствует описанию, техническим условиям и спецификации, содержащимся в заказе»;

«Если в течение… от даты пуска в эксплуатацию оборудование окажется дефектным, обязуемся устранить дефект за свой счет»;

«Если… обязуемся заменить дефектное оборудование бесплатно»;

«Обязуемся поставить повое оборудование без задержки»;

«Обязуемся уплатить стоимость перевозки и страхования» и пр.

Образец гарантийного письма представлен в приложении 25.

Информационное письмо
–
деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационное письмо близко по значению к письму-сообщению или рекламному письму, но является более широким и информативным. Такое письмо – результат логического развития переписки. Оно отправляется адресату, если контакт с ним удалось установлен, и он не возражает против последующего развития деловых отношений. Информационное письмо призвано в несколько большем объеме по сравнению с сообщением проинформировать адресата о стремлении автора развивать деловые контакты и об отдельных аспектах их осуществления.

Информационные письма оказываются полезными при установлении первичного контакта с адресатом, которому предоставляется определенное количество дополнительной информации обзорного характера. Информационное письмо может содержать побуждение адресата к получению дополнительных сведений путем использования в письме формулировки: «Мы будем рады ответить на Ваши вопросы».

Образец информационного письма представлен в приложении 26.

Письмо-заявка

– деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией. В коммерческой деятельности, связанной с предоставление товаров и услуг, заявка может использоваться как первичный документ, на основании которого проводится оформление заказа и составление договора. Особую разновидность заявок составляют документы, представляемые в органы исполнительной власти и государственные организации в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п.

Заявка может быть составлена по унифицированной форме или с учетом требований, сформулированных организацией, предлагающей товары или услуги. В первом случае составление такой заявки заключается в заполнении трафаретной формы, предложенной организацией-продавцом. Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается информация, существенная для автора письма.

Поскольку письмо-заявка – это фактически просьба выполнить какую- либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия, то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах:

«Просим Вас включить в состав группы для участия в…»;

«Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в…»;

«Просим Вас зарегистрировать в качестве участников…» и т.п.

В зависимости от ситуации в текст письма-заявки включаются дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в проводимых мероприятиях и т.д. Например, если составляется заявка на участие в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции, фестивале, ярмарке и т.п.) указываются следующие сведения:

• – название мероприятия;
• – дата его проведения;
• – форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.);
• – фамилия, имя и отчество участника (участников);
• – место работы, должность;
• – почтовый адрес с индексом, телефон для связи, адрес электронной почты;
• – потребность в гостинице на время проведения мероприятия.

В случае, когда составляется заявка на оказание какого-либо вида услуг, указываются все существенные стороны предмета заявки и все необходимые данные об авторе заявки, помимо тех, что содержатся в бланке письма.

Заявка может содержать и гарантию оплаты услуг или участия в мероприятии, о котором идет речь.

Образец письма-заявки представлен в приложении 27.

Письмо-дополнение

– деловое письмо, направляемое следом за основным письмом и содержащее дополнительную информацию. Характерной особенностью такого письма является прямое указание на то, что оно служит продолжением предыдущего письма. Именно с этого и следует начинать письмо-дополнение, например:

«В дополнение к письму…»;

«Данное письмо является дополнением к…».

В тексте письма-дополнения следует пояснить, чем была вызвана необходимость его отправки, например:

«В связи со значительным изменением стоимости комплектующих к изделию… представляющим для Вашего предприятия непосредственный интерес…».

Образец письма-дополнения представлен в приложении 28.

Письмо-извинение

– письмо, составляемое по случаю принесения извинений адресату за допущенные нарушения в деловых отношениях. Письма-извинения встречаются в служебно-деловой переписке сравнительно редко. Тем не менее, во многих случаях они оказываются незаменимыми для принесения адресату формальных извинений и нормализации взаимоотношений, особенно, если принести извинения иным образом не представляется возможным.

Стандартная формулировка для начала писем-извинений: «Прошу Вас принять извинения в связи с (за)…». Извинения следует принести в начале письма и лишь затем пояснить мотивы своего обращения. В то же время извиняться по ходу письма дважды не принято. Лучше как можно более искренне и убедительно выразить свое сожаление в связи с имевшим место временным нарушением взаимоотношений с адресатом. Общий тон письма-извинения должен быть подчеркнуто примирительным, но не заискивающим.

Образец письма-извинения представлен в приложении 29.

Письмо-соболезнование

– деловое письмо, составляемое для выражения сожаления, сочувствия и соболезнования. Данный вид письма используется в повседневной деловой переписке в связи с кончиной близких адресату людей (родственников, коллег).

В случае менее трагических событий (стихийного бедствия, крупных неприятностей в деятельности организации) используется письменное выражение сочувствия, сожаления. Данные письма предназначены для проявления дружеской поддержки в деловой среде. К этой форме письменного обращения допустимо прибегать в случае возникновения недоразумений во взаимоотношениях автора с адресатом при разногласиях, нарушающих привычный порядок деловых контактов. Начинать подобные письма следует именно со слов соболезнования (сочувствия, сожаления), например: «Прошу Вас принять мои соболезнования…» или «Выражаю Вам свое искреннее сочувствие…». Крайне желательно, чтобы общий тон такого письма был подчеркнуто теплым и оставлял место для проявления чувства надежды и оптимизма.

Образец письма-соболезнования представлен в приложении 30.

Рекомендательное письмо

– форма ходатайства автора перед адресатом в пользу третьего лица, не участвующего в переписке. Чаще всего встречаются рекомендательные письма, выданные организацией сотруднику в подтверждение опыта работы в данной организации, заслуг и личных качеств сотрудника.

Типичной формулировкой для начала рекомендательного письма является следующая: «Настоящим письмом имею честь рекомендовать Вам господина (госпожу)…». После этого автор обращает внимание адресата на мотивы своего обращения и излагает собственное представление о рекомендуемой персоне. Развернутая рекомендация не может быть общей, она должна содержать описание конкретных достоинств (или недостатков) рекомендуемого с целью создания у адресата объективного впечатления об этом человеке.

Это интересно!

Поэт Сергей Есенин приехал в Петербург 9 марта 1915 г. Первым, кого он посетил в городе, был Л. Л. Блок. Он дал ему рекомендательные письма, и путь Есенину в литературные круги был открыт.

В деловой практике можно выделить группу писем, применяемую при ведении коммерческой деятельности организаций, так называемые коммерческие письма
. К данной группе можно отнести следующие виды писем.

Письмо-запрос

– деловое письмо, направляемое на предконтрактной стадии потенциальным покупателем к потенциальному продавцу с целью получения информации о возможности поставки партии товара на определенных условиях или с просьбой направить предложение на поставку определенной партии товара (на оказание определенного рода услуг). Коммерческий запрос следует отличать от информационного письма и письма- просьбы о сообщении условий поставки и цены товара. Письмо-запрос не считается также заявкой или заказом, являющихся иными видами писем с иными элементами и реквизитами.

В коммерческом запросе покупателя интересует возможность поставки партии товара в определенные сроки, на определенных условиях, может затрагиваться вопрос о цене поставки. В запросе, как правило, указывают: наименование товаров (услуг) и условия, на которых желательно получить товар (количество, качество товара, модель, марка, цена, сроки поставки, условия поставки и др.).

Условия платежа определяют, в какой момент и каким образом покупатель производит расчеты с продавцом. Условия поставки определяют, где и в какой момент ответственность за сохранность товара и риски переходит от продавца к покупателю.

