Письма-просьбы – это неотъемлемая, важная и необходимая часть деловой переписки. С одной стороны, это тактичные и дипломатичные запросы по текущим вопросам, с другой – инструмент для достижения определенных целей адресата. Цель любого письма-просьбы – побудить адресата к определенным действиям, необходимым автору письма. Как составить письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к положительному ответу?
Любое письмо с просьбой должно состоять из хорошо продуманного обоснования и четкого изложения просьбы. Кроме этого, можно использовать приемы, повышающие эффективность письма.
Шаг 1. К кому Вы обращаетесь с просьбой?
Обращайтесь к адресату персонально, лучше – по имени отчеству:
«Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемый господин Иванов!»
Во-первых, Вы выразите свое уважение адресату, во-вторых, просьба, обращенная к конкретному человеку, накладывает на него ответственность за ее выполнение. Бывают ситуации, когда просьба адресуется коллективу или группе лиц. В таком случае также желательно максимально персонализировать обращение:
«Уважаемые коллеги!», «Уважаемые менеджеры!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники кадровой службы!»
Шаг 2. Почему Вы обращаетесь ко мне?
Сделайте комплимент адресату. Делая комплимент адресату, Вы отвечаете на его вопрос: «Почему Вы обращаетесь с этим вопросом ко мне?» Отметьте его прошлые заслуги или личные качества.
«Вы готовы всегда выслушать и найти оптимальный путь решения проблемы практически каждого, кто обратился к Вам. И, надо отдать Вам должное, Вы многим помогли».
«Вы являетесь ведущим экспертом в области …».
«Вы многим помогли разрешить сложнейшие вопросы в сфере …».
Этот прием позволит адресату взглянуть на просьбу пристальнее и постараться найти возможность удовлетворить ее.
Комплимент уместен, когда речь идет о нестандартных просьбах, когда адресата нужно расположить к себе, когда нужно обратить внимание на некие заслуги и качества, которые нужны и важны для выполнения Вашей просьбы.
Очень важно не переступить грань между комплиментом и грубой лестью. Будьте искренни.
Шаг 3. Обоснование просьбы
Любую просьбу нужно обосновать, почему Вы обращаетесь именно с этой просьбой. Введите адресата в контекст Вашей проблемы.
На этом этапе нужно подобрать три наиболее весомых для адресата аргумента. Лучше всего выстроить аргументы по схеме: сильный – средний – самый сильный.
Просьбы бывают разного уровня сложности, поэтому адресат не всегда заинтересован в выполнении чьих-то просьб. Его нужно убедить, что выполнение просьбы несет в себе потенциальную выгоду:
Заинтересуйте адресата
Предложите реализовать некую привлекательную для него возможность, связанную с выполнением Вашей просьбы:
«Во все времена деловые, предприимчивые люди стремились не только добиться материального успеха, но и оставить свой след в истории Родины, запомниться добрыми делами, завоевать уважение».
«
Успешная деятельность любого профессионального сообщества – это, прежде всего, понимание и поддержка со стороны дружественных Союзов, участие в совместных мероприятиях и проектах
».
«
Конечно же, Ваша большая цель – это чистый и благоустроенный город для людей
».
Или же озвучьте проблему, которая очень актуальна именно для Вашего адресата:
«Вы, как мудрый хозяин города, наверняка обеспокоены беспорядочными прогулками детей разного возраста в непригодных для этого местах, что приводит к участившимся ДТП и росту детской преступности».
«В ваш отдел участились обращения по непрофильным вопросам, что отнимает массу бесценного рабочего времени».
Покажите, как Ваша просьба может помочь реализовать возможность:
«
А сегодня, когда наша страна делает ставку на молодежь, трудно найти более нужное, святое дело, чем помощь юношам и девушкам из неблагополучных семей. В нашем городе есть те, кто уже оказывает такую помощь – под эгидой мэрии на пожертвования горожан действует наш благотворительный центр «Наследие», обучающий трудных подростков народным ремеслам».
Или решить проблему:
«Оборудование специализированных мест для времяпрепровождения детей разного возраста поможет снизить уровень детской преступности и свести к минимуму ДТП с участием детей».
Опишите значимость просьбы
Когда нечего предложить адресату или в контексте данной просьбы это неуместно, то лучше ввести адресата в курс дела. Здесь нужно описать ситуацию настолько полно, насколько это нужно для понимания актуальности просьбы и важности ее выполнения. Значимость просьбы нужно описать так, чтобы «за душу взяло». Если просьба не относится к разряду «душещипательных», то нужно показать адресату причинно-следственные связи, что даст выполнение адресатом просьбы.
«С (дата), согласно договору об аренде № Х, арендная плата за 1 м 2 составляет 20 у.е. в день. В течение последних трех месяцев наблюдается спад торговой активности в связи с экономической нестабильностью и социальными беспорядками. Средняя прибыль от торговли составляет 10 у.е. в день, чего не хватает даже на оплату аренды. Если не принять меры, то частные предприниматели вынуждены будут закрыть свои торговые точки, что может негативно отразиться на Ваших доходах».
Таким образом, Вы должны дать понять адресату, что выполнение просьбы несет в себе перспективу получения материальных или нематериальных благ.
Шаг 4. Изложение просьбы
Когда адресат подготовлен, можно излагать собственно просьбу. Текст просьбы должен быть достаточно лаконичным и предельно ясным. Ни в коем случае в нем не должно быть двусмысленности или недосказанности. Например, если речь идет о снижении арендной платы, то важно указать до какого уровня:
«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения до 5 у.е. за м 2 в день».
Если речь идет о предоставлении услуг, то максимально конкретизируйте просьбу, указывая желаемые даты, ценовой вопрос и т.д.:
«Для оборудования гончарной мастерской нужна печь для обжига керамики – мы просим Вас помочь нам в ее приобретении. Стоимость печи с установкой составляет 998 тыс. рублей
».
В данном примере не совсем понятно, какая помощь требуется от адресата. Лучше просьбу сформулировать более конкретно: «Просим Вас помочь в приобретении печи для обжига керамики, перечислив на расчетный счет компании по производству и установке печей 333 тыс. у.е.».
О чем бы Вы ни просили, адресат должен точно знать когда, чего, сколько и по какой цене Вы хотите получить. Обобщенная просьба более подвержена риску отказа, т.к. у адресата не всегда есть время и желание разбираться с подробностями. Кроме того, Вы рискуете получить не то, чего хотите, передавая инициативу адресату.
Например, частные предприниматели написали письмо с просьбой о снижении арендной платы, но не указали, до какого уровня они хотят снизить плату:
«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения».
В результате они получили снижение арендной платы, но незначительное (на 1% от имеющейся). Таким образом, их просьба была удовлетворена, но мало что изменила в положении инициаторов письма.
В некоторых случаях текст просьбы можно выделить жирным шрифтом, чтобы он выделялся в тексте, но не злоупотребляйте этим приемом.
Шаг 5. Резюмируйте свою просьбу.
Повторите свою просьбу и акцентируйте, какую выгоду получит адресат в случае выполнения просьбы. Просьбу следует несколько видоизменить. Лучше всего подходит построение предложения по схеме: «Если Вы выполните просьбу, то будет Вам счастье».
«Если Вы пойдете нам навстречу и снизите арендную плату на время, пока стабилизируется положение в регионе, то сможете не только сохранить более 150 рабочих мест, но и не понесете глобальных убытков из-за полного отсутствия арендной платы».
Но могут быть и другие варианты:
«Вы можете быть уверены, что каждый рубль Ваших благотворительных пожертвований пойдет на благое дело и поможет попавшим в сложную ситуацию ребятам вырасти достойными гражданами».
«Вы можете быть уверены, что каждая детская улыбка подарит Вам моральное удовлетворение от Вашей непростой работы, а Ваши старания и усилия – это инвестиция в достойных и счастливых граждан ближайшего будущего».
Главное, повторить смысл просьбы и выгоду от ее выполнения. Выгода не обязательно должна быть материальной. Помните, что адресат – человек, и ему не чужды чувства.
ПРИМЕР:
|
Было |
Стало |
|
|
«Любезно просим Вас, И.И. Иванов, организовать встречу абитуриентов с главным менеджером Вашей компании. Будем признательны за оказанное содействие. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров» |
— |
«Уважаемый Иван Иванович! Ваша компания уже не первый год участвует в Программе по профориентации абитуриентов, помогая им определиться с выбором профессии. Вы как менеджер по кадрам заинтересованы в подготовке профессионалов, а мы готовы помочь из школьников начать готовить мастеров своего дела. На сегодняшний день профессия менеджера одна из наиболее распространенных, но многие абитуриенты не имеют четкого представления о ее смысле. В связи с этим просим Вас организовать встречу главного менеджера с абитуриентами 23 марта в 15.00 на базе Вашей компании. Рассказав ребятам о секретах профессии сегодня, Вы закладываете фундамент для подготовки настоящих профессионалов завтра. Возможно, через несколько лет именно кто-то из них выведет Вашу компанию на новый уровень развития. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров» |
И не забывайте об оформлении письма – это «лицо» организации. Если инициатором письма-просьбы является организация, то такое письмо оформляют на фирменном бланке с подписью руководителя либо уполномоченного лица. Если частное лицо – то достаточно соблюдения основных норм в расположении элементов письма. Эти детали юридически и психологически очень важны для адресата и формирования правильного имиджа отправителя.
| — | ||||
 |
— | Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма» ! Вы можете пройти его в любое удобное время по . |
— | — |
| — |
Деловые письма относятся к группе информационно-справочных документов и составляют основную массу официальных документов, используемых при документировании деятельности организации.
Деловое письмо
– это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами в деловой практике организаций.
«ПИСЬМО» как вид документа не выделяют и поэтому не указывают в заголовочной части документа. Письма выполняют следующие функции:
- – являются средством коммуникации;
- – являются средством ретрансляции информации;
- – являются уведомлением о каком-либо факте.
Исторический экскурс
Первые письма на Руси – берестяные грамоты, как правило, были очень кратки. Самые длинные грамоты насчитывают 166 и 176 слов. Но чаще всего грамоты гораздо короче: большинство полностью сохранившихся грамот не длиннее 20 слов, лишь немногие из них длиннее 50 слов.
Большинство берестяных грамот – это частные письма. Они посвящены самым разнообразным делам текущей жизни – хозяйственным, семейным, денежным, торговым и т.д. К категории частных писем тесно примыкают челобитные (XIV–XV вв.) феодалу от крестьян.
Деловое письмо является своеобразной визитной карточкой организации. По тому насколько правильно и эстетично оно составлено и оформлено судят о профессиональных качествах работающих в ней сотрудников и об организации в целом.
Деловые письма могут быть классифицированы по следующим признакам:
по видам: гарантийные, инструкционные, сопроводительные, поздравительные, благодарственные письма и др. Деление деловых писем по видам является ключевым при их классификации;
- – по типизации: типовые, трафаретные, индивидуальные;
- – по области применения: коммерческие, административные, судебные и др.;
- – по структуре: деловые письма могут иметь простую и сложную структуру;
- – по месту в документообороте: письма по отношению к организации являются входящими или исходящими;
- – по месту в процессе переписки: инициативными, ответными;
- – по необходимости продолжения переписки: деловые письма могут требовать ответного письма (письма-запросы, письма-просьбы) и не требовать ответного письма (инструкционное письмо);
- – по правому статусу адресантов: деловые письма могут быть от государственных органов, организаций, граждан и др.;
- – по направлению деятельности организации; письма могут охватывать производственную, финансовую, консалтинговую, проектную деятельность и др.;
- – по способу отправки: письма могут быть отправлены посредством почтовой, электронной (электронное сообщение), телеграфной (телеграмма), факсимильной (факсимильное сообщение), телефонной (телефонограмма), телексной (телекс) связи. Независимо от способа отправки деловые письма оформляются на специальных бланках для писем. На бланке оформляется первая страница текста, остальные страницы – на обычных листах бумаги.
Основным используемым форматом бумаги для бланков является формат А4. Бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или с помощью средств вычислительной техники непосредственно во время подготовки документа. Способ изготовления бланков зависит от предпочтений организации с учетом требований к изготовлению бланков с использованием герба РФ или гербов субъектов РФ.
При подготовке и оформлении письма используют следующие реквизиты:
- – Государственный герб РФ;
- – герб субъекта РФ;
- – эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
- – код организации;
- – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- – ИНН/КПП;
- – код формы документа;
- – наименование организации;
- – справочные данные об организации;
- – наименование вида документа;
- – дату документа;
- – регистрационный номер документа;
- – ссылку на регистрационный номер и дату документа;
- – адресат;
- – заголовок к тексту;
- – текст документа;
- – отметку о наличии приложения;
- – подпись;
- – оттиск печати;
- – отметку об исполнителе.
Структура текста письма включает:
- – обращение;
- – информационную часть;
- – заключительную этикетную формулу вежливости.
Деловые письма следует начинать с личного обращения к адресату письма. Задача обращения – установить контакт с адресатом, выразить уважение, привлечь его внимание к письму. Наиболее официальный характер носит формула обращения по должности, она используется при обращении к руководителям, занимающим высокое должностное положение (Президент, Председатель и др.):
«Уважаемый господин Президент!»;
«Уважаемый господин Председатель!»
Официальный характер носит также обращение по фамилии. Обращение по фамилии (без имени, отчества или инициалов) широко используется в служебной переписке, оно является строго официальным и свидетельствует о наличии некоторой дистанции между адресатом и адресантом письма:
«Уважаемый господин Антонов!»;
«Уважаемая госпожа Белова!»
