По ТК РФ работодателю в конкретных случаях необходимо уведомлять работников в определенный срок. Свели в таблицу перечень случаев, о которых ТК РФ требует работодателя предупреждать работника в письменном виде под подпись (с указанием сроков, нарушение которых может дорого обойтись организации). Объяснили, как оформлять уведомления на бумаге (11 примеров): дали состав обязательных реквизитов, образцы готовых документов, варианты оформления отметки о получении документа работником и отметки с его ответом на предложение работодателя. Показали журнал регистрации уведомлений. Разобрались со сложным вопросом документирования факта и даты выполнения работодателем своей обязанности, если работник отказывается расписываться в получении уведомления на экземпляре работодателя.
В Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации уведомление определено, как деловое письмо, сообщающее адресату информацию, могущую иметь правовые последствия.1
Этот документ может создаваться в рамках различных видов управленческой деятельности. Например, в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД)2 такой вид документа, как уведомление, встречается:
- в унифицированной системе документации, устанавливаемой ЦБ РФ;
- в унифицированной системе бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации организаций государственного сектора;
- унифицированной системе отчетно-статистической документации.
И хотя в ОКУД нет уведомлений среди организационно-распорядительной документации и документации по учету труда и его оплаты, они являются значимыми документами деятельности кадровых подразделений, т.к. с их помощью реализуются требования ТК РФ. Нарушения при составлении или передаче работнику этих документов могут иметь существенные юридические последствия для организаций.
Связано это в первую очередь с тем, что трудовое законодательство включает немало норм, устанавливающих необходимость извещения работников о каких-либо событиях и действиях, о которых должно быть сообщено работнику в определенный срок. Их несоблюдение может стать основанием для трудовых споров и применения к работодателю штрафных и иных санкций.
В каких случаях составлять уведомления
В ТК РФ используются различные формулировки для обозначения ситуаций, когда требуется проинформировать работника. Назовем основные из них (Таблица 1).
Таблица 1. О чем и когда работодатель должен уведомить работника, согласно ТК РФ
Как видно из Таблицы 1, сам вид документа «уведомление» в ТК РФ упоминается не так часто, но все ситуации, требующие «извещения», «предупреждения», «уведомления» работника, следует трактовать как основание для издания этого вида документа.
Кроме того, уведомление может составляться в ситуациях, когда необходимо получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ. Традиционно принято использовать для этих целей такой вид документа, как заявление. Однако по своему смыслу заявление связано скорее с инициативой работника. Если же инициатива исходит от работодателя, то согласие, оформленное в виде заявления, выглядит несколько нелогично. Впрочем, это не будет нарушением с учетом того, что ТК РФ в большинстве случаев не определяет однозначно, с помощью какого вида документа должно быть оформлено согласие, и тогда главное, чтобы оно было.
Таблица 2. Ситуации, в которых ТК РФ требует получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ
Во всех этих ситуациях, прежде чем получить согласие работника, ему предварительно направляется уведомление с изложением обстоятельств, требующих определенных управленческих действий, которые могут быть осуществлены только с письменного согласия работника. Уведомление в этих ситуациях может:
- только информировать работника о необходимости дать письменное согласие, а также о его праве отказаться (например, от командировки или работы в ночное время) или
- содержать еще зону для внесения ответа работника (положительного или отрицательного) на предложение работодателя. Лучше, если заранее вы внесете трафарет этой надписи, чтобы работник отразил все нужные работодателю сведения (см. отметку «2» в Примере 4).
Как правило, издается 2 экземпляра уведомления и работник собственноручно оформляет не просто отметку о получении (когда его только информируют), но и сразу свой ответ с датой и подписью. Две данные надписи лучше подтверждать подписью работника отдельно в случаях, когда в получении он готов расписаться, а на предложение работодателя неизвестно как ответит (см. отметки «2» в Примерах 4 и 5, а также Примеры 6 и 7).
Форма уведомления
Уведомления направляются работникам с разными целями и в разных ситуациях, поэтому типовой формы этого документа нет. Он оформляется по общим правилам составления организационно-распорядительной документации. На практике его часто оформляют на бланке письма, что не совсем корректно. Ведь уведомление текущему работнику – это внутренний документ, а не исходящий. Письмо уместнее писать бывшему работнику.
В состав обязательных реквизитов уведомления входят:
- наименование организации – автора документа;
- наименование вида документа;
- место составления (издания) документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- подпись уполномоченного лица работодателя.
Эти реквизиты оформляются с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-20163.
Кроме того, в уведомлении обязательно должна быть предусмотрена отметка о получении работником своего экземпляра уведомления. Такая отметка обычно содержит фразу «Уведомление мною получено “___ ” _________ 20__ года» и подпись работника. Визой из Примера 1 оформляется согласие или несогласие с проектом документа (такой реквизит предусмотрен в ГОСТ Р 7.0.97-2016). Но в нашем случае его атрибутов недостаточно – нам нужна именно отметка о получении документа, как в Примере 2 или 3 (хотя такого реквизита в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет). В этой отметке наличие должности / профессии работника не обязательно, т.к. они непременно фигурируют в реквизите «адресат» (см. «1» в Примере 4).
Как правило, уведомление составляется на общем бланке организации и соответственно не содержит реквизит «справочные данные об организации» (как приказ, протокол и другие внутренние документы). Однако наличие этого реквизита может быть удобно в ситуации, когда работнику уведомление не вручается на рабочем месте, а направляется заказным письмом. Указанный в этом реквизите почтовый адрес может быть использован работником для направления официального ответа работодателю (хотя на конверте адрес тоже есть). Даже если здесь фигурирует полный почтовый адрес, отдельно место издания документа все равно указывается (см. Примеры 4 и 5).