При определении условий поставки в международной торговле используются термины, которые содержатся в словаре коммерческих терминов ИНКОТЕРМС (International
Commercial Terms, INCOTERMS), разработанном Международной торговой палатой. В словаре приводятся термины по базисным условиям поставок, касающиеся перевозочного процесса, оформления поставок и т.д., содержащиеся в международных договорах купли-продажи. Трехбуквенные аббревиатуры каждого термина являются стандартными и согласованы с соответствующими органами ООП. Так как ИНКОМЕРМС – постоянно совершенствуемый свод терминов, при его использовании в договорах необходимо указание на редакцию словаря.

Некоторые термины из словаря приведены ниже:

• – FAS (Free
  Alongside Ship) – свободно вдоль борта судна в… (порт отгрузки). Продавец считает свои обязательства выполненными, когда товар размещен вдоль борта судна на причале. С этого момента покупатель должен нести все расходы и риски утраты или повреждения товара. Термин используется только при перевозках морским или речным водным транспортом;
• – FOB (Free
  on Board) –
  свободно на борту в… (порт отгрузки). Ответственность и риски переходят на покупателя с момента перехода товара через поручни судна в согласованном порту отгрузки. Термин используется только при перевозках морским или речным водным транспортом;
• – CIF (Cost
  Insurance Freight) – стоимость, страхование, фрахт оплачены до порта назначения. Термин используется только при перевозках морским или речным водным транспортом;
• – CIFC (Cost Insurance Freight and Conihsion
  ) –
  CIF и комиссия посредника;
• – DAF (Delivered At Frontier
  ) – поставка на границе. Продавец считается выполнившим свои обязательства по поставке товара, прошедшего таможенную очистку для вывоза с момента передачи его покупателю в условленном пункте на границе. Термин может быть использован для любого вида транспорта, однако преимущественно используется для железнодорожных и автомобильных перевозок.

В коммерческом запросе используются следующие выражения:

«Просим сообщить подробную информацию о…»;

«Просим Вас сообщить о возможности поставки…»;

«Просим сделать предложение на поставку…» и др.

Стандартный текст письма-запроса:

«Концерн “ВАМИТ” специализируется на исследовании технологий сушки древесины. В связи с этим мы крайне заинтересованы в приобретении и монтаже сушильных камер производства российских предприятий. Просим Вас выслать рекламные проспекты и информацию о цене комплектов типовых проектов научно-технической документации на оборудование для сушки древесины».

Образец письма-запроса представлен в приложении 32.

Ответ на письмо-запрос

– ответное письмо потенциального продавца товаров (услуг) на запрос потенциального покупателя товаров (услуг).

В случае, когда продавец готов выполнить все условия запроса, он может сразу выслать предложение на поставку. Однако для подготовки качественного предложения требуется время, поэтому рекомендуется сначала дать принципиальное согласие, а следующим письмом выслать предложение.

Ответом на коммерческий запрос может быть:

• – письмо-предложение (оферта), если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя;
• – письмо, информирующее о товаре (услугах), если покупатель запрашивал именно информацию о товаре;
• – отказ в рассмотрении запроса.

В последнем случае этика деловых отношений требует, прежде всего, выразить благодарность за заказ, затем объяснить причины, по которым заказ не может быть принят и исполнен, например:

«Благодарим Вас за запрос на поставку… К сожалению, в связи с… Ваш заказ нс может быть принят к рассмотрению (исполнен)»;

«Благодарим Вас за запрос на поставку… К сожалению, интересующий Вас товар может быть поставлен только на условиях…»;

«Благодарим Вас за запрос на поставку… К сожалению, интересующий Вас товар может быть поставлен не ранее… Просим сообщить Ваше согласие об изменении сроков поставки».

Стандартный текст ответа на запрос:

«Рассмотрев Ваш запрос о возможности поставки 2000 мониторов ASUS VX239H в Екатеринбург в апреле 2014 г„ подтверждаем готовность осуществить поставку данной продукции в заданные сроки».

Образец ответа на письмо-запрос представлен в приложении 33.

Письмо-предложение (презентационное письмо)

– деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. В коммерческой деятельности такое письмо-предложение называется коммерческим предложением или офертой.

Оферта может быть:

• – письменным подтверждением ранее достигнутой устной договоренности;
• – ответом на ранее присланный письмо-запрос;
• – самостоятельным предложением, являющимся инициативным документом. В этом случае оно выступает как рекламное письмо.

В двух первых случаях предложение направляется в ответ па письмо- запрос либо как результат предварительных договоренностей, поэтому оно не бывает инициативным. Соответственно в первой строке письма указывается мотивация отправки предложения.

В коммерческом предложении гораздо больше обязательных элементов, чем в запросе. Сюда включаются данные об упаковке и маркировке, качестве, цене товара, цене поставки, стоимости всей партии, условиях платежа. Возможно представление сведений о компенсации рисков в форсмажорных обстоятельствах и условия об арбитраже.

В коммерческой деятельности различают предложения (оферты) свободные и твердые. Свободным называется предложение, от выполнения которого продавец может отказаться до заключения контракта; оно нс связывает продавца обязательством продать товар. Информация о свободном предложении дается в первой строке текста (… делаем Вам предложение без обязательств с нашей стороны). Твердым является предложение, от выполнения которого продавец не в праве отказаться до определенного срока.

Твердое предложение направляют конкретному покупателю с указанием существенных условий поставки (количества товара, качества, цены товара и т.д.). Твердое предложение связывает продавца обязательством продать предлагаемый товар тому, кому он его предлагает, поэтому обязательным элементом твердого предложения является указание в последней строке срока действия предложения, например: «Предложение действительно до…». Неполучение ответа в установленный срок равносильно отказу принять предложение.

Для создания качественного письма-предложения необходимо ориентироваться в следующих понятиях:

• – акцепт – принятие предложения на условиях продавца;
• – навалом – транспортировка габаритных грузов без упаковки;
• – наливом – транспортировка жидкостей в цистернах или танкерах без упаковки;
• – насыпью – транспортировка сыпучих грузов без упаковки.

Наиболее распространенные международные термины, определяющие

условия платежа:

• – АСС/АСС (АССОUNТ/AССОUNТ) – со счета на счет;
• – В/С (Bill
  For Collection) – вексель на инкассо;
• – CBD (CASH BEFORE DELIVERY) – плата наличными до поставки товара;
• – CD (CASH AGAINST DOCUMENTS) – уплата наличными против документов;
• – CIA (CASH IN ADVANCE) – предоплата наличными.

Предложение партнеру содержит конкретную детальную информацию,

так как следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Структура оферты может иметь следующий вид:

Часть 1. Вступление:

• – приветствие;
• – обозначение причины составляемого письма.

В этой части послания используют фразы:

«На Ваш запрос сообщаем, что…»;

«Мы рады, что Вы хотите наладить с нами деловые контакты»;

«Мы с удовольствием посылаем Вам желаемые образцы и предлагаем…»;

«Наш представитель, г-н N сообщим нам, что Вы проявляете интерес к нашим товарам…»;

«Согласно Вашей просьбе…»;

«Мы подтверждаем нашу договоренность и сообщаем, что можем поставить…»;

«Наши деловые партнеры (N) сообщили нам, что Вы заинтересованы во включении в свой ассортимент наших продуктов…»;

«Мы готовы поставлять Вам наши изделия, и поэтому для ознакомления высылаем наш последний каталог».

Часть 2. Основная часть:

• – ответ на поставленные вопросы;
• – донесение смысла коммерческого предложения (акцент на исключительность товара, если производителей данного продукта мало; акцент на параметры, отличия товара, если производителей данного продукта много; акцент на особенности работы компании и предоставлении услуг, если производителей данного продукта очень много).