Наиболее распространенным вариантом, свидетельствующим о деловых контактах, является обращение по имени и отчеству:
«Уважаемый Сергей Иванович!»;
«Уважаемая Ирина Николаевна!»
При обращении к группе работников или в случае затруднения получения информации о руководстве организации используется обращение:
«Уважаемые господа!»
При обращении к лицам одного профессионального круга используется обращение:
«Уважаемые руководители филиалов!»;
«Уважаемые коллеги!»
В информационной части письма используется официально-деловой стиль – особая разновидность русского литературного языка, предназначенная для общения в сфере административного управления.
В общем случае текст письма состоит из предложений, сгруппированных в абзацы. Между абзацами должна обеспечиваться четкая смысловая и стилистическая взаимосвязь.
Для наилучшего восприятия письма, в основном, бывают посвящены одному вопросу. Тем не менее, для освещения его различных аспектов, как правило, возникает необходимость в дополнительной структуризации текста. Такая структуризация часто предусматривает разделение текста на три части: вводную, основную и заключительную.
Вводная часть текста предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для письма. Она может состоять из одного абзаца.
Основная часть текста служит для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса. В зависимости от его сложности и новизны основная часть может включать от одного до трех и более абзацев.
Заключительная часть текста обычно состоит из одного абзаца, содержащего выводы, а также просьбу (требование, указание) к адресату и характер ожиданий автора.
При составлении текстов писем большое значение имеет выбор конкретных языковых средств. Наиболее распространенной формой изложения в письме является использование 1-го лица множественного числа в глаголах, обозначающих ключевое действие текста: «оплату гарантируем», «сообщаем, что…», «просим направить…», «предлагаем рассмотреть…», «направляем на заключение…», «напоминаем, что…» и т.п. При написании письма на должностных бланках используется форма изложения текста письма от 1-го лица единственного числа «прошу рассмотреть…», «считаю необходимым…» и др.
В практике государственных органов письма начинают с названия организации «Министерство сельского хозяйства Российской Федерации предлагает…», «Министерство культуры Российской Федерации просит…».
Заключительные этикетные формулы представляют собой устойчивые в языковом отношении фразы, выражающие надежду на дальнейшее сотрудничество, сожаление по поводу ограниченных возможностей адресата и т.д.:
«Сожалеем, что не можем воспользоваться Вашим предложением»;
«Надеемся на дальнейшее сотрудничество».
Заключительная формула вежливости может отсутствовать в официальных письмах, но практически всегда подытоживает письма, текст которых носит отчасти личный характер (например, письма-благодарности). Использование заключительной формулы вежливости несколько приглушает официальный тон в конце послания.
Заключительная формула вежливости предшествует подписи и располагается интервалом ниже последней строки текста письма.
Если служебное письмо начинается с обращения «Уважаемый..!», оно должно заканчиваться заключительной этикетной формулой «С уважением», которая печатается на 2–3 интервала ниже текста, с абзаца:
Обращение и заключительные формулы вежливости составляют так называемую этикетную рамку. Если обращение в письме отсутствует, то опускается и заключительная формула «С уважением».
В качестве заключительной формулы вежливости также могут использоваться следующие стандартные формулировки:
«С неизменным уважением…»;
«С глубоким уважением…»;
«С глубоким почтением…»;
«С благодарностью и уважением…»;
«С признательностью и уважением…»;
«С уважением и пожеланиями всего наилучшего…»
Рассмотрим основные виды писем, наиболее часто встречающиеся в деловой практике.
Письмо-сообщение
–
деловое письмо, в котором сообщается, извещается о каких-либо событиях и фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу. Исходя из специфики, письма-сообщения обычно бывают небольшого объема и состоят из одного-двух предложений. Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации. Письмо-сообщение допустимо начать непосредственно со слова «Сообщаю» или одного из его синонимов («Направляю», «Высылаю», «Представляю»), а также:
«Сообщаем, что…»;
«Доводим до Вашего сведения, что…»;
«Считаем необходимым поставить Вас в известность о…»;
«Извещаем Вас о том, что…»;
«Уведомляем, что…»;
«Информируем Вас о том, что…»;
«Ставим Вас в известность, что…»;
«Считаем необходимым поставить Вас в известность, что…»;
«Нам приятно сообщить Вам, что…»
«Сообщаем к Вашему сведению, что…»;
«С радостью сообщаем Вам, что…»;
«В продолжение наших… сообщаем наше…»;
«На обращение… сообщаем…»;
«Считаю своим долгом поставить Вас в известность, что…»;
«Уполномочен поставить Вас в известность, что…»;
«Извещаем…»;
«На основании вышеизложенного считаем необходимым…»;
«Установлено, что в период с… по…»;
«Сообщаем, что по состоянию на…» и пр.
Образец письма-сообщения представлен в приложении 12.
Сопроводительное письмо
– деловое письмо, информирующее адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов (договоров, каталогов, реестров и др.) или материальных ценностей. Направление сопроводительного письма является правилом хорошего тона в деловой практике организаций и способствует учету и дальнейшей эффективной информационно-справочной работе с отправляемыми документами.
Сопроводительное письмо начинают стандартными фразами:
«Направляем…»;
«Представляем Вам…»;
«Возвращаем Вам…»;
«Высылаем Вам…».
Данным фразам может предшествовать вводная информация, сопутствующая данной управленческой ситуации:
«В соответствии с договоренностью направляем Вам…»;
«В соответствии с планом-графиком представляем…»;
«В подтверждение нашей договоренности высылаем…» и др.
Отличительной особенностью сопроводительного письма является проставление отметки о наличии приложения ниже текста.
Образец сопроводительного письма представлен в приложении 13.
Инструкционное (директивное, циркулярное) письмо
–
деловое письмо, содержащее указание (разъяснение) подведомственным организациям по вопросам расчетов, отчетности и др. Данный вид писем рассылается государственными, муниципальными органами, а также организациями, имеющими подведомственные организации.
На практике в документах такого рода руководители организаций освещают разрешительные указания относительно какого-либо конкретного вопроса по организации. Ознакомлению с инструкционными письмами подлежат все сотрудники организации, деятельность которых касается данного вопроса. Все указания, зафиксированные в инструкционном письме, являются обязательными для выполнения со стороны подчиненных.
Инструкционные письма подписываются руководителем государственного (муниципального) органа или организации.
Инструкционные письма могут начинаться с обоснования цели письма или ссылки на нормативный документ – «В целях…», «В соответствии с постановлением… №… от…», а заканчиваться фразой – «Об исполнении настоящего циркулярного письма доложите… нс позднее…».
Образец инструкционного письма представлен в приложении 14.
Письмо-просьба
–
деловое письмо, целью которого является получение официальных сведений, информации, документов или инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем- просьб.
Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Часто просьба излагается с помощью глагола «просить»:
«Просим Вас сообщить…»;
«Просим оплатить…»;
«Просим Вас предоставить…»;
«Просим Вас представить данные о…»;
«Мы просили бы Вас подтвердить…»;
«Просим Вас принять…»;
«Вторично просим безотлагательно погасить…»;
«Прошу Вас направить в мой адрес…»
«Прошу Вас…»;
«Прошу произвести оплату…»;
«Прошу дать указание…»;
«Просим Вас рассмотреть…»;
«Сообщаю Вам и прошу…»;
«Прошу довести до сведения…»;
«Согласно предварительной договоренности прошу Вас…»;
«Просим содействия в…»;
«Обращаю Ваше внимание и прошу…»;
«Прошу принять меры по…»;
«В дополнение к… прошу рассмотреть…»;
«Принимая во внимание; что…; просим…»;
«Просим Вас изыскать возможность…»;
«Просим Вас рассмотреть вопрос о…»;
«Убедительно просим подтвердить…»;
«В соответствии с нашей договоренностью просим…» и т.п.
Просьба может формулироваться и без глагола «просить», например: «Надеемся на положительное решение вопроса…»;
«Мы будем весьма благодарны; если вы пришлёте…»;
«Будем признательны; если Вы…»;
«Сообщите, пожалуйста…»;
«Желательно было бы…»;
«Нам было бы желательно…»;
«Нам хотелось бы…»;
«Надеемся; что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение»; «Обращаемся к Вам с просьбой…»;
«Позвольте обратиться к Вам с просьбой…»;
«Настоящим сообщаем и просим незамедлительно предоставить…»; «Мы будем благодарны Вам, если Вы…»;
«Будем признательны…»;
«Будем благодарны за…»;
«Будем весьма…»;
«Мы надеемся, что Вы сочтете возможным…»;
«Мы будем рады; если Вы…»;
«Обращаемся к Вам с просьбой о…»;
«Желательно было бы ознакомиться…»;
«Мы хотели бы…» и т.п.
В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:
«Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести…)»; «Одновременно просим Вас…».
Письма-просьбы подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-просьба требует письма-ответа.
Следует отметить, что просьба может содержаться и в других письмах, например, в сопроводительном письме, гарантийном и др.
Образец письма-просьбы представлен в приложении 15. Письмо-ответ
– деловое письмо, составляемое как ответ на письмо- просьбу. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо- отказ).
При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме.
Важно помнить!
Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от… №… «). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме. Письмо-ответ можно начинать словами: «В ответ на Ваше письмо сообщаем…», «В ответ на Ваше письмо извещаем…».
Стандартные фразы, используемые в письмах-ответах:
«Сообщаем Вам…»;
«Извещаем Вас…»;
«На вашу просьбу сообщаем…»;
«К сожалению, мы не можем…»;
«К нашему большому сожалению…»;
«К нашему взаимному удовлетворению…»;
«В соответствии с Вашей просьбой направляем…».
Стандартный текст положительного письма-ответа может выглядеть так:
Отрицательный ответ должен быть обоснован, не следует отказывать в просьбе без объяснения. В случае, если организация – автор письма располагает информацией о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу, рекомендуется сообщить адресату информацию об этом.
Стандартные фразы, используемые в письмах-отказах:
«С сожалением сообщаем Вам, что мы не сможем удовлетворить Вашу просьбу по следующим причинам…»;
«В связи с… наша организация не может…».
Образец письма-ответа представлен в приложении 16.
Обратите внимание!
Деловая коммуникация не допускает грубости и бестактности и предполагает нейтральную тональность общения между партнерами. В связи с этим в служебных письмах рекомендуется избегать прямого отказа.
Письмо-напоминание
– письмо, повторно сообщающее о каком-либо факте, а так же используемое в случаях, когда организация-контрагент не осуществляет действий, вытекающих из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.
Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить тс или иные действия.
Ключевой фразой письма-напоминания является глагол «Напоминаю (напоминаем)».
Базовые модели и конструкции письма-напоминания:
«В письме от… мы сообщали Вам, что…»;
«Однако до настоящего времени ответа от Вас мы не получили»;
«Напоминая об этом, просим…»;
«При неполучении ответа в… срок…»;
«Напоминаем Вам, что по плану совместных работ…»;
«Предлагаем Вам в соответствии с условиями договора…»;
«Согласно договору №… напоминаем об обязательствах…»;
«Несмотря на неоднократные напоминания…»;
«Срочно сообщите нам состояние дел»;
«Вторично посылаем Вам…»;
«Вторично ставим Вас в известность…»;
«Вторично напоминаем Вам…»;
«Убедительно просим…»;
«Еще раз… напоминаем…»;
«В противном случае мы будем вынуждены…»;
«Обращаем Ваше внимание на то, что…»;
«Ставим Вас в известность, что…».
Письмо-напоминание может содержать еще одну дополнительную часть, в которой упоминаются санкции, которые будут применены в случае невыполнения необходимых действий:
«В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции» и т.п.
Образец письма-напоминания представлен в приложении 17.
Письмо-благодарность
(благодарственное письмо) – деловое письмо, выражающее благодарность за совершенные действия (за полученное письмо, за представление информации, за приглашение). Письма-благодарности менее формализованы по сравнению с другими видами писем и составляются в более свободной форме.
Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения: «Благодарим за…»;
«Мы благодарим Вас за…»;
«Мы признательны Вам за то, что…»;
«Выражаем признательность за…»;
«Выражая благодарность за Ваше письмо, сообщаем, что…»;
«Мы получили приглашение, за которое Вам очень признательны»; «Заранее благодарим Вас за…»;
«С благодарностью подтверждаем…»;
«Выражаем Вам свою благодарность за…»;
«Позвольте Вас поблагодарить за…»;
«Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность…»;
«Благодарим за оказанную помощь в…»;
«Мы благодарны Вам за…»;
«Мы получили Ваше приглашение…, за которое Вам благодарны…»; «Обращаясь к Вашему письму, благодарю за предоставление…», «Выражаем Вам глубокую признательность за…»;
«В этой связи, хочу поблагодарить Вас…»;
«От всей души выражаю Вам благодарность…»;
«Выражая благодарность за…, сообщаем, что…»;
«Наша искренняя признательность за…»;
«С чувством глубокой признательности…» и пр.
Образец письма-благодарности представлен в приложении 18.
Письмо-подтверждение
– деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма следует коротко изложить ее суть, при подтверждении получения документов необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов.
Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является глагол «Подтверждаю».
Базовые модели и конструкции письма-подтверждения:
«Подтверждаем получение документов (предварительную договоренность, согласие и т.п.)»;
«Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…»;
«Подтверждаем намерение…»;
«С благодарностью подтверждаем получение материалов…» и др.
Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.
Образец письма-подтверждения представлен в приложении 19.
Письмо-извещение
– деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).
Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. Письма-извещения могут как информировать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, так одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию. Таким образом, письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением либо предшествовать письму-приглашению.
Письмо-извещение может иметь приложения, которые могут содержать программу мероприятия, заявку на участие и другие информационные материалы. Такие письма, как правило, рассылаются но списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.
Подписываются письма-извещения руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведение мероприятия, а также несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.
Образец письма-извещения представлен в приложении 20.
Письмо-приглашение
–
деловое письмо, являющееся разновидностью письма-извещения. Отличие от письма-извещения заключается в том, что оно может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.
При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений. Как правило, письма- приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату «Уважаемый..!», «Уважаемые..!», например:
«Уважаемый господин Степанов!»;
«Уважаемый Александр Николаевич!»;
«Уважаемые господа!»;
«Уважаемые начальники филиалов!» и т.п.
Письма-приглашения возможно рассылать по электронной почте, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях используются следующие выражения:
«Приглашаем Вас принять участие в…»;
«Просим Вас принять участие в…»;
«Имеем честь пригласить Вас…»;
«Примите наше приглашение…»;
«Разрешите пригласить (приглашаем)…»;
«Мы были бы рады видеть Вас на…»;
«Мы будем весьма признательны Вам за участие в…»;
«Мы были бы благодарны Вам, если бы Вы могли принять наше приглашение на…»;
«Приглашаем Вас на… которое состоится…» и т.п.
Стандартный текст письма-приглашения выглядит так:
«23–25 марта 2014 г. состоится научно-практическая конференция “Образование – новое время, новые подходы”. Просим подтвердить Ваше участие в конференции и выслать тезисы выступления объемом 3–5 листов. Дополнительная информация будет направлена Вам после подтверждения Вашего участия».
Образец письма-приглашения представлен в приложении 21.
Ответ на письмо-приглашение
–
деловое письмо, выражающее положительный или отрицательный отклик. В случае положительного решения организация может сразу направить заявку на участие в мероприятии. В случае отрицательного решения необходимо указать причину отказа, начав ответ на письмо-приглашение с обоснования отказа: «В связи с…».
Образец ответа на письмо-приглашение представлен в приложении 22.
Письмо-поздравление (поздравительное письмо)
–
деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица или организации.
Письма-поздравления составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему и включать одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.
В деловой практике можно выделить следующие поводы для поздравлений:
- – юбилеи, дни рождения организации-получателя и руководителя организации;
- – награждение, победы в конкурсах, выигрыш в тендерах;
- – успехи в деловой и профессиональной деятельности (назначение на высокую должность, присвоение почетного или специального звания, открытие нового филиала и т.д.);
- – государственные праздники (Новый год, Рождество, День защитника Отечества и пр.);
- – религиозные праздники (Рождество);
- – приятные события в личной жизни (день рождения, бракосочетание, рождение ребенка);
- – заключение взаимовыгодных партнерских соглашений;
- – годовщина сотрудничества (как правило, первая или круглая).
Практика
Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, имеющей большую плотность и т.д.
В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:
«Поздравляем Вас в связи с…»;
«Искренне поздравляем Вас с…»;
«Примите наши искренние поздравления в связи с…»;
«Сердечно поздравляем Вас с…»;
«Поздравляем Вас с…»;
«Примите наши искренние поздравления…»;
«Поздравляем с назначением на новую должность»;
«Поздравляем с открытием нового филиала»;
«С радостью узнали о Вашем успехе на выборах. Поздравляем с победой!» и т.п.
Стандартный текст письма-поздравления может выглядеть так:
«Примите наши искренние поздравления по случаю Вашего избрания председателем Совета директоров. Желаем Вам крепкого здоровья и успехов в работе. Уверены, что Ваш опыт и высокий профессионализм послужат дальнейшему развитию компании и укреплению ее позиций в сфере высоких технологий».
Образец письма-поздравления представлен в приложении 23.
Ответ на письмо-поздравление
–
письмо, составляемое как отклик на поздравление в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица или организации.
Стандартный текст ответа на письмо-поздравление:
«Благодарю за то внимание, которое Вы оказали мне в день моего рождения. Спасибо за теплые и искренние слова. Со своей стороны желаю Вам большого счастья и здоровья, достатка и благополучия».
Образец ответа на письмо-поздравление представлен в приложении 24.
Гарантийное письмо
– деловое письмо, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (услуг, продукции, помещения и др.).
В гарантийном письме организация-автор берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку. Текст гарантийного письма содержит просьбу о выполнении работы, предоставлении услуг и пр. и содержит юридически значимую фразу: «Оплату гарантируем» и т.д. Далее в тексте письма приводятся банковские реквизиты организации – автора гарантийного письма.
Гарантийные письма подписывает директор и главный бухгалтер организации, подписи заверяются основной печатью организации.
Важно знать!
Отличительной особенностью гарантийного письма является наличие реквизита «наименование вида документа», не проставляемого на других видах писем. Данный реквизит будет выглядеть следующим образом – ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.
Базовые модели и конструкции гарантийного письма:
«Возврат кредита гарантируем…»;
«Гарантируем возврат кредита в сумме… до…»;
«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…»;
«Предоставление жилой площади гарантируем…»;
«Предприятие гарантирует…»;
«Данным письмом гарантируем…»;
«(Название организации) просит (Вас) оказать помощь… (Название организации) гарантирует…»;
«Просим в порядке оказания помощи предоставить… (Название организации) гарантирует…»;
«Гарантируем, что оборудование, поставленное по вышеуказанному заказу, во всех отношениях соответствует описанию, техническим условиям и спецификации, содержащимся в заказе»;
«Если в течение… от даты пуска в эксплуатацию оборудование окажется дефектным, обязуемся устранить дефект за свой счет»;
«Если… обязуемся заменить дефектное оборудование бесплатно»;
«Обязуемся поставить повое оборудование без задержки»;
«Обязуемся уплатить стоимость перевозки и страхования» и пр.
Образец гарантийного письма представлен в приложении 25.
Информационное письмо
–
деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Информационное письмо близко по значению к письму-сообщению или рекламному письму, но является более широким и информативным. Такое письмо – результат логического развития переписки. Оно отправляется адресату, если контакт с ним удалось установлен, и он не возражает против последующего развития деловых отношений. Информационное письмо призвано в несколько большем объеме по сравнению с сообщением проинформировать адресата о стремлении автора развивать деловые контакты и об отдельных аспектах их осуществления.
Информационные письма оказываются полезными при установлении первичного контакта с адресатом, которому предоставляется определенное количество дополнительной информации обзорного характера. Информационное письмо может содержать побуждение адресата к получению дополнительных сведений путем использования в письме формулировки: «Мы будем рады ответить на Ваши вопросы».
Образец информационного письма представлен в приложении 26.
Письмо-заявка
– деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией. В коммерческой деятельности, связанной с предоставление товаров и услуг, заявка может использоваться как первичный документ, на основании которого проводится оформление заказа и составление договора. Особую разновидность заявок составляют документы, представляемые в органы исполнительной власти и государственные организации в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п.
Заявка может быть составлена по унифицированной форме или с учетом требований, сформулированных организацией, предлагающей товары или услуги. В первом случае составление такой заявки заключается в заполнении трафаретной формы, предложенной организацией-продавцом. Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается информация, существенная для автора письма.
Поскольку письмо-заявка – это фактически просьба выполнить какую- либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия, то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах:
«Просим Вас включить в состав группы для участия в…»;
«Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в…»;
«Просим Вас зарегистрировать в качестве участников…» и т.п.
В зависимости от ситуации в текст письма-заявки включаются дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в проводимых мероприятиях и т.д. Например, если составляется заявка на участие в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции, фестивале, ярмарке и т.п.) указываются следующие сведения:
- – название мероприятия;
- – дата его проведения;
- – форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.);
- – фамилия, имя и отчество участника (участников);
- – место работы, должность;
- – почтовый адрес с индексом, телефон для связи, адрес электронной почты;
- – потребность в гостинице на время проведения мероприятия.
В случае, когда составляется заявка на оказание какого-либо вида услуг, указываются все существенные стороны предмета заявки и все необходимые данные об авторе заявки, помимо тех, что содержатся в бланке письма.
Заявка может содержать и гарантию оплаты услуг или участия в мероприятии, о котором идет речь.
Образец письма-заявки представлен в приложении 27.
Письмо-дополнение
– деловое письмо, направляемое следом за основным письмом и содержащее дополнительную информацию. Характерной особенностью такого письма является прямое указание на то, что оно служит продолжением предыдущего письма. Именно с этого и следует начинать письмо-дополнение, например:
«В дополнение к письму…»;
«Данное письмо является дополнением к…».
В тексте письма-дополнения следует пояснить, чем была вызвана необходимость его отправки, например:
«В связи со значительным изменением стоимости комплектующих к изделию… представляющим для Вашего предприятия непосредственный интерес…».
Образец письма-дополнения представлен в приложении 28.
Письмо-извинение
– письмо, составляемое по случаю принесения извинений адресату за допущенные нарушения в деловых отношениях. Письма-извинения встречаются в служебно-деловой переписке сравнительно редко. Тем не менее, во многих случаях они оказываются незаменимыми для принесения адресату формальных извинений и нормализации взаимоотношений, особенно, если принести извинения иным образом не представляется возможным.
Стандартная формулировка для начала писем-извинений: «Прошу Вас принять извинения в связи с (за)…». Извинения следует принести в начале письма и лишь затем пояснить мотивы своего обращения. В то же время извиняться по ходу письма дважды не принято. Лучше как можно более искренне и убедительно выразить свое сожаление в связи с имевшим место временным нарушением взаимоотношений с адресатом. Общий тон письма-извинения должен быть подчеркнуто примирительным, но не заискивающим.
Образец письма-извинения представлен в приложении 29.
Письмо-соболезнование
– деловое письмо, составляемое для выражения сожаления, сочувствия и соболезнования. Данный вид письма используется в повседневной деловой переписке в связи с кончиной близких адресату людей (родственников, коллег).
В случае менее трагических событий (стихийного бедствия, крупных неприятностей в деятельности организации) используется письменное выражение сочувствия, сожаления. Данные письма предназначены для проявления дружеской поддержки в деловой среде. К этой форме письменного обращения допустимо прибегать в случае возникновения недоразумений во взаимоотношениях автора с адресатом при разногласиях, нарушающих привычный порядок деловых контактов. Начинать подобные письма следует именно со слов соболезнования (сочувствия, сожаления), например: «Прошу Вас принять мои соболезнования…» или «Выражаю Вам свое искреннее сочувствие…». Крайне желательно, чтобы общий тон такого письма был подчеркнуто теплым и оставлял место для проявления чувства надежды и оптимизма.
Образец письма-соболезнования представлен в приложении 30.
Рекомендательное письмо
– форма ходатайства автора перед адресатом в пользу третьего лица, не участвующего в переписке. Чаще всего встречаются рекомендательные письма, выданные организацией сотруднику в подтверждение опыта работы в данной организации, заслуг и личных качеств сотрудника.
Типичной формулировкой для начала рекомендательного письма является следующая: «Настоящим письмом имею честь рекомендовать Вам господина (госпожу)…». После этого автор обращает внимание адресата на мотивы своего обращения и излагает собственное представление о рекомендуемой персоне. Развернутая рекомендация не может быть общей, она должна содержать описание конкретных достоинств (или недостатков) рекомендуемого с целью создания у адресата объективного впечатления об этом человеке.
Это интересно!
Поэт Сергей Есенин приехал в Петербург 9 марта 1915 г. Первым, кого он посетил в городе, был Л. Л. Блок. Он дал ему рекомендательные письма, и путь Есенину в литературные круги был открыт.
В деловой практике можно выделить группу писем, применяемую при ведении коммерческой деятельности организаций, так называемые коммерческие письма
. К данной группе можно отнести следующие виды писем.
Письмо-запрос
– деловое письмо, направляемое на предконтрактной стадии потенциальным покупателем к потенциальному продавцу с целью получения информации о возможности поставки партии товара на определенных условиях или с просьбой направить предложение на поставку определенной партии товара (на оказание определенного рода услуг). Коммерческий запрос следует отличать от информационного письма и письма- просьбы о сообщении условий поставки и цены товара. Письмо-запрос не считается также заявкой или заказом, являющихся иными видами писем с иными элементами и реквизитами.
В коммерческом запросе покупателя интересует возможность поставки партии товара в определенные сроки, на определенных условиях, может затрагиваться вопрос о цене поставки. В запросе, как правило, указывают: наименование товаров (услуг) и условия, на которых желательно получить товар (количество, качество товара, модель, марка, цена, сроки поставки, условия поставки и др.).
Условия платежа определяют, в какой момент и каким образом покупатель производит расчеты с продавцом. Условия поставки определяют, где и в какой момент ответственность за сохранность товара и риски переходит от продавца к покупателю.
При определении условий поставки в международной торговле используются термины, которые содержатся в словаре коммерческих терминов ИНКОТЕРМС (International
Commercial Terms, INCOTERMS), разработанном Международной торговой палатой. В словаре приводятся термины по базисным условиям поставок, касающиеся перевозочного процесса, оформления поставок и т.д., содержащиеся в международных договорах купли-продажи. Трехбуквенные аббревиатуры каждого термина являются стандартными и согласованы с соответствующими органами ООП. Так как ИНКОМЕРМС – постоянно совершенствуемый свод терминов, при его использовании в договорах необходимо указание на редакцию словаря.