Пример 1. Виза согласования
Пример 2. Отметка о получении документа (без должности)
Пример 3. Отметка о получении документа (с указанием должности)
Повторимся: вид нашего документа – не письмо, а уведомление. Заголовок к тексту начинается с предлога «о» и содержит краткое описание причины направления работнику уведомления. Например, уведомление «о прекращении трудового договора», «о прекращении трудового договора при неудовлетворительном результате испытания», «о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности работников», «о привлечении к работе в выходной день», «о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска» и т.д.
С какой буквы (заглавной или маленькой) писать заголовок с новой строки? Мы привыкли, что в письмах он пишется с заглавной буквы (там нет указания вида документа), а вот, например, в протоколах, актах – с маленькой (протокол заседания совета директоров, акт инвентаризации основных средств и т.д.). Если есть вид документа, то он является единым целым с заголовком к тексту и, следовательно, заголовок лучше писать с маленькой буквы (хотя в уведомлениях встречаются разные варианты, см. Примеры 4 и 5).
Текст документа начинается с обращения к работнику. Обычно для этого используют устоявшуюся этикетную формулу «Уважаемый Сергей Валерьевич!», «Уважаемая Василиса Николаевна!»
Далее в констатирующей части дается ссылка на правовую норму, потребовавшую направления работнику уведомления, и описание обстоятельств, в отношении которых действует эта норма.
Основная часть текста содержит выводы, предупреждения, рекомендации, просьбы или просто информацию, которую работник должен принять к сведению. Здесь также могут разъясняться правовые нормы, порядок их применения, права работника, а также действия, которые он обязан предпринять или, напротив, может отказаться предпринимать.
Подписывает уведомление, как правило, руководитель организации. Однако если у иного должностного лица организации есть полномочия на принятие кадровых решений, то оно тоже может подписывать уведомления работникам. Печать на уведомлении (как внутреннем документе) не нужна.
Пример 4. Уведомление о прекращении трудового договора в связи с истечением его срока
Пример 5. Уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата работников
Как уже было отмечено выше, факт согласия или несогласия работника может быть зафиксирован непосредственно на уведомлении. Варианты того, какие формулировки могут быть использованы, показаны в Примерах 5, 6 и 7, но возможны и другие формулировки.
Неоднозначность формы и различные варианты отметок обусловлены тем, что в спорной ситуации, когда работник не желает сотрудничать и отказывается получать уведомление и соглашаться на предложение работодателя, последнему становится особенно важно доказать, что он уведомлял работника. Этому способствуют регистрация уведомлений и правильная процедура их вручения работникам.
Регистрация уведомлений
Очень важными реквизитами уведомления являются его дата и регистрационный номер.
Одной из целей регистрации является учет документов. В условиях, когда законодательство требует от работодателя, во-первых, известить о чем-то работника в письменном виде, а во-вторых, сделать это в строго оговоренный срок, регистрация позволяет зафиксировать и подтвердить факт создания документа в установленное время. Ведь дата в отметке о получении документа может быть только позже его регистрации – именно дата получения работником должна быть раньше на определенное количество дней (или месяцев) того события, о котором уведомляет работодатель.
Пример 8
В статье 74 ТК РФ написано, что уведомить работника об изменении определенных сторонами условий трудового договора работодатель обязан не позднее, чем за 2 месяца до наступления этих изменений. Например, об изменениях, которые произойдут 14 сентября, работник должен быть уведомлен не позднее 13 июля. 13 июля – это крайняя дата получения работником уведомления. Однако не будет нарушением заблаговременное вручение уведомления работнику.
Регистрируются уведомления, как правило, в отдельном журнале. Впрочем, есть подход, при котором для различных видов уведомлений ведутся различные журналы. Рациональная составляющая такого подхода основана на том, что какие-то разновидности уведомлений носят систематический характер, а какие-то издаются от случая к случаю. Так, разумно будет вести отдельный журнал для уведомлений о наступлении отпуска по графику отпусков.
Журнальная форма регистрации позволяет более четко вести учет уведомлений, исключить возможность подтасовки фактов путем внесения записей задним числом. Соответственно, в случае спора и разбирательств в ГИТ или суде своевременная регистрация спорного уведомления в журнале станет дополнительным аргументом в пользу работодателя.
Если вы делите уведомления на несколько документопотоков, то каждому из них присваивается свой код в добавление к порядковому номеру в пределах календарного года. Если они при этом подшиваются в соответствующие «профильные» дела, то таким кодом вполне может быть номер дела.
Но уведомления также можно хранить и в личных делах, и как основания приказов.
Форма журнала регистрации уведомлений точно не определена. Состав граф этого журнала определяет работодатель, исходя из своих справочно-информационных целей. Он может иметь следующий вид:
Пример 9. Журнал регистрации всех уведомлений (без разбивки на несколько отдельных документопотоков)
Также в журнале могут быть реквизиты приказа, основанием для которого является уведомление и прочие данные. Можно еще предусмотреть графу с подписью работника о получении уведомления. Формально это станет дублированием подписи работника о получении уведомления, которая проставляется на самом документе (на экземпляре работодателя). Вариант проставления подписи только в журнале менее предпочтителен, т.к. работник может оспорить содержание уведомления.
Как направлять / вручать уведомление
Учитывая тот факт, что уведомление содержит информацию, которая может иметь серьезные правовые последствия, к отправке или передаче его работнику нужно отнестись крайне серьезно.
В большинстве ситуаций практикуется вручение работнику уведомлений по месту работы сотрудником отдела кадров или непосредственным руководителем. Это обычная практика, которая однако требует обязательного проставления отметки о получении уведомления работником на экземпляре работодателя (см. Примеры 2–5).
Если работник отказывается получать уведомление или расписываться на экземпляре работодателя, то нужно зачитать ему уведомление вслух при свидетелях и документировать это актом. Он оформляется по общим правилам: кроме составителя подтвердить изложенное в акте своими подписями должны не менее двух свидетелей.
Образец такого акта показан в Примере 10 (дата на нем обязательна, а вот номер вполне может отсутствовать). Но заменить его может и добавление на листе уведомления зоны, показанной в Примере 11, т.е. прямо тут свидетели могут подтвердить своими подписями факт отказа от получения уведомления и его зачитывание вслух работнику.
