Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).
Примеры объяснительных записок:
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк объяснительной записки .docСкачать образец заполнения объяснительной записки .doc
Зачем нужна объяснительная записка
Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.
Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.
Кому адресовывать объяснительную
Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.
Когда писать объяснительную
Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.
Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).
Правила составления объяснительной записки
Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:
- сведения о предприятии,
- информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
- дата проступка,
- пояснения.
Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.
В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.
Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.
Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.
Инструкция по написанию объяснительной записки
Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании
В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате.
- Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
- Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
- После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
- Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.
Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).
Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка, при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.
Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.
Объяснительная записка по причине опоздания на работу
Скачать пример объяснительной записки об опоздании на работу .doc
Объяснительную записку в России часто воспринимают как малозначительную формальность и относятся к ее составлению несерьезно. Это неправильный подход. Грамотно написав такой документ, можно защитить себя от дисциплинарных взысканий, от карьерных проблем, а иногда и существенно сэкономить. О том, что такое объяснительная записка и как ее писать в различных жизненных ситуациях, читайте в нашей статье.
Объяснительная записка – что это
Объяснительная – письменный документ, автор которого поясняет причины какого-либо события или факта, имевшего место с ним или с лицами, за которые этот человек отвечает. Такая записка пишется добровольно или по требованию адресата (например, руководителя, который в соответствии с Трудовым кодексом РФ должен принять решение о взыскании с учетом объяснений работника).
Для чего пишут объяснительную записку
Писать объяснительную записку человеку приходится не потому, что адресат активно интересуется происходящими в жизни автора событиями. Изложение обстоятельств происшествия с точки зрения его участника – это возможность принять справедливое решение. Поводом для написания объяснительной записки чаще всего являются негативные события: опоздание на работу, пропуск занятий в школе, невыполненное поручение и т.п.
В случаях, когда виновнику грозит серьезное наказание – например, увольнение или дисциплинарное взыскание, — объяснительная записка может стать поводом для отмены санкций или, напротив, будет подтверждающим документом.
Иногда объяснения становятся аргументом сторон в суде, они могут обезопасить работника или работодателя от ответственности или стать доказательством.
Виды объяснительных записок
По большому счету, существует всего два вида таких документов:
- Разъяснение обстоятельств и причин события или факта – в эту категорию укладывается подавляющее большинство всех объяснительных, о которых пойдет речь ниже.
- Разъяснение полученных данных – объяснительные записки, касающиеся расчетов и отчетности в различных сферах деятельности.
Куда пишут объяснительные записки
Объяснять свое или кого-либо другого поведение принято в нескольких сферах:
По месту работы
Записку пишет работник, если он нарушил трудовую дисциплину (опоздал на работу, пришел нетрезвым, не сдал вовремя отчет, не надел спецодежду и т.д.), причинил своему работодателю материальный ущерб, участвует в трудовом споре и в других подобных ситуациях. Объяснительные за опоздание и другие происшествия обычно подаются в отдел кадров, начальнику подразделения или непосредственно работодателю (если это, скажем, ИП).
По месту учебы
В этом случае может быть два варианта. Если речь идет о школе, объяснительную записку пишут родители или сам ученик (в зависимости от возраста школьника). В высших и средних учебных заведениях записки пишет студент, в отдельных случаях – его родители или законные представители.
В детский сад
Объяснительные записки в дошкольные учреждения представляют родители, причем объясняют они свои действия (например, причины отсутствия ребенка или задержки оплаты), а не поступки детей.
Сроки написания объяснительных записок
В трудовом законодательстве установлен четкий срок предоставления объяснительной записки. Статья 193 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя не вводить дисциплинарное взыскание в течение двух рабочих дней после требования о предоставлении работником объяснений. Если за эти два дня работник записку не составил, срок считается истекшим.
В какое время предоставлять объяснительные записки по месту учебы, в детский сад и другие учреждения, решает администрация этих организаций, причем срок должен быть разумным.
Юридическое значение объяснительных
Подобные записки имеют существенное правовое значение, особенно если дело касается трудовых отношений. Согласно Трудовому кодексу РФ, объяснения работника – обязательная часть процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности. До тех пор, пока не получена объяснительная записка (если не истек срок ее предоставления, указанный в предыдущей главе) никакие меры к работнику приняты быть не могут.
Важен не только сам факт предоставления объяснения, но и его содержание. На основе записки работодатель может как применить максимально возможное взыскание, так и отменить наказание работника полностью. Другими словами, если вы опоздали на работу или не выполнили какое-либо поручение по уважительной причине, то объяснительная может спасти вас от кары работодателя.
В то же время написание объяснительной не является обязательным для работника, он может отказаться от этого без каких-либо правовых последствий (за исключением того, что работодатель будет принимать решение, основываясь либо только на собственной оценке ситуации, либо на оценке свидетелей и других участников события).
Способ написания объяснительной записки
Законодательством и бытовыми обычаями предусматривается два способа написания объяснительных:
- Написание от руки – это предпочтительный способ, поскольку позволяет идентифицировать автора, а также дает возможность избежать подлога. Но даже если записку пишет не сам автор, в ней обязательно должна быть его собственноручная подпись.