Используемые фразы:

«Мы готовы сделать Вам особое предложение»;

«Предлагаем Вам…»;

«Предлагаем Вам твердо…»;

«В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам…»;

«В приложении направляем Вам наш каталог с новейшим прейскурантом»;

«Наш подробный прейскурант убедит Вас в богатстве нашего ассортимента»;

«Наше предложение действует до…»;

«Цены включают упаковку и транспортные расходы»;

«Мы поставляем на условиях…»;

«Мы готовы предоставить Вам скидку…»;

«Сообщите нам, пожалуйста, о согласии с пробной закупкой на испытание»;

«При условии, что цены на сырье останутся неизменными,..»;

«Наша продукция высоко ценится за…».

– дополнительные предложения (акцент на особое отношение к клиенту).

Используемые фразы:

«Чтобы облегчить Вам начало этой новой сделки, мы предоставим Вам скидку… % на наши цены в каталоге»;

«Отличное качество нашей продукции завоевало много внимания к себе во всем мире»;

«Обращаю Ваше внимание особенно на позиции…»;

«Для Ваших целей лучше всего подойдет модель…»;

«Позиции (товары), отмеченные в прейскуранте, я могу Вам порекомендовать особенно, так как они изготовлены…»;

«Вы могли бы выгодно закупить большую партию…»;

«Как Вы видите, наши цены конкурентоспособны»;

«Мы уверены, что качество наших товаров будет соответствовать всем Вашим ожиданиям»;

«Па всю нашу продукцию мы даем… года гарантии»;

«Наши товары тщательно проверяются, чтобы гарантировать качество»;

«Мы были бы рады вступить с Вами в деловые отношения, и убеждены в том, что Вы сможете с успехом продавать нашу продукцию в Вашем магазине»;

«Ваш первый заказ убедит Вас в том, что мы стремимся выполнять все пожелания заказчика с максимальной тщательностью».

Часть 3. Заключительная:

– высказывание благодарности за внимание и выражение надежды на сотрудничество.

Используемые фразы:

«Мы были бы очень рады вскоре получить от Вас заказ»;

«Если у Вас будут вопросы по этому поводу, Вы можете нас найти по следующим телефонным номерам»;

«Если Вам не подходит наше предложение, то мы будем благодарны Вам за то, что Вы ознакомите нас с причинами»;

«По Вашему желанию охотно предоставим в Ваше распоряжение информацию об условиях поставки и оплаты»;

«Мы будем рады Вашему заказу и обещаем быстрое, аккуратное выполнение».

Стандартный текст письма-предложения:

«Предлагаем Вашему вниманию новый каталог, включающий полный ассортимент выпускаемой нашей фирмой мебели. Мы также направляем прейскурант, в котором предусмотрены значительные скидки нашим постоянным покупателям. Однако мы не можем долго сохранять эти скидки, поэтому рекомендуем оформить Ваш заказ в течение текущего месяца».

Образец письма-предложения представлен в приложении 34.

Ответ на письмо-предложение

– ответное письмо потенциального покупателя товаров (услуг) на предложение потенциального продавца товаров (услуг).

Деловым этикетом предусматривается обязательный ответ на предложение даже в том случае, когда вы не можете его принять.

Ответом на письмо-предложение может быть письмо, подтверждающее принятие предложения, или отказ. Покупатель может быть не согласен лишь с некоторыми условиями предложения, тогда он может направить продавцу встречное предложение, в результате возникает коммерческая переписка, в процессе которой стороны или приходят к соглашению по всем существенным условиям поставки, или отказываются от заключения сделки. В зависимости от ситуации в ответе на письмо-предложение могут использоваться следующие устойчивые обороты:

«Благодарим Вас за сделанное предложение и сообщаем о готовности заключить сделку па…»;

«Принимаем Ваше предложение на…»;

«Подтверждаем свою готовность заключить сделку на…»;

«Благодарим Вас за предложение, однако в настоящее время мы не заинтересованы в закупке данного товара».

Стандартный текст ответа на письмо-предложение:

«Благодарим за Ваше предложение дополнительно поставить трансформаторы тока для комплектации электрических щитов управления. Однако мы считаем названную Вами цену слишком высокой. Кроме того, условия платежа, к сожалению, для нас неприемлемы. Мы готовы вернуться к Вашим предложениям, если Вы сочтете возможным внести в них соответствующие изменения».

Образец ответа на письмо-предложение представлен в приложении 35.

Письмо-требование

– деловое письмо, целью которого является побуждение контрагента выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются нарушения ранее принятых договоренностей.

Письма-требования, как правило, имеют сложную структуру. В них приводятся условия договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и указываются возможные санкции в случае невыполнения данных обязательств.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

«Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…»;

«Требуем выполнить взятые на себя обязательства…»;

«Требуем незамедлительно выполнить…» и т.д.

Возможные санкции могут формулироваться следующим образом:

«В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции…»;

«В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд»;

«В противном случае мы не несем ответственности за последствия…» и т.п.

Образец ответа на письмо-требование представлен в приложении 36.

Претензионное письмо составляется на бланке письма. Нормативных требований к оформлению претензий на уровне законодательства в настоящее время не существует. Но практикой выработаны следующие рекомендации по его составлению и оформлению.

• – основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо);
• – суть, предмет претензии. Должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере (задержка, ненадлежащее качество и др.);
• – обоснованность претензии (ссылки на договоры, акты и др.), доказательства с указанием ссылки на нормативные документы, служащие основанием для удовлетворения претензии;
• – материальный и другие ущербы, понесенные вами;
• – действия партнера по претензии; конкретные требования составителя претензии (расторжение договора, возврат денежных средств, требование замены некачественного товара и т.д.) с указанием сроков удовлетворения этих требований;
• – ваши действия, если претензия не будет удовлетворена. Письмо должно содержать предупреждение о последующем обращении в судебные органы в случае, если претензия нс будет удовлетворена.

Для однозначной идентификации данного вида письма допускается обозначения вида письма на документе – ПРЕТЕНЗИЯ.

Претензионное (рекламационное) письмо должно иметь заголовок к тексту, отражающий основные его требования, например, «Об уплате задолженности и неустойки» или содержать ссылку на договор, условия которого были нарушены, например, «О претензии по договору аренды от__________№________».

Претензионное (рекламационное) письмо должно содержать отметку о наличии приложения с указанием всех прилагаемых документов, подтверждающих обоснованность претензии. В письме устанавливается срок рассмотрения данной претензии, который, однако, не определен законодательно и на практике составляет один месяц. Форма изложения текста должна быть максимально корректной для сохранения деловых отношений и репутации партнеров.

Претензионные письма, как правило, направляются адресату заказным письмом с отдельной квитанцией и уведомлением о вручении. Данные документы сохраняются автором претензии для возможного предъявления в судебные органы.

При составлении текста претензии в качестве основания для предъявления претензии используются следующие фразы:

«Направляем Вам претензию на…»;

«Высылаем Вам акт экспертизы от… №…, из которого следует, что…»;

«Наш заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества…»;

«Мы предъявляем претензию по качеству товаров…»;

«На основании коммерческого акта мы предъявляем претензию к…»;

«В соответствии с договором… Вами нарушен пункт №…»;

«В партии товара, отгруженной… обнаружена недостача…»;

«При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №… была установлена недостача…»;

«К нашему большому сожалению, сообщаем Вам, что…»;

«К сожалению, мы должны сообщить Вам…»;

«Согласно пункту 4 договора Вы должны поставить нам…».

Для изложения требований используются фразы:

«Мы намерены потребовать от Вашей стороны…»;

«Имеем намерение просить Вас…»;

«В соответствии с вышеизложенным просим Вас…»;

«В связи с вышеизложенным Вам начислен штраф за…».

Для изложения содержания санкций пользуются выражениями:

«В случае уклонения от принятия мер по урегулированию вопросов, отраженных в рекламации, дело, будет передано в Арбитражный суд…»;

«… в противном случае к Вам будут предъявлены штрафные санкции»;

«Отказ от выполнения обязательств но договору в связи с заявленной рекламацией…».