Пример 10. Акт об отказе получить уведомление и его зачитывании работнику
Пример 11. Фиксация на самом уведомлении подписями свидетелей отказа работника
Вручить уведомление лично в руки и даже зачитать его вслух работнику не всегда получается, тогда уведомление отправляют работнику через «Почту России». А в конфликтных случаях отправление по почте даже добавляют к оформлению акта. При отправке заказного письма на руках у работодателя остается только чек, подтверждающий факт отправки, а при направлении ценного письма – еще и опись отправленных документов, можно сюда добавить уведомление о вручении, в котором работнику потребуется расписаться перед получением письма. В конфликтных ситуациях работодателю стоит задействовать максимум «почтовых доказательств» вручения письма.
Адрес отправки, как правило, хранится в личном деле работника. Обязательно он есть на трудовом договоре. Если работник сменил место жительства или фактически проживает по другому адресу, он должен проинформировать об этом работодателя. Если такой информации от работника не поступало, письмо следует отправлять по адресу, прописанному в трудовом договоре.
В Гражданском кодексе РФ есть норма про юридически значимое сообщение, но он относится к гражданско-правовым отношениям. А трудовые отношения регулируются ТК РФ, в который только планируют внести нечто подобное.
Фрагмент документа
Пункт 1 статьи 165.1 «Юридически значимые сообщения» Гражданского кодекса РФ
1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.
Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.
Как и сколько хранить уведомления
Уведомления работников обычно создаются в кадровом подразделении и хранятся там же.
Кадровикам их удобно собирать в личных делах. Но у личных дел срок хранения 50/75 лет ЭПК по ст. 445 Перечня 2019 г.4, а у уведомлений работников – всего 3 года по ст. 436 того же Перечня.
Вместе с тем есть категория уведомлений, являющихся основанием для издания приказов со сроками хранения 50/75 лет. Например, приказов о переводе, изменении условий трудового договора, увольнении работников. Уведомления для таких приказов являются важным подтверждением правомерности подобных действий. Хранить их только три года рискованно.
В этой ситуации можно порекомендовать хранить уведомления для приказов со сроком хранения 50/75 лет в личных делах работников или в деле «Основания к приказам со сроком хранения 50/75 лет», в котором будут также докладные записки, справки и заявления в соответствии со ст. 434 Перечня 2019 г.
Иные уведомления работников, которые являются, как правило, основанием для издания приказов со сроком хранения пять лет (например, о ежегодных оплачиваемых отпусках, направлении в командировки и др.), можно хранить в самостоятельном деле «Уведомления работников за… год». Как правило, спорные ситуации в связи с такими приказами и уведомлениями не возникают, поэтому, по нашему мнению, их можно хранить три года в соответствии со ст. 436 Перечня 2019 г.
Уведомление – документ, нужный для донесения определенных сведений до получателя. Отличается от претензии отсутствием требований. Но нужно учитывать, что в редких случаях требования в письмах-уведомлениях присутствовать могут.
Обязательность оформления
Обязательно ли составлять уведомление? В некоторых случаях оформлять его необходимо. В частности, это следующие случаи:
- Прием на работу иностранного гражданина.
- Изменение положений трудового соглашения.
Если документ не будет отправлен, компании грозит штраф или проверка со стороны трудовой инспекции.
В каких случаях составляется уведомление?
Уведомление – документ, который может составляться во множестве ситуаций. Рассмотрим самые распространенные причины оформления:
- Есть необходимость в извещении сотрудников или профсоюзов о чем-либо. К примеру, нужно уведомлять работников об изменении положений договора, ликвидации организации, о сокращении.
- Есть необходимость в уведомлении службы занятости или другого госоргана. В службу занятости нужно отправлять уведомление о ликвидации компании, в налоговый орган – о приеме на работу нерезиденту.
Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:
- Требуется уведомить сотрудника об изменении трудовых условий.
- Нужно получить согласие работника об изменении трудовых условий.
- Требуется зафиксировать отказ сотрудника.
Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.
Особенности составления
Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:
- Внешние пользователи. К примеру, это могут быть контрагенты, ЮЛ, госорганы и лица, которые не работают в компании. Для составления уведомления используется общий бланк для письма. В документе могут присутствовать таблицы. Его необходимо обязательно подписать. Желательно, чтобы на уведомлении стояла подпись. Иногда уведомление отправляется вместе с сопроводительным письмом.
- Внутренние пользователи. К примеру, это могут быть сотрудники компании. Для составления документа используется бланк, в котором присутствуют необходимые реквизиты: название компании, наименование документа.
Как правило, к документу для внешних пользователей предъявляются более строгие требования. На нем должна стоять подпись, печать. Указывается вся полнота информации: реквизиты отправителя и получателя, название фирмы, наименование документа.
Составляющие уведомления
Стандартное уведомление обычно включает в себя эти сведения:
- Дата. Указывается дата подписания документа. При этом используется цифровой способ (к примеру, 09.09.18).
- Регистрационный номер. Представляет собой индивидуальное обозначение каждого исходящего документа. Оно может включать в себя и буквы, и цифры.
- Адресат. Реквизиты получателя нужно будет указывать даже в том случае, если это внутренний документ. Требуется отразить название подразделения, где работает сотрудник, ФИО самого работника.
- Заголовок. Он должен быть кратким и отражающим содержание документа.
- Текст уведомления. Нужно зафиксировать информацию, о которой требуется уведомить получателя.
Уведомление подписывает руководитель компании или лицо, имеющее право на подпись. Необходимо также включить в документ расшифровку росписи.
Разновидности документов
Рассмотрим самые распространенные разновидности уведомлений:
- О собрании кредиторов или аукционеров.
- О переходе на УСН.
- Об изменении названия компании.
- О смене гендиректора.
- Об изменении юридического адреса.
- О смене реквизитов.
- Об изменении размеров ЗП.
- Об отпуске.
- О погашении задолженностей.