Некоторые термины из словаря приведены ниже:
- – FAS (Free
Alongside Ship) – свободно вдоль борта судна в… (порт отгрузки). Продавец считает свои обязательства выполненными, когда товар размещен вдоль борта судна на причале. С этого момента покупатель должен нести все расходы и риски утраты или повреждения товара. Термин используется только при перевозках морским или речным водным транспортом; - – FOB (Free
on Board) –
свободно на борту в… (порт отгрузки). Ответственность и риски переходят на покупателя с момента перехода товара через поручни судна в согласованном порту отгрузки. Термин используется только при перевозках морским или речным водным транспортом; - – CIF (Cost
Insurance Freight) – стоимость, страхование, фрахт оплачены до порта назначения. Термин используется только при перевозках морским или речным водным транспортом; - – CIFC (Cost Insurance Freight and Conihsion
) –
CIF и комиссия посредника; - – DAF (Delivered At Frontier
) – поставка на границе. Продавец считается выполнившим свои обязательства по поставке товара, прошедшего таможенную очистку для вывоза с момента передачи его покупателю в условленном пункте на границе. Термин может быть использован для любого вида транспорта, однако преимущественно используется для железнодорожных и автомобильных перевозок.
В коммерческом запросе используются следующие выражения:
«Просим сообщить подробную информацию о…»;
«Просим Вас сообщить о возможности поставки…»;
«Просим сделать предложение на поставку…» и др.
Стандартный текст письма-запроса:
«Концерн “ВАМИТ” специализируется на исследовании технологий сушки древесины. В связи с этим мы крайне заинтересованы в приобретении и монтаже сушильных камер производства российских предприятий. Просим Вас выслать рекламные проспекты и информацию о цене комплектов типовых проектов научно-технической документации на оборудование для сушки древесины».
Образец письма-запроса представлен в приложении 32.
Ответ на письмо-запрос
– ответное письмо потенциального продавца товаров (услуг) на запрос потенциального покупателя товаров (услуг).
В случае, когда продавец готов выполнить все условия запроса, он может сразу выслать предложение на поставку. Однако для подготовки качественного предложения требуется время, поэтому рекомендуется сначала дать принципиальное согласие, а следующим письмом выслать предложение.
Ответом на коммерческий запрос может быть:
- – письмо-предложение (оферта), если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя;
- – письмо, информирующее о товаре (услугах), если покупатель запрашивал именно информацию о товаре;
- – отказ в рассмотрении запроса.
В последнем случае этика деловых отношений требует, прежде всего, выразить благодарность за заказ, затем объяснить причины, по которым заказ не может быть принят и исполнен, например:
«Благодарим Вас за запрос на поставку… К сожалению, в связи с… Ваш заказ нс может быть принят к рассмотрению (исполнен)»;
«Благодарим Вас за запрос на поставку… К сожалению, интересующий Вас товар может быть поставлен только на условиях…»;
«Благодарим Вас за запрос на поставку… К сожалению, интересующий Вас товар может быть поставлен не ранее… Просим сообщить Ваше согласие об изменении сроков поставки».
Стандартный текст ответа на запрос:
«Рассмотрев Ваш запрос о возможности поставки 2000 мониторов ASUS VX239H в Екатеринбург в апреле 2014 г„ подтверждаем готовность осуществить поставку данной продукции в заданные сроки».
Образец ответа на письмо-запрос представлен в приложении 33.
Письмо-предложение (презентационное письмо)
– деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. В коммерческой деятельности такое письмо-предложение называется коммерческим предложением или офертой.
Оферта может быть:
- – письменным подтверждением ранее достигнутой устной договоренности;
- – ответом на ранее присланный письмо-запрос;
- – самостоятельным предложением, являющимся инициативным документом. В этом случае оно выступает как рекламное письмо.
В двух первых случаях предложение направляется в ответ па письмо- запрос либо как результат предварительных договоренностей, поэтому оно не бывает инициативным. Соответственно в первой строке письма указывается мотивация отправки предложения.
В коммерческом предложении гораздо больше обязательных элементов, чем в запросе. Сюда включаются данные об упаковке и маркировке, качестве, цене товара, цене поставки, стоимости всей партии, условиях платежа. Возможно представление сведений о компенсации рисков в форсмажорных обстоятельствах и условия об арбитраже.
В коммерческой деятельности различают предложения (оферты) свободные и твердые. Свободным называется предложение, от выполнения которого продавец может отказаться до заключения контракта; оно нс связывает продавца обязательством продать товар. Информация о свободном предложении дается в первой строке текста (… делаем Вам предложение без обязательств с нашей стороны). Твердым является предложение, от выполнения которого продавец не в праве отказаться до определенного срока.
Твердое предложение направляют конкретному покупателю с указанием существенных условий поставки (количества товара, качества, цены товара и т.д.). Твердое предложение связывает продавца обязательством продать предлагаемый товар тому, кому он его предлагает, поэтому обязательным элементом твердого предложения является указание в последней строке срока действия предложения, например: «Предложение действительно до…». Неполучение ответа в установленный срок равносильно отказу принять предложение.
Для создания качественного письма-предложения необходимо ориентироваться в следующих понятиях:
- – акцепт – принятие предложения на условиях продавца;
- – навалом – транспортировка габаритных грузов без упаковки;
- – наливом – транспортировка жидкостей в цистернах или танкерах без упаковки;
- – насыпью – транспортировка сыпучих грузов без упаковки.
Наиболее распространенные международные термины, определяющие
условия платежа:
- – АСС/АСС (АССОUNТ/AССОUNТ) – со счета на счет;
- – В/С (Bill
For Collection) – вексель на инкассо; - – CBD (CASH BEFORE DELIVERY) – плата наличными до поставки товара;
- – CD (CASH AGAINST DOCUMENTS) – уплата наличными против документов;
- – CIA (CASH IN ADVANCE) – предоплата наличными.
Предложение партнеру содержит конкретную детальную информацию,
так как следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.
Структура оферты может иметь следующий вид:
Часть 1. Вступление:
- – приветствие;
- – обозначение причины составляемого письма.
В этой части послания используют фразы:
«На Ваш запрос сообщаем, что…»;
«Мы рады, что Вы хотите наладить с нами деловые контакты»;
«Мы с удовольствием посылаем Вам желаемые образцы и предлагаем…»;
«Наш представитель, г-н N сообщим нам, что Вы проявляете интерес к нашим товарам…»;
«Согласно Вашей просьбе…»;
«Мы подтверждаем нашу договоренность и сообщаем, что можем поставить…»;
«Наши деловые партнеры (N) сообщили нам, что Вы заинтересованы во включении в свой ассортимент наших продуктов…»;
«Мы готовы поставлять Вам наши изделия, и поэтому для ознакомления высылаем наш последний каталог».
Часть 2. Основная часть:
- – ответ на поставленные вопросы;
- – донесение смысла коммерческого предложения (акцент на исключительность товара, если производителей данного продукта мало; акцент на параметры, отличия товара, если производителей данного продукта много; акцент на особенности работы компании и предоставлении услуг, если производителей данного продукта очень много).
Используемые фразы:
«Мы готовы сделать Вам особое предложение»;
«Предлагаем Вам…»;
«Предлагаем Вам твердо…»;
«В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам…»;
«В приложении направляем Вам наш каталог с новейшим прейскурантом»;
«Наш подробный прейскурант убедит Вас в богатстве нашего ассортимента»;
«Наше предложение действует до…»;
«Цены включают упаковку и транспортные расходы»;
«Мы поставляем на условиях…»;
«Мы готовы предоставить Вам скидку…»;
«Сообщите нам, пожалуйста, о согласии с пробной закупкой на испытание»;
«При условии, что цены на сырье останутся неизменными,..»;
«Наша продукция высоко ценится за…».
– дополнительные предложения (акцент на особое отношение к клиенту).
Используемые фразы:
«Чтобы облегчить Вам начало этой новой сделки, мы предоставим Вам скидку… % на наши цены в каталоге»;
«Отличное качество нашей продукции завоевало много внимания к себе во всем мире»;
«Обращаю Ваше внимание особенно на позиции…»;
«Для Ваших целей лучше всего подойдет модель…»;
«Позиции (товары), отмеченные в прейскуранте, я могу Вам порекомендовать особенно, так как они изготовлены…»;
«Вы могли бы выгодно закупить большую партию…»;
«Как Вы видите, наши цены конкурентоспособны»;
«Мы уверены, что качество наших товаров будет соответствовать всем Вашим ожиданиям»;
«Па всю нашу продукцию мы даем… года гарантии»;
«Наши товары тщательно проверяются, чтобы гарантировать качество»;
«Мы были бы рады вступить с Вами в деловые отношения, и убеждены в том, что Вы сможете с успехом продавать нашу продукцию в Вашем магазине»;
«Ваш первый заказ убедит Вас в том, что мы стремимся выполнять все пожелания заказчика с максимальной тщательностью».
Часть 3. Заключительная:
– высказывание благодарности за внимание и выражение надежды на сотрудничество.
Используемые фразы:
«Мы были бы очень рады вскоре получить от Вас заказ»;
«Если у Вас будут вопросы по этому поводу, Вы можете нас найти по следующим телефонным номерам»;
«Если Вам не подходит наше предложение, то мы будем благодарны Вам за то, что Вы ознакомите нас с причинами»;
«По Вашему желанию охотно предоставим в Ваше распоряжение информацию об условиях поставки и оплаты»;
«Мы будем рады Вашему заказу и обещаем быстрое, аккуратное выполнение».
Стандартный текст письма-предложения:
«Предлагаем Вашему вниманию новый каталог, включающий полный ассортимент выпускаемой нашей фирмой мебели. Мы также направляем прейскурант, в котором предусмотрены значительные скидки нашим постоянным покупателям. Однако мы не можем долго сохранять эти скидки, поэтому рекомендуем оформить Ваш заказ в течение текущего месяца».
Образец письма-предложения представлен в приложении 34.
Ответ на письмо-предложение
– ответное письмо потенциального покупателя товаров (услуг) на предложение потенциального продавца товаров (услуг).
Деловым этикетом предусматривается обязательный ответ на предложение даже в том случае, когда вы не можете его принять.
Ответом на письмо-предложение может быть письмо, подтверждающее принятие предложения, или отказ. Покупатель может быть не согласен лишь с некоторыми условиями предложения, тогда он может направить продавцу встречное предложение, в результате возникает коммерческая переписка, в процессе которой стороны или приходят к соглашению по всем существенным условиям поставки, или отказываются от заключения сделки. В зависимости от ситуации в ответе на письмо-предложение могут использоваться следующие устойчивые обороты:
«Благодарим Вас за сделанное предложение и сообщаем о готовности заключить сделку па…»;
«Принимаем Ваше предложение на…»;
«Подтверждаем свою готовность заключить сделку на…»;
«Благодарим Вас за предложение, однако в настоящее время мы не заинтересованы в закупке данного товара».
Стандартный текст ответа на письмо-предложение:
«Благодарим за Ваше предложение дополнительно поставить трансформаторы тока для комплектации электрических щитов управления. Однако мы считаем названную Вами цену слишком высокой. Кроме того, условия платежа, к сожалению, для нас неприемлемы. Мы готовы вернуться к Вашим предложениям, если Вы сочтете возможным внести в них соответствующие изменения».
Образец ответа на письмо-предложение представлен в приложении 35.
Письмо-требование
– деловое письмо, целью которого является побуждение контрагента выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются нарушения ранее принятых договоренностей.
Письма-требования, как правило, имеют сложную структуру. В них приводятся условия договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и указываются возможные санкции в случае невыполнения данных обязательств.
Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:
«Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…»;
«Требуем выполнить взятые на себя обязательства…»;
«Требуем незамедлительно выполнить…» и т.д.
Возможные санкции могут формулироваться следующим образом:
«В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции…»;
«В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд»;
«В противном случае мы не несем ответственности за последствия…» и т.п.
Образец ответа на письмо-требование представлен в приложении 36.
Претензионное письмо составляется на бланке письма. Нормативных требований к оформлению претензий на уровне законодательства в настоящее время не существует. Но практикой выработаны следующие рекомендации по его составлению и оформлению.
- – основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо);
- – суть, предмет претензии. Должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере (задержка, ненадлежащее качество и др.);
- – обоснованность претензии (ссылки на договоры, акты и др.), доказательства с указанием ссылки на нормативные документы, служащие основанием для удовлетворения претензии;
- – материальный и другие ущербы, понесенные вами;
- – действия партнера по претензии; конкретные требования составителя претензии (расторжение договора, возврат денежных средств, требование замены некачественного товара и т.д.) с указанием сроков удовлетворения этих требований;
- – ваши действия, если претензия не будет удовлетворена. Письмо должно содержать предупреждение о последующем обращении в судебные органы в случае, если претензия нс будет удовлетворена.
Для однозначной идентификации данного вида письма допускается обозначения вида письма на документе – ПРЕТЕНЗИЯ.
Претензионное (рекламационное) письмо должно иметь заголовок к тексту, отражающий основные его требования, например, «Об уплате задолженности и неустойки» или содержать ссылку на договор, условия которого были нарушены, например, «О претензии по договору аренды от__________№________».