- Написание на компьютере – чаще применяется в организациях, где установлена четкая форма таких документов. Каким бы ни был текст, подпись обязательно должна быть написана от руки.
Как именно писать объяснительную — личный выбор ее автора.
Как составить объяснительную записку
Несмотря на различные требования к форме и виду объяснительной записки в разных организациях, есть и общие требования.
Адресат объяснительной
Зависит от размеров организации, а также от причины написания записки. Если предприятие или учреждение небольшое, объяснительную пишут на имя руководителя. В организациях со сложной структурой адресатом может быть руководитель подразделения (начальник цеха, управления, отдела, участка и т.д.).
Если речь идет об объяснительных записках по месту учебы, они обычно подаются на имя ректора или руководителя учебной части, директора школы. В детском саду – на имя заведующей.
Содержание объяснительной записки
Жестких общеприменительных нормативов для оформления объяснительной не существует, за исключением того, что писать ее нужно на листе А4. Считается, что составляться она может в свободной форме, но обязательно должна содержать такие данные:
- адресат обращения – пишется в правом верхнем углу листа. Сначала указывается должность руководителя, на которого подается записка, — полностью, включая название организации. Затем – фамилия, имя, отчество руководителя. «Начальнику управления качества дирекции по обеспечению бизнеса ОАО «Первый металлист» Петрову Ивану Сидоровичу»;
- автор обращения – должность, фамилия, имя, отчество. Допускается два варианта: «от менеджера отдела качества Иванова Ивана Ивановича» («от кого») и «менеджера отдела качества Иванова Ивана Ивановича» («чья»);
- название документа – помимо общей категории — «Объяснительная записка» — нужно указать суть события – «об опоздании на работу», «о причинах отсутствия на рабочем месте», «о нарушении трудовой дисциплины» и т.д., с выравниванием по центру листа;
- основная часть – текст объяснительной записки, который состоит из двух частей:
- фактическая (изложение обстоятельств происшествия, даты, места, участников).
- пояснения причин произошедшего.
В обеих частях стиль – строго деловой, без жаргонной лексики. Писать нужно от первого лица. Аргументация должна быть краткой, но убедительной. В качестве доказательств необходимо излагать подтвержденные факты, ссылаться на документы или на свидетельства других людей. Вывод в тексте не нужен, его будет делать адресат записки.
- Дата написания записки – нельзя путать с датой события, которое вы объясняете, это имеет юридическое значение, речь о котором пойдет ниже.
- Собственноручная подпись автора объяснительной записки. Факсимиле не допускается.
Приложения к объяснительной записке
Приложенные к объяснительной документы делают аргументацию максимально убедительной. В роли приложений могут выступать:
- справки (от врача, из ГИБДД, от представителя организации, которую посещал автор объяснительной и т.д.);
- акты (о произошедшей аварии на коммунальных сетях, о ремонте дороги и т.д.);
- сообщения в СМИ о событиях, на которые идет ссылка в объяснительной записке;
- другие документы.
Образцы объяснительных записок
Несмотря на то, что текст записки можно придумать с нуля, смысла изобретать велосипед нет. Предлагаем вам примеры объяснительных записок, которые можно с успехом использовать в своих жизненных ситуациях.
Объяснительная по месту работы
Поводов к составлению таких документов может быть несколько.
О невыполнении должностных обязанностей – сторож не обошел территорию, в результате чего произошла кража, бухгалтер не отправил отчет, из-за чего фирма понесла убытки и т.п. В этом случае необходимо найти веские объяснения своим действиям (или бездействию). Крайне нежелательно обвинять в произошедшем коллег или руководство, записка должна объяснять именно ваше поведение.
Образец объяснительной записки на работу
- Скачать образец объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей
2 Об ошибках в работе – имеются в виду неумышленные ошибки в расчетах, в действиях работника и т.п. Здесь лучшей стратегией будет признание ошибки и обещание впредь такого не допускать. Попытка возложить ответственность за ошибку на другого человека допустима только при наличии документального подтверждения.
Образец объяснительной записки на работу об ошибках
- Скачать образец объяснительной записки об ошибках в работе
о нарушениях трудовой дисциплины – прогулах, опозданиях, отсутствии в рабочее время, нарушении инструкций и предписаний и т.п. Поскольку большинство таких нарушений тянут минимум на дисциплинарное взыскание, причину нужно описать очень убедительно.
Образец объяснительной записки на работу об опоздании на работу
- Скачать образец объяснительной записки об опоздании на работу
Образец объяснительной записки о невыходе на работу
- Скачать образец объяснительной записки о невыходе на работу
Объяснительная по месту учебы
Текст зависит от места, куда подается записка, и от того, сам ли учащийся объясняет свой поступок либо это делают его родители:
1 В школу – чаще всего родители объясняют причину отсутствия сына или дочери на занятиях. Это может быть болезнь, участие в соревнованиях или других мероприятиях, семейные обстоятельства. Если в младших классах классный руководитель чаще всего не требует документального подтверждения объяснений, то в старших классах, если нет справки от врача, в объяснительной записке в школу требуется привести убедительные аргументы.