- О расторжении договора.
Уведомление может отправляться сотрудникам, руководителям подразделения, контрагентам, поставщикам, госорганам, арендаторам.
Законодатель предусматривает обязательное уведомление государственных структур о смене директора. Образец сообщения можно скачать бесплатно по ссылке.
Человек, имеющий двойное гражданство, в том числе России, обязан подать уведомление в орган ФМС. Образец заполнения можно бесплатно скачать по ссылке.
Главный смысл уведомления об уступке права требования заключается в донесении информации о появлении нового фигуранта. Образец можно скачать бесплатно.
Образец уведомления на вид на жительство можно скачать бесплатно. Правовой акт необходимо вносить гражданам зарубежья в территориальный орган ФМС раз в год.
Устные предупреждения, телефонные сообщения родителям о неуспеваемости ребенка могут не принести нужного результата. Образец уведомления можно бесплатно скачать на этой странице.
Все деяния по уведомлению о сокращении должности лучше согласовывать с работником в письменном виде. Образец документа можно скачать бесплатно на данной странице.
Законодатель предусматривает обязательное письменное уведомление о прекращении срочного трудового договора. Образец документа можно бесплатно скачать на данной странице.
Информирование ГИБДД при организованной перевозке детей является одним из первостепенных действий. Скачать бланк уведомления можно бесплатно.
На этой странице бесплатного ресурса рассматривается вопрос об уведомлении о начале отпуска, и предоставляется возможность скачать образец.
Уведомление о получении трудовой книжки составляется в свободной форме, как показывает образец на странице. Скачать его можно бесплатно.
Уведомление о вручении почтового отправления (форма 119) — это почтовый документ информирующий отправителя или указанное им лицо о том, что почтовое отправление (посылка, бандероль, письмо, перевод и т.п.) доставлено и вручено адресату. При этом почтовые отправления сопровождаются бланком уведомления о вручении по ф. 119. Бланк формы 119 выдается в пункте почтовой связи бесплатно.
Если отправитель желает точно знать, получено ли его отправление и иметь документальное подтверждение этому, при сдаче почтового отправления он должен заполнить бланк уведомления о вручении (форма 119) в полях, обведенных жирной чертой.
Так, на лицевой стороне бланка уведомления отправитель указывает:
- вид и категорию почтового отправления (пометкой в соответствующих квадратах);
- фамилию, имя, отчество лица (для юридического лица – полное или краткое наименование), которому надлежит направить уведомление о вручении почтового отправления адресату;
- адрес, по которому следует направить уведомление;
- категорию уведомления — «Простое» или «Заказное».
На оборотной стороне бланка уведомления отправитель указывает:
- вид и категорию пересылаемого почтового отправления;
- в строке «адрес» указывается ФИО получателя (для юридического лица – полное или краткое наименование) и адрес, по которому направлено почтовое отправление.
Получая посылку адресат (законный представитель) должен предъявить удостоверяющий личность документ и расписаться в извещении ф. 22 и на самом бланке уведомления. При вручении почтальон на оборотной стороне бланка ф. 119 отмечает когда и кому передано отправление, лично или по доверенности оно получено. Если по доверенности, то указывается фамилия доверенного лица. Получатель в строке «Получил» бланка ф. 119 ставит свою подпись и ФИО.
После вручения посылки работник почты оформляет бланк уведомления о вручении и передает его для проверки и подписи руководителю ОПС или ответственному лицу. Уведомления о вручении пересылаются отправителям вместе с исходящей письменной корреспонденцией.
В случае, если заказное уведомление о вручении так и не было получено, отправитель вправе предъявить претензию на неисполнение обязательств в соответствии c Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 № 221.
При заключении договора с ФГУП «Почта России» разрешается самостоятельное изготовление бланка ф. 119 (приложение № 18 Временного порядка приема и вручения внутренних РПО) при соблюдении условия печати бланка с помощью средств вычислительной техники и черном цвете шрифта, при этом должны быть соблюдены все остальные технические требования к бланку ф. 119, утвержденные распоряжением ФГУП «Почта России» от 05.02.2010 № 8-р. При самостоятельном изготовлении бланка ф. 119, стоимость его изготовления не возмещается.
Что относится к юридически значимым сообщениям
Юридически значимыми называют сообщения, которые в силу закона или сделки влекут для получателя гражданско-правовые последствия. В качестве таких сообщений выступают:
- уведомление должника об уступке права требования;
- заявление о досрочном возврате займа;
- уведомление о зачете;
- извещение о готовности товара к выборке по договору поставки;
- требование возвратить товар и так далее.
Они выполняют две основные функции: выступают основанием для появления, изменения или прекращения прав и обязанностей, а также определяют дату наступления правовых последствий.
Правовые последствия наступают с момента доставки сообщения адресату или его представителю. С этого момента:
- адресат считается ознакомленным с сообщением;
- может возникнуть, измениться или прекратиться обязательство. Например, при доставке уведомления об одностороннем отказе покупателя от договора у поставщика возникнет обязанность вернуть предоплату;
- может начаться отсчет срока, например, если договор расторгается по истечении 30 дней после уведомления об одностороннем отказе.
Какое уведомление признается надлежащим
Надлежащим признается уведомление, которое соответствует всем предъявляемым к нему требованиям: по форме, содержанию, способу отправки и так далее. Исходя из содержания пункта 1 ст. 165.1 ГК, направляемые контрагенту уведомления можно разделить на две категории.
1. Юридически значимые сообщения. Например, договор поставки предусматривает выборку товаров. В этом случае покупатель, получивший уведомление поставщика о готовности товара к выборке, обязан явиться в согласованное место для его приемки. Подобные уведомления можно считать надлежащими, если они сделаны с учетом требований к способу и адресу направления юридически значимых сообщений (ст. 165.1 ГК, пп. 63 — 65 постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25).
Если у стороны есть обязанность направить уведомление, например, она предусмотрена договором, нужно учитывать еще и требования к надлежащему исполнению обязательств. В частности, оно должно быть направлено в установленный срок.