Претензионное (рекламационное) письмо должно содержать отметку о наличии приложения с указанием всех прилагаемых документов, подтверждающих обоснованность претензии. В письме устанавливается срок рассмотрения данной претензии, который, однако, не определен законодательно и на практике составляет один месяц. Форма изложения текста должна быть максимально корректной для сохранения деловых отношений и репутации партнеров.
Претензионные письма, как правило, направляются адресату заказным письмом с отдельной квитанцией и уведомлением о вручении. Данные документы сохраняются автором претензии для возможного предъявления в судебные органы.
При составлении текста претензии в качестве основания для предъявления претензии используются следующие фразы:
«Направляем Вам претензию на…»;
«Высылаем Вам акт экспертизы от… №…, из которого следует, что…»;
«Наш заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества…»;
«Мы предъявляем претензию по качеству товаров…»;
«На основании коммерческого акта мы предъявляем претензию к…»;
«В соответствии с договором… Вами нарушен пункт №…»;
«В партии товара, отгруженной… обнаружена недостача…»;
«При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №… была установлена недостача…»;
«К нашему большому сожалению, сообщаем Вам, что…»;
«К сожалению, мы должны сообщить Вам…»;
«Согласно пункту 4 договора Вы должны поставить нам…».
Для изложения требований используются фразы:
«Мы намерены потребовать от Вашей стороны…»;
«Имеем намерение просить Вас…»;
«В соответствии с вышеизложенным просим Вас…»;
«В связи с вышеизложенным Вам начислен штраф за…».
Для изложения содержания санкций пользуются выражениями:
«В случае уклонения от принятия мер по урегулированию вопросов, отраженных в рекламации, дело, будет передано в Арбитражный суд…»;
«… в противном случае к Вам будут предъявлены штрафные санкции»;
«Отказ от выполнения обязательств но договору в связи с заявленной рекламацией…».
Ответ на претензионное (рекламационное) письмо
организация должна дать в установленный срок. В течение этого времени нужно письменно сообщить контрагенту об отклонении претензии или о принятии ее к рассмотрению. В случае, если претензия принимается к рассмотрению, сообщается срок принятия решения по претензии или конкретные меры по ее удовлетворению. В случае отклонения претензии излагаются причины отказа со ссылкой на документы, которые могут его обосновать.
- – письма, предлагающие товары или услуги;
- – письма-презентации, содержащие сведения об организации.
Кроме названных разновидностей, в рекламе широко используются информационные письма, проспекты, бюллетени, задача которых давать подробную, иногда детальную, информацию о товарах и услугах. Эти материалы не являются рекламными письмами, но вместе с ними выполняют рекламную функцию. Рекламные материалы, как правило, предоставляются по запросу заинтересованной стороны, которая первичную информацию об организации или товаре получила именно из рекламного письма или каким-либо иным способом.
- – рекламное письмо не должно быть длинным и составлять не более одной страницы;
- – рекламное письмо должно быть лаконичным, ясным, информативным; не следует детально описывать организацию и предлагаемые товары или услуги, но необходимо акцентировать только отличие вашей организации от других, ваши товары от товаров других поставщиков;
- – не подобает преувеличивать заслуги вашей организации, так как любую информацию всегда возможно проверить;
- – не следует навязывать предлагаемые товары или услуги; неоднократное повторение предложения, пусть и в разных вариантах, может оттолкнуть корреспондента;
- – рекламное письмо представляет вашу компанию, фирму, поэтому оно должно быть оформлено на бланке со всеми необходимыми для письма реквизитами.
- 3. Представление продукта (товара) и перечисление его основных достоинств.
- 4. Перечисление дополнительных или сопутствующих условий.
- 5. Конкретное предложение о сотрудничестве (оптовая или розничная торговля, предложение услуг и т.п.).
- 6. Выражение готовности предоставить образцы товара, подробную информацию о товаре или услугах и ответить на все вопросы, которые могут возникнуть у потенциального потребителя.
- 7. Стандартная фраза с выражением надежды на сотрудничество.
- 8. Подпись (должность, фамилия, инициалы).
При случае, когда письмо представляет организацию, его структура может выглядеть следующим образом:
- 1. Обращение к адресату («Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!»).
- 2. Краткое представление организации и характера ее деятельности.
- 3. Описание основных направлений деятельности организации, ее преимуществ по сравнению с другими организациями, предлагающими аналогичные товары или услуги.
- 4. Конкретное предложение о сотрудничестве.
- 5. Выражение готовности предоставить любую интересующую информацию об организации и ответить на все вопросы.
- 6. Стандартная фраза с выражением надежды на сотрудничество.
Для оказания более сильного воздействия на потенциального партнера, необходимо, чтобы письмо, рекламирующее товары и услуги, было подписано как минимум руководителем подразделения, а письма, представляющие организацию, руководителем организации или его заместителем.
При оформлении рекламных писем нужно придерживаться общих правил оформления деловых писем, но для привлечения внимания к письму допустимо использовать более широкий спектр оформления текста, такой как выделение наиболее важных фрагментов текста.
Итак, современное управление требует от каждого менеджера и руководителя умения писать деловые тексты самой различной направленности. Это может быть как составление коммерческих писем и деловых предложений, так и оформление поздравительных писем и благодарностей. От написания некоторых из этих документов будет напрямую зависеть успех всей управленческой и коммерческой деятельности. В связи с этим практические письменные навыки разработки деловых писем независимо от тематической направленности текста требуются в ежедневной работе практически любому специалисту, включая менеджеров всех уровней, руководителей подразделений компании, специалистов по рекламе, персональным помощникам руководителей, а также всем офисным работникам.
Главному инженеру — заместителю директора N-ского завода сельскохозяйственных машин
И. О. Фамилия
Уважаемый господин… !
Руководство нашей компании проявило большой интерес к продукции Вашего предприятия, ознакомившись с ее образцами в ходе региональной выставки… (указать наименование). Особое впечатление в представленной под Вашим патронажем экспозиции произвели… (указать наименования видов продукции).
В связи с изложенным прошу направить в наш адрес… экземпляра каталога указанной продукции. Желаемый срок получения каталогов — … (число, месяц, год).
С уважением,
Заместитель генерального директора по маркетингу
И. О. Фамилия
Генеральному директору ОАО «AAA» И. О. Фамилия Копия:
Заместителю генерального директора по маркетингу И. О. Фамилия
Глубокоуважаемый господин… !
В соответствии с Вашей просьбой высылаю… экземпляра каталога продукции нашего завода. Буду рад, если это послужит дальнейшему укреплению взаимовыгодных контактов между нашими предприятиями.
Приложение: каталог продукции завода на 2003 г., экз. №№ 1, 2, 3 — только адресату.
С неизменным уважением,
Директор завода И. О. Фамилия
Начальнику регионального представительства компании «БББ» И. О. Фамилия
Глубокоуважаемый господин… ! Наше предприятие имеет намерение заказать у Вашего предприятия… комплекта… (указать тип) оборудования… (указать марку). Прошу Вас сообщить условия выполнения заказа. Желаемый срок поставки — до… (числа, месяца, года). Своевременную оплату гарантирую.
Наши реквизиты: …. С неизменным уважением, Главный инженер АОЗТ «ВВВ» И. О. Фамилия
Главный бухгалтер И. О. Фамилия
Главному инженеру акционерного общества закрытого типа «ВВВ»
И. О. Фамилия
Многоуважаемый господин… ! В ответ на Вашу просьбу высылаю условия выполнения заказа на поставку Вашему предприятию… комплектов… оборудования….
Прошу Вас подтвердить согласие с условиями выполнения заказа.
Приложение: «Условия…» (проект договора), на… листах, только адресату.
С глубоким уважением, Начальник регионального представительства компании «БББ» И. О. Фамилия
Директору АОЗТ «ГГГ» И. О. Фамилия
Уважаемый (имя, отчество)!
… (числа, месяца, года) Вашим предприятием для нужд ОАО «ДДД» была осуществлена отгрузка по… (указать способ отгрузки) партии… (указать наименование продукции) общей стоимостью… руб. Вследствие недостаточно тщательной упаковки часть продукции оказалась повреждена (разбита), что засвидетельствовано в акте, подписанном представителями ОАО «ДДД» и станции… (указать название), до которой осуществлялась транспортировка (акт прилагается).
В результате значительная часть продукции оказалась разукомплектованной и непригодной к дальнейшему использованию. В связи с изложенным предлагаем:
2) заменить указанную в рекламационном акте продукцию на аналогичную кондиционную, как это предусмотрено ст. … договора о поставках продукции на… год. Кроме того, в связи с неудовлетворительным выполнением условий договора Ваше предприятие в соответствии с п. … ст. … этого же договора обязано выплатить ОАО «ДДД» неустойку в размере… % от стоимости недопоставленной (поставленной ненадлежащим образом) продукции, т. е. в сумме… руб.
Приложение:
1. Акт приемки продукции, на… листах, только адресату.
С уважением,
Генеральный директор ОАО «ДДД»
И. О. Фамилия
Начальник отдела маркетинга
И. О. Фамилия
Генеральному дйредтору ОАО «ДДД» И. О. Фамилия
Уважаемый господин… !
Мы с большим огорчением восприняли Вашу рекламацию в связи с ненадлежащим качеством поставки ОАО «ДДД» продукции нашего завода. Одновременно вынуждены сообщить, что представленная Вами рекламация может быть удовлетворена нами лишь частично, поскольку:
2) в связи с п. 1 должна быть уменьшена фактическая сумма неустойки.
Мы готовы заменить всю некондиционную продукцию и перечислить на счет ОАО «ДДД» сумму неустойки, исходя из фактических потерь продукции в составе партии, переданной Вашей стороне… (числа, месяца, года). При Вашем несогласии с изложенными выше условиями мы предлагаем незамедлительно приступить к урегулированию спорных вопросов через арбитражный суд.
С уважением,
Директор АОЗТ «ГГГ»
И. О. Фамилия
Юрисконсульт
Заместителю директора по сбыту ОАО «ЕЕЕ» И. О. Фамилия
Уважаемый (имя, отчество)!
Принимая во внимание наше многолетнее взаимовыгодное сотрудничество, прошу Вас изыскать возможность для ускорения поставки… комплектов запасных частей к… (указать наименование продукции) и отгрузки указанной продукции в наш адрес до… (числа, месяца, года). При определении первоначального срока поставки — … (числа, месяца, года) — не были в должной мере учтены следующие обстоятельства:
Это повлияло на принятие решения о переносе срока поставок.
Отгрузку прошу произвести (указать, как именно). Своевременный возврат вагонов и оплату гарантирую.
О Вашем решении прошу сообщить в возможно более короткие сроки.
С уважением,
Директор ФГУП «ЖЖЖ»
И. О. Фамилия
Главный бухгалтер
И. О. Фамилия
Директору ФГУП «ЖЖЖ» И. О. Фамилия
Уважаемый (имя, отчество)!
Сообщаю, что Ваше гарантийное письмо нами получено и принято к сведению. Ваша просьба о досрочной отгрузке в адрес ФГУ «ЖЖЖ» может быть удовлетворена частично, поскольку в настоящее время наше предприятие не располагает достаточным количеством запасных частей к… (указать наименование продукции).
В срок до (числа, месяца, года) в Ваш адрес будет отгружено… комплектов запасных частей. Получение остальных… комплектов ожидайте в сроки, указанные в действующем договоре о поставках продукции на текущий год. О возможности ускорить отгрузку второй партии запасных частей мы проинформируем Вас дополнительно.
С уважением,
Заместитель директора по сбыту ОАО «ЕЕЕ» И. О. Фамилия
Начальник отдела снабжения И. О. Фамилия
Письма-просьбы – это неотъемлемая, важная и необходимая часть деловой переписки. С одной стороны, это тактичные и дипломатичные запросы по текущим вопросам, с другой – инструмент для достижения определенных целей адресата. Цель любого письма-просьбы – побудить адресата к определенным действиям, необходимым автору письма. Как составить письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к положительному ответу?
Любое письмо с просьбой должно состоять из хорошо продуманного обоснования и четкого изложения просьбы. Кроме этого, можно использовать приемы, повышающие эффективность письма.
Шаг 1. К кому Вы обращаетесь с просьбой?
Обращайтесь к адресату персонально, лучше – по имени отчеству:
«Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемый господин Иванов!»
Во-первых, Вы выразите свое уважение адресату, во-вторых, просьба, обращенная к конкретному человеку, накладывает на него ответственность за ее выполнение. Бывают ситуации, когда просьба адресуется коллективу или группе лиц. В таком случае также желательно максимально персонализировать обращение:
«Уважаемые коллеги!», «Уважаемые менеджеры!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники кадровой службы!»
Шаг 2. Почему Вы обращаетесь ко мне?
Сделайте комплимент адресату. Делая комплимент адресату, Вы отвечаете на его вопрос: «Почему Вы обращаетесь с этим вопросом ко мне?» Отметьте его прошлые заслуги или личные качества.
«Вы готовы всегда выслушать и найти оптимальный путь решения проблемы практически каждого, кто обратился к Вам. И, надо отдать Вам должное, Вы многим помогли».
«Вы являетесь ведущим экспертом в области …».
«Вы многим помогли разрешить сложнейшие вопросы в сфере …».
Этот прием позволит адресату взглянуть на просьбу пристальнее и постараться найти возможность удовлетворить ее.