Образец объяснительной записки в школу
- Скачать образец объяснительной записки в школу
2 В вуз или среднее специальное учебное заведение – родители или сам студент объясняет причину отсутствия на лекциях, семинарах или экзаменах. Плохое самочувствие или не подтвержденные документами недуги больше одного раза не пройдут.
Образец объяснительной записки в ВУЗ
- Скачать образец объяснительной записки в ВУЗ
Объяснительная в детский сад
Это документ, на основании которого родителям могут, например, вернуть сумму, уплаченную за питание ребенка в пропущенный им день. Но требуются уважительные причины отсутствия.
Образец объяснительной записки в детский сад
- Скачать образец объяснительной в детский сад
Сколько времени хранится объяснительная
Срок хранения объяснительных записок аналогичен сроку хранения личного дела сотрудника – 75 лет после сдачи в архив.
Часто задаваемые вопросы
— Что будет, если я откажусь писать объяснительную записку?
— Как уже говорилось выше, ответственность за отказ писать объяснительную не предусмотрена. Однако при нежелании работника объяснять свои действия работодатель должен составить акт об этом (то же самое касается ситуации, когда работник не уложился с подачей записки в двухдневный срок). В «Акте об отказе писать объяснительную записку» должны быть указаны:
- сведения о работнике (ФИО, должность, название подразделения);
- сведения о свидетелях отказа и/или составления акта (их должно быть минимум три человека);
- дата составления акта об отказе;
- ссылка на нормы, требующие от работника написать объяснительную;
- описание ситуации со слов сотрудника (если он согласен объяснять либо «без объяснения причин»);
- указание на то, что акт составлен в двух экземплярах, а работник с ним ознакомлен либо отказался знакомиться;
- перечень свидетелей, их подписи;
- подпись составителя документа и работника (если он согласен подписать).
После составления акта работодатель будет трактовать ситуацию и принимать решение о дисциплинарном взыскании без учета вашего мнения.
Акт об отказе писать объяснительную записку образец:
Образец акта об отказе писать объяснительную записку
— Работодатель не хочет принимать объяснительную записку. Что делать?
— Если вы не вручите документ в двухдневный срок, это будет равносильно отказу от дачи пояснений. Поскольку работодатель уклоняется от получения записки лично, уведомьте об этом трудовую комиссию, курирующую ваш населенный пункт, а также профсоюз своей организации (при его наличии). Записку отправьте курьерской почтой или Почтой России заказным письмом с уведомлением (нужна отметка о получении). О том, что письмо будет идти долго, беспокоиться не нужно: датой подачи считается день отправки письма, поэтому обязательно сохраните чеки, которые вам выдадут в почтовом отделении, так как там будет указана дата.
— В школе через сына заставляют писать объяснительную записку, почему я не был на родительском собрании, где собирали деньги на ремонт. Посещение собраний уже стало обязательным?
— В законодательстве нет норм, обязывающих ходить на родительские собрания, поэтому требовать от вас написания такой объяснительной записки никто не вправе. В случае если классный руководитель или директор школы начинают давить на вас рекомендуем обращаться в Департамент Образования, координаты которого можно найти на сайте администрации вашего населенного пункта.
Заключение
Объяснительная записка имеет важное значение для принятия решений в самых разных сферах человеческой деятельности. В трудовых отношениях такой документ служит для принятия справедливого решения по поводу наложения взыскания на работника. В учебных заведениях является составной частью системы поддержания дисциплины. Для родителей детсадовцев объяснительная записка – документ, имеющий финансовое значение.
В законодательстве нет четких требований к оформлению и содержанию записки, поэтому ее формат регламентируется деловыми обычаями. В объяснительной необходимо правильно указать адресата и описать произошедшее событие. Авторы таких документов нередко изощряются в длинных художественных описаниях, но более эффективным является краткое изложение фактов от первого лица. Если речь идет о спорных ситуациях, не рекомендуется возлагать вину на других лиц – нужно лишь грамотно описать свои действия.
Аргументация будет действительно убедительной, если автор объяснительной записки подкрепит ее копиями документов.
Законом установлен срок для подачи объяснений работодателю – 2 рабочих дня с момента, когда последний потребовал их предоставить. Если работник не успел составить записку за это время, руководитель может действовать по своему усмотрению. В остальных случаях (объяснительные по месту учебы, в детсад и т.д.) сроки подачи устанавливает адресат.
Обязать человека писать объяснительную записку нельзя. В трудовых отношениях при отказе работника от объяснений составляется специальный акт. Во всех остальных случаях вы можете отказаться от написания объяснительной без каких-либо последствий.
Если же вы, будучи работником, написали объяснения, а работодатель уклоняется от их рассмотрения, обращайтесь в трудовую комиссию, а записку отправляйте почтой.
Видео на десерт: Первое время после вымирания динозавров
Во многих компаниях внутренняя коммуникация происходит при помощи служебных записок. Является ли этот документ обязательным, или можно обойтись без письменных «служебок»? Ответ на этот вопрос — в нашей статье. Также поговорим о том, какие бывают разновидности записок, как их правильно оформлять и хранить.
Что такое служебная записка
Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.). Ее автором может быть любой сотрудник компании. Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.д.
Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.