2. Сообщения, не имеющие юридического значения. К ним можно отнести уведомления, с которыми закон или сделка не связывает гражданско-правовые последствия для другого лица. Например, поставщик просит сообщить, для каких целей покупатель приобретал товар, планирует ли он покупать его впоследствии, обращался ли он ранее к другим поставщикам аналогичных товаров.
Требований к подобным уведомлениям в законодательстве нет, поэтому можно сказать, что любой вариант их направления будет надлежащим. Их можно направить через мессенджер или по электронной почте.
Считается ли отправка сообщения по электронной почте надлежащим уведомлением
Отправка сообщения по электронной почте может быть как надлежащим, так и ненадлежащим уведомлением контрагента, в зависимости от конкретной ситуации.
Если уведомление — юридически значимое сообщение, нужно проверить, можно ли считать электронную почту допустимым способом отправки. Например, когда договором предусмотрено, что все уведомления должны быть направлены исключительно по почтовому адресу контрагента, уведомление по электронной почте надлежащим не будет (пп. 64, 65 постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25).
Если же в договоре прописано, что возможна отправка юридически значимых сообщений на определенный электронный адрес контрагента, то уведомление по электронной почте будет надлежащим.
А что делать в ситуации, если стороны не согласовали способ обмена юридически значимыми сообщениями?
Можно ли в такой ситуации отправлять их по электронной почте?
В судебной практике используется правовая позиция ВАС РФ, изложенная в постановлении Президиума ВАС от 12.11.2013 № 18002/12 по делу № А47-7950/2011. Она заключается в следующем.
1. Отсутствие соглашения об обмене электронными документами между сторонами переписки, а равно отсутствие электронной цифровой подписи в отправляемых и получаемых документах (даже при наличии такого соглашения) не является нарушением требований закона, в связи с чем не влечет безусловную невозможность использования документов и материалов, обмен которыми осуществлялся посредством электронной почты, в качестве доказательств.
2. Получение или отправка сообщения с использованием адреса электронной почты, известного как почта лица или служебная почта его компетентного сотрудника, свидетельствует о совершении этих действий самим лицом, пока им не доказано обратное.
Таким образом, обмен юридическими сообщениями посредством электронной почты допускается, есть если возможность достоверно установить принадлежность адресов электронной почты сторонам переписки или их сотрудникам. При этом возможность обмена юридически значимыми сообщениями посредством электронной почты не ограничена законом, соглашением сторон, обычаями или практикой, установившейся во взаимоотношениях сторон.
Направление юридически значимых сообщений
При отправке юридически значимого сообщения нужно соблюдать требования:
- к адресу для направления таких сообщений;
- способу отправки;
- сроку отправки, если такое требование установлено законом или договором, например, об отказе от бессрочного договора аренды недвижимости по общему правилу нужно сообщить за три месяца.
Если в договоре указан исключительный адрес для отправки юридически значимых сообщений, сообщение необходимо направить по нему.
О том, что договор предусматривает такой адрес, может свидетельствовать, например, формулировка:
«Вся корреспонденция должна направляться заказчику только по почтовому адресу».
В таком случае именно этот адрес считается надлежащим. Направление сообщения по другому адресу будет надлежащим, только если стороне известно или должно быть известно, что указанный в договоре адрес недостоверен, например, что он не существует (п. 64 постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25).
Если исключительный адрес в договоре не закреплен или является недостоверным, то сообщения по общему правилу надо направлять:
- по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, если контрагент — юридическое лицо. Сообщение, доставленное на этот адрес, считается полученным, даже если контрагент там не находится;
- по адресу, указанному в ЕГРИП, если контрагент — индивидуальный предприниматель (п. 63 постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25);
- по адресу регистрации, по местожительству или пребывания гражданина (п. 63 постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25). Но если известно, что гражданин фактически проживает по другому адресу, то лучше отправить сообщение на все известные адреса. В этом случае суд может не признать доставленным сообщение, которое направлено только по адресу регистрации;
- на электронную почту контрагента, которая указана на странице с контактами на его официальном сайте. Можно использовать адрес электронной почты, известный как почта организации или служебная почта ее компетентного сотрудника. Сообщение, полученное на эти адреса, считается полученным самим лицом, пока оно не докажет обратное (постановления Арбитражного суда Центрального округа от 08.02.2022 № Ф10-6103/2021 по делу № А14-9648/2020, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.10.2021 № Ф08-9187/2021 по делу № А32-27659/2020).
Нередко в договоре нет условия об исключительном адресе для направления сообщений, но в реквизитах приведен почтовый адрес контрагента, отличный от содержащегося в ЕГРЮЛ. Представляется, что в этом случае сообщение целесообразно направлять по обоим адресам.
Иначе суд даже при наличии уведомления о вручении может не признать доставленным сообщение, которое направлено только по адресу, указанному в договоре (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 02.12.2016 № Ф01-5098/2016 по делу № А17-5263/2015).
Способы отправки юридически значимых сообщений
Если в договоре установлен исключительный способ для отправки юридически значимых сообщений, то необходимо использовать его. Направление сообщения другим способом, например, отправка почтой, если договор предусматривает курьерскую доставку, в этом случае будет ненадлежащим (п. 64 постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25).
Если в договоре способ не установлен, то можно использовать любые доступные средства связи. Надежнее направить сообщение:
- почтой — заказным или ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении;
- с курьером — при условии получения отметки о вручении, к примеру, на копии письма от лица, которое уполномочено контрагентом на прием корреспонденции.
По общему правилу сообщение можно отправить и с помощью электронной или факсимильной связи, а также в иной форме, например, разместить информацию на сайте. Главное, чтобы при этом была возможность установить отправителя и адресата (п. 65 постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25).