Комплимент уместен, когда речь идет о нестандартных просьбах, когда адресата нужно расположить к себе, когда нужно обратить внимание на некие заслуги и качества, которые нужны и важны для выполнения Вашей просьбы.
Очень важно не переступить грань между комплиментом и грубой лестью. Будьте искренни.
Шаг 3. Обоснование просьбы
Любую просьбу нужно обосновать, почему Вы обращаетесь именно с этой просьбой. Введите адресата в контекст Вашей проблемы.
На этом этапе нужно подобрать три наиболее весомых для адресата аргумента. Лучше всего выстроить аргументы по схеме: сильный – средний – самый сильный.
Просьбы бывают разного уровня сложности, поэтому адресат не всегда заинтересован в выполнении чьих-то просьб. Его нужно убедить, что выполнение просьбы несет в себе потенциальную выгоду:
Заинтересуйте адресата
Предложите реализовать некую привлекательную для него возможность, связанную с выполнением Вашей просьбы:
«Во все времена деловые, предприимчивые люди стремились не только добиться материального успеха, но и оставить свой след в истории Родины, запомниться добрыми делами, завоевать уважение».
«
Успешная деятельность любого профессионального сообщества – это, прежде всего, понимание и поддержка со стороны дружественных Союзов, участие в совместных мероприятиях и проектах
».
«
Конечно же, Ваша большая цель – это чистый и благоустроенный город для людей
».
Или же озвучьте проблему, которая очень актуальна именно для Вашего адресата:
«Вы, как мудрый хозяин города, наверняка обеспокоены беспорядочными прогулками детей разного возраста в непригодных для этого местах, что приводит к участившимся ДТП и росту детской преступности».
«В ваш отдел участились обращения по непрофильным вопросам, что отнимает массу бесценного рабочего времени».
Покажите, как Ваша просьба может помочь реализовать возможность:
«
А сегодня, когда наша страна делает ставку на молодежь, трудно найти более нужное, святое дело, чем помощь юношам и девушкам из неблагополучных семей. В нашем городе есть те, кто уже оказывает такую помощь – под эгидой мэрии на пожертвования горожан действует наш благотворительный центр «Наследие», обучающий трудных подростков народным ремеслам».
Или решить проблему:
«Оборудование специализированных мест для времяпрепровождения детей разного возраста поможет снизить уровень детской преступности и свести к минимуму ДТП с участием детей».
Опишите значимость просьбы
Когда нечего предложить адресату или в контексте данной просьбы это неуместно, то лучше ввести адресата в курс дела. Здесь нужно описать ситуацию настолько полно, насколько это нужно для понимания актуальности просьбы и важности ее выполнения. Значимость просьбы нужно описать так, чтобы «за душу взяло». Если просьба не относится к разряду «душещипательных», то нужно показать адресату причинно-следственные связи, что даст выполнение адресатом просьбы.
«С (дата), согласно договору об аренде № Х, арендная плата за 1 м 2 составляет 20 у.е. в день. В течение последних трех месяцев наблюдается спад торговой активности в связи с экономической нестабильностью и социальными беспорядками. Средняя прибыль от торговли составляет 10 у.е. в день, чего не хватает даже на оплату аренды. Если не принять меры, то частные предприниматели вынуждены будут закрыть свои торговые точки, что может негативно отразиться на Ваших доходах».
Таким образом, Вы должны дать понять адресату, что выполнение просьбы несет в себе перспективу получения материальных или нематериальных благ.
Шаг 4. Изложение просьбы
Когда адресат подготовлен, можно излагать собственно просьбу. Текст просьбы должен быть достаточно лаконичным и предельно ясным. Ни в коем случае в нем не должно быть двусмысленности или недосказанности. Например, если речь идет о снижении арендной платы, то важно указать до какого уровня:
«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения до 5 у.е. за м 2 в день».
Если речь идет о предоставлении услуг, то максимально конкретизируйте просьбу, указывая желаемые даты, ценовой вопрос и т.д.:
«Для оборудования гончарной мастерской нужна печь для обжига керамики – мы просим Вас помочь нам в ее приобретении. Стоимость печи с установкой составляет 998 тыс. рублей
».
В данном примере не совсем понятно, какая помощь требуется от адресата. Лучше просьбу сформулировать более конкретно: «Просим Вас помочь в приобретении печи для обжига керамики, перечислив на расчетный счет компании по производству и установке печей 333 тыс. у.е.».
О чем бы Вы ни просили, адресат должен точно знать когда, чего, сколько и по какой цене Вы хотите получить. Обобщенная просьба более подвержена риску отказа, т.к. у адресата не всегда есть время и желание разбираться с подробностями. Кроме того, Вы рискуете получить не то, чего хотите, передавая инициативу адресату.
Например, частные предприниматели написали письмо с просьбой о снижении арендной платы, но не указали, до какого уровня они хотят снизить плату:
«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения».
В результате они получили снижение арендной платы, но незначительное (на 1% от имеющейся). Таким образом, их просьба была удовлетворена, но мало что изменила в положении инициаторов письма.
В некоторых случаях текст просьбы можно выделить жирным шрифтом, чтобы он выделялся в тексте, но не злоупотребляйте этим приемом.
Шаг 5. Резюмируйте свою просьбу.
Повторите свою просьбу и акцентируйте, какую выгоду получит адресат в случае выполнения просьбы. Просьбу следует несколько видоизменить. Лучше всего подходит построение предложения по схеме: «Если Вы выполните просьбу, то будет Вам счастье».
«Если Вы пойдете нам навстречу и снизите арендную плату на время, пока стабилизируется положение в регионе, то сможете не только сохранить более 150 рабочих мест, но и не понесете глобальных убытков из-за полного отсутствия арендной платы».
Но могут быть и другие варианты:
«Вы можете быть уверены, что каждый рубль Ваших благотворительных пожертвований пойдет на благое дело и поможет попавшим в сложную ситуацию ребятам вырасти достойными гражданами».
«Вы можете быть уверены, что каждая детская улыбка подарит Вам моральное удовлетворение от Вашей непростой работы, а Ваши старания и усилия – это инвестиция в достойных и счастливых граждан ближайшего будущего».
Главное, повторить смысл просьбы и выгоду от ее выполнения. Выгода не обязательно должна быть материальной. Помните, что адресат – человек, и ему не чужды чувства.
ПРИМЕР:
|
Было |
Стало |
|
|
«Любезно просим Вас, И.И. Иванов, организовать встречу абитуриентов с главным менеджером Вашей компании. Будем признательны за оказанное содействие. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров» |
— |
«Уважаемый Иван Иванович! Ваша компания уже не первый год участвует в Программе по профориентации абитуриентов, помогая им определиться с выбором профессии. Вы как менеджер по кадрам заинтересованы в подготовке профессионалов, а мы готовы помочь из школьников начать готовить мастеров своего дела. На сегодняшний день профессия менеджера одна из наиболее распространенных, но многие абитуриенты не имеют четкого представления о ее смысле. В связи с этим просим Вас организовать встречу главного менеджера с абитуриентами 23 марта в 15.00 на базе Вашей компании. Рассказав ребятам о секретах профессии сегодня, Вы закладываете фундамент для подготовки настоящих профессионалов завтра. Возможно, через несколько лет именно кто-то из них выведет Вашу компанию на новый уровень развития. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров» |
И не забывайте об оформлении письма – это «лицо» организации. Если инициатором письма-просьбы является организация, то такое письмо оформляют на фирменном бланке с подписью руководителя либо уполномоченного лица. Если частное лицо – то достаточно соблюдения основных норм в расположении элементов письма. Эти детали юридически и психологически очень важны для адресата и формирования правильного имиджа отправителя.
| — | ||||
| |
— | Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма» ! Вы можете пройти его в любое удобное время по . |
— | — |
| — |
Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.
Бланк
Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:
- Наименование.
- Адрес.
- Контактные телефоны.
- Сайт.
- Электронную почту.
- Логотип.
- Другие контактные данные.
Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.
Как правильно писать деловые письма? Подготовка
Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:
- Изучение вопроса.
- Написание проекта письма.
- Его согласование.
- Подписание.
- Регистрация.
- Отправка адресату.
Структура деловых писем
При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.
Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.
В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.
В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.
Пример написания делового письма — заключительной его части — представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.
Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.
Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:
- Позицию адресата.
- Характер отношений.
- Официальность.
- Этикет.
В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «…Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)…». После этих фраз следует подпись автора.
Стиль
Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:
- Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
- Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
- Предметом общения является деятельность компании.
- Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
- Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.
В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:
- Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
- Адресной, предназначенной конкретному адресату.
- Актуальной в момент написания письма.
- Достоверной и беспристрастной.
- Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
- Полной для возможности принятия решения.
Требования
Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:
- Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
- Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
- Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
- Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
- Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
- Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
- Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
- Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
- Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
- Использование простых распространенных предложений.
Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.
Виды деловых писем
Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.
Деловые письма могут быть по своему содержанию:
- Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
(Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)
- Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
- Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
(Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)
- Информационными.
- Инструктивными.
- Поздравительными.
- Рекламными.
Также бывают письма:
- Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.
- Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
- Запросы.
- Извещения.
- Просьбы и многие другие.
Как написать ответ на письмо. Пример
Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:
- Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
- Одинаковые языковые средства.
- Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
- Соблюдение определенной последовательности.
Оформление
Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.
Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.
Всего найдено: 6
Нужна ли запятая после фразы «просьба сообщить» в контексте «Просьба сообщить, нужно ли отвечать на эти письма? «
Ответ справочной службы русского языка
Запятая после слова сообщить нужна.
Просьба сообщить, какой знак препинания следует употреблять при обращении в официальном письме после имени адресата: Уважаемый Такой-То Такойтович (!) (,)
Ответ справочной службы русского языка
Ставится восклицательный знак или запятая (при постановке запятой следующее слово пишется со строчной буквы).
Просьба об оплате сообщить…
Просьба сообщить об оплате…Какой из этих варинатов более грамотный? И как здесь необходимо расставить знаки препинания?
Ответ справочной службы русского языка
Оба варианта корректны. Знаки препинания в приведенных отрывках не требуются.
Афро-американец или афроамериканец, просьба сообщить ссылку на правило. С уважением.
Ответ справочной службы русского языка
Правильно: _афроамериканец_. Пишутся слитно сложные существительные с соединительной гласной О.
Знаки препинания -«О получении просьба сообщить«?
Ответ справочной службы русского языка
Дополнительные знаки препинания не требуются.
Просьба сообщить, ставится ли запятая между названием улицы и номером дома, например, «Крепостная 10.» или «Крепостная, 10.»?
Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Запятая нужна.
Морфемный разбор слова:
Однокоренные слова к слову:
Поиск ответа
Ответ справочной службы русского языка
В договоре следует сначала писать фамилию, потом имя и отчество.
Уважаемые коллеги! Прошу сообщить возможность употребления слова теплота во множественном числе. Контекст: размерные зависимости температур и тёплое фазовых переходов.
Ответ справочной службы русского языка
Температур и теплот? Полагаем, что в специализированном контексте такое употребление возможно.
Ответ справочной службы русского языка
Добрый день, прошу сообщить что за такое слово МОСКВИЧЕНОК и насколько оно правильно образовано.
Ответ справочной службы русского языка
Ответ справочной службы русского языка
Эта запятая – тоже ошибка. Союз и соединяет однородные придаточные, поэтому правильно без запятой.
Ответ справочной службы русского языка
Ответ справочной службы русского языка
Здравствуйте! Нужна ли запятая в следующем предложении перед «что бы»: » Прошу сообщить что бы Вам было интересно.» Благодарю.
Ответ справочной службы русского языка
Надо ли ставить запятую после слова «сообщить» в следующем предложении? Прошу сообщить получили ли Вы мое письмо.
Ответ справочной службы русского языка
Здравствуйте. О своём решении, прошу сообщить письменно. Нужна ли запятая?
Ответ справочной службы русского языка
Ответ справочной службы русского языка
Запятая не требуется. Должность генеральный директор пишется с маленькой буквы. Для того чтобы сказать, насколько корректно составлена эта часть предложения в целом, требуется более широкий контекст.
Ответ справочной службы русского языка
Лучше: Прошу сообщить Ваше решение.
Добрый день!
Прошу сообщить как правильно писать: двадцать ОДНА ЦЕЛАЯ четыре десятых метра или двадцать ОДИН ЦЕЛЫЙ четыре десятых метра?
Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Добрый день!
Пожалуйста, подскажите, какой из двух вариантов верный.
Вариант 1:
Здравствуйте, Мария, прошу сообщить стоимость стола.
Вариант 2:
Здравствуйте, Мария.
Прошу сообщить стоимость стола.
Заранее благодарю за ответ
Наталия
Ответ справочной службы русского языка
После обращения можно поставить запятую или восклицательный знак.
Ответ справочной службы русского языка
Нет оснований для постановки запятой.
Источник
Поиск ответа
Ответ справочной службы русского языка
Запятые не требуются. После слова просьба можно поставить двоеточие (но необязательно).
Убедительная просьба во избежание утечек, перекрыть запорную арматуру на батареях в ваших квартирах. Где поставить запятую?
Ответ справочной службы русского языка
Запятые не нужны: Убедительная просьба во избежание утечек перекрыть запорную арматуру на батареях в ваших квартирах.
Ответ справочной службы русского языка
В каком-то смысле правы оба. Следует переформулировать мысль так, чтобы обоим собеседникам было понятно, о чем речь.
Скажите, пожалуйста, ставится ли двоеточие после » просьба » в этом и других подобных предложениях: Убедительная просьба : не бросайте окурки в приямок лифта.
Ответ справочной службы русского языка
Добрый день! Большая просьба ответить на вопрос, задаю его уже второй раз. Какой будет правильная форма слова лук (растение) во множественном числе? Я всегда думала, что мн. число — лук. Но недавно столкнулась с тем, что профессиональная огородница постоянно говорит «разные луки» (о сортах). Так как правильно? Пожалуйста, ответьте, хочется печатать в газете правильно.
Ответ справочной службы русского языка
Форма мн. ч. слова лук ограничена в употреблении. Действительно, это луки, луков, лукам и т. д. Однако обычно эта форма заменяется словосочетаниями, в которых первое слово стоит во мн. ч., а слово лук используется в ед. ч. (сорта лука, виды лука и т. д.).
Нужна ли запятая после фразы » просьба сообщить» в контексте » Просьба сообщить, нужно ли отвечать на эти письма? «
Ответ справочной службы русского языка
Приветствую, дорогая Грамота.ру! Уже какое-то продолжительное время не могу найти на портале Справочник по пунктуации, а сегодня обнаружила, что пропала и возможность нахождения ответов в Справке по заданному слову (открывается пустое окно). Большая просьба вернуть возможность поиска и дать ссылку на упомянутый Справочник. С уважением, Ирина
Ответ справочной службы русского языка
Просьба ответить, как правильно писать в комиссию или на комиссию.
Ответ справочной службы русского языка
Вариант писать в комиссию (в орган, образованный из группы лиц) корректен.
ДОбрый день, просьба пояснить как склоняется фамилия Сорока (женщина) Спасибо
Ответ справочной службы русского языка
Фамилия Сорока склоняется так же, как существительное сорока.
Здравствуйте! Я два или три раза задаю вопрос, но почему-то ответом мне полное молчание. Попробую ещё раз. Просьба авторитетно заявить, как писать. Предмет «Математика». Предмет «математика». Но вопрос, конечно, не только про математику, но и про все школьные предметы. Правила, как ни билась, нигде не нашла. Спасибо!
Ответ справочной службы русского языка
Ответ справочной службы русского языка
Запятые не нужны: После согласования просьба вернуть документ.
Доброй ночи! Просьба уточнить такой вопрос: Есть ли слово «экскурсии-квесты» или правильно будет «квесты-экскурсии»?
Ответ справочной службы русского языка
Здравствуйте! В ответе на вопрос 297652, который звучал так: «Может ли быть в названии объекта два родовых слова (со строчной)?», была просьба привести конкретный пример. Пожалуйста (родовые слова написаны со строчной): 1) храм иконы Божией Матери «Живоносный Источник» («храм» и «иконы», см. § 186. «В названиях монастырей, храмов, икон пишутся с прописной буквы все слова, кроме родовых наименований»), 2) мост острова Рузвельт («мост» и «острова»), 3) набережная реки Фонтанки («набережная» и «реки», см. § 169. «В географических и административно-территориальных названиях — названиях материков, морей, озер, рек, возвышенностей, гор, стран, краев, областей, населенных пунктов, улиц и т. п. — с прописной буквы пишутся все слова, кроме родовых понятий»), 4) улица Андреевский спуск, 5) площадь Васильевский спуск («площадь» и «спуск», см. орфографический словарь Лопатина), 6) урочище балка Зелёная («урочище» и «балка»), 7) урочище Курковское поле,
посёлок имени Свердлова, 9) посёлок Хлюпинского лесничества, 10) посёлок санатория имени В. П. Чкалова («посёлок», «санатория» и «имени»). Ответ (тем более, если в разных случаях будут разные ответы) очень прошу обосновать.
посёлок имени Свердлова, 9) посёлок Хлюпинского лесничества, 10) посёлок санатория имени В. П. Чкалова («посёлок», «санатория» и «имени»). Ответ (тем более, если в разных случаях будут разные ответы) очень прошу обосновать.Ответ справочной службы русского языка
Правильнее будет считать родовым словом только первое (храм, поселок, набережная, улица и т. д.), а второе слово, которое пишется со строчной буквы, следует считать частью собственного наименования (не путать с именем собственным!).
Добрый день. Просьба подсказать, склоняется ли «и прочее» в предложении? Например: Отверстия могут быть использованы для вывода электропроводки, трубопровода, вентиляции и прочее (или и прочего). Спасибо!
Ответ справочной службы русского языка
Склонять нужно: . для вывода электропроводки, трубопровода, вентиляции и прочего.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, нужно ли в этом предложении ставить запятую перед союзом «и» и почему? Огромная просьба сослаться на конкретное правило рус. языка. «На счете Веры Васильевны лежало 3000 рублей и в деревне на них можно было купить мебельный гарнитур». Благодарю!
Ответ справочной службы русского языка
Источник
В словосочетании «Прошу вас» запятая нужна или нет?
Для выражения просьбы чаще всего используются следующие глаголы: просить, умолять, заклинать. Первый из них имеет самое широкое «поле деятельности». Форма «прошу» может выражать любое побуждение от мольбы до приказа. Рядом с ним часто соседствуют слова «вас», «тебя».
Если вы хотите узнать, «прошу вас» выделяется запятыми или нет, то ответ найдете в статье.
«Прошу вас» — какая это часть речи?
Наверное, вы хоть раз задумывались, как пишется «прошу вас».
Выражение пишется в два слова, поскольку состоит из двух самостоятельных частей речи.
«Прошу» — форма настоящего времени, единственного числа, 1-го лица, несовершенного вида инфинитива «просить». «Вас» — словоформа местоимения «вы», употребленного в родительном падеже. Соответствующий аналог с глаголом во множественном числе – «просим вас».
Второй компонент в выражении может писаться как с прописной, так и со строчной буквы. Если подразумевается обращение к какому-то конкретному лицу в деловой переписке, в официальном документе (заявлении, объяснительной записке), то следует писать лексему с заглавной буквы. Если же вы пишете смс-сообщение соседу, тете, брату, то, естественно, употребите вариант написания с маленькой буквы. Также следует писать и при обращении к нескольким людям.
Следующие вслед за конструкцией императив (повелительное наклонение) и инфинитив могут быть совершенного и несовершенного вида в зависимости от семантики высказывания.
побуждение, воспринимающееся как требование:
усиление просьбы, выраженной повелительным наклонением глагола:
этикетное выражение вежливости:
Когда запятая ставится?
На самом деле, непосредственно само сочетание знаками препинания никогда не выделяется.
Многие считают выражение вводной конструкцией и пытаются его обособить. Однако это ошибочное суждение, «прошу вас» — конструкция, состоящая из отдельных слов, просто эти лексемы часто выступают в тандеме.
«Точка с хвостиком» до или после выражения нужна, если рядом с ним имеется вводное слово, обособленный оборот, обращение. Запятая необходима и в том случае, когда «прошу вас» входит в одно из простых предложений, находящихся в бессоюзном.
С одной стороны
Расстановка знаков препинания связана с тем, какие синтаксические элементы находятся до или после сочетания:
если конструкция находится после обращения, вводного слова, обособленного оборота, то запятая ставится перед ним;
если после него имеются вводные выражения, обращения, обособления, то постановка запятой корректна после «прошу вас».
Примеры предложений
С двух сторон
Чтобы выделить сочетание запятыми с обеих сторон, и перед ним, и после него должны присутствовать осложняющие компоненты; также оно может находиться на границе простых предложений в составе сложной единицы.
Примеры предложений
Когда запятая не ставится?
«Прошу вас» — самое обычное сочетание двух слов, поэтому отсутствие знаков препинания рядом с ним корректно. В препозиции или постпозиции по отношению к «прошу вас» не будет знаков препинания и в том случае, если рядом с конструкцией находятся канцелярские обороты (например, «в сложившихся обстоятельствах», «в целях обеспечения», «в целях повышения», «за счёт принятия»).
Источник
Нужна ли запятая после слова «просьба»?
В большинстве случаев запятая после слова «просьба» не требуется. Если вы используете стандартную конструкцию с этим словом (например: просьба быть внимательней к этой информации), то запятая не ставится.
В основном в русском языке в предложениях после слова «просьба» запятая не ставится;
Вот пример предложения с данным нам словом:
-Ваша просьба будет рассмотрена в ближайшее время;
Но бывают случаи, когда после данного нам слова следует ставить запятую;
-Это была просьба,услышанная многими.
Чтобы выяснить, нужна ли запятая после слова просьба, не обойдемся без контекста.
Просьба прийти вовремя на консультацию.
Просьба какая? прийти.
Глагол в инфинитиве является несогласованным определением.
Можно трансформировать это предложение так:
Просим прийти вовремя на консультацию.
Нет никаких оснований ставить запятую.
Сравним другой контекст:
Просьба, изложенная вами, будет рассмотрена на следующем заседании профкома.
После слова «просьба» находится согласованное определение в виде причастного оборота, который обязательно подлежит выделению запятыми.
Думаю, можно еще привести различные примеры с обособленными членами предложений.
Очень часто вижу в объявлениях запятую после слова «просьба», например:
Просьба, не курить в лифте.
Просьба, зайдите в управление.
Это не вводное слово, ни к чему его выделять занятой.
В данных примерах запятую поставили наобум, скорее всего, потому, что при произнесении этих фраз после слова «просьба» делается пауза, хотя по смыслу в первом предложении можно «просьба» заменить «просим» и тогда ясно, что запятая не нужна, во втором я бы поставила после «просьба» двоеточие.
В иных случаях употребления существительного «просьба» не должно возникнуть трудностей при постановке запятых.
Просьба была высказана.
У меня есть просьба к тебе.
Просьба, изложенная в письме, будет выполнена.
В моем письме есть просьба, прошу прочитать.
Чаще всего, после существительного просьба никакой запятой ставить не надо. Это существительное может выполнять в предложении роль подлежащего или дополнения.
Например: Просьба была выполнена немедленно. Здесь слово Просьба подлежащее, предложение простое, никаких запятых не требуется.
Но, если после слова Просьба возникает конструкция, которая требует выделения запятыми, то запятая появится и после слова просьба.
Например: Просьба, обращенная к всевышнему, была услышана. Здесь Обращенная к всевышнему является согласованным определением: Просьбу, обращенную/просьбы, обращенные и так далее.
Или как вариант: Просьба, а также требование остались без ответа. Здесь используется после слова Просьба союз А, который всегда требует выделения запятой.
В некоторых случаях после слова «просьба» ставится двоеточие ( : ). Если следующее предложение раскрывает суть Вашей просьбы.
Добрый день. Со словом «просьба» просто разобраться, оно отвечает на вопрос «что» и является существительным. Правила русского языка не требует выделять запятыми существительные, поэтому обычно после слова «просьба» запятая не ставиться. Исключение может стать сложное предложение, где слово «просьба» разделяет части предложения.
Конкретного обособления запятыми слово «просьба» не требует, оно не является сводным словом или другой конструкцией, которую обязательно выделяют запятыми.
Просьба о помиловании будет удовлетворена.
Но запятые могут стоять из-за необходимости их постановки в предложении по причине обособления других частей текста.
Просьба, которую вы изложили в письме, будет рассмотрена.
Тут нужно обязательно на контекст смотреть. Чаще запятую не ставят, например, моя просьба была отклонена. Но иногда в предложении используют обособленные обороты, которые идут сразу после слова просьба, тогда, конечно, нельзя без запятой обойтись. Например: просьба, написанная в моем письме, была удовлетворена. Просьба, которую я услышал от матери, меня немного удивила.
Просьба, которая была получена, уже исполнена.
Если же речь идет о предложениях наподобие:
Просьба (?) не курите в подъезде.
то здесь нужно ставить двоеточие, а не запятую.
Просьба: не курите в подъезде.
Это зависит от предложения в которое это «может»»может быть вошло; может понадобиться, а может и нет. Но если слово или фраза или слово попало в оборот или сложное предложение то бывают случаи, когда передним ставят запятую (,), но само по себе слово не обязывает ставить перед ним запятую. Хотя, при перечислении чего-либо запятую перед этим словом ставить нужно
Употребляется союз в связи с чем в сложноподчиненных предложениях с причинно-следственно й связью. Придаточная часть сложноподчиненного предложения, начинающаяся с союза в связи с чем, содержит в себе следствие главной части предложения и отделяется от нее запятой. При этом, сам союз в связи с чем запятой не выделяется, то есть после в связи с чем запятая не ставится.
Много на свете мужчин хороших, в связи с чем найти себе мужа не составляет проблемы.
Важно! По правилам русского языка придаточная часть предложения, имеющая смысл следствия, всегда должна идти после главной части. Неправильно начинать предложения с союза в связи с чем.
Как и везде важен контекст. Рассмотрим два варианта: 1) Я так устал, чёрт возьми, ходить по магазинам. Здесь выражение «чёрт возьми» выделяется запятыми. 2) Второй пример распространён реже, но услышать его, всё таки, можно: Чёрт, возьми меня с собой. Здесь, как Вы понимаете, запятыми выделяется только «Чёрт». Это обращение.
Слово какой (форма множественного числа какие) в контексте может выступать в двух ипостасях:
вопросительное и относительное местоимение.
С местоимения какой? (какие?) начинаются вопросы:
Какой сегодня будет день?
Какие новые фильмы обязательно следует посмотреть?
Всех интересует вопрос: какой металл существует в чистом виде на Земле?
Я не знаю, какой это город.
Самые богатые те люди, какие щедро раздавали тепло своей души другим.
А вот с придаточной части начинается предложение:
Какой поэт написал это произведение, я затрудняюсь ответить.
Какие деревья растут в их саду, мы не знаем.
Глагол надеюсь может играть в предложении и роль сказуемого, и показывать отношение говорящего к высказываемой мысли,
то есть выступать в роли вводного слова, не являясь членом предложения.
Не подведи меня, пожалуйста, я очень надеюсь на тебя. Я надеюсь отдохнуть следующим летом на море.
А вот другие предложения-примеры.
1) Надеюсь, мы не опоздаем из-за этих ужасных пробок на самолёт.
2) Ребенок, надеюсь, привыкнет к новому коллективу в другой школе.
3) Нужно поторопиться, но ты понимаешь это, надеюсь.
И в этих примерах глагол надеюсь употребляется как вводное слово.
Поэтому выделяется запятыми, независимо от места в предложении.
Источник
Письмо-просьба
Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.
Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Правила составления письма-просьбы
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.
Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:
Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).
Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.
Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.
Инструкция по составлению письма-просьбы
Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).
Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.
Как отправить письмо
Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.
После отправления письма
Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.
Примеры составления писем-просьб с пояснениями
Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.
Письмо-просьба о выделении денежных средств
Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.
От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.
Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.
Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.
На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».
С уважением, Петрова А. А.
Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:
Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.
Письмо-просьба о поставке товара
Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.
Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.
Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.
Наши контакты: (уточнить).
С уважением, Борис Борисович.
Письмо-просьба о предоставлении скидки
Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.
Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.
В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.
Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.
Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.
С уважением, Борис Петров.
В письме есть следующие важные пункты:
Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.
Письмо-просьба о снижении арендной платы
Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.
Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.
Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.
За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.
С уважением, Иван Иванович.
В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику
Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.
Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.
Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.
На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.
С уважением, Иван Иванович.
Письмо-просьба оплатить за другую организацию
Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.
С уважением, Петр Петрович.
Письмо-просьба о содействии в решении вопроса
Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.
Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»
Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.
Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.
Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ
С уважением, Иван Иванович.
Подводя итог
Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.
Источник
Теперь вы знаете какие однокоренные слова подходят к слову Как пишется просьба сообщить, а так же какой у него корень, приставка, суффикс и окончание. Вы можете дополнить список однокоренных слов к слову «Как пишется просьба сообщить», предложив свой вариант в комментариях ниже, а также выразить свое несогласие проведенным с морфемным разбором.
На чтение 5 мин Просмотров 8.9к. Опубликовано 25.01.2022
Нередко в письменной речи, чаше всего в произведениях публицистического стиля или в переписке, деловой и дружеской, мы сталкиваемся со словом «просьба». И тогда возникают вопросы: «Слово «просьба» выделяется запятыми или нет? Как правильно?» Чтобы ответить на него, необходимо знать некоторые особенности пунктуации, а также определить синтаксическую роль слова в контексте предложения и его морфологическую сущность.
Часть речи и роль в предложении слова «просьба»
Этим словом называют вежливое обращение к кому-либо, призывающее сделать что-либо; но ещё в ХVIII-ХIХ веках оно имело значение официального письменного ходатайства, заявления, которое необходимо было писать по установленной форме; прошения.
«Владимир… Написал просьбу об отпуске.» (А. С. Пушкин «Дубровский»)
«Нудят подать просьбу об отставке.» (И. А. Гончаров «Обыкновенная история»)
Как правило, в предложении данная лексема выполняет функции разных членов предложения: подлежащего, дополнения, обстоятельства.
Примеры:
У меня к вам есть одна маленькая просьба. (подлежащее: есть (что?) просьба)
Я неоднократно обращался к вам с просьбой уточнить завтрашнее расписание. (дополнение: обращался (с чем?) с просьбой)
В вашей просьбе содержится пять пунктов, среди которых – просьба прислать документы. (обстоятельство: содержится (где?) в просьбе)
Нужно ли выделять запятыми слово «просьба»?
Известно, что в системе правил русского языка существует ряд пунктограмм, которые требуют неукоснительного обособления некоторых слов и выражений, ставить запятую при их употреблении. Порою это связано с их принадлежностью к определенным частям речи и определенным синтаксическим конструкциям.
К примеру, всегда, в любой позиции, выделяется на письме запятыми и другими знаками препинания слово или словосочетание, относящееся к разряду обособленных. Запятая ставится при обращениях, междометиях, вводных словах, одиночных деепричастиях, слов «да», «нет», «пожалуйста».
Всегда требуют запятых обособленные второстепенные члены, не обходятся без пунктуационных знаков противительные и повторяющиеся союзы, части сложных предложений. Но ставить ли запятую в предложении, где есть слово «просьба»? Как любое существительное, данное слово специального выделения не требует. Оно выделяется запятыми опосредованно, когда рядом с ним находятся перечисленные выше слова или конструкции, тогда ставится запятая.
Примеры предложений
- причастного оборота (обособленного определения);
Просьба, возникшая из-за отсутствия водоснабжения на дачном участке, была немедленно удовлетворена городскими властями.
Просьбу семьи Николаевых, обращенную к собранию жильцов коттеджного посёлка, оставили без удовлетворения.
На мою дружескую просьбу, обращенную к нему в трудную для меня минуту, он никак не отреагировал.
- деепричастного оборота (обособленного обстоятельства);
У меня к вам огромная просьба, закончив своё мероприятие, прошу вас не расходиться, а задержаться ещё на пять минут.
Ваша просьба, глядя вам в глаза, скажу, направлена не по адресу.
Просьбу, не отклонив категорически, удовлетворять в действительности не собирались.
- обращения;
Большая просьба, Дмитрий Иванович, к Вам: помогите, пожалуйста, устроить Людочку в институт.
Просьба к вам, уважаемые посетители, соблюдать чистоту и порядок!
Моя просьба, дорогие товарищи, совсем незначительная, она вас нисколько не затруднит.
- сложного предложения;
Если вы согласитесь исполнить мою просьбу, я не останусь в долгу и всегда буду поддерживать вас во всех ваших делах и начинаниях.
Мне кажется, нельзя отказывать этому несчастному в его просьбе, он хоть и преступил закон, но всё же достоин снисхождения и милосердия.
Просьба, которая исходит от этого человека, представляет собой очень хитрый и коварный план, способный повести тебя под монастырь.
У меня к вам будет убедительная просьба: в следующий приезд, пожалуйста, привозите с собой тёплые вещи.
- слов «да», «нет», «пожалуйста».
Просьбу, да, я помню и постараюсь исполнить.
Нет, нет, просьбу свою, пожалуйста, мне не навязывай!
Просьбу, пожалуйста, исполню!
В любых разговорах слово Просьба встречается довольно-таки часто. Ведь без него сложно обойтись, ведь каждый день люди просят что-то друг у друга по работе, в простой жизни, в магазинах, абсолютно в любой сфере. Но никто не думает, что употребление слова «просьба» при написании предложений иногда вызывает некоторые вопросы. Поэтому нужно разобрать слово «просьба» выделяется запятыми или нет.
Часть речи и роль в предложении слова «просьба»
Само слово «Просьба» образовано от глагола «просить» при помощи суффикса -б- и является существительным женского рода. Такое образование слов характерно для многих славянских языков, в том числе и для русского. Изначально слово просить выглядело как «просити» и пришло из древнерусского.
Значение слова «просьба» достаточно простое и означает «вежливое обращение, желание и призыв просящего человека сделать что-либо.» В более древние времена оно часто означало заявление, письменное прошение по установленной форме.
В предложении слово Просьба выполняет функции чаще всего как подлежащего, дополнения и обстоятельства, и является важным членом предложения.
По сути, значение слова само по себе очень важное и поэтому необходимо знать, как правильно его использовать не только в устной речи, но и в письменной.
Нужно ли выделять запятыми слово «просьба»?
Слово «просьба» является существительным, и по своей сути специального выделения не просит в предложении.
В письменной речи слово «просьба» чаще всего используется в текстах публицистического характера или в переписке, деловой и дружеской и многих других. Чтобы не спутать, нужно ли писать запятую, нужно знать простые правила пунктуации, а также знать роль в смысле предложения и его морфологическую сущность.
В русских правилах очень достаточно правил, которые требуют обязательного обособления слов и словосочетаний. Часто причина состоит в том, к какой части речи они относятся и определённым конструкциям предложений. Но следует вспомнить, что просьба всё-таки не входит в специальные конструкции, которые стоит обязательно выделять запятыми.
Примеры предложений
- Когда в предложении есть причастный оборот.
Примеры:
Вчера по просьбе, данной моему другу, я помог ему на даче выкопать картошку.
Просьба, лишённая искренности, не всегда способствует её выполнению по разным причинам.
- Когда в предложении есть деепричастный оборот.
Примеры:
Ребёнок озвучил мне просьбу, съездив к бабушке и дедушке, мы не должны забыть там варенье и вкусности, которые ему там дали.
Городские власти по народной просьбе, выполнив строительство детской площадки, устроили огромный и весёлый праздник.
- Например, запятая после слова «просьба» ставится после обращения.
Примеры:
Огромная просьба, солнце моё, к тебе: прошу, пожалуйста, будь очень осторожно во время этого путешествия.
К Вам огромная просьба, Николай Викторович, после сегодняшнего собрания вам нужно будет зайти сначала в отдел кадров, а потом в бухгалтерию, чтобы забрать расчётные листы для всего отдела.
Естественно, запятая ставится в любом сложном предложении.
Примеры:
Игорь сегодня выполнил мою просьбу, а именно он пошёл сегодня в магазин и купил продукты по моему огромному списку и выбрал все самое свежее и качественное.
И это была её последняя просьба, чтобы я сходила в тот самый дом, где были её самые дорогие сердцу вещи, и принесла огромную шкатулку с письмами.
Бывают такие случаи, когда в сложноподчинённом предложении перед второй частью после слова «просьба» пишется двоеточие. Это нужно в те моменты, когда следующая часть показывает полностью суть самой просьбы из главного предложения.
Примеры:
Я сегодня услышала очень странную просьбу: мне придётся прийти на работу более поздно, чем нужно, потому что сегодня там производилась какие-то ремонтные работы.
Также запятая будет ставиться вместе со словами «да», «нет», «пожалуйста» и других.
Примеры:
У меня есть просьба, пожалуйста, сделай за меня домашнее задание, а то я не успеваю пойти на подработку, а эту тему я совсем не понимаю.
Нет, просьбу, которую ты мне озвучил, я не могу выполнить, потому что у меня дома ремонт, и нам нужно поклеить обоями целую комнату.
Всего найдено: 24
Прошу сообщить, как написать мясо-молочный, ликеро-водочный, крахмало-паточный — слитно или через дефис?
Ответ справочной службы русского языка
Верно: мясо-молочный, ликёро-водочный, крахмало-паточный.
Какой вариант более корректный:
1. Прошу сообщить о причине, по которой вы не смогли мне помочь.
2. Прошу сообщить о причине, из-за которой вы не смогли мне помочь.
3. Прошу назвать причину, из-за которой вы не смогли мне помочь.
Или другой вариант?
Ответ справочной службы русского языка
Первый вариант лучше остальных.
Ранее я задавал вопрос, как расставить знаки препинания в предложении, при написании заявления, на имя начальника «Прошу Вас предоставить мне отпуск». Вы ответили, что достаточно поставить точку в конце предложения. Убедительно прошу сообщить более подробно, с точки зрения правил русского языка (пунктуация при написании обращения). И будет ли правельно с точки зрения правописания, если я обозначу запятыми в данном предложении «Вас». Помогите пожалуйста решить спорный вопрос. С уважением Василий.
Ответ справочной службы русского языка
Слово Вас не является обращением и не нуждается в выделении запятыми. Если Вы их поставите, это будет грубой пунктуационной ошибкой.
прошу сообщить, что означают в русском языке круглые скобки, например:
Цветы (ромашки, розы, тюльпаны) приобретенные после праздника,были единственным богатством ее дома. посдачи, дома,
Ответ справочной службы русского языка
См. в Правилах.
Добрый день.
Прошу сообщить корректна ли расстановка знаков препинания?
По Вашей просьбе прилагаем копию инфокарты к данному ответу для того, чтобы Вы имели возможность с ней ознакомиться.
Ответ справочной службы русского языка
Пунктуация корректна.
В разделе «проверка слова» отсутствует слово «нежели».
Прошу сообщить где в этом слове надо ставить ударение.
Ответ справочной службы русского языка
«Проверка слова» с утра по техническим причинам не работала, сейчас все починили.
Ударение ставится на первый слог: _нЕжели_.
Прошу сообщить значение слова ЛИМИНАЛЬНЫЙ. Спасибо.
К.Э.В.
Ответ справочной службы русского языка
Слово _лиминальный_ в словарях не зафиксировано. Скорее всего, оно образовано от английского liminal ‘пороговый’.
Доброго времени суток Вам! Прошу сообщить как правильно делать ударение «в квАртал» или «в квартАл»
Ответ справочной службы русского языка
Правильно: _в квартАл_.
Добрый день, уважаемые специалисты!
Хотя на вопрос об особенностях использования слова «кратный» Вы уже давали ответ (Вопрос № 199320), тем не менее прошу сообщить, в каком падеже нужно ставить числительные в фразе: «Какое из этих чисел является общим кратным четырёХ(-М?) и шести?».
Заранее благодарю.
Ответ справочной службы русского языка
Корректно — в родительном падеже: _…общим кратным четырех и шести._