Ответ на претензионное (рекламационное) письмо

организация должна дать в установленный срок. В течение этого времени нужно письменно сообщить контрагенту об отклонении претензии или о принятии ее к рассмотрению. В случае, если претензия принимается к рассмотрению, сообщается срок принятия решения по претензии или конкретные меры по ее удовлетворению. В случае отклонения претензии излагаются причины отказа со ссылкой на документы, которые могут его обосновать.

• – письма, предлагающие товары или услуги;
• – письма-презентации, содержащие сведения об организации.

Кроме названных разновидностей, в рекламе широко используются информационные письма, проспекты, бюллетени, задача которых давать подробную, иногда детальную, информацию о товарах и услугах. Эти материалы не являются рекламными письмами, но вместе с ними выполняют рекламную функцию. Рекламные материалы, как правило, предоставляются по запросу заинтересованной стороны, которая первичную информацию об организации или товаре получила именно из рекламного письма или каким-либо иным способом.

• – рекламное письмо не должно быть длинным и составлять не более одной страницы;
• – рекламное письмо должно быть лаконичным, ясным, информативным; не следует детально описывать организацию и предлагаемые товары или услуги, но необходимо акцентировать только отличие вашей организации от других, ваши товары от товаров других поставщиков;
• – не подобает преувеличивать заслуги вашей организации, так как любую информацию всегда возможно проверить;
• – не следует навязывать предлагаемые товары или услуги; неоднократное повторение предложения, пусть и в разных вариантах, может оттолкнуть корреспондента;
• – рекламное письмо представляет вашу компанию, фирму, поэтому оно должно быть оформлено на бланке со всеми необходимыми для письма реквизитами.

• 3. Представление продукта (товара) и перечисление его основных достоинств.
• 4. Перечисление дополнительных или сопутствующих условий.
• 5. Конкретное предложение о сотрудничестве (оптовая или розничная торговля, предложение услуг и т.п.).
• 6. Выражение готовности предоставить образцы товара, подробную информацию о товаре или услугах и ответить на все вопросы, которые могут возникнуть у потенциального потребителя.
• 7. Стандартная фраза с выражением надежды на сотрудничество.
• 8. Подпись (должность, фамилия, инициалы).

При случае, когда письмо представляет организацию, его структура может выглядеть следующим образом:

• 1. Обращение к адресату («Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!»).
• 2. Краткое представление организации и характера ее деятельности.
• 3. Описание основных направлений деятельности организации, ее преимуществ по сравнению с другими организациями, предлагающими аналогичные товары или услуги.
• 4. Конкретное предложение о сотрудничестве.
• 5. Выражение готовности предоставить любую интересующую информацию об организации и ответить на все вопросы.
• 6. Стандартная фраза с выражением надежды на сотрудничество.

Для оказания более сильного воздействия на потенциального партнера, необходимо, чтобы письмо, рекламирующее товары и услуги, было подписано как минимум руководителем подразделения, а письма, представляющие организацию, руководителем организации или его заместителем.

При оформлении рекламных писем нужно придерживаться общих правил оформления деловых писем, но для привлечения внимания к письму допустимо использовать более широкий спектр оформления текста, такой как выделение наиболее важных фрагментов текста.

Итак, современное управление требует от каждого менеджера и руководителя умения писать деловые тексты самой различной направленности. Это может быть как составление коммерческих писем и деловых предложений, так и оформление поздравительных писем и благодарностей. От написания некоторых из этих документов будет напрямую зависеть успех всей управленческой и коммерческой деятельности. В связи с этим практические письменные навыки разработки деловых писем независимо от тематической направленности текста требуются в ежедневной работе практически любому специалисту, включая менеджеров всех уровней, руководителей подразделений компании, специалистов по рекламе, персональным помощникам руководителей, а также всем офисным работникам.

Главному инженеру — заместителю директора N-ского завода сельскохозяйственных машин

И. О. Фамилия

Уважаемый господин… !

Руководство нашей компании проявило большой интерес к продукции Вашего предприятия, ознакомив­шись с ее образцами в ходе региональной выставки… (указать наименование). Особое впечатление в пред­ставленной под Вашим патронажем экспозиции произ­вели… (указать наименования видов продукции).

В связи с изложенным прошу направить в наш адрес… экземпляра каталога указанной продукции. Желаемый срок получения каталогов — … (число, месяц, год).

С уважением,

Заместитель генерального директора по маркетингу

И. О. Фамилия

Генеральному директору ОАО «AAA» И. О. Фамилия Копия:

Заместителю генерального директора по маркетингу И. О. Фамилия

Глубокоуважаемый господин… !

В соответствии с Вашей просьбой высылаю… эк­земпляра каталога продукции нашего завода. Буду рад, если это послужит дальнейшему укреплению взаимо­выгодных контактов между нашими предприятиями.

Приложение: каталог продукции завода на 2003 г., экз. №№ 1, 2, 3 — только адресату.

С неизменным уважением,

Директор завода И. О. Фамилия

Начальнику регионального представительства компании «БББ» И. О. Фамилия

Глубокоуважаемый господин… ! Наше предприятие имеет намерение заказать у Ва­шего предприятия… комплекта… (указать тип) обо­рудования… (указать марку). Прошу Вас сообщить ус­ловия выполнения заказа. Желаемый срок поставки — до… (числа, месяца, года). Своевременную оплату га­рантирую.

Наши реквизиты: …. С неизменным уважением, Главный инженер АОЗТ «ВВВ» И. О. Фамилия

Главный бухгалтер И. О. Фамилия

Главному инженеру акционерного общества закрытого типа «ВВВ»

И. О. Фамилия

Многоуважаемый господин… ! В ответ на Вашу просьбу высылаю условия выпол­нения заказа на поставку Вашему предприятию… ком­плектов… оборудования….

Прошу Вас подтвердить согласие с условиями вы­полнения заказа.

Приложение: «Условия…» (проект договора), на… листах, только адресату.

С глубоким уважением, Начальник регионального представительства компании «БББ» И. О. Фамилия

Директору АОЗТ «ГГГ» И. О. Фамилия

Уважаемый (имя, отчество)!

… (числа, месяца, года) Вашим предприятием для нужд ОАО «ДДД» была осуществлена отгрузка по… (указать способ отгрузки) партии… (указать наимено­вание продукции) общей стоимостью… руб. Вследствие недостаточно тщательной упаковки часть продукции оказалась повреждена (разбита), что засвидетельство­вано в акте, подписанном представителями ОАО «ДДД» и станции… (указать название), до которой осуществ­лялась транспортировка (акт прилагается).

В результате значительная часть продукции оказа­лась разукомплектованной и непригодной к дальнейше­му использованию. В связи с изложенным предлагаем:

2) заменить указанную в рекламационном акте про­дукцию на аналогичную кондиционную, как это пре­дусмотрено ст. … договора о поставках продукции на… год. Кроме того, в связи с неудовлетворительным выполнением условий договора Ваше предприятие в соответствии с п. … ст. … этого же договора обязано выплатить ОАО «ДДД» неустойку в размере… % от стоимости недопоставленной (поставленной ненадлежа­щим образом) продукции, т. е. в сумме… руб.

Приложение:

1. Акт приемки продукции, на… листах, только адресату.

С уважением,

Генеральный директор ОАО «ДДД»

И. О. Фамилия

Начальник отдела маркетинга

И. О. Фамилия

Генеральному дйредтору ОАО «ДДД» И. О. Фамилия

Уважаемый господин… !

Мы с большим огорчением восприняли Вашу рек­ламацию в связи с ненадлежащим качеством поставки ОАО «ДДД» продукции нашего завода. Одновременно вынуждены сообщить, что представленная Вами рек­ламация может быть удовлетворена нами лишь частич­но, поскольку:

2) в связи с п. 1 должна быть уменьшена фактичес­кая сумма неустойки.

