Зрс как пишется

• Что такое ЗРС
• Как ЗРС помогает освободить время
• Как составить ЗРС
• Как внедрить ЗРС
• Преимущества ЗРС

Высокая загруженность на работе — проблема большинства руководителей. Ситуация, когда нет ни минуты свободного времени, а необходимые задачи все же не выполняются своевременно, далеко не редкость. Фото рабочего дня обычно помогает выяснить причину этой проблемы. Подробнее об этом инструменте мы рассказывали здесь. 

Часто, помимо рабочих задач, руководителю приходится еще и отвечать на вопросы сотрудников. Именно этот момент может мешать выполнению должностных обязанностей. В задачу HR-специалиста, помимо прочего. входит и внедрение инструментов, оптимизирующих рабочие процессы. Освободить время руководителя поможет использование ЗРС.

Что такое ЗРС

Расшифровывается аббревиатура  как «законченная работа сотрудника». Это документ, составляемый в бумажном или электронном виде и описывающий проблему, с которой работник обращается к руководителю.

ЗРС немного похож на докладные записки, которые были приняты ранее для обращений к руководству. Однако имеется ряд особенностей. В ЗРС описывают не только проблему, но и предлагаемый вариант ее решения. То есть, руководителю нет необходимости запрашивать информацию по вопросу или долго разбираться в ситуации.

ЗРС пишется по шаблону и содержит все сведения о проблеме. Кроме того, в документе указан способ ее решения и предполагаемые затраты. ЗРС составляется таким образом, чтобы после ознакомления с ним руководителю осталось только принять или отклонить предложение.

Как ЗРС помогает освободить время

Многие сотрудники на описание своей проблемы тратят гораздо больше времени, чем на ее решение. Даже если речь идет о покупке новой швабры для уборщицы, начальнику придется выслушать длительную историю о том, как ей не хватает зарплаты, насколько много у нее работы и что никто не ценит ее труд. На все это уходит драгоценное рабочее время.

Кроме того, любой сотрудник, обращаясь к руководителю, описывает не только проблему, но и собственные эмоции, связанные с ней. В результате начальнику приходится запрашивать подробные данные у других работников, проводить расчеты, придумывать верные решения. В итоге это отнимает большое количество времени, отвлекая руководителя от выполнения текущих задач.

Законченная работа сотрудника уменьшает количество времени, затраченного на рассмотрение любой проблемы в несколько раз. В письменном виде излагаются только основные данные. Никто не захочет описывать лишнюю информацию. Поэтому времени на изучение проблемы потребуется минимум.

Не менее важно наличие в документе исходных данных и готового решения. То есть, начальнику не придется тратить время и усилия на разбор ситуации. Ознакомившись с документом, останется только принять положительное решение или отклонить ЗРС. На это понадобится максимум 2-4 минуты.

Как составить ЗРС

Шаблон документа разрабатывается индивидуально для каждой компании. Строгих норм и правил нет. Но важно, чтобы шаблон не позволял сотрудникам уклоняться от внесения важных данных. В шапке указывают название компании, должность и имя руководителя, которому предназначен документ, ФИО и должность составителя и дату обращения.

ЗРС состоит из трех блоков:

• описание проблемы;

• данные по ситуации;

• предлагаемое решение.

С первым блоком проблем обычно не возникает. В нем просто описывают сложность, с которой столкнулся сотрудник. Далее следует точная информация: цифры, сроки, затраты, статистика. Заключительный блок заполняется решением, предлагаемым сотрудником.

Справка! Важно донести до работников, что решение — это не фраза «сделайте что-нибудь», а именно готовое, продуманное предложение. Иначе составление ЗРС теряет всякий смысл.

Как внедрить ЗРС

Просто сказать сотрудникам, что в компании будет использоваться данный вид обращения к руководителю, не получится. Работники будут использовать привычный и удобный для них способ решения всех проблем. Необходимо оформить изменения официально. То есть, издать приказ о внедрении ЗРС.

Все нововведения обычно вызывают недовольство сотрудников. Поэтому вполне вероятно, что даже после ознакомления с приказом работники будут пытаться побеседовать устно. Причина этого проста. Личный разговор более привычен и не требует особых усилий. Сотруднику нет необходимости собирать данные или искать решение проблемы. Он просто перекладывает эту работу на руководителя. Кроме того, во время разговора обычно высказывается несколько жалоб, не всегда обоснованных.