Рекомендуем сохранить доказательства отправки сообщения и получения его адресатом. Это могут быть, в частности, отчет об отслеживании отправления, сформированный на сайте «Почты России», уведомление о вручении, опись вложений, отчет о передаче факса, распечатка электронного письма. Если адресат будет отрицать факт получения сообщения, то придется доказывать, что оно было ему доставлено (п. 67 постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25). В подтверждение можно представить, например, уведомление о вручении письма с отметкой о получении.
Когда юридически значимое сообщение считается доставленным
Момент доставки юридически значимых сообщений может быть согласован в договоре.
Например, в нем может быть указано, что сообщение считается доставленным в момент его поступления в отделение почты получателя.
При отсутствии такого условия сообщение является доставленным в момент передачи адресату или его представителю. Это может быть момент получения письма в отделении связи или поступления сообщения в канцелярию компании-адресата.
Если сообщение поступило адресату, но не было ему вручено или он с ним не ознакомился по причинам, которые от него не зависят, оно все равно считается доставленным.
Например, в случае, когда письмо было возвращено по истечении срока хранения в отделении связи, поскольку адресат уклонился от его получения (п. 67 постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25).
Суды по-разному определяют момент, в который считается доставленным сообщение, возвращенное почтой отправителю с отметкой «истек срок хранения». Его могут признать доставленным:
- в день поступления в почтовое отделение получателя (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 07.06.2018 № Ф09-2463/18 по делу № А50-30380/2017);
- или в день отправки обратно отправителю (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 29.11.2019 № Ф04-6189/2019 по делу № А75-2960/2019).
Если контрагент не получил юридически значимое сообщение, оно считается полученным, если было направлено по надлежащему адресу. Даже если получатель фактически не находится (не проживает) по этому адресу (п. 63 постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25). В таком случае юридические последствия сообщения наступят для адресата, даже если он узнает о них постфактум.
Исключение составляет случай, когда сообщение направлено по адресу, указанному в ЕГРЮЛ (ЕГРИП), но данные в реестр внесены помимо воли адресата, в частности, в результате неправомерных действий третьих лиц (п. 3 ст. 23, п. 2 ст. 51 ГК, п. 1 постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 61). Примеры таких действий: хакерская атака, предоставление сведений в реестр руководителем после того, как он был лишен полномочий.
Если же адресат не получил сообщение по вине отправителя, например, письмо ошибочно отправили не на тот адрес, можно считать, что оно не было отправлено. Соответственно, в этом случае оно не влечет никаких последствий.
Письма-уведомления играют важную роль в современном делопроизводстве, поэтому любой уважающий себя человек должен уметь их писать. Ведь если вы уведомляете о чем-либо адресата, то наверняка хотите получить от него желаемую информацию, либо же побудить его к какому-либо действию.
Содержание
- Как правильно написать уведомление?
- Как написать уведомление о расторжении договора?
- Как написать уведомление о сокращении, уведомление об увольнении?
- Как написать уведомление о строительстве?
- Написать уведомление о продаже долей квартиры
- Как правильно написать уведомление работникам?
- Как правильно ответить на письмо-уведомление?
- Видео: Уведомление о начале отпуска
А если ваше уведомление будет составлено неверно, либо же просто безграмотно, то получивший его человек может не отреагировать на сообщение должным образом. Давайте учиться писать этот важный документ.
Как правильно написать уведомление?
- Любой документ подпадает под определенную классификацию в делопроизводстве, а письмо-уведомление мы можем смело отнести к разряду информационных посланий.
- Информационное письмо отличается от обычного тем, что содержит какую-либо информацию исключительно официального свойства. Благодаря этому, информационные сообщения широко применяются на практике разнообразными службами и предприятиями всех форм собственности.
- Если человек или организация собирается уведомить о чем-либо адресата (о заключении или расторжении договора, подключении или отключении услуги, увольнении сотрудника и тому подобное), то достаточно написать уведомление, которое можно рассматривать как полноценный документ.
Хотя информационные послания и разрешается составлять в произвольной форме, все же существуют некоторые общепринятые догмы, отступать от которых в делопроизводстве не рекомендуется.
Как правильно написать уведомление:
- Такое письмо создается на фирменном бланке (если он, конечно же, имеется у отправителя).
- На фирменном бланке (либо в исходящих данных) указывается основная контактная информация об отправителе (полное название или имя, банковские реквизиты, контакты – физические и электронные и тому подобное).
- Как и любой официальный документ, информационное послание регистрируется и ему присваивается исходящий номер с указанием даты отправки.
- Его желательно озаглавить, коротко передав суть всего письма.
- При необходимости к основному письму прилагают дополнения для углубленных разъяснений.
- Составленное письмо подписывает руководитель, а ниже обычно располагают информацию о том, что же, собственно, данное послание подготовил с указанием контактов автора.
- Письма-уведомления, которые мы, собственно, и будем учиться писать, годятся для сообщения адресату о любом факте или событии.
- Главное отличие от остальных разновидностей информационных писем состоит в обязательном наличии заголовка «Уведомление». Кроме того, «тело» письма условно разделяется на два блока: вначале прописывается причина, которая подвигла автора на его написание, а затем излагаются выводы и предложения.
- Очень часто уведомление сопровождается дополнениями, которые тщательно перечисляются с указанием прилагаемых экземпляров и количеством страниц в них в конце документа под термином «Приложения». Примером таких приложений могут быть следующие документы: «Приложение: приказ № 2 от 03.07.2019 г. «Про предоставление очередного оплачиваемого отпуска водителю Петрову В.К.» на 1 л., 1 экз.».
- Как и любое информационное письмо, уведомление подписывается руководителем, а ниже, в левом углу, прописывается составитель документа и его контакты.
Как написать уведомление о расторжении договора?
- «Тело» уведомления, или другими словами – его основной текст, как вы, наверное, уже догадались, в каждом конкретном случае будет существенно отличаться.
- Написав о задолженности, при обращении к должнику, либо не слишком дисциплинированному адресату следует обезопасить себя и составить уведомление о расторжении договора в двух экземплярах, получив на одном из них пометку о получении (желательно, лично в руки руководителю или в соответствующий отдел). Еще один вариант – послать его заказным письмом с уведомлением через почтовый сервис, продублировав в электронном виде.