Мы готовы заменить всю некондиционную продук­цию и перечислить на счет ОАО «ДДД» сумму неус­тойки, исходя из фактических потерь продукции в со­ставе партии, переданной Вашей стороне… (числа, месяца, года). При Вашем несогласии с изложенными выше условиями мы предлагаем незамедлительно при­ступить к урегулированию спорных вопросов через арбитражный суд.

С уважением,

Директор АОЗТ «ГГГ»

И. О. Фамилия

Юрисконсульт

Заместителю директора по сбыту ОАО «ЕЕЕ» И. О. Фамилия

Уважаемый (имя, отчество)!

Принимая во внимание наше многолетнее взаимо­выгодное сотрудничество, прошу Вас изыскать возмож­ность для ускорения поставки… комплектов запасных частей к… (указать наименование продукции) и от­грузки указанной продукции в наш адрес до… (числа, месяца, года). При определении первоначального сро­ка поставки — … (числа, месяца, года) — не были в должной мере учтены следующие обстоятельства:

Это повлияло на принятие решения о переносе сро­ка поставок.

Отгрузку прошу произвести (указать, как именно). Своевременный возврат вагонов и оплату гарантирую.

О Вашем решении прошу сообщить в возможно более короткие сроки.

С уважением,

Директор ФГУП «ЖЖЖ»

И. О. Фамилия

Главный бухгалтер

И. О. Фамилия

Директору ФГУП «ЖЖЖ» И. О. Фамилия

Уважаемый (имя, отчество)!

Сообщаю, что Ваше гарантийное письмо нами по­лучено и принято к сведению. Ваша просьба о досроч­ной отгрузке в адрес ФГУ «ЖЖЖ» может быть удов­летворена частично, поскольку в настоящее время наше предприятие не располагает достаточным количеством запасных частей к… (указать наименование продук­ции).

В срок до (числа, месяца, года) в Ваш адрес будет отгружено… комплектов запасных частей. Получение остальных… комплектов ожидайте в сроки, указан­ные в действующем договоре о поставках продукции на текущий год. О возможности ускорить отгрузку вто­рой партии запасных частей мы проинформируем Вас дополнительно.

С уважением,

Заместитель директора по сбыту ОАО «ЕЕЕ» И. О. Фамилия

Начальник отдела снабжения И. О. Фамилия

Письма-просьбы – это неотъемлемая, важная и необходимая часть деловой переписки. С одной стороны, это тактичные и дипломатичные запросы по текущим вопросам, с другой – инструмент для достижения определенных целей адресата. Цель любого письма-просьбы – побудить адресата к определенным действиям, необходимым автору письма. Как составить письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к положительному ответу?

Любое письмо с просьбой должно состоять из хорошо продуманного обоснования и четкого изложения просьбы. Кроме этого, можно использовать приемы, повышающие эффективность письма.

Шаг 1. К кому Вы обращаетесь с просьбой?

Обращайтесь к адресату персонально, лучше – по имени отчеству:

«Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемый господин Иванов!»

Во-первых, Вы выразите свое уважение адресату, во-вторых, просьба, обращенная к конкретному человеку, накладывает на него ответственность за ее выполнение. Бывают ситуации, когда просьба адресуется коллективу или группе лиц. В таком случае также желательно максимально персонализировать обращение:

«Уважаемые коллеги!», «Уважаемые менеджеры!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники кадровой службы!»

Шаг 2. Почему Вы обращаетесь ко мне?

Сделайте комплимент адресату. Делая комплимент адресату, Вы отвечаете на его вопрос: «Почему Вы обращаетесь с этим вопросом ко мне?» Отметьте его прошлые заслуги или личные качества.

«Вы готовы всегда выслушать и найти оптимальный путь решения проблемы практически каждого, кто обратился к Вам. И, надо отдать Вам должное, Вы многим помогли».

«Вы являетесь ведущим экспертом в области …».

«Вы многим помогли разрешить сложнейшие вопросы в сфере …».

Этот прием позволит адресату взглянуть на просьбу пристальнее и постараться найти возможность удовлетворить ее.

Комплимент уместен, когда речь идет о нестандартных просьбах, когда адресата нужно расположить к себе, когда нужно обратить внимание на некие заслуги и качества, которые нужны и важны для выполнения Вашей просьбы.

Очень важно не переступить грань между комплиментом и грубой лестью. Будьте искренни.

Шаг 3. Обоснование просьбы

Любую просьбу нужно обосновать, почему Вы обращаетесь именно с этой просьбой. Введите адресата в контекст Вашей проблемы.

На этом этапе нужно подобрать три наиболее весомых для адресата аргумента. Лучше всего выстроить аргументы по схеме: сильный – средний – самый сильный.

Просьбы бывают разного уровня сложности, поэтому адресат не всегда заинтересован в выполнении чьих-то просьб. Его нужно убедить, что выполнение просьбы несет в себе потенциальную выгоду:

Заинтересуйте адресата

Предложите реализовать некую привлекательную для него возможность, связанную с выполнением Вашей просьбы:

«Во все времена деловые, предприимчивые люди стремились не только добиться материального успеха, но и оставить свой след в истории Родины, запомниться добрыми делами, завоевать уважение».

«
Успешная деятельность любого профессионального сообщества – это, прежде всего, понимание и поддержка со стороны дружественных Союзов, участие в совместных мероприятиях и проектах
».

«
Конечно же, Ваша большая цель – это чистый и благоустроенный город для людей
».

Или же озвучьте проблему, которая очень актуальна именно для Вашего адресата:

«Вы, как мудрый хозяин города, наверняка обеспокоены беспорядочными прогулками детей разного возраста в непригодных для этого местах, что приводит к участившимся ДТП и росту детской преступности».

«В ваш отдел участились обращения по непрофильным вопросам, что отнимает массу бесценного рабочего времени».

Покажите, как Ваша просьба может помочь реализовать возможность:

«
А сегодня, когда наша страна делает ставку на молодежь, трудно найти более нужное, святое дело, чем помощь юношам и девушкам из неблагополучных семей. В нашем городе есть те, кто уже оказывает такую помощь – под эгидой мэрии на пожертвования горожан действует наш благотворительный центр «Наследие», обучающий трудных подростков народным ремеслам».

Или решить проблему:

«Оборудование специализированных мест для времяпрепровождения детей разного возраста поможет снизить уровень детской преступности и свести к минимуму ДТП с участием детей».

Опишите значимость просьбы

Когда нечего предложить адресату или в контексте данной просьбы это неуместно, то лучше ввести адресата в курс дела. Здесь нужно описать ситуацию настолько полно, насколько это нужно для понимания актуальности просьбы и важности ее выполнения. Значимость просьбы нужно описать так, чтобы «за душу взяло». Если просьба не относится к разряду «душещипательных», то нужно показать адресату причинно-следственные связи, что даст выполнение адресатом просьбы.

«С (дата), согласно договору об аренде № Х, арендная плата за 1 м 2 составляет 20 у.е. в день. В течение последних трех месяцев наблюдается спад торговой активности в связи с экономической нестабильностью и социальными беспорядками. Средняя прибыль от торговли составляет 10 у.е. в день, чего не хватает даже на оплату аренды. Если не принять меры, то частные предприниматели вынуждены будут закрыть свои торговые точки, что может негативно отразиться на Ваших доходах».

Таким образом, Вы должны дать понять адресату, что выполнение просьбы несет в себе перспективу получения материальных или нематериальных благ.

Шаг 4. Изложение просьбы

Когда адресат подготовлен, можно излагать собственно просьбу. Текст просьбы должен быть достаточно лаконичным и предельно ясным. Ни в коем случае в нем не должно быть двусмысленности или недосказанности. Например, если речь идет о снижении арендной платы, то важно указать до какого уровня:

«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения до 5 у.е. за м 2 в день».