В первое время руководителю придется потрудиться, прививая в коллективе новые правила. При каждом устном обращении важно в самом начале мягко прерывать разговор и сообщать, что претензии и просьбы рассматриваются только в письменном виде, оформленные надлежащим способом.

Через 2-3 недели недовольство стихнет, сотрудники примут новые правила, а у руководителя освободится немало времени.

Совет! Отличным решением также станет разработка организационной схемы компании. В ней указываются все сотрудники, сфера их деятельности и ответственности. Если вывесить подобную схему в общей доступности, работникам будет легче разобраться, кому направлять ЗРС.

Преимущества ЗРС

Разгрузка руководства — далеко не единственное преимущество внедрения ЗРС. Благодаря такой системе общения в коллективе развиваются ответственность и самостоятельность. Работники привыкают не перекладывать проблему на начальника, а искать и находить решения лично.

Кроме того, возрастает взаимопонимание между работниками и руководством. Зачастую, озвучивая проблему, сотрудник не понимает, насколько возможно или невозможно ее решить. И если ответ начальника не соответствует ожиданиям коллектива, возникают негатив и недовольство.

При составлении ЗРС сотрудники вынуждены самостоятельно обдумывать ситуацию и искать возможные решения. Таким образом они понимают всю сложность процесса и осознают, что улучшить положение легким движением не получится.

Не менее важно, что в ЗРС можно обнаружить неординарные и эффективные идеи по улучшению работы компании.

Внимание! Пожалуйста, прочитайте важное замечание в конце статьи!

В бизнесе существует термин ЗРС, который расшифровывается как «законченная работа сотрудника». Он используется для того, чтобы уменьшить количество искусственно созданной работы руководителя и увеличить скорость выполнения действий сотрудниками.

ЗРС — это направленная начальнику подборка информации относительно любой ситуации, плана или чрезвычайного происшествия, достаточно полная, чтобы от него требовалось только отметить: «Одобрено» или «Не одобрено».

Отрицательные стороны ЗРС

Затягивает одобрение, замедляет скорость выполнения действий и создаёт излишнее движение единственная ошибка: кто-то даёт недостаточную информацию и требует решения.

Поскольку руководителю необходимо больше информации, чем дал сотрудник, он вынужден сам собирать недостающие данные, используя своё время и свои линии коммуникации.

Затем, он вынужден придумывать решение и выпускать приказ о тех действиях, которые должны быть предприняты. Это затягивает выполнение любых действий и приводит к перегрузке руководителя

Это можно назвать «незаконченной работой сотрудника». Она незакончена потому, что руководитель должен закончить её, делая следующее:

1. Собрать данные, необходимые для принятия решения;
2. Выработать решение, которое будет основано только на письменных данных;
3. Выпускать приказы, вместо того чтобы одобрять их.

Если вы сильно злитесь на своего шефа, вы можете всегда доставить ему неприятности «незаконченной работой сотрудника».

Не собрав данных, составляющих полную картину происходящего, вы направляете ему обрывок сведений. Он вынужден проделывать всю работу по сбору информации заново.

Вы не предлагаете никакого решения. Это заставляет его приходить к решению, основываясь на анализе данных, проведённом на расстоянии от проблемы. Такие решения часто ошибочны, так как они принимаются при отсутствии всех необходимых данных.

Затем, вы заставляете его выпускать основанные на произвольных решениях приказы, имеющие большое воздействие, которые на некоторых участках работы могут привести к расстройствам и испортить его репутацию.

Вот так можно отомстить шефу. И даже при отсутствии намерения навредить, посылаемая шефу «незаконченная работа сотрудника» навредит ему:

• вынуждая его запрашивать информацию;
• заставляя его делать предположения относительно данной ситуации;
• заставляя его стряпать решения, которые могут быть нереальными;
• навязывая ему роль тирана.

Позитивная сторона законченной работы сотрудника

ЗРС — это подборка информации в виде послания, или пакет, в котором:

1.    Излагается ситуация.
2.    Предоставляются все данные, необходимые для её решения.
3.    Предлагается решение.
4.    Имеется строчка, где руководитель может поставить подпись, чтобы одобрить или не одобрить предлагаемое решение.