Не стоит думать, что «служебка» — ненужная бюрократия, и в век информационных технологий ее может заменить переписка в мессенджерах или телефонный звонок. Зачастую необходимо составить именно официальный документ, который можно будет использовать в общении с контролирующими или судебными органами. Так, правильно оформленная служебная записка поможет отстоять деловую цель тех или иных затрат или обосновать размер расходов. А в кадровом делопроизводстве «служебка» нужна, например, чтобы начать процедуру применения дисциплинарных взысканий.
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
Виды служебных записок
Можно выделить следующие разновидности служебных записок.
Докладная. В ней автор (сотрудник, руководитель) извещает адресатов (руководство, других сотрудников) о какой-либо внутренней ситуации, сложившейся в компании. Например, об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью, о самоизоляции после возвращения из неблагополучного региона, о переводе на «удаленку» и проч.
Заказать электронную подпись для работы с личным кабинетом на mos.ru
Получить через час
Пояснительная. Такая «служебка» содержит сведения о каких-либо внутренних процессах в организации. Например, о введении новой электронной системы работы с рекламациями. Или о переводе внутрикорпоративных коммуникаций в электронную форму — хелпдеск, форумы и т.п.
Объяснительная. В такой записке раскрывают причины той или иной проблемы, события или нарушения. Например, причины допущенных ошибок, выпуска бракованной продукции, выхода из строя оборудования или ПО.
Аналитическая. Она служит для направления сообщения о текущей обстановке или собранной информации по той или иной проблеме. В частности, в такой записке могут быть изложены выводы по итогам внутренних проверок. Либо результаты применения новых материалов и методов, использования программ в тестовый период и т.п.
Материальная. Такие «служебки» нужны, чтобы запросить те или иные ресурсы. Например, закупить канцелярию, компьютеры, СИЗ; отремонтировать или заменить оборудование и проч.
На практике часто происходит смешение перечисленных типов. То есть один документ может содержать элементы сразу нескольких разновидностей «служебок». К примеру, пояснительная записка может быть также и аналитической, если в нее включается не только объективная информация по тому или иному вопросу, но и перечень мероприятий по устранению выявленных недостатков.
Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной
Законодательство не делает различия между служебными, докладными и объяснительными записками. К примеру, в разделе 2 Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии (утв. постановлением ЦИК России от 20.01.16 № 321/1831-6) есть такое определение: «докладная (служебная) записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».
Поэтому различия между указанными видами «служебок» заключаются исключительно в их содержании. В зависимости от того, какая информация включена в документ — пояснительная, объяснительная, справочная (докладная) или аналитическая — он может именоваться соответственно пояснительная записка, объяснительная записка, докладная записка. В то же время каждый из названных типов документа можно называть просто «служебная записка».
Правила составления служебных записок
Каких-либо унифицированных правил не существует. Поэтому составлять записки можно в произвольной форме. В то же время, если тот или иной вид «служебки» используется в делопроизводстве достаточно часто, работодатель вправе прописать в локальном нормативном акте требования к ее оформлению.
Составить локальные акты по готовым шаблонам и подготовить всю кадровую отчетность
Важно
При составлении «служебок» желательно ориентироваться на общие правила делопроизводства, установленные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — ГОСТ; утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст). В частности, стоит придерживаться общих требований к созданию документа (разд. 3 ГОСТ), а также правил оформления реквизитов (разд. 4 и 5 ГОСТ).
Что касается содержания записки, то обычно ее текст состоит из двух частей. Сначала излагаются факты, послужившие поводом для составления документа. А затем делаются выводы, даются предложения или запрашивается разрешение на совершение тех или иных действий.
Как написать служебную записку
Сначала нужно указать адресат (или несколько адресатов) «служебки». Обычно таковыми являются должностные лица организации. Соответствующий реквизит принято проставлять в правой верхней части документа. При этом наименование должности указывается в дательном падеже (т.е. отвечает на вопрос «кому?» — директору, начальнику). А потом вносятся фамилия и инициалы получателя записки (п. 5.15 ГОСТ).
Затем по центру документа проставляется его наименование (п. 5.9 ГОСТ). А ниже можно разместить заголовок, отражающий краткое содержание «служебки» и дающий пояснение о том, на какую тему она составлена (п. 5.17 ГОСТ).
Далее следует текст документа. Здесь отражаются обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки, приводятся аргументы. После этого излагается непосредственно просьба либо сообщение. В этой части документа инициалы следует также указывать после фамилии.
Важно
При обозначении адресата и в тексте «служебки» инициалы указываются после фамилии. А при расшифровке подписи — перед ней.
Обменивайтесь подлинниками документов с сотрудниками через интернет
Входящие бесплатно
Составление документа завершается проставлением подписи. Она включает название должности автора (если «служебка» оформляется не на бланке организации, также указывается наименование компании), собственно подпись и ее расшифровку. При этом сначала указываются инициалы, а потом фамилия. Если документ составляется несколькими лицами, которые занимают в организации разное положение, то их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей (п. 5.22 ГОСТ).
И заключительный штрих — проставление даты (а при необходимости также и времени) подписания. Эти сведения располагаются под подписью. Указать дату можно одним из двух способов. Либо арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.10.2021, либо словесно-цифровым способом: 5 октября 2021 г. (п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Внимание!