- Хорошим приложением к уведомлению о задолженности будет акт сверки, а начать его следует с фразы: «Уведомляем Вас, что по состоянию на такое-то число у предприятия такого-то возникла задолженность в сумме…».
- Во втором блоке уведомления вы можете указать сроки, в течение которых адресат может исправить ситуацию «без потерь» (например, без применения штрафных санкций, если это возможно) либо с минимальными затратами. Кроме того, неплохо указать возможные негативные последствия, которые могут наступить для должника в результате игнорирования данных требований.
- И главное, не забудьте в самом начале уведомления сослаться на документ, которым вы руководствуетесь. Например, номером и датой договора, приказа и так далее.
Если разобрать данные советы на конкретном примере, то получим следующий вариант:
Уведомление
о расторжении договора в одностороннем порядке
Адрес получателя: РФ, г. Саратов, ул. Ленина, 44/1
ФИО и должность адресата: коммерческому директору ООО «ЛУЧ-2» Иванову И.И.
ТЕЛ.: (000) 000-00-00, ФАКС: (111) 111-11-11
р/с: 2222222222222222 в Государственном банке России
МФО: 333333, ИНН: 44444444444444444
- Уведомляем Вас, что 5 мая 2018 года между ООО «СВЕТ» и ООО «ЛУЧ-2» был заключен договор о выполнении строительных работ по адресу: РФ, г. Саратов, ул. Исполкомовская, 40/5 (далее – Договор).
- Согласно с п. 10 Договора наше предприятие имеет право в одностороннем порядке расторгнуть Договор, если Ваша организация нарушает п. 15 Договора.
- Согласно с п. 5 Договора Ваша организация обязалась выполнить строительные работы по адресу: РФ, г. Саратов, ул. Исполкомовская, 40/5 до 25 июня 2018 года, однако своих обязательств не выполнила, нарушив условия Договора.
- Данным письмом уведомляем Вас о том, что Договор о выполнении строительных работ по адресу: РФ, г. Саратов, ул. Исполкомовская, 40/5 от 5 мая 2018 года на основании п. 3 ст. 450 ГК РФ и п. 10 Договора считается расторгнутым с момента получения данного уведомления.
- Требуем до 30 июня 2018 года вернуть денежные средства в сумме 10 тысяч рублей, выданные в качестве аванса на проведение строительных работ.
Подпись руководителя ООО «СВЕТ»
Печать предприятия
Как написать уведомление о сокращении, уведомление об увольнении?
- Если вы собрались сообщить работнику о сокращении либо увольнении, то обязательно ознакомьте его с письмом под личную роспись. В случае отказа найдите двух свидетелей, которые поставят под соответствующим актом свою подпись.
- Не забудьте правильно прописать причину, по которой сотрудник подлежит увольнению: «Сообщаем Вам, что трудовой договор от такого-то числа номер такой-то расторгается на основании статьи такой-то Трудового Кодекса РФ по причине такой-то…».
Уведомление о сокращении:
Как написать уведомление о строительстве?
- В случае запланированной перестройки какого-либо помещения или постройке нового, обязательно нужно составить уведомление о строительстве – именно на его основании и будет приниматься решение о том, подлежат ли данные работы реализации предприятием без соответствующей лицензии.
- Хотя оно традиционно и пишется в произвольной форме, но автор должен указать перечень предполагаемых работ, адрес перестраиваемого помещения, приложить документы, подтверждающие право собственности на здание и тому подобное.
Написать уведомление о продаже долей квартиры
- Если вы живете в коммунальной квартире или занимаете часть дома, то при продаже своей доли вы обязаны написать уведомление о продаже долей квартиры, так как они имеют первоочередное право на покупку вашей недвижимости.
- Например, вы решили выставить на продажу комнату в малосемейке, тогда вы либо должны заручиться нотариальным отказом от покупки от всех соседей, официально имеющихся в наличии, либо направить им послания (через почту — заказными письмами с уведомлениями о вручении и описанием темы писем), что на практике выходит дольше и проблематичнее, но зато в разы дешевле.
Как правильно написать уведомление работникам?
- Если вы планируете отправить сотрудника в очередной оплачиваемый отпуск (согласно ст. 122 ТК РФ), то на основании составленного графика отпусков вы должны заранее написать уведомление об этом.
- Статья 123 ТК РФ гласит, что предприятие обязано уведомить сотрудника о предстоящем отпуске за две недели до его начала (если, конечно же, данный отпуск предоставляется согласно с графиком, а не переносится по письменному заявлению самого сотрудника). Невыполнение данной законодательной нормы карается штрафом, размер которого указан в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
- Сам бланк уведомления о начале очередного оплачиваемого отпуска каждое предприятие разрабатываем самостоятельно, однако основные позиции в нем обязательно должны присутствовать: реквизиты предприятия; дата, номер и название данного документа; ФИО и должность сотрудника, отправляемого в отпуск; количество дней, которые человек пробудет в отпуске; даты начала и конца отдыха; подписи руководителя предприятия и сотрудника, собирающегося в отпуск.
- Если условия трудового договора по каким-либо причинам меняются, то они обязательно отображаются в контракте, и ставится в известность работник, при помощи специального уведомления.
- Условия трудового договора могут меняться по ряду причин: изменение технологии производства, реорганизации предприятия и так далее. И если такие изменения влекут перемены в условиях труда сотрудника (место и часы его работы, особенности служебных обязанностей и тому подобное), то, согласно ч.1. статьи 74 ТК РФ, работника следует об этом уведомить в письменном виде под его роспись (возможен вариант отправки его по почте заказным письмом с уведомлением).
Обратите внимание: такое уведомление сотрудник должен получить не позднее, чем за два месяца до существенных изменений условий его труда.