Если речь идет о предоставлении услуг, то максимально конкретизируйте просьбу, указывая желаемые даты, ценовой вопрос и т.д.:

«Для оборудования гончарной мастерской нужна печь для обжига керамики – мы просим Вас помочь нам в ее приобретении. Стоимость печи с установкой составляет 998 тыс. рублей
».

В данном примере не совсем понятно, какая помощь требуется от адресата. Лучше просьбу сформулировать более конкретно: «Просим Вас помочь в приобретении печи для обжига керамики, перечислив на расчетный счет компании по производству и установке печей 333 тыс. у.е.».

О чем бы Вы ни просили, адресат должен точно знать когда, чего, сколько и по какой цене Вы хотите получить. Обобщенная просьба более подвержена риску отказа, т.к. у адресата не всегда есть время и желание разбираться с подробностями. Кроме того, Вы рискуете получить не то, чего хотите, передавая инициативу адресату.

Например, частные предприниматели написали письмо с просьбой о снижении арендной платы, но не указали, до какого уровня они хотят снизить плату:

«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения».

В результате они получили снижение арендной платы, но незначительное (на 1% от имеющейся). Таким образом, их просьба была удовлетворена, но мало что изменила в положении инициаторов письма.

В некоторых случаях текст просьбы можно выделить жирным шрифтом, чтобы он выделялся в тексте, но не злоупотребляйте этим приемом.

Шаг 5. Резюмируйте свою просьбу.

Повторите свою просьбу и акцентируйте, какую выгоду получит адресат в случае выполнения просьбы. Просьбу следует несколько видоизменить. Лучше всего подходит построение предложения по схеме: «Если Вы выполните просьбу, то будет Вам счастье».

«Если Вы пойдете нам навстречу и снизите арендную плату на время, пока стабилизируется положение в регионе, то сможете не только сохранить более 150 рабочих мест, но и не понесете глобальных убытков из-за полного отсутствия арендной платы».

Но могут быть и другие варианты:

«Вы можете быть уверены, что каждый рубль Ваших благотворительных пожертвований пойдет на благое дело и поможет попавшим в сложную ситуацию ребятам вырасти достойными гражданами».

«Вы можете быть уверены, что каждая детская улыбка подарит Вам моральное удовлетворение от Вашей непростой работы, а Ваши старания и усилия – это инвестиция в достойных и счастливых граждан ближайшего будущего».

Главное, повторить смысл просьбы и выгоду от ее выполнения. Выгода не обязательно должна быть материальной. Помните, что адресат – человек, и ему не чужды чувства.

ПРИМЕР:

Было		Стало
«Любезно просим Вас, И.И. Иванов, организовать встречу абитуриентов с главным менеджером Вашей компании. Будем признательны за оказанное содействие. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров»	—	«Уважаемый Иван Иванович! Ваша компания уже не первый год участвует в Программе по профориентации абитуриентов, помогая им определиться с выбором профессии. Вы как менеджер по кадрам заинтересованы в подготовке профессионалов, а мы готовы помочь из школьников начать готовить мастеров своего дела. На сегодняшний день профессия менеджера одна из наиболее распространенных, но многие абитуриенты не имеют четкого представления о ее смысле. В связи с этим просим Вас организовать встречу главного менеджера с абитуриентами 23 марта в 15.00 на базе Вашей компании. Рассказав ребятам о секретах профессии сегодня, Вы закладываете фундамент для подготовки настоящих профессионалов завтра. Возможно, через несколько лет именно кто-то из них выведет Вашу компанию на новый уровень развития. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров»

И не забывайте об оформлении письма – это «лицо» организации. Если инициатором письма-просьбы является организация, то такое письмо оформляют на фирменном бланке с подписью руководителя либо уполномоченного лица. Если частное лицо – то достаточно соблюдения основных норм в расположении элементов письма. Эти детали юридически и психологически очень важны для адресата и формирования правильного имиджа отправителя.

	—
	—	Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма» ! Вы можете пройти его в любое удобное время по .	—	—
	—

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

• Наименование.
• Адрес.
• Контактные телефоны.
• Сайт.
• Электронную почту.
• Логотип.
• Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

• Изучение вопроса.
• Написание проекта письма.
• Его согласование.
• Подписание.
• Регистрация.
• Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма — заключительной его части — представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

• Позицию адресата.
• Характер отношений.
• Официальность.
• Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «…Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)…». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

• Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
• Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
• Предметом общения является деятельность компании.
• Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
• Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

• Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
• Адресной, предназначенной конкретному адресату.
• Актуальной в момент написания письма.
• Достоверной и беспристрастной.
• Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
• Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

• Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
• Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
• Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
• Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
• Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
• Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
• Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
• Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
• Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
• Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

• Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
  (Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

• Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
• Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
  (Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

• Информационными.
• Инструктивными.
• Поздравительными.
• Рекламными.

Также бывают письма:

• Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

• Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
• Запросы.
• Извещения.
• Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

• Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
• Одинаковые языковые средства.
• Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
• Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

В любых разговорах слово Просьба встречается довольно-таки часто. Ведь без него сложно обойтись, ведь каждый день люди просят что-то друг у друга по работе, в простой жизни, в магазинах, абсолютно в любой сфере. Но никто не думает, что употребление слова «просьба» при написании предложений иногда вызывает некоторые вопросы. Поэтому нужно разобрать слово «просьба» выделяется запятыми или нет.

Часть речи и роль в предложении слова «просьба»

Само слово «Просьба» образовано от глагола «просить» при помощи суффикса -б- и является существительным женского рода. Такое образование слов характерно для многих славянских языков, в том числе и для русского. Изначально слово просить выглядело как «просити» и пришло из древнерусского.

Значение слова «просьба» достаточно простое и означает «вежливое обращение, желание и призыв просящего человека сделать что-либо.» В более древние времена оно часто означало заявление, письменное прошение по установленной форме.

В предложении слово Просьба выполняет функции чаще всего как подлежащего, дополнения и обстоятельства, и является важным членом предложения.

По сути, значение слова само по себе очень важное и поэтому необходимо знать, как правильно его использовать не только в устной речи, но и в письменной.

Нужно ли выделять запятыми слово «просьба»?

Слово «просьба» является существительным, и по своей сути специального выделения не просит в предложении.

В письменной речи слово «просьба» чаще всего используется в текстах публицистического характера или в переписке, деловой и дружеской и многих других. Чтобы не спутать, нужно ли писать запятую, нужно знать простые правила пунктуации, а также знать роль в смысле предложения и его морфологическую сущность.

В русских правилах очень достаточно правил, которые требуют обязательного обособления слов и словосочетаний. Часто причина состоит в том, к какой части речи они относятся и определённым конструкциям предложений. Но следует вспомнить, что просьба всё-таки не входит в специальные конструкции, которые стоит обязательно выделять запятыми.

Примеры предложений

• Когда в предложении есть причастный оборот.

Примеры:

Вчера по просьбе, данной моему другу, я помог ему на даче выкопать картошку.

Просьба, лишённая искренности, не всегда способствует её выполнению по разным причинам.

• Когда в предложении есть деепричастный оборот.

Примеры:

Ребёнок озвучил мне просьбу, съездив к бабушке и дедушке, мы не должны забыть там варенье и вкусности, которые ему там дали.

Городские власти по народной просьбе, выполнив строительство детской площадки, устроили огромный и весёлый праздник.

• Например, запятая после слова «просьба» ставится после обращения.

Примеры:

Огромная просьба, солнце моё, к тебе: прошу, пожалуйста, будь очень осторожно во время этого путешествия.

К Вам огромная просьба, Николай Викторович, после сегодняшнего собрания вам нужно будет зайти сначала в отдел кадров, а потом в бухгалтерию, чтобы забрать расчётные листы для всего отдела.

Естественно, запятая ставится в любом сложном предложении.

Примеры:

Игорь сегодня выполнил мою просьбу, а именно он пошёл сегодня в магазин и купил продукты по моему огромному списку и выбрал все самое свежее и качественное.

И это была её последняя просьба, чтобы я сходила в тот самый дом, где были её самые дорогие сердцу вещи, и принесла огромную шкатулку с письмами.

Бывают такие случаи, когда в сложноподчинённом предложении перед второй частью после слова «просьба» пишется двоеточие. Это нужно в те моменты, когда следующая часть показывает полностью суть самой просьбы из главного предложения.

Примеры:

Я сегодня услышала очень странную просьбу: мне придётся прийти на работу более поздно, чем нужно, потому что сегодня там производилась какие-то ремонтные работы.

Также запятая будет ставиться вместе со словами «да», «нет», «пожалуйста» и других.

Примеры:

У меня есть просьба, пожалуйста, сделай за меня домашнее задание, а то я не успеваю пойти на подработку, а эту тему я совсем не понимаю.

Нет, просьбу, которую ты мне озвучил, я не могу выполнить, потому что у меня дома ремонт, и нам нужно поклеить обоями целую комнату.

В русском языке существует множество слов, написание которых отличается от произношения. При написании словоформ мы используем морфологический принцип: каждую морфему нужно писать в соответствии с правилами и вне зависимости от звучания. Исключение составляют лишь чередующиеся согласные (например, в словах бег – бежать, друг – дружить). Их написание можно определить по произношению.

Так, например, «прозьба» или «просьба»? Как пишется это на первый взгляд простое слово? Если произнести его вслух, так и хочется написать его через «з». Давайте разбираться вместе.

Применимое правило

Чтобы узнать, в какой части слова находится орфограмма, выполним его разбор по составу:

Прос/зьба

Затруднения в написании слова вызваны тем, что при его произношении происходит взаимодействие двух звуков – звонкого и глухого. Согласный звук «б» суффикса слова – звонкий, он озвончает предыдущий согласный в корне. Это явление носит название «ассимиляция», или «озвончение». В результате транскрипция слова выглядит так: [проз’ба].

Чтобы проверить орфограмму в слове с озвончением, нужно подобрать к нему такое родственное слово, чтобы после проверяемого согласного стоял гласный звук. Гласный упростит фонетическую позицию согласного, и он будет слышаться отчётливо. Например, правописание буквы «з» в слове «косьба» проверяется словом «косить».

Исключение из этого правила – существительное «свадьба». Хоть оно и образовано от глагола «сватать», однако озвончение согласного закрепилось на письме.

Правильное и ошибочное написание

Данное существительное образовано от глагола «просить». Его суффикс представлен гласным звуком «и», поэтому стоящий перед ним проверяемый согласный ясно звучит.

Формы глагола «просить» (ты просишь, он просит и т. д.) свидетельствуют о том, что в рассматриваемом существительном пишется буква «с».

Так проверочными словами к слову «просьба» могут также выступать однокоренные глаголы: попросить, упросить, запросить и другие.

Исходя из правила и проверочных слов, вариант написания с согласной «з» — «прозьба», будет считаться грубой грамматической ошибкой.

Примеры в предложениях

Русский неоднократно подвергался реформам и в конечном итоге, в отличие от других языков, правило «как слышим, так и пишем» утратило окончательно свою силу. Поэтому в современном мире, чтобы быть грамотным, необходимо не только помнить немалое количество орфографических правил, но и достаточно много читать, чтобы вырабатывать зрительную память в написании тех или иных слов. Для чего и предлагаем вам на примере в предложениях запомнить, как правильно пишется «просьба».

1. У меня есть к тебе небольшая просьба, выслушай пожалуйста, а потом скажешь, сможешь ли выполнить её.
2. Руководителю предприятия была адресована письменная просьба.
3. Никто не ожидал от него такой просьбы, которая застала врасплох весь коллектив.
4. «Это не приказ, а просьба» — мягко ответил капитан и удалился из кабинета.
5. Я считаю, что эта просьба неуместна, в каких бы отношениях мы ни были.

Прозьба или просьба – как написать слово?

Распространенное в повседневной речи слово «просьба» нередко на письме вызывает затруднения. Причина кроется в буквенном отражении глухого звука, который иногда подвергается озвончению, если рядом стоит звонкий согласный. Существует только один правильный вариант написания существительного «просьба». Как пишется слово, можно запомнить, изучив орфограмму русского языка.

Правильно пишется

Существуют варианты написания анализируемого слова, включая ошибочное написание:

Звонкий согласный «б» влияет на предыдущий глухой согласный «с». В устной речи слышим [проз’ба]. Данный процесс озвончения называется в русском языке ассимиляцией (уподоблением).

Согласно правилам орфографии русского языка, верным является только первый вариант написания – «просьба».

На вопрос, как правильно пишется существительное «просьба» или «прозьба», можно дать один правильный ответ: пишем перед мягким знаком букву «С».

Какое правило

В русском языке далеко не все слова пишутся так, как слышатся. В основе правописания слов необходимо руководствоваться морфологическим принципом, т.е. независимо от звучания на письме сохраняется единообразие морфемы, за исключением случаев чередований гласных и согласных.

К слову «просьба» подобрать проверочные слова можно в ряду родственных лексем. Так, данное существительное образовано от однокоренного глагола «просить» суффиксальным способом. В корне согласный «с» отчетливо слышится, так как в паре с гласным проясняется фонетическое звучание. Кроме инфинитива глагола «просить», отчетливое звучание согласного «с» наблюдается в формах:

Проверочное слово для слова «просьба» можно найти в ряду однокоренных слов: попросить, упросить, запросить и др.

Таким образом, если в проверочном слове в корне отчетливо произносится «с» перед гласной, значит, в слове «просьба» необходимо писать букву «с».

Как пишется слово “вообще” – с одной “о” или с двумя? Ответ читайте здесь.

Примеры предложений

Предлагаем продолжить изучать правописание слов. В следующей статье поговорим о том, как правильно писать – “в продолжение” или “в продолжении”?

Неправильно пишется

Распространенные ошибки связаны с передачей на письме того, что слышится. Так и появляются замены согласного «с» на «з» вследствие процесса озвончения в устной речи. Иногда пишут слово «просьба» без мягкого знака, что также является орфографической ошибкой.

Грамотное оформление любого письменного текста, особенно в документообороте компании, поднимает имидж специалиста. При затруднениях, не будет лишним попросить помощи либо заглянуть в учебник русского языка.

Источник

«Просьба» или «прозьба» — как правильно пишется слово?

Образование Грамота

Вот так «просьба»! На первый взгляд написание этого слова не должно вызывать особых трудностей, но не тут-то было: есть в нем одна согласная, порождающая ошибки. Догадались, о чем мы?

«Просьба» или «прозьба»? Если вы хорошо знаете русский язык, то второй вариант вас наверняка рассмешит. «Неужели так правда пишут?» — удивитесь вы. Пишут, да еще как! А все потому, что звук в корне слова — глухой и может сбить с толку.

Чтобы разобраться, как правильно пишется слово «просьба», а главное — почему именно так и никак иначе, сперва определим, что за часть речи перед нами. Интересующее нас слово отвечает на вопрос «что?», а значит, мы имеем дело с существительным единственного числа женского рода первого склонения, стоящим в именительном падеже.

Теперь разберем слово «просьба» по составу. Что получается? Корень «прось-», суффикс «-б-» и окончание «-а». Именно из-за суффикса на письме появляются ошибки: звонкий звук «б» влияет на последнюю букву корня «с», стоящую перед ним, и та трансформируется в звук «з’». Вот и слышим мы – «проз’ба».