Если в обязанности руководителя входит подписание документов или писем, то они, полностью готовые к подписанию, должны быть частью пакета, и все места, где требуется подпись, должны быть отмечены карандашом, а в пункте, содержащем предложенное решение, следует указать, что необходимы подписи.

Пример неправильной ЗРС: В послании из Саратова говорится: «Местный филиал тратит много денег». Посмотрите, что теперь вынужден делать руководитель. Он вынужден выяснять, что значит «много», кто делает это, представляет ли это опасность, придумывать, как уменьшить расходы, и выпускать приказы по этому поводу. Ничто из этого не является его работой. Его заставили выполнять работу человека, который предоставляет информацию.

Примеры ЗРС: как правильно пишется

Руководитель получает пакет. В сопроводительном послании говорится:

«Местный филиал быстро приближается к состоянию неплатёжеспособности. Данные прилагаются в пакете. Я рекомендую: переместить начальника отдела материальной части на пост начальника отдела обучения, который сейчас пустует; Остапа Бендера принять на пост начальника отдела материальной части с зарплатой 1200 долларов в месяц. Директору данного филиала объявить выговор за плохое финансовое управление и предписать составлять смету своих расходов. Внедрить систему заказов на приобретение. С начальником отдела продвижения провести занятия по составлению рекламных писем.

Одобрено__________       Не одобрено    _________ Подписано:
Корейко, карагандинский представитель
головной организации»  

Прилагаются копии докладов финдиректора, показывающие неплатёжеспособность, сводка расходов за последние два месяца, сводка доходов за последние два месяца, список незначительных товаров, купленных по высокой цене за последнее время.

И следующее, что делает руководитель, — это ставит пометку на строчке для одобрения и подписывается. Его секретарь посылает сообщение: «Одобряю. Всего хорошего, (имя руководителя)». Весь пакет высылается обратно.

По получении этого пакета канадский представитель головной организации выпускает местные распоряжения и предпринимает другие необходимые действия.

Поскольку данные, решения и приказы были все собраны в виде «законченной работы сотрудника», правильное действие стало возможным.

Если вы хотите сохранить должность, или продолжать заниматься проектом, не настаивайте на том, чтобы руководитель собирал данные, которые должны собирать вы, придумывал решение, к которому должны прийти вы — человек, более знакомый с происходящим, и не ставьте руководителя в такое положение, когда он должен выпускать нереальные приказы, которые вы же не сможете выполнить.

«Законченная работа сотрудника» — вот что необходимо руководителю для принятия правильного решения.

Если на послании, которое Вы получаете, стоят буквы ЗРСП, то это означает «Закончите работу сотрудника, пожалуйста».

 Форма ЗРС

Ниже приведён пример ЗРС

11.03.2017 г.

Генеральному директору компании (ФИО)
Через:
Зам. генерального директора (ФИО)
Начальника отдела дохода (ФИО)
_____________________________
Руководитель Бизнес школы (ФИО)

ЗРС

Ситуация:  На данный момент у Бизнес школы отсутствует рекламный баннер, установка которого способствовала бы привлечению потенциальных клиентов.

Данные:  Для размещения баннера, рекламирующего услуги Бизнес школы размерами 2х5 метров необходимо затратить 2500 рублей. Баннер будет размещать компания «Городская реклама».
Стоимость самого баннера с установкой 2000 рублей.
Стоимость разрешения от департамента информации и рекламы при мэрии – 500 рублей.
Выплату возможно осуществить из фонда продвижения Бизнес школы.

 Решение: Выделить денежные средства в сумме 2500 рублей для оплаты расходов, связанных с размещением баннера.

Руководитель Бизнес школы (ФИО)    _________________
(подпись)

---

СИТУАЦИЯ:  Содержит  ситуацию, которую необходимо разрешить.

ДАННЫЕ:  Все данные, цифры, планы, расчёты, необходимые для разрешения ситуации. (Приложите любые документы или письма, которые требуют подписи руководителя. Приложите необходимую дополнительную информацию.)

РЕШЕНИЕ:  Изложите решение, которое вы предлагаете.

Написано на основе источника.

Важная просьба!

Эта статья — самая популярная на нашем сайте. Однако, судя по статистике, посетителям она не очень нравится. Пожалуйста, напишите ниже в комментариях, своё мнение о статье. Например, как её улучшить 😉

Часто, помимо рабочих задач, руководителю приходится еще и отвечать на вопросы сотрудников. Именно этот момент может мешать выполнению должностных обязанностей. В задачу HR-специалиста, помимо прочего. входит и внедрение инструментов, оптимизирующих рабочие процессы. Освободить время руководителя поможет использование ЗРС.

Что такое ЗРС

Расшифровывается аббревиатура как «законченная работа сотрудника».

Это документ, составляемый в бумажном или электронном виде и описывающий проблему, с которой работник обращается к руководителю.

ЗРС немного похож на докладные записки, которые были приняты ранее для обращений к руководству. Однако имеется ряд особенностей. В ЗРС описывают не только проблему, но и предлагаемый вариант ее решения. То есть, руководителю нет необходимости запрашивать информацию по вопросу или долго разбираться в ситуации.

ЗРС пишется по шаблону и содержит все сведения о проблеме. Кроме того, в документе указан способ ее решения и предполагаемые затраты. ЗРС составляется таким образом, чтобы после ознакомления с ним руководителю осталось только принять или отклонить предложение.

Как ЗРС помогает освободить время

Многие сотрудники на описание своей проблемы тратят гораздо больше времени, чем на ее решение. Даже если речь идет о покупке новой швабры для уборщицы, начальнику придется выслушать длительную историю о том, как ей не хватает зарплаты, насколько много у нее работы и что никто не ценит ее труд. На все это уходит драгоценное рабочее время.

Кроме того, любой сотрудник, обращаясь к руководителю, описывает не только проблему, но и собственные эмоции, связанные с ней. В результате начальнику приходится запрашивать подробные данные у других работников, проводить расчеты, придумывать верные решения. В итоге это отнимает большое количество времени, отвлекая руководителя от выполнения текущих задач.

Законченная работа сотрудника уменьшает количество времени, затраченного на рассмотрение любой проблемы в несколько раз. В письменном виде излагаются только основные данные. Никто не захочет описывать лишнюю информацию. Поэтому времени на изучение проблемы потребуется минимум.

Не менее важно наличие в документе исходных данных и готового решения. То есть, начальнику не придется тратить время и усилия на разбор ситуации. Ознакомившись с документом, останется только принять положительное решение или отклонить ЗРС. На это понадобится максимум 2-4 минуты. 

Как составить ЗРС

Шаблон документа разрабатывается индивидуально для каждой компании. Строгих норм и правил нет. Но важно, чтобы шаблон не позволял сотрудникам уклоняться от внесения важных данных. В шапке указывают название компании, должность и имя руководителя, которому предназначен документ, ФИО и должность составителя и дату обращения.

ЗРС состоит из трех блоков:

• описание проблемы;
• данные по ситуации;
• предлагаемое решение.

С первым блоком проблем обычно не возникает. В нем просто описывают сложность, с которой столкнулся сотрудник. Далее следует точная информация: цифры, сроки, затраты, статистика. Заключительный блок заполняется решением, предлагаемым сотрудником.

Справка! Важно донести до работников, что решение — это не фраза «сделайте что-нибудь», а именно готовое, продуманное предложение. Иначе составление ЗРС теряет всякий смысл. 

Как внедрить ЗРС

Просто сказать сотрудникам, что в компании будет использоваться данный вид обращения к руководителю, не получится. Работники будут использовать привычный и удобный для них способ решения всех проблем. Необходимо оформить изменения официально. То есть, издать приказ о внедрении ЗРС.

Все нововведения обычно вызывают недовольство сотрудников. Поэтому вполне вероятно, что даже после ознакомления с приказом работники будут пытаться побеседовать устно. Причина этого проста. Личный разговор более привычен и не требует особых усилий. Сотруднику нет необходимости собирать данные или искать решение проблемы. Он просто перекладывает эту работу на руководителя. Кроме того, во время разговора обычно высказывается несколько жалоб, не всегда обоснованных.

В первое время руководителю придется потрудиться, прививая в коллективе новые правила. При каждом устном обращении важно в самом начале мягко прерывать разговор и сообщать, что претензии и просьбы рассматриваются только в письменном виде, оформленные надлежащим способом.

Через 2-3 недели недовольство стихнет, сотрудники примут новые правила, а у руководителя освободится немало времени.

Совет! Отличным решением также станет разработка организационной схемы компании. В ней указываются все сотрудники, сфера их деятельности и ответственности. Если вывесить подобную схему в общей доступности, работникам будет легче разобраться, кому направлять ЗРС.

Преимущества ЗРС

Разгрузка руководства — далеко не единственное преимущество внедрения ЗРС. Благодаря такой системе общения в коллективе развиваются ответственность и самостоятельность. Работники привыкают не перекладывать проблему на начальника, а искать и находить решения лично.

Кроме того, возрастает взаимопонимание между работниками и руководством. Зачастую, озвучивая проблему, сотрудник не понимает, насколько возможно или невозможно ее решить. И если ответ начальника не соответствует ожиданиям коллектива, возникают негатив и недовольство.

При составлении ЗРС сотрудники вынуждены самостоятельно обдумывать ситуацию и искать возможные решения. Таким образом они понимают всю сложность процесса и осознают, что улучшить положение легким движением не получится.

Не менее важно, что в ЗРС можно обнаружить неординарные и эффективные идеи по улучшению работы компании.

ЗРС

Полезное

ОФИС ХАББАРДА ПО СВЯЗЯМ
Усадьба Сент-Хилл, Ист-Гринстед, Сассекс
ИНСТРУКТИВНОЕ ПИСЬМО ОХС
ПО ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ПОЛИТИКЕ ОТ 4 СЕНТЯБРЯ 1959
Выпуск I
ЦенОКон
Миссиям
В район деятельности

ЗАКОНЧЕННАЯ РАБОТА СОТРУДНИКА (ЗРС) — КАК ПОЛУЧИТЬ ОДОБРЕНИЕ ДЕЙСТВИЙ И ПРОЕКТОВ

САМАЯ ВАЖНАЯ ЧАСТЬ ВАШЕЙ ШЛЯПЫ

Существует термин «законченная работа сотрудника», который используется уже давно и который мы будем теперь использовать для того, чтобы уменьшить дев-ти и увеличить скорость выполнения действий.

Термин «законченная работа сотрудника» означает следующее: направленная мне подборка информации относительно любой ситуации, плана или чрезвычайного происшествия, достаточно полная, чтобы от меня требовалось только отметить: «одобрено» или «не одобрено».

А вот то, что затягивает одобрение, замедляет скорость выполнения действий и создает излишнее движение: кто-то посылает мне недостаточную информацию и требует решения. Поскольку мне необходимо больше информации, чем представлено, я вынужден надевать шляпу этого человека и собирать недостающие данные, используя свое собственное время и свои собственные линии. Я вынужден затем придумывать решение и выпускать приказ о тех действиях, которые должны быть предприняты. Это затягивает выполнение любых действий, приводит к тому, что мои линии, и без того загруженные, используются для сбора информации, и вызывает ощущение чрезвычайного положения. Моя корзинка с надписью «отложено» переполняется, и в результате возникает неразбериха. Это можно назвать «незаконченной работой сотрудника».

Она не закончена потому, что я должен закончить ее, делая следующее:

1. Собирая данные, необходимые для принятия решения.
2. Придумывая решение, которое будет основано только на письменных данных.
3. Выпуская приказы, вместо того чтобы одобрять их.

Если вы сильно злитесь на своего босса, вы можете всегда уничтожить его «незаконченной работой сотрудника». Не собрав данных, составляющих полную картину происходящего, вы направляете ему обрывок тревожных сведений. Это заставляет его проделывать всю работу по сборуинформации. Вы не предлагаете никакого решения. Это заставляет его приходить к решению, основываясь на анализе данных, проведенном на расстоянии: такие решения часто ошибочны, так как они принимаются при отсутствии всех необходимых данных. Затем вы заставляете его выпускать основанные на произвольных решениях приказы, имеющие большое воздействие, которые в некоторых районах могут привести к разрывам АРО и испортить его репутацию. Вот так можно отомстить боссу. И даже при отсутствии намерения навредить, посылаемая боссу «незаконченная работа сотрудника» навредит ему, заставляя его запрашивать информацию — направляя послания по уже загруженным линиям, заставляя его делать предположения относительно данной ситуации, заставляя его стряпать решения, которые могут быть нереальными, и навязывая ему роль тирана.