При указании даты цифрами, разделенными точками, первые два реквизита всегда содержат 2 цифры (т.е. 5 января надо указать как 05.01), а буква г. после указания года не проставляется. Если же дата указывается словесно-цифровым способом, то цифра 0 перед днем не используется (т.е. пишется 5 января, а не 05 января), а после указания года проставляется буква г.
Образец служебной записки
Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные в веб‑сервисе
Бланки для скачивания
Срок хранения служебной записки
Время хранения «служебок» различается в зависимости от типа документа. Все сроки перечислены в Перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.19 № 236. Для удобства использования мы свели их в таблицу.
|
Вид записки |
Срок хранения |
Номер статьи Перечня |
|
Докладные записки по разработке проектов правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций, кодексов |
До минования надобности |
9 |
|
Докладные, служебные записки по выполнению поручений руководства организации |
5 лет |
17 |
|
Докладные записки к протоколам, постановлениям, решениям, стенограммам совещательных (коллегиальных), исполнительных органов организации, контрольных, ревизионных органов организации, совещаний у руководителя организации, собраний трудовых коллективов организации, общих собраний владельцев ценных бумаг, участников, пайщиков |
Постоянно |
18 |
|
Докладные записки к протоколам, постановлениям, решениям, стенограммам собраний структурных подразделений организации |
5 лет |
|
|
Докладные, служебные записки к проектам приказов, распоряжений |
1 год |
20 |
|
Докладные записки по разработке проектов уставов, положений |
До минования надобности |
35 |
|
Докладные, служебные записки структурных подразделений по основной (профильной) деятельности |
5 лет |
47 |
|
Докладные, служебные записки по подготовке и проведению заседаний коллегиальных органов организации, общих собраний. съездов, конгрессов, пленумов, конференций, «круглых столов», совещаний, торжественных приемов, встреч |
3 года |
48 |
|
Докладные записки о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан |
5 лет |
153 |
|
Докладные, служебные записки об организации и результатах контроля исполнения документов |
1 год после снятия с контроля |
159 |
|
Докладные и служебные записки по использованию, обслуживанию и совершенствованию информационных систем и программного обеспечения |
5 лет |
186 |
|
Докладные записки о соблюдении финансовой дисциплины |
5 лет |
255 |
|
Докладные записки о формировании фондов организации и их расходовании |
5 лет |
256 |
|
Докладные записки о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности |
5 лет |
282 |
|
Докладные записки по первичным статистическим данным |
3 года |
336 |
|
Докладные, служебные записки о нарушении правил внутреннего трудового распорядка, служебного распорядка |
1 год |
382 |
|
Докладные, служебные записки о соблюдении дисциплины труда |
3 года |
383 |
|
Докладные записки о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника |
1 год после принятия решения |
390 |
|
Докладные записки о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю |
5 лет |
392 |
|
Докладные записки о разработке норм выработки и расценок |
1 год после утверждения разработанных норм |
398 |
|
Докладные записки об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием |
3 года, а при отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда —50/75 лет (в зависимости от даты создания записки) |
427 |
|
Докладные записки к приказам, распоряжениям по личному составу о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы |
50 лет (для документов, созданных после 1 января 2003 года) или 75 лет (для документов, созданных раннее) |
434 |
|
Докладные записки к приказам, распоряжениям по личному составу о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; о служебных проверках; о направлении работников в командировку |
5 лет |
|
|
Докладные записки о дисциплинарных взысканиях |
3 года |
|
|
Докладные записки, связанные с применением дисциплинарных взысканий |
3 года |
454 |
|
Докладные, служебные, объяснительные записки комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов |
5 лет |
469 |
|
Докладные записки о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации |
5 лет |
491 |
|
Докладные и служебные записки о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств |
5 лет |
520 |
|
Докладные, служебные записки по вопросам охраны объектов культурного наследия, природоохранных зон |
5 лет |
535 |
|
Докладные записки о развитии средств связи и их эксплуатации |
5 лет |
564 |
|
Докладные, служебные записки о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, перевозке ценностей |
5 лет |
587 |
|
Докладные, служебные записки о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт |
1 год |
588 |
|
Докладные, служебные записки об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации |
5 лет |
611 |
Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет
Непосредственное место хранения «служебок» внутри организации законодательно не регламентировано. Поэтому они могут находиться в различных подразделениях организации в зависимости от вида и содержания документа, а также от принятого в компании порядка документооборота.
Как подавать служебную записку в электронном виде
Сразу скажем, что возможность использования электронных «служебок» лучше прописать в локальном нормативном акте организации. А при их составлении можно применять те же правила ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые учитываются при написании записок от руки. Единственное отличие будет касаться подписания документа.
Служебная записка не относится к тем документам, для которых законодательством установлен конкретный вид электронной подписи. А значит, можно использовать любую предусмотренную законом ЭП (письмо Минфина от 26.02.21 № 03-03-06/1/13409; см. «Минфин: первичные документы можно заверить любым видом электронной подписи»).
Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час
В частности, ключом электронной подписи может быть сочетание идентификатора и пароля (письмо ФГБУ «ФКП Росреестра» от 27.06.14 № 13-0033/14).
Таким образом, при направлении служебной записки в электронном виде сетевое имя пользователя (системный логин и пароль) может выполнять функции простой электронной подписи. Использование такого документа для официальных целей (для предоставления по требованию проверяющих или в суд) допустимо в том случае, если при его сохранении можно увидеть, когда и кем он был подписан, а также не вносились ли в него корректировки после подписания. При этом правила определения лица, подписавшего документ простой электронной подписью, следует закрепить в локальном нормативном акте.
Если же данные о подписании служебной записки и ее неизменности можно увидеть только в программном обеспечении, то такой документ нельзя рассматривать как аналог составленному на бумаге. Использовать его в официальном документообороте не получится. Подобные «служебки» могут применяться только для внутренних нужд компании.
Идеально, когда ребёнок учится в точном соответствии с расписанием. Однако иногда бывают накладки: появляется неотложное дело, которое нужно сделать в школьное время или случаются какие-то чрезвычайные истории, к примеру, смерть родственника. В этом случае ребёнок пропускает занятия в школе, а в обязанности родителей входит объяснить администрации учебного заведения этот пропуск, написав объяснительную записку.
Пропуск по причине болезни подтверждается справкой от врача, пропуск по любой другой причине — объяснительной запиской от родителей. Объяснительная записка — документ. И, как для любого другого документа, существуют правила составления. Давайте о них и поговорим.
Формат объяснительной записки
Объяснительная записка стандартно пишется на белом листе формата А4, расположенного вертикально. Если у под рукой такого листа нет, можно написать на тетрадном листе, но предпочтительнее именно А4, поэтому далее будем иметь в виду именно его.
Расположите лист вертикально и мысленно разделите его на две продольные части. Начинайте писать сверху, примерно с середины листа.
В школе все объяснительные записки пишутся на имя директора. А его имя в обязательном порядке указано на сайте вашей школы.
В первой строчке, так и пишете: «Директору школы №… , такого-то населённого пункта».
Вторая строчка: фамилия имя и отчество того, кому адресована записка. Если имя-отчество длинные или неизвестны, можно обойтись инициалами. Пишете в дательном падеже, отвечая на вопрос: «Объяснительная записка адресована кому?» И отвечаете: Кузякиной Ирине Петровне.
В третьей и следующих строчках надо указать от кого написанное заявление, какое отношение вы имеете к школе и ваш адрес, адрес электронной почты и номер телефона. Чтобы в случае возникновения вопросов или желания уточнить-что-либо директор мог сразу связаться с вами напрямую.
То есть, пишете свою фамилию в родительном падеже, инициалы, указываете, что вы мать (или отец) ребёнка такого-то.
Поздравляем: «шапку объяснительной записки вы написали»! Можно переходить к телу — основной части.
Само объяснение
Отступаем примерно строчку от «шапки» и по центру следующей строчки выводим: «объяснительная записка».
Ещё отступаем вниз строчку. Теперь нужно написать само объяснение. Оно состоит из двух частей. В первой коротко констатируем дату и время пропуска. Во второй объясняем пропуск.
В первой части могут быть варианты:
- мой ребёнок пропустил занятия в школе с такой-то до такой-то даты;
- мой ребёнок опоздал на занятия такого-то числа;
- мой ребёнок пропустил три урока такого-то числа и т. д.
Обратите внимание — пишутся они кратко, только констатация факта и ничего более.
Во второй части вы так же коротко объясняете, почему ребёнка не было или он опоздал. Причина должна быть уважительной. К примеру, не подойдут варианты:
- проспал;
- не хотел идти;
- долго одевался;
- не сделал уроки;
- ездил к родственникам.
Варианты, которые подходят:
- плохо себя чувствовал;
- в связи с участием в олимпиаде (соревнованиях, конкурсе и т. п.);
- по семейным обстоятельствам.
Всё, объяснительная записка почти готова. Осталось поставить дату и подпись.
Очень хорошо, если к записке вы можете приложить доказательство того, что пропуск был по уважительной причине: сертификат об участии в соревнованиях, грамоту или похвальный лист.
Обязательно ли писать объяснительную записку от руки?
Нет, не обязательно. Вы можете её напечатать на печатной машинке, набрать на листе Word на компьютере, а затем распечатать. Главное — поставить «живую» подпись.
Образец
Директору МБОУ СОШ № 18
Кузякиной Ирине Петровне
Самсоновой Г.В.,
мамы ученицы 5 класса
Самсоновой ЕкатериныОбъяснительная записка
28.01.2017 моей дочери не было в школе в связи с участием в конкурсе чтецов от нашего дома. Сертификат участника прилагаю.
29.01.2017
Подпись.
Информация о том, как правильно написать объяснительную записку в школу от родителей об отсутствии ребенка. Докладные записки от учителей и учеников директорам учебных заведений. Смотрите примеры содержания таких документов и правильность их оформления. Можно скачать шаблон (образец заполнения) и заполнить записку самостоятельно, но самое главное – заполнить документ правильно (грамотно), смотрите примеры, приведенные ниже.
Содержание:
- 1 Об отсутствии ребенка в школе (по болезни, полученной травме)
- 1.1 Помимо этого, записки по болезни могут быть составлены и так:
- 2 О причинах пропуска занятий от родителей (почему не был)
- 2.1 А еще современная объяснительная записка может быть следующей
- 3 По семейным обстоятельствам (об опоздании)
- 4 Об опоздании на урок (проспал)
- 5 О нарушении дисциплины в классе (от ученика)
- 6 О невыполнении домашнего задания (от ученика)
- 7 Какие веские причины можно указать в объяснительной записке?
- 8 Что это такое – «объяснительная записка»?
- 9 Как правильно (грамотно) написать объяснительную записку?
Об отсутствии ребенка в школе (по болезни, полученной травме)
Директору ГБОУ Школы №1020
Нефедову Вячеславу Станиславовичу
От Дмитриевой Валентины Сергеевны
Объяснительная записка
Моя дочь, Дмитриева Ольга Вячеславовна, ученица 7 «Г» класса, не присутствовала на нескольких школьных уроках 10 апреля 2020 года из-за проявившихся у нее признаков болезни. У нее поднялась температура тела до 37,6 градусов, появился сильный кашель, насморк. Сейчас она чувствует себя хорошо, поэтому доктора на дом мы вызывать не стали.
11 апреля 2020 г.
_______ Дмитриева В.С.
Или
Директору СОШ №4
Багирову Дмитрию Анатольевичу
От Дининой Елены Владимировны
Объяснительная записка
Моя дочь, ученица 4 «Л» класса, Динина Валерия Станиславовна, не присутствовала сегодня на нескольких учебных занятиях из-за плохого самочувствия: отравления.
27.07.2020 года
________ Динина Е.В.
Помимо этого, записки по болезни могут быть составлены и так:
Классному руководителю 2 «Б» класса
Малаховой Елизавете Владимировной
От Жанубаевой Д.Ю.
Объяснительная записка
Мой сын, Жанубаев Максим Анатольевич, ученик 2 «Б» класса не присутствовал в школе несколько учебных дней (с 01.03.2021 года по 04.03.2021 года) из-за травмы коленного сустава, полученной на тренировке по футболу.
05 марта 2010 года
_______________(Жанубаева Д.Ю.)
Или
Учителю физкультуры
Таранову Максиму Леонидовичу
От Михайловой Марины Владимировны
Объяснительная записка
В связи с небольшой травмой колена (из-за растяжения связок) прошу освободить моего сына Рыкова Дмитрия Максимовича, ученика 11 «А» класса, от выполнения физических нормативов на занятиях физкультуры.
15.12.2022 года
С уважением, ____________Михайлова М.В.
О причинах пропуска занятий от родителей (почему не был)
Классному руководителю
Ежовой Елизавете Михайловне
От Кирилловой Татьяны Васильевной
Объяснительная записка
Мой сын, Кириллов Илья Андреевич, учащийся 8 «Г» класса, отсутствовал на занятиях в учебном заведении 29 сентября 2021 года по причине плохого самочувствия: небольшое недомогание.
30 апреля 2021 года
____________Кириллова Т.В.
Или
Директору СОШ №1
Капустину Борису Федоровичу
От Жаровой Полины Максимовны
Объяснительная записка
Моя дочь, ученица 6 «Б» класса, Синицина Наталья Степановна, отсутствовала на занятиях 10 октября 2018 года в связи с плохим самочувствием: желудочно-кишечный грипп.
11.10.2022 года
_________Жарова П.М.
А еще современная объяснительная записка может быть следующей
Директору ГБОУ Школы № 1338
Захарову Дмитрию Андреевичу
От родителя ученика 5 «Б» класса
Тихоновой Анжелы Владимировны
Заявление
Прошу допустить до учебных занятий моего сына (мою дочь), обучающегося (-юся) в 5 «Б» классе Тихонова Андрея Валерьевича, отсутствующего(-ю) по семейный обстоятельствам на учебных занятиях в период с 10.02.20 по 14.02.20 года, что составляет пять/менее пяти календарных дней.
Сообщаю, что по имеющейся у меня информации контактов за время отсутствия в школе с больными COVID-19 мой сын (дочь) не имел(а). В настоящее время он (она) не болеет COVID-19 и не находится на карантине.
Дата 15.02.20
Подпись родителя______
По семейным обстоятельствам (об опоздании)
Директору ГБОУ 3435
Петрову Александру Владимировичу
от Максимовой Юлии Геннадьевны
Объяснительная записка
Моя дочь, Максимова Мирослава Владимировна, ученица 11 «Е» класса, 26 марта 2020 года опоздала на первые два урока из-за того, что моя машина, на которой я везла дочь в учебное заведение, вышла из строя, не доехав пару километров до школы. Машину самостоятельно мне завести не удалось, поэтому я была вынуждена вызвать эвакуатор.
Из-за сложившихся обстоятельств, моя дочь не смогла прийти в школу вовремя, а пришла только к третьему уроку.
26 марта 2020 г.
______ Максимова Ю.Г.
Или
Классному руководителю 2 «А» класса
Шарпановой Ирине Михайловной
От Афанасьева Андрей Константиновича
Объяснительная записка
Мой сын, Афанасьев Дмитрий Андреевич, не присутствовал на занятиях 12 февраля 2021 года по семейным обстоятельствам: присутствие на похоронах бабушки.