Но, как мы помним, нельзя руководствоваться принципом «как слышим – так и пишем», поэтому мы воспользуемся орфографическим правилом, которое звучит следующим образом: корневая морфема сохраняется неизменной во всех формах слова и родственных словах за исключением случаев чередования согласных в корне. Таким образом, чтобы проверить глухой согласный звук в конце корня, нам понадобится подобрать однокоренные слова, да не простые, а такие, в которых после проблемной буквы будет стоять гласный звук – именно в такой позиции искомая согласная будет четко слышна.

Какие проверочные слова помогут нам при написании существительного «просьба»? Например, существительное «проситель» или глагол «просить», а также его многочисленные формы, в которых отчетливо слышна буква «с». Ну а если искомая согласная присутствует в однокоренных словах, то и в слове «просьба» она определенно есть, а значит, ее необходимо отображать на письме и ни о каком «з» не может идти и речи.

Правильное написание: «просьба».

Для закрепления материала рассмотрим несколько примеров правильного написания этого существительного:

Источник

Как пишется «просьба»?

Согласно орфографическим правилам русского языка слово «просьба» пишется через букву «с» – просьба.

Правило написания слова

Чтобы разобраться, как правильно пишется данное слово, нужно определить, к какой части речи оно относится. Слово «просьба» отвечает на вопрос «что?». Значит, это имя существительное. Далее определим, в какой части слова и почему возникла проблема написания. Разобрав слово по составу, а именно прось-б-а (корень-суффикс-окончание), видим, что перед звонким звуком [б] последняя буква корня «с» произносится как [з’].

В русском языке нет нормы «как слышим – так и пишем». Зато существует правило, что во всех формах и родственных словах сохраняется неизменной корневая морфема, исключая лишь случаи чередования согласных в корне. Отсюда следует, что для проверки глухого согласного звука в корне достаточно подобрать однокоренные слова, в которых после проблемной буквы будет стоять гласный звук. В такой позиции можно чётко произнести и услышать корневой согласный звук.

В данном случае проверочными словами выступают глаголы просить, попросить и другие их формы в прошедшем и настоящем времени как единственного, так и множественного числа. Делаем вывод: если в однокоренном слове в корне перед гласной произносится и пишется «с» (просить), то и в слове «просьба» следует писать букву «с».

Источник

Как правильно — «просьба» или «прозьба»

Чтобы узнать, как пишет­ся «прось­ба» или «про­зь­ба», с бук­вой «с» или «з», под­бе­рем про­ве­роч­ное сло­во, в кото­ром после сомни­тель­но­го соглас­но­го появит­ся глас­ный звук и про­яс­нит его звучание.

Узнаем, в какой части сло­ва суще­ству­ет орфо­грам­ма. Для это­го выяс­ним его мор­фем­ный состав:

В напи­са­нии это­го сло­ва воз­ни­ка­ет затруд­не­ние по той при­чине, что при его про­из­но­ше­нии про­ис­хо­дит вза­и­мо­дей­ствие двух соглас­ных зву­ков, конеч­но­го соглас­но­го кор­ня с соглас­ным суффикса.

Последующий соглас­ный, обо­зна­чен­ный бук­вой «б», явля­ет­ся звон­ким. Он вли­я­ет на преды­ду­щий соглас­ный кор­ня и озвон­ча­ет его.

Этот фоне­ти­че­ский про­цесс носит латин­ское назва­ние «асси­ми­ля­ция», что в пере­во­де зна­чит «упо­доб­ле­ние». В резуль­та­те тако­го вза­и­мо­дей­ствия это сло­во зву­чит так:

Имеем в виду, что в рус­ском язы­ке мно­гие сло­ва пишут­ся не так, как зву­чат. В напи­са­нии слов руко­вод­ству­ем­ся мор­фо­ло­ги­че­ским прин­ци­пом. Каждая мор­фе­ма пишет­ся еди­но­об­раз­но неза­ви­си­мо от зву­ча­ния, кро­ме слу­ча­ев чере­до­ва­ния глас­ных и согласных.

Как проверить букву «с» в слове «просьба»?

Чтобы узнать, какая бук­ва, «с» или «з» пишет­ся в сло­ве «прось­ба», поищем про­ве­роч­ное сло­во сре­ди род­ствен­ных лек­сем или изме­ним их грам­ма­ти­че­скую фор­му, что­бы после нуж­да­ю­ще­го­ся в про­вер­ке соглас­но­го появил­ся глас­ный звук.

Гласный звук упро­чит фоне­ти­че­скую пози­цию соглас­но­го, и он зазву­чит ясно и отчетливо.

Понаблюдаем, как мож­но про­ве­рить соглас­ные в словах:

Существительное «прось­ба» обра­зо­ва­но суф­фик­саль­ным спо­со­бом от одно­ко­рен­но­го гла­го­ла «про­сить»:

В его корне отчет­ли­во слы­шит­ся про­ве­ря­е­мый соглас­ный, так как гла­голь­ный суф­фикс обо­зна­чен глас­ным звуком:

Изменим этот гла­гол по лицам в фор­мах насто­я­ще­го времени:

Личные фор­мы это­го гла­го­ла так­же дока­зы­ва­ют напи­са­ние бук­вы «с» в рас­смат­ри­ва­е­мом суще­стви­тель­ном. Можем обра­тить­ся за помо­щью к одно­ко­рен­ным словам:

Проверочное сло­во «про­сить», а так­же «попро­сить», «запро­сить», «упро­сить» дока­жут, что в корне сло­ва «прось­ба» пишет­ся бук­ва «с».

Аналогично, невзи­рая на зву­ча­ние, напи­шем бук­ву «с» в сло­ве «кось­ба» («косить»).

Исключение:

Исключением явля­ет­ся сло­во «сва­дьба», обра­зо­ван­ное от гла­го­ла «сва­тать». В корне это­го суще­стви­тель­но­го на пись­ме закре­пи­лось озвон­че­ние согласного.

Примеры

Ваша про́сьба про­сто заста­ла меня врасплох.

Я счи­таю, что твоя про́сьба сей­час неуместна.

Источник

Как правильно пишется слово просьба?

Правильный вариант написания слова: просьба

Правило

Это словарное слово, которое мы рекомендуем запомнить. Для проверки правильности написания используйте орфографический словарь русского языка, например, под редакцией Д.Н.Ушакова.

Проверочное слово: «просить»

Морфологический разбор слова просьба

1. Часть речи — имя существительное
2. Морфологические признаки:
Начальная форма: просьба (именительный падеж единственного числа);
Постоянные признаки: нарицательное, неодушевлённое, женский род, 1-е склонение;
Непостоянные признаки: именительный падеж, единственное число.
3. Синтаксическая роль: Может быть различным членом предложения, смотрите по контексту.

Ударение и состав слова

Ударение падает на 1-й слог с буквой о.
Всего в слове 7 букв, 2 гласных, 4 согласных, 2 слога.

Примеры использования и цитаты

Вот он с просьбой о подмоге Обратился к мудрецу, Звездочету и скопцу — Шлет за ним гонца с поколоном. Вот мудрец перед Дадоном Стал и вынул из мешка Золотого петушка. «Посади ты эту птицу, — Молвил он царю, — на спицу…

«Сказка о золотом петушке» — Пушкин Александр

Столько просьб у любимой всегда! У разлюбленной просьб не бывает. Как я рада, что нынче вода Под бесцветным ледком замирает. И я стану — Христос, помоги!— На покров этот, светлый и ломкий, А ты письма мои береги, Чтобы нас…

«Столько просьб у любимой всегда!» — Ахматова…

Да и, наконец, просьба эта во всяком случае была неприличная, несолидная, странная со стороны человека, имевшего такую солидную шубу, такой почтенный, превосходного темно-зеленого цвета фрак и такие…

«Чужая жена и муж под кроватью» — Достоевский…

Источник