Теперь, когда мы увидели негативную сторону, давайте рассмотрим позитивную.

«Законченная работа сотрудника» — это подборка информации в виде послания или пакет, в которых:

1. Излагается ситуация.
2. Предоставляются все данные, необходимые для ее решения.
3. Предлагается решение.
4. Имеется строчка, где я могу поставить подпись, чтобы одобрить или не одобрить это решение.

Если частью того, что я должен делать, является подписание документов или писем, то они, полностью готовые к подписанию, должны быть частью пакета, и все места, где требуется подпись, должны быть отмечены карандашом, а в пункте, содержащем предложенное решение, должно быть указано, что необходимы подписи.

Пример неправильной ЗРС:

В послании из Канады говорится:

«Местная центральная организация тратит много денег». Посмотрите, что я теперь вынужден делать. Я вынужден выяснять, что значит «много», кто делает это, представляет ли это опасность, придумывать, как уменьшить расходы, и выпускать приказы но этому поводу. Ничто из этого не является моей шляпой. Меня заставили носить шляпу информирующего меня человека.

Пример правильной ЗРС:

Я получаю пакет (телеграмма не подойдет, она замедляет урегулирование ситуации, так как потребуется еще очень много телеграмм). В сопроводительном послании говорится:

«145КА1*145КА: В примере использовалось 145-ое по счету послание из канадского офиса. Данная система нумерации более подробно описана в томе 1 КРО..

Местная центральная организация быстро приближается к состоянию неплатежеспособности. Данные прилагаются.

Я рекомендую: переместить начальника отдела материальной части на пост начальника отдела заочных курсов, который сейчас пустует.

Джулиса Бентли принять на пост начальника отдела материальной части с зарплатой 25 условных единиц.

Секретарю ассоциации сделать выговор за плохое финансовое управление и предписать составлять смету своих расходов.

Внедрить систему заказов на приобретения; у штатного сотрудника, заказывающего что-либо без разрешения, вычитать стоимость этого товара из зарплаты.

С начальником отдела продвижения и регистрации провести занятия по написанию писем.

Одобрено __________ Не одобрено ___________

Подписано: Джейн, Секретарь ОХС Канады».

Прилагаются копии докладов показывающие неплатежеспособность, сводка расходов за последние два месяца, сводка доходов за последние два месяца, список незначительных товаров, купленных по высокой цене за последнее время.

И следующее, что я делаю, это ставлю пометку на строчке для одобрения и подписываюсь. Мой коммуникатор посылает телеграмму:

«145КА2: Одобряю. Всего хорошего, Рон».

Весь пакет высылается обратно авиапочтой. Но вы должны попросить в своем послании ответить телеграммой, если считаете, что это очень срочно.

По получении телеграммы секретарь ОХС Канады выпускает местные исполнительные директивы и предпринимает другие необходимые действия.

Поскольку данные, решения и приказы были все собрата в виде «законченной работы сотрудника», действие стало возможным.

Если вы хотите удержать свой пост или если вы хотите продолжать заниматься своим проектом, не настаивайте на том, чтобы я собирал данные, которые должны собирать вы, придумывал решение, к которому должны прийти вы — человек, более знакомый с происходящим, и не ставьте меня в положение человека, выпускающего нереальные приказы, которые вы затем не сможете выполнить.

Мы большая и хорошая команда. Я знаю, что любая связанная с этим ошибка в прошлом совершалась потому, что вы точно не знали, чего я хотел.

«Законченная работа сотрудника» — вот чего я хочу. В этом случае у вас есть ваша шляпа, вы можете делать больше, для того чтобы помогать и наши линии могут оставаться более свободными и более быстрыми.

Этому были хорошие примеры в прошлом. Давайте сделаем это правилом. Если на послании, которое вы получаете, стоят буквы ЗРСП, то это означает «закончите работу сотрудника, пожалуйста».

Л. РОН ХАББАРД
Основатель

Вам будет интересно

Перейти на главную блога