13.02.2021 года С уважением, Афанасьев А.К.
Об опоздании на урок (проспал)
Директору гимназии 4548
Коврову Валентину Петровичу
От ученика 10 «Б» класса
Орлова Олега Владимировича
Объяснительная записка
22 декабря 2021 года я опоздал в школу на 2 часа из-за поломки будильника, по звонку которого я обычно встаю с утра в школу, родителей, которые могли меня вовремя разбудить, также не было.
Свою вину полностью осознаю. Впредь постараюсь сделать все, чтобы такой ситуации не повторилось.
22 декабря 2021 года
_________Орлов О.В.
О нарушении дисциплины в классе (от ученика)
Директору МСОШ 1373
Лютикову Александру Михайловичу
От ученицы 11 «А» класса
Архиповой Ирины Владимировны
Докладная записка
Уважаемый, Александр Михайлович, довожу до вашего сведения, что вчера у всего нашего класса был сорван урок математики из-за агрессивных действий ученика данного класса Петрова Виталия Дмитриевича. На мои замечания и замечания учителя данный ученик не реагировал, вел себя неадекватно, на просьбы учителя не реагировал, мешал ему везти дальше урок, покидать класс самостоятельно данный ученик также отказался.
Прошу провести с ним беседу и, по возможности, вызвать в школу его родителей.
Архипова И.В. (подпись) 11.10.2021 г.
Или
Директору СОШ №4
Ефремовой Тамаре Георгиевне
От учителя начальных классов
Дементьевой Екатерины Юрьевной
Докладная записка
о хамском поведении ученика
Довожу до Вашего сведения, что ученик 4 «Г» класса Алексеев Дмитрий Николаевич хамит преподавателям, систематически нарушает дисциплину, в последнее время практически никогда не выполняет домашнее задание, игнорирует требования учителя на уроке.
В связи с этим, рекомендую провести с данным учеником разъяснительную беседу и организовать встречу с его родителями.
Учитель начальных классов (Подпись) Дементьева Е.Ю.
О невыполнении домашнего задания (от ученика)
Классному руководителю ГБОУ №45
Егоровой Валентине Федоровне
Объяснительная записка
Я, Мартынова Инна Васильевна, учащаяся 10 «В» класса, 30.11.2021 года, не выполнила домашнее задание по алгебре из-за плохого самочувствия: у меня сильно болел зуб, мне пришлось срочно идти к стоматологу.
Обязуюсь в будущем выполнять все домашние задания по данному и другим предметам в строгом соответствии с учебным регламентом.
31.11.2011 год
Подпись (Мартынова И.В.)
Директору ГБОУ СОШ № 1433
Михайлову Сергею Андреевичу
От учителя математики
Любимовой Марии Вячеславовны
Докладная
Довожу до вашего сведения, что ученики 10 «В» класса: Тимирязев Д., Афанасьев К., Долматов А. в течение уже 3 недель не посещают мои занятия, не выполняют домашнее задание, периодически нарушают дисциплину. По предварительным итогам текущей четверти данные учащиеся не будут не смогут получить итоговые положительные оценки, что может негативно отразиться на общей успеваемости всего класса. Прошу Вас срочно принять меры.
10.10.20 года
__________Любимова М.В.
Какие веские причины можно указать в объяснительной записке?
Обычно это происходит из-за:
- возникновения у него проблем со здоровьем;
- гибели или болезни близких родственников;
- попадания ребенка в ЧС, аварию, ДТП;
- стихийных бедствий;
- несвоевременного выхода ребенка из дома;
- попадания ребенка вместе с родителями в автомобильную пробку.
Что это такое – «объяснительная записка»?
Объяснительной запиской называется документ, подтверждающий то, что ученик не находится на занятиях совершенно законно, т.е. на это есть уважительная причина.
Обычно такую бумагу оформляет законный представитель учащегося, желающий освободить его от занятий на целый день или лишь на пару часов. Причины оформления такого документа у законных представителей совершенно различные.
Как правильно (грамотно) написать объяснительную записку?
В целом, бланк освобождения от учебных занятий заполняется так.
- Законный представитель в правый верхний угол вписывает шапку документа.
Здесь вписывают:
- ФИО лица, получающего данную записку. Обычно записку оформляют на имя классного руководителя, директора школа. Причем вписывают фамилию и инициалы целиком. Также здесь желательно указать и должность.
- ФИО лица, оформляющего объяснительную записку.
- В середине листа родители должны прописать фразу «Объяснительная записка».
- Ниже данной фразы они вписывают причину и дату отсутствия ребенка в школе.
- Дополнительно родители могут указать то, что в указанную дату всю ответственность за жизнь и здоровье своего ребенка они берут на себя.
- Далее в нижней левой части листа родители вписывают дату оформления бумаги.
- В нижнюю правую часть листа они ставят свою подпись, обязательно расшифровывают ее.
Помните: помарок, ошибок в документе быть не должно. В противном случае бумага считается недействительной, директор или классный руководитель имеют право ее не принять.
Продолжение . . .
Архив – Объяснительные записки