- Данный вид уведомлений составляется каждым предприятием индивидуально, но в нем обязательно должна содержаться следующая информация: описание изменений, которые планируется ввести в условия труда работника, время и причины их введения, предложение перейти на другое место работы (при наличии вакансий).
- Если сотрудник принимает новые условия труда, то заключает с предприятием дополнительное соглашение, если нет – подлежит увольнению.
Как правильно ответить на письмо-уведомление?
- Адресат, которому написали письмо-уведомление, иногда обязан дать на него ответ, если это, конечно, требуется по контексту.
- Как правильно ответить на письмо-уведомление? В таком случае следует сослаться на полученное уведомление, указав его название, дату получения и исходящий номер, прописать свои контакты, и реквизиты получателя.
- Удобно начинать такие ответы с фраз: «В ответ на Ваше уведомление сообщаем Вам…», «Спасибо за Ваше обращение…» и так далее.
- Планируя отказать уведомителю, хорошенько продумайте и сформулируйте причины отказа.
- И помните, какое бы уведомление вы не писали, хорошенько проверьте грамотность его составления. Ведь документ с грамматическими ошибками никто всерьез не будет воспринимать.
Видео: Уведомление о начале отпуска
24.05.2022
Как отправить заказное письмо по почте
Какие письма отправляют заказными
Заказные письма отправляются в государственные органы, например, суды, налоговую, или между организациями. Ограничений нет – вы можете пользоваться данной услугой и для личных целей. Юридически значимые документы, такие как налоговая декларация, рекомендуется отправлять заказным письмом с объявленной ценностью (ценным письмом). Как это сделать разберемся в статье.
Где отправляют заказные письма
Заказное письмо принимает к отправке Почта России, а так же наш сервис экспресс-доставки ТОП Экспресс. Если вы не хотите тратить время на заполнение утвержденных форм, воспользуйтесь нашей службой, мы заполним необходимые документы за вас по выгодным ценам.
В чем отличие заказного письма от простого?
При отправке заказного письма, ему присваивается трек-номер, благодаря которому можно отслеживать вручение письма адресату. Это гарантия того, что письмо не потеряется. Чтобы получить подтверждение о доставке – дополнительно нужно заполнить и прикрепить уведомление о вручении. Оно может быть простым или заказным. Простое придет вам в почтовый ящик, заказное – в почтовый ящик придет уведомление, которое нужно будет забрать на почте с предъявлением паспорта.
Где находится заказное письмо – как отслеживать
Трек-номер указывается на чеке, который вам выдают на почте.
Это 14-значный номер, который нужно ввести в разделе Отслеживание на официальном сайте Почты России. Если вы зарегистрируетесь на сайте, то уведомления о перемещениях будут приходить на указанный вами e-mail-адрес.
В чем отличие ценного письма от заказного
Ценность отправления можно присвоить при отправке заказного письма. Если письмо потеряется – вы получите денежную компенсацию. Объявленная ценность – это обычно символическая плата в районе 100 рублей, но такие письма почта больше боится потерять. Вы так же сможете отслеживать перемещения по трек-номеру. Дополнительно придется заполнить опись вложения в 2х экземплярах. Письмо остается открытым, чтобы почтовый работник смог проверить количество документов, указанных в описи.
Читайте так же: Как заполнить опись и скачать бланк
Как отправить документы заказным письмом
Точно так же, как и обычным, но стоимость будет дороже. По желанию можно добавить к письму уведомление о вручении, которое должны заполнить вы и получатель. Отправление он получит после предъявления паспорта или доверенности.
- Подпишите конверт, заполните информацию об отправителе и получателе, укажите индекс.
- Вложите документы, заклейте конверт.
- Отдайте письмо сотруднику почты, сообщив, что вы хотите отправить заказное письмо.
- Дополнительно можно заполнить уведомление о вручении.
- Приклейте уведомление к обратной стороне письма одной стороной. Вторую наклеит почтовый сотрудник после проставления отметок.
Как заполнить уведомление о вручении
Ниже представлен образец заполнения. На лицевой стороне указывается информация о вас — кому прислать уведомление. На оборотной стороне указывается информация о получателе заказного письма.
Лицевая сторона:
Обратная сторона:
Сколько стоит отправить заказное письмо почтой
Стоимость отправки зависит от веса и географии. Для документов из Санкт-Петербурга в Москву цена пересылки составит от 70 рублей. Подробнее в тарифах на сайте Почты России.
Как отправить заказное письмо в налоговую
Налоговую декларацию рекомендуется отправлять ценным письмом. Ценное письмо – это разновидность заказного письма с вложением, где описывается что именно и в каком количестве вы отправляете. Если у налоговой будут вопросы, где ваша декларация, то с помощью трек-номера и описи вы сможете доказать, что документы были отправлены.
Читайте так же: Как писать индекс
Как отправить декларацию заказным письмом
- Подпишите конверт, заполните информацию об отправителе и получателе, укажите индекс.
- Распечатайте Налоговую декларацию. Печатаются только заполненные листы, пустые вкладывать не нужно. Иногда прикладывается поясняющее сопроводительное письмо.
- Сосчитайте количество листов всех документов. Например, 4 листа декларации + 1 лист сопроводительного письма. Всего 5 листов.
- Заполните опись в 2х экземплярах, укажите количество документов и их ценность, поставьте подпись.
- Вложите обе описи в конверт. Конверт не заклеиваете, оставьте открытым. Подпишите на конверте прописью сумму объявленной ценности.
- Теперь можно идти на почту. Там сотрудник проверит содержание конверта, если все верно поставит печать и подпись на описи. Одну опись вложит в конверт, вторую – вернет вам.
- После оплаты вы получите чек с номером для отслеживания письма.
Только при таком виде отправки вы сможете доказать, что действительно отправляли письмо.
Цена отправки ценного письма по Санкт-Петербургу в мае 2022 обошлась в 222 рубля.
Вы можете заказать услугу отправки заказного письма в компании ТОП Экспресс. Мы быстро и бережно доставим документы адресату.
Читать так же: